Kako biti diplomatski i taktičan (sa primjerima)

Diplomatija je moćna društvena vještina koja pomaže u izgradnji zdravih odnosa, rješavanju sukoba i ohrabruje ljude s različitim pogledima da rade zajedno. U ovom članku ćete naučiti šta znači biti diplomatski i kako prakticirati diplomatiju u osjetljivim situacijama.

Šta znači biti diplomatski?

Diplomatija je umjetnost rješavanja delikatnih društvenih situacija na osjetljiv način koji poštuje osjećaje drugih ljudi. Ponekad se to naziva taktom.

Evo ključnih osobina i ponašanja diplomatskih ljudi:

• Oni mogu voditi teške razgovore bez oštećenja odnosa koje imaju s drugim ljudima.
• Oni ostaju smireni u napetim situacijama.
• Oni razumiju da ljudi nisu uvijek racionalni. Ne shvaćaju negativne reakcije drugih ljudi lično.
• Mogu prenijeti loše vijesti i kritike na suosjećajan način.
• Poštuju da svako ima jedinstvenu perspektivu i pokušavaju razumjeti mišljenja drugih ljudi.
• Ne pokušavaju "pobijediti" argumente. Umjesto toga, oni pokušavaju razumjeti druge perspektive.
• Oni su dobri u posredovanju između dvoje ili više ljudi koji se ne slažu oko nekog pitanja.
• Oni rješavaju probleme i pokušavaju pronaći rješenja koja zadovoljavaju svačije potrebe.
• Oni ostaju pristojni prema svima, čak i onima koji ih iritiraju ili ljute.
Diplomatski evo nekoliko savjeta koji ćeda lepo govorim. Ako se pripremate za tešku raspravu, može vam pomoći da uvježbate ono što ćete nasamo reći naglas, ljubaznim, mirnim tonom.

15. Dajte ljudima priliku da sačuvaju obraz

Ne morate se opravdavati za nečije greške, ali navođenje vjerodostojnog razloga za njihovu grešku može biti dobar diplomatski manevar koji im omogućava da sačuvaju obraz.

Na primjer, umjesto da kažete: “Ova prezentacija je puna pravopisnih grešaka. Popravite to do sutra", mogli biste reći, "Ova prezentacija nije temeljito uređena. Znam da ste bili jako zauzeti ove sedmice; možda niste imali vremena. Bilo bi sjajno kada biste mogli ponovo da ga lektorirate do sutra popodne.”

16. Koristite asertivnu komunikaciju

Diplomatski ljudi su osjetljivi na osjećaje drugih ljudi, ali ne dozvoljavaju svima da ih obilaze. Oni su samopouzdani, ali nisu agresivni i pokušavaju pregovarati o ishodu koji koristi što većem broju ljudi.

Ako se slažete s onim što drugi žele umjesto da se zalažete za ono u šta vjerujete ili trebate, pogledajte naš članak koji objašnjava šta učiniti ako vas ljudi tretiraju kao otirač. Imamo i članak o tome kako natjerati ljude da vas poštuju koji sadrži praktične savjete o asertivnoj komunikaciji.

17. Prilagodite svoj stil komunikacije situaciji

Osjećaj međusobnog poštovanja i odnosa može mnogo pomoći kada trebateraditi s nekim na rješavanju delikatne situacije. Kako biste ih potaknuli da se osjećaju kao da ste na istoj talasnoj dužini, pokušajte prilagoditi svoj vokabular i ton glasa da odgovaraju kontekstu. Na primjer, korištenje vrlo neformalnog jezika na radnom mjestu kada pokrećete delikatno pitanje sa svojim šefom može izgledati kao nepoštovanje i neprofesionalnost.

Uobičajena pitanja

Je li dobro biti diplomatski?

U osjetljivim društvenim situacijama biti diplomatski obično je dobro. Ali ponekad je bolji grublji pristup. Na primjer, ako ste pokušali da date kritiku taktično, ali druga osoba ne razumije gdje je pogriješila, možda ćete morati dati grubu povratnu informaciju.

Kako da znam jesam li diplomata?

Ako obično možete pronaći prave riječi da raspršite ili izgladite neugodne društvene situacije, vjerovatno su vaše diplomatske situacije koje ćete prenijeti dok još uvijek imate. Ako imate reputaciju dobrog pregovarača ili mirotvorca, vjerovatno je da vas drugi ljudi vide kao diplomatsku osobu.

