Sådan er du diplomatisk og taktfuld (med eksempler)

Diplomati er en stærk social færdighed, der hjælper med at opbygge sunde relationer, løse konflikter og opmuntre folk med forskellige synspunkter til at arbejde sammen. I denne artikel lærer du, hvad det vil sige at være diplomatisk, og hvordan man udøver diplomati i følsomme situationer.

Hvad vil det sige at være diplomatisk?

Diplomati er kunsten at håndtere ømtålelige sociale situationer på en følsom måde, der respekterer andres følelser. Det kaldes også takt og tone.

Her er de vigtigste karaktertræk og adfærdsmønstre hos diplomatiske mennesker:

• De kan have svære diskussioner uden at ødelægge deres forhold til andre mennesker.
• De forbliver rolige i anspændte situationer.
• De forstår, at mennesker ikke altid er rationelle. De tager ikke andres negative reaktioner personligt.
• De kan videregive dårlige nyheder og kritik på en medfølende måde.
• De respekterer, at alle har et unikt perspektiv, og de forsøger at forstå andres meninger.
• De forsøger ikke at "vinde" argumenter, men i stedet at forstå andre perspektiver.
• De er gode til at mægle mellem to eller flere mennesker, der ikke er enige om et problem.
• De er problemløsere, som forsøger at finde løsninger, der tilgodeser alles behov.
• De er høflige over for alle, selv dem, der irriterer eller gør dem vrede.

Hvordan man er diplomatisk

Her er nogle tips, som kan hjælpe dig med at håndtere følsomme situationer på en rolig og elegant måde, som giver alle involverede en chance for at føle sig hørt og forstået.

1. Lyt omhyggeligt til andre

Du kan ikke være diplomatisk, medmindre du forstår deres holdning og følelser. For at se tingene fra deres synspunkt, er du nødt til at lytte.

Specifikt skal du være en aktiv lytter. Det betyder:

• At give folk din udelte opmærksomhed, når de taler.
• At give folk mulighed for at afslutte deres sætninger
• Forsøger at fokusere på, hvad andre siger, i stedet for bare at vente på, at det bliver din tur til at tale.
• Brug verbale og nonverbale signaler til at vise, at du er opmærksom; for eksempel ved at sige "Uh-huh, fortsæt" eller nikke med hovedet, når de kommer med en vigtig pointe.

Se vores guide til, hvordan du bliver en bedre lytter, for at få flere tips.

2. Stil spørgsmål for at forbedre din forståelse

Selv om du lytter opmærksomt til nogen, forstår du måske ikke med det samme, hvad de prøver at fortælle dig. Det kan hjælpe at stille spørgsmål for at tjekke, at du har forstået, hvad de siger.

At stille gennemtænkte spørgsmål kan forhindre misforståelser. Det signalerer også, at du er oprigtigt interesseret i den andens tanker, hvilket kan være med til at opbygge tillid og en god relation, hvilket er vigtigt, når du forhandler eller taler om følsomme emner.

Her er nogle spørgsmål, du kan stille, hvis du er usikker på, hvad en anden mener:

• "Jeg er ikke helt sikker på, hvad du mener. Kan du fortælle mig lidt mere om det?"
• "Kan du uddybe det, du sagde om X?"
• "Kan jeg tjekke, om jeg har forstået dig rigtigt? Jeg tror, du siger, at mine venner kommer for ofte i lejligheden, er det rigtigt?"

3. Prøv at indleve dig i andre mennesker

Empati indebærer, at man forestiller sig, at man er i en andens sted og ser tingene fra deres perspektiv. Hvis man kan føle empati med nogen, kan det være lettere at tale og opføre sig diplomatisk i en følsom social situation. Det skyldes, at når man forstår en anden persons følelser, kan det være lettere at vælge både, hvad man skal sige, og hvordan man skal sige det.

Lad os for eksempel sige, at du er nødt til at afslå en invitation til dine svigerforældres store familiejulefest. Hvis du prøver at sætte dig i deres sted, vil du måske indse, at de ikke har set deres familie i lang tid og sandsynligvis vil glæde sig til festen. Det er rimeligt at gætte på, at de vil blive skuffede, når deres slægtninge (inklusive dig) afslår invitationen.

