Nasıl Diplomatik ve Nazik Olunur (Örneklerle)

Diplomasi, sağlıklı ilişkiler kurmaya, çatışmaları çözmeye ve farklı görüşlere sahip insanları birlikte çalışmaya teşvik etmeye yardımcı olan güçlü bir sosyal beceridir. Bu makalede, diplomatik olmanın ne anlama geldiğini ve hassas durumlarda diplomasiyi nasıl uygulayacağınızı öğreneceksiniz.

Diplomatik olmak ne anlama geliyor?

Diplomasi, hassas sosyal durumları diğer insanların duygularına saygı göstererek hassas bir şekilde ele alma sanatıdır. Bazen incelik olarak da adlandırılır.

İşte diplomatik insanların temel özellikleri ve davranışları:

• Diğer insanlarla olan ilişkilerine zarar vermeden zor tartışmalar yapabilirler.
• Gergin durumlarda sakin kalırlar.
• İnsanların her zaman rasyonel olmadığını anlarlar. Diğer insanların olumsuz tepkilerini kişisel olarak algılamazlar.
• Kötü haberleri ve eleştirileri şefkatli bir şekilde aktarabilirler.
• Herkesin kendine özgü bir bakış açısı olduğuna saygı duyarlar ve diğer insanların fikirlerini anlamaya çalışırlar.
• Tartışmaları "kazanmaya" çalışmazlar, bunun yerine diğer bakış açılarını anlamaya çalışırlar.
• Bir konuda aynı fikirde olmayan iki veya daha fazla kişi arasında arabuluculuk yapmakta iyidirler.
• Herkesin ihtiyaçlarını karşılayacak çözümler bulmaya çalışan sorun çözücülerdir.
• Herkese karşı kibar davranırlar, hatta onları sinirlendiren veya kızdıranlara karşı bile.

Nasıl diplomatik olunur?

İşte hassas durumları sakin ve zarif bir şekilde ele almanıza yardımcı olacak ve ilgili herkese duyulduğunu ve anlaşıldığını hissetme şansı verecek bazı ipuçları.

1. Başkalarını dikkatle dinleyin

Onların konumunu ve duygularını anlamadığınız sürece diplomatik olamazsınız. Olayları onların bakış açısından görebilmek için dinlemeniz gerekir.

Özellikle, aktif bir dinleyici olmak istiyorsunuz. Bu şu anlama geliyor:

• İnsanlar konuşurken tüm dikkatinizi onlara vermek
• İnsanların cümlelerini bitirmelerine izin vermek
• Konuşma sırasının size gelmesini beklemek yerine başkalarının söylediklerine odaklanmaya çalışmak
• Dikkatinizi verdiğinizi göstermek için sözlü ve sözsüz ipuçları kullanmak; örneğin, "Hı-hı, devam et" demek veya önemli bir noktaya değinildiğinde başınızı sallamak

Daha fazla ipucu için nasıl daha iyi bir dinleyici olunacağına dair rehberimize göz atın.

2. Anlayışınızı geliştirmek için sorular sorun

Birini dikkatle dinleseniz bile, size ne anlatmaya çalıştığını hemen anlamayabilirsiniz. Söylediklerini kavradığınızı kontrol etmek için sorular sormak yardımcı olabilir.

Düşünceli sorular sormak yanlış anlaşılmaları önleyebilir. Ayrıca, diğer kişinin düşünceleriyle gerçekten ilgilendiğinizi gösterir, bu da müzakere ederken veya hassas konular hakkında konuşurken önemli olan güven ve yakınlık oluşturmaya yardımcı olabilir.

Bir başkasının ne demek istediğinden emin değilseniz sorabileceğiniz bazı sorular şunlardır:

• "Tam olarak ne demek istediğinizi anlamadım. Bana biraz daha anlatabilir misiniz?"
• "X hakkında söylediklerinizi biraz daha açabilir misiniz?"
• "Sizi doğru anladığımı kontrol edebilir miyim? Sanırım arkadaşlarımın daireye çok sık geldiğini söylüyorsunuz, bu doğru mu?"

