Як вести складні розмови (особисті та професійні)

Більшість людей уникають складних розмов і делікатних тем через прихований страх перед конфронтацією та конфліктами. Хоча конфлікт часто буває незручним, емоційно виснажливим і навіть страшним, уникання конфліктів зазвичай не є здоровим для ваших стосунків.

Це стосується як конфліктів на робочому місці, так і конфліктів у ваших особистих стосунках, де маленькі проблеми можуть перерости у великі, якщо їх уникати [] Крім того, неможливо уникнути незручних розмов або конфліктів, тому кожному потрібно розвивати соціальні навички, щоб їх уникати [].

У цій статті ми наведемо приклади важких, але необхідних розмов, які вам можуть знадобитися на роботі чи в особистому житті. Вона також дасть вам навички, які допоможуть вам успішно вести їх.

Чому уникання складних розмов не працює

Більшість людей намагаються уникати складних розмов, але зазвичай це неефективна стратегія. Багато складних розмов і конфліктів неминучі. Це стосується як особистих стосунків, так і професійних. Згідно з великим опитуванням у Великій Британії, 51% працівників повідомили, що їм доводиться вести складні розмови на роботі принаймні раз на місяць або частіше [].

Хоча більшість людей уникають конфліктів, щоб захистити свої стосунки, дослідження показали, що уникнення конфліктів насправді підриває міцність і якість стосунків. Люди, які уникають ініціювати або вести складні розмови з людьми в особистому чи професійному житті, часто повідомляють:[][]

• Важливі питання та проблеми не вирішуються
• Невирішені проблеми з часом стають більшими
• Стосунки стають більш крихкими
• Люди не здатні бути справжніми та автентичними
• Більше стресу створюється, якщо уникати складних розмов
• Емоції пригнічуються і накопичуються з часом
• Задоволеність стосунками знижується
• Великі сварки можуть спалахнути навіть навколо "дрібних" питань
• Образливість і гнів можуть наростати після занадто тривалого заспокоєння
• Продуктивність, робота в команді та задоволеність роботою знижуються

Можливо, вам буде корисною ця стаття про те, як покращити розмову у стосунках.

Коли можна уникнути складної розмови?

Існують деякі винятки з правила, що уникнення не є здоровою чи ефективною стратегією, коли йдеться про складні розмови. Одним із винятків є випадки, коли питання чи тема є незначною або вирішиться сама собою [...].

Наприклад, може бути необов'язково обговорювати з колегою або керівником їхню недостатню старанність, якщо ви щойно подали заяву про звільнення за два тижні і змінюєте роботу. Часи, коли вкрай важливо розпочати складну розмову, - це ситуації, коли:[]

• На кону стоїть дещо важливе
• Існують конкретні способи, як людина може допомогти вирішити питання чи проблему
• Уникнення розмови спричиняє або може спричинити більші проблеми
• Склалася негативна тенденція, яка навряд чи зупиниться, якщо її не виправити

Як вести складні розмови

Те, як ви підходите до складної або важливої розмови і як ви ведете її, неймовірно важливо. Занадто пасивна поведінка в розмові може призвести до того, що ви будете надмірно поступливими, ставлячи свої почуття і потреби на останнє місце. Занадто агресивна поведінка в складній розмові може призвести до того, що співрозмовник замкнеться в собі і займе оборонну позицію, а також зіпсує ваші стосунки з ним. Спілкування в стилі асертивності - цеключовим при вирішенні конфліктів, конфронтацій та інших складних розмов.

Нижче наведено 15 порад і стратегій, які допоможуть вам знати, як вести складні розмови на роботі або з партнером, друзями чи родиною.

1. зрозуміти основну проблему

Перш ніж розпочати складну розмову, проведіть самоаналіз, щоб переконатися, що ви дійсно розумієте проблему. Це означає, що вам потрібен час, щоб обміркувати питання або проблему з різних точок зору. Це також означає виявлення будь-яких глибинних проблем, які можуть спричиняти або сприяти виникненню проблеми або питання.

