Како бити дипломатски и тактичан (са примерима)

Дипломатија је моћна друштвена вештина која помаже у изградњи здравих односа, решавању сукоба и подстицању људи са различитим погледима да раде заједно. У овом чланку ћете научити шта значи бити дипломатски и како практиковати дипломатију у осетљивим ситуацијама.

Такође видети: Како бити бољи слушалац (примери и лоше навике које треба одбацити)

Шта значи бити дипломатски?

Дипломатија је уметност решавања деликатних друштвених ситуација на осетљив начин који поштује осећања других људи. Понекад се назива такт.

Ево кључних особина и понашања дипломатских људи:

• Они могу да воде тешке дискусије без нарушавања односа које имају са другим људима.
• Они остају смирени у напетим ситуацијама.
• Они разумеју да људи нису увек рационални. Не схватају лично негативне реакције других људи.
• Могу да пренесу лоше вести и критике на саосећајан начин.
• Поштују да свако има јединствену перспективу и покушавају да разумеју мишљења других људи.
• Не покушавају да „победе“ у аргументима. Уместо тога, они покушавају да разумеју друге перспективе.
• Они су добри у посредовању између двоје или више људи који се не слажу око неког питања.
• Они решавају проблеме и покушавају да пронађу решења која задовољавају свачије потребе.
• Они остају љубазни према свима, чак и према онима који их иритирају или љуте.
Дипломатски су неки савети који ћеда лепо говорим. Ако се припремате за тешку дискусију, може вам помоћи да увежбате шта ћете насамо рећи наглас, љубазним, мирним тоном.

15. Дајте људима прилику да сачувају образ

Не морате да се оправдавате за нечије грешке, али сугерисање веродостојног разлога за њихову грешку може бити добар дипломатски маневар који им омогућава да сачувају образ.

На пример, уместо да кажете: „Ова презентација је пуна правописних грешака. Поправите то до сутра“, могли бисте да кажете: „Ова презентација није темељно уређена. Знам да сте били веома заузети ове недеље; можда нисте имали времена. Било би сјајно када бисте могли поново да га лекторирате до сутра поподне.”

16. Користите асертивну комуникацију

Дипломатски људи су осетљиви на осећања других људи, али не дозвољавају свима да их обилазе. Они су самоуверени, али нису агресивни и покушавају да преговарају о исходу који користи што већем броју људи.

Такође видети: Социјална изолација против усамљености: ефекти и фактори ризика

Ако сте склони да се слажете са оним што други желе, а не да се залажете за оно у шта верујете или вам је потребно, погледајте наш чланак који објашњава шта да радите ако вас људи третирају као отирач. Такође имамо чланак о томе како да натерате људе да вас поштују који садржи практичне савете о асертивној комуникацији.

17. Прилагодите свој стил комуникације ситуацији

Осећај узајамног поштовања и односа може бити од велике помоћи када је потребнорадите са неким да бисте решили деликатну ситуацију. Да бисте их подстакли да се осећају као да сте на истој таласној дужини, покушајте да прилагодите свој речник и тон гласа да одговарају контексту. На пример, коришћење веома неформалног језика на радном месту када покрећете деликатно питање са шефом може изгледати као непоштовање и непрофесионалност.

Уобичајена питања

Да ли је добро бити дипломатски?

У осетљивим друштвеним ситуацијама бити дипломатски је обично добро. Али понекад је грубљи приступ бољи. На пример, ако сте покушали да дате критику тактично, али друга особа не разуме где је погрешила, можда ћете морати да дате грубу повратну информацију.

Како да знам да ли сам дипломатски?

Ако обично можете да пронађете праве речи да бисте распршили или изгладили непријатне друштвене ситуације, вероватно ћете пренети своју дипломатску поруку док још увек имате. Ако имате репутацију доброг преговарача или миротворца, вероватно је да вас други људи виде као дипломатску особу.

Да ли су дипломати поштени?

Да, дипломатски људи су поштени. Међутим, нису брутално искрени. Дипломати знају како да пренесу лоше вести или критике на осетљив начин без замагљивања истине.

помаже вам да се носите са осетљивим ситуацијама на миран, грациозан начин који даје свима који су укључени прилику да се осете да их чују и разумеју.

1. Пажљиво слушајте друге

Не можете бити дипломатски ако не разумете њихов став и осећања. Да бисте видели ствари из њихове тачке гледишта, морате да слушате.

Конкретно, желите да будете активни слушалац. То значи:

• Пружање неподељене пажње људима док говоре
• Дозвољавање људима да заврше своје реченице
• Покушај да се фокусирате на оно што други говоре уместо да само чекате да дођете на ред да говорите
• Користите вербалне и невербалне знакове да покажете да обраћате пажњу; на пример, тако што ћете рећи „А-ха, хајде“ или климањем главом када изнесу кључну тачку

Погледајте наш водич о томе како да будете бољи слушалац за више савета.

2. Постављајте питања да бисте побољшали своје разумевање

Чак и ако некога пажљиво слушате, можда нећете одмах разумети шта покушава да вам каже. Може да помогне постављање питања да бисте проверили да ли сте разумели шта говоре.

