Mục lục
Ngoại giao là một kỹ năng xã hội mạnh mẽ giúp xây dựng các mối quan hệ lành mạnh, giải quyết xung đột và khuyến khích những người có quan điểm khác nhau làm việc cùng nhau. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu ý nghĩa của ngoại giao và cách thực hành ngoại giao trong các tình huống nhạy cảm.
Ngoại giao nghĩa là gì?
Ngoại giao là nghệ thuật xử lý các tình huống xã hội tế nhị theo cách tế nhị tôn trọng cảm xúc của người khác. Nó đôi khi được gọi là khéo léo.
Dưới đây là những đặc điểm và hành vi chính của những người có khả năng ngoại giao:
- Họ có thể có những cuộc thảo luận khó khăn mà không làm tổn hại đến mối quan hệ mà họ có với người khác.
- Họ giữ bình tĩnh trong những tình huống căng thẳng.
- Họ hiểu rằng con người không phải lúc nào cũng lý trí. Họ không xem xét phản ứng tiêu cực của người khác một cách cá nhân.
- Họ có thể đưa ra những tin xấu và lời chỉ trích một cách nhân ái.
- Họ tôn trọng việc mọi người đều có quan điểm riêng và họ cố gắng hiểu ý kiến của người khác.
- Họ không cố gắng “chiến thắng” các cuộc tranh luận. Thay vào đó, họ cố gắng hiểu các quan điểm khác.
- Họ giỏi hòa giải giữa hai hoặc nhiều người không cùng quan điểm về một vấn đề.
- Họ là người giải quyết vấn đề và cố gắng tìm giải pháp đáp ứng nhu cầu của mọi người.
- Họ luôn lịch sự với mọi người, ngay cả với những người khiến họ khó chịu hoặc tức giận.
Cách ngoại giao
Dưới đây là một số mẹo sẽnói hay. Nếu bạn đang chuẩn bị cho một cuộc thảo luận khó khăn, có thể hữu ích để luyện tập những gì bạn sẽ nói riêng với giọng điệu lịch sự, bình tĩnh.
15. Cho mọi người cơ hội để giữ thể diện
Bạn không cần phải bào chữa cho sai lầm của ai đó, nhưng việc đề xuất một lý do chính đáng cho lỗi của họ có thể là một hành động ngoại giao tốt giúp họ giữ thể diện.
Ví dụ: thay vì nói, “Bài thuyết trình này đầy lỗi chính tả. Hãy sửa nó vào ngày mai,” bạn có thể nói, “Bản trình bày này chưa được chỉnh sửa kỹ lưỡng. Tôi biết bạn đã thực sự bận rộn trong tuần này; có thể bạn không có thời gian. Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể đọc lại nó vào chiều mai.”
16. Sử dụng cách giao tiếp quyết đoán
Những người làm ngoại giao rất nhạy cảm với cảm xúc của người khác, nhưng họ không cho phép mọi người lấn át mình. Họ tự tin nhưng không hiếu chiến và cố gắng đàm phán để đạt được kết quả có lợi cho nhiều người nhất có thể.
Nếu bạn có xu hướng chiều theo ý người khác hơn là đứng lên bảo vệ những gì bạn tin tưởng hoặc cần, hãy xem bài viết của chúng tôi giải thích những việc cần làm nếu mọi người coi bạn như một tấm thảm chùi chân. Chúng tôi cũng có một bài viết về cách bạn có thể khiến mọi người tôn trọng mình, trong đó có những lời khuyên thiết thực về cách giao tiếp quyết đoán.
17. Điều chỉnh phong cách giao tiếp của bạn cho phù hợp với tình huống
Cảm giác tôn trọng và mối quan hệ hợp tác lẫn nhau có thể giúp ích rất nhiều khi bạn cầnlàm việc với ai đó để giải quyết một tình huống tế nhị. Để khuyến khích họ cảm thấy như thể bạn đang ở cùng bước sóng, hãy thử điều chỉnh từ vựng và giọng điệu của bạn cho phù hợp với ngữ cảnh. Ví dụ: sử dụng ngôn ngữ rất thân mật tại nơi làm việc khi bạn đang nêu một vấn đề tế nhị với sếp của mình có thể bị coi là thiếu tôn trọng và thiếu chuyên nghiệp.
Các câu hỏi thường gặp
Ngoại giao có tốt không?
