Tartalomjegyzék
A diplomácia olyan erőteljes szociális készség, amely segít az egészséges kapcsolatok kiépítésében, a konfliktusok feloldásában és az eltérő nézeteket valló emberek együttműködésére ösztönöz. Ebben a cikkben megtudhatod, mit jelent diplomatikusnak lenni, és hogyan gyakorolhatod a diplomáciát kényes helyzetekben.
Mit jelent diplomatikusnak lenni?
A diplomácia a kényes társadalmi helyzetek érzékeny, mások érzéseit tiszteletben tartó kezelésének művészete. Néha tapintatnak is nevezik.
Íme a diplomatikus emberek legfontosabb tulajdonságai és viselkedési formái:
Lásd még: Hogyan győzd le az ítélkezéstől való félelmedet?- Nehéz beszélgetéseket tudnak folytatni anélkül, hogy a másokkal való kapcsolataik sérülnének.
- Feszült helyzetekben is nyugodtak maradnak.
- Megértik, hogy az emberek nem mindig racionálisak. Nem veszik magukra mások negatív reakcióit.
- A rossz híreket és a kritikát együttérző módon tudják átadni.
- Tiszteletben tartják, hogy mindenkinek egyedi nézőpontja van, és igyekeznek megérteni mások véleményét.
- Nem próbálnak vitákat "megnyerni", hanem megpróbálják megérteni más nézőpontokat.
- Jól tudnak közvetíteni két vagy több olyan ember között, akik nem értenek egyet egy kérdésben.
- Ők problémamegoldók, akik megpróbálnak olyan megoldásokat találni, amelyek mindenki igényeit kielégítik.
- Mindenkivel udvariasak maradnak, még azokkal is, akik irritálják vagy feldühítik őket.
Hogyan legyünk diplomatikusak
Íme néhány tipp, amely segít abban, hogy az érzékeny helyzeteket nyugodtan, méltóságteljesen kezelje, és minden érintettnek esélyt adjon arra, hogy meghallgatottnak és megértettnek érezze magát.
1. Figyelmesen hallgasson meg másokat
Nem lehetsz diplomatikus, ha nem érted meg az ő helyzetüket és érzéseiket. Ahhoz, hogy az ő szemszögükből lásd a dolgokat, meg kell hallgatnod őket.
Konkrétan, aktív hallgató akarsz lenni. Ez azt jelenti:
- Az embereknek osztatlan figyelmet szentelni, amikor beszélnek.
- Hagyni, hogy az emberek befejezhessék a mondataikat
- Megpróbálsz arra koncentrálni, amit mások mondanak, ahelyett, hogy csak arra vársz, hogy te kerülj sorra.
- Verbális és nonverbális jelzésekkel jelzi, hogy figyel; például azzal, hogy azt mondja: "Aha, folytassa", vagy bólogat, amikor egy kulcsfontosságú pontot mondanak.
További tippekért tekintse meg a Hogyan legyünk jobb hallgatók?
2. Tegyen fel kérdéseket a jobb megértés érdekében
Még ha figyelmesen hallgat is valakit, előfordulhat, hogy nem érti meg azonnal, amit mondani akar. Segíthet, ha kérdéseket tesz fel, hogy ellenőrizze, megértette-e, amit mond.
Ha átgondolt kérdéseket tesz fel, megelőzheti a félreértéseket, és azt is jelzi, hogy valóban érdeklődik a másik fél gondolatai iránt, ami segíthet a bizalom és a kapcsolat kialakításában, ami fontos, amikor tárgyalásokat folytat vagy érzékeny témákról beszél.
Íme néhány kérdés, amit feltehetsz, ha nem vagy biztos abban, hogy valaki más mit ért:
- "Nem tudom pontosan, mire gondolsz, tudnál erről egy kicsit többet mondani?"
- "Kifejtené egy kicsit bővebben, amit az X-ről mondott?"
