Hoe om diplomaties en taktvol te wees (met voorbeelde)

Diplomasie is 'n kragtige sosiale vaardigheid wat help om gesonde verhoudings te bou, konflik op te los en mense met verskillende sienings aan te moedig om saam te werk. In hierdie artikel sal jy leer wat dit beteken om diplomaties te wees en hoe om diplomasie in sensitiewe situasies te beoefen.

Wat beteken dit om diplomaties te wees?

Diplomasie is die kuns om delikate sosiale situasies op 'n sensitiewe manier te hanteer wat ander mense se gevoelens respekteer. Dit word soms na verwys as takt.

Hier is die sleutelkenmerke en gedrag van diplomatieke mense:

• Hulle kan moeilike besprekings voer sonder om die verhoudings wat hulle met ander mense het, te beskadig.
• Hulle bly kalm in gespanne situasies.
• Hulle verstaan ​​dat mense nie altyd rasioneel is nie. Hulle neem nie ander mense se negatiewe reaksies persoonlik op nie.
• Hulle kan slegte nuus en kritiek op 'n deernisvolle manier deurgee.
• Hulle respekteer dat almal 'n unieke perspektief het, en hulle probeer ander mense se opinies verstaan.
• Hulle probeer nie argumente "wen" nie. In plaas daarvan probeer hulle om ander perspektiewe te verstaan.
• Hulle is goed om te bemiddel tussen twee of meer mense wat nie oog tot oog oor 'n kwessie sien nie.
• Hulle is probleemoplossers wat probeer om oplossings te vind wat almal se behoeftes aanspreek.
• Hulle bly beleefd teenoor almal, selfs diegene wat hulle irriteer of kwaad maak.
<0 is 'n paar wenke. daardie wilom mooi te praat. As jy vir 'n moeilike bespreking voorberei, kan dit help om te repeteer wat jy in privaatheid hardop gaan sê in 'n beleefde, kalm toon.

15. Gee mense 'n kans om gesig te red

Jy hoef nie verskonings te maak vir iemand se foute nie, maar om 'n geloofwaardige rede vir hul fout voor te stel, kan 'n goeie diplomatieke maneuver wees wat hulle in staat stel om gesig te red.

Byvoorbeeld, eerder as om te sê: "Hierdie aanbieding is vol spelfoute. Maak dit teen môre reg," kan jy sê, "Hierdie aanbieding is nie deeglik geredigeer nie. Ek weet jy was regtig besig hierdie week; dalk het jy nie tyd gehad nie. Dit sal wonderlik wees as jy dit môremiddag weer kan proeflees.”

16. Gebruik selfgeldende kommunikasie

Diplomatiese mense is sensitief vir ander mense se gevoelens, maar hulle laat nie toe dat almal oor hulle loop nie. Hulle is selfversekerd maar nie aggressief nie en probeer om 'n uitkoms te beding wat soveel mense moontlik bevoordeel.

As jy geneig is om saam te gaan met wat ander wil hê eerder as om op te staan ​​vir dit waarin jy glo of nodig het, kyk na ons artikel wat verduidelik wat om te doen as mense jou soos 'n deurmat behandel. Ons het ook 'n artikel oor hoe jy mense kan kry om jou te respekteer wat praktiese raad oor selfgeldende kommunikasie bevat.

17. Pas jou kommunikasiestyl by die situasie aan

'n Wedersydse gevoel van respek en verstandhouding kan 'n lang pad bereik wanneer jy moetwerk saam met iemand om 'n delikate situasie op te los. Om hulle aan te moedig om te voel asof jy op dieselfde golflengte is, probeer om jou woordeskat en stemtoon aan te pas om by die konteks te pas. Byvoorbeeld, om baie informele taal in die werkplek te gebruik wanneer jy 'n delikate kwessie met jou baas opper, kan dalk oneerbiedig en onprofessioneel voorkom.

Sien ook: Praat te veel? Redes waarom en wat om daaraan te doen

Algemene vrae

Is dit goed om diplomaties te wees?

In sensitiewe sosiale situasies is dit gewoonlik goed om diplomaties te wees. Maar soms is 'n botter benadering beter. Byvoorbeeld, as jy probeer het om kritiek taktvol te gee, maar die ander persoon verstaan ​​nie waar hulle verkeerd gegaan het nie, moet jy dalk 'n paar stompe terugvoer gee.

Hoe weet ek of ek diplomaties is?

As jy gewoonlik die regte woorde kan vind om ongemaklike sosiale situasies te versprei of glad te maak, terwyl jy waarskynlik jou diplomatieke boodskap oordra. As jy 'n reputasie het as 'n goeie onderhandelaar of vredemaker, is dit waarskynlik dat ander mense jou as 'n diplomatieke persoon sien.

