Kaip vesti sunkius pokalbius (asmeniniai ir profesiniai)

Dauguma žmonių vengia sudėtingų pokalbių ir jautrių temų, nes bijo konfrontacijos ir konfliktų. Nors konfliktai dažnai būna nemalonūs, emociškai varginantys ir net bauginantys, jų vengimas paprastai nėra sveikas jūsų santykiams.[][][]

Tai pasakytina ir apie konfliktus darbe, ir apie konfliktus asmeniniuose santykiuose, kai vengiama spręsti nedideles problemas, kurios gali virsti didesnėmis.[] Be to, nepatogių pokalbių ar konfliktų išvengti neįmanoma, todėl kiekvienas turi išsiugdyti socialinių įgūdžių, kaip juos įveikti.[]

Šiame straipsnyje rasite sunkių, bet būtinų pokalbių, kuriuos gali tekti vesti darbe ar asmeniniame gyvenime, pavyzdžių. Taip pat sužinosite, kaip sėkmingai juos įveikti.

Kodėl vengti sudėtingų pokalbių nepadeda

Dauguma žmonių stengiasi vengti sudėtingų pokalbių, tačiau paprastai tai neveiksminga strategija. Daugelio sudėtingų pokalbių ir konfliktų neįmanoma išvengti. Tai pasakytina ne tik apie asmeninius, bet ir apie profesinius santykius. Didžiosios Britanijos apklausos duomenimis, 51 % darbuotojų teigė, kad bent kartą per mėnesį ar dažniau darbe jiems tenka turėti sudėtingų pokalbių[].

Nors dauguma žmonių vengia konfliktų, kad apsaugotų savo santykius, tyrimai parodė, kad konfliktų vengimas iš tikrųjų kenkia santykių tvirtumui ir kokybei.[][][][][] Žmonės, kurie vengia inicijuoti ar veda sudėtingus pokalbius su asmeninio ar profesinio gyvenimo žmonėmis, dažnai nurodo:[][][][]

• Neišsprendžiami svarbūs klausimai ir problemos
• Laikui bėgant nesprendžiamos problemos tampa vis didesnės.
• Santykiai tampa trapesni
• Žmonės nesugeba būti nuoširdūs ir autentiški
• Daugiau streso kyla vengiant sudėtingų pokalbių
• Emocijos slopinamos ir ilgainiui kaupiasi.
• Pasitenkinimas santykiais mažėja
• Dideli ginčai gali kilti net dėl "mažų" klausimų
• Per ilgai nuolaidžiaujant gali kilti nepasitenkinimas ir pyktis.
• Sumažėja produktyvumas, komandinis darbas ir pasitenkinimas darbu

Jums gali būti naudingas šis straipsnis apie pokalbių gerinimą santykiuose.

Kada galima vengti sudėtingo pokalbio?

Yra keletas išimčių iš taisyklės, kad vengimas nėra sveika ir veiksminga strategija, kai kalbama apie sudėtingus pokalbius. Viena iš išimčių - kai problema ar tema yra nedidelė arba išsisprendžia savaime[].

Pavyzdžiui, gali būti, kad nebūtina pasipriešinti bendradarbiui ar vadovui dėl jo pastangų stokos, jei ką tik pateikėte dviejų savaičių įspėjimą ir ketinate keisti darbą. Labai svarbu pradėti sudėtingą pokalbį, kai:[]

• Ant kortos pastatyta kažkas svarbaus
• Yra konkrečių būdų, kaip asmuo gali padėti išspręsti problemą.
• Pokalbio vengimas sukelia arba gali sukelti didesnių problemų.
• Susiformavo neigiamas modelis, kuris, tikėtina, nesibaigs, jei į jį nebus atsižvelgta.

