Ako viesť ťažké rozhovory (osobné a profesionálne)

Väčšina ľudí sa vyhýba ťažkým rozhovorom a citlivým témam, pretože sa v zásade bojí konfrontácie a konfliktu. Hoci je konflikt často nepríjemný, emocionálne vyčerpávajúci a dokonca desivý, vyhýbanie sa konfliktom zvyčajne nie je zdravé pre vaše vzťahy.[][]

Platí to pre konflikty na pracovisku, ako aj pre konflikty v osobných vzťahoch, kde sa malé problémy môžu rozrásť do väčších, ak sa im vyhýbame.[] Takisto nie je možné vyhnúť sa nepríjemným rozhovorom alebo konfliktom, a preto si každý musí osvojiť sociálne zručnosti, aby ich zvládol.[]

V tomto článku nájdete príklady ťažkých, ale nevyhnutných rozhovorov, ktoré možno budete musieť viesť v práci alebo v osobnom živote. Zároveň vám poskytne zručnosti, ktoré vám pomôžu úspešne ich zvládnuť.

Prečo vyhýbanie sa ťažkým rozhovorom nefunguje

Väčšina ľudí sa snaží vyhýbať ťažkým rozhovorom, ale zvyčajne je to neúčinná stratégia. Mnohým ťažkým rozhovorom a konfliktom sa nedá vyhnúť. Platí to pre osobné, ale aj pracovné vzťahy. Podľa rozsiahleho prieskumu v Spojenom kráľovstve 51 % pracovníkov uviedlo, že museli viesť ťažké rozhovory v práci aspoň raz za mesiac alebo častejšie[].

Hoci sa väčšina ľudí vyhýba konfliktom, aby ochránila svoje vzťahy, výskum ukázal, že vyhýbanie sa konfliktom v skutočnosti podkopáva silu a kvalitu vzťahu.[][][][] Ľudia, ktorí sa vyhýbajú iniciovaniu alebo vedeniu ťažkých rozhovorov s ľuďmi v osobnom alebo pracovnom živote, často uvádzajú:[][][]

• Dôležité otázky a problémy sa neriešia
• Neriešené problémy sa časom zväčšujú
• Vzťahy sú krehkejšie
• Ľudia nedokážu byť úprimní a autentickí
• Vyhýbanie sa ťažkým rozhovorom spôsobuje viac stresu
• Emócie sa potláčajú a časom sa hromadia
• Spokojnosť so vzťahom klesá
• Veľké hádky môžu vypuknúť aj pri "malých" problémoch
• Po príliš dlhom upokojovaní môže vzniknúť odpor a hnev.
• Produktivita, tímová práca a spokojnosť s prácou klesajú

Možno vám pomôže tento článok o zlepšení konverzácie vo vzťahu.

Kedy je v poriadku vyhnúť sa ťažkej konverzácii?

Existujú určité výnimky z pravidla, že vyhýbanie sa nie je zdravou alebo účinnou stratégiou, pokiaľ ide o ťažké rozhovory. Jednou z výnimiek je, keď ide o problém alebo tému, ktorá je menej závažná alebo sa vyrieši sama od seba.[]

Napríklad nemusí byť potrebné konfrontovať spolupracovníka alebo nadriadeného s jeho nedostatočným úsilím, ak ste práve odovzdali dvojtýždňovú výpoveď a meníte prácu. Kedy je nevyhnutné začať ťažký rozhovor, sú situácie, keď:[]

• V stávke je niečo dôležité
• Existujú konkrétne spôsoby, ako môže človek pomôcť vyriešiť problém alebo záležitosť
• Vyhýbanie sa rozhovoru spôsobuje alebo by mohlo spôsobiť väčšie problémy
• Vytvoril sa negatívny vzorec, ktorý sa pravdepodobne nezastaví, ak sa nebude riešiť

Ako viesť ťažké rozhovory

Príliš pasívny prístup v rozhovore môže spôsobiť, že budete príliš ústretoví a svoje pocity a potreby budete klásť na posledné miesto. Prílišná agresivita v ťažkom rozhovore môže spôsobiť, že sa druhá osoba uzavrie a začne sa brániť, a zároveň poškodí váš vzťah s ňou. Asertívna komunikácia jekľúčové pri riešení konfliktov, konfrontácií a iných náročných rozhovorov.

