Hvernig á að eiga erfið samtöl (persónuleg og fagleg)

Flestir forðast erfiðar samtöl og viðkvæm efni vegna undirliggjandi ótta við árekstra og átök. Þó að átök séu oft óþægileg, tilfinningaþrungin og jafnvel ógnvekjandi, þá er forðast átök yfirleitt ekki hollt fyrir sambönd þín.[][]

Þetta á við um átök á vinnustað sem og átök í persónulegum samböndum þínum, þar sem smámál geta snjóað í stærri þegar þau eru forðast.[] Það er líka ekki hægt að forðast óþægilegar samræður, sem er hvers vegna til að þróa með sér óþægileg samtöl. Þessi grein mun veita dæmi um erfiðar en nauðsynlegar samtöl sem þú gætir þurft að eiga í vinnunni eða í persónulegu lífi þínu. Það mun einnig veita þér færni til að hjálpa þér að fletta þeim með góðum árangri.

Af hverju að forðast erfiðar samtöl virkar ekki

Meirihluti fólks reynir að forðast erfið samtöl, en þetta er yfirleitt árangurslaus aðferð. Mörg erfið samtöl og átök eru óumflýjanleg. Þetta á við um persónuleg samskipti og einnig fagleg. Samkvæmt stórri könnun í Bretlandi sögðust 51% starfsmanna þurfa að eiga erfið samtöl í vinnunni að minnsta kosti einu sinni í mánuði eða oftar.[]

Þó að flestir forðast átök til að vernda sambönd sín, hafa rannsóknir sýnt að forðast átök grefur í raun undan styrk og gæðumAlgengt er að hver og einn þeirra vinnur að því að loka á heilbrigð samskipti.[] Þú getur ekki stjórnað því hvernig annað fólk bregst við, en að vera ekki í vörn er venjulega besta leiðin til að forðast heit rök. Þetta getur jafnvel rofið hring varnarinnar og gert það mögulegt að eiga jákvæðari og afkastameiri samræður.

Dæmi um varnarviðbrögð til að forðast:

• Að hækka röddina eða öskra
• Að trufla eða tala yfir hinn aðilann
• Að grípa til persónulegra árása eða kenna leikjum um
• Að dýpka sjálfan sig í fortíðinni eða ótengd málefnum
• verja eða berjast gegn hverri árás
• Stingdu upp á því að taka hlé ef hlutirnir eru enn of heitir

Þér gæti líka fundist þessi grein um hvernig á að tjá tilfinningar á heilbrigðan hátt gagnleg.

11. Vita hvenær á að gera málamiðlanir (og hvenær ekki)

Ekki munu öll erfið samtöl hafa ákjósanlegan endi, sama hversu vel þú nálgast þau. Stundum verður besta niðurstaðan málamiðlun sem krefst þess að þú og hinn maðurinn eða fólkið fórni smá af því sem þú vilt hitta í miðjunni. Að öðru leyti er ekki alltaf hollt að gera málamiðlanir um hluti sem skipta þig raunverulega máli, þar á meðal gildi þín, drauma og siðareglur.

Dæmi um hvernig á að vita hvenær á að gera málamiðlanir og hvenær á að halda sig við meginreglur þínar:

• Spyrðu sjálfan þig hvort málamiðlanir stangist á við þittsiðferði eða gildi.
• Íhugaðu hverju þú ert að fórna, gefast upp eða tapa í málamiðluninni.
• Íhugaðu hvort málamiðlunin sé sanngjörn og jöfn (fundur í miðjunni).
• Auðkenndu hvað þú og hinn aðilinn áunnið í málamiðluninni.
• Vigið kosti og galla við málamiðlunina>
<5 áður en ákveðið er5> Leitaðu að sameiginlegu markmiði

Í jafnvel erfiðustu samtölum eru oft ákveðin atriði sem þú og hinn aðilinn getur verið sammála um. Sameiginlegt markmið sameinar þig því það þýðir að þú og hinn aðilinn viljið sömu niðurstöðu og þurfum bara að finna ásættanlega leið til að komast þangað. Þegar það er sameiginlegt markmið verður miklu auðveldara að einbeita sér að lausnum frekar en bara vandamálunum.[]