Kaip vesti sudėtingus pokalbius

Labai svarbu, kaip elgsitės ir kaip vesite sudėtingą ar svarbų pokalbį. Per pasyvus elgesys pokalbyje gali lemti, kad būsite pernelyg nuolaidūs, o jūsų jausmai ir poreikiai bus svarbiausi. Per agresyvus elgesys sudėtingame pokalbyje gali paskatinti kitą asmenį užsidaryti ir pradėti gintis, taip pat pakenkti jūsų santykiams su juo.svarbiausia, kai sprendžiami konfliktai, konfrontacijos ir kiti sudėtingi pokalbiai.

Toliau pateikiama 15 patarimų ir strategijų, padėsiančių sužinoti, kaip kalbėtis sudėtingais klausimais darbe arba su partneriu, draugais ar šeimos nariais.

1. Suprasti pagrindinę problemą

Prieš pradėdami sudėtingą pokalbį, atlikite savirefleksiją, kad įsitikintumėte, jog tikrai suprantate problemą. Tai reiškia, kad reikia skirti laiko pagalvoti apie problemą ar klausimą iš įvairių perspektyvų.[] Taip pat tai reiškia, kad reikia nustatyti visas pagrindines problemas, kurios gali būti problemos ar klausimo priežastis arba prie jų prisidėti.[]

Pavyzdys: Jums gali nepatikti, kai jūsų kambario draugas savaitės vakarą pasikviečia draugų, nes dėl to jums sunku gerai išsimiegoti. Tačiau, jei su juo niekada apie tai nepasikalbėjote, nesąžininga manyti, kad jis žino, jog tai jus neramina. Šiuo atveju pagrindinė problema yra susijusi su bendravimo apie namų taisykles ir lūkesčius trūkumu.

2. Nustatykite pasiekiamą pokalbio tikslą

Visi sudėtingi pokalbiai turėtų būti organizuojami aplink aiškų "tikslą" arba uždavinį, kurį norėtumėte pasiekti. Labai svarbu iš anksto nustatyti šį tikslą, taip pat pravartu įsitikinti, kad tikslas yra kažkas, ką galite kontroliuoti. Kai turite aiškų tikslą, kurį galite kontroliuoti, beveik visada įmanoma jį pasiekti, nesvarbu, koks sunkus būtų pokalbis. Jei jūsų tikslas yraką nors, kas nepriklauso nuo jūsų, pabandykite perkelti į tai, kas priklauso nuo jūsų.[]

Daugiau tikslų, kurių negalite kontroliuoti, ir tikslų, kuriuos galite kontroliuoti, pavyzdžių:[]

3. Nustatykite tinkamą laiką ir vietą pokalbiui

Kalbant apie sudėtingus pokalbius, labai svarbus yra laikas, bet taip pat ir vieta, kurioje diskutuojate. Kuo sudėtingesnė ar jautresnė pokalbio tema, tuo svarbiau parinkti tinkamą laiką ir vietą pokalbiui. Paprastai pravartu pasiteirauti kito asmens, kokį laiką ir vietą jis renkasi, arba bent jau atsižvelgti į tai teikiant rekomendacijas.

Pasirinkus "neutralią" vietą sudėtingam pokalbiui, labiau tikėtina, kad rezultatas bus teigiamas.[] Tai gali reikšti, kad reikia pasirinkti viešą vietą pokalbiui, užuot kalbėjusis bute ar asmeniniame biure. Tik įsitikinkite, kad pasirinkta vieta yra tokia, kurioje galite tikėtis šiek tiek privatumo. Be to, būtinai suplanuokite pakankamai laiko išsamiam pokalbiui, užuotper 15 ar 30 minučių pertrauką bandyti pasikalbėti skubotai.

4. Iš anksto praneškite apie temą

Kai reikia su žmogumi aptarti tikrai jautrią ir sunkią temą, geriau jo neužklupti. Iš anksto pranešus, labiau tikėtina, kad rezultatas bus teigiamas, nei atnešus netikėtą bombą į tai, kas kitam atrodo draugiškas ar neįpareigojantis pietų pasimatymas.

