Как да бъдем дипломатични и тактични (с примери)

Дипломацията е мощно социално умение, което помага за изграждането на здрави взаимоотношения, разрешаването на конфликти и насърчаването на хора с различни възгледи да работят заедно. В тази статия ще научите какво означава да бъдеш дипломатичен и как да практикувате дипломация в деликатни ситуации.

Какво означава да бъдеш дипломатичен?

Дипломацията е изкуството да се справяме с деликатни социални ситуации по деликатен начин, като зачитаме чувствата на другите хора. Понякога се нарича такт.

Ето кои са основните черти и поведения на дипломатичните хора:

• Могат да водят трудни дискусии, без да влошават отношенията си с други хора.
• Те запазват спокойствие в напрегнати ситуации.
• Те разбират, че хората невинаги са рационални. Не приемат лично негативните реакции на другите хора.
• Те могат да предават лоши новини и критики по състрадателен начин.
• Те уважават факта, че всеки има уникална гледна точка, и се опитват да разберат чуждото мнение.
• Те не се опитват да "спечелят" спорове, а се опитват да разберат другите гледни точки.
• Те умеят да посредничат между двама или повече души, които не са на едно мнение по даден въпрос.
• Те решават проблеми и се опитват да намерят решения, които отговарят на нуждите на всички.
• Те са любезни с всички, дори с тези, които ги дразнят или ядосват.

Как да бъдем дипломатични

Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да се справяте с деликатни ситуации по спокоен и елегантен начин, който дава възможност на всички участници да се почувстват изслушани и разбрани.

1. Изслушвайте внимателно другите

Не можете да бъдете дипломатични, ако не разберете позицията и чувствата им. За да видите нещата от тяхната гледна точка, трябва да ги изслушате.

По-конкретно искате да бъдете активен слушател. Това означава:

• отделяне на цялото си внимание на хората, когато говорят.
• Даване на възможност на хората да довършват изреченията си
• Опитвате се да се съсредоточите върху това, което другите казват, вместо да чакате да дойде вашият ред да говорите.
• Използване на вербални и невербални знаци, за да покажете, че обръщате внимание; например като кажете "А-а-а, продължавайте" или кимнете с глава, когато ви кажат нещо важно.

Вижте нашето ръководство за това как да бъдете по-добър слушател за повече съвети.

2. Задавайте въпроси, за да подобрите разбирането си

Дори и да слушате внимателно някого, може да не разберете веднага какво иска да ви каже. Може да ви помогне да задавате въпроси, за да проверите дали сте разбрали какво казва.

Задаването на обмислени въпроси може да предотврати недоразумения. То също така показва, че наистина се интересувате от мислите на другия човек, което може да помогне за изграждането на доверие и връзка, които са важни, когато преговаряте или говорите по чувствителни теми.

Ето няколко въпроса, които можете да зададете, ако не сте сигурни какво има предвид някой друг:

• "Не съм сигурен какво точно имаш предвид. Можеш ли да ми разкажеш малко повече за това?"
• "Бихте ли могли да разясните малко въпроса, който казахте за X?"
• "Мога ли да проверя дали съм ви разбрал правилно? Мисля, че казвате, че приятелите ми идват твърде често в апартамента, така ли е?"

3. Опитайте се да съпреживеете с другите хора

Емпатията включва да си представите себе си на мястото на някой друг и да видите нещата от неговата гледна точка. Ако можете да съчувствате на някого, може да ви е по-лесно да говорите и да се държите дипломатично в деликатна социална ситуация. Това е така, защото когато разбирате чувствата на друг човек, може да ви е по-лесно да изберете както какво да кажете, така и как да го кажете.

Например, да кажем, че трябва да откажете покана за голямото семейно коледно парти на вашите роднини. Ако се опитате да се поставите на тяхно място, може би ще осъзнаете, че те отдавна не са виждали семейството си и вероятно ще очакват с нетърпение партито. Разумно е да предположите, че ще бъдат разочаровани, когато роднините им (включително и вие) откажат поканата.

