Hur man är diplomatisk och taktfull (med exempel)

Diplomati är en kraftfull social färdighet som hjälper till att bygga hälsosamma relationer, lösa konflikter och uppmuntra människor med olika åsikter att arbeta tillsammans. I den här artikeln får du lära dig vad det innebär att vara diplomatisk och hur man utövar diplomati i känsliga situationer.

Vad innebär det att vara diplomatisk?

Diplomati är konsten att hantera känsliga sociala situationer på ett känsligt sätt som respekterar andra människors känslor. Det kallas ibland för taktkänsla.

Här är de viktigaste egenskaperna och beteendena hos diplomatiska människor:

• De kan ha svåra diskussioner utan att skada de relationer de har med andra människor.
• De behåller lugnet i spända situationer.
• De förstår att människor inte alltid är rationella. De tar inte andra människors negativa reaktioner personligt.
• De kan förmedla dåliga nyheter och kritik på ett medkännande sätt.
• De respekterar att alla har ett unikt perspektiv och försöker förstå andra människors åsikter.
• De försöker inte "vinna" argument, utan försöker förstå andra perspektiv.
• De är bra på att medla mellan två eller flera personer som inte är överens i en fråga.
• De är problemlösare som försöker hitta lösningar som tillgodoser allas behov.
• De är artiga mot alla, även mot dem som irriterar eller gör dem arga.

Hur man är diplomatisk

Här är några tips som hjälper dig att hantera känsliga situationer på ett lugnt och elegant sätt som ger alla inblandade en chans att känna sig hörda och förstådda.

1. Lyssna noga på andra

Du kan inte vara diplomatisk om du inte förstår deras ståndpunkt och känslor. För att se saker ur deras synvinkel måste du lyssna.

Du vill framför allt vara en aktiv lyssnare, vilket innebär:

• Ge människor din odelade uppmärksamhet när de talar
• Att låta människor avsluta sina meningar
• Försöker fokusera på vad andra säger istället för att bara vänta på att det blir din tur att tala
• Använda verbala och icke-verbala signaler för att visa att du är uppmärksam, till exempel genom att säga "Uh-huh, fortsätt" eller nicka med huvudet när de gör en viktig poäng

I vår guide om hur du blir en bättre lyssnare finns fler tips.

2. Ställ frågor för att förbättra din förståelse

Även om du lyssnar noga på någon kanske du inte omedelbart förstår vad de försöker säga. Det kan vara bra att ställa frågor för att kontrollera att du har förstått vad de säger.

Att ställa genomtänkta frågor kan förhindra missförstånd. Det signalerar också att du är genuint intresserad av den andra personens tankar, vilket kan bidra till att skapa förtroende och samförstånd, vilket är viktigt när du förhandlar eller pratar om känsliga ämnen.

Här är några frågor du kan ställa om du är osäker på vad någon annan menar:

• "Jag är inte säker på exakt vad du menar. Kan du berätta lite mer om det?"
• "Kan du utveckla det du sa om X lite mer?"
• "Kan jag kontrollera att jag har förstått dig rätt? Jag tror att du säger att mina vänner kommer till lägenheten för ofta, stämmer det?"

3. Försök att känna empati för andra människor

Empati innebär att du kan tänka dig in i någon annans situation och se saker ur dennes perspektiv. Om du kan känna empati med någon kan det vara lättare att tala och uppträda diplomatiskt i en känslig social situation. När du förstår en annan persons känslor kan det nämligen vara lättare att välja både vad du ska säga och hur du ska säga det.

Låt oss till exempel säga att du måste tacka nej till en inbjudan till dina svärföräldrars stora julfest. Om du försöker sätta dig in i deras situation kanske du inser att de inte har träffat sin familj på länge och förmodligen ser fram emot festen. Det är rimligt att anta att de kommer att bli besvikna när deras släktingar (inklusive dig) tackar nej till inbjudan.