Kai nustatote pokalbio laiką ir datą, iš anksto praneškite jiems, ką norėtumėte aptarti. Taip jie turės šiek tiek laiko iš anksto pagalvoti ir apmąstyti problemą, laiko apsvarstyti jūsų prašymą, pasitarti su aukštesniais pareigūnais ir galbūt susitikimo metu galės pateikti jums galutinį atsakymą.

Pavyzdys: Jei norite su savo viršininku aptarti, kaip padidinti atlyginimą ar paaukštinti pareigose, susitikimo metu praneškite, ką norėtumėte aptarti.

5. Parengti be scenarijaus

Tam tikras pasiruošimas sudėtingam pokalbiui gali padėti susiorientuoti mintyse, tačiau per didelis pasiruošimas gali duoti neigiamų rezultatų. Pavyzdžiui, iš anksto rašydami scenarijų ir repetuodami pokalbius, kai viskas vyksta ne visai pagal planą, galite užsimiršti. Geresnis būdas pasiruošti sudėtingam pokalbiui - susidaryti minčių planą, kuriame būtų keli svarbūs dalykai, kuriuos norite pasakyti.

Pavyzdys: Jei planuojate spręsti santykių problemą su partneriu, galite pasiruošti:

• Nustatykite pagrindinę problemą, kurią norite išspręsti (pvz., bendravimo ar įsipareigojimo trūkumas arba kažkas, ką jie padarė ar pasakė, kas jus įskaudino).
• Nustatyti, kaip tai veikia jus, jūsų gyvenimą ir santykius (pvz., verčia jaustis nesvarbiu, kelia daugiau netikrumo arba trukdo planuoti ateitį).
• Nustatyti, ko norite ar ko jums reikia iš kito asmens (pvz., išgirsti, ko jis nori ir kaip įsivaizduoja santykių ateitį, atsiprašyti, įsipareigoti ir t. t.).

6. Įsivaizduokite teigiamą rezultatą

Kai pastebite, kad bijote tam tikro pokalbio, beveik visada taip yra todėl, kad įsivaizdavote, jog pokalbis baigsis blogai, ir dabar tikitės, kad taip ir bus. Įsivaizduodami teigiamą rezultatą, mažiau tikėtina, kad dėl pokalbio jausitės įsitempę ir nerimastingi, taip pat mažiau tikėtina, kad į pokalbį žiūrėsite gynybiškai. Štai kodėl įsivaizduodami teigiamą rezultatą iš tikrųjų labiau tikitės, kadatsirasti.

Pavyzdys: Jei draugas sako: "Mums reikia pasikalbėti", pasistenkite neleisti, kad mintyse suktųsi visi blogiausi galimi padariniai. Vietoj to pagalvokite apie kitus, pozityvesnius dalykus, apie kuriuos jis gali norėti pasikalbėti, pavyzdžiui, apie geras naujienas, kuriomis nori pasidalyti, arba apie ką nors įdomaus, ką nori nuveikti kartu su jumis.

7. Pradėkite pokalbį ir būkite tiesioginiai

Atėjus laikui pasikalbėti, neatidėliokite pokalbio, vengdami nereikšmingų pokalbių. Sunkų klausimą ar temą pateikę jau bendravimo pradžioje, galite sumažinti įtampą ir nerimą, taip pat visi galės daugiau laiko skirti svarstomam klausimui.

Vienas iš geriausių būdų pradėti sudėtingą ar jautrų pokalbį - naudoti I-formuluotę, kurioje problema pateikiama iš jūsų perspektyvos. I-formuluotė rečiau sukelia gynybinę reakciją, be to, ji gali padėti išreikšti save.

I teiginių pavyzdžiai:

• "Darbe jaučiuosi nusivylęs, nes yra tiek daug susitikimų, kad sunku atlikti darbą, todėl norėčiau, kad man padėtumėte rasti būdą, kaip kelis iš jų panaikinti."
• "Man neramu dėl to, kiek daug geriate, ir jaučiu, kad tai turi įtakos mūsų kartu praleidžiamo laiko kokybei. Labai norėčiau, kad negertumėte tiek daug, kai esame kartu."
• "Jaučiuosi mažiau laiminga mūsų santykiuose. Nors ir padarėme kai ką, kad juos pagerintume, manau, kad mums tikrai reikia porų terapeuto pagalbos."

