Jak být diplomatický a taktní (s příklady)

Diplomacie je mocná sociální dovednost, která pomáhá budovat zdravé vztahy, řešit konflikty a povzbuzovat lidi s odlišnými názory ke spolupráci. V tomto článku se dozvíte, co znamená být diplomatický a jak praktikovat diplomacii v citlivých situacích.

Co znamená být diplomatický?

Diplomacie je umění řešit choulostivé společenské situace citlivým způsobem, který respektuje city druhých lidí. Někdy se označuje jako takt.

Zde jsou klíčové vlastnosti a chování diplomatů:

• Mohou vést obtížné diskuse, aniž by poškodili vztahy, které mají s ostatními lidmi.
• Ve vypjatých situacích zachovávají klid.
• Chápou, že lidé nejsou vždy racionální. Neberou si negativní reakce druhých lidí osobně.
• Dokáží předat špatné zprávy a kritiku soucitným způsobem.
• Respektují, že každý má svůj jedinečný pohled na věc, a snaží se pochopit názory ostatních.
• Nesnaží se "vyhrát" argumenty, ale snaží se pochopit jiné pohledy.
• Jsou dobrými prostředníky mezi dvěma nebo více lidmi, kteří se v nějakém problému neshodnou.
• Řeší problémy a snaží se najít řešení, která by odpovídala potřebám všech.
• Ke všem jsou zdvořilí, dokonce i k těm, kteří je dráždí nebo rozčilují.

Jak být diplomatický

Zde je několik tipů, které vám pomohou řešit citlivé situace klidně a s grácií, aby se všichni zúčastnění cítili vyslechnuti a pochopeni.

1. Pozorně naslouchejte ostatním

Nemůžete být diplomatičtí, pokud nerozumíte jejich postoji a pocitům. Abyste viděli věci z jejich pohledu, musíte jim naslouchat.

Konkrétně chcete být aktivním posluchačem. To znamená:

• věnování plné pozornosti lidem, když mluví.
• Umožnění lidem dokončit větu
• Snažit se soustředit na to, co říkají ostatní, místo abyste čekali, až na vás přijde řada.
• Používání verbálních a neverbálních signálů, kterými dáváte najevo, že dáváte pozor; například tím, že řeknete "Aha, pokračujte" nebo kývnete hlavou, když někdo řekne klíčový bod.

Další tipy najdete v našem průvodci, jak být lepším posluchačem.

2. Pokládejte otázky, abyste zlepšili své porozumění

I když někoho pozorně posloucháte, nemusíte hned pochopit, co se vám snaží říct. Může vám pomoci klást otázky, abyste si ověřili, že jste pochopili, co říká.

Kladení promyšlených otázek může zabránit nedorozuměním. Dává také najevo, že se skutečně zajímáte o myšlenky druhé osoby, což může pomoci vybudovat důvěru a vztah, které jsou důležité, když vyjednáváte nebo mluvíte o citlivých tématech.

Zde je několik otázek, které můžete položit, pokud si nejste jisti, co má někdo jiný na mysli:

• "Nejsem si jistý, co přesně máte na mysli. Mohl byste mi o tom říct něco víc?"
• "Mohl byste trochu rozvést svůj názor na X?"
• "Můžu si ověřit, jestli jsem ti dobře rozuměl? Myslím, že říkáš, že moji přátelé chodí do bytu příliš často, je to tak?"

3. Snažte se vcítit do druhých lidí

Empatie spočívá v tom, že si představíte sami sebe na místě někoho jiného a vidíte věci z jeho perspektivy. Pokud se dokážete do někoho vcítit, může být snazší mluvit a chovat se diplomaticky v choulostivé společenské situaci. Když totiž chápete pocity druhého člověka, může být snazší zvolit jak to, co říct, tak to, jak to říct.

Řekněme například, že musíte odmítnout pozvání na velkou rodinnou vánoční oslavu svých příbuzných. Pokud se pokusíte vžít do jejich situace, možná si uvědomíte, že svou rodinu dlouho neviděli a na oslavu se pravděpodobně budou těšit. Dá se odhadnout, že budou zklamaní, když jejich příbuzní (včetně vás) pozvání odmítnou.

