Cum să fii diplomat și plin de tact (cu exemple)

Diplomația este o abilitate socială puternică care ajută la construirea unor relații sănătoase, la rezolvarea conflictelor și la încurajarea oamenilor cu opinii diferite să lucreze împreună. În acest articol, veți afla ce înseamnă să fii diplomat și cum să practici diplomația în situații delicate.

Ce înseamnă să fii diplomat?

Diplomația este arta de a gestiona situațiile sociale delicate într-un mod sensibil, respectând sentimentele celorlalți. Uneori este denumită tact.

Iată care sunt trăsăturile și comportamentele cheie ale oamenilor diplomați:

• Ei pot purta discuții dificile fără a deteriora relațiile pe care le au cu alte persoane.
• Își păstrează calmul în situații tensionate.
• Înțeleg că oamenii nu sunt întotdeauna raționali. Nu iau personal reacțiile negative ale altora.
• Aceștia pot transmite vești proaste și critici într-un mod plin de compasiune.
• Ei respectă faptul că fiecare are o perspectivă unică și încearcă să înțeleagă opiniile celorlalți.
• Ei nu încearcă să "câștige" dispute, ci încearcă să înțeleagă alte perspective.
• Se pricep să medieze între două sau mai multe persoane care nu se înțeleg asupra unei probleme.
• Aceștia rezolvă problemele și încearcă să găsească soluții care să răspundă nevoilor tuturor.
• Rămân politicoși cu toată lumea, chiar și cu cei care îi irită sau îi enervează.

Cum să fii diplomat

Iată câteva sfaturi care vă vor ajuta să gestionați situațiile delicate într-un mod calm și elegant, care să le ofere tuturor celor implicați șansa de a se simți ascultați și înțeleși.

1. Ascultați-i cu atenție pe ceilalți

Nu poți fi diplomat decât dacă le înțelegi poziția și sentimentele. Pentru a vedea lucrurile din punctul lor de vedere, trebuie să asculți.

Mai exact, trebuie să fii un ascultător activ, ceea ce înseamnă:

• Acordarea unei atenții totale atunci când oamenii vorbesc
• Permiterea persoanelor să își termine propozițiile
• Încercarea de a te concentra asupra a ceea ce spun ceilalți în loc să aștepți doar să îți vină rândul să vorbești
• Utilizarea semnelor verbale și nonverbale pentru a arăta că sunteți atent; de exemplu, spunând "Uh-huh, continuă" sau dând din cap atunci când se face o remarcă importantă.

Pentru mai multe sfaturi, consultați ghidul nostru despre cum să fii un ascultător mai bun.

2. Puneți întrebări pentru a vă îmbunătăți înțelegerea

Chiar dacă ascultați cu atenție pe cineva, s-ar putea să nu înțelegeți imediat ceea ce încearcă să vă spună. Poate fi util să puneți întrebări pentru a verifica dacă ați înțeles ceea ce vă spune.

Punând întrebări bine gândite puteți preveni neînțelegerile. De asemenea, semnalează că sunteți cu adevărat interesat de gândurile celeilalte persoane, ceea ce poate contribui la construirea încrederii și a relației, care sunt importante atunci când negociați sau vorbiți despre subiecte sensibile.

Iată câteva întrebări pe care le puteți pune dacă nu sunteți sigur ce vrea să spună altcineva:

• "Nu știu exact ce vreți să spuneți, puteți să-mi spuneți mai multe despre asta?".
• "Ați putea să dezvoltați puțin punctul de vedere pe care l-ați avut despre X?"
• "Pot să verific dacă te-am înțeles bine?" "Cred că spui că prietenii mei vin prea des la apartament, nu-i așa?".

3. Încercați să empatizați cu ceilalți oameni

Empatia presupune să te imaginezi în poziția altcuiva și să vezi lucrurile din perspectiva acestuia. Dacă poți empatiza cu cineva, poate fi mai ușor să vorbești și să te comporți cu diplomație într-o situație socială delicată. Acest lucru se datorează faptului că atunci când înțelegi sentimentele altei persoane, poate fi mai ușor să alegi atât ce să spui, cât și cum să spui.

De exemplu, să presupunem că trebuie să refuzați o invitație la marea petrecere de Crăciun a socrilor dvs. Dacă încercați să vă puneți în locul lor, vă puteți da seama că nu și-au văzut familia de mult timp și probabil că așteaptă cu nerăbdare petrecerea. Este rezonabil să presupunem că vor fi dezamăgiți când rudele lor (inclusiv dvs.) vor refuza invitația.

