فهرست مطالب
دیپلماسی یک مهارت اجتماعی قدرتمند است که به ایجاد روابط سالم، حل تعارض و تشویق افراد با دیدگاه های متفاوت به همکاری با یکدیگر کمک می کند. در این مقاله، معنای دیپلماتیک بودن و نحوه تمرین دیپلماسی در موقعیت‌های حساس را خواهید آموخت.
دیپلماسی بودن به چه معناست؟
دیپلماسی هنر مدیریت موقعیت‌های اجتماعی ظریف به شیوه‌ای حساس است که به احساسات دیگران احترام می‌گذارد. گاهی از آن به عنوان درایت یاد می شود.
در اینجا ویژگی‌ها و رفتارهای کلیدی افراد دیپلماتیک آمده است:
- آنها می‌توانند بدون آسیب رساندن به روابطی که با دیگران دارند، بحث‌های دشواری داشته باشند.
- آنها در موقعیت‌های پرتنش آرام می‌مانند.
- آنها می‌دانند که انسان‌ها همیشه منطقی نیستند. آنها واکنش‌های منفی دیگران را شخصی نمی‌دانند.
- آنها می‌توانند اخبار و انتقادات بد را به شیوه‌ای دلسوزانه منتقل کنند.
- آنها به اینکه همه دیدگاه منحصربه‌فردی دارند احترام می‌گذارند و سعی می‌کنند نظرات دیگران را درک کنند.
- آنها سعی نمی‌کنند در بحث‌ها «برنده» شوند. درعوض، آنها سعی می‌کنند دیدگاه‌های دیگر را درک کنند.
- آنها در میانجیگری بین دو یا چند نفر که به یک موضوع چشم در چشم نمی‌بینند خوب عمل می‌کنند.
- آنها مشکل‌گشا هستند و سعی می‌کنند راه‌حل‌هایی بیابند که نیازهای همه را برآورده کند.
- آنها با همه، حتی کسانی که آنها را عصبانی یا عصبانی می‌کنند، مودب می‌مانند. برخی از نکات که خواهد شدزیبا صحبت کردن اگر برای یک بحث دشوار آماده می‌شوید، می‌تواند به تکرار آنچه می‌خواهید با صدای بلند در خلوت و با لحنی مودبانه و آرام بگویید کمک کند.
15. به افراد فرصت دهید تا چهره خود را حفظ کنند
شما مجبور نیستید برای اشتباهات دیگران بهانه بیاورید، اما پیشنهاد یک دلیل قابل قبول برای اشتباه آنها می تواند مانور دیپلماتیک خوبی باشد که به آنها امکان می دهد چهره خود را حفظ کنند.
همچنین ببینید: 21 نکته برای معاشرت با مردم (با مثال های عملی)به عنوان مثال، به جای گفتن، "این ارائه پر از اشتباهات املایی است. تا فردا رفعش کنید، می‌توانید بگویید، «این ارائه به‌طور کامل ویرایش نشده است. من می دانم که شما در این هفته واقعاً مشغول بودید. شاید وقت نداشتی اگر بتوانید تا فردا بعدازظهر دوباره آن را تصحیح کنید بسیار عالی خواهد بود.»
16. از ارتباطات قاطعانه استفاده کنید
افراد دیپلماتیک نسبت به احساسات دیگران حساس هستند، اما به همه اجازه نمی دهند که همه آنها را طی کنند. آنها اعتماد به نفس دارند، اما تهاجمی نیستند و سعی می کنند در مورد نتیجه ای مذاکره کنند که تا حد امکان به نفع مردم باشد.
اگر تمایل دارید به جای اینکه برای آنچه به آن اعتقاد دارید یا نیاز دارید، با آنچه دیگران می خواهند همراهی کنید، مقاله ما را بررسی کنید که توضیح می دهد اگر مردم با شما مانند یک حصیر در برخورد می کنند، چه کاری باید انجام دهید. ما همچنین مقاله ای داریم در مورد اینکه چگونه می توانید مردم را وادار به احترام به شما کنید که حاوی توصیه های عملی در مورد ارتباط قاطعانه است.
همچنین ببینید: چگونه کاریزماتیک تر باشیم (و به طور طبیعی مغناطیسی شویم)17. سبک ارتباطی خود را با شرایط تطبیق دهید
احساس احترام متقابل و رابطه می تواند در مواقعی که شما نیاز بهبرای حل یک موقعیت حساس با کسی کار کنید. برای تشویق آنها به اینکه احساس کنند در یک طول موج هستید، سعی کنید واژگان و لحن صدای خود را متناسب با زمینه تطبیق دهید. به عنوان مثال، استفاده از زبان بسیار غیررسمی در محل کار، زمانی که یک موضوع ظریف را با رئیس خود مطرح می کنید، ممکن است بی احترامی و غیرحرفه ای باشد.
