Hogyan folytassunk nehéz beszélgetéseket (Személyes & Szakmai)

A legtöbb ember azért kerüli a nehéz beszélgetéseket és az érzékeny témákat, mert fél a konfrontációtól és a konfliktustól. Bár a konfliktus gyakran kellemetlen, érzelmileg kimerítő és még ijesztő is, a konfliktuskerülés általában nem egészséges a kapcsolatai számára.[][][]

Ez igaz a munkahelyi konfliktusokra éppúgy, mint a személyes kapcsolatokban előforduló konfliktusokra, ahol a kisebb problémák nagyobbakká válhatnak, ha elkerüljük őket.[] Emellett nem lehet elkerülni a kellemetlen beszélgetéseket vagy konfliktusokat, ezért mindenkinek ki kell fejlesztenie a szociális készségeket, hogy eligazodjon bennük.[].

Ez a cikk példákat mutat be olyan nehéz, de szükséges beszélgetésekre, amelyeket a munkahelyén vagy a magánéletében kell lefolytatnia, és olyan készségeket ad, amelyek segítségével sikeresen eligazodhat bennük.

Miért nem működik a nehéz beszélgetések elkerülése?

Az emberek többsége megpróbálja elkerülni a nehéz beszélgetéseket, de ez általában hatástalan stratégia. Sok nehéz beszélgetés és konfliktus elkerülhetetlen. Ez igaz a személyes kapcsolatokra és a szakmai kapcsolatokra is. Egy nagyszabású brit felmérés szerint a munkavállalók 51%-a számolt be arról, hogy havonta legalább egyszer vagy többször kell nehéz beszélgetéseket folytatniuk a munkahelyükön[.].

Bár a legtöbb ember azért kerüli a konfliktusokat, hogy megvédje a kapcsolatát, kutatások kimutatták, hogy a konfliktuskerülés valójában aláássa a kapcsolat erejét és minőségét.[][][][] Azok az emberek, akik kerülik a nehéz beszélgetések kezdeményezését vagy lefolytatását akár a magánéletükben, akár a szakmai életükben, gyakran számolnak be a következőkről:[][][][]

• A fontos kérdések és problémák nem kerülnek megoldásra
• A nem kezelt problémák idővel egyre nagyobbak lesznek
• A kapcsolatok törékenyebbé válnak
• Az emberek képtelenek őszinték és hitelesek lenni
• Több stresszt okoz a nehéz beszélgetések elkerülése
• Az érzelmek elfojtódnak és idővel felgyülemlenek.
• A párkapcsolati elégedettség csökken
• Nagy harcok törhetnek ki, még "apró" kérdések körül is.
• A túl sokáig tartó megnyugtatás után harag és düh gyűlhet fel.
• A termelékenység, a csapatmunka és a munkával való elégedettség csökken.

Talán hasznosnak találja ezt a cikket a párkapcsolati beszélgetések javításáról.

Mikor szabad elkerülni egy nehéz beszélgetést?

Van néhány kivétel a szabály alól, miszerint az elkerülés nem egészséges vagy hatékony stratégia, ha nehéz beszélgetésekről van szó. Az egyik kivétel az, ha a probléma vagy téma olyan, amely kisebb jelentőségű vagy magától megoldódik.[]

Például nem biztos, hogy szükséges szembesíteni egy munkatársat vagy felettesét az erőfeszítések hiányával, ha éppen most adta be a kéthetes felmondását, és munkahelyet vált. A nehéz beszélgetés kezdeményezése olyan helyzetekben elengedhetetlen, amikor:[]

• Valami fontos dolog forog kockán
• Vannak konkrét módszerek, amelyekkel egy személy segíthet egy kérdés vagy probléma megoldásában.
• A beszélgetés elkerülése nagyobb problémákat okoz vagy okozhat.
• Negatív minta alakult ki, amely valószínűleg nem fog megszűnni, hacsak nem foglalkoznak vele.

