Si të jesh diplomatik dhe me takt (me shembuj)

Diplomacia është një aftësi e fuqishme sociale që ndihmon në ndërtimin e marrëdhënieve të shëndetshme, zgjidhjen e konflikteve dhe inkurajimin e njerëzve me pikëpamje të ndryshme për të punuar së bashku. Në këtë artikull, do të mësoni se çfarë do të thotë të jesh diplomat dhe si të praktikosh diplomacinë në situata të ndjeshme.

Çfarë do të thotë të jesh diplomat?

Diplomacia është arti i trajtimit të situatave delikate sociale në një mënyrë të ndjeshme që respekton ndjenjat e njerëzve të tjerë. Nganjëherë quhet takt.

Këtu janë tiparet dhe sjelljet kryesore të njerëzve diplomatikë:

• Ata mund të kenë diskutime të vështira pa dëmtuar marrëdhëniet që kanë me njerëzit e tjerë.
• Ata qëndrojnë të qetë në situata të tensionuara.
• Ata e kuptojnë se njerëzit nuk janë gjithmonë racionalë. Ata nuk i marrin personalisht reagimet negative të njerëzve të tjerë.
• Ata mund të transmetojnë lajme të këqija dhe kritika në një mënyrë të dhembshur.
• Ata respektojnë që të gjithë kanë një këndvështrim unik dhe përpiqen të kuptojnë opinionet e njerëzve të tjerë.
• Ata nuk përpiqen të "fitojnë" argumente. Në vend të kësaj, ata përpiqen të kuptojnë këndvështrime të tjera.
• Ata janë të mirë në ndërmjetësimin midis dy ose më shumë njerëzve që nuk e shohin sy për sy një çështje.
• Ata janë zgjidhës të problemeve që përpiqen të gjejnë zgjidhje që adresojnë nevojat e të gjithëve.
• Ata mbeten të sjellshëm me të gjithë, madje edhe me ata që i acarojnë ose zemërojnë.
How disa këshilla që dotë flas bukur. Nëse jeni duke u përgatitur për një diskutim të vështirë, mund t'ju ndihmojë të përsërisni atë që do të thoni me zë të lartë në mënyrë private, me një ton të sjellshëm dhe të qetë.

15. Jepuni njerëzve një shans për të shpëtuar fytyrën

Nuk keni pse të justifikoni gabimet e dikujt, por sugjerimi i një arsyeje të besueshme për gabimin e tyre mund të jetë një manovër e mirë diplomatike që u lejon atyre të ruajnë fytyrën.

Për shembull, në vend që të thonë: "Ky prezantim është plot me gabime drejtshkrimore. Rregullojeni deri nesër," mund të thoni, "Ky prezantim nuk është redaktuar plotësisht. E di që ke qenë shumë i zënë këtë javë; ndoshta nuk kishit kohë. Do të ishte mirë nëse mund ta korrigjoni përsëri nesër pasdite.”

16. Përdorni komunikim të sigurt

Njerëzit diplomatikë janë të ndjeshëm ndaj ndjenjave të njerëzve të tjerë, por ata nuk i lejojnë të gjithë të ecin mbi to. Ata janë të sigurt, por jo agresivë dhe përpiqen të negociojnë një rezultat që përfiton sa më shumë njerëz të jetë e mundur.

Nëse prireni të shkoni me atë që duan të tjerët në vend që të qëndroni për atë në të cilën besoni ose keni nevojë, shikoni artikullin tonë që shpjegon se çfarë të bëni nëse njerëzit ju trajtojnë si një shtrojë dere. Ne kemi gjithashtu një artikull se si mund t'i bëni njerëzit t'ju respektojnë, i cili përmban këshilla praktike për komunikimin e sigurt.

17. Përshtatni stilin tuaj të komunikimit me situatën

Një ndjenjë e ndërsjellë respekti dhe raporti mund të shkojë shumë kur ju duhetpunoni me dikë për të zgjidhur një situatë delikate. Për t'i inkurajuar ata të ndihen sikur jeni në të njëjtën gjatësi vale, provoni të përshtatni fjalorin dhe tonin e zërit tuaj për t'iu përshtatur kontekstit. Për shembull, përdorimi i gjuhës shumë joformale në vendin e punës kur po ngrini një çështje delikate me shefin tuaj mund të duket si mungesë respekti dhe joprofesionale.

