Wie man diplomatisch und taktvoll ist (mit Beispielen)

Diplomatie ist eine wichtige soziale Fähigkeit, die dazu beiträgt, gesunde Beziehungen aufzubauen, Konflikte zu lösen und Menschen mit unterschiedlichen Ansichten zur Zusammenarbeit zu ermutigen. In diesem Artikel erfahren Sie, was es bedeutet, diplomatisch zu sein und wie Sie in heiklen Situationen Diplomatie üben können.

Was bedeutet es, diplomatisch zu sein?

Diplomatie ist die Kunst, heikle soziale Situationen auf eine sensible Art und Weise zu meistern, die die Gefühle anderer respektiert.

Hier sind die wichtigsten Eigenschaften und Verhaltensweisen diplomatischer Menschen:

• Sie können schwierige Diskussionen führen, ohne die Beziehungen zu anderen Menschen zu beschädigen.
• Sie bleiben in angespannten Situationen ruhig.
• Sie verstehen, dass Menschen nicht immer rational sind und nehmen die negativen Reaktionen anderer nicht persönlich.
• Sie können schlechte Nachrichten und Kritik auf einfühlsame Weise weitergeben.
• Sie respektieren, dass jeder eine eigene Sichtweise hat, und sie versuchen, die Meinungen anderer zu verstehen.
• Sie versuchen nicht, Argumente zu "gewinnen", sondern versuchen, andere Sichtweisen zu verstehen.
• Sie sind gut darin, zwischen zwei oder mehreren Personen zu vermitteln, die in einer Angelegenheit nicht einer Meinung sind.
• Sie sind Problemlöser, die versuchen, Lösungen zu finden, die den Bedürfnissen aller gerecht werden.
• Sie sind zu allen höflich, auch zu denen, die sie ärgern oder verärgern.

Wie man diplomatisch ist

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen dabei helfen werden, heikle Situationen auf eine ruhige, würdevolle Art und Weise zu bewältigen, die allen Beteiligten die Möglichkeit gibt, sich gehört und verstanden zu fühlen.

1. anderen aufmerksam zuhören

Man kann nur diplomatisch sein, wenn man den Standpunkt und die Gefühle des anderen versteht. Um die Dinge aus seiner Sicht zu sehen, muss man zuhören.

Konkret bedeutet dies, dass Sie ein aktiver Zuhörer sein müssen:

• Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit, wenn jemand spricht
• Den Leuten erlauben, ihre Sätze zu beenden
• Versuchen Sie, sich auf das zu konzentrieren, was andere sagen, anstatt nur darauf zu warten, dass Sie an der Reihe sind, zu sprechen
• Mit verbalen und nonverbalen Hinweisen zeigen Sie, dass Sie zuhören, z. B. indem Sie "Aha, weiter" sagen oder mit dem Kopf nicken, wenn ein wichtiger Punkt angesprochen wird.

Weitere Tipps finden Sie in unserem Leitfaden, wie Sie besser zuhören können.

2. stellen Sie Fragen, um Ihr Verständnis zu verbessern

Auch wenn Sie jemandem aufmerksam zuhören, verstehen Sie vielleicht nicht sofort, was er Ihnen sagen will. Es kann helfen, Fragen zu stellen, um zu überprüfen, ob Sie verstanden haben, was er sagt.

Durchdachte Fragen können Missverständnissen vorbeugen und signalisieren, dass Sie wirklich an den Gedanken Ihres Gesprächspartners interessiert sind, was dazu beitragen kann, Vertrauen und eine gute Beziehung aufzubauen, was wichtig ist, wenn Sie verhandeln oder über sensible Themen sprechen.

Hier sind einige Fragen, die Sie stellen können, wenn Sie unsicher sind, was jemand anderes meint:

• "Ich weiß nicht genau, was Sie meinen. Könnten Sie mir das etwas näher erläutern?"
• "Könnten Sie Ihre Aussage zu X etwas näher erläutern?"
• "Darf ich mich vergewissern, dass ich Sie richtig verstanden habe? Ich glaube, Sie sagen, dass meine Freunde zu oft zu uns in die Wohnung kommen, ist das richtig?"