Hogyan folytassunk nehéz beszélgetéseket

Hihetetlenül fontos, ahogyan egy nehéz vagy kritikus beszélgetést megközelítesz és irányítasz. Ha túl passzív vagy egy beszélgetésben, az azt eredményezheti, hogy túlságosan alkalmazkodó leszel, és az érzéseidet és igényeidet helyezed előtérbe. Ha túl agresszív vagy egy nehéz beszélgetésben, az azt eredményezheti, hogy a másik személy bezárkózik és védekezővé válik, miközben a veled való kapcsolatod is károsodik. Az asszertív kommunikáció akulcsfontosságú a konfliktusok, konfrontációk és egyéb nehéz beszélgetések megközelítése során.

Az alábbiakban 15 tippet és stratégiát talál, amelyek segítenek abban, hogy hogyan folytasson nehéz beszélgetéseket a munkahelyén, a partnerével, barátaival vagy a családjával.

1. Értse meg az alapproblémát

Mielőtt nehéz beszélgetést kezdeményezel, végezz önreflexiót, hogy megbizonyosodj arról, hogy valóban megértetted a problémát. Ez azt jelenti, hogy időt kell szánnod arra, hogy több nézőpontból is átgondold a kérdést vagy a problémát.[] Azt is jelenti, hogy azonosítanod kell minden olyan mögöttes kérdést, amely a problémát vagy a problémát okozhatja vagy hozzájárulhat hozzá.[].

Példa: Lehet, hogy zavar, ha a szobatársad hétköznap esténként áthívja a barátait, mert ez megnehezíti a nyugodt alvást. Ha azonban soha nem beszélgettél vele erről a korai szakaszban, nem tisztességes feltételezni, hogy tudná, hogy ez zavar téged. Ebben az esetben a probléma hátterében a házirenddel és az elvárásokkal kapcsolatos kommunikáció hiánya áll.

2. Határozzon meg egy elérhető célt a beszélgetés számára.

Minden nehéz beszélgetést egy világos "cél" vagy célkitűzés köré kell szervezni, amit el szeretnél érni. Ennek a célnak az előzetes meghatározása nagyon fontos, és az is jó ötlet, ha megbizonyosodsz arról, hogy a cél olyasmi, ami az irányításod alatt áll. Ha van egy világos célod, ami az irányításod alatt áll, akkor szinte mindig el tudod érni, függetlenül attól, hogy mennyire nehéz a beszélgetés. Ha a célod az, hogyvalamit, ami nem az önök kezében van, próbálják meg áthelyezni egy olyanra, ami az önök kezében van.[]

További példák azokra a célokra, amelyek nem az Ön ellenőrzése alatt állnak, és azokra, amelyek igen:[]

3. Állítson össze egy jó időpontot és helyet a beszélgetésre.

A nehéz beszélgetéseknél kulcsfontosságú az időzítés, de az is, hogy hol beszélgetünk. Minél nehezebb vagy érzékenyebb a beszélgetés témája, annál fontosabb, hogy a megfelelő időt és helyet válasszuk meg a beszélgetéshez. Általában jó ötlet megkérdezni a másik személyt, hogy milyen időpontokat és helyeket kedvel, vagy legalábbis ezt szem előtt tartani, amikor javaslatokat teszünk.

Ha egy nehéz beszélgetéshez egy "semleges" helyet választunk, az nagyobb valószínűséggel vezet pozitív eredményre.[] Ez azt jelentheti, hogy egy nyilvános helyet választunk a beszélgetéshez ahelyett, hogy a lakásban vagy a személyes irodában folytatnánk a beszélgetést. Csak győződjünk meg róla, hogy a kiválasztott hely olyan, ahol számíthatunk némi magánéletre. Arra is ügyeljünk, hogy elegendő időt szánjunk a mélyreható beszélgetésre, ahelyett hogyegy 15 vagy 30 perces szünetben próbálsz egy sietős beszélgetést folytatni.

4. Adjon előzetes értesítést a témáról

Ha egy igazán kényes és nehéz témát kell megbeszélni valakivel, akkor a legjobb, ha nem vágjuk a fejéhez. Ha előre szólunk, az nagyobb valószínűséggel vezet pozitív eredményre, mintha meglepetésbombát hoznánk egy baráti vagy alkalmi ebédre, amit valaki más baráti vagy alkalmi randevúnak gondol.