Приклад: Вас може турбувати, коли ваш сусід по кімнаті запрошує друзів у вихідний день, тому що це заважає вам добре виспатися. Однак, якщо ви ніколи не говорили з ним про це раніше, несправедливо припускати, що він знає, що вас це турбує. У цьому випадку основна проблема пов'язана з відсутністю комунікації щодо правил поведінки в домі та очікуваннями.

2. визначте досяжну мету розмови

Усі складні розмови слід організовувати навколо чіткої "мети" або завдання, якого ви хочете досягти. Визначити цю мету заздалегідь дуже важливо, а також переконатися, що вона знаходиться в межах вашого контролю. Коли у вас є чітка мета, яка знаходиться в межах вашого контролю, майже завжди можна її досягти, незалежно від того, наскільки складною є розмова. Якщо ваша мета - цещось, що ви не можете контролювати, спробуйте перекласти це на те, що піддається контролю [].

Більше прикладів цілей, які ви не можете контролювати, і тих, які можете:[].

3. визначте вдалий час і місце для розмови

Коли йдеться про важкі розмови, вибір часу є ключовим, як і місце, де ви проводите дискусію. Чим складніша або делікатніша тема розмови, тим важливішим стає вибір правильного часу та місця для розмови. Зазвичай варто запитати співрозмовника про час і місце, яким він віддає перевагу, або принаймні мати це на увазі, даючи рекомендації.

Вибір "нейтрального" місця для складної розмови з більшою ймовірністю дасть позитивний результат [] Це може означати вибір громадського місця для розмови замість квартири або особистого офісу. Просто переконайтеся, що вибране вами місце є таким, де ви можете розраховувати на певну приватність. Також переконайтеся, що ви запланували достатньо часу для глибокої розмови, а не длянамагання провести поспішну розмову під час 15- або 30-хвилинної перерви.

4. заздалегідь повідомляйте про тему

Коли вам потрібно обговорити з кимось дійсно делікатну і складну тему, краще не заставати його зненацька. Завчасне попередження з більшою ймовірністю призведе до позитивного результату, ніж підкидання бомби-сюрпризу на те, що хтось вважає дружнім або випадковим обідом.

Коли ви призначаєте час і дату зустрічі, попередьте їх заздалегідь про те, що ви хотіли б обговорити. Таким чином, у них буде час подумати і обміркувати питання заздалегідь, час розглянути ваш запит, передати його на розгляд вищому керівництву і, можливо, дати вам остаточну відповідь під час зустрічі.

Приклад: якщо ви хочете обговорити з начальником підвищення зарплати або просування по службі, повідомте йому, що саме ви хотіли б обговорити, коли призначатимете зустріч.

5. готуйтеся без скриптів

Певна підготовка до складної розмови може допомогти вам упорядкувати свої думки, але надмірна підготовка може обернутися проти вас. Наприклад, написання сценарію та репетиції розмови заздалегідь може призвести до того, що ваш розум буде порожнім, коли все піде не зовсім за планом. Кращий спосіб підготуватися до складної розмови - це створити план з кількома важливими моментами, які ви хочете донести до співрозмовника.

Приклад: Якщо ви плануєте вирішити проблему у стосунках зі своїм партнером, можливо, вам варто підготуватися до цього:

• Визначте основну проблему, яку ви хочете вирішити (наприклад, брак спілкування чи прихильності або щось, що вони зробили чи сказали, що вас образило).
• Визначте, як це впливає на вас, ваше життя і ваші стосунки (наприклад, змушує вас почуватися неважливими, створює більше невизначеності або заважає планувати майбутнє).
• Визначте, чого ви хочете або потребуєте від іншої людини (наприклад, почути, чого вона хоче і як бачить майбутнє стосунків, або вибачення, зобов'язання і т.д.).