3. versuchen, sich in andere Menschen hineinzuversetzen

Empathie bedeutet, dass man sich in die Lage einer anderen Person hineinversetzt und die Dinge aus ihrer Perspektive betrachtet. Wenn Sie sich in jemanden hineinversetzen können, fällt es Ihnen vielleicht leichter, in einer heiklen sozialen Situation diplomatisch zu sprechen und sich zu verhalten. Denn wenn Sie die Gefühle einer anderen Person verstehen, fällt es Ihnen leichter, zu entscheiden, was Sie sagen und wie Sie es sagen.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie müssen eine Einladung zur großen Weihnachtsfeier Ihrer Schwiegereltern ablehnen. Wenn Sie versuchen, sich in deren Lage zu versetzen, werden Sie feststellen, dass sie ihre Familie schon lange nicht mehr gesehen haben und sich wahrscheinlich auf die Feier freuen. Es ist anzunehmen, dass sie enttäuscht sein werden, wenn ihre Verwandten (einschließlich Ihnen) die Einladung ablehnen.

In diesem Sinne wäre ein "Nein, danke" wahrscheinlich nicht taktvoll genug, stattdessen wäre etwas wie "Wir würden gerne kommen, aber wir können einfach nicht", in einem warmen Tonfall gesagt, besser.

Wenn Sie sich selbst nicht als eine von Natur aus empathische Person betrachten, lesen Sie diesen Artikel darüber, was zu tun ist, wenn Sie sich nicht in andere Menschen hineinversetzen können.

4. die wichtigsten Punkte im Voraus aufschreiben

Es ist nicht immer möglich, sich im Voraus auf ein heikles Gespräch vorzubereiten. Wenn Sie jedoch die Möglichkeit haben, zu planen, was Sie sagen möchten, ist es eine gute Idee, eine Aufzählung aller Punkte zu machen, die Sie ansprechen möchten. Eine Liste hilft Ihnen, sich auf die wichtigsten Fakten und Themen zu konzentrieren, was es einfacher machen kann, ein klares, konstruktives Gespräch zu führen.

Nehmen wir an, Sie haben eine Besprechung mit einem Mitarbeiter, der ständig zu spät zur Arbeit kommt. Ihr Ziel ist es, herauszufinden, warum der Mitarbeiter nicht pünktlich erscheint.

Sie könnten eine Liste schreiben, die etwa so aussieht:

• Buchstabieren Sie eine wichtige Tatsache: An 7 der letzten 10 Tage sind Sie zu spät gekommen.
• Buchstabieren Sie die Konsequenz: Die Mitarbeiter müssen zusätzliche Arbeit übernehmen
• Stellen Sie eine Frage: "Warum kommen Sie morgens immer so spät?"
• Stellen Sie eine Frage: "Wie können wir das Problem lösen, damit Sie pünktlich ankommen?"

Wenn Sie sich während des Gesprächs auf diese Liste beziehen, fällt es Ihnen vielleicht leichter, auf dem richtigen Weg zu bleiben und sich auf Ihren Mitarbeiter einzulassen, so dass Sie das Problem gemeinsam lösen können. Sie müssen kein wortwörtliches Skript verfassen, sondern nur so viele Details aufnehmen, wie Sie für notwendig halten.

5. behalten Sie Ihre Emotionen unter Kontrolle

Wenn Sie schnell die Beherrschung verlieren, könnte Ihr Gesprächspartner den Respekt vor Ihnen verlieren, was eine sinnvolle, diplomatische Kommunikation erschweren kann. Wenn Sie wütend, verärgert oder frustriert sind, versuchen Sie, sich zu beruhigen.

Hier sind einige Dinge, die Sie tun können, um Ihre Gefühle unter Kontrolle zu halten:

• Nehmen Sie sich 5 Minuten Zeit und machen Sie draußen oder im Bad einige tiefe Atemübungen.
• Fragen Sie sich: "Wird das in einer Woche/einem Monat/einem Jahr noch eine Rolle spielen?" Das kann Ihnen helfen, den Überblick zu behalten, was Ihnen wiederum helfen kann, ruhig zu bleiben.
• Machen Sie eine Übung zur Erdung, indem Sie zum Beispiel 3 Dinge benennen, die Sie sehen, 3 Dinge, die Sie hören, und 3 Dinge, die Sie berühren können.

