Hvordan man har svære samtaler (personlig og professionel)

De fleste mennesker undgår vanskelige samtaler og følsomme emner på grund af en underliggende frygt for konfrontation og konflikt. Selvom konflikt ofte er ubehageligt, følelsesmæssigt drænende og endda skræmmende, er konfliktundgåelse normalt ikke sundt for dine relationer.

Det gælder både konflikter på arbejdspladsen og i personlige relationer, hvor små problemer kan vokse sig store, hvis de undgås. Det er heller ikke muligt at undgå ubehagelige samtaler eller konflikter, og derfor er alle nødt til at udvikle de sociale færdigheder, der skal til for at navigere i dem.

Denne artikel giver dig eksempler på svære, men nødvendige samtaler, du kan få brug for at have på arbejdet eller i dit privatliv. Den giver dig også færdigheder, der kan hjælpe dig med at navigere i dem med succes.

Hvorfor det ikke virker at undgå svære samtaler

De fleste mennesker forsøger at undgå vanskelige samtaler, men det er som regel en ineffektiv strategi. Mange vanskelige samtaler og konflikter er uundgåelige. Det gælder både i personlige og professionelle relationer. Ifølge en stor undersøgelse i Storbritannien rapporterede 51% af medarbejderne, at de var nødt til at have vanskelige samtaler på arbejdspladsen mindst en gang om måneden eller mere.

Mens de fleste mennesker undgår konflikter for at beskytte deres forhold, har forskning vist, at konfliktundgåelse faktisk underminerer styrken og kvaliteten af et forhold.[][][] Folk, der undgår at indlede eller have svære samtaler med mennesker i enten deres personlige eller professionelle liv, rapporterer ofte:[][][]

• Vigtige spørgsmål og problemer bliver ikke løst
• Uadresserede problemer bliver større med tiden
• Forhold bliver mere skrøbelige
• Folk er ude af stand til at være ægte og autentiske
• Der skabes mere stress ved at undgå svære samtaler
• Følelser bliver undertrykt og ophober sig over tid.
• Tilfredsheden med parforholdet falder
• Store skænderier kan bryde ud, selv omkring 'små' emner
• Harme og vrede kan opbygges efter for lang tids formildelse
• Produktivitet, teamwork og arbejdsglæde falder

Du kan måske finde denne artikel om at forbedre samtalen i et forhold nyttig.

Hvornår er det OK at undgå en svær samtale?

Der er nogle undtagelser fra reglen om, at undgåelse ikke er en sund eller effektiv strategi, når det kommer til vanskelige samtaler. En undtagelse er, når problemet eller emnet er mindre eller vil løse sig selv af sig selv.

For eksempel er det måske ikke nødvendigt at konfrontere en kollega eller vejleder med deres manglende indsats, hvis du lige har afleveret din to-ugers opsigelse og skifter job. De tidspunkter, hvor det er afgørende at indlede en vanskelig samtale, er situationer, hvor:[]

• Der er noget vigtigt på spil
• Der er specifikke måder, hvorpå en person kan hjælpe med at løse et spørgsmål eller problem
• At undgå samtalen skaber eller kan skabe større problemer.
• Der har udviklet sig et negativt mønster, som sandsynligvis ikke vil stoppe, medmindre der gøres noget ved det.

Hvordan man har svære samtaler

Den måde, du nærmer dig og navigerer i en vanskelig eller afgørende samtale, er utrolig vigtig. Hvis du er for passiv i en samtale, kan det få dig til at være alt for imødekommende og sætte dine følelser og behov til sidst. Hvis du er for aggressiv i en vanskelig samtale, kan det få den anden person til at lukke af og blive defensiv, mens det også skader dit forhold til dem. At kommunikere assertivt erDet er nøglen til at håndtere konflikter, konfrontationer og andre vanskelige samtaler.

Her er 15 tips og strategier, der kan hjælpe dig med at håndtere svære samtaler på arbejdet eller med din partner, venner eller familie.