6. уявіть позитивний результат

Коли ви відчуваєте, що боїтеся певної розмови, це майже завжди тому, що ви уявили собі, що вона пройде погано, і тепер очікуєте, що вона пройде саме так. Уявлення позитивного результату означає, що ви з меншою ймовірністю будете відчувати стрес і тривогу під час розмови, а також з меншою ймовірністю будете підходити до розмови, захищаючись. Ось чому уява про позитивний результат насправді робить його більш імовірним.щоб це сталося.

Приклад: Якщо друг каже вам: "Нам треба поговорити", намагайтеся не думати про найгірші можливі наслідки. Замість цього подумайте про інші, більш позитивні речі, про які він може хотіти поговорити, наприклад, про хороші новини, якими він хоче поділитися, або про щось цікаве, чим він хоче зайнятися з вами.

7. ініціюйте розмову та будьте відвертими

Коли настане час для розмови, не відкладайте її надовго, уникаючи світських бесід. Обговорення складного питання чи теми на ранній стадії взаємодії може зменшити напругу і занепокоєння, а також дати кожному більше часу, щоб присвятити його обговоренню.

Один з найкращих способів розпочати складну або делікатну розмову - використати "Я-висловлювання", яке включає проблему з вашої точки зору. "Я-висловлювання" з меншою ймовірністю викликає захисні реакції, а також може допомогти вам виразити себе.

Приклади I-висловлювань:

• "Я відчуваю розчарування на роботі, тому що у мене так багато зустрічей, що мені важко виконувати свою роботу, і я був би радий, якби ви допомогли мені знайти спосіб скоротити кількість таких зустрічей".
• "Я стурбований тим, скільки ти п'єш, і відчуваю, що це впливає на якість нашого спільного часу. Мені б дуже хотілося, щоб ти не пив так багато, коли ми разом".
• "Я відчуваю себе менш щасливим у наших стосунках. Хоча ми зробили деякі речі, щоб покращити їх, я думаю, що нам дійсно потрібна допомога сімейного психотерапевта".

8. будьте тактовні, коли конфліктуєте з кимось

Коли конфронтація необхідна, краще зосередитися на поведінці під час розмови, а не на людині. Наприклад, нормально говорити з батьками або членами сім'ї про їхні проблеми з алкоголем, але не варто називати їх "алкоголіками" або "наркоманами". Таким чином, вони з набагато меншою ймовірністю будуть захищатися від вас і з більшою ймовірністю дійсно почують і сприймуть те, що ви хочете сказати.скажімо.

Приклади інструментів і порад, як бути тактовним, коли конфліктуєш з кимось щодо їхньої поведінки:

• Обговорюйте з працівником його роботу, кажучи щось на кшталт: "Я помітив, що ти був відсутній на багатьох зустрічах і пізно здавав справи, що на тебе не схоже. Чи все в порядку?".
• Починати складну розмову з другом про його пияцтво зі слів на кшталт: "Я просто дуже хвилююся за тебе" або "Я дуже піклуюся про тебе".

9. слухати з відкритою душею

Складні розмови не повинні відбуватися лише за участю однієї людини, тому навмисно робіть паузи і ставте запитання, щоб почути думку співрозмовника. Крім того, намагайтеся бути відкритим і бути готовим розглянути їхню точку зору, замість того, щоб настільки твердо стояти на своїй думці, що ігнорувати все, що вони можуть сказати [].

Приклади того, як бути хорошим слухачем з відкритою душею, навіть якщо у вас є сильні почуття або думки:[].

• Підходьте до кожної складної розмови з допитливістю, яка нагадує вам про необхідність бути відкритими і не робити поспішних висновків.
• Дозвольте собі стати на точку зору іншої людини і дійсно спробуйте уявити її думки, почуття і переживання.
• Припускайте, що більшість людей мають добрі наміри (якщо у вас немає чітких доказів того, що це не так), що допоможе вам залишатися відкритими і не захищатися.

