Jak prowadzić trudne rozmowy (osobiste i zawodowe)

Większość ludzi unika trudnych rozmów i drażliwych tematów z powodu ukrytego strachu przed konfrontacją i konfliktem. Chociaż konflikt jest często niewygodny, wyczerpujący emocjonalnie, a nawet przerażający, unikanie konfliktu zwykle nie jest zdrowe dla twoich relacji.[][]

Dotyczy to zarówno konfliktów w miejscu pracy, jak i konfliktów w relacjach osobistych, gdzie małe kwestie mogą przerodzić się w większe, gdy się ich unika.[] Ponadto, nie jest możliwe uniknięcie niewygodnych rozmów lub konfliktów, dlatego każdy musi rozwinąć umiejętności społeczne, aby móc się z nimi uporać.[]

Niniejszy artykuł zawiera przykłady trudnych, ale koniecznych rozmów, które możesz być zmuszony przeprowadzić w pracy lub w życiu osobistym, a także umiejętności, które pomogą Ci w ich pomyślnym przeprowadzeniu.

Dlaczego unikanie trudnych rozmów nie działa?

Większość ludzi stara się unikać trudnych rozmów, ale jest to zazwyczaj nieskuteczna strategia. Wiele trudnych rozmów i konfliktów jest nieuniknionych. Dotyczy to zarówno relacji osobistych, jak i zawodowych. Według dużej ankiety przeprowadzonej w Wielkiej Brytanii 51% pracowników zgłosiło, że musi przeprowadzać trudne rozmowy w pracy co najmniej raz w miesiącu lub częściej [].

Podczas gdy większość ludzi unika konfliktów, aby chronić swoje relacje, badania wykazały, że unikanie konfliktów w rzeczywistości osłabia siłę i jakość relacji.[][][] Ludzie, którzy unikają inicjowania lub prowadzenia trudnych rozmów z ludźmi w życiu osobistym lub zawodowym, często zgłaszają:[][][]

• Ważne kwestie i problemy nie są rozwiązywane
• Nierozwiązane problemy stają się z czasem coraz większe
• Relacje stają się bardziej kruche
• Ludzie nie są w stanie być szczerzy i autentyczni
• Unikanie trudnych rozmów powoduje większy stres
• Emocje są tłumione i narastają z czasem.
• Zadowolenie z relacji spada
• Wielkie kłótnie mogą wybuchać nawet wokół "drobnych" spraw
• Uraza i gniew mogą narastać po zbyt długim uspokajaniu.
• Wydajność, praca zespołowa i zadowolenie z pracy spadają

Pomocny może okazać się ten artykuł na temat poprawy konwersacji w związku.

Kiedy można uniknąć trudnej rozmowy?

Istnieją pewne wyjątki od reguły, że unikanie nie jest zdrową ani skuteczną strategią, jeśli chodzi o trudne rozmowy. Jednym z wyjątków jest sytuacja, gdy kwestia lub temat jest niewielki lub rozwiąże się samoistnie [].

Na przykład, może nie być konieczne konfrontowanie się ze współpracownikiem lub przełożonym na temat jego braku wysiłku, jeśli właśnie złożyłeś dwutygodniowe wypowiedzenie i zmieniasz pracę. Momenty, w których kluczowe jest zainicjowanie trudnej rozmowy, to sytuacje, w których:[]

• W grę wchodzi coś ważnego
• Istnieją konkretne sposoby, w jakie dana osoba może pomóc w rozwiązaniu danej kwestii lub problemu
• Unikanie rozmowy powoduje lub może spowodować większe problemy
• Rozwinął się negatywny wzorzec, który prawdopodobnie nie zostanie zatrzymany, jeśli nie zostaną podjęte odpowiednie działania.

