Kako opraviti težke pogovore (Osebni in poklicni)

Večina ljudi se izogiba težkim pogovorom in občutljivim temam zaradi strahu pred soočenjem in konfliktom. Čeprav je konflikt pogosto neprijeten, čustveno obremenjujoč in celo strašljiv, izogibanje konfliktom običajno ni zdravo za vaše odnose.[][]

To velja tako za konflikte na delovnem mestu kot tudi za konflikte v osebnih odnosih, kjer lahko majhne težave, če se jim izogibamo, prerastejo v večje.[] Prav tako se ni mogoče izogniti neprijetnim pogovorom ali konfliktom, zato mora vsakdo razviti socialne spretnosti za njihovo obvladovanje.[]

V tem članku boste našli primere težkih, a nujnih pogovorov, ki jih boste morda morali opraviti na delovnem mestu ali v zasebnem življenju. V njem boste našli tudi spretnosti, ki vam bodo pomagale uspešno opraviti te pogovore.

Zakaj izogibanje težkim pogovorom ne deluje

Večina ljudi se poskuša izogniti težkim pogovorom, vendar je to običajno neučinkovita strategija. Številni težki pogovori in konflikti so neizogibni. To velja tako za osebne kot tudi za poklicne odnose. 51 % delavcev je v obsežni raziskavi v Združenem kraljestvu poročalo, da se morajo na delovnem mestu vsaj enkrat na mesec ali večkrat pogovarjati o težkih stvareh[].

Čeprav se večina ljudi izogiba konfliktom, da bi zaščitila svoje odnose, so raziskave pokazale, da izogibanje konfliktom dejansko spodkopava trdnost in kakovost odnosa.[][][][] Ljudje, ki se izogibajo začetku ali težavnim pogovorom z ljudmi v zasebnem ali poklicnem življenju, pogosto poročajo o:[][][]

• Pomembna vprašanja in problemi se ne rešujejo.
• Nerešene težave se sčasoma povečajo.
• Odnosi postanejo bolj krhki.
• Ljudje ne znajo biti pristni in avtentični
• Več stresa povzroča izogibanje težkim pogovorom.
• Čustva postanejo potlačena in se sčasoma kopičijo.
• Zadovoljstvo v odnosih se zmanjšuje
• Veliki spopadi lahko izbruhnejo tudi zaradi "majhnih" vprašanj
• Po predolgem popuščanju lahko pride do zamere in jeze.
• Produktivnost, timsko delo in zadovoljstvo pri delu se zmanjšajo.

Morda vam bo v pomoč ta članek o izboljšanju pogovora v razmerju.

Kdaj se lahko izognemo težavnemu pogovoru?

Iz pravila, da izogibanje ni zdrava ali učinkovita strategija pri težkih pogovorih, obstajajo nekatere izjeme. Ena od izjem je, če je vprašanje ali tema manj pomembna ali se bo rešila sama od sebe.[]

Morda na primer ni treba soočiti sodelavca ali nadrejenega z njegovim pomanjkanjem truda, če ste pravkar oddali dvotedensko odpoved in menjate službo. V primerih, ko je ključnega pomena začeti težak pogovor, so situacije, v katerih:[]

• Na kocki je nekaj pomembnega
• Obstajajo posebni načini, kako lahko oseba pomaga rešiti vprašanje ali težavo.
• Izogibanje pogovoru povzroča ali bi lahko povzročilo večje težave.
• Razvil se je negativni vzorec, ki se verjetno ne bo ustavil, če ga ne boste odpravili.

Kako voditi težke pogovore

Način, kako pristopite k težkemu ali ključnemu pogovoru in ga vodite, je izjemno pomemben. Preveč pasivno vedenje v pogovoru lahko povzroči, da se preveč prilagajate in postavljate svoje občutke in potrebe na zadnje mesto. Preveč agresivno vedenje v težkem pogovoru lahko povzroči, da se druga oseba zapre in začne braniti, hkrati pa škoduje vašemu odnosu z njo. Asertivno komuniciranje jeključnega pomena pri reševanju sporov, soočenj in drugih težkih pogovorov.

Spodaj je 15 nasvetov in strategij, ki vam bodo pomagali, da boste znali voditi težke pogovore v službi ali s partnerjem, prijatelji ali družino.