10. не оборонятися

Захисна реакція - одна з найпоширеніших причин, чому складні розмови переростають у конфлікти та суперечки. Коли люди відчувають біль, образу чи загрозу, їхнім першим інстинктом майже завжди є захист. Дехто замикається в собі. Інші роблять уїдливі зауваження, стають саркастичними чи пасивно-агресивними. Треті звинувачують або відчувають провину, а дехто просто починає кричати та верещати.

Спільним для всіх цих захистів є те, що кожен з них працює на те, щоб припинити здорову комунікацію. Ви не можете контролювати реакцію інших людей, але, як правило, найкращий спосіб уникнути гарячої суперечки - це не захищатися. Це може навіть розірвати цикл захисної реакції і зробити можливим більш позитивну та продуктивну розмову.

Приклади захисних реакцій, яких слід уникати:

• Підвищувати голос або кричати
• Перебивання або розмова через співрозмовника
• Вдаватися до особистих нападів або звинувачень
• Викопування минулого або не пов'язаних з ним питань
• Дозволити втягнути себе в суперечку не по темі
• Відчуття необхідності захищатися або протидіяти кожній атаці
• Запропонуйте зробити перерву, якщо ситуація залишається занадто гарячою

Вам також може бути корисною ця стаття про те, як виражати емоції здоровим способом.

11. знати, коли можна йти на компроміс (а коли ні)

Не всі складні розмови мають ідеальне завершення, незалежно від того, наскільки вміло ви до них підходите. Іноді найкращим результатом буде компроміс, який вимагатиме від вас та іншої людини чи людей пожертвувати дещицею того, що ви хотіли б досягти посередині. В інших випадках не завжди корисно йти на компроміс щодо речей, які справді важливі для вас, включаючи ваші цінності, мрії та етичний кодекс.

Приклади того, як знати, коли потрібно йти на компроміс, а коли дотримуватися своїх принципів:

• Запитайте себе, чи не суперечитиме компроміс вашим етичним принципам і цінностям.
• Подумайте, чим ви жертвуєте, від чого відмовляєтеся або що втрачаєте, йдучи на компроміс.
• Подумайте, чи є компроміс справедливим і рівним (зустріч посередині).
• Визначте, що ви та інша людина отримуєте від компромісу.
• Зважте всі "за" і "проти" компромісу, перш ніж приймати рішення.

12. шукайте спільну мету

Навіть у найскладніших розмовах часто є певні моменти, з якими ви і співрозмовник можете погодитися. Спільна мета об'єднує вас, тому що це означає, що ви і співрозмовник хочете одного і того ж результату, і вам просто потрібно знайти прийнятний шлях до нього. Коли є спільна мета, стає набагато легше зосередитися на рішеннях, а не тільки на проблемах [].

Приклади того, як знайти спільну мету:

• Почніть з того, що ви хотіли б отримати від розмови, наприклад: "Я сподіваюся, що ми зможемо вирішити цю проблему і продовжимо підтримувати міцні стосунки".
• Запитайте, чого співрозмовник хоче від розмови, сказавши: "Як ви думаєте, яким був би ідеальний результат?"
• Не дозволяйте розбіжностям стати бар'єром, кажучи такі речі, як: "Я думаю, ми обидва згодні з тим, що ____" або "Хоча здається, що ми знаходимося на різних сторінках, схоже, що ми обидва хотіли б ____".

13. провести подальшу розмову

Багато людей припускаються помилки, розглядаючи складні розмови як "одноразові", тоді як вони можуть відбуватися як серія. Наприклад, нереалістично очікувати, що багаторічна шкода, завдана стосункам, або проблеми з довірою з другом можуть бути вирішені за одну розмову. Часто потрібно проводити подальші розмови, але вони, як правило, менш інтенсивні та менш продуктивні, ніж початкові.була розмова.