6. weichzeichnende Sprache verwenden

Diplomatische Menschen sind ehrlich, aber sie wissen, wie sie Kritik, Ablehnung und schlechte Nachrichten durch eine sanfte Sprache abmildern können.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie sich diplomatisch ausdrücken können, wenn es darauf ankommt:

• Verwenden Sie anstelle von negativen Adjektiven ein positives Adjektiv und "nicht sehr". Anstatt z. B. zu sagen: "Rhondas Fähigkeiten, Notizen zu machen, sind schlecht", könnten Sie sagen: "Rhondas Fähigkeiten, Notizen zu machen, sind nicht sehr gut".
• Verwenden Sie Ausdrücke wie "etwas", "ein bisschen" oder "ein wenig". Anstatt zum Beispiel zu sagen: "Der Garten ist total unordentlich", könnten Sie sagen: "Der Garten ist ein bisschen unordentlich".
• Verwenden Sie Ausweichwörter, die Ungewissheit statt eines Urteils implizieren. Anstatt zum Beispiel zu sagen: "Das ist eine schreckliche Idee", könnten Sie sagen: "Ich bin mir nicht sicher, ob wir diese Idee verfolgen sollten".
• Verwenden Sie negative Fragen. Anstatt zum Beispiel zu sagen: "Wir müssen dieses Budget neu bewerten", könnten Sie fragen: "Meinen Sie nicht, dass wir dieses Budget neu bewerten sollten?"
• Verwenden Sie "Entschuldigung". Statt "Ich mag keine Nudeln" könnten Sie zum Beispiel sagen: "Tut mir leid, ich mag eigentlich keine Nudeln" oder "Es tut mir leid, dass wir das heute nicht machen können" statt "Wir können das heute nicht machen".

7. das Passiv verwenden

Das Passiv wird oft als weniger konfrontativ empfunden als das Aktiv, so dass es nützlich sein kann, wenn Sie diplomatisch sein müssen.

Nehmen wir an, Sie beauftragen einen Maler, der verspricht, Ihr Esszimmer an einem bestimmten Tag fertig zu streichen, aber es ist schon spät am Nachmittag, und er ist noch nicht weit gekommen.

Du könntest sagen: "Du hast uns gesagt, dass du heute das Esszimmer streichen würdest, aber du hast es nicht getan. Um ehrlich zu sein, bin ich sehr enttäuscht."

Alternativ können Sie das Passiv verwenden, um Ihre Gefühle auf diplomatischere Weise deutlich zu machen, z. B. indem Sie sagen: "Uns wurde gesagt, dass das Esszimmer heute gestrichen werden würde, aber das ist nicht geschehen, was enttäuschend ist."

8. betonen Sie Ihre Anliegen, nicht die Fehler anderer Leute

Wenn Sie darüber sprechen müssen, was jemand falsch macht, vermeiden Sie verallgemeinernde, pauschale Aussagen wie "Sally ist zu gemein zu unseren Kunden" oder "Raj räumt nie auf", sondern konzentrieren Sie sich auf konkrete Anliegen, Fakten und mögliche negative Folgen.

Nehmen wir zum Beispiel an, ein neuer Mitarbeiter ist in Ihr Team gekommen. Obwohl er sich bemüht und angenehm ist, wird deutlich, dass er nicht die richtigen Fähigkeiten für die Aufgabe hat. Als Teamleiter beschließen Sie, das Problem mit Ihrem Vorgesetzten zu besprechen.

Wenn Sie sagen würden: "Rob ist nicht sehr gut in seinem Job, und ich denke, er hätte nicht eingestellt werden sollen", würden Sie Ihren Vorgesetzten in die Defensive drängen und möglicherweise eine unangenehme Atmosphäre schaffen.

Stattdessen könnten Sie etwas sagen wie: "Rob ist ein wirklich netter, positiver Mensch, aber ich mache mir Sorgen, dass er nicht versteht, was seine neue Rolle beinhaltet [Sorge] Letzte Woche hat er mir gesagt, dass er die Begriffe nicht versteht, die Peter in seiner Präsentation über den Kundenservice verwendet hat [Tatsache] Unser Team wird Schwierigkeiten haben, alles zu erledigen, wenn er nicht weiß, was er tun soll [Möglichkeitnegatives Ergebnis]".

