Kuinka olla diplomaattinen ja tahdikas (esimerkkejä)

Diplomatia on voimakas sosiaalinen taito, joka auttaa rakentamaan terveitä suhteita, ratkaisemaan konflikteja ja rohkaisemaan ihmisiä, joilla on erilaisia näkemyksiä, työskentelemään yhdessä. Tässä artikkelissa opit, mitä diplomaattisuus tarkoittaa ja miten harjoitella diplomatiaa arkaluonteisissa tilanteissa.

Mitä diplomaattisuus tarkoittaa?

Diplomatia on taito käsitellä arkaluonteisia sosiaalisia tilanteita herkällä tavalla, joka kunnioittaa toisten ihmisten tunteita. Sitä kutsutaan joskus myös tahdikkuudeksi.

Tässä ovat diplomaattisten ihmisten tärkeimmät piirteet ja käyttäytymistavat:

• He voivat käydä vaikeita keskusteluja vahingoittamatta suhteitaan muihin ihmisiin.
• He pysyvät rauhallisina jännittyneissä tilanteissa.
• He ymmärtävät, että ihmiset eivät aina ole järkeviä, eivätkä ota toisten ihmisten kielteisiä reaktioita henkilökohtaisesti.
• He voivat välittää huonoja uutisia ja kritiikkiä myötätuntoisesti.
• He kunnioittavat sitä, että jokaisella on oma näkökulmansa, ja yrittävät ymmärtää muiden mielipiteitä.
• He eivät yritä "voittaa" argumentteja, vaan pyrkivät ymmärtämään muita näkökulmia.
• He ovat hyviä sovittelijoita kahden tai useamman ihmisen välillä, jotka eivät ole samaa mieltä jostakin asiasta.
• He ovat ongelmanratkaisijoita, jotka pyrkivät löytämään ratkaisuja, jotka vastaavat kaikkien tarpeita.
• He ovat kohteliaita kaikille, jopa niille, jotka ärsyttävät tai suututtavat heitä.

Kuinka olla diplomaattinen

Seuraavassa on muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua käsittelemään arkaluonteisia tilanteita rauhallisesti ja tyylikkäästi niin, että kaikki osapuolet voivat tuntea tulleensa kuulluiksi ja ymmärretyksi.

1. Kuuntele muita tarkasti

Et voi olla diplomaattinen, ellet ymmärrä heidän asemaansa ja tunteitaan. Jotta näet asiat heidän näkökulmastaan, sinun on kuunneltava.

Erityisesti haluat olla aktiivinen kuuntelija, mikä tarkoittaa:

• Annat ihmisille jakamattoman huomiosi, kun he puhuvat.
• Annetaan ihmisten lopettaa lauseensa
• Yrität keskittyä siihen, mitä muut sanovat sen sijaan, että vain odottaisit omaa vuoroasi puhua.
• Verbaalisten ja nonverbaalisten vihjeiden käyttäminen osoittaaksesi, että kuuntelet, esimerkiksi sanomalla "Jatka vain" tai nyökkäämällä päätäsi, kun he esittävät tärkeän asian.

Lisää vinkkejä saat oppaastamme siitä, miten olla parempi kuuntelija.

2. Esitä kysymyksiä parantaaksesi ymmärrystäsi

Vaikka kuuntelisit tarkasti, et välttämättä ymmärrä heti, mitä hän yrittää kertoa sinulle. Voi olla hyödyllistä esittää kysymyksiä, joilla voit tarkistaa, että olet ymmärtänyt, mitä hän sanoo.

Harkitsevien kysymysten esittäminen voi ehkäistä väärinkäsityksiä ja osoittaa, että olet aidosti kiinnostunut toisen ajatuksista, mikä voi auttaa rakentamaan luottamusta ja yhteisymmärrystä, jotka ovat tärkeitä, kun neuvottelette tai puhutte arkaluonteisista aiheista.

Seuraavassa on muutamia kysymyksiä, joita voit kysyä, jos et ole varma, mitä joku toinen tarkoittaa:

• "En ole aivan varma, mitä tarkoitat. Voisitko kertoa siitä hieman tarkemmin?" "En."
• "Voisitko selventää hieman X:ää koskevaa näkökohtaa?" "Voisitko selventää hieman X:ää koskevaa näkökohtaa?"
• "Saanko tarkistaa, ymmärsinkö oikein? Luulen, että sanot, että ystäväni käyvät asunnossani liian usein, eikö niin?" "Kyllä."