În acest sens, un "Nu, mulțumesc" nu ar fi suficient de delicat, ci ceva de genul "Ne-ar plăcea să venim, dar pur și simplu nu putem veni", spus pe un ton cald, ar fi mai potrivit.

Dacă nu te consideri o persoană empatică în mod natural, citește acest articol despre ce trebuie să faci dacă nu poți relaționa cu alte persoane.

4. Scrieți în prealabil punctele cheie

Nu este întotdeauna posibil să vă pregătiți din timp pentru o discuție dificilă. Cu toate acestea, dacă aveți ocazia să planificați ceea ce ați dori să spuneți, este o idee bună să faceți o listă cu tot ceea ce ați dori să abordați. O listă vă va ajuta să vă concentrați asupra faptelor și problemelor cheie, ceea ce poate facilita o conversație clară și constructivă.

De exemplu, să presupunem că aveți o întâlnire cu un angajat care întârzie în mod constant la serviciu. Obiectivul dvs. este de a afla de ce angajatul nu se prezintă la timp.

Ați putea scrie o listă care să arate cam așa:

• Spuneți un fapt cheie: A întârziat 7 zile din ultimele 10.
• Spuneți consecința: Colegii trebuie să se ocupe de muncă suplimentară
• Puneți o întrebare: "De ce ai ajuns târziu dimineața?".
• Puneți o întrebare: "Cum putem rezolva problema astfel încât să ajungeți la timp?".

Dacă vă referiți la această listă în timpul întâlnirii, s-ar putea să vă fie mai ușor să rămâneți pe drumul cel bun și să vă implicați cu angajatul dvs. astfel încât să puteți rezolva împreună problema. Nu trebuie să scrieți un scenariu cuvânt cu cuvânt; includeți doar atâtea detalii cât considerați că sunt necesare.

5. Ține-ți emoțiile sub control

Dacă vă pierdeți repede cumpătul, persoana cu care vorbiți ar putea să-și piardă respectul față de dumneavoastră, ceea ce poate îngreuna comunicarea semnificativă și diplomatică. Dacă vă simțiți furios, supărat sau frustrat, încercați să vă calmați.

Iată câteva lucruri pe care le puteți face pentru a vă ține emoțiile sub control:

• Scuzați-vă pentru 5 minute și faceți câteva exerciții de respirație profundă afară sau în baie.
• Întrebați-vă: "Va conta acest lucru peste o săptămână/ o lună/ un an?" Acest lucru vă poate ajuta să vă păstrați un sentiment de perspectivă, ceea ce, la rândul său, vă poate ajuta să vă păstrați calmul.
• Faceți un exercițiu de împământare. De exemplu, ați putea încerca să numiți 3 lucruri pe care le puteți vedea, 3 lucruri pe care le puteți auzi și 3 lucruri pe care le puteți atinge.

6. Folosiți un limbaj înduioșător

Persoanele diplomatice sunt sincere, dar știu cum să atenueze criticile, respingerile și veștile proaste folosind un limbaj blând.

Iată câteva moduri în care puteți folosi un limbaj mai blând atunci când trebuie să fiți diplomat:

• În loc să folosiți adjective negative, folosiți un adjectiv pozitiv și "nu foarte". De exemplu, în loc să spuneți: "Rhonda are o capacitate slabă de a lua notițe", ați putea spune: "Rhonda nu are o capacitate foarte bună de a lua notițe".
• Folosiți calificative precum "oarecum", "puțin" sau "un pic". De exemplu, în loc să spuneți: "Grădina este un dezastru total", ați putea spune: "Grădina este puțin dezordonată".
• Folosiți cuvinte de acoperire care implică incertitudine în loc de judecată. De exemplu, în loc să spuneți: "Este o idee teribilă", ați putea spune: "Nu sunt sigur că ar trebui să acceptăm această idee".
• Folosiți întrebări negative. De exemplu, în loc să spuneți: "Trebuie să reevaluăm acest buget", ați putea întreba: "Nu credeți că ar trebui să reevaluăm acest buget?".
• Folosiți "îmi pare rău". De exemplu, în loc să spuneți: "Nu-mi plac pastele", ați putea spune: "Îmi pare rău, nu-mi plac pastele" sau "Îmi pare rău că nu putem rezolva asta astăzi", în loc de "Nu putem rezolva asta astăzi".

7. Folosiți vocea pasivă

Vocea pasivă este adesea percepută ca fiind mai puțin conflictuală decât vocea activă, astfel încât poate fi utilă atunci când trebuie să fiți diplomat.

