Как да водим трудни разговори (Лични и професионални)

Повечето хора избягват трудните разговори и деликатните теми поради скрит страх от конфронтация и конфликт. Въпреки че конфликтите често са неприятни, емоционално изтощителни и дори страшни, избягването на конфликти обикновено не е здравословно за вашите взаимоотношения.[][]

Това важи както за конфликтите на работното място, така и за конфликтите в личните ви взаимоотношения, при които малките проблеми могат да се превърнат в по-големи, ако се избягват.[] Също така не е възможно да се избегнат неудобните разговори или конфликти, затова всеки трябва да развие социални умения, за да се справя с тях.[]

В тази статия ще намерите примери за трудни, но необходими разговори, които може да ви се наложи да проведете на работното място или в личния си живот. Тя ще ви даде и умения, които да ви помогнат да ги проведете успешно.

Защо избягването на трудни разговори не върши работа

Повечето хора се опитват да избягват трудните разговори, но това обикновено е неефективна стратегия. Много трудни разговори и конфликти са неизбежни. Това важи както за личните, така и за професионалните взаимоотношения. Според голямо проучване в Обединеното кралство 51 % от работниците съобщават, че им се налага да водят трудни разговори на работното място поне веднъж месечно или по-често[].

Въпреки че повечето хора избягват конфликти, за да защитят своите взаимоотношения, изследванията показват, че избягването на конфликти всъщност подкопава силата и качеството на взаимоотношенията.[][][][] Хората, които избягват да започват или да водят трудни разговори с хора в личния или професионалния си живот, често съобщават за:[][][]

• Важните въпроси и проблеми не се решават
• Нерешените проблеми се увеличават с времето
• Връзките стават по-крехки
• Хората не могат да бъдат истински и автентични
• Избягването на трудни разговори води до повече стрес.
• Емоциите се потискат и се натрупват с течение на времето.
• Удовлетвореността от взаимоотношенията намалява
• Големи спорове могат да избухнат дори около "малки" въпроси
• Възмущението и гневът могат да се натрупат след прекалено дълго успокояване
• Производителността, работата в екип и удовлетворението от работата намаляват

Може да ви бъде полезна тази статия за подобряване на разговорите в една връзка.

Кога е добре да избегнете труден разговор?

Има някои изключения от правилото, че избягването не е здравословна или ефективна стратегия, когато става въпрос за трудни разговори. Едно от изключенията е, когато проблемът или темата са незначителни или ще се решат от само себе си.

Например може да не е необходимо да се противопоставяте на колега или ръководител за липсата на усилия, ако току-що сте подали двуседмичното си предизвестие и сменяте работата си. Моментите, в които е от решаващо значение да започнете труден разговор, са ситуациите, в които:[]

• Залогът е от голямо значение
• Има конкретни начини, по които човек може да помогне за разрешаването на даден въпрос или проблем.
• Избягването на разговора причинява или може да причини по-големи проблеми
• Възникнал е негативен модел, който няма вероятност да спре, ако не бъде преодолян.

Как да водим трудни разговори

Начинът, по който подхождате към труден или важен разговор, е изключително важен. Твърде пасивният подход в разговора може да ви накара да бъдете прекалено отстъпчиви, поставяйки чувствата и нуждите си на последно място. Твърде агресивният подход в труден разговор може да накара другия човек да се затвори и да се защити, като същевременно влоши отношенията ви с него.ключово при подхождане към конфликти, конфронтации и други трудни разговори.

По-долу са представени 15 съвета и стратегии, които ще ви помогнат да знаете как да водите трудни разговори в работата или с партньора, приятелите или семейството си.

1. Разберете основния проблем

Преди да започнете труден разговор, направете самоанализ, за да се уверите, че наистина разбирате въпроса. Това означава да отделите време, за да помислите за въпроса или проблема от различни гледни точки.[] Това означава също така да идентифицирате всички основни проблеми, които може да са причина или да допринасят за проблема или проблема.[]

Пример: Може да ви притеснява, когато съквартирантът ви кани приятели в делнична вечер, защото това ви затруднява да се наспите добре. Ако обаче никога не сте разговаряли с него за това в началото, не е справедливо да се предполага, че той знае, че това е нещо, което ви притеснява. В този случай основният проблем е свързан с липсата на комуникация относно правилата на дома и очакванията.