8. Konfrontuodami su žmogumi būkite taktiški.

Kai būtina konfrontacija, geriausia pokalbio metu sutelkti dėmesį į elgesį, o ne į asmenį. Pavyzdžiui, galima kalbėtis su tėvais ar šeimos nariais apie jų alkoholio vartojimo problemą, bet nevadinkite jų "alkoholikais" ar "narkomanais". Taip jie daug rečiau ginsis ir bus labiau linkę iš tikrųjų išgirsti ir priimti tai, ką norite pasakyti.sakyti.

Priemonių ir patarimų, kaip taktiškai elgtis susidūrus su žmogumi dėl jo elgesio, pavyzdžiai:

• "Pastebėjau, kad nedalyvaujate daugelyje susitikimų ir vėluojate atsiskaityti, o tai į jus nepanašu. Ar viskas gerai?"
• Sunkų pokalbį su draugu apie alkoholio vartojimą pradėkite žodžiais: "Aš tiesiog labai dėl tavęs nerimauju" arba "Tu man labai rūpi".

9. Klausykitės atvirai

Sudėtinguose pokalbiuose neturėtų kalbėti tik vienas asmuo, todėl nepamirškite daryti pauzių ir užduoti klausimų, kad sužinotumėte kito asmens nuomonę. Be to, stenkitės būti atviri ir norėkite atsižvelgti į jo požiūrį, užuot taip tvirtai laikęsi savo nuomonės, kad nekreiptumėte dėmesio į jo žodžius.[]

Pavyzdžiai, kaip būti geru ir atviru klausytoju, net jei turite stiprius jausmus ar nuomonę:[]

• Į kiekvieną sudėtingą pokalbį žiūrėkite smalsiai, o tai primena, kad turite būti atviri ir nedaryti skubotų išvadų.
• Leiskite sau įsijausti į kito asmens perspektyvą ir pabandykite įsivaizduoti jo mintis, jausmus ir išgyvenimus.
• Manykite, kad dauguma žmonių turi gerų ketinimų (nebent turite aiškių įrodymų, kad tai netiesa), ir tai padės jums išlikti atviriems ir nesipriešinti.

10. Išlikite ne gynybinis

Gynybinis nusistatymas yra viena dažniausių priežasčių, kodėl sunkūs pokalbiai virsta konfliktais ir ginčais. Kai žmonės jaučiasi įskaudinti, įžeisti ar jiems gresia pavojus, jie beveik visada pirmiausia pradeda gintis. Kai kurie žmonės užsisklendžia savyje. Kiti išsako kandžius komentarus, tampa sarkastiški ar pasyviai agresyvūs. Kiti kaltina ar kaltina, o kai kurie tiesiog pradeda rėkti ir šaukti.

Visoms šioms gynybinėms priemonėms bendra tai, kad kiekviena iš jų veikia taip, kad užkirstų kelią sveikam bendravimui.[] Negalite kontroliuoti, kaip reaguoja kiti žmonės, tačiau išlikti be gynybos paprastai yra geriausias būdas išvengti karšto ginčo. Tai netgi gali nutraukti gynybinių priemonių ratą ir sudaryti sąlygas pozityvesniam ir produktyvesniam pokalbiui.

Gynybinių reakcijų, kurių reikia vengti, pavyzdžiai:

• Pakelti balsą arba šaukti
• Pertraukinėjimas arba kalbėjimas per kitą asmenį
• Asmeninių išpuolių ar kaltinimo žaidimų naudojimas.
• Praeities ar su ja nesusijusių klausimų gvildenimas
• Leidimas įsitraukti į ne į temą nukreiptą ginčą
• Jaučiate poreikį gintis arba atremti kiekvieną ataką
• Siūlykite padaryti pertrauką, jei situacija vis dar pernelyg karšta.

Jums taip pat gali būti naudingas šis straipsnis apie tai, kaip sveikai reikšti emocijas.

