Cómo ser diplomático y tener tacto (con ejemplos)

La diplomacia es una poderosa habilidad social que ayuda a construir relaciones sanas, resolver conflictos y animar a personas con puntos de vista diferentes a trabajar juntas. En este artículo, aprenderás qué significa ser diplomático y cómo practicar la diplomacia en situaciones delicadas.

¿Qué significa ser diplomático?

La diplomacia es el arte de manejar situaciones sociales delicadas con sensibilidad y respetando los sentimientos de los demás. A veces se denomina tacto.

He aquí los rasgos y comportamientos clave de las personas diplomáticas:

• Pueden mantener discusiones difíciles sin dañar las relaciones que tienen con otras personas.
• Mantienen la calma en situaciones tensas.
• Entienden que los seres humanos no siempre son racionales. No se toman las reacciones negativas de los demás como algo personal.
• Pueden transmitir las malas noticias y las críticas de forma compasiva.
• Respetan que cada persona tenga una perspectiva única e intentan comprender las opiniones de los demás.
• No intentan "ganar" las discusiones, sino comprender otras perspectivas.
• Son buenos mediadores entre dos o más personas que no están de acuerdo en un asunto.
• Son personas que resuelven problemas e intentan encontrar soluciones que respondan a las necesidades de todos.
• Son educados con todo el mundo, incluso con quienes les irritan o enfadan.

Cómo ser diplomático

He aquí algunos consejos que le ayudarán a manejar situaciones delicadas con calma y elegancia, dando a todos los implicados la oportunidad de sentirse escuchados y comprendidos.

1. Escuchar atentamente a los demás

No se puede ser diplomático sin comprender su posición y sus sentimientos. Para ver las cosas desde su punto de vista, hay que escuchar.

En concreto, quieres ser un oyente activo, es decir:

• Prestar toda su atención a las personas que hablan
• Permitir que las personas terminen sus frases
• Intentar concentrarse en lo que dicen los demás en lugar de esperar a que llegue su turno para hablar.
• Utilizar señales verbales y no verbales para demostrar que se está prestando atención; por ejemplo, diciendo "Ajá, sigue" o asintiendo con la cabeza cuando hacen una observación clave.

Consulta nuestra guía sobre cómo escuchar mejor para obtener más consejos.

2. Haz preguntas para mejorar tu comprensión

Aunque escuches atentamente a alguien, es posible que no entiendas de inmediato lo que te quiere decir. Puede ayudarte hacer preguntas para comprobar que has captado lo que te está diciendo.

Hacer preguntas meditadas puede evitar malentendidos y demuestra que te interesan de verdad los pensamientos de la otra persona, lo que puede ayudar a generar confianza y compenetración, aspectos importantes cuando se negocia o se habla de temas delicados.

Aquí tienes algunas preguntas que puedes hacerte si no estás seguro de lo que otra persona quiere decir:

• "No sé exactamente a qué se refiere. ¿Podría hablarme un poco más de eso?".
• "¿Podría ampliar un poco lo que ha dicho sobre X?".
• "¿Puedo comprobar que te he entendido bien? Creo que dices que mis amigos vienen demasiado a menudo al piso, ¿es así?".

3. Intenta empatizar con los demás

La empatía consiste en imaginarse a uno mismo en la posición de otra persona y ver las cosas desde su perspectiva. Si se puede empatizar con alguien, puede resultar más fácil hablar y comportarse con diplomacia en una situación social delicada. Esto se debe a que, cuando se comprenden los sentimientos de otra persona, puede ser más fácil elegir tanto qué decir como cómo decirlo.

Por ejemplo, supongamos que tienes que rechazar una invitación a la gran fiesta familiar de Navidad de tus suegros. Si intentas ponerte en su lugar, te darás cuenta de que llevan mucho tiempo sin ver a su familia y probablemente estarán deseando que llegue la fiesta. Es razonable suponer que se sentirán decepcionados cuando sus familiares (incluido tú) rechacen la invitación.