S ohledem na to by asi nebylo dostatečně taktní říci "Ne, děkujeme." Místo toho by bylo lepší říci něco jako "Rádi bychom přišli, ale prostě to nemůžeme stihnout," a to vřelým tónem hlasu.

Pokud se nepovažujete za přirozeně empatického člověka, přečtěte si tento článek o tom, co dělat, když se nedokážete vcítit do druhých lidí.

4. Zapište si předem klíčové body

Ne vždy je možné se na složitou diskusi připravit předem. Pokud však máte možnost naplánovat si, co byste chtěli říci, je dobré vytvořit si seznam odrážek se vším, co byste chtěli probrat. Seznam vám pomůže soustředit se na klíčová fakta a otázky, což může usnadnit jasný a konstruktivní rozhovor.

Řekněme například, že máte schůzku se zaměstnancem, protože neustále chodí pozdě do práce. Vaším cílem je zjistit, proč zaměstnanec nechodí včas.

Můžete napsat seznam, který bude vypadat asi takto:

• Vyjádřete klíčovou skutečnost: Pozdě 7 dní z posledních 10.
• Vyjádřete důsledek: Spolupracovníci si musí vzít práci navíc.
• Položte otázku: "Proč chodíte ráno pozdě?".
• Položte otázku: "Jak můžeme problém vyřešit, abyste dorazili včas?".

Pokud se na tento seznam budete během schůzky odvolávat, možná vám bude snazší udržet se na správné cestě a navázat se zaměstnancem kontakt, abyste mohli problém společně vyřešit. Nemusíte psát doslovný scénář; stačí, když do něj zahrnete tolik podrobností, kolik považujete za nutné.

5. Mějte své emoce pod kontrolou

Pokud rychle ztratíte nervy, může se stát, že osoba, se kterou mluvíte, k vám ztratí respekt, což může ztížit smysluplnou a diplomatickou komunikaci. Pokud se cítíte rozzlobení, naštvaní nebo frustrovaní, snažte se uklidnit.

Zde je několik věcí, které můžete udělat, abyste udrželi své emoce na uzdě:

• Na 5 minut se omluvte a proveďte venku nebo v koupelně několik hlubokých dechových cvičení.
• Zeptejte se sami sebe: "Bude na tom záležet za týden, měsíc nebo rok?" To vám pomůže udržet si nadhled, který vám pomůže zachovat klid.
• Udělejte si uzemňovací cvičení. Můžete například zkusit vyjmenovat 3 věci, které vidíte, 3 věci, které slyšíte, a 3 věci, kterých se můžete dotknout.

6. Používejte změkčující výrazy

Diplomatičtí lidé jsou upřímní, ale umí zmírnit kritiku, odmítnutí a špatné zprávy pomocí jemného jazyka.

Zde je několik způsobů, jak můžete použít změkčující jazyk, když potřebujete být diplomatičtí:

• Místo záporných přídavných jmen použijte kladné přídavné jméno a "not very". Například místo "Rhondiny schopnosti psát si poznámky jsou špatné" můžete říci "Rhondiny schopnosti psát si poznámky nejsou příliš dobré".
• Používejte upřesňující výrazy jako "trochu", "trochu" nebo "trochu". Například místo "Zahrada je úplně zaneřáděná" můžete říct "Zahrada je trochu zaneřáděná".
• Používejte zajišťovací slova, která naznačují nejistotu místo úsudku. Například místo "To je hrozný nápad" můžete říct "Nejsem si jistý, jestli bychom měli tento nápad realizovat".
• Používejte negativní otázky. Například místo věty: "Musíme přehodnotit tento rozpočet," byste se mohli zeptat: "Nemyslíte si, že bychom měli tento rozpočet přehodnotit?".
• Použijte "sorry". Například místo "Nemám rád těstoviny" můžete říct "Promiňte, ale těstoviny opravdu nemám rád" nebo "Omlouvám se, že to dnes nemůžeme udělat" místo "Dnes to nemůžeme udělat".

7. Používejte pasivní hlas

Pasivní hlas je často vnímán jako méně konfrontační než aktivní hlas, takže může být užitečný, když potřebujete být diplomatičtí.

Řekněme například, že si najmete dekoratéra, který slíbí, že v určitý den dokončí malování vaší jídelny. Je však již pozdě odpoledne a dekoratér zatím příliš nepokročil.

