Зміст
Дипломатія - це потужна соціальна навичка, яка допомагає будувати здорові стосунки, вирішувати конфлікти та заохочувати людей з різними поглядами до спільної роботи. У цій статті ви дізнаєтеся, що означає бути дипломатичним і як практикувати дипломатію в делікатних ситуаціях.
Що означає бути дипломатичним?
Дипломатія - це мистецтво вирішувати делікатні соціальні ситуації в делікатний спосіб, поважаючи почуття інших людей. Іноді її називають тактом.
Ось ключові риси та моделі поведінки дипломатичних працівників:
- Вони можуть вести складні дискусії без шкоди для стосунків з іншими людьми.
- Зберігають спокій у напружених ситуаціях.
- Вони розуміють, що люди не завжди раціональні, не сприймають негативну реакцію інших людей на свій рахунок.
- Вони можуть передавати погані новини та критику зі співчуттям.
- Вони поважають, що кожен має унікальну точку зору, і намагаються зрозуміти думку інших людей.
- Вони не намагаються "виграти" суперечку, а намагаються зрозуміти інші точки зору.
- Вони добре вміють бути посередником між двома або більше людьми, які не мають спільної точки зору з певного питання.
- Вони вирішують проблеми, намагаючись знайти рішення, які задовольняють потреби кожного.
- Вони залишаються ввічливими з усіма, навіть з тими, хто їх дратує або злить.
Як бути дипломатичним
Ось кілька порад, які допоможуть вам впоратися з делікатними ситуаціями у спокійний, витончений спосіб, який дасть можливість усім учасникам відчути, що їх почули і зрозуміли.
1. уважно слухайте інших
Ви не можете бути дипломатичним, якщо не розумієте їхню позицію і почуття. Щоб побачити речі з їхньої точки зору, вам потрібно слухати.
Зокрема, ви хочете бути активним слухачем. Це означає:
- Приділяти людям всю свою увагу, коли вони говорять
- Дозволяти людям закінчувати речення
- Намагатися зосередитися на тому, що говорять інші, замість того, щоб просто чекати своєї черги говорити
- Використовуйте вербальні та невербальні сигнали, щоб показати, що ви уважно слухаєте, наприклад, кажучи: "Ага, продовжуйте" або киваючи головою, коли вони роблять ключове зауваження.
Перегляньте наш посібник про те, як стати кращим слухачем, щоб отримати більше порад.
2. задавайте питання, щоб покращити своє розуміння
Навіть якщо ви уважно слухаєте когось, ви можете не одразу зрозуміти, що він намагається вам сказати. Це може допомогти поставити запитання, щоб перевірити, чи зрозуміли ви те, що він говорить.
Ставлячи вдумливі запитання, ви можете запобігти непорозумінням, а також показати, що ви щиро зацікавлені в думках співрозмовника, що може допомогти побудувати довіру та взаєморозуміння, які важливі під час переговорів або розмови на делікатні теми.
Ось кілька запитань, які можна поставити, якщо ви не впевнені, що хтось має на увазі:
- "Я не зовсім розумію, що ви маєте на увазі. Чи не могли б ви розповісти мені про це трохи більше?"
- "Чи не могли б ви трохи розширити те, що ви сказали про Х?"
- "Можу я перевірити, чи правильно я вас зрозумів? Здається, ви кажете, що мої друзі надто часто приходять до мене в квартиру, чи не так?"
3. намагайтеся співпереживати іншим людям
Емпатія передбачає уявлення себе на місці іншої людини і бачення речей з її точки зору. Якщо ви можете співпереживати комусь, вам може бути легше говорити і поводитися дипломатично в делікатній соціальній ситуації. Це тому, що коли ви розумієте почуття іншої людини, вам може бути легше вибрати як те, що сказати, так і те, як це сказати.
Наприклад, уявімо, що вам потрібно відхилити запрошення на велику сімейну різдвяну вечірку ваших родичів. Якщо ви спробуєте поставити себе на їхнє місце, то зрозумієте, що вони давно не бачилися зі своєю сім'єю і, ймовірно, з нетерпінням чекатимуть на вечірку. Логічно припустити, що вони будуть розчаровані, коли їхні родичі (включно з вами) відмовляються від запрошення.