1. Razumite osnovni problem

Preden začnete težak pogovor, opravite nekaj samorefleksije, da se prepričate, da vprašanje resnično razumete. To pomeni, da si vzamete čas za razmislek o vprašanju ali težavi z več vidikov.[] Pomeni tudi, da ugotovite vse osnovne težave, ki bi lahko povzročile ali prispevale k težavi ali vprašanju.[]

Primer: Morda vas moti, če ima vaš sostanovalec ob delavnikih prijatelje, ker se zaradi tega ne morete dobro naspati. Vendar če se z njim o tem niste pogovorili že na začetku, je nepravično domnevati, da bo vedel, da vas to moti. V tem primeru je temeljna težava povezana s pomanjkanjem komunikacije o hišnih pravilih in pričakovanjih.

2. Določite dosegljiv cilj pogovora

Vsi težki pogovori bi morali biti organizirani okoli jasnega "cilja" ali cilja, ki bi ga radi dosegli. Določitev tega cilja vnaprej je zelo pomembna, dobro pa je tudi, da se prepričate, da je cilj nekaj, kar je pod vašim nadzorom. Če imate jasen cilj, ki je pod vašim nadzorom, ga je skoraj vedno mogoče doseči, ne glede na to, kako težak je pogovor. Če je vaš ciljnekaj, na kar ne morete vplivati, poskušajte preusmeriti v nekaj, na kar lahko vplivate.[]

Več primerov ciljev, na katere ne morete vplivati, in tistih, na katere lahko:[]

3. Določite primeren čas in kraj za pogovor

Pri težkih pogovorih je ključnega pomena čas, prav tako pa tudi kraj pogovora. Bolj ko je tema pogovora težka ali občutljiva, bolj pomembno je izbrati pravi čas in kraj za pogovor. Običajno je dobro, da drugo osebo povprašate o času in kraju, ki ju ima najraje, ali pa to vsaj upoštevate pri oblikovanju priporočil.

Izbira "nevtralnega" prostora za težak pogovor bo verjetno prinesla pozitiven izid.[] To lahko pomeni, da boste za pogovor izbrali javni prostor namesto pogovora v stanovanju ali osebni pisarni. Poskrbite le, da bo na izbranem mestu nekaj zasebnosti. Prav tako poskrbite, da boste imeli dovolj časa za poglobljen pogovor, namesto da bi se pogovarjali o tem, kaj se bo zgodilo.poskušanje pogovora v naglici med 15- ali 30-minutnim odmorom.

4. Vnaprej obvestite o temi

Kadar se morate z nekom pogovoriti o res občutljivi in težki temi, je najbolje, da ga ne preslepite. Vnaprejšnje obvestilo bo bolj verjetno privedlo do pozitivnega izida, kot če bi na zmenek, za katerega nekdo drug misli, da je prijateljsko ali priložnostno kosilo, prinesli nepričakovano bombo.

Ko se trudite določiti čas in datum pogovora, jih vnaprej obvestite o tem, o čem bi se radi pogovorili. Tako bodo imeli nekaj časa, da vnaprej razmislijo in razmislijo o vprašanju, čas, da preučijo vašo zahtevo, jo posredujejo višjemu vodstvu in vam na sestanku morda lahko dajo dokončen odgovor.

Primer: Če se želite s šefom pogovoriti o povišanju ali napredovanju, mu ob dogovoru za sestanek povejte, o čem bi se radi pogovorili.

5. Pripravite se brez skriptiranja

Nekaj priprav na težak pogovor vam lahko pomaga pri urejanju misli, vendar se lahko pretirane priprave obrnejo proti vam. Če na primer vnaprej pripravite scenarij in vadite pogovore, se vam lahko zgodi, da vam misli obmolknejo, ko stvari ne gredo povsem po načrtu. Boljši način priprave na težak pogovor je, da si ustvarite miselni načrt z nekaj pomembnimi točkami, ki jih želite sporočiti.

Primer: Če nameravate s partnerjem obravnavati težave v odnosu, se lahko pripravite tako, da:

• Opredelitev glavnega problema, ki ga želite rešiti (npr. pomanjkanje komunikacije ali zavezanosti ali nekaj, kar je storil ali rekel in vas je prizadelo).
• ugotavljanje, kako vpliva na vas, vaše življenje in vaš odnos (npr. zaradi njega se počutite nepomembni, povzroča več negotovosti ali otežuje načrtovanje prihodnosti).
• ugotavljanje, kaj želite ali potrebujete od druge osebe (npr. slišati, kaj si želi in predstavlja za prihodnost odnosa, opravičilo, zavezo itd.).

