Innholdsfortegnelse
Diplomati er en kraftig sosial ferdighet som bidrar til å bygge sunne relasjoner, løse konflikter og oppmuntre mennesker med ulike synspunkter til å samarbeide. I denne artikkelen lærer du hva det vil si å være diplomatisk og hvordan du kan praktisere diplomati i sensitive situasjoner.
Hva vil det si å være diplomatisk?
Diplomati er kunsten å håndtere delikate sosiale situasjoner på en sensitiv måte som respekterer andres følelser. Det blir noen ganger referert til som takt.
Her er nøkkeltrekkene og oppførselen til diplomatiske mennesker:
- De kan ha vanskelige diskusjoner uten å skade forholdet de har til andre mennesker.
- De forblir rolige i anspente situasjoner.
- De forstår at mennesker ikke alltid er rasjonelle. De tar ikke andres negative reaksjoner personlig.
- De kan videreformidle dårlige nyheter og kritikk på en medfølende måte.
- De respekterer at alle har et unikt perspektiv, og de prøver å forstå andres meninger.
- De prøver ikke å "vinne" argumenter. I stedet prøver de å forstå andre perspektiver.
- De er flinke til å megle mellom to eller flere personer som ikke ser øye til øye på en sak.
- De er problemløsere som prøver å finne løsninger som dekker alles behov.
- De forblir høflige mot alle, selv de som irriterer eller irriterer dem. <0 er diplomatiske tips. det vilå snakke pent. Hvis du forbereder deg på en vanskelig diskusjon, kan det hjelpe å øve på det du skal si høyt privat i en høflig, rolig tone.
- Å gi folk din udelte oppmerksomhet når de snakker
- La folk fullføre setningene sine
- Prøve å fokusere på det andre sier i stedet for å bare vente på din tur til å snakke
- Bruk verbale og ikke-verbale signaler for å vise at du tar hensyn; for eksempel ved å si «Uh-he, fortsett» eller nikke med hodet når de kommer med et viktig poeng
- "Jeg er ikke sikker på nøyaktig hva du mener. Kan du fortelle meg litt mer om det?"
- "Kan du utdype litt om poenget du sa om X?"
- "Kan jeg sjekke at jeg har forstått deg ordentlig? Jeg tror du sier at vennene mine kommer til leiligheten for ofte, er det riktig?»
- Skriv ut et nøkkelfakta: Sene 7 dager av de siste 10
- Skriv ut konsekvensen: Kolleger må påta seg ekstra arbeid
- Still et spørsmål: "Hvorfor har du ankommet?"<4H kan du løse et spørsmål om morgenen?
15. Gi folk en sjanse til å redde ansiktet
Du trenger ikke komme med unnskyldninger for noens feil, men å foreslå en plausibel årsak til feilen deres kan være en god diplomatisk manøver som lar dem redde ansikt.
For eksempel, i stedet for å si: «Denne presentasjonen er full av stavefeil. Fiks det innen i morgen," kan du si, "Denne presentasjonen har ikke blitt grundig redigert. Jeg vet at du har vært veldig opptatt denne uken; kanskje du ikke hadde tid. Det ville vært flott om du kunne korrekturlese den igjen innen i morgen ettermiddag.»
16. Bruk selvsikker kommunikasjon
Diplomatiske mennesker er følsomme for andres følelser, men de lar ikke alle gå over dem. De er selvsikre, men ikke aggressive og prøver å forhandle seg frem til et resultat som er til fordel for så mange mennesker som mulig.
Hvis du har en tendens til å gå med på det andre ønsker i stedet for å stå opp for det du tror på eller trenger, kan du sjekke artikkelen vår som forklarer hva du skal gjøre hvis folk behandler deg som en dørmatte. Vi har også en artikkel om hvordan du kan få folk til å respektere deg som inneholder praktiske råd om selvsikker kommunikasjon.
17. Tilpass kommunikasjonsstilen din til situasjonen
En gjensidig følelse av respekt og rapport kan gå langt når du trenger detsamarbeide med noen for å løse en vanskelig situasjon. For å oppmuntre dem til å føle at du er på samme bølgelengde, prøv å tilpasse vokabularet og stemmen til konteksten. For eksempel kan det å bruke et svært uformelt språk på arbeidsplassen når du tar opp en ømfintlig sak med sjefen din fremstå som respektløst og uprofesjonelt.