Trong các tình huống xã hội nhạy cảm, ngoại giao thường là tốt. Nhưng đôi khi, một cách tiếp cận cùn hơn là tốt hơn. Ví dụ: nếu bạn đã cố gắng đưa ra lời chỉ trích một cách khéo léo, nhưng người khác không hiểu họ đã sai ở đâu, thì bạn có thể cần đưa ra một số phản hồi thẳng thắn.
Làm cách nào để biết mình có phải là người ngoại giao không?
Nếu bạn thường có thể tìm ra những từ ngữ phù hợp để xoa dịu hoặc xoa dịu các tình huống xã hội khó xử trong khi vẫn xoay sở để truyền tải thông điệp của mình, thì có lẽ bạn là người có khả năng ngoại giao. Nếu bạn nổi tiếng là một nhà đàm phán hay người kiến tạo hòa bình giỏi, thì có khả năng những người khác coi bạn là một người có tài ngoại giao.
Các nhà ngoại giao có trung thực không?
Vâng, các nhà ngoại giao có trung thực. Tuy nhiên, họ không thẳng thắn một cách tàn nhẫn. Người làm ngoại giao biết cách đưa tin xấu hoặc chỉ trích một cách tế nhị mà không che đậy sự thật.
giúp bạn xử lý các tình huống nhạy cảm một cách điềm tĩnh, duyên dáng để mọi người liên quan có cơ hội cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu.1. Lắng nghe người khác một cách cẩn thận
Bạn không thể ngoại giao trừ khi bạn hiểu vị trí và cảm xúc của họ. Để nhìn mọi thứ từ quan điểm của họ, bạn cần lắng nghe.
Cụ thể, bạn muốn trở thành một người lắng nghe tích cực. Điều này có nghĩa là:
- Mang đến cho mọi người sự chú ý hoàn toàn của bạn khi họ đang nói
- Cho phép mọi người kết thúc câu nói của họ
- Cố gắng tập trung vào những gì người khác đang nói thay vì chỉ chờ đến lượt bạn nói
- Sử dụng các tín hiệu bằng lời nói và phi ngôn ngữ để thể hiện rằng bạn đang chú ý; ví dụ: bằng cách nói “Uh-huh, tiếp tục đi” hoặc gật đầu khi họ đưa ra ý chính
Hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách trở thành người lắng nghe tốt hơn để biết thêm các mẹo.
2. Đặt câu hỏi để nâng cao hiểu biết của bạn
Ngay cả khi bạn chăm chú lắng nghe ai đó, bạn có thể không hiểu ngay những gì họ đang cố gắng nói với bạn. Bạn có thể đặt câu hỏi để kiểm tra xem mình đã hiểu những gì họ đang nói hay chưa.
Đặt câu hỏi chu đáo có thể tránh hiểu lầm. Nó cũng báo hiệu rằng bạn thực sự quan tâm đến suy nghĩ của người khác, điều này có thể giúp xây dựng lòng tin và mối quan hệ, điều quan trọng khi bạn đàm phán hoặc nói về các chủ đề nhạy cảm.
Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể hỏi nếu không chắc chắn về người kháccó nghĩa là:
- “Tôi không chắc chính xác ý của bạn là gì. Bạn có thể cho tôi biết thêm một chút về điều đó không?”
- “Bạn có thể mở rộng một chút về điểm mà bạn đã đưa ra về X không?”
- “Tôi có thể kiểm tra xem tôi đã hiểu đúng về bạn chưa? Tôi nghĩ bạn đang nói rằng bạn bè của tôi đến căn hộ quá thường xuyên, đúng không?”
3. Cố gắng đồng cảm với người khác
Đồng cảm liên quan đến việc tưởng tượng mình ở vị trí của người khác và nhìn mọi thứ từ quan điểm của họ. Nếu bạn có thể đồng cảm với ai đó, bạn có thể dễ dàng nói và cư xử ngoại giao hơn trong một tình huống xã hội tế nhị. Điều này là do khi bạn hiểu được cảm xúc của người khác, bạn có thể dễ dàng hơn trong việc lựa chọn nên nói gì và nói như thế nào.