Jak prowadzić trudne rozmowy

Sposób, w jaki podchodzisz do trudnej lub kluczowej rozmowy jest niezwykle ważny. Bycie zbyt pasywnym w rozmowie może sprawić, że będziesz nadmiernie dostosowywać się do sytuacji, stawiając swoje uczucia i potrzeby na pierwszym miejscu. Bycie zbyt agresywnym w trudnej rozmowie może spowodować, że druga osoba zamknie się w sobie i zacznie się bronić, jednocześnie niszcząc twoje relacje z nią. Asertywna komunikacja jest bardzo ważna.jest kluczem w podejściu do konfliktów, konfrontacji i innych trudnych rozmów.

Poniżej znajduje się 15 wskazówek i strategii, które pomogą Ci wiedzieć, jak prowadzić trudne rozmowy w pracy lub z partnerem, przyjaciółmi lub rodziną.

1. zrozumienie podstawowej kwestii

Zanim rozpoczniesz trudną rozmowę, dokonaj autorefleksji, aby upewnić się, że naprawdę rozumiesz daną kwestię. Oznacza to poświęcenie czasu na zastanowienie się nad daną kwestią lub problemem z wielu perspektyw.[] Oznacza to również zidentyfikowanie wszelkich podstawowych kwestii, które mogą powodować lub przyczyniać się do powstania danego problemu lub kwestii.[]

Przykład: Może ci przeszkadzać, gdy twój współlokator ma znajomych w nocy, ponieważ utrudnia ci to spokojny sen. Jeśli jednak nigdy wcześniej nie rozmawiałeś z nim na ten temat, niesprawiedliwe jest zakładanie, że wiedziałby, że jest to coś, co ci przeszkadza. W tym przypadku podstawowa kwestia jest związana z brakiem komunikacji na temat zasad i oczekiwań domu.

2. określić osiągalny cel rozmowy

Wszystkie trudne rozmowy powinny być zorganizowane wokół jasnego "celu" lub celu, który chcesz osiągnąć. Zidentyfikowanie tego celu wcześniej jest naprawdę ważne, a także dobrym pomysłem jest upewnienie się, że cel jest czymś, co jest pod twoją kontrolą. Kiedy masz jasny cel, który jest pod twoją kontrolą, prawie zawsze jest możliwe jego osiągnięcie, bez względu na to, jak trudna jest rozmowa. Jeśli twoim celem jestcoś, na co nie masz wpływu, spróbuj zmienić to na coś, na co masz wpływ.[]

Więcej przykładów celów, które nie są pod twoją kontrolą i tych, które są:[]

3. ustalić dobry czas i miejsce na rozmowę

Czas jest kluczowy, jeśli chodzi o trudne rozmowy, ale także miejsce, w którym się je przeprowadza. Im trudniejszy lub bardziej drażliwy jest temat rozmowy, tym ważniejsze staje się wybranie odpowiedniego czasu i miejsca na rozmowę. Zwykle dobrym pomysłem jest zapytanie drugiej osoby o preferowane przez nią czasy i miejsca lub przynajmniej pamiętanie o tym przy formułowaniu zaleceń.

Wybór "neutralnego" miejsca na trudną rozmowę z większym prawdopodobieństwem przyniesie pozytywny rezultat. Może to oznaczać wybranie publicznego miejsca na rozmowę zamiast rozmowy w mieszkaniu lub osobistym biurze. Upewnij się tylko, że wybrane miejsce to takie, w którym możesz oczekiwać pewnej prywatności. Upewnij się również, że zaplanujesz wystarczająco dużo czasu na dogłębną rozmowę, a nie na rozmowę w cztery oczy.próbując przeprowadzić pospieszną rozmowę podczas 15- lub 30-minutowej przerwy.

4) Powiadomienie o temacie z wyprzedzeniem

Jeśli masz do omówienia z kimś naprawdę drażliwy i trudny temat, lepiej nie zaskakiwać tej osoby. Powiadomienie z wyprzedzeniem jest bardziej prawdopodobne, że doprowadzi do pozytywnego wyniku niż przyniesienie bomby z zaskoczenia na coś, co ktoś inny uważa za przyjazną lub swobodną randkę na lunch.