3. Diğer insanlarla empati kurmaya çalışın

Empati, kendinizi bir başkasının yerinde hayal etmeyi ve olayları onun bakış açısından görmeyi içerir. Biriyle empati kurabiliyorsanız, hassas bir sosyal durumda konuşmak ve diplomatik davranmak daha kolay olabilir. Bunun nedeni, başka bir kişinin duygularını anladığınızda, hem ne söyleyeceğinizi hem de nasıl söyleyeceğinizi seçmenin daha kolay olabilmesidir.

Örneğin, kayınvalidenizin büyük aile Noel partisine davetini geri çevirmeniz gerektiğini varsayalım. Kendinizi onların yerine koymaya çalışırsanız, ailelerini uzun zamandır görmediklerini ve muhtemelen partiyi dört gözle beklediklerini fark edebilirsiniz. Akrabaları (siz de dahil) daveti geri çevirdiğinde hayal kırıklığına uğrayacaklarını tahmin etmek mantıklıdır.

Bunu akılda tutarak, "Hayır, teşekkürler" demek muhtemelen yeterince nazik olmayacaktır. Bunun yerine, sıcak bir ses tonuyla "Gelmeyi çok isterdik, ancak gelemeyeceğiz" gibi bir şey daha iyi olacaktır.

Kendinizi doğal olarak empatik bir insan olarak görmüyorsanız, diğer insanlarla ilişki kuramıyorsanız ne yapmanız gerektiğine dair bu makaleye göz atın.

4. Kilit noktaları önceden yazın

Zorlu bir tartışmaya önceden hazırlanmak her zaman mümkün değildir. Ancak, söylemek istediklerinizi planlamak için bir fırsatınız varsa, ele almak istediğiniz her şeyin madde işaretli bir listesini yapmak iyi bir fikirdir. Bir liste, temel gerçeklere ve konulara odaklanmanıza yardımcı olacak, bu da net ve yapıcı bir konuşma yapmayı kolaylaştırabilir.

Örneğin, işe sürekli geç kaldığı için bir çalışanla toplantı yaptığınızı varsayalım. Amacınız çalışanın neden zamanında gelmediğini öğrenmektir.

Şuna benzer bir liste yazabilirsiniz:

• Önemli bir gerçeği açıklayın: Son 10 günün 7'sinde geç kalındı
• Sonucu söyleyin: İş arkadaşlarınız fazladan iş üstlenmek zorunda
• Bir soru sorun: "Sabahları neden geç geliyorsunuz?"
• Bir soru sorun: "Zamanında varmanız için sorunu nasıl çözebiliriz?"

Toplantı sırasında bu listeye başvurarak, sorunu birlikte çözebilmeniz için yolunuzda kalmayı ve çalışanınızla iletişim kurmayı daha kolay bulabilirsiniz. Kelimesi kelimesine bir metin yazmak zorunda değilsiniz; sadece gerekli olduğunu düşündüğünüz kadar ayrıntı ekleyin.

5. Duygularınızı kontrol altında tutun

Çabuk sinirlenirseniz, konuştuğunuz kişi size olan saygısını kaybedebilir ve bu da anlamlı, diplomatik iletişimi zorlaştırabilir. Kendinizi kızgın, üzgün veya sinirli hissediyorsanız, sakinleşmeye çalışın.

İşte duygularınızı kontrol altında tutmak için yapabileceğiniz bazı şeyler:

• Kendinize 5 dakika izin verin ve dışarıda veya banyoda derin nefes egzersizleri yapın.
• Kendinize şu soruyu sorun: "Bunun bir hafta/bir ay/bir yıl sonra bir önemi olacak mı?" Bu, bakış açınızı korumanıza yardımcı olabilir ve bu da sakin kalmanıza yardımcı olabilir.
• Bir topraklama egzersizi yapın. Örneğin, görebildiğiniz 3 şeyi, duyabildiğiniz 3 şeyi ve dokunabildiğiniz 3 şeyi adlandırmayı deneyebilirsiniz.

