Come avere conversazioni difficili (personali e professionali)

La maggior parte delle persone evita le conversazioni difficili e gli argomenti delicati a causa di una paura di fondo del confronto e del conflitto. Sebbene il conflitto sia spesso scomodo, emotivamente drenante e persino spaventoso, l'evitamento del conflitto di solito non è salutare per le relazioni.[][][]

Questo vale sia per i conflitti sul posto di lavoro che per quelli nelle relazioni personali, dove i piccoli problemi possono trasformarsi in problemi più grandi se vengono evitati.[] Inoltre, non è possibile evitare le conversazioni o i conflitti scomodi, ed è per questo che tutti devono sviluppare le abilità sociali per affrontarli.[]

Questo articolo fornisce esempi di conversazioni difficili, ma necessarie, che potreste dover affrontare al lavoro o nella vostra vita privata, e vi fornisce le competenze necessarie per affrontarle con successo.

Perché evitare le conversazioni difficili non funziona

La maggior parte delle persone cerca di evitare le conversazioni difficili, ma di solito si tratta di una strategia inefficace. Molte conversazioni e conflitti difficili sono inevitabili. Questo vale sia per le relazioni personali che per quelle professionali. Secondo un'ampia indagine condotta nel Regno Unito, il 51% dei lavoratori ha dichiarato di dover affrontare conversazioni difficili sul lavoro almeno una volta al mese o più.[]

Sebbene la maggior parte delle persone eviti il conflitto per proteggere le proprie relazioni, la ricerca ha dimostrato che l'evitamento del conflitto in realtà mina la forza e la qualità di una relazione.[][][][] Le persone che evitano di iniziare o di avere conversazioni difficili con persone nella loro vita personale o professionale spesso riferiscono:[][][]

• Le questioni e i problemi importanti non vengono risolti
• I problemi non affrontati diventano più grandi nel tempo
• Le relazioni diventano più fragili
• Le persone non sono in grado di essere genuine e autentiche
• L'evitamento di conversazioni difficili genera maggiore stress
• Le emozioni vengono represse e si accumulano con il tempo
• La soddisfazione nelle relazioni diminuisce
• Possono scoppiare grossi litigi anche per questioni "piccole".
• Il risentimento e la rabbia possono crescere dopo un'eccessiva acquiescenza.
• La produttività, il lavoro di squadra e la soddisfazione sul lavoro diminuiscono

Potrebbe esservi utile questo articolo sul miglioramento della conversazione in una relazione.

Quando è giusto evitare una conversazione difficile?

Esistono alcune eccezioni alla regola secondo cui l'evitamento non è una strategia sana o efficace quando si tratta di conversazioni difficili. Un'eccezione è rappresentata dai casi in cui il problema o l'argomento è di poco conto o si risolve da solo.[]

Ad esempio, potrebbe non essere necessario affrontare un collega o un supervisore per la sua mancanza di impegno se avete appena dato le due settimane di preavviso e state cambiando lavoro. I momenti in cui è fondamentale avviare una conversazione difficile sono quelli in cui:[]

• C'è in gioco qualcosa di importante
• Ci sono modi specifici in cui una persona può contribuire a risolvere un problema o una questione
• Evitare la conversazione sta causando o potrebbe causare problemi più gravi.
• Si è sviluppato un modello negativo che difficilmente cesserà se non verrà affrontato.

Come affrontare conversazioni difficili

Il modo in cui affrontate e gestite una conversazione difficile o cruciale è incredibilmente importante. Essere troppo passivi in una conversazione può portarvi ad essere eccessivamente accomodanti, mettendo i vostri sentimenti e le vostre esigenze all'ultimo posto. Essere troppo aggressivi in una conversazione difficile può far sì che l'altra persona si chiuda e si metta sulla difensiva, danneggiando al contempo il vostro rapporto con lei. Comunicare in modo assertivo èchiave quando si affrontano conflitti, confronti e altre conversazioni difficili.

Di seguito sono riportati 15 consigli e strategie che vi aiuteranno a capire come affrontare le conversazioni difficili al lavoro o con il vostro partner, gli amici o la famiglia.

