Jak vést obtížné rozhovory (osobní a profesní)

Většina lidí se vyhýbá obtížným rozhovorům a citlivým tématům kvůli skrytému strachu z konfrontace a konfliktu. Ačkoli je konflikt často nepříjemný, emocionálně vyčerpávající a dokonce děsivý, vyhýbání se konfliktům obvykle není zdravé pro vaše vztahy.[][]

To platí jak pro konflikty na pracovišti, tak pro konflikty v osobních vztazích, kde se malé problémy mohou rozrůst ve větší, pokud se jim vyhýbáme.[] Také není možné vyhnout se nepříjemným rozhovorům nebo konfliktům, a proto si každý musí osvojit sociální dovednosti, aby je zvládl.[]

V tomto článku najdete příklady těžkých, ale nezbytných rozhovorů, které budete muset vést v práci nebo v osobním životě. Získáte v něm také dovednosti, které vám pomohou je úspěšně zvládnout.

Proč nefunguje vyhýbání se obtížným rozhovorům

Většina lidí se snaží obtížným rozhovorům vyhýbat, ale to je obvykle neúčinná strategie. Mnohým obtížným rozhovorům a konfliktům se nelze vyhnout. To platí nejen pro osobní, ale i pro pracovní vztahy. Podle rozsáhlého průzkumu ve Velké Británii 51 % pracovníků uvedlo, že musí v práci vést obtížné rozhovory alespoň jednou měsíčně nebo častěji[].

Přestože se většina lidí vyhýbá konfliktům, aby ochránila své vztahy, výzkum ukázal, že vyhýbání se konfliktům ve skutečnosti podkopává sílu a kvalitu vztahu.[][][][] Lidé, kteří se vyhýbají zahájení nebo vedení obtížných rozhovorů s lidmi v osobním nebo profesním životě, často uvádějí:[][][]

• Důležité otázky a problémy se neřeší.
• Neřešené problémy se časem zvětšují.
• Vztahy jsou křehčí
• Lidé nejsou schopni být upřímní a autentičtí
• Vyhýbání se obtížným rozhovorům způsobuje větší stres.
• Emoce se potlačují a časem se hromadí.
• Spokojenost se vztahem klesá
• Velké hádky mohou vypuknout i kvůli "malým" problémům.
• Po příliš dlouhém uklidňování se může dostavit nelibost a hněv.
• Produktivita, týmová práce a spokojenost s prací se snižují.

Možná vám pomůže tento článek o zlepšení konverzace ve vztahu.

Kdy je v pořádku vyhnout se obtížnému rozhovoru?

Existují výjimky z pravidla, že vyhýbání se obtížným rozhovorům není zdravou ani účinnou strategií. Jednou z výjimek je situace, kdy se jedná o problém nebo téma, které je méně závažné nebo se vyřeší samo od sebe[].

Například nemusí být nutné konfrontovat spolupracovníka nebo nadřízeného s jeho nedostatečným úsilím, pokud jste právě podali dvoutýdenní výpověď a měníte práci. Případy, kdy je zásadní zahájit obtížný rozhovor, jsou situace, kdy:[]

• V sázce je něco důležitého
• Existují konkrétní způsoby, jak může člověk pomoci vyřešit problém.
• Vyhýbání se konverzaci způsobuje nebo by mohlo způsobit větší problémy.
• Vyvinul se negativní vzorec, který pravděpodobně nepřestane, pokud se na něj nepřijde.

Jak vést obtížné rozhovory

Způsob, jakým přistupujete k obtížnému nebo zásadnímu rozhovoru a jakým jej vedete, je nesmírně důležitý. Přílišná pasivita v rozhovoru může způsobit, že se budete chovat příliš vstřícně a své pocity a potřeby budete stavět na poslední místo. Přílišná agresivita v obtížném rozhovoru může způsobit, že se druhá osoba uzavře do sebe a začne se bránit, a zároveň poškodí váš vztah s ní.klíčové při řešení konfliktů, konfrontací a jiných obtížných rozhovorů.

Níže uvádíme 15 tipů a strategií, které vám pomohou poradit si, jak vést obtížné rozhovory v práci nebo s partnerem, přáteli či rodinou.