Med det i tankerne ville "Nej tak" nok ikke være taktfuldt nok. I stedet ville noget i retning af "Vi vil meget gerne komme, men vi kan simpelthen ikke," sagt i et varmt tonefald, være bedre.

Hvis du ikke anser dig selv for at være en naturligt empatisk person, så læs denne artikel om, hvad du skal gøre, hvis du ikke kan relatere til andre mennesker.

4. Skriv de vigtigste punkter ned på forhånd

Det er ikke altid muligt at forberede sig på en vanskelig diskussion på forhånd. Men hvis du har mulighed for at planlægge, hvad du gerne vil sige, er det en god idé at lave en punktliste over alt det, du gerne vil dække. En liste vil hjælpe dig med at fokusere på vigtige fakta og spørgsmål, hvilket kan gøre det lettere at have en klar og konstruktiv samtale.

Lad os for eksempel sige, at du har et møde med en medarbejder, fordi vedkommende kommer for sent på arbejde. Dit mål er at finde ud af, hvorfor medarbejderen ikke kommer til tiden.

Du kan skrive en liste, der ser nogenlunde sådan ud:

• Fortæl en vigtig kendsgerning: For sent 7 dage ud af de sidste 10
• Skriv konsekvensen ud: Kollegerne skal påtage sig ekstra arbejde.
• Stil et spørgsmål: "Hvorfor er du kommet for sent om morgenen?"
• Stil et spørgsmål: "Hvordan kan vi løse problemet, så du kommer til tiden?"

Ved at henvise til denne liste under mødet, kan du have lettere ved at holde dig på sporet og engagere dig med din medarbejder, så I kan løse problemet sammen. Du behøver ikke at skrive et ordret manuskript; bare inkluder så mange detaljer, som du føler er nødvendige.

5. Hold dine følelser under kontrol

Hvis du er hurtig til at miste besindelsen, kan den person, du taler med, miste respekten for dig, hvilket kan gøre meningsfuld, diplomatisk kommunikation vanskelig. Hvis du føler dig vred, oprevet eller frustreret, så prøv at berolige dig selv.

Her er nogle ting, du kan gøre for at holde dine følelser i skak:

• Undskyld dig selv i 5 minutter, og lav nogle dybe vejrtrækningsøvelser udenfor eller på badeværelset.
• Spørg dig selv: "Vil det betyde noget om en uge/en måned/et år fra nu?" Det kan hjælpe dig med at bevare overblikket, hvilket igen kan hjælpe dig med at bevare roen.
• Lav en jordforbindelsesøvelse. Du kan f.eks. prøve at nævne 3 ting, du kan se, 3 ting, du kan høre, og 3 ting, du kan røre ved.

6. Brug et blødgørende sprog

Diplomatiske mennesker er ærlige, men de ved, hvordan man mildner kritik, afvisning og dårlige nyheder ved at bruge et blidt sprog.

Her er nogle måder, du kan bruge opblødende sprog på, når du skal være diplomatisk:

• I stedet for at bruge negative tillægsord, så brug et positivt tillægsord og "ikke særlig". I stedet for at sige: "Rhondas evne til at tage noter er dårlig", kan du f.eks. sige: "Rhondas evne til at tage noter er ikke særlig god."
• Brug kvalifikationsord som "noget", "en smule" eller "en lille smule". I stedet for at sige: "Haven er et stort rod," kan du f.eks. sige: "Haven er lidt rodet."
• Brug dækord, der antyder usikkerhed i stedet for dømmekraft. I stedet for at sige: "Det er en forfærdelig idé," kan du f.eks. sige: "Jeg er ikke sikker på, at vi skal gå videre med den idé."
• Brug negative spørgsmål. I stedet for at sige: "Vi er nødt til at revurdere dette budget", kan du for eksempel spørge: "Synes du ikke, vi skal revurdere dette budget?"
• Brug "undskyld". I stedet for at sige: "Jeg kan ikke lide pasta," kan du for eksempel sige: "Undskyld, jeg kan ikke rigtig lide pasta," eller "Jeg er ked af, at vi ikke kan ordne det i dag," i stedet for "Vi kan ikke ordne det i dag."

7. Brug den passive stemme

Den passive stemme opfattes ofte som mindre konfronterende end den aktive stemme, så den kan være nyttig, når du har brug for at være diplomatisk.