Vanlige spørsmål
Er det bra å være diplomatisk?
I sensitive sosiale situasjoner er det vanligvis bra å være diplomatisk. Men noen ganger er en sløvere tilnærming bedre. For eksempel, hvis du har forsøkt å gi kritikk taktfullt, men den andre personen ikke forstår hvor de har gått galt, må du kanskje gi noen rettferdige tilbakemeldinger.
Hvordan vet jeg om jeg er diplomatisk?
Hvis du vanligvis kan finne de riktige ordene for å spre eller jevne over vanskelige sosiale situasjoner mens du fortsatt klarer å få frem det diplomatiske budskapet ditt. Hvis du har et rykte som en god forhandler eller fredsstifter, er det sannsynlig at andre ser deg som en diplomatisk person.
Er diplomatiske mennesker ærlige?
Ja, diplomatiske mennesker er ærlige. De er imidlertid ikke brutalt ærlige. Diplomatiske mennesker vet hvordan de skal levere dårlige nyheter eller kritikk på en sensitiv måte uten å fordumme sannheten. 9>
hjelpe deg med å håndtere sensitive situasjoner på en rolig og grasiøs måte som gir alle involverte en sjanse til å føle seg hørt og forstått.1. Lytt nøye til andre
Du kan ikke være diplomatisk med mindre du forstår deres posisjon og følelser. For å se ting fra deres synspunkt, må du lytte.
Spesielt vil du være en aktiv lytter. Dette betyr:
Sjekk ut vår guide for hvordan du kan bli en bedre lytter for flere tips.
2. Still spørsmål for å forbedre forståelsen din
Selv om du lytter nøye til noen, forstår du kanskje ikke umiddelbart hva de prøver å fortelle deg. Det kan hjelpe å stille spørsmål for å sjekke at du har skjønt hva de sier.
Å stille gjennomtenkte spørsmål kan forhindre misforståelser. Det signaliserer også at du er genuint interessert i den andre personens tanker, noe som kan bidra til å bygge tillit og rapport, noe som er viktig når du forhandler eller snakker om sensitive emner.
Her er noen spørsmål du kan stille hvis du er usikker på hva noen andrebetyr:
3. Prøv å ha empati med andre mennesker
Empati innebærer å forestille seg deg selv i andres posisjon og se ting fra deres perspektiv. Hvis du kan føle med noen, kan det være lettere å snakke og oppføre seg diplomatisk i en delikat sosial situasjon. Dette er fordi når du forstår en annen persons følelser, kan det være lettere å velge både hva du skal si og hvordan du skal si det.
La oss for eksempel si at du må avslå en invitasjon til svigerforeldrenes store familiejulefest. Hvis du prøver å sette deg selv i deres sko, kan du innse at de ikke har sett familien sin på lenge og sannsynligvis vil glede seg til festen. Det er rimelig å gjette at de vil bli skuffet når slektningene deres (inkludert deg) avslår invitasjonen.
Med dette i bakhodet ville «Nei takk» sannsynligvis ikke vært taktfull nok. I stedet ville noe sånt som «Vi vil gjerne komme, men vi kan rett og slett ikke klare det», sagt med et varmt tonefall, være bedre.
Hvis du ikke anser deg selv for å være en naturlig empatisk person, sjekk ut denne artikkelen om hva du skal gjøre hvis du ikke kan forholde deg tilandre mennesker.
4. Skriv ned viktige punkter på forhånd
Det er ikke alltid mulig å forberede seg på en vanskelig diskusjon på forhånd. Men hvis du har en mulighet til å planlegge hva du vil si, er det en god idé å lage en punktliste over alt du ønsker å dekke. En liste vil hjelpe deg med å fokusere på nøkkelfakta og problemstillinger, noe som kan gjøre det lettere å ha en klar, konstruktiv samtale.
For eksempel, la oss si at du har et møte med en ansatt fordi de er vedvarende for sent på jobb. Målet ditt er å finne ut hvorfor den ansatte ikke møter opp i tide.