1. Comprendere il problema di fondo

Prima di iniziare una conversazione difficile, riflettete su voi stessi per assicurarvi di aver compreso davvero la questione. Ciò significa prendersi del tempo per pensare alla questione o al problema da più punti di vista.[] Significa anche identificare eventuali questioni di fondo che potrebbero essere la causa o il contributo al problema o alla questione.[]

Esempio: può darsi che vi dia fastidio che il vostro coinquilino inviti gli amici a casa vostra durante la settimana, perché vi rende difficile dormire bene. Tuttavia, se non avete mai avuto una conversazione con lui su questo punto, non è giusto pensare che sappia che è una cosa che vi dà fastidio. In questo caso, il problema di fondo è legato a una mancanza di comunicazione sulle regole della casa e sulle aspettative.

2. Identificare un obiettivo raggiungibile per la conversazione.

Tutte le conversazioni difficili dovrebbero essere organizzate intorno a un chiaro "obiettivo" o obiettivo che si desidera raggiungere. Identificare questo obiettivo in anticipo è molto importante, ed è anche una buona idea assicurarsi che l'obiettivo sia qualcosa sotto il proprio controllo. Quando si ha un obiettivo chiaro che è sotto il proprio controllo, è quasi sempre possibile raggiungerlo, indipendentemente da quanto sia difficile la conversazione. Se l'obiettivo èqualcosa che non è sotto il vostro controllo, cercate di spostarlo su uno che lo è.[]

Altri esempi di obiettivi che non sono sotto il vostro controllo e di obiettivi che lo sono:[]

3. Stabilite un orario e un luogo adatti per parlare.

Il tempismo è fondamentale quando si tratta di conversazioni difficili, ma lo è anche il luogo in cui si svolge la discussione. Più l'argomento di conversazione è difficile o delicato, più è importante scegliere il momento e il luogo giusti per parlare. Di solito è una buona idea chiedere all'altra persona quali sono gli orari e i luoghi che preferisce, o almeno tenerlo a mente quando si fanno raccomandazioni.

La scelta di un luogo "neutro" per una conversazione difficile ha maggiori probabilità di produrre un risultato positivo.[] Questo può significare scegliere un luogo pubblico per parlare invece di avere una conversazione in un appartamento o in un ufficio personale. Assicuratevi che il luogo scelto sia uno di quelli in cui potete aspettarvi di avere un po' di privacy. Inoltre, assicuratevi di programmare un tempo sufficiente per avere una conversazione approfondita, piuttosto checercare di avere una conversazione frettolosa in una pausa di 15 o 30 minuti.

4. Informare in anticipo sull'argomento

Quando c'è un argomento molto delicato e difficile da discutere con qualcuno, è meglio non coglierlo alla sprovvista. È più probabile che un preavviso porti a un risultato positivo piuttosto che portare una bomba a sorpresa a quello che qualcun altro pensa sia un pranzo amichevole o casuale.

Quando vi mettete d'accordo per fissare una data e un orario per il colloquio, avvisateli di ciò che vorreste discutere: in questo modo avranno un po' di tempo per pensare e riflettere sulla questione in anticipo, per prendere in considerazione la vostra richiesta, per sottoporla ai superiori e per essere in grado di darvi una risposta definitiva durante l'incontro.

Esempio: se volete discutere con il vostro capo di un aumento o di una promozione, fategli sapere di cosa volete discutere quando fissate l'incontro.

5. Preparare senza scripting

Prepararsi a una conversazione difficile può aiutare a organizzare i propri pensieri, ma un eccesso di preparazione può ritorcersi contro. Per esempio, scrivere e provare le conversazioni in anticipo può far sì che la mente si svuoti quando le cose non vanno esattamente secondo i piani. Un modo migliore per prepararsi a una conversazione difficile è creare uno schema mentale con alcuni punti importanti che si desidera comunicare.

Esempio: se avete intenzione di affrontare un problema di relazione con il vostro partner, potreste prepararvi:

• Identificare il problema principale che si vuole affrontare (ad esempio, la mancanza di comunicazione o di impegno o qualcosa che hanno fatto o detto che vi ha ferito).
• Identificare il modo in cui influisce su di voi, sulla vostra vita e sulla vostra relazione (ad esempio, vi fa sentire poco importanti, crea maggiore incertezza o rende difficile pianificare il futuro).
• Individuare ciò che si vuole o di cui si ha bisogno dall'altra persona (ad esempio, ascoltare ciò che vuole e immagina per il futuro della relazione o le scuse, l'impegno, ecc.)