Lad os for eksempel sige, at du hyrer en dekoratør, som lover, at de vil male din spisestue færdig en bestemt dag. Men det er sent på eftermiddagen, og de har ikke gjort meget fremskridt.

Du kunne sige: "Du sagde til os, at du ville male spisestuen i dag, men det har du ikke gjort. For at være ærlig, så er jeg meget skuffet."

Alternativt kan du bruge passiv stemme til at gøre dine følelser klare på en mere diplomatisk måde. For eksempel kan du sige: "Vi fik at vide, at spisestuen ville blive malet i dag, men det er ikke sket, hvilket er skuffende."

8. Læg vægt på dine bekymringer, ikke andres fejl

Hvis du har brug for at tale om, hvad nogen gør forkert, skal du undgå at komme med generaliserende udsagn som "Sally er for ond mod vores kunder" eller "Raj rydder aldrig op." Fokuser i stedet på specifikke bekymringer, fakta og mulige negative resultater.

Lad os for eksempel sige, at du har fået en ny medarbejder i dit team. Selvom vedkommende gør sit bedste og er behagelig at være sammen med, står det klart, at han eller hun ikke har de rette kompetencer til jobbet. Som teamleder beslutter du at tage problemet op med din chef.

Hvis du sagde: "Rob er ikke særlig god til sit job, og jeg synes ikke, han skulle have været ansat," ville du bringe din leder i defensiven og potentielt skabe en akavet atmosfære.

I stedet kan du sige noget i retning af: "Rob er en virkelig rar og positiv person at have omkring sig, men jeg er bekymret for, at han ikke forstår, hvad hans nye rolle indebærer. [Bekymring] I sidste uge fortalte han mig, at han ikke forstod de udtryk, Peter brugte i sin præsentation om kundeservice. [Faktum] Vores team vil få svært ved at få alting gjort, hvis han ikke er sikker på, hvad det er meningen, han skal gøre [Muligtnegativt resultat]."

9. Undgå anklagende sprogbrug

Generelt er det bedst at undgå at starte sætninger med "Du har aldrig ..." eller "Du har altid ..." Anklagende sprog får ofte folk til at føle sig defensive.

Prøv i stedet at sige, hvordan du har det, og brug fakta til at forklare, hvorfor du har det sådan. Det kan hjælpe dig med at undgå at virke aggressiv eller konfronterende.

I stedet for at sige: "Du drikker for meget om aftenen," kan du f.eks. sige: "Jeg er lidt bekymret, fordi du i de sidste par uger har drukket flere drinks hver aften efter middagen."

10. Giv forslag i stedet for ordrer

Hvis du er nødt til at give negativ feedback, så prøv at tilføje et nyttigt forslag sammen med kritikken. Når du kommer med et forslag i stedet for en ordre, er der større sandsynlighed for, at du virker fornuftig og samarbejdsvillig i stedet for vred eller overdrevent kritisk.

I stedet for at sige: "Lav denne rapport igen, og gør den lettere at læse denne gang," kan du f.eks. sige: "Måske kunne du prøve at dele de vigtigste punkter op i korte afsnit og punktopstillinger? Det kunne gøre din rapport lettere at læse."

11. Vælg det rigtige tidspunkt til svære samtaler

Hvis du vælger et upassende tidspunkt at have en følsom samtale på, kan du få den anden person til at føle sig defensiv, flov eller vred, hvilket kan gøre det svært at have en rolig og rationel samtale.

Det kan hjælpe at spørge sig selv: "Hvis en anden skulle fortælle mig det samme, som jeg er ved at fortælle denne person, ville jeg så have lyst til at have samtalen på et andet tidspunkt eller et andet sted?"

12. give afbalanceret feedback, når du bliver spurgt om din mening

Diplomatiske mennesker lyver ikke og holder ikke vigtige oplysninger tilbage, men de ved, at negativ feedback ofte er lettere at acceptere, hvis den ledsages af ros.

Lad os for eksempel sige, at din kone eller mand laver en treretters menu til dig derhjemme for at fejre din fødselsdag. Desværre blev desserten ikke særlig god. Efter måltidet beder din ægtefælle dig om at fortælle dem, hvad du virkelig syntes om den.