Se også: Hvordan få venner når du har sosial angstDu kan skrive en liste som ser omtrent slik ut:
Ved å referere til denne listen under møtet, kan du finne det lettere å holde deg på sporet og engasjere deg med ansatte slik at dere kan løse problemet sammen. Du trenger ikke å skrive ut et ord-for-ord-manus; bare ta med så mange detaljer som du føler er nødvendig.
5. Hold følelsene dine under kontroll
Hvis du er rask til å miste humøret, kan personen du snakker med miste respekten for deg, noe som kan gjøre meningsfull, diplomatisk kommunikasjon vanskelig. Hvis du følersint, opprørt eller frustrert, prøv å roe deg ned.
Her er noen ting du kan gjøre for å holde følelsene i sjakk:
- Unnskyld deg selv i 5 minutter og gjør noen dype pusteøvelser ute eller på badet.
- Spør deg selv: «Vil dette ha betydning om en uke/en måned/ett år fra nå?» Dette kan hjelpe deg med å beholde en følelse av perspektiv, som igjen kan hjelpe deg å holde deg rolig.
- Gjør en jordingsøvelse. Du kan for eksempel prøve å navngi 3 ting du kan se, 3 ting du kan høre og 3 ting du kan berøre.
6. Bruk et mykgjørende språk
Diplomatiske mennesker er ærlige, men de vet hvordan de kan mildne kritikk, avvisning og dårlige nyheter ved å bruke et mildt språk.
Her er noen måter du kan bruke et mykgjørende språk når du trenger å være diplomatisk:
- I stedet for å bruke negative adjektiv, bruk et positivt adjektiv og "ikke veldig godt." For eksempel, i stedet for å si «Rhondas notatferdigheter er dårlige», kan du si: «Rhondas notatferdigheter er ikke særlig gode.»
- Bruk kvalifikatoren som «noe», «litt» eller «litt». For eksempel, i stedet for å si: «The garden is a little roted, 0», <> s som innebærer usikkerhet i stedet for dømmekraft. For eksempel, i stedet for å si «Det er en forferdelig idé», kan du si: «Jeg er ikke sikker på at vi burde gå med den ideen.»
- Bruk negative spørsmål. For eksempel, i stedet for å si «Vi må revurdere dette budsjettet», kan du spørre: «Tror du ikke vi bør revurdere dette budsjettet?»
- Bruk «beklager.» For eksempel, i stedet for å si «Jeg liker ikke pasta», kan du si «Beklager, jeg kan egentlig ikke fikse den pastaen i dag», eller «jeg kan heller ikke fikse det i dag»
7. Bruk den passive stemmen
Den passive stemmen oppleves ofte som mindre konfronterende enn den aktive stemmen, så den kan være nyttig når du skal være diplomatisk.
La oss for eksempel si at du ansetter en dekoratør som lover at de vil male ferdig spisestuen din på en bestemt dag. Men det er sent på ettermiddagen, og de har ikke gjort store fremskritt.
Du kan si: «Du fortalte oss at du ville male spisestuen i dag, men du har ikke gjort det. For å fortelle deg sannheten, er jeg veldig skuffet.»
Alternativt kan du bruke den passive stemmen til å gjøre følelsene dine klare på en mer diplomatisk måte. Du kan for eksempel si: «Vi ble fortalt at spisestuen skulle males i dag, men det har ikke blitt gjort, noe som er skuffende.»
8. Legg vekt på bekymringene dine, ikke andres feil
Hvis du trenger å snakke om hva noen gjør galt, unngå å komme med generaliserte, feiende utsagn som «Sally er for slem mot kundene våre» eller «Raj ordner aldri opp». Fokuser i stedet på spesifikke bekymringer, fakta,og mulige negative utfall.
La oss for eksempel si at en ny ansatt har sluttet seg til teamet ditt. Selv om de prøver hardt og er hyggelige å være sammen med, blir det klart at de ikke har de rette ferdighetene for jobben. Som teamleder bestemmer du deg for å ta opp problemet med lederen din.
Hvis du sa: «Rob er ikke så god i jobben sin, og jeg synes ikke han burde vært ansatt», ville du satt lederen din i forsvar og potensielt skapt en vanskelig atmosfære.
