Sut i Fod yn Ddiplomyddol a Tactful (Gydag Enghreifftiau)

Mae diploma yn sgil gymdeithasol bwerus sy'n helpu i feithrin perthnasoedd iach, datrys gwrthdaro, ac annog pobl â safbwyntiau gwahanol i gydweithio. Yn yr erthygl hon, byddwch yn dysgu beth mae bod yn ddiplomyddol yn ei olygu a sut i ymarfer diplomyddiaeth mewn sefyllfaoedd sensitif.

Beth mae bod yn ddiplomyddol yn ei olygu?

Diplomyddiaeth yw'r grefft o drin sefyllfaoedd cymdeithasol bregus mewn ffordd sensitif sy'n parchu teimladau pobl eraill. Cyfeirir ato weithiau fel tact.

Dyma brif nodweddion ac ymddygiad pobl ddiplomyddol:

• Gallant gael trafodaethau anodd heb niweidio’r berthynas sydd ganddynt â phobl eraill.
• Maen nhw’n parhau’n ddigynnwrf mewn sefyllfaoedd llawn tyndra.
• Maen nhw’n deall nad yw bodau dynol bob amser yn rhesymegol. Nid ydynt yn cymryd ymatebion negyddol pobl eraill yn bersonol.
• Gallant drosglwyddo newyddion drwg a beirniadaeth mewn ffordd dosturiol.
• Maen nhw'n parchu bod gan bawb safbwynt unigryw, ac maen nhw'n ceisio deall barn pobl eraill.
• Dydyn nhw ddim yn ceisio “ennill” dadleuon. Instead, they try to understand other perspectives.
• They are good at mediating between two or more people who don’t see eye to eye on an issue.
• They are problem-solvers who try to find solutions that address everyone’s needs.
• They remain polite to everyone, even those who irritate or anger them.

How to be diplomatic

Here are some tips that willi siarad yn braf. Os ydych chi’n paratoi ar gyfer trafodaeth anodd, gall helpu i ymarfer yr hyn rydych chi’n mynd i’w ddweud ar goedd yn breifat mewn naws gwrtais, tawel.

15. Rhowch gyfle i bobl arbed wyneb

Nid oes rhaid i chi wneud esgusodion am gamgymeriadau rhywun, ond gall awgrymu rheswm credadwy dros eu camgymeriad fod yn symudiad diplomyddol da sy'n caniatáu iddynt arbed wyneb.

Er enghraifft, yn hytrach na dweud, “Mae'r cyflwyniad hwn yn llawn camgymeriadau sillafu. Trwsiwch ef erbyn yfory," fe allech chi ddweud, "Nid yw'r cyflwyniad hwn wedi'i olygu'n drylwyr. Rwy'n gwybod eich bod wedi bod yn brysur iawn yr wythnos hon; efallai nad oedd gennych amser. Byddai’n wych pe gallech ei brawfddarllen eto erbyn prynhawn yfory.”

16. Defnyddiwch gyfathrebu pendant

Mae pobl ddiplomyddol yn sensitif i deimladau pobl eraill, ond nid ydynt yn caniatáu i bawb gerdded drostynt i gyd. Maen nhw'n hyderus ond nid yn ymosodol ac yn ceisio negodi canlyniad sydd o fudd i gynifer o bobl â phosibl.

Os ydych chi'n dueddol o gyd-fynd â'r hyn y mae eraill ei eisiau yn hytrach na sefyll dros yr hyn rydych chi'n ei gredu neu ei angen, edrychwch ar ein herthygl sy'n esbonio beth i'w wneud os bydd pobl yn eich trin fel mat drws. Mae gennym hefyd erthygl am sut y gallwch gael pobl i'ch parchu sy'n cynnwys cyngor ymarferol ar gyfathrebu pendant.