6. Yumuşatıcı bir dil kullanın

Diplomatik insanlar dürüsttür, ancak nazik bir dil kullanarak eleştiri, ret ve kötü haberleri nasıl yumuşatacaklarını bilirler.

İşte diplomatik olmanız gerektiğinde yumuşatıcı bir dil kullanmanın bazı yolları:

• Olumsuz sıfatlar kullanmak yerine, olumlu bir sıfat ve "çok değil" ifadesini kullanın. Örneğin, "Rhonda'nın not alma becerileri zayıf" demek yerine, "Rhonda'nın not alma becerileri çok iyi değil" diyebilirsiniz.
• "Biraz", "biraz" veya "biraz" gibi niteleyiciler kullanın. Örneğin, "Bahçe tamamen dağınık" demek yerine, "Bahçe biraz dağınık" diyebilirsiniz.
• Yargı yerine belirsizliği ima eden korunma sözcükleri kullanın. Örneğin, "Bu berbat bir fikir" demek yerine, "Bu fikirle devam etmemiz gerektiğinden emin değilim" diyebilirsiniz.
• Olumsuz sorular kullanın. Örneğin, "Bu bütçeyi yeniden değerlendirmemiz gerekiyor" demek yerine, "Bu bütçeyi yeniden değerlendirmemiz gerektiğini düşünmüyor musunuz?" diye sorabilirsiniz.
• "Özür dilerim "i kullan. Örneğin, "Makarna sevmiyorum" demek yerine, "Üzgünüm, makarnayı gerçekten sevmiyorum" veya "Bugün bunu düzeltemeyeceğimiz için üzgünüm" diyebilirsiniz.

7. Edilgen çatı kullanın

Pasif ses genellikle aktif sese göre daha az çatışmacı olarak algılanır, bu nedenle diplomatik olmanız gerektiğinde yararlı olabilir.

Örneğin, yemek odanızı boyamayı belirli bir günde bitireceğine söz veren bir dekoratör tuttuğunuzu varsayalım. Ancak öğleden sonra geç oldu ve fazla ilerleme kaydedemediler.

"Bize bugün yemek odasını boyayacağınızı söylemiştiniz ama yapmadınız. Doğrusunu söylemek gerekirse hayal kırıklığına uğradım." diyebilirsiniz.

Alternatif olarak, duygularınızı daha diplomatik bir şekilde ifade etmek için edilgen çatı kullanabilirsiniz. Örneğin, "Yemek odasının bugün boyanacağı söylenmişti, ancak yapılmadı, bu hayal kırıklığı yarattı" diyebilirsiniz.

8. Başkalarının hatalarını değil, kendi endişelerinizi vurgulayın

Birinin neyi yanlış yaptığı hakkında konuşmanız gerekiyorsa, "Sally müşterilerimize karşı çok kaba davranıyor" veya "Raj asla ortalığı toplamıyor" gibi genel, kapsamlı ifadelerden kaçının. Bunun yerine, belirli endişelere, gerçeklere ve olası olumsuz sonuçlara odaklanın.

Örneğin, diyelim ki ekibinize yeni bir çalışan katıldı. Çok çalışmasına ve etrafta olması hoş olmasına rağmen, iş için doğru beceri setine sahip olmadığı anlaşılıyor. Ekip lideri olarak, konuyu yöneticinize iletmeye karar veriyorsunuz.

"Rob işinde çok iyi değil ve bence işe alınmamalıydı" derseniz, yöneticinizi savunmaya geçirir ve potansiyel olarak garip bir atmosfer yaratırsınız.

Bunun yerine şöyle bir şey söyleyebilirsiniz: "Rob gerçekten iyi ve pozitif bir insan, ancak yeni rolünün neleri içerdiğini anlamadığından endişeleniyorum. Geçen hafta bana Peter'ın müşteri hizmetleriyle ilgili sunumunda kullandığı terimleri anlamadığını söyledi." [Gerçek] Ne yapması gerektiğinden emin olmazsa ekibimiz her şeyi yapmakta zorlanacaktır [Olasıolumsuz sonuç]."