9. eine anklagende Sprache zu vermeiden

Generell ist es am besten, Sätze nicht mit "Du hast nie..." oder "Du hast immer..." zu beginnen. Anklagende Formulierungen führen oft zu einer Abwehrhaltung.

Versuchen Sie stattdessen zu sagen, wie Sie sich fühlen, und erklären Sie anhand von Fakten, warum Sie sich so fühlen. So vermeiden Sie, aggressiv oder konfrontativ zu wirken.

Anstatt zu sagen: "Du trinkst abends zu viel", könntest du zum Beispiel sagen: "Ich bin etwas besorgt, weil du in den letzten Wochen jeden Abend nach dem Essen mehrere Drinks zu dir genommen hast."

10. eher Vorschläge als Befehle geben

Wenn Sie ein negatives Feedback geben müssen, versuchen Sie, neben der Kritik auch einen hilfreichen Vorschlag zu machen. Wenn Sie einen Vorschlag statt eines Befehls machen, wirken Sie eher vernünftig und kooperativ als wütend oder übermäßig kritisch.

Anstatt beispielsweise zu sagen: "Machen Sie diesen Bericht noch einmal, und machen Sie ihn diesmal bitte leichter zu lesen", könnten Sie sagen: "Vielleicht könnten Sie versuchen, die wichtigsten Punkte in kurze Abschnitte und Aufzählungspunkte zu gliedern? Das könnte Ihren Bericht leichter lesbar machen."

11. den richtigen Zeitpunkt für schwierige Gespräche zu wählen

Wenn Sie einen unpassenden Zeitpunkt für ein heikles Gespräch wählen, kann es sein, dass sich die andere Person verteidigt, beschämt oder verärgert fühlt, was ein ruhiges, rationales Gespräch erschweren kann.

Es kann hilfreich sein, sich zu fragen: "Wenn mir jemand anderes das Gleiche sagen würde, was ich dieser Person jetzt sagen werde, würde ich das Gespräch dann zu einem anderen Zeitpunkt oder an einem anderen Ort führen wollen?"

12. ein ausgewogenes Feedback geben, wenn Sie nach Ihrer Meinung gefragt werden

Diplomatische Menschen lügen nicht und halten keine wichtigen Informationen zurück, aber sie wissen, dass negatives Feedback oft leichter zu akzeptieren ist, wenn es von Lob begleitet wird.

Nehmen wir an, Ihre Frau oder Ihr Mann kocht Ihnen zu Hause ein Drei-Gänge-Menü, um Ihren Geburtstag zu feiern. Leider ist das Dessert nicht besonders gut geworden. Nach dem Essen bittet Ihr Partner Sie, ihm zu sagen, was Sie wirklich davon gehalten haben.

Wenn Sie ganz ehrlich wären und die Frage wortwörtlich beantworten würden, würden Sie wahrscheinlich ihre Gefühle verletzen. Es wäre taktlos, zum Beispiel zu sagen: "Die ersten beiden Gänge waren köstlich, aber das Dessert war wirklich unangenehm".

Eine diplomatischere Antwort wäre: "Die Suppe hat mir sehr gut geschmeckt, und die Ravioli waren fantastisch. Das Dessert war vielleicht ein bisschen trocken, aber die Präsentation hat mir gefallen."

13. positive Körpersprache verwenden

Wenn Ihre Körpersprache offen und freundlich ist, hören Ihnen andere eher zu und respektieren, was Sie zu sagen haben.

Hier erfahren Sie, wie Sie eine positive Körpersprache einsetzen können, wenn Sie diplomatisch sein müssen:

• Entspannen Sie die Muskeln in Gesicht und Nacken; das kann Ihnen helfen, weniger streng und angespannt zu wirken.
• Stellen Sie Augenkontakt her, aber starren Sie nicht, denn wenn Sie den Blick zu lange festhalten, können Sie aggressiv wirken.
• Vermeiden Sie es, Ihre Beine und Arme zu verschränken, da Sie dadurch defensiv wirken können.
• Stehen Sie nicht über einer sitzenden Person, da Sie dadurch einschüchternd wirken können.