Kiedy pracujesz nad ustaleniem czasu i daty rozmowy, uprzedź ich o tym, co chciałbyś omówić. W ten sposób będą mieli trochę czasu na przemyślenie i zastanowienie się nad tą kwestią wcześniej, czas na rozważenie twojej prośby, przekazanie jej wyższym przełożonym i być może będą w stanie udzielić ci ostatecznej odpowiedzi na spotkaniu.

Przykład: Jeśli chcesz porozmawiać z szefem na temat podwyżki lub awansu, poinformuj go o tym, co chcesz omówić podczas umawiania spotkania.

5) Przygotowanie bez skryptów

Przygotowanie się do trudnej rozmowy może pomóc w uporządkowaniu myśli, ale zbyt wiele przygotowań może przynieść odwrotny skutek. Na przykład, pisanie scenariuszy i ćwiczenie rozmów z wyprzedzeniem może sprawić, że umysł będzie pusty, gdy sprawy nie pójdą dokładnie zgodnie z planem. Lepszym sposobem przygotowania się do trudnej rozmowy jest stworzenie mentalnego konspektu z kilkoma ważnymi punktami, które chcesz przekazać.

Przykład: Jeśli planujesz zająć się problemem w związku ze swoim partnerem, możesz chcieć się do tego przygotować:

• Zidentyfikowanie głównego problemu, który chcesz rozwiązać (np. brak komunikacji lub zaangażowania lub coś, co zrobił lub powiedział, co cię zraniło).
• Określenie sposobu, w jaki wpływa to na ciebie, twoje życie i twój związek (np. sprawia, że czujesz się nieważny, powoduje większą niepewność lub utrudnia planowanie przyszłości).
• Określenie, czego chcesz lub potrzebujesz od drugiej osoby (np. wysłuchanie jej oczekiwań i wyobrażeń dotyczących przyszłości związku, przeprosin, zaangażowania itp.)

6. wyobrazić sobie pozytywny wynik

Kiedy obawiasz się jakiejś rozmowy, prawie zawsze dzieje się tak dlatego, że wyobraziłeś sobie, że pójdzie ona źle i teraz spodziewasz się, że pójdzie w ten sposób. Wyobrażanie sobie pozytywnego wyniku oznacza, że jest mniej prawdopodobne, że poczujesz się zestresowany i zaniepokojony rozmową, a także mniej prawdopodobne, że podejdziesz do rozmowy w sposób defensywny. Dlatego wyobrażanie sobie pozytywnego wyniku w rzeczywistości zwiększa prawdopodobieństwo, że rozmowa pójdzie dobrze.wystąpić.

Przykład: Jeśli przyjaciel mówi ci: "Musimy porozmawiać", postaraj się nie pozwolić, by twój umysł błądził po wszystkich najgorszych możliwych rozwiązaniach. Zamiast tego rozważ inne, bardziej pozytywne rzeczy, o których może chcieć porozmawiać, takie jak dobre wieści, którymi chce się podzielić lub coś ekscytującego, co chce z tobą zrobić.

7. inicjuj rozmowę i bądź bezpośredni

Kiedy nadejdzie czas na rozmowę, nie zwlekaj zbyt długo, unikając pogawędek. Przedstawienie trudnej kwestii lub tematu na wczesnym etapie interakcji może zmniejszyć napięcie i niepokój, dając jednocześnie wszystkim więcej czasu na poświęcenie się omawianej kwestii.

Jednym z najlepszych sposobów na rozpoczęcie trudnej lub drażliwej rozmowy jest użycie stwierdzenia "ja", które przedstawia problem z twojej perspektywy. Stwierdzenia "ja" rzadziej wywołują reakcje obronne i mogą również pomóc ci wyrazić siebie.

Przykłady stwierdzeń typu I:

• "Czuję się sfrustrowany w pracy, ponieważ jest tak wiele spotkań, że trudno mi wykonać swoją pracę i chciałbym, abyś pomógł mi znaleźć sposób na ograniczenie kilku z nich".
• "Niepokoi mnie to, ile pijesz i czuję, że wpływa to na jakość naszego wspólnego czasu. Naprawdę chciałbym, żebyś nie pił tak dużo, kiedy jesteśmy razem".
• "Czuję się mniej szczęśliwy w naszym związku. Chociaż zrobiliśmy kilka rzeczy, by go poprawić, myślę, że naprawdę potrzebujemy pomocy terapeuty par".