Ví dụ: giả sử bạn cần từ chối lời mời dự tiệc Giáng sinh của đại gia đình nhà chồng. Nếu thử đặt mình vào vị trí của họ, bạn có thể nhận ra rằng họ đã lâu không gặp gia đình và có lẽ sẽ rất mong chờ bữa tiệc. Thật hợp lý khi đoán rằng họ sẽ thất vọng khi người thân của họ (bao gồm cả bạn) từ chối lời mời.
Với suy nghĩ này, có lẽ câu "Không, cảm ơn" sẽ không đủ tế nhị. Thay vào đó, những câu như: “Chúng tôi rất muốn đến, nhưng đơn giản là chúng tôi không thể đến được”, được nói với giọng ấm áp, sẽ tốt hơn.
Nếu bạn không coi mình là người có khả năng đồng cảm bẩm sinh, hãy xem bài viết này về những việc cần làm nếu bạn không thể đồng cảm vớingười khác.
4. Viết trước những điểm chính
Không phải lúc nào bạn cũng có thể chuẩn bị trước cho một cuộc thảo luận khó khăn. Tuy nhiên, nếu bạn có cơ hội lên kế hoạch cho những gì bạn muốn nói, bạn nên lập một danh sách gạch đầu dòng về mọi thứ bạn muốn trình bày. Một danh sách sẽ giúp bạn tập trung vào các sự kiện và vấn đề chính, điều này có thể giúp bạn dễ dàng có một cuộc trò chuyện rõ ràng và mang tính xây dựng.
Ví dụ: giả sử bạn đang họp với một nhân viên vì họ liên tục đi làm muộn. Mục tiêu của bạn là tìm hiểu lý do tại sao nhân viên không đến đúng giờ.
Bạn có thể viết một danh sách giống như sau:
- Đặt ra một sự kiện chính: Đi muộn 7 ngày trong 10 ngày qua
- Đặt ra hậu quả: Đồng nghiệp phải làm thêm việc
- Đặt câu hỏi: “Tại sao bạn lại đến muộn vào buổi sáng?”
- Đặt câu hỏi: “Chúng tôi có thể giải quyết vấn đề như thế nào để bạn đến đúng giờ?”
Bằng cách tham khảo danh sách này trong cuộc họp, bạn có thể thấy việc đi đúng hướng và tương tác với nhân viên của mình dễ dàng hơn để có thể cùng nhau giải quyết vấn đề. Bạn không cần phải viết ra từng chữ một; chỉ bao gồm nhiều chi tiết mà bạn cảm thấy cần thiết.
5. Kiểm soát cảm xúc của bạn
Nếu bạn nhanh chóng mất bình tĩnh, người đối thoại với bạn có thể không tôn trọng bạn, điều này có thể khiến giao tiếp ngoại giao, có ý nghĩa trở nên khó khăn. Nếu bạn cảm thấytức giận, khó chịu hoặc thất vọng, hãy cố gắng trấn tĩnh bản thân.
Dưới đây là một số điều bạn có thể làm để kiểm soát cảm xúc của mình:
- Xin phép bản thân trong 5 phút và thực hiện một số bài tập hít thở sâu bên ngoài hoặc trong phòng tắm.
- Hãy tự hỏi bản thân: “Liệu điều này có quan trọng trong một tuần/một tháng/một năm kể từ bây giờ không?” Điều này có thể giúp bạn giữ vững quan điểm, từ đó có thể giúp bạn giữ bình tĩnh.
- Thực hiện bài tập tiếp đất. Ví dụ: bạn có thể thử đặt tên cho 3 thứ bạn có thể nhìn thấy, 3 thứ bạn có thể nghe thấy và 3 thứ bạn có thể chạm vào.
6. Sử dụng ngôn ngữ mềm mỏng
Những người ngoại giao trung thực, nhưng họ biết cách làm dịu đi những lời chỉ trích, từ chối và tin xấu bằng cách sử dụng ngôn ngữ nhẹ nhàng.
Dưới đây là một số cách bạn có thể sử dụng ngôn ngữ mềm mỏng khi cần ngoại giao:
- Thay vì sử dụng tính từ tiêu cực, hãy sử dụng tính từ tích cực và “không lắm”. Ví dụ: thay vì nói: “Kỹ năng ghi chép của Rhonda kém,” bạn có thể nói “Kỹ năng ghi chép của Rhonda không tốt lắm”.