سوالات رایج
آیا دیپلماتیک بودن خوب است؟
در موقعیت های اجتماعی حساس، دیپلماتیک بودن معمولاً خوب است. اما گاهی اوقات، یک رویکرد صریح بهتر است. برای مثال، اگر سعی کرده‌اید با درایت انتقاد کنید، اما طرف مقابل متوجه نمی‌شود که کجا اشتباه کرده است، ممکن است لازم باشد بازخورد صریح بدهید.
چگونه بفهمم دیپلمات هستم؟
اگر معمولاً می‌توانید کلمات مناسبی را برای انتشار یا هموار کردن پیام‌های ناخوشایند پیدا کنید، احتمالاً در حال مدیریت موقعیت‌های اجتماعی ناخوشایند خود هستید. اگر به عنوان یک مذاکره کننده یا صلح طلب خوب شهرت دارید، این احتمال وجود دارد که دیگران شما را فردی دیپلماتیک ببینند.
آیا افراد دیپلماتیک صادق هستند؟
بله، افراد دیپلماتیک صادق هستند. با این حال، آنها بی رحمانه صریح نیستند. افراد دیپلماتیک می‌دانند چگونه اخبار بد یا انتقاد را به شیوه‌ای حساس و بدون کتمان حقیقت برسانند.» 9>
به شما کمک می کند موقعیت های حساس را به شیوه ای آرام و برازنده مدیریت کنید که به همه افراد درگیر این فرصت را می دهد تا احساس کنند شنیده شده و درک شده اند.1. با دقت به صحبت های دیگران گوش دهید
شما نمی توانید دیپلماتیک باشید مگر اینکه موقعیت و احساسات آنها را درک کنید. برای دیدن چیزها از دیدگاه آنها، باید گوش دهید.
به طور خاص، شما می خواهید یک شنونده فعال باشید. این به این معنی است:
- توجه بی‌نظیر خود را هنگام صحبت کردن به افراد بدهید
- به افراد اجازه دهید جملات خود را به پایان برسانند
- تلاش کنید به جای اینکه فقط منتظر نوبت شما برای صحبت باشید، بر آنچه که دیگران می‌گویند تمرکز کنید
- استفاده از نشانه‌های کلامی و غیرکلامی برای نشان دادن توجه شما؛ به عنوان مثال، با گفتن "اوهوم، ادامه دهید" یا با تکان دادن سر خود زمانی که آنها به یک نکته کلیدی اشاره می کنند
برای راهنمایی های بیشتر، راهنمای ما را در مورد چگونگی شنونده بهتر بودن بررسی کنید.
2. برای بهبود درک خود سوالاتی بپرسید
حتی اگر با دقت به صحبت‌های کسی گوش دهید، ممکن است بلافاصله متوجه نشوید که او می‌خواهد به شما بگوید. پرسیدن سؤال برای بررسی اینکه متوجه شده اید چه می گویند می تواند کمک کند.
پرسیدن سؤالات متفکرانه می تواند از سوء تفاهم جلوگیری کند. همچنین نشان می‌دهد که شما واقعاً به افکار طرف مقابل علاقه‌مند هستید، که می‌تواند به ایجاد اعتماد و ارتباط کمک کند، که در هنگام مذاکره یا صحبت در مورد موضوعات حساس مهم هستند.
در اینجا چند سؤال وجود دارد که اگر مطمئن نیستید که شخص دیگری چیست، می‌توانید بپرسید.معنی:
- «من دقیقاً منظور شما را نمی دانم. می‌توانید کمی بیشتر در مورد آن به من بگویید؟»
- «می‌توانید در مورد نکته‌ای که در مورد X اشاره کردید کمی توضیح دهید؟»
- «می‌توانم بررسی کنم که شما را به درستی درک کرده‌ام؟ فکر می کنم شما می گویید که دوستان من اغلب به آپارتمان می آیند، درست است؟»
3. سعی کنید با افراد دیگر همدلی کنید
همدلی شامل تصور کردن خود در موقعیت دیگران و دیدن چیزها از دیدگاه آنهاست. اگر بتوانید با کسی همدردی کنید، صحبت کردن و رفتار دیپلماتیک در یک موقعیت اجتماعی حساس آسان تر است. این به این دلیل است که وقتی احساسات شخص دیگری را درک می کنید، انتخاب اینکه چه چیزی بگویید و چگونه آن را انتخاب کنید، آسان تر است.