Приклади подальших розмов:

• Дзвонити батькам після гарячої суперечки, щоб вибачитися за те, що ви сказали щось таке, що зашкодило вашим стосункам.
• Після того, як викрили сусіда по кімнаті в безладі, сказати йому щось на кшталт: "Я дуже ціную, що ти доклав більше зусиль, щоб прибрати за собою".
• Дати другові зрозуміти, що ви не ображаєтесь після важкої розмови про те, що він сказав або зробив, що вас засмутило.

14. вирішувати проблеми, коли вони ще малі

Однією з причин, чому багато людей уникають складних розмов, є те, що вони уникали вирішення проблем, коли вони були ще маленькими. Коли ігноровані проблеми з часом стають більшими, їх стає важче вирішити і вони викликають більше занепокоєння. Ось чому краще не відкладати складну розмову на ранній стадії, коли проблема тільки виникла.

Приклади того, як вирішувати дрібні проблеми на ранніх стадіях:

• Будьте більш виразними та відкритими щодо своїх почуттів та думок, а не тримайте їх при собі, коли ви не згодні або вам не подобається щось сказане чи зроблене.
• Піднімайте дрібні питання у невимушеній формі, а не сприймайте їх як серйозні, кажучи щось на кшталт: "Гей, ми можемо швидко поговорити?" або "Я просто хотіла сказати...".
• Використовуйте запитання замість тверджень чи звинувачень, коли виникає проблема, наприклад, запитуйте: "Чи не могли б ви зробити ___?" або "Чи не могли б ви наступного разу зробити ___?"

15. знати, як і коли вийти з розмови, що зайшла в глухий кут

Не всі розмови будуть продуктивними і позитивними, незалежно від того, скільки ви працюєте над своїм підходом. Бувають випадки, коли співрозмовник занадто незрілий або захищається, або ви занадто емоційні, а також випадки, коли просто не існує рішення проблеми. Знати, коли і як закінчити розмову, так само важливо, як і знати, як її розпочати.

Краще закінчувати розмову, коли ситуація надто загострилася або коли один чи обидва учасники починають нападати один на одного. Також краще закінчувати розмову, яка ходить по колу і не має жодного рішення. Продовження після цієї точки, швидше за все, призведе до ще більшого конфлікту, а не до вирішення проблеми. [].

Приклади того, як вивести розмову з глухого кута:

• "Думаю, ми обидва трохи перегнули палицю. Давай зупинимося, поки ми не зайшли надто далеко і не наговорили того, чого не зможемо повернути назад".
• "Я не думаю, що це буде продуктивно. Давайте поки що залишимося при своїх думках і, можливо, спробуємо поговорити про це пізніше".
• "Я хочу провести цю дискусію, але думаю, що нам обом потрібно більше часу на роздуми і рефлексію, щоб вона була здоровою і продуктивною".

Складні теми для розмови

Що вважати важкою розмовою, для кожної людини дещо відрізняється, але майже завжди вони стосуються чутливих або незручних питань. Це питання, які потенційно можуть викликати конфлікт, зачепити почуття або призвести до непорозумінь [] [].

Деякі складні розмови можуть змінити, зашкодити або навіть розірвати дружбу чи стосунки. На роботі складні розмови часто пов'язані з наданням чи отриманням негативного зворотного зв'язку або обговоренням болючих тем, таких як зарплата чи неналежна поведінка [][].

Нижче наведено приклади найпоширеніших складних розмов, яких люди бояться на роботі та в особистому житті:[][][][][]

Заключні думки

Хоча бажання уникати важких, емоційних або складних розмов є нормальним, іноді це може означати, що великі проблеми у стосунках так і не будуть розглянуті або вирішені. З часом уникнення конфліктів може фактично послабити наші стосунки, зробивши їх більш крихкими і менш близькими.

Вміння розпочинати, вести та завершувати складну розмову - це соціальна навичка, яка потрібна нам усім, як на роботі, так і в особистому житті. Тактовність, повага, відкритість та чітке вираження своїх почуттів і потреб можуть допомогти зробити складні розмови легшими та продуктивнішими.