Diplomatiek en tactvol zijn (met voorbeelden)

Diplomatie is een krachtige sociale vaardigheid die helpt bij het opbouwen van gezonde relaties, het oplossen van conflicten en het aanmoedigen van mensen met verschillende meningen om samen te werken. In dit artikel leer je wat het betekent om diplomatiek te zijn en hoe je diplomatie kunt beoefenen in gevoelige situaties.

Wat betekent het om diplomatiek te zijn?

Diplomatie is de kunst om delicate sociale situaties op een gevoelige manier aan te pakken met respect voor de gevoelens van anderen. Het wordt ook wel tact genoemd.

Hier zijn de belangrijkste eigenschappen en gedragingen van diplomatieke mensen:

• Ze kunnen moeilijke discussies voeren zonder hun relaties met andere mensen te beschadigen.
• Ze blijven kalm in gespannen situaties.
• Ze begrijpen dat mensen niet altijd rationeel zijn. Ze vatten negatieve reacties van anderen niet persoonlijk op.
• Ze kunnen slecht nieuws en kritiek op een meelevende manier doorgeven.
• Ze respecteren dat iedereen een uniek perspectief heeft en proberen de mening van anderen te begrijpen.
• Ze proberen geen argumenten te "winnen", maar proberen andere perspectieven te begrijpen.
• Ze zijn goed in het bemiddelen tussen twee of meer mensen die het niet eens zijn over een kwestie.
• Het zijn probleemoplossers die oplossingen proberen te vinden die aan ieders behoeften voldoen.
• Ze blijven beleefd tegen iedereen, zelfs tegen degenen die hen irriteren of boos maken.

Hoe diplomatiek te zijn

Hier zijn enkele tips die je zullen helpen om op een kalme, gracieuze manier om te gaan met gevoelige situaties die alle betrokkenen de kans geven om zich gehoord en begrepen te voelen.

1. Luister goed naar anderen

Je kunt alleen diplomatiek zijn als je hun standpunt en gevoelens begrijpt. Om de dingen vanuit hun standpunt te zien, moet je luisteren.

In het bijzonder wil je een actieve luisteraar zijn. Dit betekent:

• Mensen je onverdeelde aandacht geven als ze aan het woord zijn
• Mensen toestaan hun zinnen af te maken
• Proberen je te concentreren op wat anderen zeggen in plaats van te wachten tot het jouw beurt is om te spreken
• Verbale en non-verbale signalen gebruiken om te laten zien dat je oplet; bijvoorbeeld door "Uh-huh, ga door" te zeggen of met je hoofd te knikken als ze een belangrijk punt maken.

Bekijk onze gids over hoe je een betere luisteraar kunt zijn voor meer tips.

2. Stel vragen om je begrip te verbeteren

Zelfs als je aandachtig naar iemand luistert, begrijp je misschien niet meteen wat hij je probeert te vertellen. Het kan helpen om vragen te stellen om te controleren of je hebt begrepen wat hij zegt.

Het stellen van doordachte vragen kan misverstanden voorkomen. Het geeft ook aan dat je oprecht geïnteresseerd bent in de gedachten van de ander, wat kan helpen bij het opbouwen van vertrouwen en een goede verstandhouding, wat belangrijk is wanneer je onderhandelt of over gevoelige onderwerpen praat.

Hier zijn enkele vragen die je kunt stellen als je niet zeker weet wat iemand anders bedoelt:

• "Ik weet niet precies wat je bedoelt, kun je me daar iets meer over vertellen?"
• "Kunt u iets verder ingaan op het punt dat u maakte over X?"
• "Mag ik controleren of ik je goed begrepen heb? Ik denk dat je zegt dat mijn vrienden te vaak naar de flat komen, klopt dat?"

3. Probeer je in te leven in andere mensen

Empathie houdt in dat je jezelf in de positie van iemand anders inbeeldt en de dingen vanuit hun perspectief ziet. Als je je in iemand kunt inleven, kan het gemakkelijker zijn om diplomatiek te spreken en je te gedragen in een delicate sociale situatie. Als je de gevoelens van een ander begrijpt, kan het namelijk gemakkelijker zijn om te kiezen wat je zegt en hoe je het zegt.

Stel bijvoorbeeld dat je een uitnodiging voor het grote kerstfeest van je schoonfamilie moet afslaan. Als je je in hun schoenen probeert te verplaatsen, realiseer je je misschien dat ze hun familie al lang niet meer hebben gezien en waarschijnlijk naar het feest uitkijken. Het is redelijk om te denken dat ze teleurgesteld zullen zijn als hun familieleden (inclusief jij) de uitnodiging afslaan.