17. Addaswch eich arddull cyfathrebu i'r sefyllfa

Gall ymdeimlad o barch a chydberthynas fynd yn bell pan fo angengweithio gyda rhywun i ddatrys sefyllfa anodd. Er mwyn eu hannog i deimlo eich bod ar yr un donfedd, ceisiwch addasu eich geirfa a thôn eich llais i gyd-fynd â’r cyd-destun. Er enghraifft, gall defnyddio iaith anffurfiol iawn yn y gweithle pan fyddwch chi'n codi mater bregus gyda'ch rheolwr gael ei ystyried yn amharchus ac yn amhroffesiynol.

Cwestiynau cyffredin

Ydy bod yn ddiplomyddol yn dda?

Mewn sefyllfaoedd cymdeithasol sensitif, mae bod yn ddiplomyddol fel arfer yn dda. Ond weithiau, mae ymagwedd aneglur yn well. Er enghraifft, os ydych chi wedi ceisio rhoi beirniadaeth yn dringar, ond nad yw'r person arall yn deall ble maen nhw wedi mynd o'i le, efallai y bydd angen i chi roi adborth di-flewyn ar dafod.

Sut ydw i'n gwybod os ydw i'n ddiplomyddol?

Os gallwch chi fel arfer ddod o hyd i'r geiriau cywir i wasgaru neu lyfnhau dros sefyllfaoedd cymdeithasol lletchwith tra'n dal i lwyddo i gyfleu'ch neges, mae'n debyg eich bod yn ddiplomyddol. Os oes gennych chi enw da fel negodwr neu heddychwr da, mae'n debygol bod pobl eraill yn eich gweld chi fel person diplomyddol.

A yw pobl ddiplomyddol yn onest?

Ydy, mae pobl ddiplomyddol yn onest. Fodd bynnag, nid ydynt yn ddi-flewyn-ar-dafod yn greulon. Mae pobl ddiplomyddol yn gwybod sut i gyflwyno newyddion drwg neu feirniadaeth mewn ffordd sensitif heb sgleinio dros y gwir.

<1 YN> <1 eich helpu i ymdrin â sefyllfaoedd sensitif mewn ffordd ddigynnwrf a gosgeiddig sy'n rhoi cyfle i bawb dan sylw deimlo eu bod yn cael eu clywed a'u deall.

1. Gwrandewch yn ofalus ar eraill

Ni allwch fod yn ddiplomyddol oni bai eich bod yn deall eu sefyllfa a'u teimladau. I weld pethau o'u safbwynt nhw, mae angen i chi wrando.

Yn benodol, rydych chi eisiau bod yn wrandäwr gweithredol. Mae hyn yn golygu:

• Rhoi eich sylw heb ei rannu i bobl pan fyddant yn siarad
• Caniatáu i bobl orffen eu brawddegau
• Ceisio canolbwyntio ar yr hyn y mae eraill yn ei ddweud yn hytrach nag aros am eich tro i siarad
• Defnyddio ciwiau geiriol a di-eiriau i ddangos eich bod yn talu sylw; er enghraifft, drwy ddweud “Uh-huh, ewch ymlaen” neu nodio'ch pen pan fyddant yn gwneud pwynt allweddol

Edrychwch ar ein canllaw bod yn wrandäwr gwell am ragor o awgrymiadau.

2. Gofynnwch gwestiynau i wella eich dealltwriaeth

Hyd yn oed os gwrandewch yn ofalus ar rywun, efallai na fyddwch yn deall ar unwaith yr hyn y maent yn ceisio ei ddweud wrthych. Gall helpu i ofyn cwestiynau i wirio eich bod wedi deall yr hyn y maent yn ei ddweud.

Gall gofyn cwestiynau ystyriol atal camddealltwriaeth. Mae hefyd yn arwydd bod gennych chi wir ddiddordeb ym meddyliau'r person arall, a all helpu i feithrin ymddiriedaeth a chydberthynas, sy'n bwysig pan fyddwch chi'n trafod neu'n siarad am bynciau sensitif.