Amikor a megbeszélés időpontjának meghatározásán fáradozik, adjon tájékoztatást arról, hogy mit szeretne megbeszélni. Így van idejük előre átgondolni és átgondolni a kérdést, van idejük megfontolni a kérését, átfuttatni azt a felettesekkel, és esetleg a megbeszélésen végleges választ tudnak adni Önnek.

Példa: Ha a főnökével szeretne beszélgetni a fizetésemelésről vagy az előléptetésről, a megbeszélés időpontjának meghatározásakor tudassa vele, hogy mit szeretne megbeszélni.

5. Előkészítés script nélkül

Egy nehéz beszélgetésre való felkészülés segíthet a gondolatok rendszerezésében, de a túl sok előkészület visszafelé sülhet el. Például a beszélgetések előre megírt forgatókönyve és elpróbálása azt eredményezheti, hogy az elméd kiürül, amikor a dolgok nem pontosan a terv szerint alakulnak. A nehéz beszélgetésre való felkészülés jobb módja, ha egy mentális vázlatot készítesz néhány fontos pontból, amelyeket közölni szeretnél.

Példa: Ha azt tervezi, hogy egy párkapcsolati problémával foglalkozik a partnerével, érdemes felkészülnie:

• Azonosítsa az alapvető problémát, amellyel foglalkozni szeretne (pl. a kommunikáció vagy az elkötelezettség hiánya, vagy valami, amit tett vagy mondott, ami megbántotta Önt).
• Annak azonosítása, hogy milyen hatással van Önre, az életére és a kapcsolatára (pl. jelentéktelennek érzi magát, nagyobb bizonytalanságot okoz, vagy megnehezíti a jövőre vonatkozó tervezést).
• Azonosítása, hogy mit szeretne vagy mire van szüksége a másiktól (pl. meghallgatni, hogy mit szeretne és mit képzel el a kapcsolat jövőjével kapcsolatban, vagy bocsánatkérés, elköteleződés stb.)

6. Képzelje el a pozitív eredményt

Amikor azon kapod magad, hogy rettegsz egy bizonyos beszélgetéstől, az szinte mindig azért van, mert elképzelted, hogy rosszul fog alakulni, és most arra számítasz, hogy így fog alakulni. Ha pozitív kimenetelűnek képzeled el, akkor kevésbé fogsz stresszt és szorongást érezni a beszélgetés miatt, és kevésbé valószínű, hogy védekezően közelíted meg a beszélgetést. Ezért a pozitív kimenetelű beszélgetés elképzelése valójában valószínűbbé teszi, hogyhogy bekövetkezzen.

Példa: Ha egy barátod azt mondja neked: "Beszélnünk kell", próbáld meg nem hagyni, hogy a gondolataid a lehető legrosszabb kimenetelekre terelődjenek. Ehelyett gondolj más, pozitívabb dolgokra, amikről talán beszélni akarnak veled, például jó hírekre, amiket meg akarnak osztani veled, vagy valami izgalmas dologra, amit veled akarnak csinálni.

7. Kezdeményezze a beszélgetést és legyen közvetlen

Amikor eljön a beszélgetés ideje, ne halogassa túl sokáig a small talk elkerülése miatt. Ha a nehéz kérdés vagy téma már az interakció korai szakaszában napirendre kerül, csökkentheti a feszültséget és a szorongást, miközben mindenkinek több ideje marad az adott kérdésre.

Az egyik legjobb módja egy nehéz vagy kényes beszélgetés kezdeményezésének az én-nyilatkozat, amely az Ön szemszögéből mutatja be a problémát. Az én-nyilatkozatok kevésbé valószínű, hogy védekező válaszokat váltanak ki, és segíthetnek Önnek abban is, hogy kifejezze magát.

Példák az I-kijelentésekre:

• "Frusztráltnak érzem magam a munkahelyemen, mert olyan sok megbeszélés van, hogy nehéz elvégezni a munkámat, és szeretném, ha segítene megtalálni a módját annak, hogyan lehetne ezek közül néhányat kihagyni."
• "Aggódom amiatt, hogy mennyit iszol, és úgy érzem, hogy ez befolyásolja az együtt töltött időnk minőségét. Nagyon szeretném, ha nem innál annyit, amikor együtt vagyunk."
• "Egyre kevésbé érzem magam boldognak a kapcsolatunkban. Bár tettünk néhány dolgot a javulás érdekében, azt hiszem, tényleg szükségünk van egy párterapeuta segítségére."

