Kā būt diplomātiskam un taktiskajam (ar piemēriem)

Diplomātija ir spēcīga sociālā prasme, kas palīdz veidot veselīgas attiecības, atrisināt konfliktus un mudināt cilvēkus ar atšķirīgiem viedokļiem sadarboties. Šajā rakstā uzzināsiet, ko nozīmē būt diplomātiskam un kā praktizēt diplomātiju jutīgās situācijās.

Ko nozīmē būt diplomātam?

Diplomātija ir māksla delikātās sociālajās situācijās rīkoties iejūtīgi, respektējot citu cilvēku jūtas. Dažkārt to dēvē par taktu.

Šeit ir izklāstītas galvenās diplomātiski noskaņotu cilvēku iezīmes un uzvedība:

• Viņi var risināt sarežģītas diskusijas, nesabojājot attiecības ar citiem cilvēkiem.
• Viņi saglabā mieru saspringtās situācijās.
• Viņi saprot, ka cilvēki ne vienmēr ir racionāli. Viņi nepieņem citu cilvēku negatīvo reakciju personīgi.
• Viņi var nodot sliktas ziņas un kritiku līdzjūtīgā veidā.
• Viņi respektē, ka katram cilvēkam ir savs skatījums, un cenšas izprast citu cilvēku viedokļus.
• Viņi necenšas "uzvarēt" strīdos, bet gan cenšas izprast citu viedokli.
• Viņi labi spēj būt starpnieki starp diviem vai vairākiem cilvēkiem, kuri nav vienisprātis par kādu jautājumu.
• Viņi ir problēmu risinātāji, kuri cenšas rast risinājumus, kas apmierina visu vajadzības.
• Viņi ir pieklājīgi pret visiem, pat pret tiem, kas viņus kaitina vai kaitina.

Kā būt diplomātiskam

Šeit ir sniegti daži padomi, kas palīdzēs jums risināt jutīgas situācijas mierīgi un laipni, lai ikviens iesaistītais varētu justies sadzirdēts un saprasts.

1. Uzmanīgi uzklausiet citus

Jūs nevarat būt diplomātisks, ja nesaprotat viņu nostāju un jūtas. Lai redzētu lietas no viņu viedokļa, jums ir jāuzklausa.

Konkrēti, jūs vēlaties būt aktīvs klausītājs. Tas nozīmē:

• Pievērst cilvēkam nedalītu uzmanību, kad viņš runā.
• Ļaut cilvēkiem pabeigt teikumu
• Mēģināt koncentrēties uz citu teikto, nevis tikai gaidīt, kad pienāks jūsu kārta.
• Verbālu un neverbālu signālu izmantošana, lai parādītu, ka pievēršat uzmanību, piemēram, sakot "Uh-huh, turpini" vai mājot ar galvu, kad tiek runāts par svarīgāko.

Vairāk padomu atradīsiet mūsu rokasgrāmatā par to, kā kļūt par labāku klausītāju.

2. Uzdodiet jautājumus, lai uzlabotu savu izpratni

Pat tad, ja jūs uzmanīgi klausāties kādu cilvēku, iespējams, uzreiz nesapratīsiet, ko viņš vēlas jums pateikt. Var palīdzēt uzdot jautājumus, lai pārliecinātos, vai esat sapratis, ko viņš vēlas pateikt.

Pārdomātu jautājumu uzdošana var novērst pārpratumus. Tā arī liecina, ka jūs patiesi interesē otras personas domas, un tas var palīdzēt veidot uzticību un saikni, kas ir svarīgi sarunās vai sarunās par jutīgiem jautājumiem.

Šeit ir daži jautājumi, kurus varat uzdot, ja neesat pārliecināts, ko kāds cits domā:

• "Neesmu īsti pārliecināts, ko jūs domājat. Vai jūs varētu man par to pastāstīt mazliet vairāk?"
• "Vai jūs varētu nedaudz papildināt savu viedokli par X?"
• "Vai es varu pārbaudīt, vai esmu jūs pareizi sapratis? Man šķiet, ka jūs sakāt, ka mani draugi pārāk bieži nāk pie mums uz dzīvokli, vai tā ir taisnība?"