Dæmi um hvernig á að finna sameiginlegt markmið:

• Byrjaðu á því að segja hvað þú vilt fá út úr samtalinu. T.d. „Ég vona að við getum unnið í gegnum þetta og haldið áfram að eiga sterkt samband.“
• Spyrðu hvað hinn aðilinn vill fá af samtalinu með því að segja: „Hvað heldurðu að væri kjörni niðurstaðan?“
• Forðastu að láta mismun verða hindranir með því að segja hluti eins og: „Ég held að við séum báðir sammála um að ____“ eða „Á meðan það lítur út fyrir að vera á ólíkum síðum“><5____5. 6>

  13. Hafa samtal í kjölfarið

  Margir gera þau mistök að líta á erfiðar samræður sem „eitt og gert“ samning þegar það gæti þurft aðeiga sér stað sem röð. Til dæmis er ekki raunhæft að búast við því að hægt sé að leysa margra ára tjón í sambandi eða traustsvandamál við vin í einu samtali. Oft þurfa eftirfylgnisamtöl að eiga sér stað, en þær hafa tilhneigingu til að vera minna ákafar og afkastameiri en upphafssamræðurnar voru.

  Dæmi um framhaldssamtöl:

  • Að hringja í foreldra þína eftir heitt rifrildi til að biðjast afsökunar á ákveðnum hlutum sem þú sagðir hafa skaðað sambandið.
  • Að fylgja eftir með herbergisfélaga eftir að hafa borið við þeim um eitthvað eins og að þú hafir verið að hreinsa eitthvað svona, upp.“
  • Að láta vin vita að það eru engar erfiðar tilfinningar eftir að hafa átt erfitt samtal um eitthvað sem hann sagði eða gerði sem kom þér í uppnám.

14. Taktu á málum þegar þau eru enn lítil

Ein af ástæðunum fyrir því að margir forðast erfiðar samræður er sú að þau hafa forðast að taka á málum þegar þau eru enn lítil. Þegar hunsuð mál verða stærri með tímanum verða þau erfiðari að leysa og vekur meiri kvíða. Þess vegna er best að fresta ekki að eiga erfitt samtal snemma þegar vandamál koma upp fyrst.

Dæmi um hvernig á að takast á við smámál snemma:

• Vertu tjáningarríkari og opnari um tilfinningar þínar og skoðanir, frekar en að halda þeim fyrir sjálfan þig þegar þú ert ósammála eða líkar ekki við eitthvað sem er sagt eðabúið.
• Komdu með smámál á afslappaðan hátt frekar en að koma fram við þau eins og þau séu öll alvarleg með því að segja eitthvað eins og: „Hæ, getum við spjallað hratt?“ eða "mig langaði bara að segja..."
• Notaðu spurningar í stað staðhæfinga eða ásakana þegar upp er staðið, eins og að spyrja: "Væri hægt að ___?" eða, "Er þér sama ___ næst?"

15. Vita hvernig og hvenær á að yfirgefa blindandi samtal

Ekki verða öll samtöl afkastamikil og jákvæð, sama hversu mikið þú vinnur að þinni nálgun. Það munu koma tímar þar sem hinn aðilinn er of óþroskaður eða í vörn, eða þú ert of tilfinningaríkur, og líka tímar þegar það er bara ekki til lausn á vandamálinu. Það er jafn mikilvægt að vita hvenær og hvernig eigi að ljúka samtali og að vita hvernig eigi að hefja slíkt.

Það er góð hugmynd að hætta samtali þegar hlutirnir eru orðnir of heitir eða þegar annar eða báðir byrja að ráðast á hvort annað. Það er líka best að binda enda á samtal sem fer í hringi með engin upplausn í sjónmáli. Að halda áfram framhjá þessum tímapunkti er líklegra til að leiða til meiri átaka í stað lausnar.[]

Dæmi um hvernig hægt er að stöðva blindandi samtal:

• „Ég held að við erum báðar aðeins of heitar. Hættum áður en við tökum hlutina of langt eða segjum hluti sem við getum ekki tekið til baka.“
• “Ég held að þetta sé ekki að skila árangri. Við skulum vera sammála um að vera ósammála í bili og reynum kannski að tala um þetta aftur síðar."
• "Ég vilhafa þessa umræðu, en ég held að við þurfum bæði meiri tíma til að hugsa og ígrunda til þess að þetta sé heilbrigt og gefandi.“

Erfið samtalsefni

Hvað telst erfitt samtal er svolítið mismunandi fyrir hvern einstakling, en þau snúast nánast alltaf um viðkvæm eða óþægileg mál. Þetta eru mál sem geta valdið átökum, sært tilfinningar eða leitt til misskilnings.[][]

Sum erfið samtöl geta breytt, skaðað eða jafnvel bundið enda á vináttu eða samband. Í vinnunni felast oft í erfiðum samtölum að gefa eða fá neikvæð viðbrögð eða ræða viðkvæm efni eins og laun eða óviðeigandi hegðun.[][]

Hér að neðan eru dæmi um algengustu erfiðu samtölin sem fólk óttast að eiga í vinnunni og í einkalífi sínu:[][][][]

<1 að tala við einhvern um hegðun sína eða val

<12 <142> erfið samtöl í vinnunni>	Ræða eða semja um laun eða biðja um launahækkanir	Umdeild efni, þar á meðal trúarbrögð og stjórnmál
Að gera einhvern í vinnunni ábyrgan fyrir vinnu sem hann vann ekki eða stóð sig illa	Umræður um peninga eða persónulegan fjárhag
Að tala við annan leiðbeinanda og nánd í sambandi við annan umsjónarmann og nánd um samræði við annan yfirmann og nánd 13>Að takast á við vinnufélaga sem hefur erfiðan persónuleika	Umræður um fortíðina,sérstaklega sársaukafullir atburðir eða upplifanir
Ræða áætlanir um að hætta eða leita að annarri vinnu	Ræða rómantísk eða kynferðisleg sambönd
Að gefa eða fá gagnrýnin eða neikvæð viðbrögð í vinnunni	Að tala um persónuleg vandamál eða vandamál sem eru erfið og tilfinningaleg
Að biðja um greiða eða biðja um greiða í vinnunni<3 biðja um greiða eða biðja um greiða en getur móðgað einhvern
Að deila óvinsælum skoðunum eða hugmyndum í vinnunni	Núverandi eða framtíðarstaða ákveðinna sambönda (t.d. rómantísk/kynferðisleg)
Ræða eða taka á óviðeigandi hegðun á vinnustað	Ræða fyrri kynferðisleg eða rómantísk sambönd eða stefnumótaupplifun eftir að hafa fylgst með samstarfsaðilum eða fylgst ekki með samstarfsaðilum eða fylgst með samböndum
Þurfa að setja mörk við vinnufélaga sem verða of persónulegir	Að taka á vandamálum í sambandi eða hluti sem þarf að breyta

Lokahugsanir

Þó að það sé eðlilegt að vilja forðast samtöl sem eru erfið, tilfinningaþrungin eða erfið, getur þetta stundum þýtt að stór samböndsvandamál fást aldrei leyst eða leyst. Með tímanum getur forðast átök í raun veikt sambönd okkar, gert þau fleiribrothætt og minna náin.

Að vita hvernig á að hefja, eiga og enda erfið samtal er félagsleg kunnátta sem við þurfum öll, bæði í vinnunni og einkalífinu. Að vera háttvís, virðingarfullur, víðsýnn og tjá tilfinningar þínar og þarfir skýrt getur hjálpað til við að gera erfiðar samtöl auðveldari og afkastameiri>

samband.[][][] Fólk sem forðast að hefja eða eiga erfiðar samræður við fólk annaðhvort í einka- eða atvinnulífi segir oft:[][]
• Mikilvæg mál og vandamál leysast ekki
• Ómeðhöndluð mál verða stærri með tímanum
• Sambönd verða viðkvæmari
• Fólk er ófært um að vera ósvikið og ósvikið samræður verða til með því að vera ósvikin og ósvikin með því að byggja upp álag og ósvikin álag4. eykst með tímanum
• Sambandsánægja minnkar
• Stór slagsmál geta blossað upp, jafnvel í kringum „smá“ mál
• Grind og reiði geta myndast eftir að hafa verið róandi í of langan tíma
• Framleiðni, teymisvinna og vinnuánægja minnkar

Hvað er í lagi að bæta þetta samtal í sambandi við

Þér finnst gott að bæta þetta í sambandi. erfitt samtal?

