Hur man har svåra samtal (Personlig & Professionell)

De flesta människor undviker svåra samtal och känsliga ämnen på grund av en underliggande rädsla för konfrontation och konflikter. Även om konflikter ofta är obehagliga, känslomässigt påfrestande och till och med skrämmande, är konfliktundvikande vanligtvis inte hälsosamt för dina relationer.[][]

Detta gäller såväl konflikter på arbetsplatsen som konflikter i dina personliga relationer, där små problem kan bli större om de undviks.[] Det är inte heller möjligt att undvika obekväma samtal eller konflikter, vilket är anledningen till att alla behöver utveckla de sociala färdigheter som krävs för att hantera dem.[]

I den här artikeln ges exempel på svåra men nödvändiga samtal som du kan behöva föra på jobbet eller i privatlivet. Du får också tips på hur du kan hantera dem på ett bra sätt.

Varför det inte fungerar att undvika svåra samtal

De flesta människor försöker undvika svåra samtal, men det är oftast en ineffektiv strategi. Många svåra samtal och konflikter är oundvikliga. Detta gäller för personliga relationer och även professionella sådana. Enligt en stor undersökning i Storbritannien rapporterade 51% av arbetstagarna att de måste ha svåra samtal på jobbet minst en gång i månaden eller mer.[]

De flesta människor undviker konflikter för att skydda sina relationer, men forskning har visat att konfliktundvikande faktiskt undergräver styrkan och kvaliteten i en relation.[][][] Människor som undviker att inleda eller ha svåra samtal med personer i antingen sitt privatliv eller yrkesliv rapporterar ofta:[][]

• Viktiga frågor och problem blir inte lösta
• Problem som inte åtgärdas blir större med tiden
• Förhållanden blir mer bräckliga
• Människor kan inte vara äkta och autentiska
• Mer stress skapas genom att undvika svåra samtal
• Känslor förträngs och byggs upp över tid
• Tillfredsställelsen med förhållandet minskar
• Stora strider kan bryta ut, även kring "små" frågor
• Missnöje och ilska kan byggas upp efter för lång tid av tillmötesgående
• Produktivitet, teamwork och arbetstillfredsställelse minskar

Du kanske tycker att den här artikeln om att förbättra konversationen i ett förhållande är till hjälp.

När är det OK att undvika ett svårt samtal?

Det finns några undantag från regeln att undvikande inte är en sund eller effektiv strategi när det gäller svåra samtal. Ett undantag är när frågan eller ämnet är mindre eller kommer att lösa sig av sig självt.[]

Det kanske till exempel inte är nödvändigt att konfrontera en arbetskamrat eller arbetsledare med deras brist på ansträngning om du precis har lämnat in din tvåveckors uppsägning och ska byta jobb. De tillfällen då det är viktigt att inleda ett svårt samtal är situationer där:[]

• Det är något viktigt som står på spel
• Det finns specifika sätt på vilka en person kan hjälpa till att lösa en fråga eller ett problem
• Att undvika samtalet orsakar eller kan orsaka större problem
• Ett negativt mönster har utvecklats som sannolikt inte kommer att upphöra om det inte åtgärdas

Hur man har svåra samtal

Hur du närmar dig och navigerar i ett svårt eller avgörande samtal är otroligt viktigt. Att vara för passiv i ett samtal kan leda till att du är alltför tillmötesgående och sätter dina känslor och behov i andra hand. Att vara för aggressiv i ett svårt samtal kan få den andra personen att stänga av och bli defensiv och samtidigt skada din relation med dem. Att kommunicera självsäkert ärnyckel till att hantera konflikter, konfrontationer och andra svåra samtal.

Nedan följer 15 tips och strategier som hjälper dig att hantera svåra samtal på jobbet eller med din partner, vänner eller familj.