Da li su diplomati pošteni?

Da, diplomatski ljudi su pošteni. Međutim, nisu brutalno iskreni. Diplomati znaju kako prenijeti loše vijesti ili kritike na osjetljiv način bez zamagljivanja istine.

pomaže vam da rješavate osjetljive situacije na miran, graciozan način koji daje svima koji su uključeni priliku da se osjećaju da su čuli i shvaćeni.

1. Pažljivo slušajte druge

Ne možete biti diplomatski ako ne razumijete njihov stav i osjećaje. Da biste vidjeli stvari iz njihove tačke gledišta, morate slušati.

Konkretno, želite biti aktivni slušatelj. To znači:

• Pružanje nepodijeljene pažnje ljudima dok govore
• Dozvoljavanje ljudima da završe svoje rečenice
• Pokušaj da se fokusirate na ono što drugi govore umjesto da samo čekate da dođete na red za govor
• Koristite verbalne i neverbalne znakove da pokažete da obraćate pažnju; na primjer, govoreći “Uh-huh, nastavi” ili klimanjem glavom kada ističu ključnu stvar

Pogledajte naš vodič o tome kako da budete bolji slušalac za više savjeta.

2. Postavljajte pitanja kako biste poboljšali svoje razumijevanje

Čak i ako nekoga pažljivo slušate, možda nećete odmah razumjeti šta vam pokušava reći. Može pomoći postavljanje pitanja kako biste provjerili jeste li shvatili šta govore.

Postavljanje promišljenih pitanja može spriječiti nesporazume. To također signalizira da ste iskreno zainteresirani za misli druge osobe, što može pomoći u izgradnji povjerenja i odnosa, što je važno kada pregovarate ili razgovarate o osjetljivim temama.

Evo nekoliko pitanja koja možete postaviti ako niste sigurni šta neko drugiznači:

• „Nisam siguran na šta tačno mislite. Možete li mi reći nešto više o tome?"
• "Možete li malo proširiti ono što ste rekli o X?"
• "Mogu li provjeriti da li sam vas dobro razumio? Mislim da hoćeš da kažeš da moji prijatelji prečesto dolaze u stan, je li tako?”

3. Pokušajte suosjećati s drugim ljudima

Empatija uključuje zamišljanje sebe u nečijem položaju i sagledavanje stvari iz njihove perspektive. Ako možete saosećati s nekim, možda će vam biti lakše govoriti i diplomatski se ponašati u delikatnoj društvenoj situaciji. To je zato što kada razumete osećanja druge osobe, možda će vam biti lakše izabrati šta ćete reći i kako ćete to reći.

Na primjer, recimo da treba da odbijete poziv na veliku porodičnu božićnu zabavu vaših tazbina. Ako se pokušate staviti na njihovo mjesto, možda ćete shvatiti da svoju porodicu nisu vidjeli dugo vremena i da će se vjerovatno radovati zabavi. Razumno je pretpostaviti da će biti razočarani kada njihovi rođaci (uključujući i vas) odbiju poziv.

Imajući ovo na umu, "Ne, hvala" vjerovatno ne bi bilo dovoljno taktično. Umjesto toga, nešto poput: "Voljeli bismo doći, ali jednostavno ne možemo stići", rekao bi toplim tonom glasa, bilo bi bolje.

Ako sebe ne smatrate prirodno empatičnom osobom, pogledajte ovaj članak o tome šta učiniti ako se ne možete povezati sdruge osobe.

4. Unaprijed zapišite ključne tačke

Nije uvijek moguće unaprijed se pripremiti za škakljivu raspravu. Međutim, ako imate priliku da planirate šta želite da kažete, dobra je ideja da napravite listu svega što biste želeli da pokrijete. Lista će vam pomoći da se fokusirate na ključne činjenice i pitanja, što može olakšati jasan, konstruktivan razgovor.

Na primjer, recimo da imate sastanak sa zaposlenim jer on uporno kasni na posao. Vaš cilj je otkriti zašto se zaposlenik ne javlja na vrijeme.

Možete napisati listu koja izgleda otprilike ovako:

Vidi_takođe: Kako se približiti svojim prijateljima

• Navedite ključnu činjenicu: Kasnih 7 dana od posljednjih 10
• Navedite posljedicu: Saradnici moraju preuzeti dodatni posao
• Postavite pitanje: "Zašto smo mogli zakasniti u jutro kada smo stigli riješiti problem?" dolazite na vrijeme?”