1. Pochopení základního problému

Než zahájíte obtížný rozhovor, proveďte sebereflexi, abyste se ujistili, že danému problému skutečně rozumíte. To znamená, že si uděláte čas a zamyslíte se nad danou otázkou nebo problémem z více úhlů pohledu.[] Znamená to také identifikovat všechny základní problémy, které mohou být příčinou problému nebo problému nebo k němu přispívat.[]

Příklad: Může vám vadit, když si váš spolubydlící pozve kamarády ve všední den večer, protože vám to znemožňuje dobře se vyspat. Pokud jste s ním však o tom nikdy na začátku nemluvili, je nespravedlivé předpokládat, že by věděl, že je to něco, co vám vadí. V tomto případě je základní problém spojen s nedostatečnou komunikací o pravidlech domácnosti a očekáváních.

2. Určete dosažitelný cíl rozhovoru

Všechny obtížné rozhovory by měly být organizovány kolem jasného "cíle" nebo cíle, kterého byste chtěli dosáhnout. Určit si tento cíl předem je opravdu důležité a je také dobré se ujistit, že cíl je něco, co je pod vaší kontrolou. Když máte jasný cíl, který je pod vaší kontrolou, je téměř vždy možné ho dosáhnout, bez ohledu na to, jak obtížný rozhovor je. Pokud je vaším cílemněco, co nemáte pod kontrolou, zkuste to přesunout na něco, co pod kontrolou máte.[]

Další příklady cílů, které nemáte pod kontrolou, a těch, které ano:[]

3. Domluvte si vhodný čas a místo pro rozhovor.

Při těžkých rozhovorech je klíčové načasování, ale také místo, kde rozhovor vedete. Čím těžší nebo citlivější je téma rozhovoru, tím důležitější je zvolit správný čas a místo rozhovoru. Obvykle je dobré zeptat se druhé osoby na časy a místa, které preferuje, nebo na to alespoň pamatovat při doporučení.

Výběr "neutrálního" místa pro obtížný rozhovor s větší pravděpodobností přinese pozitivní výsledek.[] To může znamenat výběr veřejného místa k rozhovoru namísto rozhovoru v bytě nebo osobní kanceláři. Jen se ujistěte, že místo, které si vyberete, je takové, kde můžete očekávat určité soukromí. Také se ujistěte, že si naplánujete dostatek času na důkladný rozhovor, spíše než na rozhovor v soukromí.snažit se vést uspěchanou konverzaci během 15 nebo 30minutové přestávky.

4. Informujte o tématu s předstihem

Pokud s někým potřebujete probrat opravdu citlivé a obtížné téma, je lepší ho nezaslepovat. Když ho předem upozorníte, je pravděpodobnější, že to povede k pozitivnímu výsledku, než když na schůzku, kterou někdo považuje za přátelský nebo neformální oběd, přinesete nečekanou bombu.

Když se snažíte domluvit čas a datum rozhovoru, dejte jim předem vědět, o čem byste chtěli diskutovat. Budou tak mít nějaký čas na rozmyšlenou a zamyšlení se nad problémem předem, čas na zvážení vašeho požadavku, jeho projednání s nadřízenými a případně možnost dát vám na schůzce definitivní odpověď.

Příklad: Chcete-li se svým šéfem diskutovat o zvýšení platu nebo povýšení, sdělte mu při sjednávání schůzky, o čem byste rádi diskutovali.

5. Příprava bez skriptování

Určitá příprava na obtížný rozhovor vám může pomoci uspořádat si myšlenky, ale přílišná příprava se může vymstít. Například psaní scénáře a nacvičování rozhovorů předem může způsobit, že se vám v hlavě rozhostí prázdnota, když věci nepůjdou přesně podle plánu. Lepší způsob přípravy na obtížný rozhovor je vytvořit si mentální osnovu s několika důležitými body, které chcete sdělit.

Příklad: Pokud se chystáte řešit problém ve vztahu s partnerem, můžete se na to připravit:

• Určení hlavního problému, který chcete řešit (např. nedostatek komunikace nebo závazku nebo něco, co udělali nebo řekli a co vás ranilo).
• Identifikace způsobu, jakým ovlivňuje vás, váš život a váš vztah (např. způsobuje, že se necítíte důležití, vytváří větší nejistotu nebo ztěžuje plánování budoucnosti).
• Určení toho, co chcete nebo potřebujete od druhé osoby (např. slyšet, co chce a jak si představuje budoucnost vztahu, nebo omluvu, závazek atd.).

