外交的で機転を利かせる方法（例文付き）

外交は、健全な人間関係を築き、対立を解決し、意見の異なる人々が協力し合うことを促す、強力な社会的スキルです。 この記事では、外交的であることの意味と、デリケートな状況で外交を実践する方法について学びます。

外交的であるとはどういうことか？

外交術とは、デリケートな社会的状況を、相手の気持ちを尊重しながら繊細に処理する技術である。 タクトと呼ばれることもある。

外交的な人の主な特徴と行動を紹介しよう：

• 他の人々との関係を損なうことなく、難しい話し合いができる。
• 緊迫した状況でも落ち着いている。
• 彼らは、人間が常に理性的であるとは限らないことを理解しており、他人の否定的な反応を個人的に受け取ることはない。
• 彼らは悪いニュースや批判を思いやりのある方法で伝えることができる。
• 誰もが独自の視点を持っていることを尊重し、他人の意見を理解しようとする。
• 彼らは議論に "勝とう "とはせず、他の視点を理解しようとする。
• 彼らは、ある問題で意見が一致しない2人以上の人々の間を取り持つのが得意だ。
• 彼らは問題解決者であり、すべての人のニーズに対応する解決策を見つけようとする。
• 誰に対しても礼儀正しく、たとえ彼らを苛立たせたり怒らせたりする相手であっても。

外交的になるには

ここでは、デリケートな状況に冷静かつ優雅に対処し、関係者全員が耳を傾けられ、理解されていると感じられるようにするためのヒントをいくつか紹介する。

1.他人の話を注意深く聞く

相手の立場や気持ちを理解しなければ外交はできない。 相手の立場に立って物事を見るには、耳を傾ける必要がある。

具体的には、積極的な聞き手になることだ：

• 人が話しているときは、注意を払うこと。
• 最後まで話すことを許可する
• 自分の発言の順番を待つのではなく、他の人の発言に集中しようとする。
• 言語的、非言語的な合図を使い、注意を払っていることを示す。例えば、相手が重要な点を指摘したら、「うんうん、続けて」と言ったり、うなずいたりする。

より良い聞き手になるためのヒントをご覧ください。

2.理解を深めるために質問する

相手の話を注意深く聞いていても、相手が何を言おうとしているのかすぐには理解できないかもしれない。 相手の言っていることが理解できたかどうか確認するために、質問をすることは助けになる。

思慮深い質問をすることで、誤解を防ぐことができます。 また、相手の考えに純粋に興味を持っているという意思表示にもなり、交渉やデリケートな話題について話すときに重要な信頼関係やラポールを築くのに役立ちます。

相手が何を言っているのかわからない場合に、あなたが尋ねることができる質問をいくつか紹介しよう：

• 「どういう意味なのかよくわからないのですが、もう少し詳しく教えていただけますか？
• "Xについての指摘をもう少し詳しく説明してもらえますか？"
• "ちゃんと理解できたかどうか確認してもいいかな？" "私の友達が頻繁にフラットに来るって言ってるんだと思うけど、そうなの？"

3.他人に共感しようとする

共感とは、相手の立場に立って物事を見ることである。 共感することができれば、デリケートな社会的状況において、より話しやすく、外交的に振る舞うことができるかもしれない。 なぜなら、相手の気持ちを理解することで、何を言うべきか、どのように言うべきかを選択しやすくなるかもしれないからである。

例えば、義理の両親の大家族のクリスマス・パーティへの招待を断る必要があるとしよう。 相手の立場に立って考えてみれば、彼らは長い間家族と会っておらず、パーティを楽しみにしているだろうとわかるかもしれない。 親戚（あなたを含む）が招待を断れば、彼らはがっかりするだろうと推測するのは妥当なことだ。

そう考えると、「遠慮します」ではなく、「ぜひ行きたいのですが、どうしても都合がつかなくて...」と温かい口調で言うのがベターだろう。

もしあなたが、自分は自然に共感できる人間ではないと思っているのなら、他人と共感できない場合の対処法についてのこの記事をチェックしてほしい。

4.キーポイントを事前に書き出す

厄介な話し合いに備えて事前に準備できるとは限りません。 しかし、話す内容を計画する機会があれば、取り上げたいことを箇条書きにしたリストを作っておくとよいでしょう。 リストを作ることで、重要な事実や問題に焦点を絞ることができ、明確で建設的な話し合いがしやすくなります。

例えば、ある従業員が遅刻を繰り返しているため、その従業員と面談することになったとしよう。 あなたの目的は、その従業員が時間通りに出社しない理由を突き止めることだ。

次のようなリストを書くかもしれない：

• 過去10日間のうち7日間遅刻した。
• 同僚が余分な仕事を引き受けなければならない。
• 質問をしてみよう。"どうして朝は遅いの？"と。
• どうすれば、時間通りに到着できるでしょうか？