2. Определете постижима цел на разговора

Всички трудни разговори трябва да бъдат организирани около ясна "цел" или задача, която бихте искали да постигнете. Определянето на тази цел предварително е наистина важно, а също така е добре да се уверите, че целта е нещо, което е под ваш контрол. Когато имате ясна цел, която е под ваш контрол, почти винаги е възможно да я постигнете, независимо колко труден е разговорът. Ако целта ви енещо, което не е под ваш контрол, опитайте се да го прехвърлите към такова, което е.[]

Още примери за цели, които не зависят от вас, и такива, които зависят:[]

3. Определете подходящо време и място за разговор

Времето е от ключово значение, когато става въпрос за трудни разговори, но също така и мястото, на което се провежда дискусията. Колкото по-трудна или деликатна е темата на разговора, толкова по-важно е да се избере правилното време и място за разговор. Обикновено е добра идея да попитате другия човек за времето и местата, които предпочита, или поне да имате това предвид, когато правите препоръки.

Изборът на "неутрално" място за труден разговор е по-вероятно да доведе до положителен резултат.[] Това може да означава, че трябва да изберете обществено място за разговор, вместо да разговаряте в апартамента или в личния си офис. Просто се уверете, че мястото, което сте избрали, е такова, на което можете да очаквате известно уединение. Също така се уверете, че сте предвидили достатъчно време за задълбочен разговор, а неопитвате се да проведете бърз разговор по време на 15 или 30-минутна почивка.

4. Дайте предварително уведомление за темата

Когато трябва да обсъдите с някого наистина деликатна и трудна тема, най-добре е да не го заслепявате. По-вероятно е предварителното уведомяване да доведе до положителен резултат, отколкото да се появи изненадваща бомба на среща, която някой друг смята за приятелски или непринуден обяд.

Когато работите по определянето на час и дата за разговор, предупредете ги за това, което бихте искали да обсъдите. По този начин те ще имат време да помислят и обмислят въпроса предварително, ще имат време да обмислят искането ви, да го обсъдят с висшестоящите и евентуално да могат да ви дадат окончателен отговор на срещата.

Пример: Ако искате да обсъдите с шефа си повишаване на заплатата или повишение, уведомете го за това, което искате да обсъдите, още при уговарянето на срещата.

5. Подготовка без скриптове

Подготовката за труден разговор може да ви помогне да подредите мислите си, но прекалената подготовка може да доведе до обратен ефект. Например предварителното писане на сценарии и репетиране на разговори може да доведе до това, че когато нещата не вървят точно по план, умът ви ще се затвори. По-добър начин за подготовка за труден разговор е да създадете мисловен план с няколко важни точки, които искате да съобщите.

Пример: Ако възнамерявате да разрешите проблем във връзката с партньора си, може да се подготвите, като:

• Идентифициране на основния проблем, който искате да разрешите (напр. липса на комуникация или ангажираност или нещо, което те са направили или казали и което те е наранило).
• Определяне на начина, по който това се отразява на вас, на живота ви и на взаимоотношенията ви (напр. кара ви да се чувствате маловажни, създава повече несигурност или затруднява планирането на бъдещето).
• Определяне на това, което искате или от което се нуждаете от другия човек (напр. да чуете какво иска и какво си представя за бъдещето на връзката или извинение, ангажимент и т.н.).

6. Представете си положителен резултат

Когато се страхувате от даден разговор, това почти винаги е така, защото сте си представяли, че той ще протече зле, и сега очаквате да се развие по този начин. Представянето на положителен резултат означава, че е по-малко вероятно да се чувствате стресирани и притеснени от разговора, а също така е по-малко вероятно да подходите към него отбранително. Ето защо представянето на положителен резултат всъщност прави по-вероятнода се случи.

Пример: Ако някой приятел ви каже: "Трябва да поговорим", опитайте се да не допускате в ума си да се въртят най-лошите възможни резултати. Вместо това помислете за други, по-положителни неща, за които може да иска да говори, например за добри новини, които има да сподели, или за нещо вълнуващо, което иска да направи с вас.

7. Започнете разговора и бъдете директни

Когато настъпи моментът за разговор, не отлагайте прекалено дълго, като избягвате светските разговори. Поставянето на трудния въпрос или тема на масата още в началото на взаимодействието може да намали напрежението и тревожността, като същевременно даде на всички повече време да се посветят на разглеждания проблем.

Един от най-добрите начини за започване на труден или деликатен разговор е да използвате изречението "Аз", което включва проблема от вашата гледна точка. Изреченията "Аз" е по-малко вероятно да предизвикат защитни реакции и също така могат да ви помогнат да изразите себе си.

Примери за I-изявления:

• "Чувствам се неудовлетворен в работата си, защото има толкова много срещи, че ми е трудно да си свърша работата, и бих искал да ми помогнете да намеря начин да съкратя някои от тях."
• "Загрижена съм за това колко много пиеш и имам чувството, че това се отразява на качеството на времето ни заедно. Наистина бих искала да не пиеш толкова много, когато сме заедно."
• "Не се чувствам толкова щастлива във връзката ни. Въпреки че направихме някои неща, за да я подобрим, мисля, че наистина се нуждаем от помощ от терапевт за двойки."