9. Suçlayıcı bir dil kullanmaktan kaçının

Genel olarak, cümlelere "Sen asla..." veya "Sen her zaman..." ile başlamaktan kaçınmak en iyisidir. Suçlayıcı dil genellikle insanların kendilerini savunmada hissetmelerine neden olur.

Bunun yerine, nasıl hissettiğinizi belirtmeyi ve neden böyle hissettiğinizi açıklamak için gerçekleri kullanmayı deneyin. Bu, agresif veya çatışmacı olarak görünmekten kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Örneğin, "Akşamları çok fazla içiyorsun" demek yerine, "Biraz endişeliyim çünkü son birkaç haftadır her akşam yemekten sonra birkaç kadeh içiyorsun" diyebilirsiniz.

10. Emir vermek yerine önerilerde bulunun

Olumsuz geri bildirimde bulunmanız gerekiyorsa, eleştirinin yanına yararlı bir öneri eklemeyi deneyin. Emir vermek yerine öneride bulunduğunuzda, kızgın veya aşırı eleştirel olmak yerine makul ve işbirlikçi olarak görünme olasılığınız daha yüksektir.

Örneğin, "Bu raporu tekrar hazırlayın ve lütfen bu sefer daha kolay okunur hale getirin" demek yerine, "Belki kilit noktaları kısa bölümlere ve madde işaretlerine ayırmayı deneyebilirsiniz. Bu, raporunuzun okunmasını kolaylaştırabilir" diyebilirsiniz.

11. Zorlu konuşmalar yapmak için doğru zamanı seçin

Hassas bir konuşma yapmak için uygun olmayan bir zaman seçerseniz, diğer kişinin savunmacı, utanmış veya öfkeli hissetmesine neden olabilirsiniz, bu da sakin ve mantıklı bir konuşma yapmayı zorlaştırabilir.

Kendinize şu soruyu sormak yardımcı olabilir: "Bu kişiye söylemek üzere olduğum şeyi başka biri bana söyleseydi, bu konuşmayı başka bir zamanda veya başka bir yerde yapmak ister miydim?"

12. Fikriniz sorulduğunda dengeli geri bildirim verin

Diplomatik insanlar yalan söylemez veya önemli bilgileri saklamazlar. Ancak, çoğu zaman olumsuz geri bildirimlerin övgü ile birlikte verilmesi halinde daha kolay kabul edilebileceğini bilirler.

Örneğin, karınız ya da kocanız doğum gününüzü kutlamak için evde size üç çeşit yemek pişirdi diyelim. Ne yazık ki tatlı pek iyi olmadı. Yemekten sonra eşiniz sizden yemek hakkında gerçekten ne düşündüğünüzü söylemenizi istedi.

Tamamen dürüst olup soruyu gerçek anlamda yanıtlarsanız, muhtemelen duygularını incitmiş olursunuz. Örneğin, "İlk iki yemek çok lezzetliydi, ancak tatlı gerçekten tatsızdı" demek nezaketsizlik olur.

Daha diplomatik bir cevap şöyle olabilir: "Çorbayı çok beğendim ve mantı harikaydı. Tatlı belki biraz kuruydu ama sunumuna bayıldım."

13. Olumlu beden dili kullanın

Beden diliniz açık ve arkadaşça ise, diğer insanların sizi dinleme ve söyleyeceklerinize saygı duyma olasılığı daha yüksek olabilir.

İşte diplomatik olmanız gerektiğinde olumlu beden dilini nasıl kullanacağınız:

• Yüzünüzdeki ve boynunuzdaki kasları gevşetin; bu daha az sert ve gergin görünmenize yardımcı olabilir.
• Göz teması kurun, ancak dik dik bakmayın çünkü birinin bakışlarını çok uzun süre tutmak sizi agresif gösterebilir.
• Bacak bacak üstüne atmaktan ve kollarınızı kavuşturmaktan kaçının, çünkü bu sizi savunmacı gösterebilir.
• Birisi otururken onun üzerinde durmayın, bu sizi korkutucu gösterebilir.

