Cara Melakukan Percakapan yang Sulit (Pribadi & Profesional)

Kebanyakan orang menghindari percakapan yang sulit dan topik yang sensitif karena rasa takut akan konfrontasi dan konflik. Meskipun konflik sering kali membuat tidak nyaman, menguras emosi, dan bahkan menakutkan, penghindaran konflik biasanya tidak sehat untuk hubungan Anda.[][]

Hal ini berlaku untuk konflik di tempat kerja dan juga konflik dalam hubungan pribadi Anda, di mana masalah kecil dapat menjadi bola salju menjadi masalah yang lebih besar jika dihindari.[] Selain itu, tidak mungkin menghindari percakapan atau konflik yang tidak nyaman, oleh karena itu setiap orang perlu mengembangkan keterampilan sosial untuk menavigasinya.[]

Artikel ini akan memberikan contoh-contoh percakapan yang sulit namun penting yang mungkin perlu Anda lakukan di tempat kerja atau dalam kehidupan pribadi Anda, serta memberikan keterampilan untuk membantu Anda menavigasinya dengan sukses.

Mengapa menghindari percakapan yang sulit tidak berhasil

Mayoritas orang mencoba menghindari percakapan yang sulit, tetapi ini biasanya merupakan strategi yang tidak efektif. Banyak percakapan dan konflik yang sulit tidak dapat dihindari. Hal ini berlaku untuk hubungan pribadi dan juga hubungan profesional. Menurut sebuah survei besar di Inggris, 51% pekerja melaporkan bahwa mereka harus melakukan percakapan yang sulit di tempat kerja setidaknya sekali dalam satu bulan atau lebih.

Meskipun kebanyakan orang menghindari konflik untuk melindungi hubungan mereka, penelitian telah menunjukkan bahwa penghindaran konflik justru merusak kekuatan dan kualitas hubungan.[][][] Orang yang menghindari memulai atau melakukan percakapan yang sulit dengan orang lain baik dalam kehidupan pribadi maupun profesional mereka sering melaporkan:[][]

• Isu dan masalah penting tidak terselesaikan
• Masalah yang tidak tertangani menjadi lebih besar dari waktu ke waktu
• Hubungan menjadi lebih rapuh
• Orang tidak dapat menjadi asli dan otentik
• Lebih banyak stres tercipta dengan menghindari percakapan yang sulit
• Emosi menjadi tertekan dan menumpuk seiring berjalannya waktu
• Kepuasan hubungan menurun
• Pertengkaran besar bisa terjadi, bahkan di sekitar masalah 'kecil'
• Kebencian dan kemarahan dapat terbentuk setelah terlalu lama menenangkan diri
• Produktivitas, kerja sama tim, dan kepuasan kerja menurun

Anda mungkin menemukan artikel tentang meningkatkan percakapan dalam suatu hubungan ini bermanfaat.

Kapan sebaiknya menghindari percakapan yang sulit?

Ada beberapa pengecualian terhadap aturan bahwa menghindar bukanlah strategi yang sehat atau efektif dalam menghadapi percakapan yang sulit. Salah satu pengecualiannya adalah jika masalah atau topiknya adalah masalah kecil atau akan selesai dengan sendirinya.

Misalnya, mungkin tidak perlu mengkonfrontasi rekan kerja atau atasan tentang kurangnya upaya mereka jika Anda baru saja menyerahkan surat pemberitahuan dua minggu dan akan pindah kerja. Saat-saat yang sangat penting untuk memulai percakapan yang sulit adalah saat-saat di mana:[]

• Ada sesuatu yang penting yang dipertaruhkan
• Ada beberapa cara khusus yang dapat dilakukan seseorang untuk membantu menyelesaikan suatu isu atau masalah
• Menghindari percakapan menyebabkan atau dapat menyebabkan masalah yang lebih besar
• Pola negatif telah berkembang yang tidak mungkin berhenti kecuali jika diatasi

Bagaimana melakukan percakapan yang sulit

Cara Anda mendekati dan menavigasi percakapan yang sulit atau krusial sangatlah penting. Terlalu pasif dalam percakapan dapat menyebabkan Anda terlalu akomodatif, mengutamakan perasaan dan kebutuhan Anda. Terlalu agresif dalam percakapan yang sulit dapat menyebabkan lawan bicara Anda menutup diri dan bersikap defensif, serta merusak hubungan Anda dengannya. Berkomunikasi dengan asertif adalahkunci ketika mendekati konflik, konfrontasi, dan percakapan sulit lainnya.