Nižšie uvádzame 15 tipov a stratégií, ktoré vám pomôžu vedieť, ako viesť ťažké rozhovory v práci alebo s partnerom, priateľmi či rodinou.

1. Pochopenie základného problému

Predtým, ako začnete náročný rozhovor, urobte si sebareflexiu, aby ste sa uistili, že problému skutočne rozumiete. To znamená, že si nájdete čas na premyslenie otázky alebo problému z viacerých perspektív.[] Znamená to tiež identifikovať všetky základné problémy, ktoré môžu byť príčinou alebo prispievať k problému alebo otázke.[]

Príklad: Môže vám vadiť, keď si váš spolubývajúci pozýva priateľov cez týždeň večer, pretože vám to sťažuje dobrý spánok. Ak ste sa však s ním o tom nikdy na začiatku nerozprávali, je nespravodlivé predpokladať, že by vedel, že je to niečo, čo vás trápi. V tomto prípade súvisí základný problém s nedostatočnou komunikáciou o pravidlách domácnosti a očakávaniach.

2. Určite dosiahnuteľný cieľ rozhovoru

Všetky ťažké rozhovory by mali byť organizované okolo jasného "cieľa" alebo cieľa, ktorý by ste chceli dosiahnuť. Určiť si tento cieľ vopred je naozaj dôležité a je tiež dobré uistiť sa, že cieľ je niečo, čo máte pod kontrolou. Keď máte jasný cieľ, ktorý je pod vašou kontrolou, takmer vždy je možné ho dosiahnuť bez ohľadu na to, aký ťažký je rozhovor. Ak je váš cieľniečo, čo nemáte pod kontrolou, skúste to presunúť na niečo, čo pod kontrolou máte.[]

Ďalšie príklady cieľov, ktoré nie sú pod vašou kontrolou, a tých, ktoré sú:[]

3. Dohodnite si vhodný čas a miesto na rozhovor

Pri ťažkých rozhovoroch je kľúčové načasovanie, ale aj miesto, kde sa vedie diskusia. Čím ťažšia alebo citlivejšia je téma rozhovoru, tým dôležitejší je výber správneho času a miesta na rozhovor. Zvyčajne je dobré opýtať sa druhej osoby na časy a miesta, ktoré uprednostňuje, alebo na to aspoň myslieť pri odporúčaniach.

Výber "neutrálneho" miesta pre náročný rozhovor má väčšiu šancu na pozitívny výsledok.[] To môže znamenať, že namiesto rozhovoru v byte alebo osobnej kancelárii si na rozhovor vyberiete verejné miesto. Uistite sa, že miesto, ktoré si vyberiete, je také, kde môžete očakávať isté súkromie. Tiež si naplánujte dostatok času na dôkladný rozhovor, a nie napokúšať sa o urýchlenú konverzáciu počas 15 alebo 30-minútovej prestávky.

4. Vopred informujte o téme

Keď potrebujete s niekým prediskutovať naozaj citlivú a ťažkú tému, je lepšie ho nezaslepiť. Keď ho vopred upozorníte, je pravdepodobnejšie, že to povedie k pozitívnemu výsledku, ako keď prinesiete bombu s prekvapením na niečo, čo niekto iný považuje za priateľské alebo neformálne rande pri obede.