3. Yritä tuntea myötätuntoa muita ihmisiä kohtaan.

Empatiaan kuuluu, että kuvittelet olevasi jonkun toisen asemassa ja näet asiat hänen näkökulmastaan. Jos pystyt empatiaan jonkun kanssa, voi olla helpompi puhua ja käyttäytyä diplomaattisesti herkässä sosiaalisessa tilanteessa. Kun ymmärrät toisen ihmisen tunteita, voi olla helpompi valita, mitä ja miten sanoa.

Oletetaan esimerkiksi, että sinun on kieltäydyttävä kutsusta appivanhempiesi suuriin perhejoulujuhliin. Jos yrität asettua heidän asemaansa, saatat huomata, että he eivät ole nähneet perhettään pitkään aikaan ja odottavat luultavasti innolla juhlia. On perusteltua arvata, että he pettyisivät, kun heidän sukulaisensa (mukaan lukien sinä) kieltäytyvät kutsusta.

Tässä mielessä "Ei kiitos" ei luultavasti olisi tarpeeksi hienotunteinen vastaus, vaan sen sijaan esimerkiksi lämminhenkisesti sanottu "Tulisimme mielellämme, mutta emme yksinkertaisesti pääse" olisi parempi.

Jos et pidä itseäsi luonnostaan empaattisena ihmisenä, lue tämä artikkeli siitä, mitä tehdä, jos et pysty samaistumaan muihin ihmisiin.

4. Kirjoita keskeiset kohdat ylös etukäteen

Hankalaan keskusteluun ei aina ole mahdollista valmistautua etukäteen. Jos sinulla on kuitenkin mahdollisuus suunnitella, mitä haluat sanoa, on hyvä idea laatia luettelo kaikesta, mitä haluat käsitellä. Luettelo auttaa sinua keskittymään keskeisiin tosiasioihin ja asioihin, mikä voi helpottaa selkeän ja rakentavan keskustelun käymistä.

Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on tapaaminen työntekijän kanssa, koska hän on jatkuvasti myöhässä töistä. Tavoitteenasi on selvittää, miksi työntekijä ei saavu ajoissa.

Voit kirjoittaa listan, joka näyttää jotakuinkin tältä:

• Kerro yksi tärkeä seikka: myöhässä 7 päivää viimeisestä 10:stä
• Selitä seuraus: Työtoverit joutuvat tekemään lisätyötä.
• Esitä kysymys: "Miksi olet saapunut aamuisin myöhään?".
• Esitä kysymys: "Miten voimme ratkaista ongelman niin, että saavutte ajoissa?".

Jos viittaat tähän luetteloon kokouksen aikana, sinun voi olla helpompi pysyä kärryillä ja sitoutua työntekijäsi kanssa, jotta voitte yhdessä ratkaista ongelman. Sinun ei tarvitse kirjoittaa sanasta sanaan - käsikirjoitusta, vaan sisällytä siihen vain niin paljon yksityiskohtia kuin koet tarpeelliseksi.

5. Pidä tunteet kurissa

Jos menetät nopeasti malttisi, keskustelukumppanisi saattaa menettää kunnioituksensa sinua kohtaan, mikä voi vaikeuttaa merkityksellistä ja diplomaattista viestintää. Jos olet vihainen, järkyttynyt tai turhautunut, yritä rauhoittua.

Seuraavassa on muutamia asioita, joilla voit pitää tunteesi kurissa:

• Vapauta itsesi 5 minuutiksi ja tee syvähengitysharjoituksia ulkona tai kylpyhuoneessa.
• Kysy itseltäsi: "Onko tällä väliä viikon, kuukauden tai vuoden päästä?" Tämä voi auttaa sinua säilyttämään perspektiivin, mikä puolestaan voi auttaa sinua pysymään rauhallisena.
• Tee maadoitusharjoitus. Voit esimerkiksi yrittää nimetä 3 asiaa, jotka voit nähdä, 3 asiaa, jotka voit kuulla, ja 3 asiaa, joita voit koskettaa.