Daha fazla ipucu için özgüvenli beden dilinin nasıl kullanılacağına ilişkin kılavuzumuza bakın.

14. Hoş bir ses tonu kullanın

Sözleriniz nazik olsa bile, öfkeli, düz veya alaycı bir ses tonuyla konuşursanız diplomatik görünmezsiniz. Güzel konuşmaya çalışın. Zor bir tartışmaya hazırlanıyorsanız, söyleyeceklerinizi kibar ve sakin bir tonda özel olarak yüksek sesle prova etmek yardımcı olabilir.

15. İnsanlara yüzlerini kurtarmaları için bir şans verin

Birinin hataları için mazeret üretmek zorunda değilsiniz, ancak hataları için makul bir neden önermek, yüzlerini kurtarmalarını sağlayan iyi bir diplomatik manevra olabilir.

Örneğin, "Bu sunum yazım hatalarıyla dolu, yarına kadar düzeltin" demek yerine, "Bu sunum tam olarak düzenlenmemiş. Bu hafta çok meşgul olduğunuzu biliyorum; belki de zamanınız olmadı. Yarın öğleden sonra tekrar düzeltebilirseniz çok iyi olur" diyebilirsiniz.

16. İddialı iletişim kullanın

Diplomatik insanlar diğer insanların duygularına karşı hassastır, ancak herkesin üzerlerine yürümesine izin vermezler. Kendilerine güvenirler ancak saldırgan değildirler ve mümkün olduğunca çok insanın yararına olacak bir sonucu müzakere etmeye çalışırlar.

İnandığınız veya ihtiyaç duyduğunuz şeyleri savunmak yerine başkalarının isteklerine uyma eğilimindeyseniz, insanlar size paspas gibi davranıyorsa ne yapmanız gerektiğini açıklayan makalemize göz atın. Ayrıca, insanların size saygı duymasını nasıl sağlayabileceğinize dair iddialı iletişim konusunda pratik tavsiyeler içeren bir makalemiz de var.

17. İletişim tarzınızı duruma göre uyarlayın

Hassas bir durumu çözmek için biriyle çalışmanız gerektiğinde karşılıklı saygı ve uyum duygusu uzun bir yol kat etmenizi sağlayabilir. Aynı dalga boyundaymışsınız gibi hissetmelerini teşvik etmek için, kelime dağarcığınızı ve ses tonunuzu bağlama göre uyarlamayı deneyin. Örneğin, işyerinde patronunuzla hassas bir konuyu gündeme getirirken çok resmi olmayan bir dil kullanmak şu şekilde algılanabilirsaygısız ve profesyonelce değil.

Sık sorulan sorular

Diplomatik olmak iyi midir?

Hassas sosyal durumlarda, diplomatik olmak genellikle iyidir. Ancak bazen, daha açık bir yaklaşım daha iyidir. Örneğin, nazik bir şekilde eleştiri yapmaya çalıştıysanız, ancak diğer kişi nerede yanlış yaptığını anlamıyorsa, bazı açık geri bildirimler vermeniz gerekebilir.

Diplomatik olup olmadığımı nasıl anlayabilirim?

Mesajınızı iletmeyi başarırken, garip sosyal durumları dağıtmak veya yumuşatmak için genellikle doğru kelimeleri bulabiliyorsanız, muhtemelen diplomatik birisinizdir. İyi bir müzakereci veya barışçı olarak ününüz varsa, diğer insanların sizi diplomatik bir kişi olarak görmesi muhtemeldir.

Diplomatik insanlar dürüst müdür?

Evet, diplomatik insanlar dürüsttürler ancak acımasızca açık sözlü değillerdir. Diplomatik insanlar kötü haberleri veya eleştirileri gerçeği gizlemeden hassas bir şekilde nasıl ileteceklerini bilirler.