Met dit in gedachten is "Nee bedankt" waarschijnlijk niet tactvol genoeg. In plaats daarvan zou iets als "We zouden graag komen, maar we kunnen gewoon niet", op een warme toon, beter zijn.

Als je jezelf niet beschouwt als een van nature empathisch persoon, lees dan dit artikel over wat je moet doen als je je niet kunt inleven in andere mensen.

4. Schrijf de belangrijkste punten van tevoren op

Het is niet altijd mogelijk om je van tevoren voor te bereiden op een lastige discussie. Als je echter de gelegenheid hebt om te plannen wat je wilt zeggen, is het een goed idee om een lijst te maken met opsommingstekens van alles wat je wilt bespreken. Een lijst helpt je om je te concentreren op de belangrijkste feiten en kwesties, waardoor het gemakkelijker wordt om een duidelijk, constructief gesprek te voeren.

Stel bijvoorbeeld dat je een gesprek hebt met een werknemer omdat hij aanhoudend te laat op zijn werk komt. Je doel is om erachter te komen waarom de werknemer niet op tijd komt.

Je zou een lijst kunnen schrijven die er ongeveer zo uitziet:

• Spreek een belangrijk feit uit: 7 van de afgelopen 10 dagen te laat
• Uitspreken consequentie: collega's moeten extra werk op zich nemen
• Stel een vraag: "Waarom kom je 's ochtends zo laat?"
• Stel een vraag: "Hoe kunnen we het probleem oplossen zodat je op tijd komt?"

Door tijdens het gesprek naar deze lijst te verwijzen, kan het makkelijker zijn om op het juiste spoor te blijven en met je werknemer in gesprek te gaan, zodat jullie het probleem samen kunnen oplossen. Je hoeft geen woord-voor-woord script op te stellen; neem gewoon zoveel details op als je nodig acht.

5. Houd je emoties onder controle

Als je snel je geduld verliest, kan de persoon met wie je praat zijn respect voor jou verliezen, wat zinvolle, diplomatieke communicatie moeilijk kan maken. Als je je boos, overstuur of gefrustreerd voelt, probeer jezelf dan te kalmeren.

Hier zijn enkele dingen die je kunt doen om je emoties onder controle te houden:

• Excuseer jezelf voor 5 minuten en doe wat diepe ademhalingsoefeningen buiten of in de badkamer.
• Vraag jezelf af: "Maakt dit nog uit over een week/een maand/een jaar?" Dit kan je helpen om je perspectief te behouden, wat je weer kan helpen om kalm te blijven.
• Doe een aardingsoefening. Je kunt bijvoorbeeld proberen om 3 dingen te noemen die je kunt zien, 3 dingen die je kunt horen en 3 dingen die je kunt aanraken.

6. Gebruik verzachtende taal

Diplomatieke mensen zijn eerlijk, maar ze weten hoe ze kritiek, afwijzing en slecht nieuws kunnen verzachten door zachte taal te gebruiken.

Hier zijn enkele manieren waarop je verzachtende taal kunt gebruiken wanneer je diplomatiek moet zijn:

• Gebruik in plaats van negatieve bijvoeglijke naamwoorden een positief bijvoeglijk naamwoord en "niet erg". Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen, "Rhonda's vaardigheden om aantekeningen te maken zijn slecht", kun je zeggen, "Rhonda's vaardigheden om aantekeningen te maken zijn niet erg goed".
• Gebruik kwalificaties zoals "een beetje", "een beetje" of "een beetje". Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen, "De tuin is een complete puinhoop", kun je zeggen, "De tuin is een beetje rommelig".
• Gebruik indekkingswoorden die onzekerheid impliceren in plaats van een oordeel. In plaats van te zeggen: "Dat is een verschrikkelijk idee", kun je bijvoorbeeld zeggen: "Ik weet niet zeker of we dat idee wel moeten uitvoeren.
• Gebruik negatieve vragen. In plaats van te zeggen: "We moeten dit budget opnieuw evalueren", kun je bijvoorbeeld vragen: "Vind je niet dat we dit budget opnieuw moeten evalueren?".
• Gebruik "sorry". Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen, "Ik hou niet van pasta", kun je zeggen, "Sorry, ik hou niet echt van pasta", of "Het spijt me dat we dat vandaag niet kunnen maken" in plaats van "We kunnen dat vandaag niet maken".