6. Käytä pehmentävää kieltä

Diplomaattiset ihmiset ovat rehellisiä, mutta he osaavat pehmentää kritiikkiä, hylkäämistä ja huonoja uutisia käyttämällä lempeää kieltä.

Seuraavassa on muutamia tapoja, joilla voit käyttää pehmentävää kieltä, kun sinun on oltava diplomaattinen:

• Käytä negatiivisten adjektiivien sijasta positiivista adjektiivia ja "ei kovin". Esimerkiksi sen sijaan, että sanoisit: "Rhondan muistiinpanotaidot ovat huonot", voisit sanoa: "Rhondan muistiinpanotaidot eivät ole kovin hyvät".
• Käytä määritteitä kuten "jonkin verran", "hieman" tai "vähän". Esimerkiksi sen sijaan, että sanoisit: "Puutarha on täysin sotkuinen", voisit sanoa: "Puutarha on hieman sotkuinen".
• Käytä suojaavia sanoja, jotka viittaavat epävarmuuteen tuomitsemisen sijaan. Sen sijaan, että sanoisit esimerkiksi: "Tuo on kauhea ajatus", voisit sanoa: "En ole varma, pitäisikö meidän noudattaa tuota ajatusta."
• Käytä kielteisiä kysymyksiä. Esimerkiksi sen sijaan, että sanoisit: "Meidän on arvioitava tämä budjetti uudelleen", voisit kysyä: "Eikö meidän pitäisi mielestäsi arvioida tämä budjetti uudelleen?".
• Käytä sanaa "anteeksi". Esimerkiksi sen sijaan, että sanoisit: "En pidä pastasta", voisit sanoa: "Anteeksi, en todellakaan pidä pastasta" tai "Olen pahoillani, että emme voi korjata sitä tänään" sen sijaan, että sanoisit: "Emme voi korjata sitä tänään".

7. Käytä passiivia

Passiivinen ääni mielletään usein vähemmän vastakkainasetteluksi kuin aktiivinen ääni, joten se voi olla hyödyllinen, kun haluat olla diplomaattinen.

Oletetaan esimerkiksi, että palkkaat sisustajan, joka lupaa maalata ruokasalisi valmiiksi tiettynä päivänä. Kello on kuitenkin jo myöhään iltapäivällä, eivätkä he ole juuri edistyneet.

Voisit sanoa: "Sanoit, että maalaat ruokasalin tänään, mutta et ole tehnyt sitä. Totta puhuakseni olen hyvin pettynyt." "Olen hyvin pettynyt."

Vaihtoehtoisesti voit käyttää passiivia ilmaistaksesi tunteesi diplomaattisemmin. Voit esimerkiksi sanoa: "Meille kerrottiin, että ruokasali maalattaisiin tänään, mutta sitä ei olekaan tehty, mikä on pettymys." Tämä ei ole totta.

8. Korosta omia huolenaiheitasi, älä muiden ihmisten vikoja.

Jos sinun on puhuttava siitä, mitä joku tekee väärin, vältä yleistäviä ja yleistäviä lausuntoja, kuten "Sally on liian ilkeä asiakkaillemme" tai "Raj ei koskaan siivoa." Keskity sen sijaan konkreettisiin huolenaiheisiin, tosiasioihin ja mahdollisiin kielteisiin seurauksiin.

Oletetaan esimerkiksi, että tiimiisi on liittynyt uusi työntekijä. Vaikka hän yrittää kovasti ja on miellyttävä seurassa, käy selväksi, että hänellä ei ole oikeanlaisia taitoja työhön. Tiimin johtajana päätät ottaa asian esille esimiehesi kanssa.

Jos sanoisit: "Rob ei ole kovin hyvä työssään, eikä häntä olisi mielestäni pitänyt palkata", saisit esimiehesi puolustuskannalle ja loisit mahdollisesti kiusallisen ilmapiirin.

Sen sijaan voisit sanoa jotain tällaista: "Rob on todella mukava ja positiivinen ihminen, mutta olen huolissani siitä, että hän ei ymmärrä, mitä hänen uuteen tehtäväänsä kuuluu. [Huoli] Viime viikolla hän kertoi minulle, ettei ymmärtänyt termejä, joita Peter käytti esityksessään asiakaspalvelusta. [Fakta] Tiimimme on vaikea saada kaikkea tehtyä, jos hän ei ole varma siitä, mitä hänen on tarkoitus tehdä [Mahdollista].negatiivinen tulos]."

