Hvernig á að vera diplómatískur og háttvís (með dæmum)

Diplómatík er öflug félagsleg færni sem hjálpar til við að byggja upp heilbrigð sambönd, leysa átök og hvetja fólk með ólíkar skoðanir til að vinna saman. Í þessari grein muntu læra hvað það þýðir að vera diplómatískur og hvernig á að iðka diplómatíu í viðkvæmum aðstæðum.

Hvað þýðir það að vera diplómatískur?

Diplómatískt er listin að meðhöndla viðkvæmar félagslegar aðstæður á viðkvæman hátt sem virðir tilfinningar annarra. Það er stundum nefnt háttvísi.

Hér eru lykileinkenni og hegðun diplómatískra manna:

• Þeir geta átt erfiðar umræður án þess að skemma sambandið sem það hefur við annað fólk.
• Þeir halda ró sinni í spennuþrungnum aðstæðum.
• Þeir skilja að menn eru ekki alltaf skynsamir. Þeir taka neikvæðum viðbrögðum annarra ekki persónulega.
• Þeir geta miðlað slæmum fréttum og gagnrýni á miskunnsaman hátt.
• Þeir virða að allir hafi einstakt sjónarhorn og þeir reyna að skilja skoðanir annarra.
• Þeir reyna ekki að „vinna“ rök. Þess í stað reyna þeir að skilja önnur sjónarmið.
• Þeir eru góðir í að miðla málum á milli tveggja eða fleiri einstaklinga sem sjá ekki auga til auga í máli.
• Þeir eru vandamálalausnir sem reyna að finna lausnir sem mæta þörfum hvers og eins.
• Þeir halda áfram að vera kurteisir við alla, jafnvel þá sem pirra þá eða reita þá.
<0 eru einhver ráð þann viljaað tala fallega. Ef þú ert að búa þig undir erfiða umræðu getur það hjálpað þér að æfa það sem þú ætlar að segja upphátt í einrúmi í kurteislegum, rólegum tón.

15. Gefðu fólki tækifæri til að bjarga andliti

Þú þarft ekki að afsaka mistök einhvers, en að benda á trúverðuga ástæðu fyrir mistökum sínum getur verið góð diplómatísk aðgerð sem gerir þeim kleift að bjarga andliti.

Til dæmis, frekar en að segja: „Þessi kynning er full af stafsetningarvillum. Lagaðu það fyrir morgundaginn,“ gætirðu sagt, „Þessi kynningu hefur ekki verið rækilega breytt. Ég veit að þú hefur verið mjög upptekinn þessa vikuna; kannski hafðirðu ekki tíma. Það væri frábært ef þú gætir lesið hana aftur fyrir hádegi á morgun.“

Sjá einnig: 22 einfaldar leiðir til að bæta mannleg færni þína fyrir vinnu

16. Notaðu áreiðanleg samskipti

Diplómatískt fólk er viðkvæmt fyrir tilfinningum annarra en leyfir ekki öllum að ganga yfir sig. Þeir eru sjálfsöruggir en ekki árásargjarnir og reyna að semja um niðurstöðu sem gagnast eins mörgum og mögulegt er.

Ef þú hefur tilhneigingu til að fylgja því sem aðrir vilja frekar en að standa fyrir því sem þú trúir á eða þarft, skoðaðu þá grein okkar sem útskýrir hvað á að gera ef fólk kemur fram við þig eins og dyramottu. Við erum líka með grein um hvernig þú getur fengið fólk til að virða þig sem inniheldur hagnýt ráð um sjálfvirk samskipti.

17. Aðlagaðu samskiptastíl þinn að aðstæðum

Gagnkvæm tilfinning um virðingu og samband getur farið langt þegar þú þarft á að haldavinna með einhverjum til að leysa viðkvæmar aðstæður. Til að hvetja þá til að líða eins og þú sért á sömu bylgjulengd skaltu reyna að laga orðaforða þinn og raddblæ að samhenginu. Til dæmis getur það reynst óvirðing og ófagmannleg að nota mjög óformlegt orðalag á vinnustað þegar þú ert að taka upp viðkvæmt mál við yfirmann þinn.