Постављање промишљених питања може да спречи неспоразуме. То такође сигнализира да сте искрено заинтересовани за мисли друге особе, што може помоћи у изградњи поверења и односа, што је важно када преговарате или разговарате о осетљивим темама.

Ево неких питања која бисте могли да поставите ако нисте сигурни шта неко други.значи:

• „Нисам сигуран шта тачно мислите. Можете ли ми рећи нешто више о томе?“
• „Можете ли мало проширити поенту коју сте изнели о Кс?“
• „Могу ли да проверим да ли сам вас добро разумео? Мислим да хоћеш да кажеш да моји пријатељи пречесто долазе у стан, зар не?”

3. Покушајте да саосећате са другим људима

Емпатија подразумева замишљање себе у нечијој позицији и сагледавање ствари из њихове перспективе. Ако можете да саосећате са неким, можда ће вам бити лакше говорити и дипломатски се понашати у деликатној друштвеној ситуацији. То је зато што када разумете осећања друге особе, можда ће вам бити лакше изабрати и шта да кажете и како да то кажете.

На пример, рецимо да треба да одбијете позивницу на велику породичну божићну журку својих тазбина. Ако покушате да се ставите у њихову кожу, можда ћете схватити да своју породицу нису видели дуго времена и да ће се вероватно радовати забави. Разумно је претпоставити да ће бити разочарани када њихови рођаци (укључујући и вас) одбију позив.

Имајући ово на уму, „Не, хвала“ вероватно не би било довољно тактично. Уместо тога, нешто попут: „Волели бисмо да дођемо, али једноставно не можемо да стигнемо“, речено топлим тоном гласа, било би боље.

Ако не сматрате да сте природно емпатична особа, погледајте овај чланак о томе шта да радите ако не можете да се повежете садруги људи.

4. Запишите кључне тачке унапред

Није увек могуће унапред припремити се за незгодну дискусију. Међутим, ако имате прилику да планирате шта желите да кажете, добра је идеја да направите листу свега што бисте желели да покријете. Листа ће вам помоћи да се фокусирате на кључне чињенице и питања, што може олакшати јасан, конструктиван разговор.

На пример, рецимо да имате састанак са запосленим јер он упорно касни на посао. Ваш циљ је да сазнате зашто се запослени не јавља на време.

Можете да напишете листу која изгледа отприлике овако:

• Наведите кључну чињеницу: Касних 7 дана од последњих 10
• Наведите последицу: Сарадници морају да преузму додатни посао
• Поставите питање: „Зашто смо могли да закаснимо у то време „4> да решимо проблем?“ стижете на време?”

Позивањем на ову листу током састанка, можда ће вам бити лакше да останете на правом путу и ​​да се сарађујете са својим запосленим како бисте заједно решили проблем. Не морате да пишете скрипту од речи до речи; само укључите онолико детаља колико сматрате потребним.

5. Држите своје емоције под контролом

Ако брзо изгубите живце, особа са којом разговарате може изгубити поштовање према вама, што може отежати смислену дипломатску комуникацију. Ако осећатељути, узнемирени или фрустрирани, покушајте да се смирите.

Ево ствари које можете да урадите да бисте држали своје емоције под контролом:

• Извините се на 5 минута и урадите неке вежбе дубоког дисања напољу или у купатилу.
• Запитајте се: „Да ли ће ово бити важно за недељу дана/месец/годину од сада?” Ово вам може помоћи да задржите осећај перспективе, што вам заузврат може помоћи да останете мирни.
• Извршите вежбу уземљења. На пример, можете покушати да именујете 3 ствари које можете да видите, 3 ствари које можете да чујете и 3 ствари које можете да додирнете.

6. Користите ублажујући језик

Дипломати су искрени, али знају како да ублаже критику, одбијање и лоше вести користећи нежан језик.

Ево неколико начина на које можете да користите језик за ублажавање када треба да будете дипломатски:

• Уместо да користите негативне придеве и користите „без позитиван придев“. На пример, уместо да кажете: „Рхондина вештина писања белешки је лоша“, могли бисте да кажете: „Рхондина вештина вођења белешки није баш добра.“
• Користите квалификаторе као што су „нешто“, „мало“ или „мало“. На пример, „башта би могла“ је „мало“, уместо да кажете „башта“ је потпуна.“ 4> Користите речи заштите које подразумевају несигурност уместо расуђивања. На пример, уместо да кажете: „То је ужасна идеја“, могли бисте да кажете: „Нисам сигуран да бисмо требали да прихватимо ту идеју.“
• Користите негативна питања. На пример, уместо да кажете: „Морамо поново да проценимо овај буџет“, могли бисте да питате: „Зар не мислите да би требало да поново проценимо овај буџет?“
• Користите „извини“. На пример, уместо да кажете „Не волим тестенину“, могли бисте да кажете „Извини, па не волим“ или „не можемо да поправимо то данас“ поправи то данас.”

7. Користите пасивни глас

Пасивни глас се често доживљава као мање конфронтирајући од активног гласа, тако да може бити користан када треба да будете дипломатски.

