جدول المحتويات
الدبلوماسية مهارة اجتماعية قوية تساعد في بناء علاقات صحية وحل النزاعات وتشجيع الأشخاص ذوي الآراء المختلفة على العمل معًا. في هذه المقالة ، ستتعرف على معنى أن تكون دبلوماسيًا وكيفية ممارسة الدبلوماسية في المواقف الحساسة.
ماذا يعني أن تكون دبلوماسيًا؟
الدبلوماسية هي فن التعامل مع المواقف الاجتماعية الحساسة بطريقة حساسة تحترم مشاعر الآخرين. يشار إليه أحيانًا باللباقة.
فيما يلي السمات والسلوكيات الأساسية للأشخاص الدبلوماسيين:
- يمكنهم إجراء مناقشات صعبة دون الإضرار بالعلاقات التي تربطهم بالآخرين.
- يظلون هادئين في المواقف المتوترة.
- إنهم يدركون أن البشر ليسوا دائمًا عقلانيين. إنهم لا يأخذون ردود الفعل السلبية للآخرين على محمل شخصي.
- يمكنهم نقل الأخبار السيئة والنقد بطريقة رحيمة.
- إنهم يحترمون أن لكل شخص وجهة نظر فريدة ، ويحاولون فهم آراء الآخرين.
- لا يحاولون "كسب" الحجج. بدلاً من ذلك ، يحاولون فهم وجهات النظر الأخرى.
- فهم جيدون في التوسط بين شخصين أو أكثر لا يتعاملون مع مشكلة ما.
- إنهم يحلون المشكلات ويحاولون إيجاد حلول تلبي احتياجات الجميع.
- يظلون مهذبين مع الجميع ، حتى أولئك الذين يزعجونهم أو يغضبونهم. هي بعض النصائح التي من شأنهاللتحدث بلطف. إذا كنت تستعد لمناقشات صعبة ، فقد يكون من المفيد أن تتدرب على ما ستقوله بصوت عالٍ على انفراد بنبرة مهذبة وهادئة.
15. امنح الأشخاص فرصة لحفظ ماء الوجه
لست مضطرًا إلى اختلاق الأعذار لأخطاء شخص ما ، ولكن اقتراح سبب معقول لخطأهم يمكن أن يكون مناورة دبلوماسية جيدة تسمح لهم بحفظ ماء الوجه.
على سبيل المثال ، بدلاً من القول ، "هذا العرض التقديمي مليء بالأخطاء الإملائية. يمكنك إصلاحه بحلول الغد "، يمكنك القول ،" لم يتم تعديل هذا العرض التقديمي بشكل كامل. أعلم أنك كنت مشغولاً حقًا هذا الأسبوع ؛ ربما لم يكن لديك وقت. سيكون من الرائع أن تتمكن من مراجعته مرة أخرى بحلول ظهر الغد ".
16. استخدم التواصل الحازم
يتمتع الدبلوماسيون بحساسية تجاه مشاعر الآخرين ، لكنهم لا يسمحون للجميع بالمرور عليهم. إنهم واثقون ولكن ليسوا عدوانيين ويحاولون التفاوض على نتيجة تفيد أكبر عدد ممكن من الناس.
إذا كنت تميل إلى التوافق مع ما يريده الآخرون بدلاً من الدفاع عما تؤمن به أو تحتاجه ، فراجع مقالتنا التي تشرح ما يجب فعله إذا عاملك الناس مثل ممسحة. لدينا أيضًا مقال حول كيفية إقناع الناس باحترامك والذي يحتوي على نصائح عملية حول التواصل الحازم.
17. تكييف أسلوب الاتصال الخاص بك مع الموقف
يمكن للشعور المتبادل بالاحترام والألفة أن يقطع شوطًا طويلاً عندما تحتاج إلى ذلكالعمل مع شخص ما لحل موقف حساس. لتشجيعهم على الشعور كما لو كنت على نفس الموجة ، حاول تكييف مفرداتك ونبرة الصوت لتناسب السياق. على سبيل المثال ، قد يظهر استخدام لغة غير رسمية في مكان العمل عندما تطرح مشكلة حساسة مع رئيسك في العمل على أنه عدم احترام وغير مهني.