8. Legyen tapintatos, amikor szembesít valakivel

Ha szükséges a szembesítés, a legjobb, ha a beszélgetés során a személy helyett a viselkedésre összpontosítasz. Például, rendben van, ha beszélsz egy szülővel vagy családtaggal az alkoholproblémájáról, de ne folyamodj ahhoz, hogy "alkoholistának" vagy "függőnek" nevezd őket. Így sokkal kevésbé valószínű, hogy védekezni fognak veled szemben, és sokkal valószínűbb, hogy valóban meghallgatják és befogadják, amit mondasz.mondjuk.

Példák eszközökre és tippekre a tapintatos viselkedésre, amikor szembesítünk valakit a viselkedésével kapcsolatban:

• Szembesítsük a munkavállalót a teljesítményével, mondjuk így: "Észrevettem, hogy sok megbeszélésről hiányzik, és későn adja le a dolgokat, ami nem jellemző önre. Minden rendben van?".
• Kezdj egy nehéz beszélgetést egy barátoddal az ivásról azzal, hogy valami olyasmit mondasz, hogy "Csak nagyon aggódom érted" vagy "Tényleg törődöm veled".

9. Hallgasson nyitottan

A nehéz beszélgetések során nem szabad, hogy csak az egyik fél beszéljen, ezért igyekezzen szándékosan szünetet tartani és kérdéseket feltenni, hogy a másik fél véleményét is kikérje. Próbáljon meg nyitottan gondolkodni, és hajlandó legyen figyelembe venni az ő nézőpontját is, ahelyett, hogy annyira megragadna a saját véleményénél, hogy figyelmen kívül hagyja a másik fél mondanivalóját.[]

Példák arra, hogyan lehetsz jó és nyitott hallgatóság, még akkor is, ha erős érzéseid vagy véleményed van:[]

• Minden nehéz beszélgetést kíváncsi gondolkodásmóddal közelítsen meg, ami arra emlékezteti Önt, hogy nyitott szemmel járjon, és ne vonjon le elhamarkodott következtetéseket.
• Engedje meg magának, hogy átvegye a másik személy nézőpontját, és tényleg próbálja meg elképzelni a gondolatait, érzéseit és tapasztalatait.
• Feltételezd, hogy a legtöbb embernek jó szándékai vannak (hacsak nincs egyértelmű bizonyítékod arra, hogy ez nem igaz), ami segít abban, hogy nyitott és nem védekező maradj.

10. Maradjon nem defenzív

A védekezés az egyik leggyakoribb oka annak, hogy a nehéz beszélgetések konfliktusokba és vitákba torkollnak. Amikor az emberek megbántva, sértve vagy fenyegetve érzik magukat, az első ösztönük szinte mindig a védekezés. Néhányan elzárkóznak. Mások gúnyos megjegyzéseket tesznek, szarkasztikusak vagy passzív-agresszívek lesznek. Mások hibáztatnak vagy bűntudatot éreznek, és vannak, akik egyszerűen elkezdenek kiabálni és ordibálni.

Ami közös ezekben a védekezésekben, az az, hogy mindegyikük az egészséges kommunikáció leállításán dolgozik.[] Nem tudod befolyásolni, hogyan reagálnak a többiek, de ha nem védekezel, az általában a legjobb módja annak, hogy elkerüld a heves vitát. Ez még a védekezés körét is megtörheti, és lehetővé teszi, hogy pozitívabb és produktívabb beszélgetést folytass.

Példák az elkerülendő védekező válaszokra:

• A hangod felemelése vagy kiabálás
• A másik fél félbeszakítása vagy átbeszélése
• Személyes támadások vagy hibáztató játékok
• A múlt felhánytorgatása vagy nem kapcsolódó kérdések
• Hagyja magát belerángatni egy témán kívüli vitába.
• Minden egyes támadást meg kell védeni vagy kivédeni.
• Javasolja, hogy tartsanak szünetet, ha a dolgok túl hevesek maradnak.

Hasznosnak találhatja ezt a cikket is arról, hogyan fejezheti ki egészségesen az érzelmeit.