1. Förstå det underliggande problemet

Innan du inleder ett svårt samtal bör du reflektera över dig själv för att se till att du verkligen förstår problemet. Detta innebär att du tar dig tid att tänka på frågan eller problemet ur flera perspektiv.[] Det innebär också att du identifierar eventuella underliggande frågor som kan orsaka eller bidra till problemet eller frågan.[]

Exempel: Det kanske stör dig när din rumskamrat har vänner över på en vardagskväll eftersom det gör det svårt för dig att få en god natts sömn. Men om du aldrig hade ett samtal med dem tidigt om detta, är det orättvist att anta att de skulle veta att detta är något som stör dig. I det här fallet är den underliggande frågan relaterad till en brist på kommunikation om husregler och förväntningar.

2. Identifiera ett uppnåeligt mål för samtalet

Alla svåra samtal bör organiseras kring ett tydligt "mål" eller syfte som du vill uppnå. Att identifiera detta mål i förväg är verkligen viktigt, och det är också en bra idé att se till att målet är något inom din kontroll. När du har ett tydligt mål som är inom din kontroll är det nästan alltid möjligt att uppnå det, oavsett hur svårt samtalet är. Om ditt mål ärnågot som inte ligger inom din kontroll, försök att ändra det till något som gör det.[]

Fler exempel på mål som inte ligger inom din kontroll och sådana som gör det:[]

3. Bestäm en bra tid och plats för samtalet

Timingen är avgörande när det gäller svåra samtal, men det är också avgörande var ni har samtalet. Ju svårare eller känsligare samtalsämnet är, desto viktigare blir det att välja rätt tid och plats för samtalet. Det brukar vara en bra idé att fråga den andra personen om vilka tider och platser de föredrar, eller åtminstone att ha detta i åtanke när man ger rekommendationer.

Att välja en "neutral" plats för ett svårt samtal är mer sannolikt att ge ett positivt resultat.[] Detta kan innebära att välja en offentlig plats för att prata istället för att ha ett samtal i en lägenhet eller personligt kontor. Se bara till att den plats du väljer är en där du kan förvänta dig att ha viss integritet. Se också till att planera tillräckligt med tid för att ha en djupgående konversation, snarare änatt försöka ha ett hastigt samtal på en 15- eller 30-minuterspaus.

4. Ge förhandsbesked om ämnet

Om det finns ett känsligt och svårt ämne som du behöver diskutera med någon är det bäst att inte överraska dem. Att meddela i förväg är mer sannolikt att leda till ett positivt resultat än att ta med en bomb till vad någon annan tror är en vänlig eller avslappnad lunchdejt.

När ni försöker bestämma tid och datum för samtalet, ge dem en förvarning om vad du vill diskutera. På så sätt får de lite tid att tänka och reflektera över frågan i förväg, tid att överväga din begäran, gå igenom den med högre chefer och eventuellt kunna ge dig ett definitivt svar under mötet.

Exempel: Om du vill diskutera en löneförhöjning eller befordran med din chef ska du tala om vad du vill diskutera när du bokar in mötet.

5. Förbereda utan skript

Att förbereda sig lite inför ett svårt samtal kan hjälpa dig att organisera dina tankar, men för mycket förberedelse kan slå tillbaka. Att till exempel skriva manus och repetera samtal i förväg kan leda till att du blir tom i huvudet när saker inte går exakt enligt planen. Ett bättre sätt att förbereda sig för ett svårt samtal är att skapa en mental översikt med några viktiga punkter som du vill kommunicera.

Exempel: Om du planerar att ta upp ett relationsproblem med din partner kanske du vill förbereda dig genom att:

• Identifiera det grundläggande problemet som du vill ta itu med (t.ex. brist på kommunikation eller engagemang eller något som de gjorde eller sa som sårade dig).
• Identifiera hur det påverkar dig, ditt liv och din relation (t.ex. får dig att känna dig oviktig, skapar mer osäkerhet eller gör det svårt att planera för framtiden).
• Identifiera vad du vill ha eller behöver från den andra personen (t.ex. att höra vad de vill och föreställer sig om framtiden för relationen eller en ursäkt, ett åtagande etc.).