3. Mēģiniet iejusties citu cilvēku situācijā.

Empātija nozīmē iztēloties sevi otra cilvēka vietā un redzēt lietas no viņa perspektīvas. Ja spējat iejusties kāda cilvēka situācijā, var būt vieglāk runāt un diplomātiski uzvesties delikātā sociālā situācijā. Tas ir tāpēc, ka, saprotot otra cilvēka jūtas, var būt vieglāk izvēlēties gan to, ko teikt, gan to, kā to teikt.

Piemēram, pieņemsim, ka jums ir jāatsaka ielūgums uz jūsu radinieku lielo ģimenes Ziemassvētku ballīti. Ja mēģināsiet iejusties viņu vietā, iespējams, sapratīsiet, ka viņi jau sen nav redzējuši savu ģimeni un, iespējams, ar nepacietību gaidīs ballīti. Ir pamatoti nojaust, ka viņi būs vīlušies, kad viņu radinieki (tostarp jūs) atteiks ielūgumu.

Ņemot to vērā, "Nē, paldies", iespējams, nebūtu pietiekami taktisks risinājums. Labāk būtu teikt kaut ko līdzīgu: "Mēs labprāt ierastos, bet mēs vienkārši nevaram ierasties," un teikt to sirsnīgā balss tonī.

Ja neuzskatāt sevi par dabiski empātisku cilvēku, izlasiet šo rakstu par to, ko darīt, ja nespējat saprasties ar citiem cilvēkiem.

4. Iepriekš pierakstiet galvenos punktus

Ne vienmēr ir iespējams iepriekš sagatavoties sarežģītai diskusijai. Tomēr, ja jums ir iespēja plānot, ko vēlaties pateikt, ir labi izveidot sarakstu ar punktiem, kurā uzskaitīts viss, ko vēlaties apspriest. Saraksts palīdzēs jums koncentrēties uz galvenajiem faktiem un jautājumiem, kas var atvieglot skaidru un konstruktīvu sarunu.

Piemēram, pieņemsim, ka jums ir tikšanās ar darbinieku, jo viņš pastāvīgi kavē darbu. Jūsu mērķis ir noskaidrot, kāpēc darbinieks neierodas uz darbu laicīgi.

Varētu uzrakstīt sarakstu, kas izskatās apmēram šādi:

• Izskaidrojiet galveno faktu: 7 no pēdējām 10 dienām ir aizkavējušies.
• Izklāstīt sekas: kolēģiem jāuzņemas papildu darbs.
• Uzdodiet jautājumu: "Kāpēc jūs no rītiem ierodaties vēlu?"
• Uzdodiet jautājumu: "Kā mēs varam atrisināt problēmu, lai jūs ierastos laikā?"

Ja tikšanās laikā atsauksieties uz šo sarakstu, jums, iespējams, būs vieglāk noturēties uz pareizā ceļa un sadarboties ar darbinieku, lai kopīgi atrisinātu problēmu. Jums nav jāraksta burtisks scenārijs; vienkārši iekļaujiet tik daudz informācijas, cik uzskatāt par nepieciešamu.

5. Kontrolējiet savas emocijas

Ja ātri zaudējat savaldīšanos, cilvēks, ar kuru sarunājaties, var zaudēt cieņu pret jums, kas var apgrūtināt jēgpilnu un diplomātisku saziņu. Ja jūtaties dusmīgs, satraukts vai neapmierināts, mēģiniet sevi nomierināt.

Šeit ir dažas lietas, ko varat darīt, lai emocijas kontrolētu:

• Atvainojiet sevi uz 5 minūtēm un veiciet dažus dziļas elpošanas vingrinājumus ārā vai vannas istabā.
• Uzdodiet sev jautājumu: "Vai pēc nedēļas, mēneša vai gada tam būs nozīme?" Tas var palīdzēt jums saglabāt perspektīvu, kas savukārt var palīdzēt saglabāt mieru.
• Piemēram, varat mēģināt nosaukt 3 lietas, ko varat redzēt, 3 lietas, ko varat dzirdēt, un 3 lietas, kurām varat pieskarties.