Is diplomatieke mense eerlik?

Ja, diplomatieke mense is eerlik. Hulle is egter nie brutaal eerlik nie. Diplomatieke mense weet hoe om slegte nuus of kritiek op 'n sensitiewe manier te lewer sonder om die waarheid te verbloem. 9>

jou help om sensitiewe situasies op 'n kalm, grasieuse manier te hanteer wat aan almal wat betrokke is 'n kans gee om gehoor en verstaan ​​te voel.

1. Luister mooi na ander

Jy kan nie diplomaties wees tensy jy hul posisie en gevoelens verstaan ​​nie. Om dinge vanuit hul oogpunt te sien, moet jy luister.

Jy wil spesifiek 'n aktiewe luisteraar wees. Dit beteken:

• Gee mense jou onverdeelde aandag wanneer hulle praat
• Laat mense toe om hul sinne klaar te maak
• Probeer fokus op wat ander sê in plaas daarvan om net te wag vir jou beurt om te praat
• Gebruik verbale en nieverbale leidrade om te wys dat jy aandag gee; deur byvoorbeeld “Uh-huh, go on” te sê of jou kop te knik wanneer hulle 'n sleutelpunt maak

Kyk na ons gids oor hoe om 'n beter luisteraar te wees vir meer wenke.

2. Vra vrae om jou begrip te verbeter

Selfs as jy mooi na iemand luister, sal jy dalk nie dadelik verstaan ​​wat hulle vir jou probeer vertel nie. Dit kan help om vrae te vra om seker te maak dat jy verstaan ​​het wat hulle sê.

Sien ook: 143 Ysbreker-vrae vir werk: floreer in enige situasie

Om deurdagte vrae te vra kan misverstande voorkom. Dit dui ook aan dat jy opreg belangstel in die ander persoon se gedagtes, wat kan help om vertroue en verhouding te bou, wat belangrik is wanneer jy onderhandel of oor sensitiewe onderwerpe praat.

Hier is 'n paar vrae wat jy kan vra as jy onseker is wat iemand andersbeteken:

• “Ek is nie seker presies wat jy bedoel nie. Kan jy my 'n bietjie meer daaroor vertel?"
• "Kan jy 'n bietjie uitbrei oor die punt wat jy oor X gemaak het?"
• "Kan ek kyk of ek jou reg verstaan ​​het? Ek dink jy sê my vriende kom te gereeld na die woonstel toe, is dit reg?”

3. Probeer empatie met ander mense hê

Empatie behels dat jy jouself in iemand anders se posisie voorstel en dinge vanuit hul perspektief sien. As jy empatie met iemand kan hê, kan dit makliker wees om in 'n delikate sosiale situasie te praat en diplomaties op te tree. Dit is omdat wanneer jy 'n ander persoon se gevoelens verstaan, kan dit makliker wees om te kies wat om te sê en hoe om dit te sê.

Sê byvoorbeeld jy moet 'n uitnodiging na jou skoonfamilie se groot familie Kerspartytjie van die hand wys. As jy jouself in hul skoene probeer plaas, sal jy dalk besef dat hulle hul familie lanklaas gesien het en waarskynlik sal uitsien na die partytjie. Dit is redelik om te raai dat hulle teleurgesteld sal wees wanneer hul familielede (insluitend jy) die uitnodiging van die hand wys.

Met dit in gedagte, sal "Nee dankie" waarskynlik nie taktvol genoeg wees nie. In plaas daarvan sal iets soos: "Ons wil graag kom, maar ons kan dit eenvoudig nie maak nie," gesê in 'n warm stemtoon, beter wees.

As jy jouself nie as 'n natuurlike empatiese persoon beskou nie, kyk na hierdie artikel oor wat om te doen as jy nie kan vereenselwig metander mense.

4. Skryf sleutelpunte vooraf neer

Dit is nie altyd moontlik om vooraf vir 'n moeilike bespreking voor te berei nie. As jy egter 'n geleentheid het om te beplan wat jy wil sê, is dit 'n goeie idee om 'n kolpuntlys te maak van alles wat jy graag wil dek. ’n Lys sal jou help om op sleutelfeite en kwessies te fokus, wat dit makliker kan maak om ’n duidelike, konstruktiewe gesprek te voer.

Sê byvoorbeeld jy het 'n vergadering met 'n werknemer omdat hulle aanhoudend laat is om te werk. Jou doelwit is om uit te vind hoekom die werknemer nie betyds opdaag nie.