الأسئلة الشائعة
هل أن تكون دبلوماسيًا جيدًا؟
في المواقف الاجتماعية الحساسة ، عادة ما تكون الدبلوماسية جيدة. لكن في بعض الأحيان ، يكون النهج الأكثر فظاظة أفضل. على سبيل المثال ، إذا حاولت توجيه النقد بلباقة ، لكن الشخص الآخر لا يفهم أين أخطأ ، فقد تحتاج إلى تقديم بعض التعليقات الصريحة.
كيف أعرف ما إذا كنت دبلوماسيًا؟
إذا كنت تستطيع عادةً العثور على الكلمات المناسبة للتخلص من المواقف الاجتماعية المحرجة أو تخفيفها بينما لا تزال قادرًا على إيصال رسالتك ، فمن المحتمل أن تكون دبلوماسيًا. إذا كنت تتمتع بسمعة طيبة كمفاوض جيد أو صانع سلام ، فمن المحتمل أن يراك الآخرون كشخص دبلوماسي.
هل الدبلوماسيون صادقون؟
نعم ، الدبلوماسيون صادقون. ومع ذلك ، فهم ليسوا صريحين بوحشية. يعرف الدبلوماسيون كيفية توصيل الأخبار السيئة أو النقد بطريقة حساسة دون التستر على الحقيقة.
1. استمع جيدًا للآخرين
لا يمكنك أن تكون دبلوماسيًا ما لم تفهم موقفهم ومشاعرهم. لرؤية الأشياء من وجهة نظرهم ، تحتاج إلى الاستماع.
على وجه التحديد ، تريد أن تكون مستمعًا نشطًا. هذا يعني:
- إعطاء الناس انتباهك الكامل عندما يتحدثون
- السماح للناس بإنهاء جملهم
- محاولة التركيز على ما يقوله الآخرون بدلاً من مجرد انتظار دورك في الكلام
- استخدام الإشارات اللفظية وغير اللفظية لإظهار أنك منتبه ؛ على سبيل المثال ، بقول "آه ، استمر" أو أومئ برأسك عندما يشيرون إلى نقطة رئيسية
راجع دليلنا حول كيفية أن تكون مستمعًا أفضل لمزيد من النصائح.
2. اطرح أسئلة لتحسين فهمك
حتى إذا استمعت جيدًا إلى شخص ما ، فقد لا تفهم على الفور ما يحاول إخبارك به. يمكن أن يساعدك في طرح الأسئلة للتأكد من أنك قد فهمت ما يقولونه.
أنظر أيضا: 123 سؤالا لطرحها في الحفلةيمكن أن يمنع طرح أسئلة مدروسة سوء الفهم. كما يشير أيضًا إلى أنك مهتم حقًا بأفكار الشخص الآخر ، والتي يمكن أن تساعد في بناء الثقة والألفة ، وهي أمور مهمة عندما تتفاوض أو تتحدث عن مواضيع حساسة.
إليك بعض الأسئلة التي يمكنك طرحها إذا كنت غير متأكد من ماهية شخص آخرتعني:
- "لست متأكدًا مما تقصده بالضبط. هل يمكن أن تخبرني المزيد عن ذلك؟ "
- " هل يمكنك التوسع قليلاً في النقطة التي أشرت إليها حول X؟ "
- " هل يمكنني التحقق من أنني فهمتك بشكل صحيح؟ أعتقد أنك تقول إن أصدقائي يأتون إلى الشقة كثيرًا ، فهل هذا صحيح؟ "
3. حاول أن تتعاطف مع أشخاص آخرين
ينطوي التعاطف على تخيل نفسك في وضع شخص آخر ورؤية الأشياء من منظورهم. إذا كنت تستطيع التعاطف مع شخص ما ، فقد يكون من الأسهل التحدث والتصرف دبلوماسياً في موقف اجتماعي حساس. هذا لأنه عندما تفهم مشاعر شخص آخر ، فقد يكون من الأسهل اختيار كل من ما ستقوله وكيف تقوله.