6. Představte si pozitivní výsledek

Když se přistihnete, že se bojíte určitého rozhovoru, je to téměř vždy proto, že jste si představovali, že dopadne špatně, a nyní očekáváte, že tak dopadne. Představa pozitivního výsledku znamená, že se budete méně pravděpodobně cítit stresovaní a úzkostní z rozhovoru a také méně pravděpodobné, že budete k rozhovoru přistupovat defenzivně. To je důvod, proč představa pozitivního výsledku ve skutečnosti zvyšuje pravděpodobnost, že člověkdojít.

Příklad: Pokud vám přítel řekne: "Musíme si promluvit," snažte se nenechat svou mysl, aby se zatoulala ke všem nejhorším možným výsledkům. Místo toho zvažte jiné, pozitivnější věci, o kterých by si s vámi mohl chtít promluvit, například dobré zprávy, o které se s vámi chce podělit, nebo něco vzrušujícího, co s vámi chce podniknout.

7. Zahajte rozhovor a buďte přímí

Když přijde čas na rozhovor, neodkládejte ho příliš dlouho a vyhýbejte se nezávazným rozhovorům. Když se obtížný problém nebo téma dostane na stůl hned na začátku interakce, může se snížit napětí a úzkost a zároveň všichni získají více času věnovat se danému problému.

Jedním z nejlepších způsobů, jak zahájit obtížný nebo choulostivý rozhovor, je použít větu I, která zahrnuje problém z vašeho pohledu. U vět I je menší pravděpodobnost, že vyvolají obranné reakce, a mohou vám také pomoci vyjádřit se.

Příklady výroků typu I:

• "Cítím se v práci frustrovaný, protože mám tolik schůzek, že je těžké udělat práci, a rád bych, abyste mi pomohli najít způsob, jak některé z nich omezit."
• "Znepokojuje mě, kolik toho vypiješ, a mám pocit, že to ovlivňuje kvalitu našeho společného času. Opravdu bych byla ráda, kdybys tolik nepil, když jsme spolu."
• "V našem vztahu se cítím méně šťastná. I když jsme udělali několik věcí, abychom ho zlepšili, myslím, že opravdu potřebujeme pomoc párového terapeuta."

8. Při konfrontaci buďte taktní.

Pokud je konfrontace nutná, je lepší se během rozhovoru soustředit na chování a ne na osobu. Například je v pořádku mluvit s rodičem nebo členem rodiny o jeho problémech s alkoholem, ale neuchylujte se k označení "alkoholik" nebo "závislák". Tímto způsobem je mnohem méně pravděpodobné, že se vůči vám bude bránit, a je pravděpodobnější, že skutečně vyslechne a přijme to, co mu chcete říct.říkají.

Příklady nástrojů a tipů, jak být taktní, když někoho konfrontujete s jeho chováním:

• Konfrontace zaměstnance s jeho výkonem: "Všiml jsem si, že často chybíte na schůzkách a odevzdáváte věci pozdě, což se vám nepodobá. Je všechno v pořádku?".
• Začít obtížný rozhovor s přítelem o jeho pití slovy jako "Mám o tebe opravdu strach" nebo "Opravdu mi na tobě záleží".

9. Naslouchejte s otevřenou myslí

Při obtížných rozhovorech by neměla mluvit jen jedna osoba, takže se snažte dělat pauzy a klást otázky, abyste získali názory druhé osoby. Snažte se také zachovat si otevřenou mysl a být ochotni zvážit její pohled na věc, místo abyste se pevně drželi svého názoru a ignorovali vše, co vám řekne.[]

Příklady toho, jak být dobrým posluchačem s otevřenou myslí, i když máte silné pocity nebo názory:[]

• Přistupujte ke každému obtížnému rozhovoru se zvídavým myšlením, které vám připomene, abyste si zachovali otevřenou mysl a nedělali ukvapené závěry.
• Dovolte si vžít se do perspektivy druhé osoby a skutečně si zkuste představit její myšlenky, pocity a prožitky.
• Předpokládejte, že většina lidí má dobré úmysly (pokud nemáte jasný důkaz, že to není pravda), což vám pomůže zůstat otevřený a nebránit se.