Jy kan 'n lys skryf wat iets soos hierdie lyk:

• Spel 'n sleutelfeit uit: Laat 7 dae uit die afgelope 10
• Spel gevolg uit: Kolleges moet ekstra werk opneem
• Vra 'n vraag: "Hoekom het jy al opgedaag?"

Deur na hierdie lys tydens die vergadering te verwys, sal jy dit dalk makliker vind om op koers te bly en met jou werknemer in gesprek te tree sodat julle die kwessie saam kan oplos. Jy hoef nie 'n woord-vir-woord-skrif uit te skryf nie; sluit net soveel detail in as wat jy voel nodig is.

5. Hou jou emosies onder beheer

As jy vinnig jou humeur verloor, kan die persoon met wie jy praat respek vir jou verloor, wat sinvolle, diplomatieke kommunikasie moeilik kan maak. As jy voelkwaad, ontsteld of gefrustreerd, probeer om jouself te kalmeer.

Hier is 'n paar dinge wat jy kan doen om jou emosies in toom te hou:

• Verskoon jouself vir 5 minute en doen 'n paar diep asemhalingsoefeninge buite of in die badkamer.
• Vra jouself af: "Sal dit oor een week/een maand/een jaar van nou saak maak?" Dit kan jou help om 'n gevoel van perspektief te behou, wat jou weer kan help om kalm te bly.
• Doen 'n grondoefening. Byvoorbeeld, jy kan probeer om 3 dinge te noem wat jy kan sien, 3 dinge wat jy kan hoor en 3 dinge waaraan jy kan raak.

6. Gebruik versagtende taal

Diplomatiese mense is eerlik, maar hulle weet hoe om kritiek, verwerping en slegte nuus te versag deur sagte taal te gebruik.

Hier is 'n paar maniere waarop jy versagtende taal kan gebruik wanneer jy diplomaties moet wees:

• In plaas daarvan om negatiewe byvoeglike naamwoorde te gebruik, gebruik 'n positiewe byvoeglike naamwoord en "nie baie nie." Byvoorbeeld, in plaas daarvan om te sê: "Rhonda se aantekeningvaardighede is swak," kan jy sê: "Rhonda se aantekeningvaardighede is nie baie goed nie."
• Gebruik kwalifiseerders soos "ietwat", "'n bietjie," of "'n bietjie." Byvoorbeeld, in plaas van om te sê: "Die tuin is 'n bietjie gemors, 0." s wat onsekerheid in plaas van oordeel impliseer. Byvoorbeeld, in plaas daarvan om te sê: "Dis 'n verskriklike idee," kan jy sê: "Ek is nie seker ons moet met daardie idee gaan nie."
• Gebruik negatiewe vrae. Byvoorbeeld, in plaas van om te sê: "Ons moet hierdie begroting herevalueer," kan jy vra: "Dink jy nie ons moet hierdie begroting herevalueer nie?"
• Gebruik "jammer." Byvoorbeeld, in plaas van om te sê: "Ek hou nie van pasta nie," kan jy sê: "Jammer, ek kan nie regtig van pasta regmaak nie as vandag nie", of "ek kan nie vandag van pasta regmaak nie.">

7. Gebruik die passiewe stem

Die passiewe stem word dikwels as minder konfronterend as die aktiewe stem beskou, dus kan dit nuttig wees wanneer jy diplomaties moet wees.

Sê byvoorbeeld jy huur 'n versierder wat belowe dat hulle jou eetkamer op 'n spesifieke dag sal klaar verf. Maar dit is laat in die middag, en hulle het nie veel vordering gemaak nie.

Jy kan sê: "Jy het vir ons gesê jy sal vandag die eetkamer verf, maar jy het dit nie gedoen nie. Om jou die waarheid te sê, ek is baie teleurgesteld.”

Alternatiewelik kan jy die passiewe stem gebruik om jou gevoelens op 'n meer diplomatieke manier duidelik te maak. Byvoorbeeld, jy kan sê: "Ons is meegedeel dat die eetkamer vandag geverf sou word, maar dit is nie gedoen nie, wat teleurstellend is."

8. Beklemtoon jou bekommernisse, nie ander mense se foute nie

As jy moet praat oor wat iemand verkeerd doen, vermy die maak van algemene, omvattende stellings soos "Sally is te gemeen vir ons kliënte" of "Raj maak nooit reg nie." Fokus eerder op spesifieke bekommernisse, feite,en moontlike negatiewe uitkomste.

Sê byvoorbeeld dat 'n nuwe werknemer by jou span aangesluit het. Alhoewel hulle hard probeer en aangenaam is om naby te wees, word dit duidelik dat hulle nie die regte vaardighede vir die werk het nie. As die spanleier besluit jy om die kwessie met jou bestuurder te opper.