8. Бъдете тактични, когато се изправяте срещу някого

Когато е необходима конфронтация, най-добре е да се съсредоточите върху поведението по време на разговора, а не върху човека. Например, добре е да говорите с родител или член на семейството за проблема му с алкохола, но не го наричайте "алкохолик" или "наркоман". По този начин е много по-малко вероятно той да се защитава пред вас и е по-вероятно да чуе и приеме това, което искате да кажете.казват.

Примери за инструменти и съвети за тактичност, когато се сблъсквате с някого за неговото поведение:

• Конфликт със служителя относно работата му, като кажете нещо от рода на: "Забелязах, че отсъстваш от много срещи и закъсняваш с работата, което не ти прилича. Всичко ли е наред?"
• Започване на труден разговор с приятел за неговото пиене с думите: "Просто много се притеснявам за теб" или "Наистина ме е грижа за теб".

9. Слушайте с отворено съзнание

Трудните разговори не бива да включват само един човек, който говори, така че не забравяйте да правите умишлено паузи и да задавате въпроси, за да получите мнението на другия човек. Също така се опитайте да запазите отворено съзнание и да сте готови да вземете предвид неговата гледна точка, вместо да сте толкова твърдо убедени в своето мнение, че да пренебрегвате всичко, което той има да каже.

Примери за това как да бъдете добър слушател с отворено съзнание, дори когато имате силни чувства или мнение:[]

• Подхождайте към всеки труден разговор с любопитна нагласа, която ви напомня да сте отворени и да избягвате прибързани заключения.
• Позволете си да приемете гледната точка на другия човек и наистина се опитайте да си представите неговите мисли, чувства и преживявания.
• Приемете, че повечето хора имат добри намерения (освен ако нямате ясни доказателства, че това не е вярно), което ви помага да останете открити и да не се защитавате.

10. Да не се защитавате

Защитата е една от най-честите причини, поради които трудните разговори се превръщат в конфликти и спорове. Когато хората се чувстват наранени, обидени или заплашени, първият им инстинкт почти винаги е да се защитят. Някои хора се затварят в себе си. Други правят хапливи коментари, стават саркастични или пасивно-агресивни. Трети обвиняват или чувстват вина, а някои просто започват да крещят и да викат.

Общото между всички тези защити е, че всяка от тях работи за прекратяване на здравословната комуникация.[] Не можете да контролирате начина, по който другите хора реагират, но да не се защитавате, обикновено е най-добрият начин да избегнете разгорещен спор. Това дори може да прекъсне цикъла на защита и да направи възможен по-позитивен и продуктивен разговор.

Примери за защитни реакции, които трябва да се избягват:

• Повишаване на гласа или викане
• Прекъсване или говорене вместо другия човек
• прибягване до лични нападки или обвинения
• Откриване на миналото или на несвързани въпроси
• Да се оставите да бъдете въвлечени в спор извън темата
• Чувство на необходимост да се защитавате или да противодействате на всяка атака
• Предложете да си вземете почивка, ако нещата останат прекалено разгорещени

Може да ви бъде полезна и тази статия за това как да изразяваме емоциите си здравословно.

11. Да знаете кога да правите компромиси (и кога не)

Не всички трудни разговори ще имат идеален край, независимо от това колко умело подхождате към тях. Понякога най-добрият изход ще бъде компромис, който изисква от вас и от другия човек или хора да пожертвате малко от това, което искате, за да се срещнете по средата. В други случаи не винаги е здравословно да правите компромиси с неща, които наистина са важни за вас, включително с вашите ценности, мечти и етичен кодекс.

Примери за това как да знаете кога да правите компромиси и кога да се придържате към принципите си:

• Попитайте се дали компромисът би бил в разрез с етичните ви норми или ценности.
• Помислете какво жертвате, от какво се отказвате или какво губите при компромиса.
• Помислете дали компромисът е справедлив и равноправен (среща по средата).
• Определете какво печелите вие и другият човек от компромиса.
• Преди да вземете решение, преценете плюсовете и минусите на компромиса.

12. Търсене на обща цел

Дори и в най-трудните разговори често има определени точки, по които и вие, и другият човек можете да се съгласите. Общата цел ви обединява, защото означава, че и вие, и другата страна искате един и същ резултат и просто трябва да намерите приемлив път, за да го постигнете. Когато има обща цел, става много по-лесно да се съсредоточите върху решенията, а не само върху проблемите.

Примери за намиране на обща цел:

• Започнете, като заявите какво бихте искали да получите от разговора. Например: "Надявам се, че ще успеем да преодолеем този проблем и ще продължим да поддържаме здрави отношения."
• Попитайте какво иска другият човек от разговора, като кажете: "Какъв според теб би бил идеалният резултат?"
• Избягвайте различията да се превръщат в бариери, като казвате неща като: "Мисля, че и двамата сме съгласни, че ____" или "Макар да изглежда, че сме на различни страници, изглежда, че и двамата бихме искали ____".