على سبيل المثال ، لنفترض أنك بحاجة إلى رفض دعوة لحفلة عيد الميلاد العائلية الكبيرة لأقاربك. إذا حاولت أن تضع نفسك مكانهم ، فقد تدرك أنهم لم يروا أسرهم لفترة طويلة ومن المحتمل أن يتطلعوا إلى الحفلة. من المعقول تخمين أنهم سيصابون بخيبة أمل عندما يرفض أقاربهم (بمن فيهم أنت) الدعوة.
مع وضع هذا في الاعتبار ، ربما لن تكون عبارة "لا شكرًا" لبقة بما فيه الكفاية. بدلاً من ذلك ، سيكون من الأفضل قول شيء مثل ، "نود أن نأتي ، لكننا ببساطة لا نستطيع القيام بذلك" بنبرة صوت دافئة.
إذا كنت لا تعتبر نفسك شخصًا متعاطفًا بشكل طبيعي ، فراجع هذه المقالة حول ما يجب عليك فعله إذا لم تكن قادرًا على الارتباطأشخاص آخرون.
4. اكتب النقاط الرئيسية مقدمًا
ليس من الممكن دائمًا الاستعداد مسبقًا لمناقشة صعبة. ومع ذلك ، إذا كانت لديك فرصة للتخطيط لما تريد قوله ، فمن الجيد إنشاء قائمة نقطية بكل ما تريد تغطيته. ستساعدك القائمة على التركيز على الحقائق والقضايا الأساسية ، مما يجعل من السهل إجراء محادثة بناءة وواضحة.
على سبيل المثال ، لنفترض أنك تقابل أحد الموظفين بسبب تأخره المستمر عن العمل. هدفك هو معرفة سبب عدم حضور الموظف في الوقت المحدد.
يمكنك كتابة قائمة تبدو كالتالي:
- توضيح حقيقة أساسية: متأخرًا 7 أيام من آخر 10 أيام
- توضيح النتيجة: يتعين على زملاء العمل القيام بعمل إضافي
- طرح سؤال: "لماذا وصلت متأخرًا في الصباح؟">
بالإشارة إلى هذه القائمة أثناء الاجتماع ، قد تجد أنه من الأسهل البقاء على المسار الصحيح والتفاعل مع موظفك حتى تتمكن من حل المشكلة معًا. لست مضطرًا إلى كتابة نص كلمة بكلمة ؛ ما عليك سوى تضمين قدر ما تشعر أنه ضروري من التفاصيل.
5. حافظ على مشاعرك تحت السيطرة
إذا كنت سريعًا في فقدان أعصابك ، فقد يفقد الشخص الذي تتحدث معه احترامك ، مما قد يجعل التواصل الدبلوماسي الهادف أمرًا صعبًا. إذا كنت تشعرغاضبًا أو مستاءً أو محبطًا ، حاول تهدئة نفسك.
إليك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها للسيطرة على مشاعرك:
- اعذر نفسك لمدة 5 دقائق وقم ببعض تمارين التنفس العميق بالخارج أو في الحمام.
- اسأل نفسك ، "هل هذا مهم في أسبوع / شهر / عام واحد من الآن؟" يمكن أن يساعدك هذا في الحفاظ على حس المنظور ، والذي بدوره يمكن أن يساعدك على البقاء هادئًا.
- قم بتمرين التأريض. على سبيل المثال ، يمكنك محاولة تسمية 3 أشياء يمكنك رؤيتها و 3 أشياء يمكنك سماعها و 3 أشياء يمكنك لمسها.
6. استخدم لغة ناعمة
الدبلوماسيون صادقون ، لكنهم يعرفون كيفية تخفيف النقد والرفض والأخبار السيئة باستخدام لغة لطيفة.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام لغة ناعمة عندما تحتاج إلى أن تكون دبلوماسيًا:
- بدلاً من استخدام الصفات السلبية ، استخدم صفة إيجابية و "ليس كثيرًا". على سبيل المثال ، بدلاً من أن تقول ، "مهارات تدوين روندا ضعيفة" ، يمكنك أن تقول ، "مهارات تدوين روندا ليست جيدة جدًا".
