Kuidas olla diplomaatiline ja taktitundeline (koos näidetega)

Diplomaatia on võimas sotsiaalne oskus, mis aitab luua terveid suhteid, lahendada konflikte ja julgustada eriarvamustega inimesi koostööd tegema. Selles artiklis saate teada, mida tähendab olla diplomaatiline ja kuidas harjutada diplomaatiat tundlikes olukordades.

Mida tähendab olla diplomaatiline?

Diplomaatia on tundlike sotsiaalsete olukordade tundlik ja teiste inimeste tundeid austav käsitlemise kunst. Seda nimetatakse mõnikord ka taktikaks.

Siin on diplomaatiliste inimeste peamised tunnused ja käitumisviisid:

• Nad saavad pidada keerulisi arutelusid, ilma et see kahjustaks nende suhteid teiste inimestega.
• Nad jäävad pingelistes olukordades rahulikuks.
• Nad mõistavad, et inimesed ei ole alati ratsionaalsed. Nad ei võta teiste inimeste negatiivseid reaktsioone isiklikult.
• Nad võivad edastada halbu uudiseid ja kriitikat kaastundlikult.
• Nad austavad, et igaühel on oma vaatenurk, ja püüavad mõista teiste inimeste arvamusi.
• Nad ei püüa argumente "võita", vaid püüavad mõista teisi vaatenurki.
• Nad on head vahendajad kahe või enama inimese vahel, kes ei ole mingis küsimuses ühel meelel.
• Nad on probleemide lahendajad, kes püüavad leida lahendusi, mis rahuldavad kõigi vajadusi.
• Nad jäävad viisakaks kõigi suhtes, isegi nende suhtes, kes neid ärritavad või vihastavad.

Kuidas olla diplomaatiline

Siin on mõned näpunäited, mis aitavad teil tundlikke olukordi rahulikult ja väärikalt lahendada, et kõik asjaosalised saaksid tunda end kuuldavaks ja mõistetuks.

1. Kuulake tähelepanelikult teisi

Te ei saa olla diplomaatiline, kui te ei mõista nende seisukohta ja tundeid. Et näha asju nende seisukohast, peate te kuulama.

Konkreetselt, sa tahad olla aktiivne kuulaja. See tähendab:

• Anda inimestele oma jagamatu tähelepanu, kui nad räägivad.
• Inimestele lause lõpetamise võimaldamine
• Püüa keskenduda sellele, mida teised räägivad, selle asemel, et lihtsalt oodata oma sõnaõigust
• Kasutades verbaalseid ja mitteverbaalseid vihjeid, et näidata, et te pöörate tähelepanu; näiteks öeldes "Aa, jätkake" või noogutades pead, kui nad teevad olulise punkti.

Vaadake meie juhendit selle kohta, kuidas olla parem kuulaja, et saada rohkem nõuandeid.

2. Esitage küsimusi, et parandada oma arusaamist

Isegi kui te kuulate kedagi tähelepanelikult, ei pruugi te kohe aru saada, mida ta teile öelda püüab. See võib aidata küsida küsimusi, et kontrollida, kas olete aru saanud, mida ta ütleb.

Kaalutletud küsimuste esitamine võib ennetada arusaamatusi. Samuti annab see märku sellest, et olete teise inimese mõtetest tõeliselt huvitatud, mis aitab luua usaldust ja sidet, mis on olulised, kui räägite läbirääkimistel või tundlikel teemadel.

Siin on mõned küsimused, mida võiksite küsida, kui te ei ole kindel, mida keegi teine tähendab:

• "Ma ei ole päris kindel, mida te täpselt mõtlete. Kas te võiksite mulle sellest natuke rohkem rääkida?"
• "Kas te võiksite veidi täpsustada oma seisukohta X-i kohta?"
• "Kas ma võin kontrollida, kas ma sain sinust õigesti aru? Ma arvan, et sa ütled, et mu sõbrad käivad liiga tihti korteris, kas see on nii?"

3. Püüdke end teistesse inimestesse sisse elada

Empaatia tähendab, et kujutad ennast teise inimese olukorda ja näed asju tema vaatenurgast. Kui suudad kellegagi kaasa tunda, võib olla lihtsam rääkida ja käituda diplomaatiliselt delikaatses sotsiaalses olukorras. Seda seetõttu, et kui mõistad teise inimese tundeid, võib olla lihtsam valida nii seda, mida öelda, kui ka seda, kuidas seda öelda.

Oletame näiteks, et peate keelduma kutsest oma sugulaste suurele pere jõulupeole. Kui püüate end nende olukorda panna, võite aru saada, et nad ei ole oma perekonda ammu näinud ja ootavad tõenäoliselt seda pidu väga. On mõistlik arvata, et nad on pettunud, kui nende sugulased (sealhulgas teie) kutsest keelduvad.