I stedet kan du si noe sånt som: «Rob er en veldig hyggelig, men positiv person å ha bekymret for den nye rollen hans. [Bekymring] Forrige uke fortalte han meg at han ikke forsto begrepene Peter brukte i sin presentasjon om kundeservice. [Fakta] Teamet vårt vil slite med å få alt gjort hvis han ikke er sikker på hva han er ment å gjøre [Mulig negativt utfall]."
9. Unngå anklagende språkbruk
Generelt er det best å unngå å starte setninger med «Du aldri …» eller «Du har alltid …» Anklagende språk får ofte folk til å føle seg defensive.
Prøv i stedet å si hvordan du føler og bruk fakta for å forklare hvorfor du føler det slik. Dette kan hjelpe deg å unngå å fremstå som aggressiv eller konfronterende.
For eksempel, i stedet for å si: «Du drikker for mye om kveldene», kan du si: «Jeg er litt bekymret fordi du de siste ukene har drukket flere drinkerhver kveld etter middag.»
10. Gi forslag i stedet for bestillinger
Hvis du trenger å gi negative tilbakemeldinger, kan du prøve å legge til et nyttig forslag ved siden av kritikk. Når du kommer med et forslag i stedet for en ordre, er det mer sannsynlig at du fremstår som fornuftig og samarbeidende i stedet for sint eller altfor kritisk.
For eksempel, i stedet for å si: «Gjør denne rapporten igjen, og vær så snill å gjøre den lettere å lese denne gangen», kan du si: «Kanskje du kan prøve å dele opp nøkkelpunktene i korte deler og punktpunkter? Det kan gjøre rapporten din lettere å lese.»
11. Velg riktig tidspunkt for å holde tøffe samtaler
Hvis du velger et upassende tidspunkt å ha en sensitiv samtale på, kan du få den andre personen til å føle seg defensiv, flau eller sint, noe som kan gjøre det vanskelig å ha en rolig, rasjonell samtale.
Det kan hjelpe å spørre deg selv: «Hvis noen andre skulle fortelle meg det samme på et annet sted, eller ville jeg fortelle meg det samme på et annet tidspunkt?»
12. Gi balansert tilbakemelding når du blir bedt om din mening
Diplomatiske mennesker lyver ikke eller holder tilbake viktig informasjon. Men de vet at negative tilbakemeldinger ofte kan være lettere å akseptere hvis de er ledsaget av ros.
For eksempel, la oss si at kona eller mannen din lager et treretters måltid hjemme for å feire bursdagen din. Dessverre gjorde ikke desserten detslå veldig bra ut. Etter måltidet ber ektefellen din deg fortelle dem hva du egentlig syntes om det.
Hvis du var helt ærlig og svarte på spørsmålet på en bokstavelig måte, ville du sannsynligvis såret følelsene deres. Det ville være taktløst å si for eksempel: "De to første rettene var deilige, men desserten var virkelig ubehagelig."
Et mer diplomatisk svar ville være: «Jeg likte virkelig suppen, og raviolien var fantastisk. Desserten var kanskje litt tørr, men jeg elsket presentasjonen.»
Se også: Får du ikke øyekontakt? Grunner & Hva du skal gjøre med det13. Bruk positivt kroppsspråk
Andre mennesker kan være mer sannsynlig å lytte til deg og respektere det du har å si hvis kroppsspråket ditt er åpent og vennlig.
Slik bruker du positivt kroppsspråk når du trenger å være diplomatisk:
- Slapp av musklene i ansiktet og nakken; dette kan hjelpe deg til å virke mindre streng og anspent.
- Få øyekontakt, men ikke stirr fordi det å holde noens blikk for lenge kan få deg til å fremstå som aggressiv.
- Unngå å krysse bena og armene, da dette kan få deg til å fremstå som defensiv.
- Ikke stå over noen når de sitter ned, da dette kan få deg til å virke skremmende><5 mer på vår guide. å bruke selvsikkert kroppsspråk.
14. Bruk et hyggelig tonefall
Selv om ordene dine er taktfulle, vil du ikke fremstå som diplomatisk hvis du snakker i et sint, flatt eller sarkastisk tonefall. Prøve