会議中にこのリストを参照することで、あなたは問題を一緒に解決できるよう、従業員との関係を維持しやすくなるかもしれません。 一語一句スクリプトを書き出す必要はなく、必要だと思うことをできるだけ詳しく書いてください。

5.感情をコントロールする

すぐにカッとなってしまうと、相手はあなたに対する尊敬の念を失い、有意義で外交的なコミュニケーションが難しくなる可能性があります。 怒りや動揺、苛立ちを感じたら、気持ちを落ち着かせるようにしましょう。

感情を抑えるためにできることをいくつか紹介しよう：

• 5分ほど席を外し、外やトイレで深呼吸をする。
• 1週間後、1ヵ月後、1年後に、このことは重要だろうか」と自問することで、視野が広がり、冷静さを保つことができる。
• 例えば、見えるものを3つ、聞こえるものを3つ、触れるものを3つ挙げてみる。

6.和らげる言葉を使う

外交的な人は正直だが、優しい言葉を使うことで、批判や拒絶、悪い知らせを和らげる術を知っている。

ここでは、外交的な態度が必要なときに、和らげる言葉を使う方法をいくつか紹介しよう：

• 否定的な形容詞を使う代わりに、肯定的な形容詞と "not very "を使う。 例えば、"ロンダのノートを取るスキルは低い "と言う代わりに、"ロンダのノートを取るスキルはあまり良くない "と言うこともできる。
• "多少"、"少し"、"少し "などの修飾語を使う。 例えば、"庭は完全に散らかっている "と言う代わりに、"庭は少し散らかっている "と言うことができる。
• 判断の代わりに不確実性を意味するヘッジワードを使う。 例えば、"それはひどいアイデアだ "と言う代わりに、"そのアイデアで行くべきかどうかわからない "と言うこともできる。
• 否定的な質問を使う。 例えば、"この予算を再評価する必要がある "と言う代わりに、"この予算を再評価すべきだと思わないか？"と尋ねることができる。
• "sorry "を使う。 例えば、"I don't like pasta. "と言う代わりに、"Sorry, I don't really like pasta. "とか、"We can't fix that today. "ではなく、"I'm sorry that we can't fix that today. "と言うことができる。

7.受動態を使う

受動態は能動態よりも対立的でないと思われがちなので、外交的な態度が必要なときに役立つ。

例えば、ある日にダイニング・ルームのペンキ塗りを終わらせると約束した内装業者を雇ったとしよう。 しかし、午後遅くになってもあまり進んでいない。

今日、ダイニングルームのペンキを塗ると言っていたのに、まだ塗っていない。 正直言って、とてもがっかりしている」と言うこともできる。

例えば、"ダイニングルームは今日ペンキを塗ると聞いていたのですが、まだ塗られていなくてがっかりしています "というように。

8.他人の欠点ではなく、自分の懸念を強調する

誰かの悪い点について話す必要がある場合は、「サリーはお客さんに意地悪すぎる」「ラジは片付けをしない」といった一般化された大げさな発言は避け、具体的な懸念事項や事実、起こりうるマイナスの結果に焦点を当てましょう。

例えば、あなたのチームに新入社員が入ったとしよう。 彼らは懸命に努力し、一緒にいて楽しいが、仕事に適したスキルセットを持っていないことが明らかになった。 チームリーダーとして、あなたは上司に問題を提起することにした。

もしあなたが「ロブはあまり仕事ができないし、彼を雇うべきじゃなかったと思う」と言えば、上司を守勢に立たせ、気まずい雰囲気を作り出す可能性がある。

その代わりに、次のように言うことができる。「ロブは周りにいて本当に親切で前向きな人ですが、彼が新しい役割の内容を理解していないことが心配です。 【懸念】先週、彼はピーターが顧客サービスについてのプレゼンテーションで使った用語が理解できなかったと言っていました。 【事実】彼が自分が何をすべきなのかわからないと、私たちのチームはすべてをやり遂げるのに苦労するでしょう。【可能性否定的な結果

9.非難の言葉は避ける

一般的に、"You never... "や "You always... "で文章を始めるのは避けた方がよい。

そうすることで、攻撃的で対立的な印象を避けることができます。

例えば、"あなたは夜に飲み過ぎている "と言う代わりに、"ここ数週間、毎晩夕食後に何杯も飲んでいるので、ちょっと心配だ "と言うこともできる。

10.命令ではなく提案をする

否定的な意見を言う必要がある場合は、批判と一緒に有益な提案も加えてみてください。 命令の代わりに提案をすると、怒ったり過度に批判したりするよりも、合理的で協力的だと思われる可能性が高くなります。

例えば、"このレポートをもう一度書いて、今度はもっと読みやすくしてください "と言う代わりに、"重要なポイントを短いセクションや箇条書きにしてみたらどうですか？ そうすればレポートが読みやすくなるかもしれませんよ "と言うこともできる。