7. Gebruik de passieve stem

De passieve stem wordt vaak gezien als minder confronterend dan de actieve stem, dus het kan handig zijn als je diplomatiek moet zijn.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je een decorateur inhuurt die belooft dat hij op een bepaalde dag klaar zal zijn met het schilderen van je eetkamer. Maar het is laat in de middag en ze hebben nog niet veel vooruitgang geboekt.

Je zou kunnen zeggen: "Je zei dat je vandaag de eetkamer zou schilderen, maar je hebt het niet gedaan. Om je de waarheid te zeggen, ben ik erg teleurgesteld."

Je kunt ook de passieve stem gebruiken om je gevoelens op een meer diplomatieke manier duidelijk te maken. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: "Ons was verteld dat de eetkamer vandaag geschilderd zou worden, maar dat is niet gebeurd en dat is teleurstellend."

8. Benadruk je eigen zorgen, niet de fouten van anderen

Als je moet praten over wat iemand verkeerd doet, vermijd dan veralgemenende, algemene uitspraken zoals "Sally is te gemeen tegen onze klanten" of "Raj ruimt nooit op". Richt je in plaats daarvan op specifieke zorgen, feiten en mogelijke negatieve gevolgen.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat een nieuwe medewerker in je team is gekomen. Hoewel hij zijn best doet en prettig in de omgang is, wordt het duidelijk dat hij niet de juiste vaardigheden heeft voor de baan. Als teamleider besluit je om de kwestie aan te kaarten bij je manager.

Als je zou zeggen: "Rob is niet erg goed in zijn werk en ik vind dat hij niet aangenomen had moeten worden", zou je je manager in de verdediging drukken en mogelijk een ongemakkelijke sfeer creëren.

In plaats daarvan kun je iets zeggen als: "Rob is echt een leuke, positieve persoon om in de buurt te hebben, maar ik maak me zorgen dat hij niet begrijpt wat zijn nieuwe rol inhoudt. [Bezorgdheid] Vorige week vertelde hij me dat hij de termen die Peter gebruikte in zijn presentatie over klantenservice niet begreep [Feit] Ons team zal moeite hebben om alles gedaan te krijgen als hij niet zeker weet wat hij moet doen [Mogelijkheidnegatieve uitkomst]."

9. Vermijd beschuldigende taal

In het algemeen kun je zinnen beter niet beginnen met "Je hebt nooit..." of "Je hebt altijd..." Beschuldigende taal zorgt er vaak voor dat mensen zich defensief voelen.

Probeer in plaats daarvan te zeggen hoe je je voelt en gebruik feiten om uit te leggen waarom je je zo voelt. Dit kan je helpen om niet agressief of confronterend over te komen.

Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen: "Je drinkt 's avonds te veel", kun je zeggen: "Ik maak me een beetje zorgen omdat je de afgelopen weken elke avond na het eten een paar drankjes hebt gedronken."

10. Geef suggesties in plaats van bevelen

Als je negatieve feedback moet geven, probeer dan een nuttige suggestie toe te voegen naast de kritiek. Als je een suggestie doet in plaats van een bevel, zul je eerder redelijk en meewerkend overkomen dan boos of overdreven kritisch.

Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen: "Maak dit rapport nog eens, en maak het deze keer alsjeblieft makkelijker te lezen", kun je zeggen: "Misschien kun je proberen de belangrijkste punten op te splitsen in korte secties en opsommingstekens? Dat maakt je rapport misschien makkelijker te lezen."

11. Kies het juiste moment om moeilijke gesprekken te voeren

Als je een ongepast moment kiest om een gevoelig gesprek te voeren, kan de andere persoon zich defensief, beschaamd of boos voelen, wat het moeilijk kan maken om een kalm, rationeel gesprek te voeren.

Het kan helpen om jezelf af te vragen: "Als iemand anders me hetzelfde zou vertellen als wat ik deze persoon ga vertellen, zou ik het gesprek dan op een ander moment of op een andere plaats willen voeren?"

12. Geef uitgebalanceerde feedback als je om je mening wordt gevraagd

Diplomatieke mensen liegen niet en houden geen belangrijke informatie achter. Ze weten echter wel dat negatieve feedback vaak gemakkelijker te accepteren is als deze gepaard gaat met lof.

Stel bijvoorbeeld dat je vrouw of man thuis een driegangendiner voor je kookt om je verjaardag te vieren. Helaas is het dessert niet zo goed gelukt. Na de maaltijd vraagt je echtgenoot of echtgenote je te vertellen wat je er echt van vond.