6. Immaginare un risultato positivo

Quando ci si trova a temere una determinata conversazione, è quasi sempre perché si è immaginato che andasse male e ci si aspetta che vada in questo modo. Immaginare un esito positivo significa che è meno probabile che ci si senta stressati e ansiosi riguardo alla conversazione e anche meno propensi ad affrontarla sulla difensiva. Ecco perché immaginare un esito positivo rende effettivamente più probabiliper verificarsi.

Esempio: se un amico vi dice: "Dobbiamo parlare", cercate di non lasciare che la vostra mente vaghi verso tutti i peggiori esiti possibili, ma prendete in considerazione altre cose più positive di cui potrebbero voler parlare, come una buona notizia che hanno da condividere o qualcosa di eccitante che vogliono fare con voi.

7. Avviare la conversazione ed essere diretti

Quando arriva il momento di parlare, non rimandate troppo evitando le chiacchiere. Mettere sul tavolo la questione o l'argomento difficile fin dall'inizio dell'interazione può ridurre la tensione e l'ansia e dare a tutti più tempo da dedicare al problema in questione.

Uno dei modi migliori per iniziare una conversazione difficile o delicata è quello di usare una dichiarazione I, che includa il problema dal vostro punto di vista. È meno probabile che le dichiarazioni I scatenino risposte difensive e possono anche aiutarvi a esprimere voi stessi.

Esempi di dichiarazioni I:

• "Mi sento frustrato al lavoro perché ci sono così tante riunioni che è difficile portare a termine il mio lavoro, e vorrei che mi aiutaste a trovare un modo per eliminarne qualcuna".
• "Sono preoccupata per quanto bevi e ho l'impressione che questo influisca sulla qualità del tempo trascorso insieme. Mi piacerebbe molto che tu non bevessi così tanto quando siamo insieme".
• "Mi sento meno felice nella nostra relazione e, pur avendo fatto alcune cose per migliorarla, credo che abbiamo davvero bisogno dell'aiuto di un terapeuta di coppia".

8. Siate rispettosi quando vi confrontate con qualcuno.

Quando è necessario un confronto, è meglio concentrarsi sul comportamento durante la conversazione e non sulla persona. Per esempio, è giusto parlare con un genitore o un familiare dei suoi problemi di alcolismo, ma non ricorrere a chiamarlo "alcolizzato" o "drogato". In questo modo, è molto meno probabile che si metta sulla difensiva con voi e più probabile che ascolti e accolga effettivamente ciò che avete da dire.dire.

Esempi di strumenti e suggerimenti per avere tatto quando ci si confronta con qualcuno sul suo comportamento:

• Affrontate un dipendente in merito al suo rendimento dicendo qualcosa del tipo: "Ho notato che ti sei assentato da molte riunioni e hai consegnato le cose in ritardo, cosa che non è da te. Va tutto bene?".
• Iniziare una conversazione difficile con un amico sul suo consumo di alcolici dicendo qualcosa del tipo: "Sono solo molto preoccupato per te" o "Ci tengo molto a te".

9. Ascoltare con mente aperta

Le conversazioni difficili non dovrebbero coinvolgere solo una persona che parla, quindi assicuratevi di fare pause e di porre domande per ottenere il contributo dell'altra persona. Inoltre, cercate di mantenere una mente aperta e di essere disposti a prendere in considerazione il suo punto di vista, invece di essere così fermamente bloccati nella vostra opinione da ignorare qualsiasi cosa abbia da dire.[]

Esempi di modi per essere un buon ascoltatore con una mente aperta, anche quando si hanno sentimenti o opinioni forti:[]

• Affrontate ogni conversazione difficile con una mentalità curiosa, che vi ricorda di mantenere una mente aperta e di evitare di saltare alle conclusioni.
• Permettete a voi stessi di assumere la prospettiva dell'altra persona e cercate di immaginare i suoi pensieri, i suoi sentimenti e le sue esperienze.
• Partite dal presupposto che la maggior parte delle persone ha buone intenzioni (a meno che non abbiate prove evidenti che non è vero), il che vi aiuta a rimanere aperti e non sulla difensiva.