13. Проведете последващ разговор

Много хора допускат грешката да разглеждат трудните разговори като "еднократна" сделка, когато може да се наложи те да се провеждат в поредица. Например не е реалистично да се очаква, че години наред накърнени взаимоотношения или проблеми с доверието към приятел могат да бъдат разрешени с един разговор. Често се налага да се провеждат последващи разговори, но те обикновено са по-малко интензивни и по-продуктивни от първоначалния.разговорът беше.

Примери за последващи разговори:

• Да се обадите на родителите си след разгорещен спор, за да се извините за някои неща, които сте казали и които са навредили на връзката ви.
• След като сте се сблъскали със съквартиранта си за неговия безпорядък, кажете му нещо от рода на: "Наистина оценявам, че полагаш повече усилия да почистваш."
• Да кажете на приятел, че нямате нищо против, след като сте имали труден разговор за нещо, което той е казал или направил и което ви е разстроило.

14. Решавайте проблемите, когато са още малки

Една от причините много хора да избягват трудните разговори е, че са избягвали да се занимават с проблемите, когато те са все още малки. Когато пренебрегваните проблеми се увеличават с течение на времето, те стават по-трудни за разрешаване и предизвикват повече тревоги. Ето защо е най-добре да не отлагате провеждането на труден разговор още в началото, когато проблемът възникне за първи път.

Примери за справяне с малки проблеми в началото:

• Бъдете по-изразителни и открити за чувствата и мненията си, вместо да ги запазвате за себе си, когато не сте съгласни или не харесвате нещо, което е казано или направено.
• Повдигайте дребни въпроси по непринуден начин, вместо да се отнасяте към тях като към нещо сериозно, като казвате нещо от рода на: "Ей, можем ли да поговорим набързо?" или "Исках само да кажа..."
• Използвайте въпроси вместо твърдения или обвинения, когато има проблем, като например: "Би ли било възможно да ___?" или "Бихте ли имали нещо против ___ следващия път?"

15. Знаете как и кога да напуснете разговор в задънена улица

Не всички разговори ще бъдат продуктивни и положителни, независимо колко много работите върху подхода си. Ще има моменти, когато другият човек е твърде незрял или отбранителен, или вие сте твърде емоционални, а също и моменти, когато просто няма решение на проблема. Да знаете кога и как да прекратите разговора е също толкова важно, колкото и да знаете как да го започнете.

Добре е да прекратите разговора, когато нещата станат прекалено разгорещени или когато единият или и двамата започнат да се нападат взаимно. Най-добре е да прекратите и разговор, който се върти в кръг и не се вижда решение. Продължаването на разговора след този момент е по-вероятно да доведе до още по-голям конфликт вместо до решение.

Примери за това как да спрете разговор в задънена улица:

• "Мисля, че и двамата сме прекалено разгорещени. Нека спрем, преди да сме стигнали твърде далеч или да сме казали неща, които не можем да върнем назад."
• "Не мисля, че това ще доведе до нещо продуктивно. Нека засега се съгласим да не се съгласяваме и може би ще се опитаме да поговорим за това по-късно."
• "Искам да проведем тази дискусия, но мисля, че и двамата се нуждаем от повече време за размисъл, за да бъде тя здравословна и продуктивна."

Трудни теми за разговор

Това, което се счита за труден разговор, е малко по-различно за всеки човек, но почти винаги включва чувствителни или неудобни въпроси. Това са въпроси, които могат да предизвикат конфликт, да наранят чувствата или да доведат до недоразумения.[][]

Някои трудни разговори могат да променят, да навредят или дори да сложат край на едно приятелство или връзка. На работното място трудните разговори често включват даване или получаване на отрицателна обратна връзка или обсъждане на деликатни теми като заплата или неподходящо поведение.[][]

По-долу са дадени примери за най-често срещаните трудни разговори, от които хората се страхуват на работното място и в личния си живот:[][][][][]

Заключителни мисли

Макар че е нормално да искаме да избягваме тежки, емоционални или трудни разговори, това понякога може да означава, че големи проблеми във връзката никога няма да бъдат разгледани или решени. С течение на времето избягването на конфликти всъщност може да отслаби връзките ни, като ги направи по-крехки и по-малко близки.

Да знаете как да започнете, проведете и завършите труден разговор е социално умение, от което всички се нуждаем както на работното място, така и в личния си живот. Тактичността, уважението, откритостта и ясното изразяване на чувствата и нуждите могат да помогнат за по-лесното и по-продуктивно провеждане на трудни разговори.