Algengar spurningar

Er gott að vera diplómatískur?

Í viðkvæmum félagslegum aðstæðum er yfirleitt gott að vera diplómatískur. En stundum er slakari nálgun betri. Til dæmis, ef þú hefur reynt að gagnrýna með háttvísi, en hinn aðilinn skilur ekki hvar hún hefur farið úrskeiðis, gætirðu þurft að gefa rakalaus viðbrögð.

Hvernig veit ég hvort ég er diplómatískur?

Ef þú getur venjulega fundið réttu orðin til að dreifa eða slétta yfir óþægilegar félagslegar aðstæður á meðan þú ert enn að ná diplómatískum skilaboðum þínum. Ef þú hefur orðspor sem góður samningamaður eða friðarsinni er líklegt að annað fólk líti á þig sem diplómatískan mann.

Er diplómatískt fólk heiðarlegt?

Já, diplómatískt fólk er heiðarlegt. Hins vegar eru þeir ekki hrottalega hreinskilnir. Diplómatískt fólk veit hvernig á að koma slæmum fréttum eða gagnrýni á framfæri á viðkvæman hátt án þess að flakka um sannleikann. 9>

hjálpa þér að takast á við viðkvæmar aðstæður á rólegan, þokkafullan hátt sem gefur öllum sem taka þátt tækifæri til að finnast þú heyrt og skilja.

1. Hlustaðu vandlega á aðra

Þú getur ekki verið diplómatískur nema þú skiljir afstöðu þeirra og tilfinningar. Til að sjá hlutina frá sjónarhóli þeirra þarftu að hlusta.

Sérstaklega vilt þú vera virkur hlustandi. Þetta þýðir:

• Að veita fólki óskipta athygli þegar það er að tala
• Leyfa fólki að klára setningarnar sínar
• Að reyna að einbeita sér að því sem aðrir eru að segja í stað þess að bíða bara eftir að þú komir að tala
• Notaðu munnleg og óorðin vísbendingar til að sýna að þú sért að fylgjast með; til dæmis með því að segja „Uh-huh, áfram“ eða kinka kolli þegar þeir benda á lykilatriði

Kíktu á leiðbeiningar okkar um hvernig á að vera betri hlustandi til að fá fleiri ráð.

2. Spyrðu spurninga til að bæta skilning þinn

Jafnvel þótt þú hlustar vandlega á einhvern gætirðu ekki skilið strax hvað hann er að reyna að segja þér. Það getur hjálpað að spyrja spurninga til að ganga úr skugga um að þú hafir skilið hvað þeir eru að segja.

Að spyrja yfirvegaðra spurninga getur komið í veg fyrir misskilning. Það gefur líka til kynna að þú hafir raunverulegan áhuga á hugsunum hins aðilans, sem getur hjálpað til við að byggja upp traust og samband, sem eru mikilvæg þegar þú ert að semja eða tala um viðkvæm efni.

Hér eru nokkrar spurningar sem þú gætir spurt ef þú ert ekki viss um hvað einhver annarþýðir:

• “Ég er ekki viss nákvæmlega hvað þú átt við. Gætirðu sagt mér aðeins meira um það?“
• “Gætirðu útvíkkað aðeins atriðið sem þú sagðir um X?”
• “Get ég athugað að ég hafi skilið þig rétt? Ég held að þú sért að segja að vinir mínir komi of oft í íbúðina, er það ekki satt?”

3. Reyndu að hafa samkennd með öðru fólki

Samúð felst í því að ímynda þér sjálfan þig í stöðu einhvers annars og sjá hlutina frá þeirra sjónarhorni. Ef þú getur haft samúð með einhverjum gæti verið auðveldara að tala og hegða sér diplómatískt í viðkvæmum félagslegum aðstæðum. Þetta er vegna þess að þegar þú skilur tilfinningar annarrar manneskju getur verið auðveldara að velja bæði hvað á að segja og hvernig á að segja það.