- "Megnézhetem, hogy jól értettem-e? Azt hiszem, azt mondja, hogy a barátaim túl gyakran járnak a lakásba, igaz?"
3. Próbáljon meg együttérezni más emberekkel.
Az empátia azt jelenti, hogy valaki más helyzetébe képzeled magad, és az ő szemszögéből látod a dolgokat. Ha bele tudsz érezni valakibe, könnyebb lehet egy kényes társadalmi helyzetben diplomatikusan beszélni és viselkedni. Ha ugyanis megérted a másik ember érzéseit, könnyebb lehet megválasztani, hogy mit és hogyan mondj.
Tegyük fel például, hogy vissza kell utasítanod egy meghívást az apósodék nagy családi karácsonyi partijára. Ha megpróbálod magad az ő helyzetükbe képzelni, rájöhetsz, hogy már régóta nem látták a családjukat, és valószínűleg nagyon várják a partit. Joggal sejthető, hogy csalódottak lesznek, amikor a rokonaik (köztük te is) visszautasítják a meghívást.
Ezt szem előtt tartva a "Nem, köszönjük" valószínűleg nem lenne elég tapintatos, helyette jobb lenne valami olyasmi, mint a "Szívesen eljönnénk, de egyszerűen nem tudunk eljönni", meleg hangon mondva.
Ha nem tartod magad természetes empatikus embernek, olvasd el ezt a cikket arról, hogy mit tegyél, ha nem tudsz kapcsolatot teremteni másokkal.
4. Írja le előre a legfontosabb pontokat
Nem mindig lehet előre felkészülni egy kényes beszélgetésre. Ha azonban van lehetősége megtervezni, hogy mit szeretne mondani, érdemes egy listát készíteni mindarról, amiről beszélni szeretne. A lista segít a legfontosabb tényekre és kérdésekre összpontosítani, ami megkönnyítheti a világos, konstruktív beszélgetést.
Tegyük fel például, hogy megbeszélést folytat egy alkalmazottal, mert az folyamatosan késik a munkahelyéről. Az Ön célja, hogy kiderítse, miért nem jelenik meg időben.
Írhatsz egy listát, amely valahogy így néz ki:
- Bökje ki a legfontosabb tényt: Az elmúlt 10 napból 7 napot késett.
- A következmények kiírása: A munkatársaknak többletmunkát kell vállalniuk.
- Tegyél fel egy kérdést: "Miért érkezel későn reggelente?"
- Tegye fel a kérdést: "Hogyan tudjuk megoldani a problémát, hogy időben megérkezzen?".
Ha erre a listára hivatkozik a megbeszélés során, könnyebben tudja tartani az irányt, és könnyebben tud együttműködni a munkavállalóval, hogy együtt oldják meg a problémát. Nem kell szóról szóra leírnia a forgatókönyvet, csak annyi részletet kell beleírnia, amennyit szükségesnek érez.
5. Tartsa kordában az érzelmeit
Ha gyorsan elveszíti a türelmét, a beszélgetőpartnere elveszítheti a tiszteletét Ön iránt, ami megnehezítheti az értelmes, diplomatikus kommunikációt. Ha dühösnek, idegesnek vagy frusztráltnak érzi magát, próbálja megnyugtatni magát.
Íme néhány dolog, amit megtehetsz, hogy kordában tartsd az érzelmeidet:
- Bocsásson meg magának 5 percet, és végezzen néhány mélylégzési gyakorlatot a szabadban vagy a fürdőszobában.
- Kérdezd meg magadtól: "Számít ez a dolog egy hét/egy hónap/egy év múlva is?" Ez segíthet megőrizni a perspektívát, ami viszont segíthet nyugodtnak maradni.
- Végezzen egy földelési gyakorlatot. Például próbáljon meg megnevezni 3 dolgot, amit láthat, 3 dolgot, amit hallhat, és 3 dolgot, amit megérinthet.