Mohl bys říct: "Řekl jsi nám, že dnes vymaluješ jídelnu, ale neudělal jsi to. Abych pravdu řekl, jsem velmi zklamaný."

Můžete také použít pasivní hlas, abyste dali najevo své pocity diplomatičtějším způsobem. Například můžete říci: "Bylo nám řečeno, že jídelna bude dnes vymalována, ale nebylo to uděláno, což je zklamání."

8. Zdůrazňujte své obavy, ne chyby druhých.

Pokud potřebujete mluvit o tom, co někdo dělá špatně, vyvarujte se obecných, paušálních tvrzení typu "Sally je příliš zlá na naše zákazníky" nebo "Ráj nikdy neuklízí".Místo toho se zaměřte na konkrétní problémy, fakta a možné negativní důsledky.

Řekněme například, že do vašeho týmu nastoupil nový zaměstnanec. Přestože se velmi snaží a je příjemný, je jasné, že nemá správné dovednosti pro danou práci. Jako vedoucí týmu se rozhodnete na tento problém upozornit svého nadřízeného.

Kdybyste řekli: "Rob není ve své práci příliš dobrý a myslím, že neměl být přijat," dostali byste svého nadřízeného do defenzivy a potenciálně vytvořili nepříjemnou atmosféru.

Místo toho byste mohli říci něco jako: "Rob je opravdu milý a pozitivní člověk, ale obávám se, že nerozumí tomu, co jeho nová role obnáší." [Obava] Minulý týden mi řekl, že nerozumí termínům, které Petr použil ve své prezentaci o zákaznickém servisu. [Skutečnost] Náš tým bude mít problém vše zvládnout, pokud si nebude jistý tím, co má dělat. [Možnostnegativní výsledek]."

9. Vyhněte se obviňujícímu jazyku

Obecně je lepší vyhnout se začátkům vět typu "Ty nikdy..." nebo "Ty vždycky..." Obviňující výrazy často vyvolávají v lidech pocit obrany.

Místo toho se snažte říct, jak se cítíte, a na základě faktů vysvětlit, proč se tak cítíte. To vám pomůže vyhnout se tomu, abyste působili agresivně nebo konfrontačně.

Například místo věty: "Večer moc piješ," můžete říct: "Mám trochu obavy, protože v posledních několika týdnech jsi každý večer po večeři vypil několik skleniček."

10. Dávejte spíše návrhy než příkazy

Pokud potřebujete dát negativní zpětnou vazbu, zkuste vedle kritiky přidat i užitečný návrh. Když místo příkazu dáte návrh, budete spíše působit rozumně a spolupracovat než rozzlobeně nebo přehnaně kriticky.

Například místo věty: "Udělejte tuto zprávu znovu a tentokrát ji prosím udělejte čitelnější," můžete říci: "Možná byste mohl zkusit rozdělit klíčové body do krátkých částí a odrážek? To by mohlo usnadnit čtení zprávy."

11. Zvolte správný čas pro vedení náročných rozhovorů

Pokud si k citlivému rozhovoru vyberete nevhodnou dobu, může se druhá osoba cítit v defenzivě, v rozpacích nebo rozzlobená, což může ztížit klidný a racionální rozhovor.

Může vám pomoci položit si otázku: "Kdyby mi někdo jiný řekl totéž, co se chystám říct této osobě, chtěl bych tento rozhovor vést v jinou dobu nebo na jiném místě?".

12. Poskytněte vyváženou zpětnou vazbu, když jste požádáni o svůj názor.

Diplomatičtí lidé nelžou a nezamlčují důležité informace. Vědí však, že často lze negativní zpětnou vazbu snáze přijmout, pokud je doprovázena pochvalou.

Řekněme například, že vám manželka nebo manžel uvaří doma na oslavu vašich narozenin jídlo o třech chodech. Dezert se bohužel příliš nepovedl. Po jídle vás manželka požádá, abyste jí řekli, co si o něm opravdu myslíte.

Kdybyste byli zcela upřímní a odpověděli na otázku doslova, pravděpodobně byste se dotkli jejich citů. Bylo by netaktní říci například: "První dva chody byly vynikající, ale dezert byl opravdu nepříjemný".