З огляду на це, "Ні, дякую", ймовірно, буде недостатньо тактовним. Натомість краще сказати щось на кшталт: "Ми б із задоволенням прийшли, але просто не можемо", сказане теплим тоном.
Якщо ви не вважаєте себе емпатичною людиною від природи, ознайомтеся з цією статтею про те, що робити, якщо ви не можете знайти спільну мову з іншими людьми.
4. заздалегідь запишіть ключові моменти
Не завжди можливо підготуватися до складної дискусії заздалегідь. Однак, якщо у вас є можливість спланувати, що ви хочете сказати, варто скласти маркований список усього, що ви хотіли б висвітлити. Список допоможе вам зосередитися на ключових фактах і питаннях, що може полегшити ведення чіткої, конструктивної розмови.
Наприклад, припустимо, у вас зустріч зі співробітником, який постійно запізнюється на роботу. Ваша мета - з'ясувати, чому він не з'являється на роботі вчасно.
Ви можете написати список, який виглядає приблизно так:
- Поясніть ключовий факт: запізнення на 7 днів з останніх 10
- Чітко сформульовані наслідки: колегам доводиться брати на себе додаткову роботу
- Задайте питання: "Чому ви приходите пізно вранці?"
- Задайте питання: "Як ми можемо вирішити проблему, щоб ви приїхали вчасно?"
Звертаючись до цього списку під час зустрічі, вам буде легше не відставати від плану і взаємодіяти зі співробітником, щоб разом вирішити проблему. Вам не обов'язково писати сценарій слово в слово; просто включіть в нього стільки деталей, скільки вважаєте за потрібне.
5. тримати емоції під контролем
Якщо ви швидко виходите з себе, співрозмовник може втратити до вас повагу, що може ускладнити змістовне, дипломатичне спілкування. Якщо ви відчуваєте злість, засмучення або розчарування, спробуйте заспокоїтися.
Ось кілька речей, які ви можете зробити, щоб тримати свої емоції під контролем:
- Вийдіть на 5 хвилин і зробіть кілька вправ на глибоке дихання на вулиці або у ванній кімнаті.
- Запитайте себе: "Чи буде це мати значення через тиждень/місяць/рік?" Це допоможе вам зберегти відчуття перспективи, що, в свою чергу, допоможе вам зберігати спокій.
- Наприклад, ви можете спробувати назвати 3 речі, які ви бачите, 3 речі, які ви чуєте, і 3 речі, до яких ви можете доторкнутися.
6. використовуйте пом'якшувальну лексику
Дипломатичні люди чесні, але вони знають, як пом'якшити критику, відмову і погані новини, використовуючи м'яку мову.
Ось кілька способів, як ви можете використовувати пом'якшувальну лексику, коли вам потрібно бути дипломатичним:
- Замість негативних прикметників використовуйте позитивний прикметник і "не дуже". Наприклад, замість того, щоб сказати: "Ронда погано конспектує", ви можете сказати: "Ронда не дуже добре конспектує".
- Використовуйте такі уточнюючі слова, як "дещо", "трохи" або "трохи". Наприклад, замість того, щоб сказати: "У саду повний безлад", ви можете сказати: "У саду трохи брудно".
- Використовуйте слова хеджування, які передбачають невизначеність, а не судження. Наприклад, замість того, щоб сказати: "Це жахлива ідея", ви можете сказати: "Я не впевнений, що нам варто реалізовувати цю ідею".
- Використовуйте негативні запитання. Наприклад, замість того, щоб сказати: "Нам потрібно переглянути цей бюджет", ви можете запитати: "Чи не вважаєте ви, що нам потрібно переглянути цей бюджет?"
- Скажи "вибач". Наприклад, замість того, щоб сказати: "Я не люблю макарони", ви можете сказати: "Вибачте, я дійсно не люблю макарони", або "Мені шкода, що ми не можемо виправити це сьогодні", а не "Ми не можемо виправити це сьогодні".
7. використовуйте пасивний стан
Пасивний стан часто сприймається як менш конфронтаційний, ніж активний, тому він може бути корисним, коли вам потрібно бути дипломатичним.
Наприклад, ви наймаєте декоратора, який обіцяє, що закінчить фарбувати вашу їдальню в певний день. Але вже пізно ввечері, а він так і не досягнув значного прогресу.