Keď sa snažíte dohodnúť čas a dátum rozhovoru, vopred ich informujte o tom, o čom by ste chceli diskutovať. Takto budú mať čas na premyslenie a premýšľanie o probléme vopred, čas na zváženie vašej požiadavky, jej prerokovanie s vyššími predstaviteľmi a prípadne vám budú môcť dať definitívnu odpoveď na stretnutí.

Príklad: Ak chcete so šéfom diskutovať o zvýšení platu alebo povýšení, pri dohodnutí stretnutia mu oznámte, o čom by ste chceli diskutovať.

5. Príprava bez skriptovania

Určitá príprava na náročný rozhovor vám môže pomôcť usporiadať si myšlienky, ale prílišná príprava sa môže obrátiť proti vám. Napríklad písanie scenára a skúšanie rozhovorov vopred môže spôsobiť, že vaša myseľ bude prázdna, keď veci nepôjdu presne podľa plánu. Lepším spôsobom prípravy na náročný rozhovor je vytvoriť si myšlienkovú osnovu s niekoľkými dôležitými bodmi, ktoré chcete oznámiť.

Príklad: Ak plánujete riešiť problém vo vzťahu s partnerom, môžete sa pripraviť tak, že:

• Identifikácia hlavného problému, ktorý chcete riešiť (napr. nedostatok komunikácie alebo záväzkov alebo niečo, čo urobili alebo povedali a čo vás zranilo).
• Identifikácia spôsobu, akým ovplyvňuje vás, váš život a váš vzťah (napr. spôsobuje, že sa necítite dôležití, vytvára väčšiu neistotu alebo sťažuje plánovanie budúcnosti).
• Identifikácia toho, čo chcete alebo potrebujete od druhej osoby (napr. vypočuť si, čo chce a ako si predstavuje budúcnosť vzťahu alebo ospravedlnenie, záväzok atď.).

6. Predstavte si pozitívny výsledok

Keď zistíte, že sa obávate určitého rozhovoru, je to takmer vždy preto, že ste si predstavovali, že dopadne zle, a teraz očakávate, že to tak dopadne. Keď si predstavujete pozitívny výsledok, je menej pravdepodobné, že sa budete cítiť vystresovaní a znepokojení z rozhovoru, a tiež je menej pravdepodobné, že budete k rozhovoru pristupovať defenzívne. To je dôvod, prečo predstava pozitívneho výsledku v skutočnosti zvyšuje pravdepodobnosťaby sa vyskytli.

Príklad: Ak vám priateľ povie: "Musíme sa porozprávať," snažte sa nenechať svoju myseľ blúdiť všetkými najhoršími možnými dôsledkami. Namiesto toho zvážte iné, pozitívnejšie veci, o ktorých sa možno chcú porozprávať, napríklad dobré správy, o ktoré sa chcú podeliť, alebo niečo vzrušujúce, čo chcú s vami podniknúť.

7. Začnite rozhovor a buďte priamy

Keď príde čas na rozhovor, neodkladajte ho príliš dlho tým, že sa budete vyhýbať spoločenským rozhovorom. Predloženie ťažkého problému alebo témy na stôl hneď na začiatku interakcie môže znížiť napätie a úzkosť a zároveň poskytne všetkým viac času venovať sa danej problematike.

Jedným z najlepších spôsobov, ako začať ťažký alebo citlivý rozhovor, je použiť výrok I, ktorý obsahuje problém z vášho pohľadu. Výroky I menej často vyvolávajú obranné reakcie a môžu vám tiež pomôcť vyjadriť sa.

Príklady výrokov I:

• "Cítim sa v práci frustrovaný, pretože mám toľko stretnutí, že je ťažké urobiť svoju prácu, a rád by som, keby ste mi pomohli nájsť spôsob, ako niektoré z nich vyradiť."
• "Znepokojuje ma, koľko piješ, a mám pocit, že to ovplyvňuje kvalitu nášho spoločného času. Bola by som naozaj rada, keby si toľko nepil, keď sme spolu."
• "V našom vzťahu sa cítim menej šťastná. Hoci sme urobili niekoľko vecí na jeho zlepšenie, myslím, že naozaj potrebujeme pomoc párového terapeuta."