Pozivanjem na ovu listu tokom sastanka, možda će vam biti lakše da ostanete na pravom putu i sarađujete sa svojim zaposlenim kako biste zajedno riješili problem. Ne morate pisati skriptu od riječi do riječi; samo uključite onoliko detalja koliko smatrate potrebnim.

5. Držite svoje emocije pod kontrolom

Ako brzo izgubite živce, osoba s kojom razgovarate može izgubiti poštovanje prema vama, što može otežati smislenu diplomatsku komunikaciju. Ako osećašljuti, uznemireni ili frustrirani, pokušajte se smiriti.

Evo nekih stvari koje možete učiniti da zadržite svoje emocije pod kontrolom:

• Izvinite se na 5 minuta i uradite neke vježbe dubokog disanja napolju ili u kupatilu.
• Zapitajte se: “Hoće li ovo biti važno za jednu sedmicu/jedan mjesec/godinu dana?” To vam može pomoći da zadržite osjećaj perspektive, što vam zauzvrat može pomoći da ostanete mirni.
• Odradite vježbu uzemljenja. Na primjer, možete pokušati imenovati 3 stvari koje možete vidjeti, 3 stvari koje možete čuti i 3 stvari koje možete dodirnuti.

6. Koristite ublažujući jezik

Diplomati su iskreni, ali znaju kako ublažiti kritiku, odbijanje i loše vijesti koristeći nježan jezik.

Evo nekoliko načina na koje možete koristiti ublažujući jezik kada trebate biti diplomatski:

• Umjesto da koristite negativne pridjeve i koristite „bez pozitivnih pridjeva“. Na primjer, umjesto da kažete: "Rhondine vještine vođenja bilješki su loše", možete reći: "Rhondine vještine vođenja bilješki nisu baš dobre."
• Koristite kvalifikatore kao što su "donekle", "malo" ili "malo". Na primjer, vrt je "malo", umjesto da kažete "bašta" je "malo", umjesto da kažete "bašta" je potpuna. 4> Koristite riječi zaštite koje podrazumijevaju nesigurnost umjesto prosuđivanja. Na primjer, umjesto da kažete: "To je užasna ideja", možete reći: "Nisam siguran da bismo trebali prihvatiti tu ideju."
• Koristite negativna pitanja. Na primjer, umjesto da kažete: "Moramo ponovo procijeniti ovaj budžet", mogli biste pitati: "Zar ne mislite da bismo trebali ponovo procijeniti ovaj budžet?"
• Upotrijebite "izvini." Na primjer, umjesto da kažete "Ne volim tjesteninu", mogli biste reći: "Izvinite, pa ne volim, nego to ne možemo popraviti" ili "ne možemo to da popravimo danas" popravi to danas.”

7. Koristite pasivni glas

Pasivni glas se često doživljava kao manje konfrontirajući od aktivnog glasa, tako da može biti koristan kada trebate biti diplomatski.

Na primjer, recimo da unajmite dekoratera koji obećava da će završiti farbanje vaše blagovaonice na određeni dan. Ali kasno je popodne, a oni nisu mnogo napredovali.

Mogli biste reći: „Rekli ste nam da ćete danas farbati trpezariju, ali to niste uradili. Iskreno da vam kažem, veoma sam razočaran.”

Alternativno, možete koristiti pasivni glas da izrazite svoja osjećanja jasnima na diplomatskiji način. Na primjer, mogli biste reći: „Rečeno nam je da će blagovaonica biti okrečena danas, ali to nije urađeno, što je razočaravajuće.”

8. Naglasite svoju zabrinutost, a ne greške drugih ljudi

Ako trebate razgovarati o tome šta neko radi pogrešno, izbjegavajte generalizirane, zamašne izjave poput “Sally je previše zla prema našim klijentima” ili “Raj nikad ne posprema”. Umjesto toga, fokusirajte se na specifične brige, činjenice,i mogućih negativnih ishoda.

Na primjer, recimo da se vašem timu pridružio novi zaposlenik. Iako se jako trude i prijatno im je biti u blizini, postaje jasno da nemaju odgovarajuću vještinu za posao. Kao vođa tima, odlučujete da pokrenete problem sa svojim menadžerom.

