Hoe moeilijke gesprekken te voeren (Persoonlijk & Professioneel)

De meeste mensen vermijden moeilijke gesprekken en gevoelige onderwerpen vanwege een onderliggende angst voor confrontaties en conflicten. Hoewel conflicten vaak ongemakkelijk, emotioneel slopend en zelfs eng zijn, is conflictvermijding meestal niet gezond voor je relaties.[][]

Dit geldt zowel voor conflicten op het werk als voor conflicten in je persoonlijke relaties, waar kleine problemen kunnen uitgroeien tot grotere als ze worden vermeden.[] Het is ook niet mogelijk om ongemakkelijke gesprekken of conflicten te vermijden, daarom moet iedereen de sociale vaardigheden ontwikkelen om ze te kunnen hanteren.[]

Dit artikel geeft voorbeelden van moeilijke maar noodzakelijke gesprekken die je misschien moet voeren op het werk of in je privéleven. Het geeft je ook vaardigheden om ze succesvol te voeren.

Waarom moeilijke gesprekken vermijden niet werkt

De meeste mensen proberen moeilijke gesprekken te vermijden, maar dit is meestal een ineffectieve strategie. Veel moeilijke gesprekken en conflicten zijn onvermijdelijk. Dit geldt voor persoonlijke relaties, maar ook voor professionele relaties. Volgens een groot onderzoek in het Verenigd Koninkrijk gaf 51% van de werknemers aan minstens één keer per maand of vaker moeilijke gesprekken te moeten voeren op het werk.[]

Hoewel de meeste mensen conflicten vermijden om hun relaties te beschermen, heeft onderzoek aangetoond dat conflictvermijding juist de kracht en kwaliteit van een relatie ondermijnt.[][] Mensen die vermijden om moeilijke gesprekken aan te gaan of te voeren met mensen in hun persoonlijke of professionele leven rapporteren vaak:[][]

• Belangrijke problemen worden niet opgelost
• Onopgeloste problemen worden na verloop van tijd groter
• Relaties worden kwetsbaarder
• Mensen zijn niet in staat om oprecht en authentiek te zijn
• Er ontstaat meer stress door het vermijden van moeilijke gesprekken
• Emoties worden onderdrukt en stapelen zich na verloop van tijd op
• Relatietevredenheid daalt
• Grote ruzies kunnen uitbarsten, zelfs rond 'kleine' kwesties
• Wrok en woede kunnen ontstaan na te lang sussen
• Productiviteit, teamwerk en werktevredenheid gaan omlaag

Misschien vind je dit artikel over het verbeteren van gesprekken in een relatie nuttig.

Wanneer is het OK om een moeilijk gesprek uit de weg te gaan?

Er zijn een paar uitzonderingen op de regel dat vermijden geen gezonde of effectieve strategie is als het gaat om moeilijke gesprekken. Eén uitzondering is als de kwestie of het onderwerp van ondergeschikt belang is of vanzelf oplost.[]

Het is bijvoorbeeld misschien niet nodig om een collega of leidinggevende te confronteren met hun gebrek aan inzet als je net je opzegtermijn van twee weken hebt ingediend en van baan gaat veranderen. De momenten waarop het cruciaal is om een moeilijk gesprek te beginnen zijn situaties waarin:[]

• Er staat iets belangrijks op het spel
• Er zijn specifieke manieren waarop iemand kan helpen een probleem op te lossen
• Het vermijden van het gesprek veroorzaakt of kan grotere problemen veroorzaken
• Er is een negatief patroon ontstaan dat waarschijnlijk niet zal stoppen tenzij het wordt aangepakt

Hoe je moeilijke gesprekken voert

De manier waarop je een moeilijk of cruciaal gesprek benadert en navigeert, is ongelooflijk belangrijk. Als je te passief bent in een gesprek, kun je te meegaand zijn en je gevoelens en behoeften op de laatste plaats zetten. Als je te agressief bent in een moeilijk gesprek, kan de andere persoon zich afsluiten en defensief worden, terwijl je ook je relatie met die persoon beschadigt. Assertief communiceren isDe sleutel bij het benaderen van conflicten, confrontaties en andere moeilijke gesprekken.

Hieronder staan 15 tips en strategieën die je helpen om moeilijke gesprekken te voeren op het werk of met je partner, vrienden of familie.