8. Buďte taktní, keď niekoho konfrontujete

Ak je konfrontácia nevyhnutná, je najlepšie sústrediť sa počas rozhovoru na správanie a nie na osobu. Napríklad je v poriadku hovoriť s rodičom alebo členom rodiny o jeho problémoch s alkoholom, ale neuchýľte sa k tomu, aby ste ho nazvali "alkoholikom" alebo "závislým". Takto je oveľa menej pravdepodobné, že sa bude voči vám brániť, a je pravdepodobnejšie, že si skutočne vypočuje a prijme to, čo mu chcete povedať.povedzme.

Príklady nástrojov a tipov, ako byť taktný, keď niekoho konfrontujete s jeho správaním:

• Konfrontovať zamestnanca s jeho výkonom slovami typu: "Všimol som si, že ste často chýbali na stretnutiach a odovzdávali ste veci neskoro, čo sa vám nepodobá. Je všetko v poriadku?"
• Začať ťažký rozhovor s priateľom o jeho pití slovami ako: "Mám o teba naozaj strach" alebo "Veľmi mi na tebe záleží".

9. Počúvajte s otvorenou mysľou

Pri náročných rozhovoroch by nemala hovoriť len jedna osoba, preto sa snažte zámerne zastaviť a klásť otázky, aby ste získali názory druhej osoby. Snažte sa tiež zachovať si otvorenú myseľ a byť ochotní zvážiť jej pohľad na vec namiesto toho, aby ste sa pevne držali svojho názoru a ignorovali všetko, čo vám chce povedať.[]

Príklady spôsobov, ako byť dobrým poslucháčom s otvorenou mysľou, aj keď máte silné pocity alebo názory:[]

• Ku každému náročnému rozhovoru pristupujte so zvedavým myslením, ktoré vám pripomína, aby ste si zachovali otvorenú myseľ a vyhli sa unáhleným záverom.
• Dovoľte si vžiť sa do perspektívy druhej osoby a naozaj si skúste predstaviť jej myšlienky, pocity a zážitky.
• Predpokladajte, že väčšina ľudí má dobré úmysly (pokiaľ nemáte jasný dôkaz, že to nie je pravda), čo vám pomôže zostať otvorený a nebrániť sa.

10. Nezachovávajte defenzívu

Obrana je jedným z najčastejších dôvodov, prečo sa ťažké rozhovory menia na konflikty a hádky. Keď sa ľudia cítia zranení, urazení alebo ohrození, ich prvým inštinktom je takmer vždy začať sa brániť. Niektorí ľudia sa uzavrú do seba. Iní robia uštipačné poznámky alebo sú sarkastickí či pasívne agresívni. Iní používajú obviňovanie alebo vinu a niektorí ľudia jednoducho začnú kričať a kričať.

Všetky tieto obranné mechanizmy majú spoločné to, že každý z nich pôsobí tak, aby zastavil zdravú komunikáciu.[] Nemôžete ovplyvniť, ako druhí ľudia reagujú, ale zostať bez obrany je zvyčajne najlepší spôsob, ako sa vyhnúť vyhrotenej hádke. To môže dokonca prerušiť cyklus obrany a umožniť pozitívnejšiu a produktívnejšiu konverzáciu.

Príklady obranných reakcií, ktorým sa treba vyhnúť:

• Zvyšovanie hlasu alebo kričanie
• Prerušovanie alebo hovorenie cez druhú osobu
• Uchyľovanie sa k osobným útokom alebo obviňovaniu
• Vyťahovanie minulosti alebo nesúvisiacich problémov
• Nechať sa vtiahnuť do hádky mimo témy
• Pocit potreby brániť sa alebo čeliť každému útoku
• Navrhnite prestávku, ak je situácia príliš horúca.