Seda silmas pidades ei oleks "Ei, aitäh" ilmselt piisavalt taktitundlik. Selle asemel oleks parem midagi sellist nagu "Me tahaksime tulla, aga me lihtsalt ei saa tulla," öeldud soojas toonis.

Kui te ei pea ennast loomupäraselt empaatiliseks inimeseks, vaadake seda artiklit, mida teha, kui te ei suuda teistega suhelda.

4. Kirjutage peamised punktid eelnevalt üles

Alati ei ole võimalik keeruliseks aruteluks ette valmistada. Kui teil on siiski võimalus planeerida, mida soovite öelda, on hea mõte koostada loetelu kõigest, mida soovite käsitleda. Loetelu aitab teil keskenduda olulistele faktidele ja küsimustele, mis võib hõlbustada selge ja konstruktiivse vestluse pidamist.

Oletame näiteks, et teil on kohtumine töötajaga, sest ta on järjekindlalt hiljaks jäänud. Teie eesmärk on välja selgitada, miks töötaja ei tule õigel ajal kohale.

Sa võid kirjutada nimekirja, mis näeb välja umbes nii:

• Kirjutage välja üks oluline fakt: hilinenud 7 päeva viimasest 10 päevast
• Kirjutage välja tagajärg: Töötajad peavad võtma lisatööd enda peale
• Esitage küsimus: "Miks te olete hommikuti hiljaks jäänud?"
• Esitage küsimus: "Kuidas me saame probleemi lahendada, et te jõuaksite õigel ajal kohale?"

Kui viitate sellele nimekirjale kohtumise ajal, on teil ehk lihtsam jääda õigele teele ja suhelda töötajaga, et saaksite probleemi ühiselt lahendada. Te ei pea kirjutama sõnasõnalist käsikirja, vaid lisage lihtsalt nii palju üksikasju, kui vajalikuks peate.

5. Hoidke oma emotsioone kontrolli all

Kui kaotate kiirelt närvi, võib vestluspartner kaotada teie suhtes austuse, mis võib muuta sisuka ja diplomaatilise suhtlemise raskeks. Kui tunnete end vihastatuna, ärritatuna või pettununa, püüdke end maha rahustada.

Siin on mõned asjad, mida saate teha, et oma emotsioone kontrolli all hoida:

• Vabandage end 5 minutiks ja tehke väljas või vannitoas mõned sügavad hingamisharjutused.
• Küsige endalt: "Kas see on oluline ühe nädala/ühe kuu/ühe aasta pärast?" See aitab teil säilitada perspektiivi, mis omakorda aitab teil jääda rahulikuks.
• Tehke maandamisharjutus. Näiteks võite proovida nimetada 3 asja, mida näete, 3 asja, mida kuulete, ja 3 asja, mida võite puudutada.

6. Kasutage pehmendavat keelt

Diplomaatilised inimesed on ausad, kuid nad oskavad kriitikat, tagasilükkamist ja halbu uudiseid leebe keelega pehmendada.

Siin on mõned viisid, kuidas kasutada pehmendavat keelt, kui peate olema diplomaatiline:

• Negatiivsete omadussõnade asemel kasutage positiivset omadussõna ja "mitte väga". Näiteks selle asemel, et öelda: "Rhonda märkmete tegemise oskused on kehvad", võiksite öelda: "Rhonda märkmete tegemise oskused ei ole väga head".
• Kasutage kvalifikaatoreid nagu "mõnevõrra", "natuke" või "natuke". Näiteks selle asemel, et öelda: "Aed on täiesti räpane", võiksite öelda: "Aed on natuke räpane".
• Kasutage otsustamise asemel ebakindlust vihjavaid riskisõnu. Näiteks selle asemel, et öelda: "See on kohutav idee", võiksite öelda: "Ma ei ole kindel, kas me peaksime selle ideega kaasa minema."
• Kasutage negatiivseid küsimusi. Näiteks selle asemel, et öelda: "Me peame seda eelarvet ümber hindama", võiksite küsida: "Kas te ei arva, et me peaksime seda eelarvet ümber hindama?".
• Kasutage "sorry". Näiteks selle asemel, et öelda: "Mulle ei meeldi pasta", võiksite öelda: "Vabandust, mulle ei meeldi pasta" või "Vabandust, et me ei saa seda täna parandada", mitte "Me ei saa seda täna parandada".

7. Kasutage passiivset häält

Passiivset häält peetakse sageli vähem vastandlikuks kui aktiivset häält, seega võib see olla kasulik, kui on vaja olla diplomaatiline.