Med detta i åtanke skulle "Nej tack" förmodligen inte vara tillräckligt taktfullt. Istället skulle något i stil med "Vi skulle gärna komma, men vi kan helt enkelt inte göra det", sagt med en varm ton i rösten, vara bättre.

Om du inte anser dig vara en naturligt empatisk person kan du läsa den här artikeln om vad du ska göra om du inte kan relatera till andra människor.

4. Skriv ner viktiga punkter i förväg

Det är inte alltid möjligt att förbereda sig för en svår diskussion i förväg. Men om du har möjlighet att planera vad du vill säga är det en bra idé att göra en punktlista över allt du vill ta upp. En lista hjälper dig att fokusera på viktiga fakta och frågor, vilket kan göra det lättare att ha ett tydligt och konstruktivt samtal.

Låt oss till exempel säga att du har ett möte med en anställd som ständigt kommer för sent till jobbet. Ditt mål är att ta reda på varför den anställde inte dyker upp i tid.

Du kan skriva en lista som ser ut ungefär så här:

• Ange ett viktigt faktum: Sen 7 dagar av de senaste 10
• Skriv ut konsekvensen: Kollegor måste ta på sig extra arbete
• Ställ en fråga: "Varför har du kommit sent på morgnarna?"
• Ställ en fråga: "Hur kan vi lösa problemet så att du kommer i tid?"

Genom att hänvisa till den här listan under mötet kan det bli lättare för dig att hålla dig på rätt spår och engagera dig i din medarbetare så att ni kan lösa problemet tillsammans. Du behöver inte skriva ett manus ord för ord; ta bara med så många detaljer som du tycker är nödvändiga.

5. Håll dina känslor under kontroll

Om du snabbt tappar humöret kan den du talar med tappa respekten för dig, vilket kan försvåra en meningsfull och diplomatisk kommunikation. Om du känner dig arg, upprörd eller frustrerad ska du försöka lugna ner dig.

Här är några saker du kan göra för att hålla dina känslor i schack:

• Ursäkta dig i 5 minuter och gör några djupa andningsövningar utomhus eller i badrummet.
• Fråga dig själv: "Kommer det här att spela någon roll om en vecka/en månad/ett år?" Detta kan hjälpa dig att behålla perspektivet, vilket i sin tur kan hjälpa dig att behålla lugnet.
• Gör en jordningsövning. Du kan till exempel försöka namnge 3 saker som du kan se, 3 saker som du kan höra och 3 saker som du kan röra vid.

6. Använd uppmjukande språk

Diplomatiska personer är ärliga, men de vet hur man mildrar kritik, avvisande och dåliga nyheter genom att använda ett milt språk.

Här är några sätt att använda uppmjukande språk när du behöver vara diplomatisk:

• Istället för att använda negativa adjektiv, använd ett positivt adjektiv och "inte särskilt". Istället för att säga "Rhondas anteckningsförmåga är dålig" kan du till exempel säga "Rhondas anteckningsförmåga är inte särskilt bra".
• Använd kvalificerande uttryck som "något", "lite" eller "en aning". Istället för att säga: "Trädgården är en enda röra" kan du till exempel säga: "Trädgården är lite rörig".
• Använd säkringsord som antyder osäkerhet istället för bedömning. Istället för att säga: "Det där är en hemsk idé" kan du till exempel säga: "Jag är inte säker på att vi ska gå vidare med den idén."
• Använd negativa frågor. Istället för att säga "Vi måste omvärdera den här budgeten" kan du till exempel fråga "Tycker du inte att vi borde omvärdera den här budgeten?"
• Använd "ursäkta". Istället för att säga "Jag gillar inte pasta" kan du till exempel säga "Tyvärr, jag gillar inte riktigt pasta", eller "Jag är ledsen att vi inte kan fixa det idag" istället för "Vi kan inte fixa det idag".

7. Använd passiv röst

Den passiva rösten uppfattas ofta som mindre konfrontativ än den aktiva rösten, så den kan vara användbar när du behöver vara diplomatisk.