С оглед на това "Не, благодаря" вероятно няма да е достатъчно тактично. Вместо това би било по-добре да кажете нещо като "С удоволствие бихме дошли, но просто не можем да дойдем", казано с топъл тон на гласа.

Ако не смятате себе си за човек с естествена емпатия, вижте тази статия за това какво да правите, ако не можете да се свържете с други хора.

4. Запишете предварително основните точки

Невинаги е възможно да се подготвите предварително за сложна дискусия. Ако обаче имате възможност да планирате какво искате да кажете, добре е да направите списък с точки, в който да посочите всичко, което искате да обсъдите. Списъкът ще ви помогне да се съсредоточите върху ключови факти и въпроси, което може да улесни провеждането на ясен и конструктивен разговор.

Например, да кажем, че имате среща със служител, защото той постоянно закъснява за работа. Целта ви е да разберете защо служителят не идва навреме.

Може да напишете списък, който да изглежда по следния начин:

• Изречете ключов факт: Закъснявате 7 дни от последните 10
• Изписване на последиците: колегите трябва да поемат допълнителна работа
• Задайте въпрос: "Защо закъснявате сутрин?"
• Задайте въпрос: "Как да решим проблема, така че да пристигнете навреме?"

Като се позовавате на този списък по време на срещата, може да ви е по-лесно да не изоставате и да се ангажирате със служителя си, за да можете заедно да разрешите проблема. Не е необходимо да пишете дословно сценарий; просто включете толкова подробности, колкото смятате за необходимо.

5. Дръжте емоциите си под контрол

Ако бързо губите самообладание, човекът, с когото говорите, може да загуби уважението си към вас, което може да затрудни смислената и дипломатична комуникация. Ако се чувствате ядосани, разстроени или разочаровани, опитайте се да се успокоите.

Ето някои неща, които можете да направите, за да контролирате емоциите си:

• Извинете се за 5 минути и направете няколко упражнения за дълбоко дишане навън или в банята.
• Запитайте се: "Ще има ли значение това след една седмица, един месец или една година?" Това може да ви помогне да запазите перспектива, което от своя страна може да ви помогне да запазите спокойствие.
• Направете упражнение за заземяване. Например можете да опитате да назовете 3 неща, които можете да видите, 3 неща, които можете да чуете, и 3 неща, които можете да докоснете.

6. Използвайте смекчаващ език

Дипломатичните хора са честни, но знаят как да смекчат критиката, отхвърлянето и лошите новини, като използват нежен език.

Ето няколко начина за използване на смекчаващ език, когато трябва да бъдете дипломатични:

• Вместо да използвате отрицателни прилагателни, използвайте положително прилагателно и "не много". Например, вместо да кажете "Уменията на Ронда за водене на бележки са слаби", можете да кажете "Уменията на Ронда за водене на бележки не са много добри".
• Използвайте уточняващи думи като "донякъде", "малко" или "малко". Например, вместо да кажете "Градината е напълно разхвърляна", можете да кажете "Градината е малко разхвърляна".
• Използвайте предпазни думи, които предполагат несигурност, а не преценка. Например, вместо да кажете: "Това е ужасна идея", можете да кажете: "Не съм сигурен, че трябва да продължим с тази идея."
• Използвайте отрицателни въпроси. Например, вместо да кажете: "Трябва да преразгледаме този бюджет", можете да попитате: "Не мислите ли, че трябва да преразгледаме този бюджет?"
• Използвайте "съжалявам". Например вместо да кажете "Не обичам паста", можете да кажете "Съжалявам, но наистина не обичам паста" или "Съжалявам, че не можем да поправим това днес", а не "Не можем да поправим това днес".

7. Използване на пасивен глас

Пасивният глас често се възприема като по-малко конфронтационен от активния глас, така че може да бъде полезен, когато трябва да бъдете дипломатични.