- استخدم صفات مثل "إلى حد ما" أو "قليلًا" أو "قليلًا". على سبيل المثال ، بدلاً من القول ، "الحديقة فوضى كاملة" ، يمكنك بدلاً من ذلك أن تقول ، "الحديقة عبارة عن حكم قليل الفوضى". على سبيل المثال ، بدلاً من أن تقول ، "هذه فكرة مروعة" ، يمكنك أن تقول ، "لست متأكدًا من أننا يجب أن نتبع هذه الفكرة".
- استخدم الأسئلة السلبية. على سبيل المثال ، بدلاً من قول "نحن بحاجة إلى إعادة تقييم هذه الميزانية" ، يمكنك أن تسأل ، "ألا تعتقد أننا يجب أن نعيد تقييم هذه الميزانية؟"
- استخدم "آسف". على سبيل المثال ، بدلاً من قول "أنا لا أحب المعكرونة" ، يمكنك أن تقول ، "عذرًا ، أنا لا أحب المعكرونة حقًا ،" أو "أنا آسف اليوم 5 بدلاً من ذلك> يمكننا إصلاح ذلك 5 بدلاً من ذلك>
7. استخدم الصوت المبني للمجهول
غالبًا ما يُنظر إلى الصوت المبني للمجهول على أنه أقل تصادمية من الصوت النشط ، لذلك يمكن أن يكون مفيدًا عندما تحتاج إلى أن تكون دبلوماسيًا.
على سبيل المثال ، لنفترض أنك استعانت بمصمم ديكور يعد بأنه سينتهي من طلاء غرفة الطعام الخاصة بك في يوم معين. لكن الوقت متأخر بعد الظهر ، ولم يحرزوا تقدمًا كبيرًا.
يمكنك القول ، "لقد أخبرتنا أنك سترسم غرفة الطعام اليوم ، لكنك لم تفعل ذلك. لأقول لك الحقيقة ، أشعر بخيبة أمل كبيرة ".
بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام المبني للمجهول لتوضيح مشاعرك بطريقة أكثر دبلوماسية. على سبيل المثال ، قد تقول ، "قيل لنا إن غرفة الطعام ستطلى اليوم ، لكن لم يتم الانتهاء منها ، وهو أمر مخيب للآمال".
8. أكد على مخاوفك ، وليس أخطاء الآخرين
إذا كنت بحاجة إلى التحدث عما يفعله شخص ما بشكل خاطئ ، فتجنب الإدلاء بعبارات شاملة ومعممة مثل "سالي لئيمة جدًا لعملائنا" أو "راج لا يرتب أبدًا". بدلاً من ذلك ، ركز على مخاوف محددة ، حقائق ،والنتائج السلبية المحتملة.
على سبيل المثال ، لنفترض أن موظفًا جديدًا قد انضم إلى فريقك. على الرغم من أنهم يحاولون بجد ويسعدون التواجد معهم ، إلا أنه من الواضح أنهم لا يمتلكون المهارات المناسبة للوظيفة. بصفتك قائد الفريق ، قررت إثارة المشكلة مع مديرك.
إذا قلت ، "روب ليس جيدًا في وظيفته ، ولا أعتقد أنه كان يجب تعيينه" ، فأنت تضع مديرك في موقف دفاعي ومن المحتمل أن تخلق جوًا محرجًا.
بدلاً من ذلك ، يمكنك أن تقول شيئًا مثل ، "روب شخص لطيف حقًا ، وإيجابي يجب أن يتفهم دوره ، لكنني لا أشعر بالقلق من دوره الجديد. [قلق] في الأسبوع الماضي ، أخبرني أنه لم يفهم المصطلحات التي استخدمها بيتر في عرضه التقديمي حول خدمة العملاء. [حقيقة] سيكافح فريقنا لإنجاز كل شيء إذا لم يكن متأكدًا مما يقصد القيام به [نتيجة سلبية محتملة] ".
9. تجنب اللغة الاتهامية
بشكل عام ، من الأفضل تجنب بدء الجمل بعبارة "أنت أبدًا ..." أو "أنت دائمًا ..." غالبًا ما تجعل اللغة الاتهامية الناس يشعرون بالدفاع.
بدلاً من ذلك ، حاول ذكر ما تشعر به واستخدم الحقائق لشرح سبب شعورك بهذه الطريقة. يمكن أن يساعدك ذلك في تجنب الظهور على أنك عدواني أو تصادمي.