Ви можете сказати: "Ти сказав нам, що пофарбуєш їдальню сьогодні, але ти цього не зробив. Чесно кажучи, я дуже розчарований".
Дивіться також: Як написати листа другу (покрокові приклади)Крім того, ви можете використати пасивний стан, щоб висловити свої почуття більш дипломатично. Наприклад, ви можете сказати: "Нам сказали, що їдальня буде пофарбована сьогодні, але цього не було зроблено, і це розчаровує".
Дивіться також: 73 веселі речі, які можна зробити з друзями (для будь-якої ситуації)8. наголошуйте на своїх проблемах, а не на помилках інших людей
Якщо вам потрібно поговорити про те, що хтось робить неправильно, уникайте узагальнених, огульних заяв на кшталт "Саллі занадто жорстоко поводиться з нашими клієнтами" або "Радж ніколи не прибирає за собою". Натомість зосередьтеся на конкретних проблемах, фактах і можливих негативних наслідках.
Наприклад, припустимо, що до вашої команди приєднався новий співробітник. Хоча він дуже старається і з ним приємно працювати, стає зрозуміло, що він не має потрібного набору навичок для роботи. Як керівник команди, ви вирішуєте обговорити це питання зі своїм керівником.
Якщо ви скажете: "Роб не дуже добре виконує свою роботу, і я не думаю, що його варто було брати на роботу", ви змусите свого керівника оборонятися і потенційно створите незручну атмосферу.
Замість цього ви можете сказати щось на кшталт: "Роб - дуже приємна, позитивна людина, але я хвилююся, що він не розуміє, що передбачає його нова роль. (Занепокоєння) Минулого тижня він сказав мені, що не розуміє термінів, які Пітер використовував у своїй презентації про обслуговування клієнтів. (Факт) Нашій команді буде складно впоратися з усіма завданнями, якщо він не буде впевнений, що саме він має робити [Можливий варіант].негативний результат]".
9. уникайте звинувачувальних висловлювань
Загалом, краще уникати починати речення зі слів "Ти ніколи не..." або "Ти завжди..." Звинувачувальна мова часто змушує людей відчувати себе захисниками.
Замість цього спробуйте сказати, що ви відчуваєте, і використовуйте факти, щоб пояснити, чому ви відчуваєте саме так. Це допоможе вам не виглядати агресивним або конфронтаційним.
Наприклад, замість того, щоб сказати: "Ти занадто багато п'єш вечорами", ви можете сказати: "Я трохи стурбований, тому що за останні кілька тижнів ти випиваєш по кілька склянок щовечора після вечері".
10. давати пропозиції, а не накази
Якщо вам потрібно дати негативний відгук, спробуйте додати до критики корисну пропозицію. Коли ви робите пропозицію, а не наказ, ви, швидше за все, виглядатимете розумним і готовим до співпраці, а не розлюченим чи надмірно критичним.
Наприклад, замість того, щоб сказати: "Зробіть цей звіт ще раз, і, будь ласка, цього разу зробіть його легшим для читання", ви можете сказати: "Можливо, ви спробуєте розбити ключові моменти на короткі розділи та пункти? Це може зробити ваш звіт легшим для читання".
11. обирайте правильний час для жорстких розмов
Якщо ви обираєте невідповідний час для делікатної розмови, ви можете змусити іншу людину почуватися захисною, збентеженою або розлюченою, що може ускладнити спокійну, раціональну розмову.
Може бути корисно запитати себе: "Якби хтось інший сказав мені те саме, що я збираюся сказати цій людині, чи захотів би я вести розмову в інший час або в іншому місці?"
12. давати збалансований відгук, коли вас просять висловити свою думку
Дипломатичні люди не брешуть і не приховують важливу інформацію. Однак вони знають, що часто негативний відгук легше сприймається, якщо він супроводжується похвалою.
Наприклад, уявімо, що ваша дружина або чоловік приготували вам вдома вечерю з трьох страв, щоб відсвяткувати ваш день народження. На жаль, десерт вийшов не дуже вдалим. Після вечері ваша дружина або чоловік просять вас розповісти, що ви насправді про нього думаєте.