Til dæmis, segjum að þú þurfir að afþakka boð í stóra jólaveislu tengdaforeldra þinna. Ef þú reynir að setja þig í spor þeirra gætirðu áttað þig á því að þeir hafa ekki séð fjölskyldu sína í langan tíma og munu líklega hlakka til veislunnar. Það er eðlilegt að giska á að þeir verði fyrir vonbrigðum þegar ættingjar þeirra (þar á meðal þú) hafna boðið.

Sjá einnig: 10 afsökunarskilaboð fyrir vin (til að laga brotið skuldabréf)

Með þetta í huga væri „Nei takk“ líklega ekki nógu háttvís. Þess í stað væri eitthvað eins og: "Við viljum gjarnan koma, en við getum einfaldlega ekki náð því," sagði í hlýjum rödd, væri betra.

Ef þú telur þig ekki vera náttúrulega samúðarmanneskju skaltu skoða þessa grein um hvað þú átt að gera ef þú getur ekki tengt þig viðannað fólk.

4. Skrifaðu niður lykilatriði fyrirfram

Það er ekki alltaf hægt að búa sig undir erfiða umræðu fyrirfram. Hins vegar, ef þú hefur tækifæri til að skipuleggja það sem þú vilt segja, þá er það góð hugmynd að gera punktalista yfir allt sem þú vilt fjalla um. Listi mun hjálpa þér að einbeita þér að helstu staðreyndum og atriðum, sem getur auðveldað þér skýrt og uppbyggilegt samtal.

Til dæmis, segjum að þú sért að eiga fund með starfsmanni vegna þess að hann er viðvarandi of seinn til vinnu. Markmið þitt er að komast að því hvers vegna starfsmaðurinn mætir ekki á réttum tíma.

Þú gætir skrifað lista sem lítur svona út:

• Skráðu lykilstaðreynd: Seint í 7 dögum af síðustu 10
• Skráðu afleiðingar: Vinnufélagar verða að taka að sér aukavinnu
• Spyrðu spurningu: „Af hverju hefur þú verið að koma?“: 4>A spurningin á morgnana?

Með því að vísa í þennan lista á fundinum gætirðu átt auðveldara með að halda þér á réttri braut og eiga samskipti við starfsmann þinn svo að þið getið leyst málið saman. Þú þarft ekki að skrifa út orð fyrir orð handrit; hafðu bara eins mikið af smáatriðum og þér finnst nauðsynlegt.

5. Haltu tilfinningum þínum í skefjum

Ef þú ert fljótur að missa stjórn á skapi þínu gæti sá sem þú ert að tala við misst virðingu fyrir þér, sem getur gert þýðingarmikil, diplómatísk samskipti erfið. Ef þér finnstreiður, í uppnámi eða svekktur, reyndu að róa þig niður.

Hér eru nokkur atriði sem þú getur gert til að halda tilfinningum þínum í skefjum:

• Afsakaðu þig í 5 mínútur og gerðu nokkrar djúpar öndunaræfingar úti eða á baðherberginu.
• Spyrðu sjálfan þig: „Verður þetta skipta máli eftir eina viku/einn mánuð/eitt ár? Þetta getur hjálpað þér að halda sjónarhorni, sem aftur getur hjálpað þér að vera rólegur.
• Gerðu jarðtengingu. Til dæmis gætirðu prófað að nefna 3 hluti sem þú getur séð, 3 hluti sem þú getur heyrt og 3 hluti sem þú getur snert.

6. Notaðu mýkjandi tungumál

Diplómatískt fólk er heiðarlegt, en það veit hvernig á að milda gagnrýni, höfnun og slæmar fréttir með því að nota blíðlegt orðalag.