Например, да кажем, че сте наели декоратор, който обещава, че ще завърши боядисването на трапезарията ви в определен ден. Но вече е късен следобед, а той не е напреднал много.

Можете да кажете: "Казахте ни, че ще боядисате трапезарията днес, но не го направихте. Честно казано, много съм разочарован."

Можете също така да използвате пасивния глагол, за да изразите чувствата си по по-дипломатичен начин. Например можете да кажете: "Бяхме казали, че трапезарията ще бъде боядисана днес, но това не беше направено, което е разочароващо."

8. Наблягайте на своите проблеми, а не на грешките на другите хора

Ако трябва да говорите за това, което някой прави погрешно, избягвайте да правите обобщаващи, всеобхватни твърдения, като например "Сали е твърде груба с нашите клиенти" или "Радж никога не почиства." Вместо това се съсредоточете върху конкретни проблеми, факти и възможни отрицателни резултати.

Например, да кажем, че към екипа ви се е присъединил нов служител. Въпреки че се старае много и е приятен за обкръжение, става ясно, че не притежава подходящия набор от умения за работата. Като ръководител на екипа решавате да повдигнете въпроса пред своя ръководител.

Ако кажете: "Роб не е много добър в работата си и не мисля, че е трябвало да бъде нает", ще поставите мениджъра си в отбранителна позиция и ще създадете неловка атмосфера.

Вместо това бихте могли да кажете нещо от рода на: "Роб е много приятен и позитивен човек, но се притеснявам, че не разбира какво включва новата му роля. [Загриженост] Миналата седмица той ми каза, че не разбира термините, които Питър използва в презентацията си за обслужването на клиенти. [Факт] Екипът ни трудно ще се справи с всичко, ако той не е сигурен какво трябва да прави [Възможноотрицателен резултат]."

9. Избягвайте обвинителен език

Като цяло е добре да избягвате да започвате изреченията с "Ти никога..." или "Ти винаги..." Обвинителният език често кара хората да се чувстват защитени.

Вместо това се опитайте да кажете как се чувствате и използвайте факти, за да обясните защо се чувствате така. Това може да ви помогне да не изглеждате агресивни или конфронтиращи се.

Например, вместо да кажете: "Пиеш твърде много вечер", можете да кажете: "Малко съм притеснен, защото през последните няколко седмици всяка вечер след вечеря пиеш по няколко питиета".

10. Давайте по-скоро предложения, отколкото заповеди

Ако трябва да дадете отрицателна обратна връзка, опитайте се да добавите полезно предложение заедно с критиката. Когато отправяте предложение вместо заповед, е по-вероятно да изглеждате разумни и склонни към сътрудничество, а не гневни или прекалено критични.

Например, вместо да кажете: "Направете този доклад отново и моля, направете го по-лесен за четене този път", можете да кажете: "Може би бихте могли да опитате да разделите ключовите точки на кратки раздели и точки? Това може да направи доклада ви по-лесен за четене."

11. Изберете подходящия момент за провеждане на трудни разговори

Ако изберете неподходящ момент за провеждане на деликатен разговор, може да накарате другия човек да се почувства защитен, смутен или ядосан, което може да затрудни провеждането на спокоен и рационален разговор.

Може да ви помогне да се запитате: "Ако някой друг ми каже същото, което се каня да кажа на този човек, бих ли искал да разговарям с него по друго време или на друго място?"

12. Давайте балансирана обратна връзка, когато ви питат за мнението ви

Дипломатичните хора не лъжат и не премълчават важна информация. Те обаче знаят, че често негативната обратна връзка може да бъде приета по-лесно, ако е придружена от похвала.

Например, да кажем, че съпругата или съпругът ви приготвят ястие от три ястия у дома, за да отпразнуват рождения ви ден. За съжаление десертът не се е получил много добре. След края на храненето съпругът ви ви моли да му кажете какво наистина мислите за него.