10. Zůstaňte bez obrany

Obrana je jedním z nejčastějších důvodů, proč se těžké rozhovory mění v konflikty a hádky. Když se lidé cítí zraněni, uraženi nebo ohroženi, téměř vždy se nejprve začnou bránit. Někteří lidé se uzavřou do sebe. Jiní mají uštěpačné poznámky, jsou sarkastičtí nebo pasivně agresivní. Další používají obviňování nebo obviňování a někteří lidé prostě začnou křičet a řvát.

Všechny tyto obranné mechanismy mají společné to, že každý z nich funguje tak, aby uzavřel zdravou komunikaci.[] Nemůžete ovlivnit, jak druzí lidé reagují, ale zůstat bez obrany je obvykle nejlepší způsob, jak se vyhnout ostré hádce. To může dokonce přerušit cyklus obranných mechanismů a umožnit pozitivnější a produktivnější konverzaci.

Příklady obranných reakcí, kterým je třeba se vyhnout:

• Zvyšování hlasu nebo křik
• Přerušování hovoru nebo mluvení přes druhou osobu
• Uchylování se k osobním útokům nebo obviňování
• Vytahování minulosti nebo nesouvisejících problémů
• Nechat se zatáhnout do hádky mimo téma
• Pocit potřeby bránit se nebo čelit každému útoku
• Navrhněte přestávku, pokud je situace stále příliš vyhrocená.

Nápomocný by vám mohl být také tento článek o tom, jak zdravě vyjadřovat emoce.

11. Vědět, kdy dělat kompromisy (a kdy ne)

Ne všechny obtížné rozhovory budou mít ideální konec, bez ohledu na to, jak obratně k nim přistupujete. Někdy bude nejlepším výsledkem kompromis, který vyžaduje, abyste vy i druhá osoba nebo osoby obětovali něco málo z toho, co chcete, abyste se setkali uprostřed. Jindy není vždy zdravé dělat kompromisy ve věcech, na kterých vám opravdu záleží, včetně vašich hodnot, snů a etického kodexu.

Příklady toho, jak poznat, kdy je třeba dělat kompromisy a kdy se držet svých zásad:

• Zeptejte se sami sebe, zda by kompromisy nebyly v rozporu s vašimi etickými zásadami nebo hodnotami.
• Zvažte, co kompromisem obětujete, čeho se vzdáte nebo co ztratíte.
• Zvažte, zda je kompromis spravedlivý a rovný (zda se jedná o kompromis uprostřed).
• Určete, co kompromisem získáte vy i druhá osoba.
• Než se rozhodnete, zvažte výhody a nevýhody kompromisu.

12. Hledejte společný cíl

I v těch nejtěžších rozhovorech se často najdou určité body, na kterých se s druhou stranou shodnete. Společný cíl vás spojuje, protože znamená, že vy i druhá strana chcete stejný výsledek a potřebujete jen najít přijatelnou cestu, jak k němu dojít. Když existuje společný cíl, je mnohem snazší zaměřit se na řešení, a ne jen na problémy.[]

Příklady, jak najít společný cíl:

• Začněte tím, že uvedete, co byste chtěli z rozhovoru získat. Např. "Doufám, že se nám podaří to vyřešit a budeme mít i nadále pevný vztah.".
• Zeptejte se, co druhá osoba od rozhovoru očekává: "Jaký by podle vás byl ideální výsledek?".
• Vyvarujte se toho, aby se rozdíly staly překážkou, a řekněte něco jako: "Myslím, že se oba shodneme na tom, že ____" nebo "I když se zdá, že jsme na různých stranách, vypadá to, že bychom oba chtěli ____".

13. Uspořádejte následný rozhovor

Mnoho lidí dělá tu chybu, že považuje těžké rozhovory za "jednorázovou" záležitost, ačkoli je možná potřeba, aby se uskutečnily v sérii. Není například realistické očekávat, že by se roky trvající poškození vztahu nebo problémy s důvěrou v přítele mohly vyřešit během jednoho rozhovoru. Často je třeba uskutečnit následné rozhovory, které však bývají méně intenzivní a produktivnější než úvodní.konverzace byla.