11. Žinokite, kada eiti į kompromisą (o kada ne)

Ne visi sudėtingi pokalbiai baigsis idealiai, nesvarbu, kaip sumaniai juos vesite. Kartais geriausias rezultatas bus kompromisas, dėl kurio jums ir kitam asmeniui ar žmonėms reikės paaukoti šiek tiek to, ko norite, kad pasiektumėte viduriuką. Kitais atvejais ne visada sveika daryti kompromisus dėl dalykų, kurie jums iš tikrųjų svarbūs, įskaitant jūsų vertybes, svajones ir etikos kodeksą.

Pavyzdžiai, kaip žinoti, kada eiti į kompromisą, o kada laikytis savo principų:

• Paklauskite savęs, ar kompromisas prieštarautų jūsų etikai ar vertybėms.
• Apsvarstykite, ką aukojate, ko atsisakote ar prarandate dėl kompromiso.
• Apsvarstykite, ar kompromisas yra sąžiningas ir lygiavertis (vidurio kompromisas).
• Nurodykite, ką jūs ir kitas asmuo laimėsite pasiekę kompromisą.
• Prieš priimdami sprendimą pasverkite kompromiso privalumus ir trūkumus.

12. Ieškokite bendro tikslo

Net ir sudėtingiausiuose pokalbiuose dažnai būna tam tikrų dalykų, dėl kurių jūs ir kitas asmuo galite sutarti. Bendras tikslas jus suvienija, nes tai reiškia, kad jūs ir kita šalis norite to paties rezultato ir tiesiog turite rasti priimtiną kelią, kaip jo pasiekti. Kai yra bendras tikslas, daug lengviau sutelkti dėmesį į sprendimus, o ne tik į problemas.[]

Pavyzdžiai, kaip rasti bendrą tikslą:

• Pradėkite nuo to, ko norėtumėte iš pokalbio: pvz., "Tikiuosi, kad galėsime tai išspręsti ir toliau palaikyti tvirtus santykius".
• Paklauskite kito asmens, ko jis nori iš pokalbio, sakydami: "Kaip manote, koks būtų idealus rezultatas?"
• Venkite, kad skirtumai taptų kliūtimi, sakydami tokius dalykus kaip: "Manau, kad abu sutinkame, jog ____" arba "Nors atrodo, kad esame skirtinguose puslapiuose, panašu, kad abu norėtume ____".

13. Surenkite tolesnį pokalbį

Daugelis žmonių klysta vertindami sunkius pokalbius kaip "vieną ir tą patį", nors jų gali prireikti iš eilės. Pavyzdžiui, nerealu tikėtis, kad per vieną pokalbį pavyks išspręsti metų metus trunkančią santykių žalą ar pasitikėjimo problemas su draugu. Dažnai reikia tolesnių pokalbių, tačiau jie paprastai būna ne tokie intensyvūs ir produktyvesni nei pirminis pokalbis.pokalbis buvo.

Tolesnių pokalbių pavyzdžiai:

• Po karšto ginčo paskambinti tėvams ir atsiprašyti už tam tikrus žodžius, kurie pakenkė santykiams.
• Po to, kai pasikalbėjote su sugyventiniu dėl netvarkos, pasakykite jam ką nors panašaus į: "Aš tikrai vertinu tai, kad tu labiau stengiesi tvarkytis."
• Po sudėtingo pokalbio apie tai, ką draugas pasakė ar padarė, kas jus nuliūdino, pasakykite jam, kad nesate nuskriaustas.

14. Spręskite problemas, kai jos dar nedidelės

Viena iš priežasčių, kodėl daugelis žmonių vengia sudėtingų pokalbių, yra ta, kad jie vengia spręsti problemas, kai jos dar nedidelės. Kai ignoruojamos problemos laikui bėgant didėja, jas tampa sunkiau išspręsti ir jos kelia daugiau nerimo. Todėl geriausia neatidėlioti sudėtingo pokalbio pačioje pradžioje, kai problema iškyla pirmą kartą.