6. Predstavljajte si pozitiven izid

Kadar se bojite določenega pogovora, je to skoraj vedno zato, ker ste si predstavljali, da bo potekal slabo, in zdaj pričakujete, da bo potekal tako. Če si predstavljate pozitiven izid, je manj verjetno, da boste zaradi pogovora v stresu in tesnobi, pa tudi manj verjetno, da boste k pogovoru pristopili obrambno. Zato je zaradi predstavljanja pozitivnega izida dejansko bolj verjetnoda se pojavi.

Primer: Če vam prijatelj reče: "Morava se pogovoriti," poskusite preprečiti, da bi v mislih razmišljali o vseh najslabših možnih izidih. Namesto tega razmislite o drugih, bolj pozitivnih stvareh, o katerih bi se morda radi pogovorili, na primer o dobrih novicah, ki jih želi sporočiti, ali o nečem zanimivem, kar želi početi z vami.

7. Začnite pogovor in bodite neposredni

Ko pride čas za pogovor, ne odlašajte predolgo in se izogibajte pogovorom. S tem, ko že na začetku pogovora spregovorite o težkem vprašanju ali temi, lahko zmanjšate napetost in tesnobo, hkrati pa imate vsi več časa, da se posvetite zadevnemu vprašanju.

Eden najboljših načinov za začetek težavnega ali občutljivega pogovora je uporaba izjave I, ki vključuje problem z vašega vidika. Izjave I manj verjetno sprožijo obrambne odzive, poleg tega pa vam lahko pomagajo pri izražanju.

Primeri izjav I:

• "V službi sem razočaran, ker je toliko sestankov, da težko opravim svoje delo, zato bi bil vesel vaše pomoči pri iskanju načina, kako bi jih nekaj ukinil."
• "Skrbi me, koliko piješ, in zdi se mi, da to vpliva na kakovost najinega skupnega časa. Res bi mi bilo všeč, če ne bi toliko pil, ko sva skupaj."
• "V najinem odnosu se počutim manj srečno. Čeprav sva naredila nekaj stvari, da bi ga izboljšala, mislim, da res potrebujeva pomoč terapevta za pare."

8. Bodite taktni, ko se z nekom soočite.

Kadar je soočenje potrebno, se med pogovorom raje osredotočite na vedenje kot na osebo. Na primer, s staršem ali družinskim članom se lahko pogovorite o njegovih težavah z alkoholom, vendar ga ne imenujte "alkoholik" ali "odvisnik". Tako bo veliko manj verjetno, da se bo branil pred vami, bolj verjetno pa je, da bo dejansko slišal in sprejel, kar mu imate za povedati.pravijo.

Primeri orodij in nasvetov za taktno ravnanje, ko se z nekom soočite zaradi njegovega vedenja:

• Zaposlenega soočite z njegovim delom z naslednjimi besedami: "Opazil sem, da ste odsotni na veliko sestankih in da zamujate z oddajo stvari, kar vam ni podobno. Ali je vse v redu?"
• Začetek težkega pogovora s prijateljem o njegovem pitju z besedami, kot so: "Res me skrbi zate" ali "Res mi je mar zate".

9. Poslušajte z odprtimi očmi

V težkih pogovorih ne sme govoriti le ena oseba, zato se namenoma ustavite in postavljajte vprašanja, da pridobite mnenje druge osebe. Poskusite biti odprti in pripravljeni upoštevati njeno stališče, namesto da bi bili tako trdno prepričani v svoje mnenje, da ne bi upoštevali ničesar, kar ima povedati.[]

Primeri načinov, kako biti dober poslušalec z odprtimi mislimi, tudi če imate močna čustva ali mnenja:[]

• Vsakega težavnega pogovora se lotite z radovednim razmišljanjem, ki vas opozarja, da morate biti odprti in se izogibati prehitrim sklepom.
• Dovolite si vživeti se v perspektivo druge osebe in si poskušajte predstavljati njene misli, občutke in izkušnje.
• Predvidevajte, da ima večina ljudi dobre namene (razen če imate jasne dokaze, da to ne drži), kar vam pomaga ostati odprti in nezaščiteni.