Hvis du var helt ærlig og svarede bogstaveligt på spørgsmålet, ville du sandsynligvis såre deres følelser. Det ville være taktløst at sige, for eksempel: "De første to retter var lækre, men desserten var virkelig ubehagelig."

Et mere diplomatisk svar ville være: "Jeg nød virkelig suppen, og raviolien var fantastisk. Desserten var måske lidt tør, men jeg elskede præsentationen."

13. Brug et positivt kropssprog

Andre mennesker er måske mere tilbøjelige til at lytte til dig og respektere, hvad du har at sige, hvis dit kropssprog er åbent og venligt.

Sådan bruger du positivt kropssprog, når du skal være diplomatisk:

• Slap af i musklerne i ansigt og nakke, det kan få dig til at virke mindre streng og anspændt.
• Få øjenkontakt, men lad være med at stirre, for hvis du fastholder blikket for længe, kan du komme til at virke aggressiv.
• Undgå at lægge ben og arme over kors, da det kan få dig til at virke defensiv.
• Stå ikke over nogen, når de sidder ned, da det kan få dig til at virke intimiderende.

For flere tips, se vores guide til, hvordan du bruger et selvsikkert kropssprog.

14. Brug en behagelig tone i stemmen

Selv om dine ord er taktfulde, virker du ikke diplomatisk, hvis du taler i et vredt, fladt eller sarkastisk tonefald. Prøv at tale pænt. Hvis du forbereder dig på en vanskelig diskussion, kan det hjælpe at øve det, du vil sige, højt under fire øjne i en høflig og rolig tone.

15. Giv folk en chance for at redde ansigt

Du behøver ikke at undskylde for andres fejl, men at foreslå en plausibel grund til deres fejl kan være en god diplomatisk manøvre, der giver dem mulighed for at redde ansigt.

I stedet for at sige: "Denne præsentation er fuld af stavefejl. Ret den til i morgen," kan du f.eks. sige: "Denne præsentation er ikke blevet grundigt redigeret. Jeg ved, at du har haft meget travlt i denne uge; måske har du ikke haft tid. Det ville være dejligt, hvis du kunne læse korrektur på den igen i morgen eftermiddag."

16. Brug assertiv kommunikation

Diplomatiske mennesker er følsomme over for andres følelser, men de lader ikke alle træde på sig. De er selvsikre, men ikke aggressive, og forsøger at forhandle sig frem til et resultat, der gavner så mange mennesker som muligt.

Hvis du har tendens til at gå med på, hvad andre ønsker, i stedet for at stå op for det, du tror på eller har brug for, så tjek vores artikel, der forklarer, hvad du skal gøre, hvis folk behandler dig som en dørmåtte. Vi har også en artikel om, hvordan du kan få folk til at respektere dig, som indeholder praktiske råd om assertiv kommunikation.

17. Tilpas din kommunikationsstil til situationen

En gensidig følelse af respekt og et godt forhold kan hjælpe meget, når du skal arbejde sammen med nogen om at løse en vanskelig situation. For at opmuntre dem til at føle, at I er på bølgelængde, kan du prøve at tilpasse dit ordforråd og tonefald til konteksten. Hvis du f.eks. bruger et meget uformelt sprog på arbejdspladsen, når du tager et ømtåleligt emne op med din chef, kan det virke som omrespektløs og uprofessionel.

Almindelige spørgsmål

Er det godt at være diplomatisk?

I følsomme sociale situationer er det normalt godt at være diplomatisk. Men nogle gange er en mere direkte tilgang bedre. Hvis du f.eks. har forsøgt at give kritik på en taktfuld måde, men den anden person ikke forstår, hvad der er gået galt, kan du være nødt til at give en direkte feedback.

Hvordan ved jeg, om jeg er diplomatisk?

Hvis du som regel kan finde de rigtige ord til at afbøde eller glatte ud i akavede sociale situationer, samtidig med at du formår at få dit budskab igennem, er du sandsynligvis diplomatisk. Hvis du har ry for at være en god forhandler eller fredsmægler, er det sandsynligt, at andre mennesker ser dig som en diplomatisk person.

Er diplomatiske mennesker ærlige?

Ja, diplomatiske folk er ærlige, men de er ikke brutalt ærlige. Diplomatiske folk ved, hvordan man overbringer dårlige nyheder eller kritik på en følsom måde, uden at man forklejner sandheden.