Ако сте напълно честни и отговорите буквално на въпроса, вероятно ще нараните чувствата им. Би било нетактично да кажете например: "Първите две ястия бяха вкусни, но десертът беше много неприятен."

По-дипломатичният отговор би бил: "Много ми хареса супата, а равиолите бяха фантастични. Десертът беше може би малко сух, но ми хареса презентацията."

13. Използвайте позитивен език на тялото

Ако езикът на тялото ви е открит и приятелски настроен, другите хора са по-склонни да ви изслушат и да уважат това, което имате да кажете.

Ето как да използвате позитивен език на тялото, когато трябва да бъдете дипломатични:

• Отпуснете мускулите на лицето и шията си; това може да ви помогне да изглеждате по-малко строги и напрегнати.
• Осъществявайте контакт с очите, но не се взирайте в тях, защото прекалено дългото задържане на погледа може да ви накара да изглеждате агресивни.
• Избягвайте да кръстосвате крака и ръце, тъй като това може да ви накара да изглеждате защитници.
• Не се изправяйте над седнал човек, тъй като това може да ви накара да изглеждате заплашително.

За повече съвети вижте нашето ръководство за това как да използвате уверен език на тялото.

14. Използвайте приятен тон на гласа

Дори и думите ви да са тактични, няма да изглеждате дипломатични, ако говорите с гневен, плосък или саркастичен тон. Опитайте се да говорите мило. Ако се подготвяте за трудна дискусия, може да ви помогне да репетирате това, което ще кажете на глас насаме, с учтив и спокоен тон.

15. Дайте на хората възможност да запазят лицето си

Не е необходимо да оправдавате грешките на някого, но предлагането на правдоподобна причина за грешката може да бъде добра дипломатическа маневра, която ще му позволи да запази лицето си.

Например, вместо да кажете: "Тази презентация е пълна с правописни грешки. Поправете я до утре", можете да кажете: "Тази презентация не е старателно редактирана. Знам, че сте били много заети тази седмица; може би не сте имали време. Би било чудесно, ако можете да я коригирате отново до утре следобед."

16. Използвайте асертивна комуникация

Дипломатичните хора са чувствителни към чувствата на другите хора, но не позволяват на всеки да ги заобикаля. Те са уверени, но не агресивни и се опитват да договорят резултат, който да е от полза за възможно най-много хора.

Ако сте склонни да се съгласявате с желанията на другите, вместо да отстоявате това, в което вярвате или от което се нуждаете, вижте нашата статия, в която се обяснява какво да правите, ако хората се отнасят с вас като с изтривалка. Имаме и статия за това как да накарате хората да ви уважават, която съдържа практически съвети за асертивно общуване.

17. Адаптирайте стила си на общуване към ситуацията

Взаимното чувство на уважение и разбирателство може да бъде от полза, когато трябва да работите с някого за разрешаване на деликатна ситуация. За да го накарате да се чувства като на една вълна, опитайте се да адаптирате речника и тона на гласа си към контекста. Например използването на много неофициален език на работното място, когато повдигате деликатен въпрос пред шефа си, може да изглежда катонеуважително и непрофесионално.

Често срещани въпроси

Добре ли е да бъдеш дипломатичен?

В деликатни социални ситуации обикновено е добре да сте дипломатични. Но понякога е по-добре да подходите по-грубо. Например, ако сте се опитали да отправите тактична критика, но другият човек не разбира къде е сгрешил, може да се наложи да дадете ясна обратна връзка.

Как да разбера дали съм дипломатичен?

Ако обикновено успявате да намерите подходящите думи, за да разсеете или да овладеете неудобни социални ситуации, като същевременно успявате да предадете посланието си, вероятно сте дипломатичен човек. Ако имате репутацията на добър преговарящ или миротворец, вероятно и другите хора ви възприемат като дипломатичен човек.

Честни ли са дипломатите?

Да, дипломатите са честни, но не са брутално откровени. Дипломатите умеят да съобщават лоши новини или критики по деликатен начин, без да премълчават истината.