9. Vältä syyttävää kieltä

Yleisesti ottaen on parasta välttää lauseiden aloittamista sanoilla "Sinä et koskaan..." tai "Sinä aina..." Syyttävä kielenkäyttö saa ihmiset usein tuntemaan itsensä puolustuskannalle.

Yritä sen sijaan kertoa, miltä sinusta tuntuu, ja selitä faktojen avulla, miksi sinusta tuntuu siltä. Tämä voi auttaa sinua välttämään aggressiivisen tai vastakkainasettelun vaikutelman.

Sen sijaan, että sanoisit esimerkiksi: "Juot liikaa iltaisin", voisit sanoa: "Olen hieman huolissani, koska olet viime viikkoina juonut useita drinkkejä joka ilta päivällisen jälkeen."

10. Anna mieluummin ehdotuksia kuin käskyjä

Jos joudut antamaan negatiivista palautetta, yritä lisätä kritiikin rinnalle hyödyllinen ehdotus. Kun annat käskyn sijasta ehdotuksen, vaikutat todennäköisemmin järkevältä ja yhteistyökykyiseltä kuin vihaiselta tai liian kriittiseltä.

Sen sijaan, että sanoisit esimerkiksi: "Tee tämä raportti uudelleen ja tee siitä tällä kertaa helppolukuisempi", voisit sanoa: "Ehkä voisit yrittää pilkkoa keskeiset kohdat lyhyisiin osioihin ja luetelmakohtiin? Se voisi tehdä raportistasi helpommin luettavan."

11. Valitse oikea aika käydä vaikeita keskusteluja

Jos valitset sopimattoman ajankohdan arkaluonteisen keskustelun käymiseen, saatat saada toisen tuntemaan itsensä puolustuskannalle, nolostuneeksi tai vihaiseksi, mikä voi vaikeuttaa rauhallisen ja järkevän keskustelun käymistä.

Voi auttaa kysymään itseltäsi: "Jos joku toinen kertoisi minulle saman asian, jonka aion kertoa tälle henkilölle, haluaisinko käydä tämän keskustelun eri aikaan tai toisessa paikassa?".

12. Anna tasapainoista palautetta, kun sinulta kysytään mielipidettäsi.

Diplomaattiset ihmiset eivät valehtele tai salaa tärkeitä tietoja. He tietävät kuitenkin, että usein negatiivinen palaute on helpompi hyväksyä, jos siihen liittyy kehuja.

Oletetaan esimerkiksi, että vaimosi tai miehesi kokkaa sinulle kotona kolmen ruokalajin aterian syntymäpäivänäsi. Valitettavasti jälkiruoka ei onnistunut kovin hyvin. Aterian jälkeen puolisosi pyytää sinua kertomaan, mitä mieltä oikeastaan olit ateriasta.

Jos olisit täysin rehellinen ja vastaisit kysymykseen kirjaimellisesti, loukkaisit luultavasti heidän tunteitaan. Olisi tahditonta sanoa esimerkiksi: "Kaksi ensimmäistä ruokalajia olivat herkullisia, mutta jälkiruoka oli todella epämiellyttävää." Tämä ei ole totta.

Diplomaattisempi vastaus olisi: "Nautin todella keitosta, ja ravioli oli fantastinen. Jälkiruoka oli ehkä hieman kuiva, mutta pidin esittelystä."

13. Käytä myönteistä kehonkieltä

Muut ihmiset kuuntelevat sinua ja kunnioittavat sanomaasi todennäköisemmin, jos kehonkielesi on avointa ja ystävällistä.

Näin käytät positiivista kehonkieltä, kun sinun on oltava diplomaattinen:

• Rentouta kasvojen ja kaulan lihakset; tämä voi auttaa sinua näyttämään vähemmän ankaralta ja jännittyneeltä.
• Ota katsekontakti, mutta älä tuijota, sillä jos pidät toisen katsetta liian kauan, saatat vaikuttaa aggressiiviselta.
• Vältä jalkojesi ja käsivarsien ristikkäistä asentoa, sillä se voi saada sinut vaikuttamaan puolustautuvalta.
• Älä seiso istuvan henkilön yläpuolella, sillä se voi vaikuttaa pelottavalta.