Pyetje të zakonshme

A është mirë të jesh diplomatik?

Në situata të ndjeshme sociale, të jesh diplomat është zakonisht mirë. Por ndonjëherë, një qasje e hapur është më e mirë. Për shembull, nëse jeni përpjekur të kritikoni me takt, por personi tjetër nuk e kupton se ku ka gabuar, mund t'ju duhet të jepni disa komente të prera.

Si mund ta di nëse jam diplomat?

Nëse zakonisht mund të gjeni fjalët e duhura për të shpërndarë ose për të zbutur mesazhin tuaj të sikletshëm, ndoshta jeni duke menaxhuar situatat tuaja të vështira shoqërore ndërkohë që ende po menaxhoni për të përcjellë situatat e vështira sociale. Nëse keni një reputacion si një negociator ose paqebërës i mirë, ka të ngjarë që të tjerët t'ju shohin si një person diplomatik.

A janë të ndershëm njerëzit diplomatikë?

Po, njerëzit diplomatikë janë të ndershëm. Megjithatë, ata nuk janë brutalisht të sinqertë. Njerëzit diplomatikë dinë të japin lajme të këqija apo kritika në një mënyrë të ndjeshme, pa lënë anash të vërtetën. 9>

t'ju ndihmojë të trajtoni situata të ndjeshme në një mënyrë të qetë dhe të këndshme që u jep të gjithëve të përfshirë një shans të ndihen të dëgjuar dhe të kuptuar.

1. Dëgjoni me kujdes të tjerët

Nuk mund të jeni diplomatik nëse nuk i kuptoni pozicionin dhe ndjenjat e tyre. Për t'i parë gjërat nga këndvështrimi i tyre, ju duhet të dëgjoni.

Konkretisht, ju dëshironi të jeni një dëgjues aktiv. Kjo do të thotë:

• T'u jepni njerëzve vëmendjen tuaj të pandarë kur ata flasin
• Të lejoni njerëzit të përfundojnë fjalitë e tyre
• Të përpiqeni të përqendroheni në atë që thonë të tjerët në vend që të prisni vetëm radhën tuaj për të folur
• Përdorni shenja verbale dhe joverbale për të treguar se po i kushtoni vëmendje; për shembull, duke thënë "Uh-huh, vazhdo" ose duke tundur kokën kur ata bëjnë një pikë kyçe

Shikoni udhëzuesin tonë se si të jeni një dëgjues më i mirë për më shumë këshilla.

Shiko gjithashtu: 240 Citate për shëndetin mendor: Për të rritur ndërgjegjësimin & Ngrini stigmën

2. Bëni pyetje për të përmirësuar të kuptuarit tuaj

Edhe nëse dëgjoni me kujdes dikë, mund të mos e kuptoni menjëherë se çfarë po përpiqet t'ju thotë. Mund t'ju ndihmojë të bëni pyetje për të kontrolluar nëse e keni kuptuar atë që thonë ata.

Bërja e pyetjeve të menduara mund të parandalojë keqkuptimet. Gjithashtu sinjalizon se jeni vërtet të interesuar për mendimet e personit tjetër, të cilat mund të ndihmojnë në ndërtimin e besimit dhe raportit, të cilat janë të rëndësishme kur jeni duke negociuar ose duke folur për tema të ndjeshme.

Këtu janë disa pyetje që mund të bëni nëse nuk jeni të sigurt se çfarë dikush tjetërdo të thotë:

• “Nuk jam i sigurt se çfarë do të thuash saktësisht. Mund të më thuash pak më shumë për këtë?”
• “A mund të zgjerohesh pak në pikën që the në lidhje me X?”
• “A mund të kontrolloj nëse ju kam kuptuar siç duhet? Mendoj se po thoni që miqtë e mi vijnë shumë shpesh në banesë, a është kështu?”