Diplomatičtější odpověď by zněla: "Polévka mi moc chutnala a ravioli byly fantastické. Dezert byl možná trochu suchý, ale líbila se mi jeho prezentace."

13. Používejte pozitivní řeč těla

Ostatní lidé vás budou spíše poslouchat a respektovat, co chcete říct, pokud bude vaše řeč těla otevřená a přátelská.

Zde se dozvíte, jak používat pozitivní řeč těla, když potřebujete být diplomatičtí:

• Uvolněte svaly v obličeji a na krku; to vám pomůže působit méně přísně a napjatě.
• Navazujte oční kontakt, ale nezírejte na někoho upřeně, protože příliš dlouhé upírání pohledu může působit agresivně.
• Vyvarujte se křížení nohou a rukou, protože to může působit defenzivně.
• Nestůjte nad sedícím člověkem, protože to může působit zastrašujícím dojmem.

Další tipy najdete v našem průvodci, jak používat sebevědomou řeč těla.

14. Používejte příjemný tón hlasu

I když jsou vaše slova taktní, nebudete působit diplomaticky, pokud budete mluvit rozzlobeným, plochým nebo sarkastickým tónem hlasu. Snažte se mluvit slušně. Pokud se připravujete na obtížnou diskusi, může vám pomoci, když si v soukromí nahlas zopakujete, co se chystáte říct, a to slušným a klidným tónem.

15. Dejte lidem šanci zachovat si tvář

Nemusíte omlouvat něčí chyby, ale navrhnout věrohodný důvod jeho chyby může být dobrý diplomatický manévr, který mu umožní zachovat si tvář.

Například místo věty: "Tato prezentace je plná pravopisných chyb. Do zítřka ji opravte," můžete říci: "Tato prezentace nebyla důkladně upravena. Vím, že jste měl tento týden hodně práce, možná jste neměl čas. Bylo by skvělé, kdybyste ji mohl do zítřejšího odpoledne znovu zkontrolovat." Pokud se vám to podaří, můžete se obrátit na vedoucího.

16. Používejte asertivní komunikaci

Diplomatičtí lidé jsou citliví k pocitům druhých lidí, ale nenechají se každým převálcovat. Jsou sebevědomí, ale ne agresivní, a snaží se vyjednat výsledek, který bude prospěšný pro co nejvíce lidí.

Pokud máte tendenci vyhovět tomu, co chtějí ostatní, místo abyste se postavili za to, čemu věříte nebo co potřebujete, přečtěte si náš článek, který vysvětluje, co dělat, když se k vám lidé chovají jako k rohožce. Máme také článek o tom, jak si můžete získat respekt ostatních, který obsahuje praktické rady o asertivní komunikaci.

17. Přizpůsobte svůj komunikační styl situaci

Vzájemný respekt a vztah mohou být velmi důležité, když potřebujete s někým vyřešit choulostivou situaci. Abyste podpořili pocit, že jste na stejné vlně, zkuste přizpůsobit svůj slovník a tón hlasu kontextu. Například používání velmi neformálního jazyka na pracovišti, když se svým šéfem řešíte choulostivou záležitost, může působit jakoneuctivé a neprofesionální.

Nejčastější otázky

Je dobré být diplomatický?

V citlivých společenských situacích je obvykle dobré být diplomatický. Někdy je však lepší použít přímočařejší přístup. Pokud jste se například snažili kritizovat taktně, ale druhá osoba nechápe, kde udělala chybu, možná budete muset říct nějakou přímočařejší zpětnou vazbu.

Jak poznám, že jsem diplomat?

Pokud obvykle dokážete najít ta správná slova, kterými rozptýlíte nebo urovnáte nepříjemné společenské situace a zároveň dokážete sdělit své poselství, jste pravděpodobně diplomat. Pokud máte pověst dobrého vyjednavače nebo mírotvorce, je pravděpodobné, že vás ostatní lidé vnímají jako diplomatickou osobu.

Jsou diplomaté čestní?

Ano, diplomaté jsou upřímní, ale nejsou brutálně upřímní. Diplomaté umí citlivě sdělit špatné zprávy nebo kritiku, aniž by zamlčeli pravdu.