Pavyzdžiai, kaip anksti spręsti nedideles problemas:

• Būkite atviresni ir atviresni apie savo jausmus ir nuomonę, o ne pasilaikykite juos sau, kai nesutinkate ar nepatinka kas nors pasakyta ar padaryta.
• Nedideles problemas iškelkite neįpareigojančiai, o ne taip, tarsi jos būtų rimtos, sakydami ką nors panašaus į: "Ei, ar galime greitai pasikalbėti?" arba "Aš tik norėjau pasakyti...".
• Kilus problemai, vietoj teiginių ar kaltinimų naudokite klausimus, pavyzdžiui, klauskite: "Ar būtų galima ___?" arba "Ar galėtumėte kitą kartą ___?".

15. Žinokite, kaip ir kada išeiti iš bevaisio pokalbio

Ne visi pokalbiai bus produktyvūs ir pozityvūs, nesvarbu, kiek daug dirbsite su savo požiūriu. Bus atvejų, kai kitas asmuo bus per daug nesubrendęs ar gynybiškas arba jūs būsite per daug emocingas, taip pat atvejų, kai problemos tiesiog nebus galima išspręsti. Žinoti, kada ir kaip baigti pokalbį, yra taip pat svarbu, kaip ir žinoti, kaip jį pradėti.

Geriausia baigti pokalbį, kai jis tampa per daug karštas arba kai vienas ar abu žmonės pradeda pulti vienas kitą. Taip pat geriausia baigti pokalbį, kuris vyksta ratu ir nematyti jokio sprendimo. Jei pokalbis bus tęsiamas toliau, tikėtina, kad jis sukels dar daugiau konfliktų, o ne padės rasti sprendimą.[]

Pavyzdžiai, kaip nutraukti aklavietėje atsidūrusį pokalbį:

• "Manau, kad abu esame šiek tiek per daug karšti. Sustokime, kol nenukrypome per toli ar nepasakėme dalykų, kurių negalime atšaukti."
• "Nemanau, kad tai bus naudinga. Kol kas sutikime nesutikti ir galbūt pabandysime apie tai pasikalbėti vėliau."
• "Noriu diskutuoti, bet manau, kad mums abiem reikia daugiau laiko pagalvoti ir apmąstyti, kad diskusija būtų sveika ir produktyvi."

Sudėtingos pokalbių temos

Kiekvienam žmogui sudėtingas pokalbis yra šiek tiek kitoks, tačiau beveik visada jis susijęs su jautriais ar nepatogiais klausimais. Tai klausimai, kurie gali sukelti konfliktą, įžeisti jausmus ar sukelti nesusipratimų.[][][]

Kai kurie sunkūs pokalbiai gali pakeisti, sugadinti ar net nutraukti draugystę ar santykius. Darbe sunkūs pokalbiai dažnai susiję su neigiamų atsiliepimų pateikimu ar gavimu, jautrių temų, pavyzdžiui, atlyginimo ar netinkamo elgesio, aptarimu.[][][]

Toliau pateikiami dažniausiai pasitaikančių sudėtingų pokalbių, kurių žmonės bijo darbe ir asmeniniame gyvenime, pavyzdžiai:[][][][][][][]

Galutinės mintys

Nors normalu, kad norime vengti sunkių, emocingų ar sudėtingų pokalbių, kartais tai gali reikšti, kad didelės santykių problemos niekada nebus sprendžiamos ar išspręstos. Laikui bėgant konfliktų vengimas iš tikrųjų gali susilpninti mūsų santykius, padaryti juos trapesnius ir mažiau artimus.

Žinojimas, kaip pradėti, vesti ir baigti sudėtingą pokalbį, yra socialinis įgūdis, kurio mums visiems reikia tiek darbe, tiek asmeniniame gyvenime. Taktas, pagarba, atvirumas ir aiškus savo jausmų bei poreikių išreiškimas gali padėti sudėtingus pokalbius paversti lengvesniais ir produktyvesniais.