6. Lietojiet mīkstinošu valodu

Diplomātiski cilvēki ir godīgi, taču viņi prot mīkstināt kritiku, noraidījumu un sliktas ziņas, izmantojot maigu valodu.

Šeit ir daži veidi, kā varat izmantot mīkstinošu valodu, ja jums ir jārīkojas diplomātiski:

• Tā vietā, lai lietotu negatīvus īpašības vārdus, lietojiet pozitīvu īpašības vārdu un "ne ļoti". Piemēram, tā vietā, lai teiktu: "Rondas pierakstu veikšanas prasmes ir sliktas," jūs varētu teikt: "Rondas pierakstu veikšanas prasmes nav ļoti labas."
• Lietojiet tādus apzīmētājus kā "nedaudz", "nedaudz" vai "nedaudz". Piemēram, tā vietā, lai teiktu: "Dārzā ir pilnīgs nekārtība," jūs varētu teikt: "Dārzā ir neliela nekārtība."
• Lietojiet ierobežojošus vārdus, kas norāda uz nenoteiktību, nevis spriedumu. Piemēram, tā vietā, lai teiktu: "Tā ir briesmīga ideja," jūs varētu teikt: "Neesmu pārliecināts, vai mums vajadzētu īstenot šo ideju."
• Izmantojiet negatīvus jautājumus. Piemēram, tā vietā, lai teiktu: "Mums jāpārvērtē šis budžets," jūs varētu jautāt: "Vai jums nešķiet, ka mums vajadzētu pārskatīt šo budžetu?"
• Lietojiet "sorry". Piemēram, tā vietā, lai teiktu: "Man nepatīk makaroni," jūs varētu teikt: "Atvainojiet, man tiešām nepatīk makaroni" vai "Atvainojiet, ka mēs šodien nevaram to pagatavot", nevis "Mēs šodien nevaram to pagatavot".

7. Lietojiet pasīvo balsi

Pasīvā balss bieži tiek uztverta kā mazāk konfrontējoša nekā aktīvā balss, tāpēc tā var būt noderīga, ja nepieciešams būt diplomātiskam.

Piemēram, pieņemsim, ka jūs nolīgstat dekoratoru, kurš sola pabeigt jūsu ēdamistabas krāsošanu konkrētā dienā. Bet ir jau vēls pēcpusdienas laiks, un viņš nav daudz paveicis.

Jūs varētu teikt: "Jūs mums teicāt, ka šodien nokrāsosiet ēdamistabu, bet vēl neesat to izdarījis." Patiesību sakot, esmu ļoti vīlies."

Varat arī izmantot pasīvo balsi, lai diplomātiskāk paustu savas jūtas. Piemēram, jūs varētu teikt: "Mums teica, ka ēdamistaba šodien tiks nokrāsota, bet tas vēl nav izdarīts, un tas ir vilšanās."

8. Uzsveriet savas problēmas, nevis citu cilvēku kļūdas.

Ja jums ir nepieciešams runāt par to, ko kāds dara nepareizi, izvairieties no vispārīgiem, visaptverošiem apgalvojumiem, piemēram, "Sallija ir pārāk ļaunprātīga pret mūsu klientiem" vai "Rājs nekad nekopj." Tā vietā koncentrējieties uz konkrētām problēmām, faktiem un iespējamiem negatīviem rezultātiem.

Piemēram, pieņemsim, ka jūsu komandai ir pievienojies jauns darbinieks. Lai gan viņš ļoti cenšas un ir patīkams, kļūst skaidrs, ka viņam nav darbam atbilstošu prasmju. Jūs kā komandas vadītājs nolemjat šo jautājumu izvirzīt savam vadītājam.

Ja jūs teiktu: "Robs nav pārāk labs savā darbā, un es nedomāju, ka viņu vajadzēja pieņemt darbā," jūs nostādītu savu vadītāju aizsardzības pozīcijās un, iespējams, radītu neērtu atmosfēru.