Oletame näiteks, et palkate sisekujundaja, kes lubab, et ta lõpetab teie söögitoa värvimise konkreetsel päeval. Kuid pärastlõunal on juba hilja ja nad ei ole veel eriti kaugele jõudnud.

Võiksite öelda: "Te ütlesite, et värvite täna söögitoa, aga te ei ole seda teinud. Ausalt öeldes olen ma väga pettunud."

Alternatiivina võite kasutada passiivi, et oma tundeid diplomaatilisemalt väljendada. Näiteks võite öelda: "Meile öeldi, et söögituba värvitakse täna, kuid seda ei ole tehtud, mis on pettumus." Te võite öelda: "Meile öeldi, et söögituba värvitakse täna, kuid seda ei ole tehtud, mis on pettumus."

8. Rõhutage oma muresid, mitte teiste inimeste vigu

Kui teil on vaja rääkida sellest, mida keegi teeb valesti, vältige üldistavaid, üldistavaid väiteid, nagu "Sally on meie klientide suhtes liiga alatu" või "Raj ei korista kunagi." Selle asemel keskenduge konkreetsetele probleemidele, faktidele ja võimalikele negatiivsetele tulemustele.

Oletame näiteks, et teie meeskonnaga on liitunud uus töötaja. Kuigi ta püüab kõvasti ja temaga on meeldiv koos olla, selgub, et tal ei ole tööks sobivaid oskusi. Meeskonna juhina otsustate tõstatada probleemi oma juhi ees.

Kui te ütleksite: "Rob ei ole oma töös väga hea ja ma arvan, et teda ei oleks pidanud tööle võtma," paneksite oma juhi kaitsesse ja tekitaksite potentsiaalselt ebamugava õhkkonna.

Selle asemel võiksite öelda midagi sellist: "Rob on väga tore ja positiivne inimene, aga ma olen mures, et ta ei saa aru, mida tema uus roll hõlmab [mure] Eelmisel nädalal ütles ta mulle, et ta ei saanud aru terminitest, mida Peter kasutas oma ettekandes klienditeeninduse kohta [fakt] Meie meeskonnal on raske kõike teha, kui ta ei ole kindel, mida ta tegema peab [võimaliknegatiivne tulemus]."

9. Vältige süüdistavat keelt

Üldiselt on kõige parem vältida lausete alustamist sõnadega "Sa ei ole kunagi..." või "Sa oled alati..." Süüdistava keelekasutuse tõttu tunnevad inimesed end sageli kaitsvalt.

Selle asemel proovige öelda, mida te tunnete, ja kasutage fakte, et selgitada, miks te nii tunnete. See võib aidata teil vältida agressiivset või vastandlikku käitumist.

Näiteks selle asemel, et öelda: "Sa joovad õhtuti liiga palju", võid öelda: "Ma olen veidi mures, sest viimaste nädalate jooksul oled sa igal õhtul pärast õhtusööki mitu jooki joonud."

10. Andke pigem soovitusi kui korraldusi

Kui teil on vaja anda negatiivset tagasisidet, proovige kriitika kõrvale lisada kasulik ettepanek. Kui teete käsu asemel ettepaneku, mõjute tõenäolisemalt pigem mõistliku ja koostöövalmina kui vihase või liigselt kriitilise inimesena.

Näiteks selle asemel, et öelda: "Tehke see aruanne uuesti ja palun tehke see seekord lihtsamalt loetavaks", võiksite öelda: "Võib-olla võiksite proovida põhipunktid lühikesteks osadeks ja punktide kaupa jaotada? See võiks muuta teie aruande kergemini loetavaks."

11. Valige õige aeg raskete vestluste pidamiseks

Kui valite tundliku vestluse pidamiseks ebasobiva aja, võite panna teise inimese tundma end kaitsvalt, piinlikult või vihaselt, mis võib raskendada rahulikku ja ratsionaalset vestlust.

See võib aidata küsida endalt: "Kui keegi teine ütleks mulle sama asja, mida ma kavatsen sellele inimesele öelda, kas ma tahaksin seda vestlust pidada muul ajal või teises kohas?".

12. Andke tasakaalustatud tagasisidet, kui teilt küsitakse arvamust

Diplomaatilised inimesed ei valeta ega hoia olulist teavet tagasi. Siiski teavad nad, et sageli on negatiivset tagasisidet lihtsam vastu võtta, kui sellega kaasneb kiitus.

Oletame näiteks, et teie naine või abikaasa valmistab teile kodus teie sünnipäeva tähistamiseks kolmekäigulise õhtusöögi. Kahjuks ei tulnud magustoit väga hästi välja. Pärast sööki palub teie abikaasa teil öelda, mida te sellest tegelikult arvasite.