Di bawah ini adalah 15 tips dan strategi untuk membantu Anda mengetahui cara melakukan percakapan yang sulit di tempat kerja atau dengan pasangan, teman, atau keluarga Anda.

1. Memahami masalah yang mendasarinya

Sebelum Anda memulai percakapan yang sulit, lakukan refleksi diri untuk memastikan bahwa Anda benar-benar memahami masalah tersebut. Ini berarti meluangkan waktu untuk memikirkan isu atau masalah tersebut dari berbagai sudut pandang, dan juga mengidentifikasi isu-isu yang mendasari yang mungkin menjadi penyebab atau berkontribusi terhadap masalah atau isu tersebut.

Contoh: Mungkin Anda merasa terganggu saat teman sekamar Anda mengundang teman-temannya datang pada malam hari karena hal itu membuat Anda sulit tidur nyenyak. Namun, jika Anda tidak pernah membicarakan hal ini sejak awal, tidak adil jika Anda berasumsi bahwa mereka akan mengetahui bahwa ini adalah sesuatu yang mengganggu Anda. Dalam kasus ini, masalah yang mendasarinya terkait dengan kurangnya komunikasi mengenai peraturan dan ekspektasi di rumah.

2. Mengidentifikasi tujuan yang dapat dicapai untuk percakapan tersebut

Semua percakapan yang sulit harus diatur di sekitar "tujuan" atau sasaran yang jelas yang ingin Anda capai. Mengidentifikasi tujuan ini sebelumnya sangatlah penting, dan merupakan ide yang baik untuk memastikan bahwa tujuan tersebut adalah sesuatu yang berada dalam kendali Anda. Ketika Anda memiliki tujuan yang jelas dan berada dalam kendali Anda, hampir selalu memungkinkan untuk mencapainya, tidak peduli betapa sulitnya percakapan tersebut. Jika tujuan Anda adalahsesuatu yang tidak berada dalam kendali Anda, cobalah untuk mengalihkannya ke hal yang berada dalam kendali Anda.

Contoh lain dari sasaran yang tidak berada dalam kendali Anda dan yang berada dalam kendali Anda:[]

3. Siapkan waktu dan tempat yang tepat untuk berbicara

Waktu adalah kunci dalam percakapan yang sulit, begitu juga dengan lokasi di mana Anda melakukan diskusi. Semakin sulit atau sensitif topik pembicaraan, semakin penting untuk memilih waktu dan tempat yang tepat untuk berbicara. Biasanya merupakan ide yang baik untuk bertanya kepada orang lain tentang waktu dan tempat yang mereka sukai, atau setidaknya mengingat hal ini saat membuat rekomendasi.

Memilih tempat yang "netral" untuk percakapan yang sulit lebih mungkin menghasilkan hasil yang positif.[] Ini mungkin berarti memilih tempat umum untuk berbicara alih-alih melakukan percakapan di apartemen atau kantor pribadi. Pastikan tempat yang Anda pilih adalah tempat di mana Anda bisa mendapatkan privasi. Selain itu, pastikan untuk menjadwalkan waktu yang cukup untuk melakukan percakapan yang mendalam, daripadamencoba melakukan percakapan yang terburu-buru saat istirahat selama 15 atau 30 menit.

4. Berikan pemberitahuan sebelumnya tentang topik tersebut

Ketika ada topik yang sangat sensitif dan sulit yang perlu Anda diskusikan dengan seseorang, sebaiknya jangan membutakan mata mereka. Memberi tahu sebelumnya lebih mungkin menghasilkan hasil yang positif daripada membawa bom kejutan pada apa yang orang lain kira sebagai kencan makan siang yang bersahabat atau santai.

Ketika Anda sedang berusaha menentukan waktu dan tanggal untuk berbicara, beritahukan kepada mereka apa yang ingin Anda diskusikan. Dengan demikian, mereka memiliki waktu untuk berpikir dan merefleksikan masalah tersebut sebelumnya, waktu untuk mempertimbangkan permintaan Anda, menjalankannya dengan atasan, dan mungkin dapat memberikan jawaban yang pasti dalam rapat.