Dyma rai cwestiynau y gallech chi eu gofyn os ydych chi'n ansicr ynghylch beth mae rhywun arallyn golygu:

• “Dydw i ddim yn siŵr yn union beth rydych chi’n ei olygu. A allech chi ddweud ychydig mwy wrthyf am hynny?”
• “A allech chi ymhelaethu ychydig ar y pwynt a wnaethoch am X?”
• “A allaf wneud yn siŵr fy mod wedi eich deall yn iawn? Rwy’n meddwl eich bod yn dweud bod fy ffrindiau’n dod o gwmpas i’r fflat yn rhy aml, ydy hynny’n iawn?”

Mae empathi’n golygu dychmygu eich hun yn sefyllfa rhywun arall a gweld pethau o’u safbwynt nhw. Os gallwch chi gydymdeimlo â rhywun, efallai y bydd yn haws siarad ac ymddwyn yn ddiplomyddol mewn sefyllfa gymdeithasol fregus. Mae hyn oherwydd pan fyddwch chi’n deall teimladau person arall, gall fod yn haws dewis beth i’w ddweud a sut i’w ddweud.

Er enghraifft, gadewch i ni ddweud bod angen i chi wrthod gwahoddiad i barti Nadolig mawr eich teulu yng nghyfraith. Os ydych chi'n ceisio rhoi eich hun yn eu hesgidiau nhw, efallai y byddwch chi'n sylweddoli nad ydyn nhw wedi gweld eu teulu ers amser maith ac mae'n debyg y byddwch chi'n edrych ymlaen at y parti. Mae’n rhesymol dyfalu y byddan nhw’n siomedig pan fydd eu perthnasau (gan gynnwys chi) yn gwrthod y gwahoddiad.

Gyda hyn mewn golwg, mae’n debyg na fyddai “Dim diolch” yn ddigon tact. Yn lle hynny, byddai rhywbeth fel, “Byddem wrth ein bodd yn dod, ond yn syml, ni allwn ei wneud,” meddai mewn tôn llais cynnes, yn well.

Os nad ydych yn ystyried eich hun yn berson naturiol empathig, edrychwch ar yr erthygl hon ar beth i'w wneud os na allwch uniaethu ag ef.pobl eraill.

4. Ysgrifennwch y pwyntiau allweddol ymlaen llaw

Nid yw bob amser yn bosibl paratoi ar gyfer trafodaeth anodd ymlaen llaw. Fodd bynnag, os cewch gyfle i gynllunio’r hyn yr hoffech ei ddweud, mae’n syniad da gwneud rhestr fwled o bopeth yr hoffech ei gynnwys. Bydd rhestr yn eich helpu i ganolbwyntio ar ffeithiau a materion allweddol, a all ei gwneud yn haws cael sgwrs glir, adeiladol.

Er enghraifft, gadewch i ni ddweud eich bod yn cael cyfarfod gyda chyflogai oherwydd ei fod yn hwyr yn y gwaith yn barhaus. Eich nod yw darganfod pam nad yw'r gweithiwr yn cyrraedd ar amser.

Efallai y byddwch chi'n ysgrifennu rhestr sy'n edrych yn debyg i hyn:

• Sillafu ffaith allweddol: 7 diwrnod hwyr o'r 10 diwethaf
• Sillafu canlyniad: Mae'n rhaid i gydweithwyr gymryd gwaith ychwanegol
• Gofyn cwestiwn: "Pam ydych chi wedi bod yn cyrraedd yn hwyr yn y bore?"

Drwy gyfeirio at y rhestr hon yn ystod y cyfarfod, efallai y bydd yn haws i chi aros ar y trywydd iawn ac ymgysylltu â’ch cyflogai fel y gallwch ddatrys y mater gyda’ch gilydd. Nid oes rhaid i chi ysgrifennu sgript gair-am-air; cynhwyswch gymaint o fanylion ag y teimlwch sy'n angenrheidiol.