1. Forstå det underliggende problem

Før du indleder en vanskelig samtale, skal du reflektere over dig selv for at sikre, at du virkelig forstår problemet. Det betyder, at du skal tage dig tid til at tænke over spørgsmålet eller problemet fra flere perspektiver. Det betyder også, at du skal identificere eventuelle underliggende problemer, der kan forårsage eller bidrage til problemet eller spørgsmålet.

Eksempel: Det generer dig måske, når din roommate har venner på besøg en hverdagsaften, fordi det gør det svært for dig at få en god nats søvn. Men hvis du aldrig har haft en samtale med dem om dette, er det ikke rimeligt at antage, at de ved, at det er noget, der generer dig. I dette tilfælde er det underliggende problem relateret til en mangel på kommunikation om husregler og forventninger.

2. Identificer et opnåeligt mål for samtalen

Alle vanskelige samtaler bør organiseres omkring et klart "mål", som du gerne vil opnå. Det er virkelig vigtigt at identificere dette mål på forhånd, og det er også en god idé at sikre sig, at målet er noget, du har kontrol over. Når du har et klart mål, som du har kontrol over, er det næsten altid muligt at opnå det, uanset hvor vanskelig samtalen er. Hvis dit mål ernoget, der ikke er inden for din kontrol, så prøv at flytte det til noget, der er inden for din kontrol.

Flere eksempler på mål, der ikke er inden for din kontrol, og dem, der er:[]

3. Aftal et godt tidspunkt og sted at tale sammen.

Timing er afgørende, når det kommer til svære samtaler, men det er stedet, hvor man har samtalen, også. Jo sværere eller mere følsomt samtaleemnet er, jo vigtigere bliver det at vælge det rigtige tidspunkt og sted at tale. Det er som regel en god idé at spørge den anden person om, hvilke tidspunkter og steder de foretrækker, eller i det mindste at have det i tankerne, når man kommer med anbefalinger.

At vælge et "neutralt" sted til en vanskelig samtale er mere sandsynligt at give et positivt resultat. Det kan betyde at vælge et offentligt sted at tale i stedet for at have en samtale i en lejlighed eller på et personligt kontor. Bare sørg for, at det sted, du vælger, er et sted, hvor du kan forvente at have noget privatliv. Sørg også for at planlægge nok tid til at have en dybtgående samtale i stedet for atat forsøge at føre en forhastet samtale i en pause på 15 eller 30 minutter.

4. Giv besked om emnet på forhånd

Når der er et virkelig følsomt og vanskeligt emne, du har brug for at diskutere med nogen, er det bedst ikke at overrumple dem. At give besked på forhånd er mere sandsynligt at føre til et positivt resultat end at medbringe en overraskelsesbombe til, hvad en anden tror, er en venlig eller afslappet frokostaftale.

Når du arbejder på at finde et tidspunkt og en dato for samtalen, så giv dem et forvarsel om, hvad du gerne vil diskutere. På den måde har de tid til at tænke og reflektere over problemet på forhånd, tid til at overveje din anmodning, forelægge den for højere chefer og muligvis være i stand til at give dig et endeligt svar på mødet.

Eksempel: Hvis du vil tale med din chef om at få en lønforhøjelse eller en forfremmelse, så fortæl ham, hvad du gerne vil tale om, når du aftaler mødet.

5. Forberedelse uden scripting

Lidt forberedelse til en svær samtale kan hjælpe dig med at organisere dine tanker, men for meget forberedelse kan give bagslag. For eksempel kan manuskripter og indøvning af samtaler på forhånd få dig til at gå i sort, når tingene ikke går helt efter planen. En bedre måde at forberede sig på en svær samtale er at lave en mental disposition med et par vigtige punkter, du vil kommunikere.

Eksempel: Hvis du planlægger at tage et problem op med din partner, kan det være en god idé at forberede dig:

• Identificer det kerneproblem, du ønsker at løse (f.eks. manglende kommunikation eller engagement eller noget, de gjorde eller sagde, som sårede dig).
• Identificere den måde, det påvirker dig, dit liv og dit forhold på (f.eks. får dig til at føle dig uvigtig, skaber mere usikkerhed eller gør det svært at planlægge fremtiden).
• Identificere, hvad du ønsker eller har brug for fra den anden person (f.eks. at høre, hvad de ønsker og forestiller sig for forholdets fremtid eller en undskyldning, et tilsagn osv.)