Contoh: Jika Anda ingin berdiskusi dengan atasan Anda tentang kenaikan gaji atau promosi, beritahukan kepada mereka apa yang ingin Anda diskusikan saat mengatur pertemuan.

5. Persiapkan tanpa membuat skrip

Melakukan persiapan untuk percakapan yang sulit dapat membantu Anda mengatur pikiran Anda, tetapi terlalu banyak persiapan dapat menjadi bumerang. Sebagai contoh, membuat skrip dan melatih percakapan sebelumnya dapat menyebabkan pikiran Anda kosong ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai dengan rencana. Cara yang lebih baik dalam mempersiapkan diri untuk percakapan yang sulit adalah dengan membuat garis besar mental dengan beberapa poin penting yang ingin Anda sampaikan.

Contoh: Jika Anda berencana untuk mengatasi masalah hubungan dengan pasangan Anda, Anda mungkin ingin mempersiapkan diri dengan:

• Mengidentifikasi masalah inti yang ingin Anda tangani (misalnya, kurangnya komunikasi atau komitmen atau sesuatu yang mereka lakukan atau katakan yang menyakiti Anda).
• Mengidentifikasi bagaimana hal tersebut memengaruhi Anda, hidup Anda, dan hubungan Anda (misalnya, membuat Anda merasa tidak penting, menciptakan lebih banyak ketidakpastian, atau menyulitkan Anda untuk merencanakan masa depan).
• Mengidentifikasi apa yang Anda inginkan atau butuhkan dari orang lain (misalnya, untuk mendengar apa yang mereka inginkan dan bayangkan untuk masa depan hubungan atau permintaan maaf, komitmen, dll.).

6. Bayangkan hasil yang positif

Ketika Anda merasa takut dengan percakapan tertentu, hampir selalu karena Anda membayangkan percakapan tersebut berjalan buruk dan sekarang Anda mengharapkan percakapan tersebut berjalan seperti itu. Membayangkan hasil yang positif berarti Anda tidak akan merasa stres dan cemas dengan percakapan tersebut dan juga tidak akan melakukan pendekatan yang defensif terhadap percakapan tersebut. Inilah sebabnya mengapa membayangkan hasil yang positif membuat seseorang lebih mungkin untukterjadi.

Contoh: Jika seorang teman berkata kepada Anda, "Kita perlu bicara," cobalah untuk tidak membiarkan pikiran Anda mengembara ke semua kemungkinan terburuk, tetapi pertimbangkan hal-hal lain yang lebih positif yang mungkin ingin mereka bicarakan, seperti kabar baik yang ingin mereka bagi atau sesuatu yang menarik yang ingin mereka lakukan dengan Anda.

7. Memulai percakapan dan bersikaplah langsung

Ketika tiba saatnya untuk melakukan percakapan, jangan menunda terlalu lama dengan menghindari basa-basi. Membicarakan masalah atau topik yang sulit di awal interaksi dapat mengurangi ketegangan dan kecemasan, sekaligus memberikan lebih banyak waktu bagi setiap orang untuk mendedikasikan diri pada masalah yang sedang dihadapi.

Salah satu cara terbaik untuk memulai percakapan yang sulit atau sensitif adalah dengan menggunakan pernyataan saya, yang mencakup masalah dari sudut pandang Anda. Pernyataan saya cenderung tidak memicu respons defensif dan juga dapat membantu Anda mengekspresikan diri.

Contoh-contoh pernyataan-I:

• "Saya merasa frustrasi di tempat kerja karena ada begitu banyak rapat sehingga sulit untuk menyelesaikan pekerjaan saya, dan saya ingin sekali Anda membantu saya menemukan cara untuk memangkas beberapa di antaranya."
• "Saya khawatir dengan seberapa banyak Anda minum dan merasa hal itu memengaruhi kualitas waktu kita bersama. Saya akan sangat senang jika Anda tidak minum terlalu banyak saat kita bersama."
• "Saya merasa kurang bahagia dalam hubungan kami. Meskipun kami telah melakukan beberapa hal untuk memperbaikinya, saya rasa kami benar-benar membutuhkan bantuan dari terapis pasangan."