Kui te oleksite täiesti aus ja vastaksite küsimusele sõna-sõnalt, siis te tõenäoliselt vigastaksite nende tundeid. Oleks taktitu öelda näiteks: "Kaks esimest käiku olid maitsvad, aga magustoit oli väga ebameeldiv.".

Diplomaatilisem vastus oleks: "Mulle meeldis supp väga ja ravioolid olid fantastilised. Magustoit oli võib-olla veidi kuiv, kuid mulle meeldis esitlus."

13. Kasutage positiivset kehakeelt

Kui teie kehakeel on avatud ja sõbralik, kuulavad teised inimesed teid tõenäolisemalt ja austavad seda, mida teil on öelda.

Siin on, kuidas kasutada positiivset kehakeelt, kui peate olema diplomaatiline:

• Lõdvestage oma näo- ja kaelalihaseid; see aitab teil mõjuda vähem rangelt ja pingul.
• Võtke silmakontakti, kuid ärge vahtige, sest kui te kellegi pilku liiga kaua kinni hoiate, võib see mõjuda agressiivsena.
• Vältige jalgade ja käte ristamist, sest see võib jätta teid kaitsva mulje.
• Ärge seiske kellegi kohal, kui ta istub, sest see võib mõjuda hirmutavalt.

Rohkem nõuandeid leiad meie juhendist, kuidas kasutada enesekindlat kehakeelt.

14. Kasutage meeldivat hääletooni

Isegi kui teie sõnad on taktitundlikud, ei tule te diplomaatiliselt välja, kui räägite vihase, tasase või sarkastilise tooniga. Püüdke rääkida kenasti. Kui valmistute keeruliseks aruteluks, võib aidata, kui harjutate seda, mida te kavatsete öelda, valjuhäälselt ja rahulikul toonil.

15. Andke inimestele võimalus nägu päästa

Te ei pea kellegi vigu vabandama, kuid vea usutavale põhjusele viitamine võib olla hea diplomaatiline manööver, mis võimaldab neil nägu päästa.

Näiteks selle asemel, et öelda: "See esitlus on täis õigekirjavigu. Paranda see homme," võid öelda: "See esitlus ei ole põhjalikult läbi töötatud. Ma tean, et sa oled sel nädalal olnud väga hõivatud; võib-olla sul ei olnud aega. Oleks tore, kui sa saaksid selle homme pärastlõunaks uuesti üle lugeda."

16. Kasutage kindlameelset suhtlemist

Diplomaatilised inimesed on tundlikud teiste inimeste tunnete suhtes, kuid nad ei lase kõigil end üle käia. Nad on enesekindlad, kuid mitte agressiivsed ja püüavad läbi rääkida sellise tulemuse, mis on võimalikult paljudele inimestele kasulik.

Kui teil on kalduvus nõustuda sellega, mida teised tahavad, selle asemel, et seista selle eest, millesse te usute või mida vajate, lugege meie artiklit, mis selgitab, mida teha, kui inimesed kohtlevad teid nagu ussimatt. Meil on ka artikkel selle kohta, kuidas panna inimesi teid austama, mis sisaldab praktilisi nõuandeid enesekindla suhtlemise kohta.

17. Kohandage oma suhtlusstiili vastavalt olukorrale

Vastastikune lugupidamine ja suhtumine võib aidata palju kaasa, kui teil on vaja kellegagi koostöös lahendada tundlikku olukorda. Et julgustada teda tundma, et te olete samal lainel, proovige kohandada oma sõnavara ja hääletooni vastavalt kontekstile. Näiteks väga mitteametlikku keelt kasutades töökohal, kui te tõstatate oma ülemusega tundlikku probleemi, võib mõjuda nii, etlugupidamatu ja ebaprofessionaalne.

Üldised küsimused

Kas diplomaatilisus on hea?

Tundlikes sotsiaalsetes olukordades on tavaliselt hea olla diplomaatiline. Kuid mõnikord on parem läheneda otsekoheselt. Näiteks kui olete püüdnud anda kriitikat taktitundeliselt, kuid teine inimene ei saa aru, kus ta on valesti teinud, siis võib olla vaja anda otsekoheselt tagasisidet.

Kuidas ma tean, kas ma olen diplomaatiline?

Kui suudate tavaliselt leida õiged sõnad, et leevendada või siluda ebamugavaid sotsiaalseid olukordi, kuid samas suudate oma sõnumit edasi anda, olete tõenäoliselt diplomaatiline. Kui teil on hea läbirääkija või rahutegija maine, siis on tõenäoline, et teised inimesed näevad teid diplomaatilise inimesena.

Kas diplomaatilised inimesed on ausad?

Jah, diplomaatilised inimesed on ausad, kuid mitte jõhkralt otsekohesed. Diplomaatilised inimesed oskavad edastada halbu uudiseid või kriitikat tundlikult, ilma tõde ilustamata.