10. Ostanite nezaščiteni

Eden najpogostejših razlogov, zakaj se težki pogovori spremenijo v spore in prepir, je obramba. Ko se ljudje počutijo prizadete, užaljene ali ogrožene, se skoraj vedno najprej začnejo braniti. Nekateri se zaprejo vase. Drugi dajejo posmehljive pripombe, postanejo sarkastični ali pasivno agresivni. Tretji krivijo ali obtožujejo, nekateri pa preprosto začnejo kričati in vpiti.

Vsem tem obrambnim mehanizmom je skupno to, da vsak od njih onemogoča zdravo komunikacijo.[] Ne morete vplivati na to, kako se drugi ljudje odzivajo, vendar je nezaščitenost običajno najboljši način, da se izognete vročemu sporu. S tem lahko celo prekinete krog obrambnih mehanizmov in omogočite pozitivnejši in produktivnejši pogovor.

Primeri obrambnih odzivov, ki se jim je treba izogniti:

• povzdigovanje glasu ali kričanje.
• Prekinjanje ali govorjenje čez sogovornika.
• zatekanje k osebnim napadom ali obtoževanju.
• Obnavljanje preteklosti ali nepovezanih vprašanj
• Pustitev, da te potegnejo v spor, ki ni v zvezi s temo
• Občutek, da se morate braniti ali se zoperstaviti vsakemu napadu.
• Predlagajte odmor, če so stvari še vedno preveč vroče.

V pomoč vam bo morda tudi ta članek o zdravem izražanju čustev.

11. Vedeti, kdaj sprejeti kompromis (in kdaj ne)

Vsi težki pogovori se ne bodo končali idealno, ne glede na to, kako spretno se jih lotite. Včasih bo najboljši izid kompromis, ki od vas in druge osebe ali oseb zahteva, da žrtvujete nekaj tistega, kar si želite, da bi dosegli sredino. V drugih primerih ni vedno zdravo sklepati kompromisov glede stvari, ki so vam resnično pomembne, vključno z vašimi vrednotami, sanjami in etičnim kodeksom.

Primeri, kako vedeti, kdaj je treba sprejeti kompromis in kdaj vztrajati pri svojih načelih:

• Vprašajte se, ali bi bil kompromis v nasprotju z vašimi etičnimi načeli ali vrednotami.
• Razmislite, kaj žrtvujete, čemu se odpovedujete ali kaj izgubljate s kompromisom.
• Razmislite, ali je kompromis pravičen in enakopraven (sredina).
• Ugotovite, kaj s kompromisom pridobite vi in kaj druga oseba.
• Preden se odločite, pretehtajte prednosti in slabosti kompromisa.

12. Poiščite skupni cilj

Tudi v najtežjih pogovorih se pogosto lahko z drugo osebo strinjate o nekaterih točkah. Skupni cilj vas združuje, saj pomeni, da si z drugo osebo želita enakega izida in da morata le najti sprejemljivo pot do njega. Ko obstaja skupni cilj, se je veliko lažje osredotočiti na rešitve in ne le na težave.[]

Primeri iskanja skupnega cilja:

• Najprej povejte, kaj si želite od pogovora. "Upam, da bova to rešila in da bova še naprej imela trdne odnose."
• Vprašajte drugo osebo, kaj želi od pogovora, z besedami: "Kakšen bi bil po tvojem mnenju idealen izid?"
• Izogibajte se temu, da bi razlike postale ovire, tako da rečete nekaj takega: "Mislim, da se oba strinjava, da je ____" ali "Čeprav se zdi, da sva na različnih straneh, se zdi, da bi si oba želela ____".

13. Opravite nadaljnji pogovor

Veliko ljudi dela napako, ko na težke pogovore gleda kot na "enkratno" zadevo, čeprav jih je morda treba opraviti več. Ni na primer realno pričakovati, da bi lahko večletno škodo v odnosu ali težave z zaupanjem s prijateljem rešili v enem pogovoru. Pogosto je treba opraviti nadaljnje pogovore, ki pa so običajno manj intenzivni in bolj produktivni kot začetni pogovor.pogovor je bil.