8. Bersikaplah bijaksana saat menghadapi seseorang

Ketika konfrontasi diperlukan, yang terbaik adalah tetap fokus pada perilaku selama percakapan, bukan pada orangnya. Misalnya, tidak masalah untuk berbicara dengan orang tua atau anggota keluarga tentang masalah minum-minum mereka, tetapi jangan menyebut mereka "pecandu alkohol" atau "pecandu." Dengan cara ini, kemungkinan besar mereka tidak akan bersikap defensif terhadap Anda dan lebih mungkin untuk mendengar dan menerima apa yang Anda katakan.Katakanlah.

Contoh alat bantu dan kiat untuk bersikap bijaksana saat menghadapi seseorang tentang perilaku mereka:

• Menghadapi karyawan tentang kinerja mereka dengan mengatakan sesuatu seperti, "Saya perhatikan bahwa Anda sering absen dari banyak rapat dan terlambat mengumpulkan tugas, dan ini tidak seperti Anda. Apakah semuanya baik-baik saja?"
• Memulai percakapan yang sulit dengan seorang teman tentang kebiasaan minum mereka dengan mengatakan sesuatu seperti, "Saya sangat mengkhawatirkan Anda" atau "Saya sangat peduli dengan Anda."

9. Dengarkan dengan pikiran terbuka

Percakapan yang sulit seharusnya tidak hanya melibatkan satu orang saja yang berbicara, jadi pastikan untuk berhenti sejenak dan mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan masukan dari orang lain. Selain itu, cobalah untuk tetap berpikiran terbuka dan bersedia mempertimbangkan perspektif mereka alih-alih terjebak pada pendapat Anda sehingga Anda mengabaikan apa pun yang mereka katakan.

Contoh cara untuk menjadi pendengar yang baik dengan pikiran terbuka, bahkan ketika Anda memiliki perasaan atau pendapat yang kuat:[]

• Dekati setiap percakapan yang sulit dengan pola pikir yang ingin tahu, yang mengingatkan Anda untuk tetap berpikiran terbuka dan tidak langsung mengambil kesimpulan.
• Biarkan diri Anda mengambil sudut pandang orang lain dan benar-benar mencoba membayangkan pikiran, perasaan, dan pengalaman mereka.
• Asumsikan bahwa kebanyakan orang memiliki niat baik (kecuali jika Anda memiliki bukti yang jelas bahwa hal ini tidak benar), yang akan membantu Anda untuk tetap terbuka dan tidak bersikap defensif.

10. Tetaplah bersikap non-defensif

Sikap defensif adalah salah satu alasan paling umum mengapa percakapan yang sulit berubah menjadi konflik dan pertengkaran. Ketika seseorang merasa terluka, tersinggung, atau terancam, naluri pertama mereka hampir selalu bersikap defensif. Beberapa orang menutup diri, yang lain berkomentar sinis, atau menjadi sarkastik atau pasif agresif, yang lain menyalahkan atau merasa bersalah, dan beberapa orang mulai berteriak dan berteriak.

Kesamaan dari semua pertahanan ini adalah bahwa setiap pertahanan tersebut bekerja untuk mematikan komunikasi yang sehat. Anda tidak dapat mengontrol bagaimana orang lain merespons, tetapi tetap tidak bersikap defensif biasanya merupakan cara terbaik untuk menghindari argumen yang memanas. Hal ini bahkan dapat mematahkan siklus pertahanan dan memungkinkan untuk melakukan percakapan yang lebih positif dan produktif.

Contoh respons defensif yang harus dihindari:

• Meninggikan suara atau berteriak
• Menginterupsi atau berbicara di atas orang lain
• Menggunakan serangan pribadi atau permainan menyalahkan
• Mengorek masa lalu atau masalah yang tidak terkait
• Membiarkan diri Anda ditarik ke dalam argumen di luar topik
• Merasa perlu untuk mempertahankan atau melawan setiap serangan
• Sarankan untuk beristirahat jika keadaan tetap terlalu panas

Anda mungkin juga akan menemukan artikel tentang cara mengekspresikan emosi secara sehat ini bermanfaat.