6. Föreställ dig ett positivt resultat

När du fruktar ett visst samtal beror det nästan alltid på att du har föreställt dig att det ska gå dåligt och nu förväntar dig att det ska gå på detta sätt. Att föreställa sig ett positivt resultat innebär att du är mindre benägen att känna dig stressad och orolig över samtalet och också mindre benägen att närma dig samtalet defensivt. Det är därför som att föreställa sig ett positivt resultat faktiskt gör en mer benägenatt inträffa.

Exempel: Om en vän säger till dig: "Vi måste prata", försök att inte låta tankarna vandra iväg till alla de värsta tänkbara utfallen. Tänk istället på andra, mer positiva saker som de kanske vill prata om, som goda nyheter de har att dela med sig av eller något spännande de vill göra tillsammans med dig.

7. Inled samtalet och var direkt

När det är dags att ta samtalet, dröj inte för länge genom att undvika småprat. Att få den svåra frågan eller ämnet på bordet tidigt i interaktionen kan minska spänningar och ångest samtidigt som det ger alla mer tid att ägna sig åt den aktuella frågan.

Ett av de bästa sätten att inleda ett svårt eller känsligt samtal är att använda ett I-statement, som inkluderar problemet ur ditt perspektiv. I-statements är mindre benägna att utlösa defensiva reaktioner och kan också hjälpa dig att uttrycka dig själv.

Exempel på I-statements:

• "Jag känner mig frustrerad på jobbet eftersom det är så många möten att det är svårt att få jobbet gjort, och jag skulle gärna vilja ha din hjälp att hitta ett sätt att skära bort några av dessa."
• "Jag är bekymrad över hur mycket du dricker och det känns som om det påverkar kvaliteten på vår tid tillsammans. Jag skulle verkligen vilja att du inte drack lika mycket när vi är tillsammans."
• "Jag har känt mig mindre lycklig i vårt förhållande. Även om vi har gjort en del för att förbättra det, tror jag att vi verkligen behöver hjälp från en parterapeut."

8. Var taktfull när du konfronterar någon

När en konfrontation är nödvändig är det bäst att fokusera på beteendet under samtalet istället för personen. Till exempel är det OK att prata med en förälder eller familjemedlem om deras alkoholproblem, men ta inte till att kalla dem "alkoholist" eller "missbrukare". På så sätt är det mycket mindre troligt att de kommer att vara defensiva med dig och mer troligt att de faktiskt hör och tar emot vad du har att sägasäga.

Exempel på verktyg och tips för att vara taktfull när man konfronterar någon om deras beteende:

• Konfrontera en medarbetare med dennes prestation genom att säga något i stil med: "Jag har märkt att du har varit frånvarande från många möten och lämnat in saker för sent, vilket inte är likt dig. Är allt okej?"
• Inleda ett svårt samtal med en vän om dennes drickande genom att säga något i stil med "Jag är bara så orolig för dig" eller "Jag bryr mig verkligen om dig".

9. Lyssna med ett öppet sinne

Svåra samtal bör inte bara handla om att en person pratar, så se till att vara medveten om att pausa och ställa frågor för att få den andra personens input. Försök också att ha ett öppet sinne och vara villig att överväga deras perspektiv istället för att vara så fast i din åsikt att du ignorerar allt de har att säga.[]

Exempel på hur du kan vara en god lyssnare med ett öppet sinne, även när du har starka känslor eller åsikter:[]

• Närma dig varje svårt samtal med en nyfiken inställning, som påminner dig om att ha ett öppet sinne och undvika att dra förhastade slutsatser.
• Tillåt dig själv att ta den andra personens perspektiv och verkligen försöka föreställa dig dennes tankar, känslor och upplevelser.
• Utgå från att de flesta människor har goda avsikter (om du inte har tydliga bevis på att det inte stämmer), vilket hjälper dig att vara öppen och inte gå i försvarsställning.