Možno vám pomôže aj tento článok o tom, ako zdravo vyjadrovať emócie.

11. Vedieť, kedy robiť kompromisy (a kedy nie)

Nie všetky ťažké rozhovory budú mať ideálny koniec bez ohľadu na to, ako šikovne k nim pristupujete. Niekedy bude najlepším výsledkom kompromis, ktorý si od vás a druhej osoby alebo osôb vyžaduje, aby ste obetovali trochu toho, čo chcete, aby ste sa stretli uprostred. Inokedy nie je vždy zdravé robiť kompromisy vo veciach, na ktorých vám naozaj záleží, vrátane vašich hodnôt, snov a etického kódexu.

Príklady toho, ako zistiť, kedy treba robiť kompromisy a kedy sa držať svojich zásad:

• Spýtajte sa sami seba, či by kompromisy neboli v rozpore s vašimi etickými princípmi alebo hodnotami.
• Zvážte, čo obetujete, čoho sa vzdávate alebo čo strácate kompromisom.
• Zvážte, či je kompromis spravodlivý a rovnocenný (či je dosiahnutý v strede).
• Určite, čo vy a druhá osoba získate kompromisom.
• Pred rozhodnutím zvážte výhody a nevýhody kompromisu.

12. Hľadajte spoločný cieľ

Aj v tých najťažších rozhovoroch sa často nájdu určité body, na ktorých sa s druhou stranou zhodnete. Spoločný cieľ vás spája, pretože to znamená, že vy aj druhá strana chcete rovnaký výsledok a musíte len nájsť prijateľnú cestu, ako sa k nemu dostať. Keď existuje spoločný cieľ, je oveľa jednoduchšie sústrediť sa na riešenia, a nie len na problémy.[]

Príklady, ako nájsť spoločný cieľ:

• Začnite tým, že uvediete, čo by ste chceli z rozhovoru získať. Napr. "Dúfam, že sa nám to podarí vyriešiť a budeme mať naďalej pevný vzťah."
• Spýtajte sa, čo druhá osoba od rozhovoru očakáva, a povedzte: "Čo si myslíte, že by bolo ideálnym výsledkom?"
• Vyhnite sa tomu, aby sa rozdiely stali prekážkou, a povedzte napríklad: "Myslím, že obaja súhlasíme s tým, že ____" alebo "Aj keď sa zdá, že sme na rôznych stranách, zdá sa, že by sme obaja chceli ____".

13. Uskutočnite následný rozhovor

Mnohí ľudia robia chybu, keď považujú ťažké rozhovory za "jednorazovú" záležitosť, hoci je možné, že sa budú musieť uskutočniť v sérii. Napríklad nie je realistické očakávať, že roky trvajúce poškodenie vzťahu alebo problémy s dôverou s priateľom by sa mohli vyriešiť v jednom rozhovore. Často je potrebné uskutočniť následné rozhovory, ktoré však bývajú menej intenzívne a produktívnejšie ako úvodný rozhovor.rozhovor bol.

Príklady následných rozhovorov:

• Zavolanie rodičom po ostrej hádke, aby ste sa ospravedlnili za niektoré veci, ktoré ste povedali a ktoré poškodili váš vzťah.
• Po tom, čo ste spolubývajúceho konfrontovali s jeho neporiadkom, povedzte mu niečo ako: "Veľmi oceňujem, že sa snažíš viac upratovať."
• Po ťažkom rozhovore o niečom, čo povedal alebo urobil a čo vás rozrušilo, dajte priateľovi najavo, že sa necítite zle.

14. Riešte problémy, keď sú ešte malé

Jedným z dôvodov, prečo sa mnohí ľudia vyhýbajú ťažkým rozhovorom, je to, že sa vyhýbajú riešeniu problémov, keď sú ešte malé. Keď sa ignorované problémy časom zväčšujú, je ťažšie ich vyriešiť a vyvolávajú väčšiu úzkosť. Preto je najlepšie neodkladať ťažký rozhovor hneď na začiatku, keď sa problém prvýkrát objaví.