على سبيل المثال ، بدلاً من أن تقول ، "أنت تشرب كثيرًا في المساء" ، يمكنك أن تقول ، "أنا قلق بعض الشيء لأنك تناولت عدة مشروبات خلال الأسابيع القليلة الماضيةكل ليلة بعد العشاء ".
10. قدم اقتراحات بدلاً من الطلبات
إذا كنت بحاجة إلى تقديم تعليقات سلبية ، فحاول إضافة اقتراح مفيد إلى جانب النقد. عندما تقدم اقتراحًا بدلاً من طلب ، فمن المرجح أن تصادف أنك منطقي وتعاوني بدلاً من الغضب أو الانتقاد المفرط.
أنظر أيضا: حزن أن تكون مظلومًاعلى سبيل المثال ، بدلاً من قول "هل هذا التقرير مرة أخرى ، ويرجى تسهيل قراءته هذه المرة" ، يمكنك أن تقول ، "ربما يمكنك محاولة تقسيم النقاط الرئيسية إلى أقسام قصيرة ونقاط نقطية؟ قد يسهّل ذلك قراءة تقريرك ".
11. اختر الوقت المناسب لإجراء محادثات صعبة
إذا اخترت وقتًا غير مناسب لإجراء محادثة حساسة ، فقد تجعل الشخص الآخر يشعر بالدفاع أو الإحراج أو الغضب ، مما قد يجعل من الصعب إجراء محادثة هادئة وعقلانية.
قد يساعدك أن تسأل نفسك ، "إذا كان شخص آخر سيخبرني بنفس الشيء الذي سأخبره بهذا الشخص ، فهل أرغب في إجراء محادثة أخرى؟
12. قدم ملاحظات متوازنة عندما يُطلب منك إبداء رأيك
لا يكذب الدبلوماسيون أو يحجمون عن معلومات مهمة. ومع ذلك ، فهم يعلمون أنه في كثير من الأحيان ، يمكن أن يكون قبول التعليقات السلبية أسهل إذا كانت مصحوبة بالثناء.
على سبيل المثال ، لنفترض أن زوجتك أو زوجك يطبخ لك وجبة من ثلاثة أطباق في المنزل للاحتفال بعيد ميلادك. لسوء الحظ ، الحلوى لم تفعلتتحول بشكل جيد للغاية. بعد الوجبة ، يطلب منك زوجك أن تخبرهم بما فكرت به حقًا.
إذا كنت صادقًا تمامًا وأجبت على السؤال بطريقة حرفية ، فمن المحتمل أنك قد جرحت مشاعرهم. سيكون من اللباقة أن نقول ، على سبيل المثال ، "أول طبقتين كانتا لذيذة ، لكن الحلوى كانت غير سارة حقًا."
الإجابة الأكثر دبلوماسية ستكون ، "لقد استمتعت حقًا بالحساء ، وكان الرافيولي رائعًا. ربما كانت الحلوى جافة قليلاً ، لكنني أحببت العرض التقديمي. "
13. استخدم لغة الجسد الإيجابية
من المرجح أن يستمع الآخرون إليك ويحترمون ما تقوله إذا كانت لغة جسدك منفتحة وودودة.
إليك كيفية استخدام لغة الجسد الإيجابية عندما تحتاج إلى أن تكون دبلوماسيًا:
- استرخاء عضلات وجهك ورقبتك ؛ يمكن أن يساعدك ذلك في الظهور بمظهر أقل حدة وتوترًا.
- تواصل بالعين ، ولكن لا تحدق في عينك لأن إمساك نظرات شخص ما لفترة طويلة قد يجعلك تبدو عدوانيًا.
- تجنب عقد ساقيك وذراعيك ، لأن هذا قد يجعلك تبدو دفاعيًا.
- لا تقف أمام شخص ما أثناء جلوسه ، لأن هذا قد يجعلك تظهر كدليل مخيف أكثر ، انظر إلى نصائح أكثر تخويفًا . اللغة.
14. استخدم نبرة صوت لطيفة
حتى لو كانت كلماتك لبقة ، فلن تبدو دبلوماسيًا إذا كنت تتحدث بنبرة صوت غاضبة أو ساخرة أو ساخرة. يحاول