Якщо ви будете абсолютно чесними і відповісте на питання буквально, ви, ймовірно, образите їхні почуття. Було б нетактовно сказати, наприклад, "Перші дві страви були дуже смачними, але десерт був дуже неприємним".
Більш дипломатичною відповіддю буде: "Мені дуже сподобався суп, а равіолі були фантастичними. Десерт, можливо, був трохи сухуватим, але мені сподобалася його подача".
13. використовуйте позитивну мову тіла
Інші люди з більшою ймовірністю прислухаються до вас і поважатимуть те, що ви говорите, якщо ваша мова тіла буде відкритою і доброзичливою.
Ось як використовувати позитивну мову тіла, коли вам потрібно бути дипломатичним:
- Розслабте м'язи обличчя і шиї; це допоможе вам виглядати менш суворим і напруженим.
- Встановлюйте зоровий контакт, але не витріщайтеся, оскільки занадто довгий погляд може створити враження агресивності.
- Уникайте схрещування ніг і рук, оскільки це може створити враження, що ви захищаєтесь.
- Не стійте над людиною, коли вона сидить, бо це може створити враження, що ви її залякуєте.
Більше порад ви знайдете в нашому посібнику про те, як користуватися впевненою мовою тіла.
14. використовуйте приємний тон голосу
Навіть якщо ваші слова тактовні, ви не виглядатимете дипломатично, якщо говоритимете гнівним, рівним або саркастичним тоном. Намагайтеся говорити ввічливо. Якщо ви готуєтеся до складної дискусії, може допомогти репетиція того, що ви збираєтеся сказати вголос наодинці ввічливим, спокійним тоном.
15. дати людям шанс зберегти обличчя
Ви не повинні виправдовувати чиїсь помилки, але запропонувати правдоподібну причину їхньої помилки може бути хорошим дипломатичним маневром, який дозволить зберегти обличчя.
Наприклад, замість того, щоб сказати: "У цій презентації багато орфографічних помилок. Виправте їх до завтра", ви можете сказати: "Ця презентація не була ретельно відредагована. Я знаю, що ви були дуже зайняті цього тижня; можливо, у вас не було часу. Було б чудово, якби ви вичитали її ще раз до завтрашнього дня".
16. використовуйте асертивну комунікацію
Дипломатичні люди чутливі до почуттів інших людей, але вони не дозволяють усім переступати через себе. Вони впевнені в собі, але не агресивні, і намагаються досягти результату, який принесе користь якомога більшій кількості людей.
Якщо ви схильні погоджуватися з тим, чого хочуть інші, замість того, щоб відстоювати те, у що вірите або чого потребуєте, ознайомтеся з нашою статтею, яка пояснює, що робити, якщо люди ставляться до вас, як до підстилки. У нас також є стаття про те, як змусити людей поважати вас, яка містить практичні поради щодо асертивного спілкування.
17. адаптуйте свій стиль спілкування до ситуації
Взаємна повага та взаєморозуміння можуть мати велике значення, коли вам потрібно працювати з кимось над вирішенням делікатної ситуації. Щоб заохотити співрозмовника відчути, що ви з ним на одній хвилі, спробуйте адаптувати свій словниковий запас і тон голосу до контексту. Наприклад, використання дуже неформальної мови на робочому місці, коли ви піднімаєте делікатне питання з начальником, може бути сприйняте якнешанобливо і непрофесійно.
Поширені запитання
Чи добре бути дипломатом?
У делікатних соціальних ситуаціях дипломатичність - це, як правило, добре. Але іноді краще застосовувати більш прямий підхід. Наприклад, якщо ви намагалися тактовно критикувати, але співрозмовник не зрозумів, де він помилився, можливо, вам доведеться дати прямий зворотний зв'язок.
Як дізнатися, чи є я дипломатом?
Якщо ви зазвичай знаходите правильні слова, щоб розрядити або згладити незручні соціальні ситуації, і при цьому вам вдається донести свою думку, ви, ймовірно, дипломат. Якщо ви маєте репутацію хорошого переговірника або миротворця, цілком ймовірно, що інші люди сприймають вас як дипломатичну особистість.
Чи чесні дипломатичні працівники?
Так, дипломатичні працівники чесні, але не брутально відверті. Дипломатичні працівники знають, як делікатно донести погані новини чи критику, не замовчуючи правду.