6. Forestil dig et positivt resultat

Når du frygter en bestemt samtale, er det næsten altid, fordi du har forestillet dig, at den vil gå dårligt, og nu forventer, at den vil gå sådan. At forestille sig et positivt udfald betyder, at du er mindre tilbøjelig til at føle dig stresset og ængstelig over samtalen og også mindre tilbøjelig til at gå defensivt til samtalen. Derfor gør det at forestille sig et positivt udfald faktisk en mere sandsynligat forekomme.

Eksempel: Hvis en ven siger til dig: "Vi er nødt til at tale sammen," så prøv at lade være med at tænke på alle de værst tænkelige udfald. Overvej i stedet andre, mere positive ting, som de måske gerne vil tale om, f.eks. gode nyheder, de har at fortælle, eller noget spændende, de gerne vil lave sammen med dig.

7. Indled samtalen og vær direkte

Når tiden er inde til at tage samtalen, så lad være med at vente for længe ved at undgå smalltalk. At få det svære emne på bordet tidligt i interaktionen kan reducere spændinger og angst og samtidig give alle mere tid til at dedikere sig til det aktuelle problem.

En af de bedste måder at indlede en svær eller ømtålelig samtale på er at bruge en jeg-sætning, som inkluderer problemet fra dit perspektiv. Jeg-sætninger er mindre tilbøjelige til at udløse defensive reaktioner og kan også hjælpe dig med at udtrykke dig selv.

Eksempler på I-erklæringer:

• "Jeg føler mig frustreret på arbejdet, fordi der er så mange møder, at det er svært at få arbejdet gjort, og jeg vil gerne have din hjælp til at finde en måde at skære et par af dem væk på."
• "Jeg er bekymret over, hvor meget du drikker, og føler, at det påvirker kvaliteten af vores tid sammen. Jeg ville virkelig gerne have, at du ikke drak så meget, når vi er sammen."
• "Jeg har følt mig mindre lykkelig i vores forhold. Selvom vi har gjort nogle ting for at forbedre det, tror jeg, at vi virkelig har brug for hjælp fra en parterapeut."

8. Vær taktfuld, når du konfronterer nogen

Når en konfrontation er nødvendig, er det bedst at holde fokus på adfærden under samtalen i stedet for personen. For eksempel er det OK at tale med en forælder eller et familiemedlem om deres alkoholproblem, men lad være med at kalde dem "alkoholiker" eller "misbruger." På den måde er det meget mindre sandsynligt, at de går i forsvarsposition over for dig, og mere sandsynligt, at de faktisk hører og modtager, hvad du har at sige.Sig frem.

Eksempler på værktøjer og tips til at være taktfuld, når man konfronterer nogen med deres opførsel:

• At konfrontere en medarbejder med hans præstation ved at sige noget i retning af: "Jeg har bemærket, at du har været fraværende fra mange møder og afleveret ting for sent, hvilket ikke ligner dig. Er alt i orden?"
• At starte en svær samtale med en ven om hans drikkeri ved at sige noget i retning af: "Jeg er bare virkelig bekymret for dig" eller "Jeg holder virkelig af dig".

9. Lyt med et åbent sind

Vanskelige samtaler bør ikke kun involvere én person, der taler, så sørg for at være bevidst om at holde pauser og stille spørgsmål for at få den andens input. Prøv også at holde et åbent sind og være villig til at overveje deres perspektiv i stedet for at være så fastlåst i din mening, at du ignorerer alt, hvad de har at sige.

Eksempler på, hvordan man kan være en god lytter med et åbent sind, selv når man har stærke følelser eller meninger:[]

• Gå til hver vanskelig samtale med en nysgerrig tankegang, som minder dig om at have et åbent sind og undgå at drage forhastede konklusioner.
• Tillad dig selv at tage den andens perspektiv og virkelig prøve at forestille dig deres tanker, følelser og oplevelser.
• Antag, at de fleste mennesker har gode intentioner (medmindre du har klare beviser for, at det ikke er sandt), hvilket hjælper dig med at forblive åben og ikke-defensiv.