Það eru nokkrar undantekningar frá reglunni um að forðast sé ekki heilbrigð eða áhrifarík aðferð þegar kemur að erfiðum samtölum. Ein undantekning er þegar vandamálið eða umfjöllunarefnið er smávægilegt eða mun leysast af sjálfu sér.[]

Til dæmis gæti verið að það sé ekki nauðsynlegt að horfast í augu við vinnufélaga eða yfirmann vegna skorts á vinnu ef þú ert nýbúinn að skila inn tveggja vikna fyrirvara og ert að skipta um starf. Þeir tímar þegar það er mikilvægt að hefja erfið samtal eru aðstæður þar sem:[]

• Það er eitthvað mikilvægt í húfi
• Það eru sérstakar leiðireinstaklingur getur hjálpað til við að leysa mál eða vandamál
• Að forðast að samtalið veldur eða gæti valdið stærri vandamálum
• Neikvætt mynstur hefur myndast sem er ólíklegt að stöðvast nema það sé tekið á því

Hvernig á að eiga erfiðar samtöl

Hvernig þú nálgast og siglar í erfiðu eða mikilvægu samtali er ótrúlega mikilvægt. Að vera of aðgerðalaus í samræðum getur valdið því að þú ert of greiðvikinn og lætur tilfinningar þínar og þarfir sitja fyrir. Að vera of árásargjarn í erfiðu samtali getur valdið því að hinn aðilinn hættir og verður varnarsamur en skaðar einnig samband þitt við þá. Það er lykilatriði að tjá sig með ákveðnum hætti þegar verið er að nálgast átök, árekstra og önnur erfið samtöl.

Hér að neðan eru 15 ráð og aðferðir til að hjálpa þér að vita hvernig þú átt erfið samtöl í vinnunni eða við maka þinn, vini eða fjölskyldu.

1. Skildu undirliggjandi vandamál

Áður en þú byrjar í erfiðu samtali skaltu íhuga sjálfan þig til að ganga úr skugga um að þú skiljir raunverulega málið. Þetta þýðir að taka tíma til að hugsa um málið eða vandamálið frá mörgum sjónarhornum.[] Það þýðir líka að bera kennsl á öll undirliggjandi vandamál sem gætu verið að valda eða stuðlað að vandamálinu eða vandamálinu.[]

Dæmi: Það gæti truflað þig þegar herbergisfélagi þinn er með vini á vikukvöldi vegna þess að það gerir það erfitt fyrir þig að fá góðan nætursvefn. Hins vegar, ef þú aldreiátti samtal við þá snemma um þetta, það er ósanngjarnt að gera ráð fyrir að þeir myndu vita að þetta er eitthvað sem truflar þig. Í þessu tilviki er undirliggjandi málið tengt skorti á samskiptum um húsreglur og væntingar.

2. Tilgreindu markmið sem hægt er að ná fyrir samtalið

Öll erfið samtöl ættu að vera skipulögð í kringum skýrt „markmið“ eða markmið sem þú vilt ná. Að bera kennsl á þetta markmið fyrirfram er mjög mikilvægt og það er líka góð hugmynd að ganga úr skugga um að markmiðið sé eitthvað sem þú hefur stjórn á. Þegar þú ert með skýr markmið sem þú hefur stjórn á er næstum alltaf hægt að ná því, sama hversu erfitt samtalið er. Ef markmiðið þitt er eitthvað sem þú hefur ekki stjórn á, reyndu þá að færa það yfir í eitt sem er það.[]

Fleiri dæmi um markmið sem þú hefur ekki stjórn á og þau sem eru:[]

3. Settu upp góðan tíma og stað til að tala

Tímasetning er lykilatriði þegar kemur að erfiðum samtölum, en það er líka staðurinn þar sem þú átt umræðuna. Því erfiðara eða viðkvæmara sem umræðuefnið er, því mikilvægara verður að velja réttan tíma og stað til að tala. Það er venjulega góð hugmynd að spyrja hinn aðilann um tíma og staði sem hann kýs, eða að minnsta kosti að hafa þetta í huga þegar þú leggur fram tillögur.