Weitere Tipps finden Sie in unserem Leitfaden für eine selbstbewusste Körpersprache.

14. einen angenehmen Tonfall verwenden

Auch wenn Ihre Worte taktvoll sind, wirken Sie nicht diplomatisch, wenn Sie in einem wütenden, flachen oder sarkastischen Tonfall sprechen. Versuchen Sie, nett zu sprechen. Wenn Sie sich auf eine schwierige Diskussion vorbereiten, kann es hilfreich sein, das, was Sie sagen wollen, unter vier Augen in einem höflichen, ruhigen Tonfall zu proben.

15. den Menschen eine Chance geben, ihr Gesicht zu wahren

Sie müssen sich nicht für die Fehler anderer entschuldigen, aber einen plausiblen Grund für ihren Fehler zu nennen, kann ein gutes diplomatisches Manöver sein, das es ihnen ermöglicht, ihr Gesicht zu wahren.

Anstatt zum Beispiel zu sagen: "Diese Präsentation ist voller Rechtschreibfehler. Korrigieren Sie sie bis morgen", könnten Sie sagen: "Diese Präsentation wurde nicht gründlich überarbeitet. Ich weiß, dass Sie diese Woche sehr beschäftigt waren; vielleicht hatten Sie keine Zeit. Es wäre toll, wenn Sie sie bis morgen Nachmittag noch einmal Korrektur lesen könnten."

16. selbstbewusste Kommunikation verwenden

Diplomatische Menschen haben ein offenes Ohr für die Gefühle anderer, aber sie lassen sich nicht von jedem über den Tisch ziehen. Sie sind selbstbewusst, aber nicht aggressiv und versuchen, ein Ergebnis auszuhandeln, das möglichst vielen Menschen zugute kommt.

Wenn Sie dazu neigen, das zu tun, was andere wollen, anstatt für das einzutreten, woran Sie glauben oder was Sie brauchen, lesen Sie unseren Artikel, in dem erklärt wird, was zu tun ist, wenn Sie von anderen wie ein Fußabtreter behandelt werden, sowie einen Artikel darüber, wie Sie sich Respekt verschaffen können, der praktische Ratschläge zur selbstbewussten Kommunikation enthält.

17 Passen Sie Ihren Kommunikationsstil an die jeweilige Situation an.

Gegenseitiger Respekt und ein gutes Verhältnis zueinander können sehr hilfreich sein, wenn Sie mit jemandem zusammenarbeiten müssen, um eine heikle Situation zu lösen. Um das Gefühl zu vermitteln, dass Sie auf der gleichen Wellenlänge sind, sollten Sie Ihr Vokabular und Ihren Tonfall an den jeweiligen Kontext anpassen. Wenn Sie beispielsweise am Arbeitsplatz eine sehr informelle Sprache verwenden, um ein heikles Problem mit Ihrem Chef anzusprechen, kann das wie folgt wirkenrespektlos und unprofessionell.

Allgemeine Fragen

Ist es gut, diplomatisch zu sein?

In heiklen sozialen Situationen ist es in der Regel gut, diplomatisch zu sein. Aber manchmal ist ein unverblümter Ansatz besser. Wenn Sie zum Beispiel versucht haben, taktvoll zu kritisieren, aber die andere Person nicht versteht, was sie falsch gemacht hat, müssen Sie vielleicht ein unverblümtes Feedback geben.

Woher weiß ich, ob ich diplomatisch bin?

Wenn Sie in der Regel die richtigen Worte finden, um unangenehme soziale Situationen zu entschärfen oder zu glätten und es trotzdem schaffen, Ihre Botschaft zu vermitteln, sind Sie wahrscheinlich diplomatisch. Wenn Sie den Ruf haben, gut zu verhandeln oder Frieden zu stiften, ist es wahrscheinlich, dass andere Menschen Sie als diplomatische Person sehen.

Sind diplomatische Menschen ehrlich?

Ja, Diplomaten sind ehrlich, aber sie sind nicht brutal offen. Diplomaten wissen, wie man schlechte Nachrichten oder Kritik auf sensible Art und Weise überbringt, ohne die Wahrheit zu beschönigen.