10. Forbliv ikke-defensiv

Defensivitet er en af de mest almindelige årsager til, at svære samtaler udvikler sig til konflikter og skænderier. Når folk føler sig sårede, fornærmede eller truede, er deres første instinkt næsten altid at gå i forsvarsposition. Nogle mennesker lukker af. Andre kommer med spydige kommentarer eller bliver sarkastiske eller passiv-aggressive. Andre bruger bebrejdelser eller skyldfølelse, og nogle begynder bare at råbe og skrige.

Det, alle disse forsvar har til fælles, er, at de hver især er med til at lukke ned for sund kommunikation.[] Du kan ikke kontrollere, hvordan andre mennesker reagerer, men at forblive ikke-defensiv er som regel den bedste måde at undgå et ophedet skænderi på. Det kan endda bryde den defensive cirkel og gøre det muligt at have en mere positiv og produktiv samtale.

Eksempler på defensive reaktioner, der skal undgås:

• Hæve stemmen eller råbe
• Afbryde eller tale hen over den anden person
• At ty til personlige angreb eller bebrejdelser
• Opgravning af fortiden eller urelaterede problemer
• At lade sig trække ind i en diskussion uden for emnet
• Føler behov for at forsvare sig eller imødegå hvert angreb
• Foreslå at tage en pause, hvis det bliver for ophedet.

Du kan også finde denne artikel om, hvordan man udtrykker følelser på en sund måde, nyttig.

11. Vide, hvornår man skal gå på kompromis (og hvornår man ikke skal)

Det er ikke alle vanskelige samtaler, der ender godt, uanset hvor dygtigt du griber dem an. Nogle gange vil det bedste resultat være et kompromis, der kræver, at du og den anden eller de andre ofrer lidt af det, I ønsker, for at mødes på midten. Andre gange er det ikke altid sundt at gå på kompromis med ting, der virkelig betyder noget for dig, herunder dine værdier, drømme og etiske kodeks.

Eksempler på, hvordan man ved, hvornår man skal gå på kompromis, og hvornår man skal holde fast i sine principper:

• Spørg dig selv, om det at gå på kompromis ville stride mod din etik eller dine værdier.
• Overvej, hvad du ofrer, opgiver eller mister i kompromiset.
• Overvej, om kompromiset er retfærdigt og ligeværdigt (at mødes på midten).
• Identificer, hvad du og den anden person får ud af kompromiset.
• Afvej fordele og ulemper ved kompromiset, før du beslutter dig.

12. Søg efter et fælles mål

I selv de sværeste samtaler er der ofte visse punkter, som du og den anden person begge kan blive enige om. Et fælles mål forener jer, fordi det betyder, at du og den anden part ønsker det samme resultat og bare skal finde en acceptabel vej for at nå dertil. Når der er et fælles mål, bliver det meget lettere at fokusere på løsninger i stedet for kun problemerne.

Eksempler på, hvordan man finder et fælles mål:

• Start med at sige, hvad du gerne vil have ud af samtalen. F.eks. "Jeg håber, at vi kan arbejde os igennem det her og fortsætte med at have et stærkt forhold."
• Spørg, hvad den anden person ønsker af samtalen ved at sige: "Hvad tror du, ville være det ideelle resultat?"
• Undgå at lade forskelle blive til barrierer ved at sige ting som: "Jeg tror, vi begge er enige om, at ____" eller "Selvom det virker, som om vi er på forskellige sider, lyder det, som om vi begge gerne vil have ____".

13. Tag en opfølgende samtale

Mange begår den fejl at betragte svære samtaler som en "one-and-done" aftale, når de måske skal finde sted som en serie. For eksempel er det ikke realistisk at forvente, at mange års skader på forholdet eller tillidsproblemer med en ven kan løses i en samtale. Ofte er der behov for opfølgende samtaler, men de har en tendens til at være mindre intense og mere produktive end den indledendesamtalen var.