10. Rimanere non sulla difensiva

La difensiva è uno dei motivi più comuni per cui le conversazioni difficili si trasformano in conflitti e discussioni. Quando le persone si sentono ferite, offese o minacciate, il loro primo istinto è quasi sempre quello di mettersi sulla difensiva. Alcuni si chiudono, altri fanno commenti sprezzanti o diventano sarcastici o passivo-aggressivi, altri ancora usano il biasimo o il senso di colpa e alcuni iniziano a urlare e a gridare.

Tutte queste difese sono accomunate dal fatto che ognuna di esse contribuisce a bloccare una comunicazione sana.[] Non si può controllare il modo in cui gli altri rispondono, ma rimanere sulla difensiva è di solito il modo migliore per evitare un'accesa discussione. In questo modo si può anche interrompere il ciclo della difensiva e rendere possibile una conversazione più positiva e produttiva.

Esempi di risposte difensive da evitare:

• Alzare la voce o urlare
• Interrompere o parlare sopra l'interlocutore
• Ricorrere ad attacchi personali o a giochi di colpevolizzazione
• Ripescaggio del passato o di questioni non correlate
• Lasciarsi trascinare in una discussione fuori tema
• Sentire la necessità di difendersi o contrastare ogni attacco
• Suggerite di fare una pausa se le cose rimangono troppo calde.

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11. Sapere quando scendere a compromessi (e quando non farlo)

Non tutte le conversazioni difficili avranno un finale ideale, indipendentemente dall'abilità con cui le affronterete. A volte, il risultato migliore sarà un compromesso che richiederà a voi e all'altra o alle altre persone di sacrificare un po' di ciò che volete per incontrarvi nel mezzo. Altre volte, non è sempre salutare scendere a compromessi su cose davvero importanti per voi, compresi i vostri valori, i vostri sogni e il vostro codice etico.

Esempi di come sapere quando scendere a compromessi e quando rimanere fedeli ai propri principi:

• Chiedetevi se scendere a compromessi sia contrario alla vostra etica o ai vostri valori.
• Considerate cosa state sacrificando, rinunciando o perdendo nel compromesso.
• Valutare se il compromesso è equo e paritario (incontro a metà).
• Identificate cosa ci guadagnate voi e l'altra persona nel compromesso.
• Prima di decidere, valutate i pro e i contro del compromesso.

12. Cercare un obiettivo comune

Anche nelle conversazioni più difficili, spesso ci sono alcuni punti su cui voi e l'altra persona potete essere d'accordo. Un obiettivo comune vi unisce perché significa che voi e l'altra parte volete lo stesso risultato e dovete solo trovare un percorso accettabile per arrivarci. Quando c'è un obiettivo comune, diventa molto più facile concentrarsi sulle soluzioni piuttosto che sui problemi.[]

Esempi di come trovare un obiettivo comune:

• Iniziate dichiarando ciò che vorreste ottenere dalla conversazione, ad esempio: "Spero che riusciremo a risolvere questo problema e a continuare ad avere un rapporto solido".
• Chiedete cosa vuole l'altra persona dalla conversazione dicendo: "Quale pensi che sarebbe il risultato ideale?".
• Evitate che le differenze diventino barriere, dicendo cose come: "Penso che siamo entrambi d'accordo che ____" o "Anche se sembra che siamo su pagine diverse, sembra che entrambi vorremmo ____".

13. Fare una conversazione di follow-up

Molte persone commettono l'errore di considerare le conversazioni difficili come una cosa "una tantum", quando invece potrebbero essere necessarie in una serie. Per esempio, non è realistico aspettarsi che anni di danni alla relazione o problemi di fiducia con un amico possano essere risolti in una sola conversazione. Spesso è necessario tenere delle conversazioni di follow-up, che però tendono a essere meno intense e più produttive di quella iniziale.La conversazione è stata.