Príklady riešenia malých problémov na začiatku:

• Vyjadrujte svoje pocity a názory otvorenejšie a nenechávajte si ich pre seba, keď s niečím nesúhlasíte alebo sa vám niečo nepáči.
• Na drobné problémy upozorňujte radšej neformálne, než aby ste ich brali vážne, napríklad slovami: "Hej, môžeme sa rýchlo porozprávať?" alebo "Len som chcel povedať..."
• Pri problémoch používajte namiesto vyhlásení alebo obvinení otázky, napríklad: "Bolo by možné ___?" alebo "Mohli by ste nabudúce ___?".

15. Vedieť, ako a kedy opustiť slepú uličku rozhovoru

Nie všetky rozhovory budú produktívne a pozitívne, bez ohľadu na to, ako veľmi pracujete na svojom prístupe. Budú chvíle, keď je druhá osoba príliš nezrelá alebo defenzívna, alebo ste príliš emotívny, a tiež chvíle, keď jednoducho neexistuje riešenie problému. Vedieť, kedy a ako ukončiť rozhovor, je rovnako dôležité ako vedieť, ako ho začať.

Rozhovor je dobré ukončiť, keď sa veci príliš vyhrotia alebo keď sa jeden alebo obaja začnú navzájom napádať. Najlepšie je tiež ukončiť rozhovor, ktorý sa točí v kruhu a nemá žiadne riešenie. Pokračovanie po tomto bode pravdepodobne povedie k ďalšiemu konfliktu namiesto riešenia.

Príklady, ako zastaviť konverzáciu v slepej uličke:

• "Myslím, že sme obaja príliš rozohnení. Prestaňme, kým nezájdeme príliš ďaleko alebo nepovieme veci, ktoré nemôžeme vziať späť."
• "Nemyslím si, že to niekam povedie. Zatiaľ sa dohodnime, že sa nezhodneme, a možno sa o tom pokúsime porozprávať neskôr."
• "Chcem o tom diskutovať, ale myslím si, že obaja potrebujeme viac času na premýšľanie a uvažovanie, aby to bolo zdravé a produktívne."

Ťažké konverzačné témy

To, čo sa považuje za ťažký rozhovor, je u každého človeka trochu iné, ale takmer vždy ide o citlivé alebo nepríjemné otázky. Sú to otázky, ktoré môžu spôsobiť konflikt, zraniť city alebo viesť k nedorozumeniam.[][]

Niektoré ťažké rozhovory môžu zmeniť, poškodiť alebo dokonca ukončiť priateľstvo alebo vzťah. V práci ťažké rozhovory často zahŕňajú poskytovanie alebo prijímanie negatívnej spätnej väzby alebo diskusiu o citlivých témach, ako je plat alebo nevhodné správanie.[][]

Nižšie sú uvedené príklady najčastejších ťažkých rozhovorov, ktorých sa ľudia boja v práci a v osobnom živote:[][][][][]

Záverečné myšlienky

Hoci je normálne, že sa chceme vyhýbať rozhovorom, ktoré sú ťažké, emocionálne alebo zložité, niekedy to môže znamenať, že veľké problémy vo vzťahu sa nikdy nevyriešia alebo nevyriešia. Vyhýbanie sa konfliktom môže časom naše vzťahy skutočne oslabiť, urobiť ich krehkejšími a menej blízkymi.

Vedieť, ako začať, viesť a ukončiť ťažký rozhovor, je sociálna zručnosť, ktorú všetci potrebujeme v práci aj v osobnom živote. Byť taktný, úctivý, otvorený a jasne vyjadriť svoje pocity a potreby môže pomôcť uľahčiť a zvýšiť produktivitu ťažkých rozhovorov.