На пример, рецимо да ангажујете декоратера који обећава да ће завршити фарбање ваше трпезарије одређеног дана. Али касно је поподне, а они нису много напредовали.

Могли бисте рећи: „Рекли сте нам да ћете данас офарбати трпезарију, али нисте то урадили. Искрено да вам кажем, веома сам разочаран.”

Алтернативно, можете користити пасивни глас како бисте на дипломатскији начин разјаснили своја осећања. На пример, могли бисте да кажете: „Речено нам је да ће трпезарија данас бити окречена, али то није урађено, што је разочаравајуће.“

8. Нагласите своју забринутост, а не грешке других људи

Ако треба да разговарате о томе шта неко ради погрешно, избегавајте да дајете генерализоване, свеобухватне изјаве као што су „Салли је превише зла према нашим клијентима“ или „Рај никад не поспрема“. Уместо тога, фокусирајте се на конкретне бриге, чињенице,и могући негативни исходи.

На пример, рецимо да се нови запослени придружио вашем тиму. Иако се труде и пријатно им је бити у близини, постаје јасно да немају одговарајуће вештине за посао. Као вођа тима, одлучујете да покренете проблем са својим менаџером.

Ако бисте рекли: „Роб није баш добар у свом послу и не мислим да је требало да буде ангажован“, ставили бисте свог менаџера у дефанзиву и потенцијално створили непријатну атмосферу.

Уместо тога, могли бисте да кажете нешто попут: „Роб је заиста фина, али позитивна особа која је у вези са том новом особом. [Забринутост] Прошле недеље ми је рекао да не разуме појмове које је Питер користио у својој презентацији о корисничкој служби. [Чињеница] Наш тим ће се борити да све уради ако није сигуран шта треба да уради [могући негативан исход].“

9. Избегавајте оптужујући језик

Уопштено говорећи, најбоље је избегавати да реченице почињете са „Ти никад...“ или „Ти увек...“ Оптужујући језик често чини да се људи осећају дефанзивно.

Уместо тога, покушајте да наведете како се осећате и употребите чињенице да објасните зашто се тако осећате. Ово вам може помоћи да избегнете да се понашате као агресивни или конфронтирани.

На пример, уместо да кажете „Превише пијете увече“, могли бисте да кажете: „Мало сам забринут јер сте у последњих неколико недеља попили неколико пићасвако вече после вечере.”

10. Дајте предлоге уместо наредби

Ако желите да дате негативне повратне информације, покушајте да додате користан предлог уз критику. Када дате предлог уместо наредбе, већа је вероватноћа да ћете наићи као разумни и сараднички, а не љути или претерано критични.

На пример, уместо да кажете: „Поново урадите овај извештај и молим вас да овај пут буде лакши за читање“, могли бисте да кажете: „Можда бисте могли да покушате да разбијете кључне тачке на кратке делове и тачке за набрајање? То би могло учинити ваш извештај лакшим за читање.”

11. Изаберите право време за тешке разговоре

Ако изаберете неприкладно време за осетљив разговор, могли бисте да натерате другу особу да се осећа дефанзивно, постиђено или љуто, што може отежати миран, рационалан разговор.

Може вам помоћи да се запитате: „Ако бих неко други на месту да разговарам са другом особом, желео бих да ми неко други прича о истом месту у исто време?“

12. Дајте уравнотежене повратне информације када их питате за ваше мишљење

Дипломатски људи не лажу нити задржавају важне информације. Међутим, знају да често негативне повратне информације могу бити лакше прихватити ако их прате похвале.

На пример, рецимо да вам жена или муж кувају оброк од три јела код куће да прославите рођендан. Нажалост, десерт нијеиспадне врло добро. Након оброка, ваш супружник вас замоли да им кажете шта заиста мислите о томе.

Да сте били потпуно искрени и одговорили на питање дословно, вероватно бисте повредили њихова осећања. Било би нетактично рећи, на пример, „Прва два јела су била укусна, али десерт је био заиста непријатан.“

Дипломатскији одговор би био: „Заиста сам уживао у супи, а равиоли су били фантастични. Десерт је можда био мало сув, али ми се свидела презентација.”

13. Користите позитиван говор тела

Можда је већа вероватноћа да ће вас други људи саслушати и поштовати оно што имате да кажете ако је ваш говор тела отворен и пријатељски.

Ево како да користите позитиван говор тела када треба да будете дипломатски:

• Опустите мишиће лица и врата; ово вам може помоћи да изгледате мање строги и напети.
• Остварите контакт очима, али немојте буљити јер предуго држање нечијег погледа може учинити да постанете агресивни.
• Избегавајте да прекрстите ноге и руке, јер то може учинити да се понашате као одбрамбени.
• Немојте стајати изнад некога када седи, јер то може да вас натера да наиђете на наш водич,
како користити самоуверен говор тела.

14. Користите пријатан тон гласа

Чак и ако су ваше речи тактичне, нећете испасти дипломатски ако говорите љутитим, равним или саркастичним тоном. Покушати