11. Ketahui kapan harus berkompromi (dan kapan tidak)

Tidak semua percakapan yang sulit akan memiliki akhir yang ideal, tidak peduli seberapa terampilnya Anda melakukan pendekatan. Terkadang, hasil terbaik adalah kompromi yang mengharuskan Anda dan orang lain atau beberapa orang untuk mengorbankan sedikit hal yang ingin Anda capai di tengah-tengah. Di lain waktu, tidak selalu sehat untuk berkompromi dengan hal-hal yang sangat penting bagi Anda, termasuk nilai-nilai, impian, dan kode etik Anda.

Contoh bagaimana mengetahui kapan harus berkompromi dan kapan harus berpegang teguh pada prinsip Anda:

• Tanyakan pada diri Anda sendiri apakah berkompromi akan bertentangan dengan etika atau nilai-nilai Anda.
• Pertimbangkan apa yang Anda korbankan, lepaskan, atau kehilangan dalam kompromi.
• Pertimbangkan apakah kompromi itu adil dan setara (bertemu di tengah).
• Identifikasi apa yang Anda dan orang lain dapatkan dalam kompromi tersebut.
• Pertimbangkan pro dan kontra dari kompromi tersebut sebelum memutuskan.

12. Carilah tujuan bersama

Dalam percakapan yang paling sulit sekalipun, sering kali ada poin-poin tertentu yang dapat Anda dan lawan bicara sepakati bersama. Tujuan yang sama menyatukan Anda karena itu berarti Anda dan lawan bicara menginginkan hasil yang sama dan hanya perlu menemukan jalan yang dapat diterima untuk mencapainya. Ketika ada tujuan yang sama, akan lebih mudah untuk fokus pada solusi daripada hanya pada masalah.

Contoh bagaimana menemukan tujuan bersama:

• Mulailah dengan menyatakan apa yang ingin Anda dapatkan dari percakapan tersebut, misalnya, "Saya berharap kita dapat mengatasi hal ini dan terus memiliki hubungan yang kuat."
• Tanyakan apa yang diinginkan orang lain dari percakapan dengan mengatakan, "Menurut Anda, apa yang akan menjadi hasil yang ideal?"
• Hindari membiarkan perbedaan menjadi penghalang dengan mengatakan hal-hal seperti, "Saya rasa kita berdua setuju bahwa ____" atau "Meskipun tampaknya kita berada di halaman yang berbeda, sepertinya kita berdua menyukai ____"

13. Lakukan percakapan lanjutan

Banyak orang membuat kesalahan dengan melihat percakapan yang sulit sebagai kesepakatan "sekali selesai" ketika mereka mungkin perlu dilakukan sebagai sebuah rangkaian. Sebagai contoh, tidak realistis untuk mengharapkan bahwa kerusakan hubungan selama bertahun-tahun atau masalah kepercayaan dengan seorang teman dapat diselesaikan dalam satu percakapan. Sering kali, percakapan lanjutan perlu dilakukan, namun cenderung kurang intens dan lebih produktif daripada percakapan awal.percakapan itu.

Contoh percakapan tindak lanjut:

• Menelepon orang tua Anda setelah bertengkar hebat untuk meminta maaf atas hal-hal tertentu yang Anda katakan yang melukai hubungan.
• Menindaklanjuti teman sekamar setelah menegur mereka tentang kekacauan mereka dengan mengatakan sesuatu seperti, "Saya sangat menghargai bahwa Anda telah berusaha lebih keras untuk membersihkannya."
• Memberitahukan kepada teman bahwa tidak ada perasaan dendam setelah melakukan percakapan yang sulit tentang sesuatu yang mereka katakan atau lakukan yang membuat Anda kesal.

14. Mengatasi masalah ketika masih kecil

Salah satu alasan banyak orang menghindari percakapan yang sulit adalah karena mereka menghindari untuk membicarakan masalah ketika masalah tersebut masih kecil. Ketika masalah yang diabaikan menjadi semakin besar dari waktu ke waktu, masalah tersebut akan semakin sulit untuk diselesaikan dan semakin menimbulkan kecemasan. Inilah sebabnya mengapa yang terbaik adalah untuk tidak menunda percakapan yang sulit sejak awal ketika masalah pertama kali muncul.