1. Het onderliggende probleem begrijpen

Voordat je een moeilijk gesprek begint, doe je aan zelfreflectie om er zeker van te zijn dat je de kwestie echt begrijpt. Dit betekent dat je de tijd moet nemen om vanuit meerdere perspectieven over de kwestie of het probleem na te denken.[] Het betekent ook dat je eventuele onderliggende kwesties moet identificeren die het probleem of de kwestie veroorzaken of ertoe bijdragen.[]

Voorbeeld: Je vindt het misschien vervelend als je huisgenoot vrienden uitnodigt op een doordeweekse avond, omdat je dan niet goed kunt slapen. Maar als je hier nooit eerder met hem of haar over hebt gesproken, is het oneerlijk om aan te nemen dat hij of zij weet dat dit iets is wat je vervelend vindt. In dit geval heeft het onderliggende probleem te maken met een gebrek aan communicatie over huisregels en verwachtingen.

2. Bepaal een haalbaar doel voor het gesprek

Alle moeilijke gesprekken moeten worden georganiseerd rond een duidelijk "doel" of doel dat je wilt bereiken. Het is heel belangrijk om dit doel van tevoren te identificeren en het is ook een goed idee om ervoor te zorgen dat het doel iets is waarover je controle hebt. Als je een duidelijk doel hebt waarover je controle hebt, is het bijna altijd mogelijk om het te bereiken, hoe moeilijk het gesprek ook is. Als je doel het volgende isiets waar je geen controle over hebt, probeer het te verschuiven naar iets waar je wel controle over hebt.[]

Meer voorbeelden van doelen waarover je geen controle hebt en doelen waarover je wel controle hebt:[]

3. Regel een goede tijd en plaats om te praten

Timing is de sleutel als het gaat om moeilijke gesprekken, maar dat geldt ook voor de locatie waar je het gesprek voert. Hoe moeilijker of gevoeliger het gespreksonderwerp is, hoe belangrijker het wordt om de juiste tijd en plaats te kiezen om te praten. Het is meestal een goed idee om de andere persoon te vragen naar de tijden en plaatsen die hij verkiest, of om dit in ieder geval in gedachten te houden als je aanbevelingen doet.

Het kiezen van een "neutrale" plek voor een moeilijk gesprek zal eerder een positief resultaat opleveren.[] Dit kan betekenen dat je een openbare plek kiest om te praten in plaats van een gesprek in een appartement of persoonlijk kantoor. Zorg er wel voor dat de plek die je kiest er een is waar je enige privacy kunt verwachten. Zorg er ook voor dat je genoeg tijd inplant om een diepgaand gesprek te hebben, in plaats vaneen gehaast gesprek proberen te voeren tijdens een pauze van 15 of 30 minuten.

4. Het onderwerp van tevoren aankondigen

Als er een heel gevoelig en moeilijk onderwerp is dat je met iemand moet bespreken, kun je hem of haar beter niet voor de gek houden. Als je iemand van tevoren inlicht, is de kans groter dat je een positief resultaat bereikt dan dat je een verrassingsbom meeneemt naar wat iemand anders ziet als een vriendschappelijke of informele lunchafspraak.

Als je een tijd en datum afspreekt om te praten, geef dan van tevoren aan wat je wilt bespreken. Op die manier hebben ze wat tijd om van tevoren na te denken over de kwestie, tijd om je verzoek te overwegen, het door te nemen met hogere leidinggevenden en je mogelijk een definitief antwoord te geven tijdens de vergadering.

Voorbeeld: Als je met je baas wilt praten over loonsverhoging of promotie, laat hem dan weten wat je wilt bespreken als je een afspraak maakt.

5. Voorbereiden zonder scripting

Enige voorbereiding op een moeilijk gesprek kan je helpen om je gedachten te ordenen, maar te veel voorbereiding kan averechts werken. Gesprekken van tevoren schrijven en repeteren kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat je geest leegloopt als dingen niet precies volgens plan gaan. Een betere manier om je voor te bereiden op een moeilijk gesprek is om een mentale schets te maken met een paar belangrijke punten die je wilt communiceren.

Voorbeeld: Als je van plan bent om een relatieprobleem met je partner aan te pakken, kun je je hierop voorbereiden:

• Het kernprobleem identificeren dat je wilt aanpakken (bv. gebrek aan communicatie of betrokkenheid of iets wat ze deden of zeiden dat je kwetste).
• De manier identificeren waarop het jou, je leven en je relatie beïnvloedt (bijv. je onbelangrijk voelen, meer onzekerheid creëren of het moeilijk maken om plannen te maken voor de toekomst).
• Identificeren wat je wilt of nodig hebt van de andere persoon (bijv. horen wat ze willen en voor ogen hebben voor de toekomst van de relatie of een verontschuldiging, toezegging, etc.).