8. zachowuj się taktownie podczas konfrontacji z kimś

Gdy konieczna jest konfrontacja, najlepiej jest skupić się na zachowaniu podczas rozmowy, a nie na osobie. Na przykład, rozmowa z rodzicem lub członkiem rodziny o ich problemie z alkoholem jest w porządku, ale nie uciekaj się do nazywania ich "alkoholikami" lub "uzależnionymi". W ten sposób prawdopodobieństwo, że będą się przed tobą bronić jest znacznie mniejsze, a bardziej prawdopodobne jest, że faktycznie wysłuchają i przyjmą to, co masz do powiedzenia.powiedzieć.

Przykłady narzędzi i wskazówek, jak być taktownym podczas konfrontacji z kimś na temat jego zachowania:

• Skonfrontowanie się z pracownikiem na temat jego wydajności, mówiąc coś w stylu: "Zauważyłem, że jesteś nieobecny na wielu spotkaniach i oddajesz rzeczy z opóźnieniem, co nie jest w twoim stylu. Czy wszystko jest w porządku?".
• Rozpoczęcie trudnej rozmowy z przyjacielem na temat jego picia od powiedzenia czegoś w stylu: "Naprawdę się o ciebie martwię" lub "Naprawdę mi na tobie zależy".

9. słuchaj z otwartym umysłem

Trudne rozmowy nie powinny obejmować tylko jednej osoby mówiącej, więc upewnij się, że celowo robisz pauzy i zadajesz pytania, aby uzyskać wkład drugiej osoby. Postaraj się także zachować otwarty umysł i być gotowym rozważyć ich perspektywę, zamiast tak mocno tkwić w swojej opinii, że lekceważysz wszystko, co mają do powiedzenia [].

Przykłady sposobów na bycie dobrym słuchaczem z otwartym umysłem, nawet jeśli masz silne uczucia lub opinie:[]

• Podejdź do każdej trudnej rozmowy z ciekawskim nastawieniem, które przypomina ci o zachowaniu otwartego umysłu i unikaniu wyciągania pochopnych wniosków.
• Pozwól sobie na przyjęcie perspektywy drugiej osoby i naprawdę spróbuj wyobrazić sobie jej myśli, uczucia i doświadczenia.
• Przyjmij, że większość ludzi ma dobre intencje (chyba że masz wyraźny dowód na to, że tak nie jest), co pomoże ci pozostać otwartym i nieobronnym.

10) Nie bronić się

Defensywność jest jednym z najczęstszych powodów, dla których trudne rozmowy przeradzają się w konflikty i kłótnie. Kiedy ludzie czują się zranieni, urażeni lub zagrożeni, ich pierwszym odruchem jest prawie zawsze obrona. Niektórzy ludzie zamykają się w sobie. Inni rzucają złośliwe komentarze, stają się sarkastyczni lub pasywno-agresywni. Inni używają obwiniania lub poczucia winy, a niektórzy po prostu zaczynają krzyczeć i krzyczeć.

Wszystkie te mechanizmy obronne mają to do siebie, że każdy z nich działa w celu zamknięcia zdrowej komunikacji. Nie możesz kontrolować reakcji innych ludzi, ale pozostanie bez obrony jest zwykle najlepszym sposobem na uniknięcie ostrej kłótni. Może to nawet przerwać cykl obronny i umożliwić bardziej pozytywną i produktywną rozmowę.

Przykłady reakcji obronnych, których należy unikać:

• Podnoszenie głosu lub krzyczenie
• Przerywanie lub mówienie nad drugą osobą
• Uciekanie się do ataków osobistych lub obwinianie innych
• Odgrzebywanie przeszłości lub niepowiązanych kwestii
• Dać się wciągnąć w kłótnię nie na temat
• Odczuwanie potrzeby obrony lub odpierania każdego ataku
• Zaproponuj przerwę, jeśli sytuacja będzie zbyt gorąca.