5. Cadwch eich emosiynau dan reolaeth

Os ydych chi’n colli’ch tymer yn gyflym, efallai y bydd y person rydych chi’n siarad ag ef yn colli parch tuag atoch chi, sy’n gallu gwneud cyfathrebu ystyrlon, diplomyddol yn anodd. Os ydych yn teimloyn ddig, yn ofidus, neu'n rhwystredig, ceisiwch dawelu'ch hun.

Dyma rai pethau y gallwch chi eu gwneud i gadw eich emosiynau dan reolaeth:

• Esgusodwch eich hun am 5 munud a gwnewch ymarferion anadlu dwfn y tu allan neu yn yr ystafell ymolchi.
• Gofynnwch i chi'ch hun, “A fydd hyn yn bwysig ymhen wythnos/un mis/blwyddyn o nawr?” Gall hyn eich helpu i gadw synnwyr o bersbectif, a all yn ei dro eich helpu i beidio â chynhyrfu.
• Gwnewch ymarferiad sylfaen. Er enghraifft, gallech geisio enwi 3 pheth y gallwch eu gweld, 3 pheth y gallwch eu clywed, a 3 pheth y gallwch eu cyffwrdd.

6. Defnyddiwch iaith feddalu

Mae pobl ddiplomyddol yn onest, ond maen nhw'n gwybod sut i leddfu beirniadaeth, gwrthodiad, a newyddion drwg trwy ddefnyddio iaith dyner.

Dyma rai ffyrdd y gallwch chi ddefnyddio iaith feddalu pan fydd angen i chi fod yn ddiplomyddol:

• Yn lle defnyddio ansoddeiriau negyddol, defnyddiwch ansoddair cadarnhaol a “ddim yn iawn.” Er enghraifft, yn lle dweud, “Mae sgiliau cymryd nodiadau Rhondda yn wael,” fe allech chi ddweud, “Nid yw sgiliau cymryd nodiadau Rhondda yn dda iawn.”
• Defnyddiwch gymwysyddion fel “braidd,” “ychydig,” neu “ychydig.” Er enghraifft, yn lle dweud, “Mae'r ardd yn flêr llwyr, “mae'r ardd yn fawr,” fe allech chi ddweud gair bach o “ddefnyddio” yw h. ly ansicrwydd yn lle barn. Er enghraifft, yn lle dweud, “Mae hwnna’n syniad ofnadwy,” fe allech chi ddweud, “Dydw i ddim yn siŵr y dylen ni fynd gyda’r syniad hwnnw.”
• Defnyddiwch gwestiynau negyddol. Er enghraifft, yn lle dweud, “Mae angen i ni ail-werthuso’r gyllideb hon,” fe allech chi ofyn, “Onid ydych chi’n meddwl y dylen ni ail-werthuso’r gyllideb hon?”
• Defnyddiwch “sori.” Er enghraifft, yn lle dweud, “Dw i ddim yn hoffi pasta,” fe allech chi ddweud, “Mae'n ddrwg gen i, dydw i ddim yn hoff iawn o basta,” neu “Allwn ni ddim trwsio hwnna heddiw,”
ni allwn drwsio hynny heddiw. 5> 7. Defnyddiwch y llais goddefol

Mae'r llais goddefol yn aml yn cael ei ystyried yn llai gwrthdrawiadol na'r llais gweithredol, felly gall fod yn ddefnyddiol pan fydd angen i chi fod yn ddiplomyddol.

Er enghraifft, gadewch i ni ddweud eich bod chi'n llogi addurnwr sy'n addo y bydd yn gorffen paentio'ch ystafell fwyta ar ddiwrnod penodol. Ond mae hi'n hwyr yn y prynhawn, a dydyn nhw ddim wedi gwneud fawr o gynnydd.