Tā vietā jūs varētu teikt kaut ko līdzīgu: "Robs ir patiešām jauks, pozitīvs cilvēks, bet mani uztrauc tas, ka viņš nesaprot, kas ietilpst viņa jaunajā amatā. [Bažas] Pagājušajā nedēļā viņš man teica, ka nesaprot terminus, ko Pīters lietoja prezentācijā par klientu apkalpošanu. [Fakts] Mūsu komandai būs grūti visu paveikt, ja viņš nebūs pārliecināts, kas viņam jādara [Iespējams].negatīvs iznākums]."

9. Izvairieties no apsūdzošas valodas

Kopumā labāk izvairīties no teikumu sākšanas ar vārdiem "Tu nekad..." vai "Tu vienmēr..." Apsūdzību valoda bieži vien liek cilvēkiem justies aizbildnieciski.

Tā vietā mēģiniet izklāstīt, kā jūs jūtaties, un, izmantojot faktus, paskaidrojiet, kāpēc tā jūtaties. Tas var palīdzēt jums izvairīties no agresijas vai konfrontācijas izteikumiem.

Piemēram, tā vietā, lai teiktu: "Tu vakaros pārāk daudz dzer," jūs varētu teikt: "Es esmu nedaudz noraizējies, jo pēdējo nedēļu laikā tu katru vakaru pēc vakariņām esi iedzēris vairākus dzērienus."

10. Sniedziet ieteikumus, nevis rīkojumus

Ja jums ir jāsniedz negatīva atsauksme, mēģiniet līdztekus kritikai pievienot arī noderīgu ieteikumu. Ja rīkojuma vietā izsakāt ieteikumu, jūs drīzāk izskatīsieties saprātīgs un uz sadarbību vērsts, nevis dusmīgs vai pārlieku kritisks.

Piemēram, tā vietā, lai teiktu: "Uzrakstiet šo ziņojumu vēlreiz un lūdzu, šoreiz padariet to vieglāk lasāmu," jūs varētu teikt: "Varbūt jūs varētu pamēģināt sadalīt galvenos punktus īsās sadaļās un punktos? Tas varētu padarīt jūsu ziņojumu vieglāk lasāmu."

11. Izvēlieties pareizo laiku, lai risinātu sarežģītas sarunas.

Ja izvēlēsieties nepiemērotu brīdi jutīgai sarunai, jūs varat likt otrai personai justies aizbildnieciski, neērti vai dusmīgi, un tas var apgrūtināt mierīgu un racionālu sarunu.

Tas var palīdzēt uzdot sev jautājumu: "Ja kāds cits man teiktu to pašu, ko es grasos teikt šim cilvēkam, vai es gribētu šo sarunu risināt citā laikā vai vietā?".

12. Sniedziet līdzsvarotu atgriezenisko saiti, kad jums lūdz izteikt viedokli.

Diplomātiski cilvēki nemelo un nenoklusē svarīgu informāciju. Tomēr viņi zina, ka bieži vien negatīvas atsauksmes var vieglāk pieņemt, ja tās papildina uzslava.

Piemēram, teiksim, jūsu sieva vai vīrs pagatavo jums mājās trīs ēdienu maltīti, lai nosvinētu jūsu dzimšanas dienu. Diemžēl deserts neizgāja pārāk labi. Pēc maltītes jūsu dzīvesbiedrs lūdz jūs pastāstīt, ko jūs patiešām domājat par to.

Ja jūs būtu pilnīgi godīgs un atbildētu uz šo jautājumu burtiski, jūs, iespējams, ievainotu viņu jūtas. Būtu netaktiski teikt, piemēram, "Pirmie divi ēdieni bija garšīgi, bet deserts bija ļoti nepatīkams." Tas būtu netaktiski.

Diplomātiskāka atbilde būtu šāda: "Man ļoti patika zupa, un ravioli bija fantastiski. Deserts varbūt bija nedaudz sauss, bet man patika noformējums."

13. Lietojiet pozitīvu ķermeņa valodu

Ja jūsu ķermeņa valoda būs atklāta un draudzīga, citi cilvēki būs vairāk gatavi jūs uzklausīt un cienīt jūsu teikto.