6. Stel je een positieve uitkomst voor

Als je merkt dat je huiverig bent voor een bepaald gesprek, komt dat bijna altijd omdat je je hebt voorgesteld dat het slecht zou aflopen en je nu verwacht dat het ook zo zal aflopen. Als je je een positieve uitkomst voorstelt, heb je minder kans dat je je gestrest en angstig voelt over het gesprek en ook minder kans dat je het gesprek defensief benadert. Daarom zorgt het je voorstellen van een positieve uitkomst er eigenlijk voor dat je meer kans hebt opplaatsvinden.

Voorbeeld: Als een vriend tegen je zegt: "We moeten praten", probeer dan je gedachten niet te laten afdwalen naar alle slechtst mogelijke uitkomsten. Denk in plaats daarvan aan andere, meer positieve dingen waar ze misschien over willen praten, zoals goed nieuws dat ze te vertellen hebben of iets spannends dat ze met je willen doen.

7. Begin het gesprek en wees direct

Als het tijd is om het gesprek aan te gaan, treuzel dan niet te lang en vermijd koetjes en kalfjes. Het moeilijke onderwerp al vroeg in de interactie op tafel leggen, kan spanning en ongerustheid verminderen en tegelijkertijd iedereen meer tijd geven om zich met het onderwerp bezig te houden.

Een van de beste manieren om een moeilijk of gevoelig gesprek te beginnen is door een ik-verklaring te gebruiken, die het probleem vanuit jouw perspectief beschrijft. Ik-verklaringen zullen minder snel defensieve reacties oproepen en kunnen je ook helpen om jezelf uit te drukken.

Voorbeelden van I-verklaringen:

• "Ik voel me gefrustreerd op het werk omdat er zoveel vergaderingen zijn dat het moeilijk is om mijn werk af te krijgen, en ik zou graag uw hulp willen bij het vinden van een manier om een paar van deze vergaderingen te schrappen."
• "Ik maak me zorgen over hoeveel je drinkt en heb het gevoel dat het de kwaliteit van onze tijd samen beïnvloedt. Ik zou het echt fijn vinden als je niet zoveel zou drinken als we samen zijn."
• "Ik voel me minder gelukkig in onze relatie. Hoewel we een aantal dingen hebben gedaan om het te verbeteren, denk ik dat we echt hulp nodig hebben van een relatietherapeut."

8. Wees tactvol als je iemand confronteert

Als een confrontatie nodig is, kun je je het beste richten op het gedrag tijdens het gesprek in plaats van op de persoon. Het is bijvoorbeeld prima om met een ouder of familielid te praten over hun drankprobleem, maar noem ze geen "alcoholist" of "verslaafde". Op deze manier is de kans een stuk kleiner dat ze defensief tegen je zullen zijn en is de kans groter dat ze daadwerkelijk horen en ontvangen wat je te vertellen hebt.zeggen.

Voorbeelden van hulpmiddelen en tips om tactvol te zijn wanneer je iemand confronteert met zijn gedrag:

• Een werknemer confronteren met zijn prestaties door iets te zeggen als: "Het is me opgevallen dat je vaak afwezig bent bij vergaderingen en dingen te laat inlevert, dat is niets voor jou. Gaat alles goed?".
• Een moeilijk gesprek beginnen met een vriend over zijn drankgebruik door iets te zeggen als: "Ik maak me gewoon echt zorgen om je" of "Ik geef echt om je".

9. Luister met een open geest

Moeilijke gesprekken zouden niet alleen moeten gaan over één persoon die praat, dus zorg ervoor dat je opzettelijk pauzeert en vragen stelt om de inbreng van de ander te krijgen. Probeer ook een open geest te houden en bereid te zijn om hun perspectief te overwegen in plaats van zo vast te zitten in je mening dat je alles wat ze te zeggen hebben negeert.[]

Voorbeelden van manieren om een goede luisteraar te zijn met een open geest, zelfs als je sterke gevoelens of meningen hebt:[]

• Benader elk moeilijk gesprek met een nieuwsgierige houding, die je eraan herinnert om een open geest te hebben en geen overhaaste conclusies te trekken.
• Sta jezelf toe om het perspectief van de ander in te nemen en probeer je echt hun gedachten, gevoelens en ervaringen voor te stellen.
• Ga ervan uit dat de meeste mensen goede bedoelingen hebben (tenzij je duidelijk bewijs hebt dat dit niet waar is), wat je helpt om open en niet-defensief te blijven.