11. Tudja, mikor kell kompromisszumot kötnie (és mikor nem).

Nem minden nehéz beszélgetésnek lesz ideális vége, függetlenül attól, hogy milyen ügyesen közelíted meg őket. Néha a legjobb eredmény egy kompromisszum lesz, amely megköveteli, hogy te és a másik személy vagy személyek feláldozzatok egy kicsit abból, amit szeretnétek, hogy középen találkozzatok. Máskor nem mindig egészséges kompromisszumot kötni olyan dolgokban, amelyek igazán fontosak számodra, beleértve az értékeidet, álmaidat és etikai kódexedet.

Példák arra, hogy mikor kell kompromisszumot kötni, és mikor kell ragaszkodni az elveinkhez:

• Kérdezd meg magadtól, hogy a kompromisszumkötés ellentétes-e az etikáddal vagy az értékeiddel.
• Gondolja át, hogy mit áldoz fel, miről mond le, vagy mit veszít a kompromisszummal.
• Mérlegelje, hogy a kompromisszum igazságos és egyenlő-e (középen való találkozás).
• Határozza meg, hogy Ön és a másik személy mit nyer a kompromisszummal.
• Mérlegelje a kompromisszum előnyeit és hátrányait, mielőtt döntene.

12. Keressenek közös célt

Még a legnehezebb beszélgetésekben is gyakran vannak bizonyos pontok, amelyekben Ön és a másik fél is egyet tud érteni. A közös cél egyesíti Önt, mert ez azt jelenti, hogy Ön és a másik fél ugyanazt az eredményt akarják, és csak egy elfogadható utat kell találni az odajutáshoz. Ha van közös cél, sokkal könnyebb lesz a megoldásokra összpontosítani, nem pedig csak a problémákra[].

Példák a közös cél megtalálására:

• Kezdje azzal, hogy elmondja, mit szeretne a beszélgetéstől. Pl. "Remélem, hogy ezt a problémát meg tudjuk oldani, és továbbra is erős kapcsolatunk lesz".
• Kérdezd meg, hogy a másik mit szeretne a beszélgetéstől, mondván: "Mit gondolsz, mi lenne az ideális eredmény?".
• Kerülje el, hogy a különbségek akadályokká váljanak, mondjon olyan dolgokat, mint például: "Azt hiszem, mindketten egyetértünk abban, hogy ____" vagy "Bár úgy tűnik, hogy különböző oldalakon állunk, úgy hangzik, hogy mindketten szeretnénk ____".

13. Folytassa a beszélgetést

Sokan követik el azt a hibát, hogy a nehéz beszélgetéseket "egy az egyben" üzletnek tekintik, holott lehet, hogy sorozatban kell történniük. Például nem reális elvárás, hogy egy barátunkkal évek óta fennálló kapcsolati károkat vagy bizalmi problémákat egyetlen beszélgetéssel meg lehessen oldani. Gyakran szükség van további beszélgetésekre, de ezek általában kevésbé intenzívek és produktívabbak, mint a kezdeti beszélgetés.beszélgetés volt.

Példák a nyomon követési beszélgetésekre:

• Egy heves vita után felhívod a szüleidet, hogy bocsánatot kérj bizonyos dolgokért, amiket mondtál, és amik ártottak a kapcsolatodnak.
• Miután szembesítetted a szobatársadat a rendetlenségével, mondj neki valami olyasmit, hogy "nagyra értékelem, hogy jobban igyekszel takarítani".
• Egy barátod tudtára adni, hogy nincs harag, miután nehéz beszélgetést folytattál egy olyan dologról, amit mondott vagy tett, és ami feldühített téged.

14. Foglalkozzon a problémákkal, amikor még kicsik

Az egyik ok, amiért sokan elkerülik a nehéz beszélgetéseket, az az, hogy elkerülik a problémák kezelését, amikor azok még kicsik. Amikor a figyelmen kívül hagyott problémák idővel nagyobbak lesznek, nehezebb lesz megoldani őket, és még több szorongást váltanak ki. Ezért a legjobb, ha nem halogatjuk a nehéz beszélgetést már a probléma első felmerülésekor.