6. Használjon lágyító nyelvezetet
A diplomatikus emberek őszinték, de tudják, hogyan kell a kritikát, az elutasítást és a rossz híreket szelíd nyelvezettel enyhíteni.
Íme, néhány módszer, hogyan használhatja a lágyító nyelvezetet, ha diplomatikusnak kell lennie:
- A negatív jelzők helyett használjon pozitív jelzőt és "nem nagyon". Például ahelyett, hogy azt mondanád, hogy "Rhonda jegyzetelési képességei rosszak", mondhatnád azt, hogy "Rhonda jegyzetelési képességei nem túl jók".
- Használjon olyan minősítő kifejezéseket, mint "valamennyire", "egy kicsit" vagy "egy kicsit". Például ahelyett, hogy azt mondanád, hogy "A kert teljesen rendetlen", mondhatnád azt, hogy "A kert egy kicsit rendetlen".
- Használjon olyan fedőszavakat, amelyek bizonytalanságot sugallnak az ítélet helyett. Például ahelyett, hogy azt mondanád, hogy "Ez egy szörnyű ötlet", mondhatnád azt is, hogy "Nem vagyok benne biztos, hogy ezt az ötletet meg kellene valósítanunk".
- Használjon negatív kérdéseket. Például ahelyett, hogy azt mondanád, hogy "Át kell értékelnünk ezt a költségvetést", megkérdezhetnéd, hogy "Nem gondolod, hogy át kellene értékelnünk ezt a költségvetést?".
- Használja a "sajnálom" szót. Például ahelyett, hogy azt mondanád, hogy "Nem szeretem a tésztát", mondhatnád azt, hogy "Sajnálom, nem igazán szeretem a tésztát", vagy "Sajnálom, hogy ma nem tudjuk megoldani" ahelyett, hogy "Ma nem tudjuk megoldani".
7. Használja a passzív hangot
A passzív hangot gyakran kevésbé konfrontatívnak érzékelik, mint az aktív hangot, ezért hasznos lehet, ha diplomatikusan kell fogalmazni.
Tegyük fel például, hogy felbérel egy lakberendezőt, aki azt ígéri, hogy egy adott napon befejezi az étkező festését. De már késő délután van, és nem sokat haladtak.
Mondhatnád: "Azt mondtad, hogy ma kifested az étkezőt, de még nem tetted meg. Az igazat megvallva, nagyon csalódott vagyok."
Alternatívaként használhatod a passzív hangot is, hogy diplomatikusabb módon fejezd ki az érzéseidet. Mondhatod például: "Azt mondták, hogy az étkezőt ma festik ki, de még nem történt meg, ami csalódást okoz." A passzív hangot is használhatod.
8. Hangsúlyozd a saját problémáidat, ne mások hibáit!
Ha arról kell beszélnie, hogy valaki mit csinál rosszul, kerülje az olyan általánosító, sommás kijelentéseket, mint például "Sally túl gonosz az ügyfeleinkkel" vagy "Raj soha nem takarít ki." Ehelyett koncentráljon konkrét aggályokra, tényekre és lehetséges negatív következményekre.
Tegyük fel például, hogy egy új alkalmazott csatlakozott a csapatához. Bár keményen próbálkozik, és kellemes a társasága, nyilvánvalóvá válik, hogy nem rendelkezik a munkához szükséges készségekkel. Csapatvezetőként úgy dönt, hogy felveti a problémát a vezetőjének.
Ha azt mondanád, hogy "Rob nem túl jó a munkájában, és szerintem nem kellett volna felvenni", azzal védekezésbe kényszerítenéd a menedzseredet, és esetleg kellemetlen légkört teremtenél.