Teniendo esto en cuenta, un "No, gracias" probablemente no sería lo suficientemente discreto, sino algo como "Nos encantaría venir, pero no podemos", dicho en un tono cordial.

Si no te consideras una persona empática por naturaleza, consulta este artículo sobre qué hacer si no puedes relacionarte con otras personas.

4. Anote por adelantado los puntos clave

No siempre es posible prepararse de antemano para una discusión delicada. Sin embargo, si tienes la oportunidad de planificar lo que te gustaría decir, es una buena idea hacer una lista con viñetas de todo lo que te gustaría tratar. Una lista te ayudará a centrarte en los hechos y cuestiones clave, lo que puede facilitar una conversación clara y constructiva.

Por ejemplo, supongamos que tiene una reunión con un empleado porque llega tarde al trabajo de forma persistente. Su objetivo es averiguar por qué el empleado no llega a tiempo.

Puede escribir una lista parecida a ésta:

• Explicar un hecho clave: 7 días tarde de los últimos 10
• Explicar la consecuencia: los compañeros tienen que asumir trabajo extra
• Haz una pregunta: "¿Por qué llegas tarde por las mañanas?".
• Haz una pregunta: "¿Cómo podemos resolver el problema para que llegues a tiempo?".

Si consultas esta lista durante la reunión, te resultará más fácil mantener el rumbo y dialogar con tu empleado para resolver juntos el problema. No hace falta que escribas un guión palabra por palabra; basta con que incluyas todos los detalles que consideres necesarios.

5. Controle sus emociones

Si pierde los estribos con rapidez, su interlocutor puede perderle el respeto, lo que puede dificultar una comunicación significativa y diplomática. Si se siente enfadado, molesto o frustrado, intente calmarse.

Aquí tienes algunas cosas que puedes hacer para mantener tus emociones bajo control:

• Discúlpate durante 5 minutos y haz algunos ejercicios de respiración profunda al aire libre o en el baño.
• Pregúntese: "¿Importará esto dentro de una semana, un mes o un año?" Esto puede ayudarle a mantener la perspectiva, lo que a su vez puede ayudarle a mantener la calma.
• Haz un ejercicio de conexión a tierra. Por ejemplo, puedes intentar nombrar 3 cosas que puedes ver, 3 cosas que puedes oír y 3 cosas que puedes tocar.

6. Utilizar un lenguaje suave

Las personas diplomáticas son honestas, pero saben suavizar las críticas, el rechazo y las malas noticias utilizando un lenguaje suave.

Aquí tienes algunas formas de utilizar un lenguaje más suave cuando necesites ser diplomático:

• En vez de usar adjetivos negativos, usa un adjetivo positivo y "no muy". Por ejemplo, en lugar de decir: "Las habilidades de Rhonda para tomar notas son deficientes", podrías decir: "Las habilidades de Rhonda para tomar notas no son muy buenas".
• Utiliza calificativos como "algo", "un poco" o "un poco". Por ejemplo, en lugar de decir: "El jardín está hecho un desastre", puedes decir: "El jardín está un poco desordenado".
• Utilice palabras de cobertura que impliquen incertidumbre en lugar de juicio. Por ejemplo, en lugar de decir: "Es una idea terrible", podrías decir: "No estoy seguro de que debamos seguir adelante con esa idea".
• Utilice preguntas negativas. Por ejemplo, en lugar de decir: "Tenemos que reevaluar este presupuesto", podría preguntar: "¿No cree que deberíamos reevaluar este presupuesto?".
• Usa "lo siento". Por ejemplo, en lugar de decir "No me gusta la pasta", podrías decir "Lo siento, no me gusta la pasta" o "Siento que no podamos arreglarlo hoy" en lugar de "No podemos arreglarlo hoy".

7. Utilizar la voz pasiva

La voz pasiva suele percibirse como menos conflictiva que la activa, por lo que puede ser útil cuando se necesita ser diplomático.