Að velja „hlutlausan“ stað fyrir erfið samtal er líklegri til að skila jákvæðri niðurstöðu.[] Þetta gæti þýtt að velja opinberan stað til að tala í stað þess að eiga samtal í íbúð eða persónulegri skrifstofu. Gakktu úr skugga um að staðurinn sem þú velur sé sá staður þar sem þú getur búist við að hafa smá næði. Gakktu úr skugga um að skipuleggja nægan tíma til að eiga ítarlegt samtal, frekar en að reyna að eiga samtal í flýti í 15 eða 30 mínútna hléi.

4. Gefðu fyrirvara um efnið

Þegar það er mjög viðkvæmt og erfitt efni sem þú þarft að ræða við einhvern, þá er best að blinda hann ekki. Að gefa fyrirvara er líklegra til að leiða til jákvæðrar niðurstöðu en að koma með óvænta sprengju á það sem einhver annar heldur að sé vinalegt eða afslappað hádegisdeiti.

Þegar þú ert að vinna að því að ákveða tíma og dagsetningu til að tala, gefðu þeim upplýsingar um hvaðþú myndir vilja ræða. Þannig hafa þeir tíma til að hugsa og ígrunda málið fyrirfram, tíma til að íhuga beiðni þína, stjórna henni af hærra mönnum og hugsanlega geta svarað þér á fundinum.

Dæmi: Ef þú vilt ræða við yfirmann þinn um að fá launahækkun eða stöðuhækkun, láttu þá vita hvað þú vilt ræða þegar þú setur fundinn.

5. Undirbúa þig án forskrifta

Að undirbúa þig fyrir erfið samtal getur hjálpað þér að skipuleggja hugsanir þínar, en of mikill undirbúningur getur slegið í gegn. Til dæmis, að skrifa handrit og æfa samtöl fyrirfram getur valdið því að hugur þinn verður tómur þegar hlutirnir ganga ekki nákvæmlega samkvæmt áætlun. Betri leið til að undirbúa sig fyrir erfiðar samræður er að búa til hugrænar útlínur með nokkrum mikilvægum atriðum sem þú vilt koma á framfæri.

Dæmi: Ef þú ætlar að takast á við sambandsvandamál við maka þinn gætirðu viljað undirbúa þig með því að:

• Tilgreina kjarnavandamálið sem þú vilt takast á við (t.d. skortur á samskiptum eða skuldbindingu eða eitthvað sem þeir gerðu eða sögðu að þú hafir haft áhrif á sambandið þitt, meint það) t.d. lætur þér finnast þú ekki mikilvægur, skapar meiri óvissu eða gerir það erfitt að skipuleggja framtíðina).
• Að bera kennsl á hvað þú vilt eða þarfnast frá hinum aðilanum (t.d. til að heyra hvað hann vill og sjá fyrir sér framtíð sambandsins eðaafsökunarbeiðni, skuldbindingu osfrv.).

6. Ímyndaðu þér jákvæða niðurstöðu

Þegar þú finnur fyrir þér að óttast ákveðið samtal er það næstum alltaf vegna þess að þú hefur ímyndað þér að það gangi illa og búist við því að það fari á þennan hátt. Að ímynda sér jákvæða niðurstöðu þýðir að þú ert ólíklegri til að finna fyrir stressi og kvíða vegna samtalsins og einnig ólíklegri til að nálgast samtalið í vörn. Þetta er ástæðan fyrir því að það að ímynda sér jákvæða niðurstöðu gerir mann í raun líklegri til að eiga sér stað.

Dæmi: Ef vinur segir þér: „Við þurfum að tala,“ reyndu að láta hugann reika ekki til allra verstu mögulegu útkomanna. Í staðinn skaltu íhuga aðra, jákvæðari hluti sem þeir gætu viljað tala um, eins og góðar fréttir sem þeir þurfa að deila eða eitthvað spennandi sem þeir vilja gera með þér.