Pomocny może okazać się również ten artykuł na temat zdrowego wyrażania emocji.

11. wiedzieć, kiedy iść na kompromis (a kiedy nie)

Nie wszystkie trudne rozmowy będą miały idealne zakończenie, bez względu na to, jak umiejętnie do nich podejdziesz. Czasami najlepszym rezultatem będzie kompromis, który wymaga od ciebie i drugiej osoby lub osób poświęcenia odrobiny tego, czego chcesz, aby spotkać się pośrodku. Innym razem nie zawsze jest zdrowo iść na kompromis w sprawach, które są dla ciebie naprawdę ważne, w tym wartości, marzeń i kodeksu etycznego.

Przykłady tego, jak wiedzieć, kiedy iść na kompromis, a kiedy trzymać się swoich zasad:

• Zadaj sobie pytanie, czy pójście na kompromis byłoby sprzeczne z Twoją etyką lub wartościami.
• Zastanów się, co poświęcasz, z czego rezygnujesz lub co tracisz, idąc na kompromis.
• Zastanów się, czy kompromis jest sprawiedliwy i równy (spotkanie pośrodku).
• Określ, co zyskujesz ty i druga osoba na kompromisie.
• Przed podjęciem decyzji należy rozważyć wady i zalety kompromisu.

12. poszukiwanie wspólnego celu

Nawet w najtrudniejszych rozmowach często istnieją pewne punkty, co do których ty i druga osoba możecie się zgodzić. Wspólny cel jednoczy cię, ponieważ oznacza, że ty i druga strona chcecie tego samego rezultatu i musicie tylko znaleźć akceptowalną ścieżkę, aby go osiągnąć. Kiedy istnieje wspólny cel, znacznie łatwiej jest skupić się na rozwiązaniach, a nie tylko na problemach[].

Przykłady tego, jak znaleźć wspólny cel:

• Zacznij od stwierdzenia, co chciałbyś uzyskać z rozmowy, np. "Mam nadzieję, że uda nam się przez to przejść i nadal utrzymywać silne relacje".
• Zapytaj, czego druga osoba oczekuje od rozmowy, mówiąc: "Jak myślisz, jaki byłby idealny rezultat?".
• Unikaj sytuacji, w których różnice stają się barierami, mówiąc takie rzeczy jak: "Myślę, że oboje zgadzamy się, że ____" lub "Chociaż wydaje się, że jesteśmy po różnych stronach, wygląda na to, że oboje chcielibyśmy ____".

13. przeprowadzić rozmowę uzupełniającą

Wiele osób popełnia błąd, postrzegając trudne rozmowy jako "jednorazowe", podczas gdy mogą one wymagać przeprowadzenia ich w serii. Na przykład, nie jest realistyczne oczekiwanie, że wieloletnie szkody w związku lub kwestie zaufania z przyjacielem mogą zostać rozwiązane podczas jednej rozmowy. Często konieczne są dalsze rozmowy, ale są one zwykle mniej intensywne i bardziej produktywne niż początkowe.rozmowa była.

Przykłady dalszych rozmów:

• Dzwonienie do rodziców po ostrej kłótni, aby przeprosić za pewne rzeczy, które powiedziałeś, a które zraniły związek.
• Kontynuowanie rozmowy ze współlokatorem po skonfrontowaniu go z jego bałaganiarstwem, mówiąc coś w stylu: "Naprawdę doceniam, że starasz się bardziej sprzątać".
• Poinformowanie przyjaciela, że nie żywisz do niego urazy po trudnej rozmowie na temat czegoś, co powiedział lub zrobił, co cię zdenerwowało.

14. rozwiązywanie problemów, gdy są one jeszcze małe

Jednym z powodów, dla których wiele osób unika trudnych rozmów, jest to, że unikają zajmowania się problemami, gdy są one jeszcze małe. Gdy ignorowane problemy stają się z czasem coraz większe, stają się trudniejsze do rozwiązania i wywołują więcej niepokoju. Dlatego najlepiej jest nie zwlekać z przeprowadzeniem trudnej rozmowy na wczesnym etapie, gdy problem pojawia się po raz pierwszy.