Por ejemplo, supongamos que contratas a un decorador que te promete que acabará de pintar el comedor un día determinado, pero es última hora de la tarde y no ha avanzado mucho.

Podrías decir: "Nos dijiste que hoy pintarías el comedor, pero no lo has hecho. A decir verdad, estoy muy decepcionado".

Como alternativa, puedes utilizar la voz pasiva para dejar claros tus sentimientos de una forma más diplomática. Por ejemplo, puedes decir: "Nos dijeron que hoy pintarían el comedor, pero no lo han hecho, lo cual es decepcionante."

8. Haz hincapié en tus preocupaciones, no en los defectos de los demás

Si tiene que hablar de lo que alguien hace mal, evite hacer afirmaciones generalizadas como "Sally es demasiado mala con nuestros clientes" o "Raj nunca ordena", y céntrese en preocupaciones, hechos y posibles resultados negativos concretos.

Por ejemplo, supongamos que un nuevo empleado se ha incorporado a su equipo. Aunque se esfuerza mucho y es agradable estar con él, resulta evidente que no tiene las aptitudes adecuadas para el puesto. Como jefe de equipo, decide plantear la cuestión a su superior.

Si dijeras: "Rob no es muy bueno en su trabajo y creo que no deberían haberle contratado", pondrías a tu jefe a la defensiva y podrías crear un ambiente incómodo.

En su lugar, podría decir algo como: "Rob es una persona muy agradable y positiva, pero me preocupa que no entienda lo que implica su nueva función [Preocupación] La semana pasada me dijo que no entendía los términos que Peter utilizó en su presentación sobre el servicio de atención al cliente [Hecho] Nuestro equipo tendrá dificultades para hacer todo lo que tiene que hacer si no está seguro de lo que tiene que hacer [Posibleresultado negativo]".

9. Evitar el lenguaje acusatorio

En general, es mejor evitar empezar las frases con "Tú nunca..." o "Tú siempre..." El lenguaje acusatorio suele hacer que la gente se sienta a la defensiva.

En lugar de eso, intenta explicar cómo te sientes y utiliza hechos para explicar por qué te sientes así. Esto puede ayudarte a evitar parecer agresivo o conflictivo.

Por ejemplo, en lugar de decir: "Bebes demasiado por las noches", podrías decir: "Estoy un poco preocupado porque, en las últimas semanas, has tomado varias copas todas las noches después de cenar".

10. Dar sugerencias en lugar de órdenes

Si tienes que hacer un comentario negativo, intenta añadir una sugerencia útil junto a la crítica. Cuando haces una sugerencia en lugar de una orden, es más probable que parezcas razonable y colaborador en lugar de enfadado o excesivamente crítico.

Por ejemplo, en lugar de decir: "Vuelve a hacer este informe y, por favor, haz que esta vez sea más fácil de leer", podrías decir: "¿Quizá podrías intentar dividir los puntos clave en secciones cortas y viñetas? Eso podría hacer que tu informe fuera más fácil de leer".

11. Elegir el momento adecuado para mantener conversaciones difíciles

Si eliges un momento inadecuado para mantener una conversación delicada, puedes hacer que la otra persona se sienta a la defensiva, avergonzada o enfadada, lo que puede dificultar una conversación tranquila y racional.

Puede ayudar preguntarse: "Si otra persona me dijera lo mismo que voy a decirle a esta persona, ¿querría tener la conversación en otro momento o en otro lugar?".

12. Dar una respuesta equilibrada cuando le pidan su opinión

Las personas diplomáticas no mienten ni ocultan información importante, pero saben que, a menudo, los comentarios negativos son más fáciles de aceptar si van acompañados de elogios.

Por ejemplo, supongamos que su mujer o su marido le preparan una comida de tres platos en casa para celebrar su cumpleaños. Desgraciadamente, el postre no ha salido muy bien. Después de la comida, su cónyuge le pide que le diga qué le ha parecido realmente.