7. Byrjaðu samtalið og vertu beinskeytt

Þegar tími er kominn til að hafa samtalið skaltu ekki tefja of lengi með því að forðast smáræði. Að fá erfiða málið eða umræðuefnið á borðið snemma í samskiptum getur dregið úr spennu og kvíða á sama tíma og allir fá meiri tíma til að helga sig viðfangsefninu.

Ein besta leiðin til að hefja erfiðar eða viðkvæmar samræður er að nota ég-yfirlýsingu, sem inniheldur vandamálið frá þínu sjónarhorni. Ég-yfirlýsingar eru ólíklegri til að kalla fram varnarviðbrögð og geta líka hjálpað þér að tjá þig.

Dæmi um ég-fullyrðingar:

• „Ég er að fíla þig.svekktur í vinnunni vegna þess að það eru svo margir fundir að það er erfitt að koma vinnunni minni í verk og ég myndi elska hjálp þína við að finna leið til að draga úr nokkrum slíkum."
• "Ég hef áhyggjur af því hversu mikið þú ert að drekka og finnst eins og það hafi áhrif á gæði tíma okkar saman. Mér þætti mjög vænt um ef þú drakkir ekki eins mikið þegar við erum saman.“
• “Mér hefur liðið síður í sambandi okkar. Þó að við höfum gert ýmislegt til að bæta það, held ég að við þurfum virkilega hjálp frá parameðferðaraðila.“

8. Vertu háttvís þegar þú ert að takast á við einhvern

Þegar átök eru nauðsynleg er best að einbeita sér að hegðuninni í samtalinu í stað manneskjunnar. Til dæmis er í lagi að ræða við foreldri eða fjölskyldumeðlim um drykkjuvandamál þeirra, en ekki grípa til þess að kalla þá „alkóhólista“ eða „fíkil“. Þannig eru mun ólíklegri til að vera í vörn við þig og líklegri til að heyra og taka á móti því sem þú hefur að segja.

Dæmi um verkfæri og ráð til að vera háttvís þegar þeir takast á við einhvern um hegðun hans:

• Að horfast í augu við starfsmann um frammistöðu sína með því að segja eitthvað eins og: „Ég hef tekið eftir því að þú hefur verið fjarverandi frá mörgum hlutum á fundum, sem er eins og að þú sért seint. Er allt í lagi?“
• Að hefja erfitt samtal við vin um drykkju sína með því að segja eitthvað eins og: „Ég hef bara miklar áhyggjur af þér“ eða „égalveg sama um þig.“

9. Hlustaðu með opnum huga

Erfið samtal ætti ekki aðeins að fela í sér að einn aðili talar, svo vertu viss um að gera hlé og spyrja spurninga til að fá inntak hins aðilans. Reyndu líka að hafa opinn huga og vera reiðubúinn til að íhuga sjónarhorn þeirra í stað þess að vera svo fastur í skoðun þinni að þú hunsar allt sem þeir hafa að segja.[]

Dæmi um leiðir til að vera góður hlustandi með opnum huga, jafnvel þegar þú hefur sterkar tilfinningar eða skoðanir:[]

• Nágstu hvert erfið samtal með forvitnilegu hugarfari og forðastu ályktanir og minnir þig á sjónarhornið4. hinn aðilann og reyndu virkilega að ímynda þér hugsanir þeirra, tilfinningar og reynslu.
• Gera ráð fyrir að flestir hafi góðan ásetning (nema þú hafir skýrar sönnunargögn fyrir því að þetta sé ekki satt), sem hjálpar þér að vera opinn og ekki í vörn.

10. Vertu ekki í vörn

Vörn er ein algengasta ástæðan fyrir því að erfið samtöl breytast í átök og rifrildi. Þegar fólki finnst það sært, móðgað eða hótað er fyrsta eðlishvöt þeirra næstum alltaf að fara í vörn. Sumt fólk lokaði. Aðrir koma með ljótar athugasemdir eða verða kaldhæðnir eða aðgerðalaus-árásargjarn. Aðrir nota sök eða sektarkennd og sumir byrja bara að öskra og öskra.

Hvað hafa allar þessar varnir í sér