Lūk, kā izmantot pozitīvu ķermeņa valodu, kad nepieciešams būt diplomātiskam:

• Atslābiniet sejas un kakla muskuļus; tas var palīdzēt jums izskatīties mazāk stingram un saspringtam.
• Nodibiniet acu kontaktu, bet nenovirzieties uz cilvēku, jo, pārāk ilgi noturot skatienu, jūs varat likties agresīvs.
• Izvairieties no kāju un roku krustošanas, jo tas var radīt aizbildniecisku iespaidu.
• Nenostājieties virs kāda cilvēka, kad viņš sēž, jo tas var radīt iebiedējošu iespaidu.

Lai uzzinātu vairāk, skatiet mūsu rokasgrāmatu par to, kā lietot pārliecinošu ķermeņa valodu.

14. Lietojiet patīkamu balss toni

Pat ja jūsu vārdi ir taktiski, jūs neizskatīsieties diplomātiski, ja runāsiet dusmīgā, plakātā vai sarkastiskā balss tonī. Centieties runāt laipni. Ja gatavojaties sarežģītai diskusijai, var palīdzēt, ja to, ko gatavojaties teikt, skaļi izrunāsiet privāti, pieklājīgā un mierīgā tonī.

15. Dodiet cilvēkiem iespēju saglabāt seju

Jums nav jāattaisno kāda cilvēka kļūdas, taču ticama iemesla minēšana var būt labs diplomātisks manevrs, kas ļauj viņam saglabāt savu seju.

Piemēram, tā vietā, lai teiktu: "Šajā prezentācijā ir daudz pareizrakstības kļūdu. Līdz rītdienai to izlabojiet," jūs varētu teikt: "Šī prezentācija nav rūpīgi rediģēta. Es zinu, ka šonedēļ esat bijis ļoti aizņemts, varbūt jums nav bijis laika. Būtu lieliski, ja līdz rītdienas pēcpusdienai jūs varētu to vēlreiz izlabot."

16. Izmantojiet pārliecinošu saziņu

Diplomātiski cilvēki ir iejūtīgi pret citu cilvēku jūtām, taču viņi neļauj, lai ikviens staigā pāri viņiem. Viņi ir pašpārliecināti, bet ne agresīvi, un cenšas vienoties par rezultātu, kas būtu izdevīgs pēc iespējas vairāk cilvēkiem.

Ja mēdzat piekrist citu vēlmēm, nevis aizstāvēt to, kam ticat vai kas jums ir nepieciešams, izlasiet mūsu rakstu, kurā skaidrots, ko darīt, ja cilvēki pret jums izturas kā pret durvju paklājiņu. Mums ir arī raksts par to, kā panākt, lai cilvēki jūs cienītu, kurā sniegti praktiski padomi par aserktīvu komunikāciju.

17. Pielāgojiet savu saziņas stilu situācijai

Savstarpēja cieņa un saikne var būt ļoti noderīga, ja jums ar kādu cilvēku jāstrādā, lai atrisinātu kādu delikātu situāciju. Lai veicinātu to, ka jūtat, ka esat uz viena viļņa, mēģiniet pielāgot savu vārdu krājumu un balss toni atbilstoši kontekstam. Piemēram, ja darba vietā lietojat ļoti neformālu valodu, kad ar savu priekšnieku risināt kādu delikātu jautājumu, tas var šķistnecienīgs un neprofesionāls.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai būt diplomātiskam ir labi?

Jutīgās sociālajās situācijās parasti ir labi būt diplomātiskam. Taču dažreiz labāka ir skarbāka pieeja. Piemēram, ja esat mēģinājis taktiski izteikt kritiku, bet otra persona nesaprot, kur ir kļūdījusies, iespējams, jums būs jāsniedz asa atbilde.

Kā es varu zināt, vai esmu diplomāts?

Ja parasti spējat atrast pareizos vārdus, lai izkliedētu vai izlīdzinātu neērtas sociālās situācijas, vienlaikus saglabājot savu vēstījumu, jūs, iespējams, esat diplomāts. Ja jums ir laba sarunu vedēja vai izlīguma veicinātāja reputācija, iespējams, arī citi cilvēki jūs uzskata par diplomātu.

Vai diplomāti ir godīgi?

Jā, diplomāti ir godīgi, taču viņi nav brutāli atklāti. Diplomāti prot delikāti pasniegt sliktas ziņas vai kritiku, nenoklusējot patiesību.