Przykłady wczesnego rozwiązywania drobnych problemów:

• Bądź bardziej ekspresyjny i otwarty w wyrażaniu swoich uczuć i opinii, zamiast zachowywać je dla siebie, gdy nie zgadzasz się lub nie podoba ci się coś, co zostało powiedziane lub zrobione.
• Poruszaj drobne kwestie w niezobowiązujący sposób, zamiast traktować je jak coś poważnego, mówiąc coś w stylu: "Hej, możemy szybko porozmawiać?" lub "Chciałem tylko powiedzieć...".
• Używaj pytań zamiast stwierdzeń lub oskarżeń, gdy pojawia się problem, na przykład pytając: "Czy byłoby możliwe, aby ___?" lub "Czy mógłbyś ___ następnym razem?".

15) Wiedzieć, jak i kiedy zakończyć rozmowę, która utknęła w martwym punkcie.

Nie wszystkie rozmowy będą produktywne i pozytywne, bez względu na to, jak bardzo pracujesz nad swoim podejściem. Będą chwile, kiedy druga osoba będzie zbyt niedojrzała lub defensywna, lub będziesz zbyt emocjonalny, a także chwile, kiedy po prostu nie będzie rozwiązania problemu. Wiedza o tym, kiedy i jak zakończyć rozmowę, jest tak samo ważna, jak wiedza o tym, jak ją rozpocząć.

Dobrym pomysłem jest zakończenie rozmowy, gdy sprawy stają się zbyt gorące lub gdy jedna lub obie osoby zaczynają atakować się nawzajem. Najlepiej jest również zakończyć rozmowę, która toczy się w kółko i nie widać rozwiązania. Kontynuowanie rozmowy po tym punkcie z większym prawdopodobieństwem spowoduje większy konflikt zamiast rozwiązania.

Przykłady, jak przerwać rozmowę w martwym punkcie:

• "Zatrzymajmy się, zanim zabrniemy za daleko lub powiemy rzeczy, których nie będziemy w stanie cofnąć.
• "Nie sądzę, by ta rozmowa miała być produktywna. Na razie zgódźmy się nie zgadzać i może spróbujmy porozmawiać o tym później".
• "Chcę przeprowadzić tę dyskusję, ale myślę, że oboje potrzebujemy więcej czasu do namysłu i refleksji, aby była ona zdrowa i produktywna".

Trudne tematy rozmów

To, co liczy się jako trudna rozmowa, jest nieco inne dla każdej osoby, ale prawie zawsze dotyczą one delikatnych lub niewygodnych kwestii. Są to kwestie, które mogą potencjalnie powodować konflikty, ranić uczucia lub prowadzić do nieporozumień.[][]

Niektóre trudne rozmowy mogą potencjalnie zmienić, zniszczyć, a nawet zakończyć przyjaźń lub związek. W pracy trudne rozmowy często wiążą się z udzielaniem lub otrzymywaniem negatywnych informacji zwrotnych lub omawianiem drażliwych tematów, takich jak wynagrodzenie lub niewłaściwe zachowania.[][]

Poniżej znajdują się przykłady najczęstszych trudnych rozmów, których ludzie obawiają się w pracy i w życiu osobistym:[][][][]

Końcowe przemyślenia

Choć to normalne, że chcemy unikać rozmów, które są trudne, emocjonalne lub trudne, może to czasami oznaczać, że duże problemy w związku nigdy nie zostaną rozwiązane. Z biegiem czasu unikanie konfliktów może w rzeczywistości osłabić nasze relacje, czyniąc je bardziej kruchymi i mniej bliskimi.

Wiedza o tym, jak rozpocząć, przeprowadzić i zakończyć trudną rozmowę, jest umiejętnością społeczną, której wszyscy potrzebujemy, zarówno w pracy, jak i w życiu osobistym. Taktowność, szacunek, otwartość i jasne wyrażanie swoich uczuć i potrzeb mogą pomóc w ułatwieniu trudnych rozmów i uczynić je bardziej produktywnymi.