3. Mundohuni të empati me njerëzit e tjerë

Empatia përfshin të imagjinoni veten në pozicionin e dikujt tjetër dhe t'i shihni gjërat nga perspektiva e tyre. Nëse mund të ndjeni empati me dikë, mund të jetë më e lehtë të flisni dhe të silleni në mënyrë diplomatike në një situatë delikate sociale. Kjo ndodh sepse kur kupton ndjenjat e një personi tjetër, mund të jetë më e lehtë të zgjedhësh se çfarë të thuash dhe si ta thuash.

Për shembull, le të themi se duhet të refuzoni një ftesë për festën e madhe familjare të Krishtlindjeve të vjehrrit tuaj. Nëse përpiqeni të vendosni veten në vendin e tyre, mund të kuptoni se ata nuk e kanë parë familjen e tyre për një kohë të gjatë dhe ndoshta do të presin me padurim festën. Është e arsyeshme të merret me mend se ata do të zhgënjehen kur të afërmit e tyre (duke përfshirë ju) refuzojnë ftesën.

Me këtë në mendje, "Jo faleminderit" ndoshta nuk do të ishte mjaft me takt. Në vend të kësaj, diçka si, "Do të donim të vinim, por thjesht nuk ia dalim dot", tha me një ton të ngrohtë zëri, do të ishte më mirë.

Nëse nuk e konsideroni veten një person natyral empatik, shikoni këtë artikull se çfarë të bëni nëse nuk mund të lidheni menjerëz të tjerë.

4. Shkruani pikat kyçe paraprakisht

Nuk është gjithmonë e mundur të përgatiteni paraprakisht për një diskutim të ndërlikuar. Megjithatë, nëse keni një mundësi për të planifikuar atë që dëshironi të thoni, është një ide e mirë të bëni një listë me pika të gjithçkaje që dëshironi të mbuloni. Një listë do t'ju ndihmojë të përqendroheni në faktet dhe çështjet kryesore, të cilat mund ta bëjnë më të lehtë të keni një bisedë të qartë dhe konstruktive.

Për shembull, le të themi se po zhvillon një takim me një punonjës sepse ai është vazhdimisht vonë në punë. Objektivi juaj është të zbuloni pse punonjësi nuk vjen në kohë.

Ju mund të shkruani një listë që duket diçka si kjo:

• Shkruani një fakt kyç: 7 ditë të vona nga 10
• Shprehni pasojat: Bashkëpunëtorët duhet të marrin përsipër punë shtesë
• Bëni një pyetje: "Pse po arrini një pyetje kaq vonë?"<4 rrini në kohë?”

Duke iu referuar kësaj liste gjatë takimit, mund ta keni më të lehtë të qëndroni në rrugën e duhur dhe të angazhoheni me punonjësin tuaj në mënyrë që ta zgjidhni problemin së bashku. Ju nuk keni nevojë të shkruani një skenar fjalë për fjalë; thjesht përfshini sa më shumë detaje që mendoni se janë të nevojshme.

5. Mbani nën kontroll emocionet tuaja

Nëse shpejt e humbni durimin, personi me të cilin po flisni mund të humbasë respektin për ju, gjë që mund ta bëjë të vështirë komunikimin kuptimplotë dhe diplomatik. Nëse ndjenii zemëruar, i mërzitur ose i frustruar, përpiquni të qetësoni veten.

Këtu janë disa gjëra që mund të bëni për të mbajtur nën kontroll emocionet tuaja:

• Më falni veten për 5 minuta dhe bëni disa ushtrime të frymëmarrjes së thellë jashtë ose në banjë.
• Pyesni veten: "A do të ketë rëndësi kjo për një javë/një muaj/një vit nga tani?" Kjo mund t'ju ndihmojë të mbani një ndjenjë perspektive, e cila nga ana tjetër mund t'ju ndihmojë të qëndroni të qetë.
• Bëni një ushtrim tokëzimi. Për shembull, mund të provoni të emërtoni 3 gjëra që mund të shihni, 3 gjëra që mund të dëgjoni dhe 3 gjëra që mund t'i prekni.

6. Përdorni gjuhë zbutëse

Njerëzit diplomatikë janë të ndershëm, por dinë të zbusin kritikat, refuzimet dhe lajmet e këqija duke përdorur një gjuhë të butë.