Primeri nadaljnjih pogovorov:

• Po vročem prepiru pokličite starše in se jim opravičite za nekatere stvari, ki ste jih izrekli in so škodovale odnosu.
• Ko sošolca soočite z njegovim neredom, mu povejte nekaj takega: "Resnično cenim, da se bolj trudiš pospravljati."
• Po težkem pogovoru o nečem, kar je rekel ali storil in vas je razburilo, prijatelju povejte, da ne čutite zamer.

14. Obravnavajte težave, ko so še majhne

Eden od razlogov, zakaj se veliko ljudi izogiba težkim pogovorom, je, da se izogibajo reševanju težav, ko so še majhne. Ko prezrte težave sčasoma postanejo večje, jih je težje reševati in povzročajo več tesnobe. Zato je najbolje, da s težkim pogovorom ne odlašate že na začetku, ko se težava prvič pojavi.

Primeri zgodnjega reševanja manjših težav:

• Bolj izrazito in odprto izražajte svoja čustva in mnenja, namesto da jih zadržujete zase, kadar se ne strinjate ali vam ni všeč nekaj, kar je bilo rečeno ali storjeno.
• O majhnih težavah spregovorite na neformalen način, namesto da jih obravnavate, kot da so resne, in sicer z besedami, kot so: "Hej, ali lahko na hitro poklepetamo?" ali "Hotel sem samo povedati...".
• Pri težavah namesto izjav ali obtožb uporabljajte vprašanja, na primer: "Ali bi bilo mogoče ___?" ali: "Bi vas naslednjič motilo ___?"

15. Vedeti, kako in kdaj zapustiti pogovor v slepi ulici

Vsi pogovori ne bodo produktivni in pozitivni, ne glede na to, kako zelo se boste potrudili pri svojem pristopu. Včasih se bo zgodilo, da bo druga oseba preveč nezrela ali obrambna ali da boste vi preveč čustveni, pa tudi takrat, ko preprosto ne boste našli rešitve problema. Vedeti, kdaj in kako končati pogovor, je prav tako pomembno kot vedeti, kako ga začeti.

Pogovor je dobro končati, ko se stvari preveč zaostrijo ali ko eden ali oba začneta napadati drug drugega. Prav tako je najbolje končati pogovor, ki se vrti v krogu in ni videti rešitve. Nadaljevanje po tej točki bo verjetno povzročilo še več konfliktov namesto rešitve.[]

Primeri, kako prekiniti pogovor v slepi ulici:

• "Mislim, da sva oba preveč razgreta. Ustavimo se, preden gremo predaleč ali rečemo stvari, ki jih ne moremo vzeti nazaj."
• "Mislim, da to ne bo prineslo nič koristnega. Za zdaj se strinjava, da se ne strinjava, in se o tem morda poskusiva pogovoriti pozneje."
• "Želim se o tem pogovarjati, vendar mislim, da oba potrebujeva več časa za razmislek, da bo pogovor zdrav in produktiven."

Težke teme za pogovor

Kaj šteje za težak pogovor, je pri vsakem posamezniku nekoliko drugače, vendar skoraj vedno vključuje občutljiva ali neprijetna vprašanja. To so vprašanja, ki lahko povzročijo konflikt, prizadenejo čustva ali povzročijo nesporazume.[][]

Nekateri težki pogovori lahko spremenijo, poškodujejo ali celo končajo prijateljstvo ali odnos. Na delovnem mestu težki pogovori pogosto vključujejo dajanje ali prejemanje negativnih povratnih informacij ali razpravljanje o kočljivih temah, kot so plača ali neprimerno vedenje.[][]

Spodaj so primeri najpogostejših težkih pogovorov, ki se jih ljudje bojijo na delovnem mestu in v zasebnem življenju:[][][][][][]

Zaključne misli

Čeprav je normalno, da se želimo izogniti težkim, čustvenim ali težavnim pogovorom, lahko to včasih pomeni, da se velike težave v odnosu nikoli ne obravnavajo ali rešijo. Sčasoma lahko izogibanje konfliktom dejansko oslabi naše odnose, ki postanejo bolj krhki in manj tesni.

Znanje o tem, kako začeti, voditi in končati težak pogovor, je socialna veščina, ki jo vsi potrebujemo tako v službi kot v zasebnem življenju. Taktičnost, spoštovanje, odprtost ter jasno izražanje čustev in potreb lahko pripomorejo k lažjemu in bolj produktivnemu pogovoru.