Lisää vinkkejä saat oppaastamme, jossa kerrotaan, miten käyttää itsevarmaa kehonkieltä.

14. Käytä miellyttävää äänensävyä

Vaikka sanasi olisivat tahdikkaita, et vaikuta diplomaattiselta, jos puhut vihaisella, lattealla tai sarkastisella äänensävyllä. Yritä puhua ystävällisesti. Jos valmistaudut vaikeaan keskusteluun, voi auttaa, jos harjoittelet ääneen ääneen sanottavasi kahden kesken kohteliaaseen ja rauhalliseen sävyyn.

15. Anna ihmisille mahdollisuus pelastaa kasvonsa

Sinun ei tarvitse selitellä toisen virheitä, mutta uskottavan syyn ehdottaminen voi olla hyvä diplomaattinen keino, jonka avulla toinen voi pelastaa kasvonsa.

Sen sijaan, että sanoisit esimerkiksi: "Tämä esitys on täynnä oikeinkirjoitusvirheitä. Korjaa se huomiseen mennessä", voisit sanoa: "Tätä esitystä ei ole muokattu perusteellisesti. Tiedän, että sinulla on ollut kiireitä tällä viikolla; ehkä sinulla ei ole ollut aikaa. Olisi hienoa, jos voisit oikolukea sen uudelleen huomenna iltapäivään mennessä."

16. Käytä vakuuttavaa viestintää

Diplomaattiset ihmiset ovat herkkiä toisten ihmisten tunteille, mutta he eivät anna kaikkien kävellä heidän ylitseen. He ovat itsevarmoja, mutta eivät aggressiivisia, ja he yrittävät neuvotella lopputuloksen, joka hyödyttää mahdollisimman monia ihmisiä.

Jos sinulla on taipumus suostua siihen, mitä muut haluavat, sen sijaan että puolustaisit sitä, mihin uskot tai mitä tarvitset, tutustu artikkeliin, jossa kerrotaan, mitä tehdä, jos sinua kohdellaan kuin kynnysmattoa. Meillä on myös artikkeli siitä, miten saat ihmiset kunnioittamaan sinua, ja se sisältää käytännön neuvoja itsevarmasta viestinnästä.

17. Sovita viestintätyylisi tilanteeseen sopivaksi

Molemminpuolinen kunnioitus ja yhteisymmärrys voivat auttaa pitkälle, kun sinun on työskenneltävä jonkun kanssa ratkaistaksesi arkaluonteisen tilanteen. Kannustaaksesi häntä tuntemaan, että olette samalla aaltopituudella, yritä mukauttaa sanastoa ja äänensävyäsi asiayhteyden mukaan. Jos esimerkiksi käytät työpaikalla hyvin epävirallista kieltä, kun otat esille arkaluonteisen asian esimiehesi kanssa, se voi vaikuttaa seuraavaltaepäkunnioittavaa ja epäammattimaista.

Yleiset kysymykset

Onko diplomaattisuus hyvä asia?

Arkaluonteisissa sosiaalisissa tilanteissa diplomaattisuus on yleensä hyvä asia. Joskus on kuitenkin parempi käyttää suorempaa lähestymistapaa. Jos olet esimerkiksi yrittänyt antaa kritiikkiä hienotunteisesti, mutta toinen henkilö ei ymmärrä, missä hän on mennyt pieleen, saatat joutua antamaan suoraa palautetta.

Mistä tiedän, olenko diplomaattinen?

Jos löydät yleensä oikeat sanat, joilla voit lieventää tai tasoittaa kiusallisia sosiaalisia tilanteita ja saada silti viestisi perille, olet todennäköisesti diplomaattinen. Jos sinulla on maine hyvänä neuvottelijana tai rauhantekijänä, muut ihmiset pitävät sinua todennäköisesti diplomaattisena henkilönä.

Ovatko diplomaattiset ihmiset rehellisiä?

Diplomaattiset ihmiset ovat kyllä rehellisiä, mutta eivät kuitenkaan raa'asti rehellisiä. Diplomaattiset ihmiset osaavat kertoa huonoja uutisia tai kritiikkiä herkällä tavalla kaunistelematta totuutta.