11.タフな会話をする適切なタイミングを選ぶ

デリケートな話をするのに不適切なタイミングを選ぶと、相手に身構えさせたり、恥ずかしい思いをさせたり、怒らせてしまったりする可能性があり、冷静で理性的な会話が難しくなります。

もし他の誰かが、私がこの人に話そうとしているのと同じことを私に話すとしたら、私は別の時間や別の場所でその会話をしたいと思うだろうか？"と自問することは助けになる。

12.意見を求められたら、バランスの取れたフィードバックをする

外交的な人は、嘘をついたり、重要な情報を隠したりしない。 しかし、否定的なフィードバックも、賞賛が伴えば受け入れやすくなることを知っている。

例えば、あなたの誕生日を祝うために、あなたの妻か夫が自宅で3品のコース料理を作ってくれたとしよう。 残念ながら、デザートはあまり美味しくなかった。 食事の後、あなたの配偶者は、あなたが本当にどう思ったか教えてほしいと頼んだ。

例えば、"最初の2つのコースは美味しかったのですが、デザートが本当に不味かったです "と言うのは無粋です。

もっと外交的な答えなら、"スープは本当に美味しかったし、ラビオリも最高だった。 デザートは少し乾いていたけれど、プレゼンテーションが気に入った "となる。

13.ポジティブなボディランゲージを使う

ボディーランゲージがオープンでフレンドリーであれば、他の人たちはあなたの話に耳を傾け、あなたの発言を尊重するかもしれない。

ここでは、外交的な態度が必要なときにポジティブなボディランゲージを使う方法を紹介する：

• 顔や首の筋肉をリラックスさせることで、険しい表情や緊張した表情に見えにくくなります。
• アイコンタクトをとるが、見つめないこと。相手の視線を長く受け続けると、攻撃的な印象を与えてしまうからだ。
• 足を組んだり腕を組んだりするのは、身構えた印象を与えてしまうので避けましょう。
• 座っている人の上に立ってはいけません。

詳しくは、自信に満ちたボディーランゲージの使い方をご覧ください。

14.心地よい声のトーンを使う

たとえ機転を利かせた言葉であっても、怒り口調、平板な口調、皮肉交じりの口調で話すと、外交的な印象を与えません。 丁寧な話し方を心がけましょう。 難しい話し合いに備えている場合は、これから話す内容を、丁寧で落ち着いた口調で、内輪で声に出してリハーサルするのも効果的です。

15.人々に面目を保つチャンスを与える

相手のミスを言い訳にする必要はないが、もっともらしい理由を提案することで、相手の面目を保つことができる。

例えば、"このプレゼンはスペルミスが多いので、明日までに直してください "と言うのではなく、"このプレゼンはまだ十分に校正されていません。 今週は本当に忙しくて時間がなかったかもしれませんが、明日の午後までにもう一度校正してもらえると助かります "と言うのです。

16.アサーティブなコミュニケーションをとる

外交的な人は、他人の感情に敏感だが、誰にでも振り回されるようなことはしない。 自信はあるが攻撃的ではなく、できるだけ多くの人が得をするような結果を交渉しようとする。

もしあなたが、自分が信じていることや必要なことのために立ち上がるのではなく、他の人が望むことに従う傾向があるのなら、あなたをドアマットのように扱う人々への対処法を説明した記事をご覧ください。 また、アサーティブ・コミュニケーションに関する実践的なアドバイスを含む、人から尊敬されるようになる方法についての記事もあります。

17.コミュニケーション・スタイルを状況に合わせる

デリケートな状況を解決するために相手と協力する必要がある場合、互いを尊重し、親密な関係を築くことが重要です。 相手に同じ波長だと感じてもらうためには、文脈に合わせて語彙や声のトーンを変えてみましょう。 たとえば、職場で上司にデリケートな問題を提起する際に、非常にくだけた言葉を使うと、次のように思われる可能性があります。無礼でプロフェッショナルではない。

よくある質問

外交的であることは良いことなのか？

デリケートな社会的状況においては、外交的であることが通常は良いことである。 しかし、時には率直なアプローチの方が良い場合もある。 例えば、あなたが機転を利かせて批判をしようとしたが、相手がどこが間違っているのか理解していない場合、率直なフィードバックをする必要があるかもしれない。

自分が外交的かどうかを知るには？

もしあなたが普段から、気まずい社交状況を和らげたり、円滑にするための適切な言葉を見つけることができ、なおかつ自分の言いたいことをうまく伝えることができるのなら、あなたは外交的な人でしょう。 もしあなたが交渉上手や平和を作る人という評判があるなら、他の人からも外交的な人と見られている可能性があります。

外交官は正直か？

外交官は、悪いニュースや批判を、真実を覆い隠すことなく、繊細に伝える術を知っている。