De exemplu, să presupunem că ați angajat un decorator care promite că va termina de vopsit sufrageria într-o anumită zi, dar este târziu după-amiaza și nu a făcut prea multe progrese.

Ați putea spune: "Ne-ați spus că veți zugrăvi sufrageria astăzi, dar nu ați făcut-o. Ca să fiu sinceră, sunt foarte dezamăgită".

Alternativ, ați putea folosi vocea pasivă pentru a vă exprima sentimentele într-un mod mai diplomatic. De exemplu, ați putea spune: "Ni s-a spus că sufrageria va fi zugrăvită astăzi, dar nu s-a făcut, ceea ce este dezamăgitor".

8. Subliniați preocupările dumneavoastră, nu defectele altora

Dacă trebuie să vorbiți despre ceea ce face cineva greșit, evitați să faceți afirmații generalizate și generale, cum ar fi "Sally este prea rea cu clienții noștri" sau "Raj nu face niciodată ordine." În schimb, concentrați-vă pe preocupări specifice, fapte și posibile rezultate negative.

De exemplu, să presupunem că un nou angajat s-a alăturat echipei dvs. Deși se străduiește din greu și este plăcut să fie în preajma sa, devine clar că nu are competențele potrivite pentru postul respectiv. În calitate de lider de echipă, decideți să ridicați problema cu managerul dvs.

Dacă ați spune: "Rob nu este foarte bun la locul de muncă și nu cred că ar fi trebuit să fie angajat", l-ați pune pe managerul dvs. în defensivă și ați putea crea o atmosferă ciudată.

În schimb, ați putea spune ceva de genul: "Rob este o persoană foarte drăguță și pozitivă, dar mă îngrijorează faptul că nu înțelege ce implică noul său rol [Îngrijorare] Săptămâna trecută, mi-a spus că nu a înțeles termenii folosiți de Peter în prezentarea sa despre serviciul clienți [Fapt] Echipa noastră se va strădui să ducă totul la bun sfârșit dacă el nu este sigur de ceea ce trebuie să facă [Posibilrezultat negativ]."

9. Evitați limbajul acuzator

În general, este mai bine să evitați să începeți propozițiile cu "Tu niciodată..." sau "Tu întotdeauna..." Limbajul acuzator îi face pe oameni să se simtă în defensivă.

În schimb, încercați să spuneți cum vă simțiți și să folosiți fapte pentru a explica de ce vă simțiți așa. Acest lucru vă poate ajuta să evitați să păreți agresiv sau conflictual.

De exemplu, în loc să spuneți: "Bei prea mult seara", ați putea spune: "Sunt puțin îngrijorat pentru că, în ultimele săptămâni, ai băut câteva pahare în fiecare seară după cină".

10. Oferiți sugestii mai degrabă decât ordine

Dacă trebuie să oferiți un feedback negativ, încercați să adăugați o sugestie utilă alături de critică. Atunci când faceți o sugestie în loc de un ordin, este mai probabil să păreți mai degrabă rezonabil și colaborativ decât furios sau prea critic.

De exemplu, în loc să spuneți: "Refaceți acest raport și vă rugăm să îl faceți mai ușor de citit de data aceasta", ați putea spune: "Poate ați putea încerca să împărțiți punctele cheie în secțiuni scurte și în bullet points? Acest lucru ar putea face raportul mai ușor de citit".

11. Alegeți momentul potrivit pentru a purta conversații dificile

Dacă alegeți un moment nepotrivit pentru a purta o conversație sensibilă, s-ar putea ca cealaltă persoană să se simtă în defensivă, jenată sau furioasă, ceea ce poate îngreuna discuția calmă și rațională.

Poate fi de ajutor să te întrebi: "Dacă altcineva mi-ar spune același lucru pe care sunt pe cale să i-l spun acestei persoane, aș vrea să am această conversație în alt moment sau în alt loc?".

12. Oferiți un feedback echilibrat atunci când vi se cere părerea

Oamenii diplomați nu mint și nu ascund informații importante. Totuși, ei știu că, de multe ori, un feedback negativ poate fi mai ușor de acceptat dacă este însoțit de laude.

De exemplu, să presupunem că soția sau soțul dvs. vă gătește acasă o masă cu trei feluri de mâncare pentru a vă sărbători ziua de naștere. Din păcate, desertul nu a ieșit prea bine. După masă, soțul sau soția dvs. vă roagă să îi spuneți ce părere aveți despre el.

Dacă ați fi complet sincer și ați răspunde la întrebare într-un mod literal, probabil că i-ați răni sentimentele. Ar fi lipsit de tact să spuneți, de exemplu, "Primele două feluri au fost delicioase, dar desertul a fost foarte neplăcut".