Këtu janë disa mënyra se si mund të përdorni gjuhë zbutëse kur duhet të jeni diplomatik:

• Në vend që të përdorni mbiemra negativë, përdorni një mbiemër pozitiv dhe "jo shumë". Për shembull, në vend që të thoni, "Shkathtësitë e Rhonda-s për të mbajtur shënime janë të dobëta", mund të thoni, "Shkathtësitë e Rhonda-s për të mbajtur shënime nuk janë shumë të mira."
• Përdorni kualifikues të tillë si "disi", "pak" ose "pak." 4> Përdorni fjalë mbrojtëse që nënkuptojnë pasiguri në vend të gjykimit. Për shembull, në vend që të thoni, "Kjo është një ide e tmerrshme", mund të thoni, "Unë nuk jam i sigurt se duhet të shkojmë me atë ide."
• Përdor pyetje negative. Për shembull, në vend që të thoni, "Duhet ta rivlerësojmë këtë buxhet", mund të pyesni: "A nuk mendoni se duhet ta rivlerësojmë këtë buxhet?"
• Përdorni "më falni". Për shembull, në vend që të thoni, "Nuk më pëlqejnë makaronat", ju mund të thoni, "Më falni, nuk më vjen shumë keq që ne mund t'i rregullojmë sot" që sot.”

7. Përdorni zërin pasiv

Zëri pasiv shpesh perceptohet si më pak konfrontues sesa zëri aktiv, kështu që mund të jetë i dobishëm kur duhet të jeni diplomatik.

Për shembull, le të themi se punësoni një dekorues i cili premton se do të përfundojë lyerjen e dhomës tuaj të ngrënies në një ditë të caktuar. Por është vonë pasdite dhe ata nuk kanë bërë shumë përparim.

Mund të thoni, “Na thatë se do të lyeshit dhomën e ngrënies sot, por nuk e keni bërë. Të them të drejtën, jam shumë i zhgënjyer.”

Përndryshe, mund të përdorni zërin pasiv për t'i bërë të qarta ndjenjat tuaja në një mënyrë më diplomatike. Për shembull, mund të thoni, "Na u tha se dhoma e ngrënies do të lyhej sot, por nuk është bërë, gjë që është zhgënjyese."

8. Theksoni shqetësimet tuaja, jo gabimet e njerëzve të tjerë

Nëse keni nevojë të flisni për atë që dikush po bën gabim, shmangni deklaratat e përgjithësuara dhe gjithëpërfshirëse si "Sally është shumë e keqe me klientët tanë" ose "Raj nuk e rregullon kurrë". Në vend të kësaj, fokusohuni në shqetësime, fakte specifike,dhe pasojat e mundshme negative.

Për shembull, le të themi se një punonjës i ri i është bashkuar ekipit tuaj. Megjithëse ata përpiqen shumë dhe janë të këndshëm të jenë pranë, bëhet e qartë se ata nuk kanë aftësitë e duhura për këtë punë. Si udhëheqës i ekipit, ju vendosni ta ngrini çështjen me menaxherin tuaj.

Nëse thoni: "Rob nuk është shumë i zoti në punën e tij dhe nuk mendoj se ai duhej të ishte punësuar," do ta vendosnit menaxherin tuaj në mbrojtje dhe do të krijoni një atmosferë të vështirë.

Në vend të kësaj, mund të thoni diçka të tillë si: "Rob është një rol shumë i ri, por i këndshëm për të përfshirë atë person shumë të mirë, por pozitiv. [Shqetësim] Javën e kaluar, ai më tha se nuk i kuptonte termat që përdori Peter në prezantimin e tij për shërbimin ndaj klientit. [Fakt] Ekipi ynë do të luftojë për të bërë gjithçka nëse ai nuk është i sigurt se çfarë synon të bëjë [Rezultat i mundshëm negativ].”

9. Shmangni gjuhën akuzuese

Në përgjithësi, është më mirë të shmangni fillimin e fjalive me "Ti kurrë..." ose "Ti gjithmonë..." Gjuha akuzuese shpesh i bën njerëzit të ndihen në mbrojtje.

Në vend të kësaj, provo të thuash se si ndihesh dhe përdor fakte për të shpjeguar pse ndihesh kështu. Kjo mund t'ju ndihmojë të shmangni shfaqjen si agresive ose konfrontuese.