Låt oss till exempel säga att du anlitar en dekoratör som lovar att de ska måla klart din matsal en viss dag. Men det är sent på eftermiddagen och de har inte gjort några större framsteg.

Du kan säga: "Du sa att du skulle måla matsalen idag, men det har du inte gjort. Ärligt talat är jag väldigt besviken."

Alternativt kan du använda passiv röst för att klargöra dina känslor på ett mer diplomatiskt sätt. Du kan till exempel säga: "Vi fick höra att matsalen skulle målas idag, men det har inte gjorts, vilket är en besvikelse."

8. Betona dina problem, inte andras fel och brister

Om du behöver prata om vad någon gör fel ska du undvika generella, svepande uttalanden som "Sally är för elak mot våra kunder" eller "Raj städar aldrig undan." Fokusera istället på specifika problem, fakta och möjliga negativa resultat.

Låt oss till exempel säga att en ny medarbetare har börjat i ditt team. Även om hen gör sitt bästa och är trevlig att umgås med, blir det tydligt att hen inte har rätt kompetens för jobbet. Som teamledare bestämmer du dig för att ta upp frågan med din chef.

Om du säger: "Rob är inte särskilt bra på sitt jobb, och jag tycker inte att han borde ha anställts", skulle du få din chef på defensiven och eventuellt skapa en besvärlig stämning.

Istället kan du säga något i stil med: "Rob är en riktigt trevlig och positiv person att ha omkring sig, men jag är orolig för att han inte förstår vad hans nya roll innebär. [Oro] Förra veckan berättade han för mig att han inte förstod de termer Peter använde i sin presentation om kundservice. [Fakta] Vårt team kommer att få svårt att få allt gjort om han inte är säker på vad han ska göra [Möjligtnegativt resultat]."

9. Undvik anklagande språkbruk

I allmänhet är det bäst att undvika att börja meningar med "Du har aldrig..." eller "Du har alltid..." Anklagande språk får ofta människor att känna sig defensiva.

Försök istället att säga hur du känner och använd fakta för att förklara varför du känner på det sättet. Detta kan hjälpa dig att undvika att framstå som aggressiv eller konfrontativ.

Istället för att säga "Du dricker för mycket på kvällarna" kan du till exempel säga "Jag är lite orolig eftersom du under de senaste veckorna har druckit flera drinkar varje kväll efter middagen."

10. Ge förslag snarare än order

Om du behöver ge negativ feedback, försök att lägga till ett användbart förslag tillsammans med kritiken. När du ger ett förslag istället för en order är det mer sannolikt att du framstår som rimlig och samarbetsvillig snarare än arg eller överdrivet kritisk.

Istället för att säga: "Gör om rapporten och gör den mer lättläst den här gången", kan du till exempel säga: "Du kanske kan försöka dela upp de viktigaste punkterna i korta avsnitt och punktlistor? Det kanske gör din rapport mer lättläst."

11. Välj rätt tidpunkt för tuffa samtal

Om du väljer en olämplig tidpunkt för ett känsligt samtal kan du få den andra personen att känna sig defensiv, generad eller arg, vilket kan göra det svårt att ha ett lugnt och rationellt samtal.

Det kan vara bra att fråga sig själv: "Om någon annan skulle säga samma sak till mig som jag tänker säga till den här personen, skulle jag då vilja ha samtalet vid en annan tidpunkt eller på en annan plats?"

12. Ge balanserad feedback när du blir tillfrågad om din åsikt

Diplomatiska personer ljuger inte eller undanhåller viktig information. De vet dock att negativ feedback ofta kan vara lättare att acceptera om den åtföljs av beröm.

Låt oss till exempel säga att din fru eller man lagar en trerätters middag hemma hos dig för att fira din födelsedag. Tyvärr blev efterrätten inte så bra. Efter måltiden ber din make eller maka dig att berätta vad du egentligen tyckte om den.

Om du är helt ärlig och svarar bokstavligt på frågan kommer du förmodligen att såra deras känslor. Det skulle vara taktlöst att till exempel säga: "De två första rätterna var utsökta, men desserten var verkligen obehaglig."