Un răspuns mai diplomat ar fi: "Mi-a plăcut foarte mult supa, iar ravioli au fost fantastici. Desertul a fost poate un pic cam uscat, dar mi-a plăcut prezentarea".

13. Folosiți un limbaj corporal pozitiv

Este mai probabil ca ceilalți să vă asculte și să respecte ceea ce aveți de spus dacă limbajul corpului este deschis și prietenos.

Iată cum să folosiți un limbaj corporal pozitiv atunci când trebuie să fiți diplomat:

• Relaxați-vă mușchii feței și ai gâtului; acest lucru vă poate ajuta să păreți mai puțin sever și mai puțin încordat.
• Păstrați contactul vizual, dar nu vă holbați, pentru că dacă țineți privirea cuiva prea mult timp, puteți părea agresiv.
• Evitați să vă încrucișați picioarele și brațele, deoarece acest lucru vă poate face să păreți defensiv.
• Nu stați deasupra cuiva atunci când acesta stă jos, deoarece acest lucru vă poate face să păreți intimidant.

Pentru mai multe sfaturi, consultați ghidul nostru despre cum să folosiți un limbaj corporal încrezător.

14. Folosiți un ton plăcut al vocii

Chiar dacă cuvintele dumneavoastră sunt pline de tact, nu veți părea diplomat dacă vorbiți pe un ton furios, plat sau sarcastic. Încercați să vorbiți frumos. Dacă vă pregătiți pentru o discuție dificilă, poate fi util să repetați cu voce tare, în particular, ceea ce veți spune cu voce tare, pe un ton politicos și calm.

15. Oferiți oamenilor o șansă de a salva fața

Nu trebuie să găsiți scuze pentru greșelile cuiva, dar sugerarea unui motiv plauzibil pentru greșeala sa poate fi o manevră diplomatică bună, care îi permite să se salveze.

De exemplu, în loc să spuneți: "Această prezentare este plină de greșeli de ortografie. Remediați-o până mâine", ați putea spune: "Această prezentare nu a fost editată în amănunțime. Știu că ați fost foarte ocupat săptămâna aceasta; poate nu ați avut timp. Ar fi minunat dacă ați putea să o corectați din nou până mâine după-amiază".

16. Utilizați comunicarea asertivă

Persoanele diplomatice sunt sensibile la sentimentele celorlalți, dar nu permit ca toată lumea să le calce în picioare. Sunt încrezătoare, dar nu agresive și încearcă să negocieze un rezultat care să fie în beneficiul cât mai multor persoane.

Dacă aveți tendința de a fi de acord cu ceea ce vor ceilalți, în loc să vă apărați pentru ceea ce credeți sau aveți nevoie, consultați articolul nostru care explică ce trebuie să faceți dacă oamenii vă tratează ca pe un preș. Avem, de asemenea, un articol despre cum puteți face ca oamenii să vă respecte, care conține sfaturi practice privind comunicarea asertivă.

17. Adaptați-vă stilul de comunicare la situație

Un sentiment reciproc de respect și o relație reciprocă pot ajuta mult atunci când trebuie să lucrați cu cineva pentru a rezolva o situație delicată. Pentru a încuraja persoana respectivă să simtă că sunteți pe aceeași lungime de undă, încercați să vă adaptați vocabularul și tonul vocii în funcție de context. De exemplu, folosirea unui limbaj foarte informal la locul de muncă atunci când ridicați o problemă delicată cu șeful dvs. poate părea ca fiindlipsit de respect și neprofesionist.

Întrebări frecvente

Este bine să fii diplomat?

În situațiile sociale sensibile, este bine să fii diplomat, dar uneori este mai bine să ai o abordare mai directă. De exemplu, dacă ai încercat să critici cu tact, dar cealaltă persoană nu înțelege unde a greșit, poate că trebuie să dai un feedback direct.

Cum știu dacă sunt diplomat?

Dacă, de obicei, puteți găsi cuvintele potrivite pentru a dezamorsa sau a aplana situațiile sociale incomode, reușind în același timp să vă transmiteți mesajul, probabil că sunteți diplomat. Dacă aveți reputația de bun negociator sau pacificator, este probabil ca ceilalți să vă vadă ca pe o persoană diplomatică.

Sunt oamenii diplomatici cinstiți?

Da, oamenii diplomatici sunt cinstiți, dar nu sunt brutal de sinceri. Oamenii diplomatici știu cum să transmită vești proaste sau critici într-un mod sensibil, fără a trece cu vederea adevărul.