Për shembull, në vend që të thoni, "Ju jeni duke pirë shumë në mbrëmje", mund të thoni, "Jam pak i shqetësuar sepse, gjatë javëve të fundit, keni pirë disa pijeçdo natë pas darkës.”

10. Jepni sugjerime dhe jo porosi

Nëse keni nevojë të jepni komente negative, provoni të shtoni një sugjerim të dobishëm krahas kritikës. Kur bëni një sugjerim në vend të një urdhri, ka më shumë gjasa të dukeni si të arsyeshëm dhe bashkëpunues dhe jo të zemëruar ose tepër kritik.

Për shembull, në vend që të thoni, "Bëni përsëri këtë raport dhe ju lutemi ta bëni më të lehtë leximin këtë herë", mund të thoni, "Ndoshta mund të provoni t'i zbërtheni pikat kyçe në seksione të shkurtra dhe pika? Kjo mund ta bëjë raportin tuaj më të lehtë për t'u lexuar.”

11. Zgjidhni kohën e duhur për të zhvilluar biseda të vështira

Nëse zgjidhni një kohë të papërshtatshme për të zhvilluar një bisedë delikate, mund ta bëni personin tjetër të ndihet në mbrojtje, në siklet ose të zemëruar, gjë që mund ta bëjë të vështirë të zhvilloni një bisedë të qetë dhe racionale.

Mund të ndihmojë të pyesni veten: "Nëse dikush tjetër do të më tregonte të njëjtën gjë për një person tjetër në vendin tim?"

12. Jepni reagime të balancuara kur ju kërkohet mendimi

Njerëzit diplomatikë nuk gënjejnë ose nuk mbajnë informacione të rëndësishme. Megjithatë, ata e dinë se shpesh, reagimet negative mund të jenë më të lehta për t'u pranuar nëse shoqërohen me lëvdata.

Për shembull, le të themi se gruaja ose burri juaj ju gatuan një vakt me tre pjata në shtëpi për të festuar ditëlindjen tuaj. Fatkeqësisht, ëmbëlsira nuk e bëridalin shumë mirë. Pas vaktit, bashkëshorti juaj ju kërkon t'i tregoni se çfarë mendonit në të vërtetë për të.

Nëse do të ishit plotësisht të sinqertë dhe do t'i përgjigjeshit pyetjes në një mënyrë fjalë për fjalë, ndoshta do t'i lëndonit ndjenjat e tyre. Do të ishte pa takt të thuash, për shembull, "Dy pjatat e para ishin të shijshme, por ëmbëlsira ishte vërtet e pakëndshme".

Një përgjigje më diplomatike do të ishte: “Më pëlqeu vërtet supja dhe ravioli ishte fantastik. Ëmbëlsira ishte ndoshta pak e thatë, por më pëlqeu prezantimi.”

13. Përdorni gjuhë pozitive të trupit

Njerëzit e tjerë mund të kenë më shumë gjasa t'ju dëgjojnë dhe të respektojnë atë që keni për të thënë nëse gjuha juaj e trupit është e hapur dhe miqësore.

Ja se si të përdorni gjuhën pozitive të trupit kur duhet të jeni diplomatik:

• Relaksoni muskujt në fytyrë dhe qafë; kjo mund t'ju ndihmojë të dukeni më pak të rreptë dhe të tensionuar.
• Keni kontakt me sy, por mos ia ngul sytë sepse mbajtja e vështrimit të dikujt për një kohë të gjatë mund t'ju bëjë të dukeni si agresiv.
• Shmangni kryqëzimin e këmbëve dhe krahëve, pasi kjo mund t'ju bëjë të dukeni si mbrojtës.
• Mos u ndalni mbi dikë kur është ulur,>
<5 sepse kjo mund t'ju turpërojë. shikoni udhëzuesin tonë se si të përdorni gjuhën e trupit të sigurt.

14. Përdorni një ton të këndshëm zëri

Edhe nëse fjalët tuaja janë me takt, nuk do të dukeni si diplomatikë nëse flisni me një ton zëri të zemëruar, të sheshtë ose sarkastik. Provoni