Példák arra, hogyan lehet a kisebb problémákat korán kezelni:

• Legyen kifejezőbb és nyíltabb az érzéseivel és véleményével kapcsolatban, ahelyett, hogy magában tartaná, ha nem ért egyet, vagy nem tetszik valami, amit mondanak vagy tesznek.
• Hozd fel a kisebb problémákat lazán, ahelyett, hogy úgy kezelnéd őket, mintha teljesen komolyak lennének, mondván, hogy "Hé, beszélhetnénk gyorsan?" vagy "Csak azt akartam mondani...".
• Használjon kérdéseket kijelentések vagy vádaskodások helyett, ha van egy probléma, például kérdezzen: "Lehetséges lenne ___?" vagy "Nem bánná, ha legközelebb ___ lenne?".

15. Tudja, hogyan és mikor hagyjon ott egy zsákutcába jutott beszélgetést.

Nem minden beszélgetés lesz eredményes és pozitív, függetlenül attól, hogy mennyit dolgozol a hozzáállásodon. Lesznek olyan helyzetek, amikor a másik túl éretlen vagy védekező, vagy amikor túlságosan érzelmes vagy, és olyanok is, amikor egyszerűen nincs megoldás a problémára. Az, hogy tudjuk, mikor és hogyan kell befejezni egy beszélgetést, ugyanolyan fontos, mint az, hogy hogyan kell kezdeményezni egyet.

Jó ötlet befejezni egy beszélgetést, ha a dolgok túlságosan elmérgesedtek, vagy ha az egyik vagy mindkét fél támadni kezdi a másikat. Az olyan beszélgetést is érdemes befejezni, amely körbe-körbe jár, és nem látszik megoldás. Ha ezen a ponton túl folytatjuk, az a megoldás helyett inkább további konfliktushoz vezet.[]

Példák arra, hogyan lehet megállítani egy zsákutcába jutott beszélgetést:

• "Azt hiszem, mindketten túlságosan felhevültünk. Álljunk le, mielőtt túl messzire mennénk, vagy olyan dolgokat mondanánk, amiket nem tudunk visszaszívni."
• "Nem hiszem, hogy ez bármi eredményesre vezetne. Egyelőre egyezzünk meg abban, hogy nem értünk egyet, és talán később megpróbáljuk újra megbeszélni a dolgot."
• "Szeretném ezt a beszélgetést, de azt hiszem, mindkettőnknek több időre van szüksége a gondolkodásra és az elmélkedésre ahhoz, hogy egészséges és eredményes legyen."

Nehéz beszélgetési témák

Az, hogy mi számít nehéz beszélgetésnek, minden embernél egy kicsit más, de szinte mindig érzékeny vagy kellemetlen témákról van szó. Ezek olyan kérdések, amelyek konfliktust okozhatnak, megbánthatják az érzéseket vagy félreértésekhez vezethetnek.[][][]

Néhány nehéz beszélgetés képes megváltoztatni, károsítani vagy akár véget vetni egy barátságnak vagy kapcsolatnak. A munkahelyen a nehéz beszélgetések gyakran negatív visszajelzések adását vagy fogadását, vagy olyan kényes témák megvitatását foglalják magukban, mint a fizetés vagy a nem megfelelő viselkedés.[][][]

Az alábbiakban példákat találunk a leggyakoribb nehéz beszélgetésekre, melyektől az emberek rettegnek a munkahelyükön és a magánéletükben:[][][][][][][][][]

Végső gondolatok

Bár normális dolog, hogy szeretnénk elkerülni a nehéz, érzelmes vagy nehéz beszélgetéseket, ez néha azt jelenti, hogy a nagy kapcsolati problémákat soha nem kezeljük vagy oldjuk meg. Idővel a konfliktuskerülés valójában gyengítheti a kapcsolatainkat, törékenyebbé és kevésbé közelivé téve azokat.

Az, hogy tudjuk, hogyan kezdjünk, folytassunk és fejezzünk be egy nehéz beszélgetést, olyan szociális készség, amelyre mindannyiunknak szüksége van, mind a munkahelyünkön, mind a magánéletünkben. Ha tapintatosak, tisztelettudóak, nyitottak vagyunk, és világosan kifejezzük érzéseinket és igényeinket, könnyebbé és eredményesebbé tehetjük a nehéz beszélgetéseket.