Ehelyett mondhatna valami ilyesmit: "Rob egy nagyon kedves, pozitív ember, akit szívesen látunk magunk körül, de aggódom, hogy nem érti, mit is jelent az új szerepe. [Aggodalom] Múlt héten azt mondta nekem, hogy nem érti azokat a kifejezéseket, amelyeket Peter használt az ügyfélszolgálatról tartott előadásán. [Tény] A csapatunknak nehéz lesz mindent elvégezni, ha nem tudja, hogy mit is kell csinálnia [Lehetséges].negatív eredmény]."
9. Kerülje a vádaskodó nyelvezetet
Általánosságban elmondható, hogy a legjobb elkerülni, hogy a mondatokat úgy kezdjük, hogy "Te soha..." vagy "Te mindig..." A vádaskodó nyelvezet gyakran védekező érzést kelt az emberekben.
Ehelyett próbálja meg elmondani, hogy mit érez, és tényekkel magyarázza meg, hogy miért érzi így. Ez segíthet elkerülni, hogy agresszívnek vagy konfrontatívnak tűnjön.
Például ahelyett, hogy azt mondanád: "Túl sokat iszol esténként", mondhatnád azt is: "Kicsit aggódom, mert az elmúlt hetekben minden este vacsora után többször is ittál".
10. Inkább javaslatokat adjon, mint utasításokat
Ha negatív visszajelzést kell adnia, próbáljon meg a kritika mellé egy hasznos javaslatot is fűzni. Ha utasítás helyett javaslatot tesz, nagyobb valószínűséggel tűnik ésszerűnek és együttműködőnek, mint dühösnek vagy túlzottan kritikusnak.
Lásd még: Hogyan folytassunk nehéz beszélgetéseket (Személyes & Szakmai)Például ahelyett, hogy azt mondanád: "Csináld meg ezt a jelentést még egyszer, és kérlek, ezúttal könnyebben olvashatóvá tedd", mondhatnád azt is: "Talán megpróbálhatnád a főbb pontokat rövid szakaszokra és pontokra bontani. Így talán könnyebben olvasható lenne a jelentésed.".
11. Válassza ki a megfelelő időpontot a nehéz beszélgetések lefolytatására.
Ha nem megfelelő időpontot választ egy kényes beszélgetéshez, a másik fél védekezőnek, zavarban vagy dühösnek érezheti magát, ami megnehezítheti a nyugodt, racionális beszélgetést.
Segíthet, ha megkérdezed magadtól: "Ha valaki más mondaná el nekem ugyanazt, amit most én fogok elmondani ennek a személynek, vajon máskor vagy más helyen szeretném-e ezt a beszélgetést folytatni?".
12. Adjon kiegyensúlyozott visszajelzést, amikor a véleményét kérdezik.
A diplomatikus emberek nem hazudnak, és nem tartanak vissza fontos információkat. Ugyanakkor tudják, hogy gyakran a negatív visszajelzést könnyebb elfogadni, ha dicséret kíséri.
Tegyük fel például, hogy a felesége vagy a férje otthon főz önnek egy háromfogásos vacsorát a születésnapja alkalmából. Sajnos a desszert nem sikerült túl jól. Az étkezés után a házastársa megkéri, hogy mondja el, mit gondolt róla valójában.
Ha teljesen őszinte lennél, és szó szerint válaszolnál a kérdésre, valószínűleg megbántanád őket. Tapintatlanság lenne például azt mondani, hogy "Az első két fogás finom volt, de a desszert nagyon kellemetlen volt".
A diplomatikusabb válasz így hangzana: "Nagyon ízlett a leves, és a ravioli fantasztikus volt. A desszert talán egy kicsit száraz volt, de tetszett a tálalása." A desszert nem volt túl jó.
13. Használjon pozitív testbeszédet
Más emberek nagyobb valószínűséggel hallgatják meg Önt és tisztelik mondanivalóját, ha a testbeszéde nyitott és barátságos.
Íme, hogyan használjon pozitív testbeszédet, ha diplomatikusnak kell lennie:
- Lazítsa el az arc- és nyakizmait; ez segíthet abban, hogy kevésbé tűnjön szigorúnak és feszültnek.