10. Niet-defensief blijven

Defensiviteit is een van de meest voorkomende redenen waarom moeilijke gesprekken uitmonden in conflicten en ruzies. Wanneer mensen zich gekwetst, beledigd of bedreigd voelen, is hun eerste instinct bijna altijd om in de verdediging te schieten. Sommige mensen sluiten zich af. Anderen maken hatelijke opmerkingen of worden sarcastisch of passief-agressief. Weer anderen maken gebruik van schuld of schuldgevoel en weer anderen beginnen gewoon te schreeuwen en te schelden.

Wat al deze verdedigingsmechanismen gemeen hebben, is dat ze allemaal een gezonde communicatie in de weg staan.[] Je kunt niet controleren hoe andere mensen reageren, maar niet-defensief blijven is meestal de beste manier om een verhitte ruzie te voorkomen. Dit kan zelfs de cyclus van defensiviteit doorbreken en het mogelijk maken om een positiever en productiever gesprek te voeren.

Voorbeelden van defensieve reacties die je moet vermijden:

• Je stem verheffen of schreeuwen
• De ander onderbreken of overstemmen
• Toevlucht nemen tot persoonlijke aanvallen of schuldigen aanwijzen
• Het verleden of ongerelateerde kwesties oprakelen
• Jezelf laten meeslepen in een discussie die niet over het onderwerp gaat
• De behoefte voelen om elke aanval te verdedigen of te pareren
• Stel voor een pauze in te lassen als de gemoederen te hoog oplopen

Misschien vind je dit artikel over hoe je emoties op een gezonde manier kunt uiten ook nuttig.

11. Weet wanneer je een compromis moet sluiten (en wanneer niet)

Niet alle moeilijke gesprekken zullen een ideale afloop hebben, hoe vaardig je ze ook benadert. Soms zal de beste uitkomst een compromis zijn waarbij jij en de andere persoon of personen een beetje moeten opofferen van wat jullie willen om elkaar in het midden te ontmoeten. Andere keren is het niet altijd gezond om compromissen te sluiten over dingen die echt belangrijk voor je zijn, zoals je waarden, dromen en ethische code.

Voorbeelden van hoe je weet wanneer je een compromis moet sluiten en wanneer je bij je principes moet blijven:

• Vraag jezelf af of een compromis sluiten tegen je ethiek of waarden ingaat.
• Bedenk wat je opoffert, opgeeft of verliest in het compromis.
• Overweeg of het compromis eerlijk en gelijkwaardig is (ontmoeting in het midden).
• Identificeer wat jij en de andere persoon winnen bij het compromis.
• Weeg de voor- en nadelen van het compromis af voordat je beslist.

12. Zoek een gemeenschappelijk doel

Zelfs in de moeilijkste gesprekken zijn er vaak bepaalde punten waar jij en de andere persoon het allebei over eens kunnen zijn. Een gemeenschappelijk doel verenigt je, omdat het betekent dat jij en de andere partij hetzelfde resultaat willen en alleen een acceptabel pad hoeven te vinden om daar te komen. Als er een gemeenschappelijk doel is, wordt het veel gemakkelijker om je op oplossingen te richten in plaats van alleen op de problemen.[]

Voorbeelden van het vinden van een gemeenschappelijk doel:

• Begin met aan te geven wat je uit het gesprek wilt halen, bijvoorbeeld: "Ik hoop dat we hier doorheen kunnen werken en een sterke relatie kunnen blijven houden."
• Vraag wat de ander wil van het gesprek door te zeggen: "Wat denk je dat het ideale resultaat zou zijn?".
• Vermijd dat verschillen barrières worden door dingen te zeggen als, "Ik denk dat we het er allebei over eens zijn dat ____" of "Hoewel het lijkt alsof we op verschillende pagina's zitten, klinkt het alsof we allebei ____ willen".

13. Voer een vervolggesprek

Veel mensen maken de fout om moeilijke gesprekken als een 'een-en-ander' deal te zien, terwijl ze misschien in een reeks moeten plaatsvinden. Het is bijvoorbeeld niet realistisch om te verwachten dat jarenlange relatieschade of vertrouwensproblemen met een vriend in één gesprek kunnen worden opgelost. Vaak moeten er vervolggesprekken plaatsvinden, maar deze zijn meestal minder intens en productiever dan de eerste gesprekken.gesprek was.