Fe allech chi ddweud, “Dywedasoch wrthym y byddech yn paentio'r ystafell fwyta heddiw, ond nid ydych wedi gwneud hynny. A dweud y gwir wrthych, rwy'n siomedig iawn. ”

Fel arall, fe allech chi ddefnyddio'r llais goddefol i wneud eich teimladau'n glir mewn ffordd fwy diplomyddol. Er enghraifft, efallai y byddwch chi'n dweud, “Dywedwyd wrthym y byddai'r ystafell fwyta yn cael ei phaentio heddiw, ond nid yw wedi'i wneud, sy'n siomedig.”

8. Pwysleisiwch eich pryderon, nid beiau pobl eraill

Os oes angen i chi siarad am yr hyn y mae rhywun yn ei wneud o'i le, ceisiwch osgoi gwneud datganiadau cyffredinol, ysgubol fel “Mae Sally yn rhy gythryblus i'n cwsmeriaid” neu “Nid yw Raj byth yn tacluso.” Yn lle hynny, canolbwyntiwch ar bryderon penodol, ffeithiau,a chanlyniadau negyddol posibl.

Er enghraifft, gadewch i ni ddweud bod gweithiwr newydd wedi ymuno â'ch tîm. Er eu bod yn ymdrechu'n galed ac yn bleserus i fod o gwmpas, mae'n dod yn amlwg nad oes ganddyn nhw'r set sgiliau cywir ar gyfer y swydd. Fel arweinydd y tîm, rydych chi'n penderfynu codi'r mater gyda'ch rheolwr.

Pe baech chi'n dweud, “Nid yw Rob yn dda iawn yn ei swydd, a dydw i ddim yn meddwl y dylai fod wedi cael ei gyflogi,” byddech chi'n rhoi eich rheolwr ar yr amddiffyniad ac o bosibl yn creu awyrgylch lletchwith.

Yn lle hynny, fe allech chi ddweud rhywbeth fel, “Mae Rob yn berson neis, positif iawn i fod yn poeni am ei rôl, ond dwi'n deall beth mae ei rôl yn ei olygu. [Pryder] Yr wythnos diwethaf, dywedodd wrthyf nad oedd yn deall y termau a ddefnyddiodd Peter yn ei gyflwyniad am wasanaeth cwsmeriaid. [Ffaith] Bydd ein tîm yn ei chael hi’n anodd cyflawni popeth os nad yw’n siŵr beth mae i fod i fod yn ei wneud [Canlyniad negyddol posibl].”

9. Osgoi iaith gyhuddgar

Yn gyffredinol, mae’n well osgoi dechrau brawddegau gyda “Dydych chi byth…” neu “Ti bob amser…” Mae iaith gyhuddgar yn aml yn gwneud i bobl deimlo’n amddiffynnol.

Yn lle hynny, ceisiwch nodi sut rydych chi’n teimlo a defnyddiwch ffeithiau i egluro pam rydych chi’n teimlo felly. Gall hyn eich helpu i osgoi dod ar draws fel ymosodol neu wrthdrawiadol.

Er enghraifft, yn lle dweud, “Rydych chi'n yfed gormod gyda'r nos,” fe allech chi ddweud, “Rwy'n poeni ychydig oherwydd, dros yr ychydig wythnosau diwethaf, rydych chi wedi cael sawl diodbob nos ar ol swper.”

10. Rhowch awgrymiadau yn hytrach na gorchmynion

Os oes angen i chi roi adborth negyddol, ceisiwch ychwanegu awgrym defnyddiol ochr yn ochr â beirniadaeth. Pan fyddwch chi'n gwneud awgrym yn lle gorchymyn, rydych chi'n fwy tebygol o ddod ar draws yn rhesymol a chydweithredol yn hytrach na dig neu'n rhy feirniadol.