Esempi di conversazioni di follow-up:

• Chiamare i propri genitori dopo un'accesa discussione per scusarsi di alcune cose dette che hanno danneggiato il rapporto.
• Dopo aver affrontato un coinquilino per il suo disordine, chiedergli qualcosa del tipo: "Apprezzo molto il fatto che tu ti stia impegnando di più per pulire".
• Far sapere a un amico che non ci sono rancori dopo aver avuto una conversazione difficile su qualcosa che ha detto o fatto che vi ha turbato.

14. Affrontare i problemi quando sono ancora piccoli

Uno dei motivi per cui molte persone evitano le conversazioni difficili è che hanno evitato di affrontare i problemi quando erano ancora piccoli. Quando i problemi ignorati diventano più grandi nel corso del tempo, diventano più difficili da risolvere e più ansiogeni. Per questo motivo è meglio non rimandare la conversazione difficile all'inizio, quando si presenta un problema.

Esempi di come affrontare i piccoli problemi fin dall'inizio:

• Siate più espressivi e aperti sui vostri sentimenti e sulle vostre opinioni, invece di tenerli per voi quando non siete d'accordo o non vi piace qualcosa che viene detto o fatto.
• Tirate fuori i piccoli problemi in modo informale, invece di trattarli come se fossero una cosa seria, dicendo qualcosa come: "Ehi, possiamo parlare un attimo?" o "Volevo solo dire...".
• Quando c'è un problema, usate le domande invece delle affermazioni o delle accuse, ad esempio chiedendo: "Sarebbe possibile ___?" o "Le dispiacerebbe ___ la prossima volta?".

15. Sapere come e quando abbandonare una conversazione senza sbocchi.

Non tutte le conversazioni saranno produttive e positive, per quanto si possa lavorare sul proprio approccio. Ci saranno momenti in cui l'interlocutore è troppo immaturo o sulla difensiva, o voi siete troppo emotivi, e anche momenti in cui semplicemente non c'è una soluzione al problema. Sapere quando e come chiudere una conversazione è altrettanto essenziale che sapere come iniziarla.

È bene chiudere una conversazione quando le cose si sono fatte troppo accese o quando una o entrambe le persone iniziano ad attaccarsi. È anche meglio chiudere una conversazione che sta girando in tondo senza che si intraveda una soluzione. Continuare oltre questo punto è più probabile che porti a ulteriori conflitti invece che a una soluzione.[]

Esempi di come interrompere una conversazione senza uscita:

• "Credo che siamo entrambi un po' troppo accesi: fermiamoci prima di esagerare o di dire cose che non possiamo rimangiarci".
• "Non credo che la cosa possa portare a qualcosa di produttivo. Per ora accettiamo di non essere d'accordo e magari proviamo a riparlarne più tardi".
• "Voglio avere questa discussione, ma credo che entrambi abbiamo bisogno di più tempo per pensare e riflettere affinché sia sana e produttiva".

Argomenti di conversazione difficili

Ciò che conta come conversazione difficile è un po' diverso per ogni persona, ma quasi sempre coinvolge questioni delicate o scomode. Si tratta di questioni che hanno il potenziale di causare conflitti, ferire i sentimenti o portare a malintesi.[][][]

Alcune conversazioni difficili hanno il potenziale di cambiare, danneggiare o addirittura porre fine a un'amicizia o a una relazione. Sul lavoro, le conversazioni difficili spesso implicano il dare o ricevere un feedback negativo o discutere di argomenti delicati come lo stipendio o i comportamenti inappropriati.[][][]

Di seguito sono riportati alcuni esempi delle più comuni conversazioni difficili che le persone temono di avere al lavoro e nella loro vita personale:[][][][][][]

Riflessioni finali

Sebbene sia normale voler evitare conversazioni dure, emotive o difficili, questo a volte può significare che i grandi problemi relazionali non vengono mai affrontati o risolti. Nel tempo, l'evitamento dei conflitti può effettivamente indebolire le nostre relazioni, rendendole più fragili e meno vicine.

Saper iniziare, affrontare e concludere una conversazione difficile è un'abilità sociale di cui tutti abbiamo bisogno, sia al lavoro che nella vita privata. Avere tatto, rispetto, apertura mentale ed esprimere chiaramente i propri sentimenti e le proprie esigenze può contribuire a rendere le conversazioni difficili più facili e produttive.