As jy sê: "Rob is nie baie goed in sy werk nie, en ek dink nie hy moes aangestel gewees het nie," sal jy jou bestuurder op die verdediging plaas en moontlik 'n ongemaklike atmosfeer skep.

In plaas daarvan kan jy iets sê soos: "Rob is 'n baie mooi, maar positiewe persoon om te verstaan ​​waaroor sy nuwe rol gaan. [Kommer] Verlede week het hy vir my gesê dat hy nie die terme verstaan ​​wat Peter in sy aanbieding oor kliëntediens gebruik het nie. [Feit] Ons span sal sukkel om alles gedoen te kry as hy nie seker is wat hy bedoel het om te doen nie [moontlike negatiewe uitkoms].”

9. Vermy beskuldigende taal

In die algemeen is dit die beste om sinne te vermy met "Jy nooit ..." of "Jy altyd ..." Beskuldigende taal laat mense dikwels verdedigend voel.

Probeer eerder om te sê hoe jy voel en gebruik feite om te verduidelik hoekom jy so voel. Dit kan jou help om nie aggressief of konfronterend oor te kom nie.

Byvoorbeeld, in plaas daarvan om te sê: "Jy drink te veel in die aande," kan jy sê: "Ek is 'n bietjie bekommerd omdat jy die afgelope paar weke verskeie drankies gehad het.elke aand na ete.”

10. Gee voorstelle eerder as bestellings

As jy negatiewe terugvoer moet gee, probeer om 'n nuttige voorstel saam met kritiek by te voeg. Wanneer jy 'n voorstel in plaas van 'n bevel maak, is jy meer geneig om as redelik en samewerkend oor te kom eerder as kwaad of te krities.

Byvoorbeeld, in plaas daarvan om te sê: "Doen hierdie verslag weer, en maak dit asseblief makliker om hierdie keer te lees," kan jy sê: "Kan jy dalk probeer om die sleutelpunte in kort afdelings en kolpunte af te breek? Dit sal dalk jou verslag makliker lees.”

11. Kies die regte tyd om moeilike gesprekke te voer

As jy 'n onvanpaste tyd kies om 'n sensitiewe gesprek te voer, kan jy die ander persoon dalk verdedigend, verleë of kwaad laat voel, wat dit moeilik kan maak om 'n rustige, rasionele gesprek te voer.

Dit kan help om jouself af te vra: "As iemand anders sou wou sê dat ek vir my dieselfde ding moet hê op 'n ander plek of op 'n ander plek sal ek vir my dieselfde ding wil hê?"

12. Gee gebalanseerde terugvoer wanneer hulle vir jou mening gevra word

Diplomatiese mense lieg nie of hou belangrike inligting terug nie. Hulle weet egter dat negatiewe terugvoer dikwels makliker kan wees om te aanvaar as dit met lof gepaard gaan.

Sê byvoorbeeld jou vrou of man kook vir jou 'n driegangmaaltyd by die huis om jou verjaardag te vier. Ongelukkig het die nagereg niebaie goed uitkom. Na die ete vra jou gade jou om vir hulle te vertel wat jy regtig daarvan gedink het.

As jy heeltemal eerlik was en die vraag op 'n letterlike manier beantwoord het, sou jy waarskynlik hul gevoelens seergemaak het. Dit sal taktloos wees om byvoorbeeld te sê: "Die eerste twee gange was heerlik, maar die nagereg was regtig onaangenaam."

'n Meer diplomatieke antwoord sou wees: "Ek het die sop baie geniet, en die ravioli was fantasties. Die nagereg was miskien 'n bietjie droog, maar ek was mal oor die aanbieding.”

13. Gebruik positiewe lyftaal

Ander mense sal dalk meer na jou luister en respekteer wat jy te sê het as jou lyftaal oop en vriendelik is.

Hier is hoe om positiewe lyftaal te gebruik wanneer jy diplomaties moet wees:

• Ontspan die spiere in jou gesig en nek; dit kan jou help om minder streng en gespanne voor te kom.
• Maak oogkontak, maar moenie staar nie, want om iemand se blik te lank vashou, kan jou aggressief laat oorkom.
• Vermy om jou bene en arms te kruis, aangesien dit jou as verdedigend kan laat oorkom.
• Moenie oor iemand staan ​​wanneer hulle sit nie, want dit kan jou laat oorkom as ons meer intimiderend><5 wenke,><5 om selfversekerde lyftaal te gebruik.

  14. Gebruik 'n aangename stemtoon

  Selfs al is jou woorde taktvol, sal jy nie diplomaties oorkom as jy in 'n kwaai, plat of sarkastiese stemtoon praat nie. Probeer