10. Förbli icke-defensiv

Defensivitet är en av de vanligaste orsakerna till att svåra samtal förvandlas till konflikter och gräl. När människor känner sig sårade, kränkta eller hotade är deras första instinkt nästan alltid att försvara sig. Vissa människor stänger av. Andra fäller hånfulla kommentarer eller blir sarkastiska eller passiv-aggressiva. Andra använder skuldbeläggning och vissa människor börjar bara skrika och skrika.

Vad alla dessa försvar har gemensamt är att var och en av dem fungerar för att stänga av sund kommunikation.[] Du kan inte kontrollera hur andra människor svarar, men att inte gå i försvar är vanligtvis det bästa sättet att undvika en hetsig diskussion. Detta kan även bryta cykeln av defensivitet och göra det möjligt att ha en mer positiv och produktiv konversation.

Exempel på defensiva reaktioner som bör undvikas:

• Höjer rösten eller skriker
• Avbryta eller prata över den andra personen
• Tillgripa personangrepp eller skuldbeläggande
• Att dra upp det förflutna eller orelaterade frågor
• Att låta sig dras in i en diskussion utanför ämnet
• Känna behov av att försvara sig eller bemöta varje attack
• Föreslå en paus om det blir för hett om öronen

Du kanske också tycker att den här artikeln om hur man uttrycker känslor på ett hälsosamt sätt är till hjälp.

11. Vet när du ska kompromissa (och när du inte ska göra det)

Alla svåra samtal får inte ett idealiskt slut, oavsett hur skickligt du tar dig an dem. Ibland blir det bästa resultatet en kompromiss som kräver att du och den andra personen eller personerna offrar lite av det ni vill ha för att mötas i mitten. Andra gånger är det inte alltid hälsosamt att kompromissa om saker som verkligen betyder något för dig, inklusive dina värderingar, drömmar och etiska koder.

Exempel på hur man vet när man ska kompromissa och när man ska hålla fast vid sina principer:

• Fråga dig själv om en kompromiss skulle strida mot din etik eller dina värderingar.
• Tänk på vad du offrar, ger upp eller förlorar i kompromissen.
• Fundera på om kompromissen är rättvis och jämlik (möte i mitten).
• Identifiera vad du och den andra personen vinner på kompromissen.
• Väg för- och nackdelar med kompromissen innan du bestämmer dig.

12. Sök efter ett gemensamt mål

Även i de svåraste samtalen finns det ofta vissa punkter som både du och den andra personen kan enas om. Ett gemensamt mål förenar er eftersom det innebär att du och den andra parten vill ha samma resultat och bara behöver hitta en acceptabel väg för att nå dit. När det finns ett gemensamt mål blir det mycket lättare att fokusera på lösningar snarare än bara problemen.[]

Exempel på hur man hittar ett gemensamt mål:

• Börja med att säga vad du vill få ut av samtalet, t.ex. "Jag hoppas att vi kan lösa det här och fortsätta ha en stark relation."
• Fråga vad den andra personen vill ha ut av samtalet genom att säga: "Vad tror du skulle vara det ideala resultatet?"
• Undvik att låta skillnader bli hinder genom att säga saker som "Jag tror att vi båda är överens om att ____" eller "Även om det verkar som om vi är på olika sidor, låter det som om vi båda skulle vilja ha ____"

13. Ha ett uppföljande samtal

Många människor gör misstaget att betrakta svåra samtal som något man gör en gång för alla, när de kanske måste ske i en serie. Det är till exempel inte realistiskt att förvänta sig att åratal av relationsskador eller förtroendeproblem med en vän kan lösas genom ett samtal. Ofta måste man följa upp samtalen, men de tenderar att vara mindre intensiva och mer produktiva än det inledande samtalet.samtal var.