Si fueras completamente sincero y respondieras a la pregunta de forma literal, probablemente herirías sus sentimientos. Sería una falta de tacto decir, por ejemplo: "Los dos primeros platos estaban deliciosos, pero el postre era realmente desagradable".

Una respuesta más diplomática sería: "Me gustó mucho la sopa, y los raviolis estaban fantásticos. El postre quizá estaba un poco seco, pero me encantó la presentación".

13. Utilizar un lenguaje corporal positivo

Es más probable que otras personas le escuchen y respeten lo que tiene que decir si su lenguaje corporal es abierto y amistoso.

A continuación te explicamos cómo utilizar un lenguaje corporal positivo cuando necesites ser diplomático:

• Relaje los músculos de la cara y el cuello; esto puede ayudarle a parecer menos severo y tenso.
• Mantén el contacto visual, pero no te quedes mirando fijamente, porque sostener la mirada de alguien durante demasiado tiempo puede hacerte parecer agresivo.
• Evite cruzar las piernas y los brazos, ya que puede parecer que está a la defensiva.
• No te sitúes encima de nadie cuando esté sentado, ya que puedes dar una imagen intimidatoria.

Para más consejos, consulta nuestra guía sobre cómo utilizar un lenguaje corporal seguro.

14. Utilice un tono de voz agradable

Aunque tus palabras tengan tacto, no parecerás diplomático si hablas con un tono de voz enfadado, plano o sarcástico. Intenta hablar con amabilidad. Si te estás preparando para una discusión difícil, puede ayudarte ensayar lo que vas a decir en voz alta, en privado, con un tono educado y tranquilo.

15. Dar a la gente la oportunidad de salvar la cara

No tienes que excusar los errores de nadie, pero sugerir una razón plausible para su error puede ser una buena maniobra diplomática que le permita salvar las apariencias.

Por ejemplo, en lugar de decir: "Esta presentación está llena de faltas de ortografía. Arréglala para mañana", podrías decir: "Esta presentación no ha sido editada a fondo. Sé que has estado muy ocupado esta semana; quizá no has tenido tiempo. Sería estupendo si pudieras corregirla de nuevo para mañana por la tarde".

16. Utilizar la comunicación asertiva

Las personas diplomáticas son sensibles a los sentimientos de los demás, pero no permiten que todo el mundo les pisotee. Son seguras de sí mismas, pero no agresivas, e intentan negociar un resultado que beneficie al mayor número posible de personas.

Si tiendes a aceptar lo que quieren los demás en lugar de defender lo que crees o necesitas, consulta nuestro artículo sobre qué hacer si te tratan como a un felpudo. También tenemos un artículo sobre cómo conseguir que la gente te respete que contiene consejos prácticos sobre la comunicación asertiva.

17. Adapta tu estilo de comunicación a la situación

El respeto mutuo y la buena sintonía pueden ser de gran ayuda a la hora de trabajar con alguien para resolver una situación delicada. Para que se sienta en la misma longitud de onda, intente adaptar su vocabulario y tono de voz al contexto. Por ejemplo, utilizar un lenguaje muy informal en el lugar de trabajo cuando está planteando un tema delicado a su jefe puede dar la impresión de serirrespetuoso y poco profesional.

Preguntas frecuentes

¿Es bueno ser diplomático?

En situaciones sociales delicadas, ser diplomático suele ser bueno, pero a veces es mejor ser más directo. Por ejemplo, si has intentado hacer una crítica con tacto, pero la otra persona no entiende en qué se ha equivocado, puede que tengas que darle una respuesta contundente.

¿Cómo sé si soy diplomático?

Si suele encontrar las palabras adecuadas para calmar o suavizar situaciones sociales incómodas sin dejar de transmitir su mensaje, es probable que sea diplomático. Si tiene fama de buen negociador o pacificador, es probable que los demás le consideren una persona diplomática.

¿Son honestos los diplomáticos?

Sí, los diplomáticos son honestos, pero no brutalmente francos. Los diplomáticos saben dar malas noticias o críticas con delicadeza, sin pasar por alto la verdad.