- Vegye fel a szemkontaktust, de ne bámulja, mert ha túl sokáig tartja a tekintetét, az agresszívnak tűnhet.
- Kerülje a lábak és a karok keresztbe vetését, mivel ez védekezőnek tűnhet.
- Ne álljon valaki fölé, amikor éppen ül, mert ezzel megfélemlítően hathat.
További tippeket talál a magabiztos testbeszédről szóló útmutatónkban.
14. Használjon kellemes hangnemet
Még ha tapintatosak is a szavai, nem fog diplomatikusnak tűnni, ha dühös, lapos vagy szarkasztikus hangnemben beszél. Próbáljon meg kedvesen beszélni. Ha egy nehéz beszélgetésre készül, segíthet, ha négyszemközt hangosan, udvarias, nyugodt hangon elpróbálja, mit fog mondani.
15. Adjon esélyt az embereknek, hogy megmentsék az arcukat
Nem kell mentegetőzni valaki hibáiért, de a hiba hihető okának felvetése jó diplomáciai manőver lehet, amely lehetővé teszi, hogy megőrizze a másik arcát.
Például ahelyett, hogy azt mondanád: "Ez a prezentáció tele van helyesírási hibákkal. Holnapra javítsd ki", mondhatnád azt is: "Ez a prezentáció nem lett alaposan lektorálva. Tudom, hogy nagyon elfoglalt voltál a héten, talán nem volt rá időd. Jó lenne, ha holnap délutánra újra át tudnád korrektúrázni.".
16. Használjon asszertív kommunikációt
A diplomatikus emberek érzékenyek mások érzéseire, de nem hagyják, hogy mindenki átgázoljon rajtuk. Magabiztosak, de nem agresszívak, és igyekeznek olyan eredményt kialkudni, amely a lehető legtöbb ember számára előnyös.
Ha hajlamos vagy arra, hogy ahelyett, hogy kiállnál azért, amiben hiszel vagy amire szükséged van, inkább mások akaratával együtt járj, akkor olvasd el cikkünket, amely elmagyarázza, mit tegyél, ha az emberek lábtörlőnek néznek. Van egy cikkünk arról is, hogyan érheted el, hogy az emberek tiszteljenek téged, amely gyakorlati tanácsokat tartalmaz az asszertív kommunikációval kapcsolatban.
17. Alkalmazza kommunikációs stílusát a helyzethez
A kölcsönös tisztelet és a jó viszony sokat segíthet, ha egy kényes helyzet megoldása érdekében kell együttműködnie valakivel. Hogy ösztönözze, hogy úgy érezze, egy hullámhosszon vannak, próbálja meg a szókincsét és a hangnemét a kontextushoz igazítani. Például, ha nagyon informális nyelvezetet használ a munkahelyén, amikor egy kényes kérdést vet fel a főnökével, úgy tűnhet, hogytiszteletlen és szakszerűtlen.
Gyakori kérdések
Jó dolog diplomatikusnak lenni?
Érzékeny társas helyzetekben általában jó, ha diplomatikus vagy, de néha jobb a nyersebb megközelítés. Ha például megpróbáltál tapintatosan kritizálni, de a másik személy nem érti, hol rontotta el, akkor lehet, hogy nyers visszajelzést kell adnod.
Honnan tudom, hogy diplomatikus vagyok-e?
Ha általában megtalálja a megfelelő szavakat a kínos társas helyzetek elsimítására vagy elsimítására, miközben sikerül átadnia az üzenetét, akkor valószínűleg diplomatikus. Ha jó tárgyalófélnek vagy béketeremtőnek számít, akkor valószínűleg mások is diplomatikus embernek tartják.
A diplomaták őszinték?
Igen, a diplomaták őszinték, de nem brutálisan őszinték. A diplomaták tudják, hogyan kell a rossz híreket vagy a kritikát érzékenyen, az igazság elhallgatása nélkül közölni.