Exempel på uppföljningssamtal:

• Ringa dina föräldrar efter ett hetsigt gräl för att be om ursäkt för vissa saker du sagt som skadat relationen.
• Följ upp med en rumskamrat efter att ha konfronterat dem med deras stökighet genom att säga något i stil med: "Jag uppskattar verkligen att du har ansträngt dig mer för att städa upp."
• Att låta en vän veta att du inte tar illa upp efter att ha haft ett svårt samtal om något hen sagt eller gjort som gjort dig upprörd.

14. Ta itu med problem när de fortfarande är små

En av anledningarna till att många människor undviker svåra samtal är att de har undvikit att ta itu med problem när de fortfarande är små. När ignorerade problem blir större med tiden blir de svårare att lösa och mer ångestframkallande. Därför är det bäst att inte skjuta upp ett svårt samtal tidigt när ett problem först uppstår.

Exempel på hur man kan ta itu med små problem tidigt:

• Var mer uttrycksfull och öppen med dina känslor och åsikter, i stället för att hålla dem för dig själv när du inte håller med eller inte gillar något som sägs eller görs.
• Ta upp små frågor på ett avslappnat sätt i stället för att behandla dem som om de vore allvarliga genom att säga något i stil med "Kan vi prata lite snabbt?" eller "Jag ville bara säga..."
• Använd frågor istället för påståenden eller anklagelser när det gäller ett problem, som att fråga: "Skulle det vara möjligt att ___?" eller "Skulle du ha något emot ___ nästa gång?"

15. Vet hur och när du ska lämna en återvändsgränd

Alla samtal kommer inte att vara produktiva och positiva, oavsett hur mycket du arbetar med din inställning. Det kommer att finnas tillfällen då den andra personen är för omogen eller defensiv, eller du är för känslomässig, och även tillfällen då det helt enkelt inte finns någon lösning på problemet. Att veta när och hur man avslutar ett samtal är lika viktigt som att veta hur man inleder ett.

Det är en bra idé att avsluta ett samtal när det har blivit för hetsigt eller när en eller båda personerna börjar attackera varandra. Det är också bäst att avsluta ett samtal som går i cirklar utan någon lösning i sikte. Att fortsätta efter denna punkt kommer sannolikt att leda till mer konflikter istället för en lösning.[]

Exempel på hur man stoppar en återvändsgränd:

• "Jag tror att vi båda är lite för upphetsade. Låt oss sluta innan vi går för långt eller säger saker som vi inte kan ta tillbaka."
• "Jag tror inte att det här kommer att leda till något produktivt. Låt oss komma överens om att vi är oense för tillfället och kanske försöka prata om det här igen senare."
• "Jag vill ha den här diskussionen, men jag tror att vi båda behöver mer tid att tänka och reflektera för att den ska bli hälsosam och produktiv."

Svåra samtalsämnen

Vad som räknas som ett svårt samtal är lite olika för olika personer, men det handlar nästan alltid om känsliga eller obekväma frågor. Det här är frågor som har potential att orsaka konflikter, såra känslor eller leda till missförstånd.[][]

Vissa svåra samtal har potential att förändra, skada eller till och med avsluta en vänskap eller relation. På jobbet handlar svåra samtal ofta om att ge eller få negativ feedback eller att diskutera känsliga ämnen som lön eller olämpliga beteenden.[][]

Nedan följer exempel på de vanligaste svåra samtalen som människor fruktar att behöva ha på jobbet och i privatlivet:[][][][][][]

Avslutande tankar

Även om det är normalt att vilja undvika samtal som är svåra, känslomässiga eller jobbiga, kan det ibland innebära att stora relationsproblem aldrig tas upp eller löses. Med tiden kan konfliktundvikande faktiskt försvaga våra relationer, göra dem mer bräckliga och mindre nära.

Att veta hur man inleder, genomför och avslutar ett svårt samtal är en social färdighet som vi alla behöver, både på jobbet och i privatlivet. Att vara taktfull, respektfull, öppen och uttrycka sina känslor och behov tydligt kan göra svåra samtal enklare och mer produktiva.