Ett mer diplomatiskt svar skulle vara: "Jag tyckte verkligen om soppan, och raviolin var fantastisk. Desserten var kanske lite torr, men jag älskade presentationen."

13. Använd positivt kroppsspråk

Andra människor kan vara mer benägna att lyssna på dig och respektera vad du har att säga om ditt kroppsspråk är öppet och vänligt.

Så här använder du positivt kroppsspråk när du behöver vara diplomatisk:

• Slappna av i ansikts- och nackmusklerna - det kan få dig att se mindre allvarlig och spänd ut.
• Ha ögonkontakt, men stirra inte, för om du håller kvar någons blick för länge kan du uppfattas som aggressiv.
• Undvik att korsa benen och armarna, eftersom det kan få dig att framstå som defensiv.
• Stå inte över någon när de sitter ner, eftersom det kan få dig att verka skrämmande.

För fler tips, se vår guide om hur du använder ett självsäkert kroppsspråk.

14. Använd en behaglig ton i rösten

Även om dina ord är taktfulla kommer du inte att framstå som diplomatisk om du talar i en arg, platt eller sarkastisk ton. Försök att tala vänligt. Om du förbereder dig för en svår diskussion kan det hjälpa att öva på vad du ska säga högt privat i en artig, lugn ton.

15. Ge människor en chans att rädda ansiktet

Du behöver inte ursäkta någons misstag, men att föreslå en rimlig anledning till deras misstag kan vara en bra diplomatisk manöver som gör det möjligt för dem att rädda ansiktet.

I stället för att säga "Den här presentationen är full av stavfel. Fixa det till i morgon" kan du till exempel säga "Den här presentationen har inte redigerats ordentligt. Jag vet att du har haft mycket att göra den här veckan, du kanske inte hade tid. Det vore bra om du kunde korrekturläsa den igen till i morgon eftermiddag."

16. Använda assertiv kommunikation

Diplomatiska personer är känsliga för andra människors känslor, men de låter inte alla trampa på dem. De är självsäkra men inte aggressiva och försöker förhandla fram ett resultat som gynnar så många som möjligt.

Om du tenderar att gå med på vad andra vill snarare än att stå upp för vad du tror på eller behöver, kolla in vår artikel som förklarar vad du ska göra om människor behandlar dig som en dörrmatta. Vi har också en artikel om hur du kan få människor att respektera dig som innehåller praktiska råd om självsäker kommunikation.

17. Anpassa din kommunikationsstil till situationen

En ömsesidig känsla av respekt och samförstånd kan räcka långt när du behöver arbeta med någon för att lösa en känslig situation. För att uppmuntra dem att känna att ni är på samma våglängd, försök anpassa ditt ordförråd och tonläge till sammanhanget. Om du till exempel använder ett mycket informellt språk på arbetsplatsen när du tar upp en känslig fråga med din chef kan det uppfattas somrespektlöst och oprofessionellt.

Vanliga frågor

Är det bra att vara diplomatisk?

I känsliga sociala situationer är det oftast bra att vara diplomatisk. Men ibland är det bättre att vara rakare. Om du till exempel har försökt att ge kritik på ett taktfullt sätt, men den andra personen inte förstår vad den har gjort för fel, kan du behöva ge lite rakare feedback.

Hur vet jag om jag är diplomatisk?

Om du brukar kunna hitta rätt ord för att avleda eller släta över besvärliga sociala situationer samtidigt som du lyckas få fram ditt budskap, är du förmodligen diplomatisk. Om du har rykte om dig att vara en bra förhandlare eller fredsmäklare, är det troligt att andra människor ser dig som en diplomatisk person.

Är diplomatiska personer ärliga?

Ja, diplomatiska personer är ärliga, men de är inte brutalt uppriktiga. Diplomatiska personer vet hur man levererar dåliga nyheter eller kritik på ett känsligt sätt utan att släta över sanningen.