Contoh cara mengatasi masalah kecil sejak dini:

• Bersikaplah lebih ekspresif dan terbuka mengenai perasaan dan pendapat Anda, daripada menyimpannya sendiri ketika Anda tidak setuju atau tidak menyukai sesuatu yang dikatakan atau dilakukan.
• Bicarakan masalah kecil dengan cara yang santai daripada memperlakukannya seolah-olah masalah tersebut serius dengan mengatakan sesuatu seperti, "Hei, bisakah kita mengobrol sebentar?" atau "Saya hanya ingin mengatakan..."
• Gunakan pertanyaan alih-alih pernyataan atau tuduhan saat ada masalah, seperti bertanya, "Apakah mungkin untuk ___?" atau, "Maukah Anda ___ lain kali?"

15. Ketahui bagaimana dan kapan harus meninggalkan percakapan yang buntu

Tidak semua percakapan akan menjadi produktif dan positif, tidak peduli seberapa keras Anda mengupayakan pendekatan Anda. Akan ada saat-saat ketika orang lain terlalu tidak dewasa atau defensif, atau Anda terlalu emosional, dan juga saat-saat ketika tidak ada solusi untuk masalah tersebut. Mengetahui kapan dan bagaimana mengakhiri percakapan sama pentingnya dengan mengetahui cara memulainya.

Sebaiknya akhiri percakapan ketika situasi menjadi terlalu panas atau ketika salah satu atau kedua orang mulai saling menyerang. Sebaiknya akhiri percakapan yang berputar-putar tanpa ada resolusi yang terlihat. Melanjutkan percakapan melewati titik ini kemungkinan besar akan menghasilkan lebih banyak konflik daripada solusi.

Contoh cara menghentikan percakapan yang buntu:

• "Saya rasa kita berdua sedikit terlalu panas. Mari kita berhenti sebelum kita melangkah terlalu jauh atau mengatakan sesuatu yang tidak bisa kita tarik kembali."
• "Saya rasa hal ini tidak akan menghasilkan sesuatu yang produktif. Mari kita sepakat untuk tidak setuju untuk saat ini dan mungkin kita akan membicarakan hal ini lagi nanti."
• "Saya ingin melakukan diskusi ini, tetapi saya pikir kita berdua perlu lebih banyak waktu untuk berpikir dan merenung agar diskusi ini menjadi sehat dan produktif."

Topik percakapan yang sulit

Apa yang dianggap sebagai percakapan yang sulit bagi setiap orang sedikit berbeda, tetapi hampir selalu melibatkan isu-isu yang sensitif atau tidak nyaman, yaitu isu-isu yang berpotensi menimbulkan konflik, menyakiti perasaan, atau menyebabkan kesalahpahaman.

Beberapa percakapan yang sulit memiliki potensi untuk mengubah, merusak, atau bahkan mengakhiri pertemanan atau hubungan. Di tempat kerja, percakapan yang sulit sering kali melibatkan pemberian atau penerimaan umpan balik negatif atau mendiskusikan topik yang sensitif seperti gaji atau perilaku yang tidak pantas.

Di bawah ini adalah contoh-contoh percakapan sulit yang paling umum yang ditakuti oleh orang-orang di tempat kerja dan dalam kehidupan pribadi mereka:[][][][]

Pikiran terakhir

Meskipun wajar jika kita ingin menghindari percakapan yang keras, emosional, atau sulit, hal ini terkadang bisa berarti masalah hubungan yang besar tidak pernah ditangani atau diselesaikan. Seiring berjalannya waktu, menghindari konflik sebenarnya dapat melemahkan hubungan kita, membuatnya lebih rapuh dan tidak terlalu dekat.

Mengetahui cara memulai, melakukan, dan mengakhiri percakapan yang sulit adalah keterampilan sosial yang kita semua perlukan, baik di tempat kerja maupun di kehidupan pribadi kita. Bersikap bijaksana, menghormati, berpikiran terbuka, dan mengekspresikan perasaan serta kebutuhan Anda dengan jelas dapat membantu membuat percakapan yang sulit menjadi lebih mudah dan produktif.