Hér eru nokkrar leiðir til að nota mýkjandi tungumál þegar þú þarft að vera diplómatísk:

• Í stað þess að nota neikvæð lýsingarorð, notaðu jákvætt lýsingarorð og „ekki mjög jákvætt lýsingarorð.“ Til dæmis, í stað þess að segja: „Glósuhæfileikar Rhonda eru lélegir,“ gætirðu sagt: „Glósuhæfileikar Rhonda eru ekki mjög góðir.“
• Notaðu tímasetningar eins og „nokkuð,“ „smá,“ eða „smá“. Til dæmis, í stað þess að segja: „Garðurinn er algjört sóðaskapur,“><> þú gætir sagt, „4 þú ert algjör sóðalegur garður“. s sem fela í sér óvissu í stað dómgreindar. Til dæmis, í stað þess að segja: "Þetta er hræðileg hugmynd," gætirðu sagt: "Ég er ekki viss um að við ættum að fara með þá hugmynd."
• Notaðu neikvæðar spurningar. Til dæmis, í stað þess að segja: "Við þurfum að endurmeta þetta fjárhagsáætlun," gætirðu spurt: "Finnst þér ekki að við ættum að endurmeta þetta fjárhagsáætlun?"
• Notaðu "fyrirgefðu." Til dæmis, í stað þess að segja, "Mér líkar ekki pasta," gætirðu sagt: "Því miður, ég get ekki lagað þetta pasta í dag," eða "ég getum ekki lagað það í dag.">

7. Notaðu aðgerðalausu röddina

Hin aðgerðalausa rödd er oft álitin minna árekstrar en virka röddin, svo hún getur verið gagnleg þegar þú þarft að vera diplómatísk.

Til dæmis, segjum að þú ráðir skreytingaraðila sem lofar að hann muni klára að mála borðstofuna þína á tilteknum degi. En það er seint um hádegi og þeir hafa ekki tekið miklum framförum.

Þú gætir sagt: „Þú sagðir okkur að þú myndir mála borðstofuna í dag, en þú hefur ekki gert það. Satt að segja er ég mjög vonsvikinn."

Að öðrum kosti gætirðu notað óvirku röddina til að gera tilfinningar þínar skýrar á diplómatískari hátt. Til dæmis gætirðu sagt: „Okkur var sagt að borðstofan yrði máluð í dag, en það hefur ekki verið gert, sem eru vonbrigði.“

8. Leggðu áherslu á áhyggjur þínar, ekki galla annarra

Ef þú þarft að tala um það sem einhver er að gera rangt skaltu forðast að koma með almennar, grípandi fullyrðingar eins og „Sally er of vond við viðskiptavini okkar“ eða „Raj reddar aldrei“. Í staðinn skaltu einblína á sérstakar áhyggjur, staðreyndir,og hugsanlegar neikvæðar niðurstöður.

Til dæmis, segjum að nýr starfsmaður hafi bæst í hópinn þinn. Þó að þeir reyni mikið og það sé notalegt að vera í kringum þá verður ljóst að þeir hafa ekki rétta hæfileikana fyrir starfið. Sem liðsstjóri ákveður þú að taka málið upp við yfirmann þinn.

Ef þú sagðir: "Rob er ekki mjög góður í starfi sínu og ég held að hann hefði ekki átt að vera ráðinn," myndirðu setja yfirmann þinn í vörn og hugsanlega skapa óþægilegt andrúmsloft.

Þess í stað gætirðu sagt eitthvað eins og: "Rob er mjög góður en jákvæður einstaklingur sem hann hefur áhyggjur af, hvað þessi nýja manneskja þarf að hafa áhyggjur af. [Áhyggjur] Í síðustu viku sagði hann mér að hann skildi ekki hugtökin sem Peter notaði í kynningu sinni um þjónustu við viðskiptavini. [Staðreynd] Liðið okkar mun berjast við að fá allt gert ef hann er ekki viss um hvað honum er ætlað að gera [möguleg neikvæð niðurstaða]."

9. Forðastu ásakandi orðalag

Almennt er best að forðast að byrja setningar á „Þú aldrei...“ eða „Þú alltaf...“ Ásakandi orðalag gerir fólki oft í vörn.