Voorbeelden van vervolggesprekken:

• Je ouders bellen na een verhitte ruzie om je te verontschuldigen voor bepaalde dingen die je hebt gezegd en die de relatie hebben gekwetst.
• Nadat je een kamergenoot hebt geconfronteerd met hun rommeligheid, kun je iets zeggen als: "Ik waardeer het echt dat je meer moeite doet om op te ruimen."
• Een vriend(in) laten weten dat er geen wrok is na een moeilijk gesprek over iets wat hij/zij heeft gezegd of gedaan waardoor je van streek bent geraakt.

14. Pak problemen aan als ze nog klein zijn

Een van de redenen waarom veel mensen moeilijke gesprekken uit de weg gaan, is omdat ze hebben vermeden om problemen aan te pakken wanneer ze nog klein zijn. Wanneer genegeerde problemen na verloop van tijd groter worden, worden ze moeilijker op te lossen en angstiger. Daarom is het het beste om het voeren van een moeilijk gesprek niet uit te stellen wanneer een probleem zich voor het eerst voordoet.

Voorbeelden van hoe je kleine problemen in een vroeg stadium kunt aanpakken:

• Wees expressiever en opener over je gevoelens en meningen, in plaats van ze voor jezelf te houden als je het er niet mee eens bent of iets wat gezegd of gedaan wordt niet leuk vindt.
• Breng kleine problemen ter sprake op een ongedwongen manier in plaats van ze te behandelen alsof ze heel serieus zijn door iets te zeggen als: "Hé, kunnen we even snel babbelen?" of "Ik wilde alleen maar zeggen...".
• Gebruik vragen in plaats van verklaringen of beschuldigingen als er een probleem is, zoals vragen: "Zou het mogelijk zijn om ___?" of, "Zou je het erg vinden om ___ de volgende keer?".

15. Weten hoe en wanneer je een doodlopend gesprek moet verlaten

Niet alle gesprekken zullen productief en positief zijn, hoezeer je ook werkt aan je aanpak. Er zullen momenten zijn waarop de andere persoon te onvolwassen of defensief is, of jij te emotioneel, en ook momenten waarop er gewoon geen oplossing is voor het probleem. Weten wanneer en hoe je een gesprek beëindigt is net zo essentieel als weten hoe je er een begint.

Het is een goed idee om een gesprek te beëindigen als het te verhit is geworden of als een of beide mensen elkaar beginnen aan te vallen. Het is ook het beste om een gesprek te beëindigen dat in cirkels loopt zonder dat er een oplossing in zicht is. Doorgaan voorbij dit punt zal eerder leiden tot meer conflicten in plaats van een oplossing.[]

Voorbeelden van hoe je een doodlopend gesprek kunt stoppen:

• "Ik denk dat we allebei een beetje te verhit zijn. Laten we stoppen voordat we te ver gaan of dingen zeggen die we niet meer terug kunnen nemen."
• "Ik denk niet dat dit ergens toe leidt. Laten we het er voorlopig over eens zijn dat we het oneens zijn en er later misschien nog eens over praten."
• "Ik wil deze discussie wel voeren, maar ik denk dat we allebei meer tijd nodig hebben om na te denken en te reflecteren om het gezond en productief te laten zijn."

Moeilijke gespreksonderwerpen

Wat een moeilijk gesprek is, verschilt een beetje per persoon, maar het gaat bijna altijd om gevoelige of ongemakkelijke kwesties. Dit zijn kwesties die conflicten kunnen veroorzaken, gevoelens kunnen kwetsen of tot misverstanden kunnen leiden.[][]

Sommige moeilijke gesprekken kunnen een vriendschap of relatie veranderen, beschadigen of zelfs beëindigen. Op het werk gaan moeilijke gesprekken vaak over het geven of ontvangen van negatieve feedback of het bespreken van gevoelige onderwerpen zoals salaris of ongepast gedrag.[][]

Hieronder staan voorbeelden van de meest voorkomende moeilijke gesprekken die mensen niet graag voeren op het werk en in hun privéleven:[][][][][]

Laatste gedachten

Hoewel het normaal is om moeilijke, emotionele of moeilijke gesprekken te willen vermijden, kan dit soms betekenen dat grote relatieproblemen nooit worden aangepakt of opgelost. Na verloop van tijd kan het vermijden van conflicten onze relaties verzwakken, waardoor ze kwetsbaarder en minder hecht worden.

Weten hoe je een moeilijk gesprek begint, voert en eindigt, is een sociale vaardigheid die we allemaal nodig hebben, zowel op het werk als in ons privéleven. Door tactvol, respectvol en ruimdenkend te zijn en je gevoelens en behoeften duidelijk uit te drukken, kunnen moeilijke gesprekken gemakkelijker en productiever verlopen.