Er enghraifft, yn lle dweud, “Gwnewch yr adroddiad hwn eto, a gwnewch hi'n haws ei ddarllen y tro hwn,” fe allech chi ddweud, “Efallai y gallech chi geisio rhannu'r pwyntiau allweddol yn adrannau byr a phwyntiau bwled? Efallai y bydd hynny’n gwneud eich adroddiad yn haws i’w ddarllen.”

11. Dewiswch yr amser iawn i gynnal sgyrsiau anodd

Os dewiswch amser amhriodol i gael sgwrs sensitif, efallai y byddwch yn gwneud i'r person arall deimlo'n amddiffynnol, yn embaras, neu'n ddig, a all ei gwneud hi'n anodd cael sgwrs ddigynnwrf, rhesymegol.

Gall fod o gymorth i ofyn i chi'ch hun, “Pe bai rhywun arall yn dweud yr un peth wrtha i ar fin dweud wrth y person hwn, a fyddwn i eisiau cael sgwrs arall yn y lle hwnnw, neu sgwrs arall?

12. Rhowch adborth cytbwys pan ofynnir am eich barn

Nid yw pobl ddiplomyddol yn dweud celwydd nac yn dal gwybodaeth bwysig yn ôl. Fodd bynnag, maent yn gwybod y gall adborth negyddol yn aml fod yn haws i'w dderbyn os bydd canmoliaeth yn cyd-fynd ag ef.

Er enghraifft, gadewch i ni ddweud bod eich gwraig neu'ch gŵr yn coginio pryd tri chwrs i chi gartref i ddathlu eich pen-blwydd. Yn anffodus, ni wnaeth y pwdintroi allan yn dda iawn. Ar ôl y pryd bwyd, mae eich priod yn gofyn ichi ddweud wrthyn nhw beth oeddech chi'n ei feddwl ohono mewn gwirionedd.

Gweld hefyd: 12 Awgrymiadau Ar Gyfer Pan Mae Eich Ffrind Yn Gwallgof Wrthoch Chi ac Yn Eich Anwybyddu

Pe baech chi'n gwbl onest ac wedi ateb y cwestiwn mewn ffordd llythrennol, mae'n debyg y byddech chi'n brifo eu teimladau. Byddai’n ddi-dact i ddweud, er enghraifft, “Roedd y ddau gwrs cyntaf yn flasus, ond roedd y pwdin yn annymunol iawn.”

Ateb mwy diplomyddol fyddai, “Fe wnes i fwynhau'r cawl yn fawr, ac roedd y ravioli yn wych. Roedd y pwdin ychydig yn sych efallai, ond roeddwn i wrth fy modd gyda'r cyflwyniad.”

13. Defnyddiwch iaith gorfforol gadarnhaol

Efallai y bydd pobl eraill yn fwy tebygol o wrando arnoch a pharchu'r hyn sydd gennych i'w ddweud os yw iaith eich corff yn agored ac yn gyfeillgar.

Dyma sut i ddefnyddio iaith y corff cadarnhaol pan fydd angen i chi fod yn ddiplomyddol:

• Llaciwch y cyhyrau yn eich wyneb a'ch gwddf; gall hyn eich helpu i ymddangos yn llai llym a llawn tyndra.
• Cewch gyswllt llygad, ond peidiwch â syllu oherwydd gall dal syllu rhywun yn rhy hir wneud i chi ddod ar eich traws fel un ymosodol.
• Osgowch groesi eich coesau a'ch breichiau, gan y gall hyn wneud i chi ddod ar eu traws yn amddiffynnol.
• Peidiwch â sefyll dros rywun pan fyddant yn eistedd i lawr, gan y gall hyn wneud i chi ddod ar eu traws fel cynghorion brawychus,
mwy hyderus. iaith y corff.

14. Defnyddiwch naws llais dymunol

Hyd yn oed os yw'ch geiriau'n bwyllog, ni fyddwch chi'n dod ar draws fel diplomyddol os ydych chi'n siarad mewn tôn llais blin, fflat neu goeglyd. Ceisiwch