Reyndu þess í stað að segja hvernig þér líður og notaðu staðreyndir til að útskýra hvers vegna þér líður þannig. Þetta getur hjálpað þér að forðast að vera árásargjarn eða átakasamur.

Til dæmis, í stað þess að segja: "Þú ert að drekka of mikið á kvöldin," gætirðu sagt: "Ég hef dálítið áhyggjur vegna þess að undanfarnar vikur hefur þú drukkið nokkra drykki.öll kvöld eftir kvöldmat.“

10. Komdu með tillögur frekar en pantanir

Ef þú þarft að gefa neikvæð viðbrögð skaltu reyna að bæta við gagnlegri tillögu við hlið gagnrýni. Þegar þú kemur með tillögu í stað pöntunar er líklegra að þú lítur út fyrir að vera sanngjarn og samvinnuþýður frekar en reiður eða of gagnrýninn.

Til dæmis, í stað þess að segja: „Gerðu þessa skýrslu aftur og vinsamlegast gerðu það auðveldara að lesa í þetta skiptið,“ gætirðu sagt: „Gætirðu prófað að skipta lykilatriðum niður í stutta kafla og punkta? Það gæti gert skýrsluna þína auðveldari að lesa.“

11. Veldu réttan tíma til að eiga erfiðar samræður

Ef þú velur óviðeigandi tíma til að eiga viðkvæmar samræður gætirðu látið hinn aðilann líða í vörn, skammast sín eða reiði, sem getur gert það erfitt að eiga rólegt, skynsamlegt samtal.

Það getur hjálpað þér að spyrja sjálfan þig: „Ef einhver annar myndi segja mér það sama á öðrum tíma eða myndi ég segja mér það sama á öðrum tíma?

12. Gefðu yfirvegaða endurgjöf þegar spurt er um álit þitt

Diplómatískt fólk lýgur ekki eða heldur aftur af mikilvægum upplýsingum. Hins vegar vita þau að oft getur verið auðveldara að samþykkja neikvæð viðbrögð ef þeim fylgir hrós.

Segjum til dæmis að konan þín eða maðurinn eldi þér þriggja rétta máltíð heima til að fagna afmælinu þínu. Því miður gerði eftirrétturinn það ekkikoma mjög vel út. Eftir máltíðina biður maki þinn þig um að segja þeim hvað þér raunverulega fannst um það.

Ef þú værir algjörlega heiðarlegur og svaraðir spurningunni á bókstaflegan hátt, myndirðu líklega særa tilfinningar þeirra. Það væri háttvísi að segja til dæmis: „Fyrstu tveir réttirnir voru ljúffengir, en eftirrétturinn var virkilega óþægilegur.

Diplómatískara svar væri: „Ég hafði mjög gaman af súpunni og ravíólíið var frábært. Eftirrétturinn var kannski svolítið þurr, en ég elskaði kynninguna.“

13. Notaðu jákvæða líkamstjáningu

Annað fólk gæti verið líklegra til að hlusta á þig og virða það sem þú hefur að segja ef líkamstjáning þín er opin og vingjarnleg.

Svona á að nota jákvætt líkamstjáningu þegar þú þarft að vera diplómatísk:

• Slappaðu af vöðvunum í andliti og hálsi; þetta getur hjálpað þér að virðast minna strangur og spenntur.
• Náðu augnsamband, en ekki stara því að halda augnaráði einhvers of lengi getur valdið því að þú lítur út fyrir að vera árásargjarn.
• Forðastu að krossleggja fæturna og handleggina, þar sem þetta getur valdið því að þú lítur út fyrir að vera í vörn.
• Ekki standa yfir einhverjum þegar hann sest niður, því þetta getur gert þig ógnvekjandi><5 ábendingar okkar,><5 ábendingar okkar. að nota öruggt líkamstjáning.

  14. Notaðu notalegan raddblæ

  Jafnvel þótt orð þín séu háttvís, muntu ekki koma fyrir sem diplómatískt ef þú talar í reiði, flatri eða kaldhæðnislegum tón. Reyndu