- Sử dụng các từ hạn định như “phần nào”, “một chút” hoặc “một chút”. Ví dụ: thay vì nói: “Khu vườn thật lộn xộn”, bạn có thể nói: “Khu vườn hơi bừa bộn”.
- Sử dụng các từ phòng ngừa ám chỉ sự không chắc chắn thay vì phán xét. Ví dụ: thay vì nói: “Đó là một ý tưởng tệ hại”, bạn có thể nói: “Tôi không chắc chúng ta có nên thực hiện ý tưởng đó hay không”.
- Sử dụng câu hỏi phủ định. Ví dụ: thay vì nói: “Chúng tôi cần đánh giá lại ngân sách này”, bạn có thể hỏi: “Bạn có nghĩ rằng chúng ta nên đánh giá lại ngân sách này không?”
- Hãy sử dụng “xin lỗi”. Ví dụ: thay vì nói “Tôi không thích mì ống”, bạn có thể nói “Xin lỗi, tôi thực sự không thích mì ống” hoặc “Tôi xin lỗi vì hôm nay chúng tôi không thể khắc phục điều đó” thay vì “Hôm nay chúng tôi không thể khắc phục điều đó”.
7. Sử dụng thể bị động
Thể bị động thường được coi là ít đối đầu hơn so với thể chủ động, vì vậy nó có thể hữu ích khi bạn cần ngoại giao.
Ví dụ: giả sử bạn thuê một người trang trí hứa rằng họ sẽ sơn xong phòng ăn của bạn vào một ngày cụ thể. Nhưng đã đến chiều muộn và họ vẫn chưa đạt được nhiều tiến bộ.
Xem thêm: Làm thế nào để không trở nên tuyệt vọngBạn có thể nói: “Bạn đã nói với chúng tôi rằng hôm nay bạn sẽ sơn phòng ăn, nhưng bạn vẫn chưa hoàn thành. Nói thật với bạn, tôi rất thất vọng.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng thể bị động để làm rõ cảm xúc của mình theo cách ngoại giao hơn. Ví dụ: bạn có thể nói: “Chúng tôi được thông báo rằng phòng ăn sẽ được sơn lại vào hôm nay, nhưng việc này vẫn chưa được thực hiện, thật đáng thất vọng”.
Xem thêm: Làm thế nào để vượt qua sự bất an xã hội8. Nhấn mạnh mối quan tâm của bạn chứ không phải lỗi của người khác
Nếu bạn cần nói về việc ai đó đang làm sai, hãy tránh đưa ra những tuyên bố chung chung, bao quát như “Sally quá ác ý với khách hàng của chúng tôi” hoặc “Raj không bao giờ dọn dẹp”. Thay vào đó, hãy tập trung vào những mối quan tâm, sự kiện cụ thể,và các kết quả tiêu cực có thể xảy ra.
Ví dụ: giả sử có một nhân viên mới gia nhập nhóm của bạn. Mặc dù họ cố gắng hết sức và rất dễ chịu khi ở gần, nhưng rõ ràng là họ không có bộ kỹ năng phù hợp cho công việc. Với tư cách là trưởng nhóm, bạn quyết định nêu vấn đề với người quản lý của mình.
Nếu bạn nói: “Rob làm việc không tốt lắm và tôi không nghĩ anh ấy nên được thuê,” thì bạn sẽ đặt người quản lý của mình vào thế phòng thủ và có khả năng tạo ra bầu không khí khó xử.
Thay vào đó, bạn có thể nói điều gì đó như: “Rob là một người thực sự tốt bụng, tích cực để ở bên, nhưng tôi lo rằng anh ấy không hiểu vai trò mới của mình liên quan đến điều gì. [Lo ngại] Tuần trước, anh ấy nói với tôi rằng anh ấy không hiểu các thuật ngữ mà Peter sử dụng trong bài thuyết trình về dịch vụ khách hàng. [Sự thật] Nhóm của chúng tôi sẽ gặp khó khăn để hoàn thành mọi việc nếu anh ấy không chắc mình định làm gì [Kết quả tiêu cực có thể xảy ra].”
9. Tránh ngôn ngữ buộc tội
Nói chung, tốt nhất là tránh bắt đầu câu bằng “Bạn không bao giờ…” hoặc “Bạn luôn…” Ngôn ngữ buộc tội thường khiến mọi người cảm thấy phòng thủ.