Příklady následných rozhovorů:

• Zavolat rodičům po ostré hádce a omluvit se za některé věci, které jste řekli a které poškodily váš vztah.
• Navázání kontaktu se spolubydlícím poté, co ho konfrontujete s jeho nepořádkem, slovy typu: "Opravdu oceňuji, že se snažíš více uklízet."
• Dát příteli najevo, že se na něj nezlobíte, když jste s ním vedli těžký rozhovor o něčem, co řekl nebo udělal a co vás rozrušilo.

14. Řešte problémy, když jsou ještě malé

Jedním z důvodů, proč se mnoho lidí vyhýbá obtížným rozhovorům, je to, že se vyhýbají řešení problémů, když jsou ještě malé. Když se ignorované problémy časem zvětší, je těžší je vyřešit a vyvolávají větší úzkost. Proto je nejlepší neodkládat obtížný rozhovor hned na začátku, když se problém objeví poprvé.

Příklady řešení drobných problémů na počátku:

• Vyjadřujte své pocity a názory otevřeněji a nenechávejte si je pro sebe, když s něčím nesouhlasíte nebo se vám něco nelíbí.
• Upozorněte na drobné problémy neformálním způsobem, místo abyste je brali jako něco vážného, a řekněte něco jako: "Hele, můžeme si rychle popovídat?" nebo "Jen jsem chtěl říct...".
• V případě problému používejte otázky místo prohlášení nebo obvinění, například se zeptejte: "Bylo by možné ___?" nebo "Nevadilo by vám příště ___?".

15. Vědět, jak a kdy opustit slepou uličku konverzace

Ne všechny rozhovory budou produktivní a pozitivní, bez ohledu na to, jak moc pracujete na svém přístupu. Budou chvíle, kdy je druhá osoba příliš nezralá nebo defenzivní, nebo jste příliš emocionální, a také chvíle, kdy prostě neexistuje řešení problému. Vědět, kdy a jak ukončit rozhovor, je stejně důležité jako vědět, jak ho zahájit.

Konverzaci je dobré ukončit, když se situace příliš vyhrotí nebo když se jeden nebo oba lidé začnou vzájemně napadat. Nejlepší je také ukončit konverzaci, která se točí v kruhu a řešení je v nedohlednu. Pokračování za tímto bodem pravděpodobně povede k dalšímu konfliktu místo k řešení.[]

Příklady, jak ukončit konverzaci ve slepé uličce:

• "Myslím, že jsme oba příliš rozvášnění. Přestaňme, než zajdeme příliš daleko nebo řekneme věci, které nemůžeme vzít zpět."
• "Nemyslím si, že to někam povede. Prozatím se dohodněme, že se neshodneme, a možná si o tom zkusíme promluvit později."
• "Chci o tom diskutovat, ale myslím, že oba potřebujeme víc času na přemýšlení, aby to bylo zdravé a produktivní."

Obtížná konverzační témata

To, co se považuje za obtížný rozhovor, se u každého člověka trochu liší, ale téměř vždy se jedná o citlivé nebo nepříjemné otázky. Jedná se o otázky, které mohou způsobit konflikt, zranit city nebo vést k nedorozumění.[][]

Některé obtížné rozhovory mohou změnit, poškodit nebo dokonce ukončit přátelství či vztah. V práci se obtížné rozhovory často týkají poskytování nebo přijímání negativní zpětné vazby nebo probírání ožehavých témat, jako je plat nebo nevhodné chování.[][]

Níže jsou uvedeny příklady nejčastějších obtížných rozhovorů, kterých se lidé bojí v práci i v osobním životě:[][][][][][]

Závěrečné myšlenky

Je sice normální, že se chceme vyhýbat rozhovorům, které jsou těžké, emotivní nebo obtížné, ale někdy to může znamenat, že se velké problémy ve vztahu nikdy nevyřeší nebo nevyřeší. Vyhýbání se konfliktům může časem naše vztahy oslabit, takže jsou křehčí a méně blízké.

Umět začít, vést a ukončit obtížný rozhovor je společenská dovednost, kterou všichni potřebujeme jak v práci, tak v osobním životě. Taktnost, úcta, otevřenost a jasné vyjádření pocitů a potřeb mohou pomoci usnadnit a zvýšit produktivitu obtížných rozhovorů.