Als je helemaal eerlijk zou zijn en de vraag letterlijk zou beantwoorden, zou je waarschijnlijk hun gevoelens kwetsen. Het zou tactloos zijn om bijvoorbeeld te zeggen: "De eerste twee gangen waren heerlijk, maar het dessert was echt onaangenaam."

Een diplomatieker antwoord zou zijn: "Ik heb echt genoten van de soep en de ravioli was fantastisch. Het dessert was misschien een beetje droog, maar ik vond de presentatie geweldig."

13. Gebruik positieve lichaamstaal

Andere mensen zullen eerder naar je luisteren en respecteren wat je te zeggen hebt als je lichaamstaal open en vriendelijk is.

Hier lees je hoe je positieve lichaamstaal gebruikt als je diplomatiek moet zijn:

• Ontspan de spieren in je gezicht en nek; dit kan je helpen om minder streng en gespannen over te komen.
• Maak oogcontact, maar staar niet, want als je iemands blik te lang vasthoudt, kun je agressief overkomen.
• Kruis je benen en armen niet, want dan kun je defensief overkomen.
• Ga niet over iemand heen staan als hij zit, want dan kun je intimiderend overkomen.

Bekijk voor meer tips onze gids over hoe je zelfverzekerde lichaamstaal gebruikt.

14. Gebruik een aangename toon

Zelfs als je woorden tactvol zijn, zul je niet diplomatiek overkomen als je op een boze, vlakke of sarcastische toon spreekt. Probeer vriendelijk te spreken. Als je je voorbereidt op een moeilijke discussie, kan het helpen om hardop te oefenen wat je gaat zeggen in privé op een beleefde, rustige toon.

15. Geef mensen een kans om hun gezicht te redden

Je hoeft je niet te verontschuldigen voor iemands fouten, maar een plausibele reden aandragen voor hun fout kan een goede diplomatieke manoeuvre zijn waarmee ze hun gezicht kunnen redden.

Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen: "Deze presentatie zit vol spelfouten. Maak hem morgen af", kun je zeggen: "Deze presentatie is niet grondig bewerkt. Ik weet dat je het deze week erg druk hebt gehad; misschien had je geen tijd. Het zou geweldig zijn als je hem morgenmiddag nog eens zou kunnen nalezen."

16. Assertieve communicatie gebruiken

Diplomatieke mensen zijn gevoelig voor de gevoelens van anderen, maar ze laten niet over zich heen lopen. Ze zijn zelfverzekerd maar niet agressief en proberen te onderhandelen over een resultaat waar zoveel mogelijk mensen baat bij hebben.

Als je de neiging hebt om mee te gaan in wat anderen willen in plaats van op te komen voor waar je in gelooft of wat je nodig hebt, bekijk dan ons artikel waarin wordt uitgelegd wat je moet doen als mensen je als een deurmat behandelen. We hebben ook een artikel over hoe je mensen zover kunt krijgen dat ze je respecteren, met praktisch advies over assertieve communicatie.

17. Pas je communicatiestijl aan de situatie aan

Een wederzijds gevoel van respect en verstandhouding kan veel helpen als je met iemand moet samenwerken om een delicate situatie op te lossen. Om hem of haar het gevoel te geven dat jullie op dezelfde golflengte zitten, kun je proberen je woordenschat en toon aan te passen aan de context. Als je bijvoorbeeld op het werk heel informele taal gebruikt als je een gevoelige kwestie met je baas bespreekt, kan dat overkomen alsrespectloos en onprofessioneel.

Veelgestelde vragen

Is diplomatiek zijn goed?

In gevoelige sociale situaties is diplomatiek zijn meestal goed. Maar soms is een botte aanpak beter. Als je bijvoorbeeld hebt geprobeerd om tactvol kritiek te geven, maar de ander niet begrijpt waar hij de fout in is gegaan, moet je misschien wat botte feedback geven.

Hoe weet ik of ik diplomatiek ben?

Als je meestal de juiste woorden weet te vinden om lastige sociale situaties te verzachten of glad te strijken en je boodschap toch over te brengen, dan ben je waarschijnlijk diplomatiek. Als je een reputatie hebt als goede onderhandelaar of vredestichter, dan is het waarschijnlijk dat andere mensen jou zien als een diplomatiek persoon.

Zijn diplomatieke mensen eerlijk?

Diplomatieke mensen weten hoe ze slecht nieuws of kritiek op een gevoelige manier moeten brengen zonder de waarheid te verbloemen.