Thay vào đó, hãy thử nói rõ cảm giác của bạn và sử dụng sự thật để giải thích lý do tại sao bạn cảm thấy như vậy. Điều này có thể giúp bạn tránh bị coi là hung hăng hoặc đối đầu.
Ví dụ: thay vì nói: “Bạn uống quá nhiều vào buổi tối”, bạn có thể nói “Tôi hơi lo lắng vì trong vài tuần qua, bạn đã uống nhiều rượumỗi tối sau bữa tối.”
10. Đưa ra đề xuất thay vì ra lệnh
Nếu bạn cần đưa ra phản hồi tiêu cực, hãy thử thêm một đề xuất hữu ích bên cạnh lời chỉ trích. Khi bạn đưa ra một gợi ý thay vì ra lệnh, bạn sẽ có nhiều khả năng được coi là hợp lý và hợp tác hơn là tức giận hoặc chỉ trích thái quá.
Ví dụ: thay vì nói: “Hãy làm lại báo cáo này và lần này hãy làm cho nó dễ đọc hơn,” bạn có thể nói: “Bạn có thể thử chia nhỏ các điểm chính thành các phần ngắn và các gạch đầu dòng không? Điều đó có thể làm cho báo cáo của bạn dễ đọc hơn.”
11. Chọn thời điểm thích hợp để tổ chức các cuộc trò chuyện khó khăn
Nếu chọn thời điểm không phù hợp để có một cuộc trò chuyện nhạy cảm, bạn có thể khiến đối phương cảm thấy phòng thủ, xấu hổ hoặc tức giận, điều này có thể khiến bạn khó có một cuộc trò chuyện bình tĩnh, hợp lý.
Bạn có thể tự hỏi bản thân: “Nếu ai đó nói với tôi điều tương tự mà tôi sắp nói với người này, tôi có muốn trò chuyện vào thời điểm khác hoặc ở một nơi khác không?”
12. Đưa ra phản hồi cân bằng khi được hỏi ý kiến của bạn
Nhân viên ngoại giao không nói dối hoặc giấu giếm thông tin quan trọng. Tuy nhiên, họ biết rằng thông thường, phản hồi tiêu cực có thể dễ dàng được chấp nhận hơn nếu đi kèm với lời khen ngợi.
Ví dụ: giả sử vợ hoặc chồng bạn nấu cho bạn một bữa ăn ba món tại nhà để chúc mừng sinh nhật bạn. Thật không may, món tráng miệng đã khônghóa ra rất tốt. Sau bữa ăn, vợ/chồng của bạn yêu cầu bạn nói cho họ biết suy nghĩ thực sự của bạn về bữa ăn.
Nếu bạn hoàn toàn trung thực và trả lời câu hỏi theo nghĩa đen, có thể bạn sẽ làm tổn thương cảm xúc của họ. Chẳng hạn, sẽ là thiếu tế nhị khi nói, “Hai món đầu tiên rất ngon, nhưng món tráng miệng thì thực sự khó chịu.”
Một câu trả lời khéo léo hơn sẽ là: “Tôi rất thích món súp và món ravioli rất ngon. Món tráng miệng có thể hơi khô, nhưng tôi thích cách trình bày.”
13. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực
Những người khác có thể sẽ lắng nghe bạn hơn và tôn trọng những gì bạn nói nếu ngôn ngữ cơ thể của bạn cởi mở và thân thiện.
Dưới đây là cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực khi bạn cần tỏ ra ngoại giao:
- Thư giãn các cơ trên mặt và cổ; điều này có thể giúp bạn trông bớt nghiêm nghị và căng thẳng hơn.
- Hãy giao tiếp bằng mắt, nhưng đừng nhìn chằm chằm vì nhìn chằm chằm vào ai đó quá lâu có thể khiến bạn bị coi là hung hăng.
- Tránh khoanh chân và khoanh tay, vì điều này có thể khiến bạn bị coi là đang phòng thủ.
- Không đứng trước ai đó khi họ đang ngồi, vì điều này có thể khiến bạn bị coi là đáng sợ.
Để biết thêm mẹo, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể tự tin.
14. Sử dụng giọng điệu dễ chịu
Ngay cả khi lời nói của bạn tế nhị, bạn sẽ không được coi là người ngoại giao nếu bạn nói bằng giọng điệu tức giận, thẳng thừng hoặc mỉa mai. Thử