Eksempler på opfølgningssamtaler:

• At ringe til sine forældre efter et ophedet skænderi for at undskylde for nogle ting, man har sagt, som har skadet forholdet.
• Følg op med en værelseskammerat efter at have konfronteret ham/hende med rodet ved at sige noget i retning af: "Jeg sætter virkelig pris på, at du har gjort en større indsats for at rydde op."
• At lade en ven vide, at man ikke bærer nag, når man har haft en svær samtale om noget, vedkommende har sagt eller gjort, som har gjort en ked af det.

14. Tag fat på problemerne, mens de stadig er små

En af grundene til, at mange mennesker undgår svære samtaler, er, at de har undgået at tage fat på problemer, mens de stadig er små. Når ignorerede problemer bliver større med tiden, bliver de sværere at løse og mere angstprovokerende. Derfor er det bedst ikke at udskyde en svær samtale tidligt, når et problem først opstår.

Eksempler på, hvordan man håndterer små problemer tidligt i forløbet:

• Vær mere udtryksfuld og åben om dine følelser og meninger i stedet for at holde dem for dig selv, når du er uenig eller ikke kan lide noget, der bliver sagt eller gjort.
• Tag små problemer op på en afslappet måde i stedet for at behandle dem, som om de er alvorlige, ved at sige noget i retning af "Kan vi lige snakke sammen?" eller "Jeg ville bare sige...".
• Brug spørgsmål i stedet for udsagn eller beskyldninger, når der er et problem, som at spørge: "Ville det være muligt at ___?" eller "Ville du have noget imod at ___ næste gang?"

15. vide, hvordan og hvornår man forlader en samtale, der er gået i hårdknude

Ikke alle samtaler vil være produktive og positive, uanset hvor meget du arbejder på din tilgang. Der vil være tidspunkter, hvor den anden person er for umoden eller defensiv, eller du er for følelsesladet, og også tidspunkter, hvor der bare ikke er en løsning på problemet. At vide, hvornår og hvordan man afslutter en samtale, er lige så vigtigt som at vide, hvordan man indleder en.

Det er en god idé at afslutte en samtale, når tingene er blevet for ophedede, eller når en eller begge personer begynder at angribe hinanden. Det er også bedst at afslutte en samtale, der kører i ring uden nogen løsning i sigte. Hvis man fortsætter efter dette punkt, er det mere sandsynligt, at det resulterer i mere konflikt i stedet for en løsning.

Eksempler på, hvordan man stopper en samtale i en blindgyde:

• "Jeg tror, vi begge er lidt for ophidsede. Lad os stoppe, før vi går for langt eller siger ting, vi ikke kan tage tilbage."
• "Jeg tror ikke, det her fører til noget produktivt. Lad os være enige om at være uenige for nu og måske prøve at tale om det igen senere."
• "Jeg vil gerne have denne diskussion, men jeg tror, vi begge har brug for mere tid til at tænke og reflektere, for at det kan blive sundt og produktivt."

Vanskelige samtaleemner

Hvad der tæller som en vanskelig samtale, er lidt forskelligt fra person til person, men de involverer næsten altid følsomme eller ubehagelige emner. Det er emner, der har potentiale til at forårsage konflikter, såre følelser eller føre til misforståelser.

Nogle vanskelige samtaler har potentiale til at ændre, skade eller endda afslutte et venskab eller forhold. På arbejdspladsen involverer vanskelige samtaler ofte at give eller modtage negativ feedback eller diskutere følsomme emner som løn eller upassende adfærd.

Nedenfor er eksempler på de mest almindelige vanskelige samtaler, som folk frygter at have på arbejdspladsen og i deres privatliv:[][][][][]

Afsluttende tanker

Selvom det er normalt at ville undgå samtaler, der er svære, følelsesladede eller vanskelige, kan det nogle gange betyde, at store problemer i forholdet aldrig bliver taget op eller løst. Over tid kan konfliktundgåelse faktisk svække vores forhold, gøre dem mere skrøbelige og mindre tætte.

At vide, hvordan man starter, fører og afslutter en vanskelig samtale, er en social færdighed, som vi alle har brug for, både på arbejdet og i vores privatliv. At være taktfuld, respektfuld, fordomsfri og udtrykke sine følelser og behov tydeligt kan gøre vanskelige samtaler lettere og mere produktive.