Vidi_takođe: Socijalna izolacija protiv usamljenosti: efekti i faktori rizika

Ako biste rekli: "Rob nije baš dobar u svom poslu i mislim da ga nije trebalo zaposliti", stavili biste svog menadžera u defanzivu i potencijalno stvorili neugodnu atmosferu.

Umjesto toga, mogli biste reći nešto poput: "Rob je stvarno dobra, ali pozitivna osoba koja ima novu ulogu ili ja razumijem njegovu novu ulogu". [Zabrinutost] Prošle sedmice mi je rekao da ne razumije pojmove koje je Peter koristio u svojoj prezentaciji o korisničkoj službi. [Činjenica] Naš tim će se boriti da sve obavi ako nije siguran šta treba da radi [mogući negativan ishod].“

9. Izbjegavajte optužujući jezik

Općenito, najbolje je izbjegavati započinjanje rečenica s "Ti nikad..." ili "Ti uvijek..." Optužujući jezik često čini da se ljudi osjećaju defanzivno.

Umjesto toga, pokušajte navesti kako se osjećate i upotrijebite činjenice da objasnite zašto se tako osjećate. Ovo vam može pomoći da izbjegnete da se ponašate kao agresivni ili konfrontirani.

Na primjer, umjesto da kažete: „Previše piješ uveče“, mogli biste reći: „Malo sam zabrinut jer ste u proteklih nekoliko sedmica popili nekoliko pićasvako veče posle večere.”

10. Dajte prijedloge umjesto narudžbi

Ako trebate dati negativnu povratnu informaciju, pokušajte dodati koristan prijedlog uz kritiku. Kada date prijedlog umjesto narudžbe, vjerojatnije je da ćete se pokazati razumnim i suradničkim, a ne ljutitim ili pretjerano kritičnim.

Na primjer, umjesto da kažete: „Ponovite ovaj izvještaj i molim vas da ovaj put olakšate čitanje“, mogli biste reći: „Možda biste mogli pokušati da razbijete ključne tačke na kratke dijelove i nabrajanja? To bi moglo olakšati čitanje vašeg izvještaja.”

11. Odaberite pravo vrijeme za teške razgovore

Ako odaberete neprikladno vrijeme za osjetljiv razgovor, mogli biste natjerati drugu osobu da se osjeća defanzivno, posramljeno ili ljutito, što može otežati miran, racionalan razgovor.

Može vam pomoći da se zapitate: „Kad bih ja neko drugi na nekom drugom mjestu rekao da mi priča isto u to vrijeme?“

12. Dajte uravnoteženu povratnu informaciju kada vas pitaju za vaše mišljenje

Diplomatski ljudi ne lažu niti prešućuju važne informacije. Međutim, znaju da se često negativne povratne informacije mogu lakše prihvatiti ako su popraćene pohvalama.

Na primjer, recimo da vam žena ili muž kuhaju obrok od tri slijeda kod kuće kako biste proslavili rođendan. Nažalost, desert nijeispadne jako dobro. Nakon obroka, vaš supružnik vas zamoli da im kažete šta zaista mislite o tome.

Da ste bili potpuno iskreni i odgovorili na pitanje na doslovan način, vjerovatno biste povrijedili njihova osjećanja. Bilo bi netaktično reći, na primjer, “Prva dva jela su bila ukusna, ali desert je bio zaista neprijatan.”

Diplomatskiji odgovor bi bio: „Zaista sam uživao u supi, a ravioli su bili fantastični. Desert je možda bio malo suv, ali mi se svidjela prezentacija.”

13. Koristite pozitivan govor tijela

Možda je veća vjerovatnoća da će vas drugi ljudi slušati i poštovati ono što imate za reći ako je vaš govor tijela otvoren i prijateljski.

Evo kako koristiti pozitivan govor tijela kada trebate biti diplomatski:

• Opustite mišiće lica i vrata; ovo vam može pomoći da izgledate manje strogi i napeti.
• Uspostavite kontakt očima, ali nemojte buljiti jer predugo držanje nečijeg pogleda može učiniti da budete agresivni.
• Izbjegavajte prekrižiti noge i ruke, jer to može učiniti da se ponašate kao odbrambeni.
• Nemojte stajati iznad nekoga kada sjedi, jer to može natjerati da naletite na naš vodič.
<65. kako koristiti samouvjeren govor tijela.

14. Koristite prijatan ton glasa

Čak i ako su vaše riječi taktične, nećete ispasti diplomatski ako govorite ljutitim, ravnim ili sarkastičnim tonom glasa. Pokušajte