به عنوان مثال، فرض کنید باید دعوت به جشن کریسمس خانوادگی بزرگ خانواده شوهرتان را رد کنید. اگر سعی کنید خود را به جای آنها بگذارید، ممکن است متوجه شوید که آنها مدت زیادی است که خانواده خود را ندیده اند و احتمالاً مشتاقانه منتظر مهمانی هستند. منطقی است که حدس بزنیم وقتی بستگانشان (از جمله شما) دعوت را رد کنند، ناامید خواهند شد.
با در نظر گرفتن این موضوع، "نه متشکرم" احتمالاً به اندازه کافی درایت نخواهد بود. درعوض، بهتر است چیزی شبیه به «ما دوست داریم بیایم، اما نمی‌توانیم»افراد دیگر.
4. نکات کلیدی را از قبل یادداشت کنید
همیشه نمی توان از قبل برای یک بحث دشوار آماده شد. با این حال، اگر فرصتی برای برنامه ریزی آنچه می خواهید بگویید دارید، ایده خوبی است که فهرستی از همه چیزهایی که می خواهید پوشش دهید تهیه کنید. یک لیست به شما کمک می کند تا روی حقایق و مسائل کلیدی تمرکز کنید، که می تواند گفتگوی شفاف و سازنده را آسان تر کند.
به عنوان مثال، فرض کنید با یک کارمند جلسه ای دارید، زیرا او دائماً به سر کار دیر می آید. هدف شما این است که بفهمید چرا کارمند به موقع حاضر نمی شود.
شما ممکن است فهرستی بنویسید که چیزی شبیه به این است:
- یک واقعیت کلیدی را بیان کنید: 7 روز آخر از 10 روز گذشته
- نتیجه املا: همکاران باید کارهای اضافی را انجام دهند
- یک سوال بپرسید: "چرا می توانی مشکلی را حل کنی که صبح می کنی؟"<4: به موقع بمانید؟»
با مراجعه به این لیست در طول جلسه، ممکن است راحت تر در مسیر خود بمانید و با کارمند خود تعامل داشته باشید تا بتوانید با هم مشکل را حل کنید. شما مجبور نیستید یک متن کلمه به کلمه بنویسید. فقط به همان اندازه که احساس می کنید لازم است جزئیات را وارد کنید.
5. احساسات خود را تحت کنترل داشته باشید
اگر به سرعت عصبانی می شوید، ممکن است شخصی که با او صحبت می کنید احترام خود را نسبت به شما از دست بدهد، که می تواند ارتباط معنی دار و دیپلماتیک را دشوار کند. اگر احساس می کنیدعصبانی، ناراحت یا ناامید سعی کنید خود را آرام کنید.
در اینجا چند کار وجود دارد که می توانید برای کنترل احساسات خود انجام دهید:
- برای 5 دقیقه از خود معذرت خواهی کنید و چند تمرین تنفس عمیق در بیرون یا در حمام انجام دهید.
- از خود بپرسید: "آیا این موضوع در یک هفته/یک ماه/یک سال آینده اهمیت خواهد داشت؟" این می تواند به شما کمک کند حس دیدگاه را حفظ کنید، که به نوبه خود می تواند به شما کمک کند آرام بمانید.
- یک تمرین زمینی انجام دهید. برای مثال، می توانید سعی کنید 3 چیز را که می توانید ببینید، 3 چیز را که می توانید بشنوید و 3 چیز را که می توانید لمس کنید نام ببرید.
6. از زبان نرم‌کننده استفاده کنید
افراد دیپلماتیک صادق هستند، اما می‌دانند که چگونه با استفاده از زبان ملایم، انتقاد، رد کردن و اخبار بد را کاهش دهند.
در اینجا چند راه وجود دارد که می‌توانید هنگام نیاز به دیپلماسی از زبان نرم‌کننده استفاده کنید:
- به‌جای استفاده از صفت‌های منفی، از صفت مثبت و "نه" استفاده کنید. برای مثال، به‌جای گفتن «مهارت‌های یادداشت‌برداری روندا ضعیف است»، می‌توانید بگویید، «مهارت‌های یادداشت‌برداری روندا خیلی خوب نیست.»
- از معیارهایی مانند «تا حدودی»، «کمی» یا «کمی» استفاده کنید. 4> به جای قضاوت از کلمات پوششی که دلالت بر عدم قطعیت دارند استفاده کنید. برای مثال، به جای گفتن، "این یک ایده وحشتناک است"، می توانید بگویید، "مطمئن نیستم که باید آن ایده را دنبال کنیم."
- از سوالات منفی استفاده کنید. به‌عنوان مثال، به‌جای گفتن «ما باید این بودجه را دوباره ارزیابی کنیم»، می‌توانید بپرسید، «آیا فکر نمی‌کنید باید این بودجه را دوباره ارزیابی کنیم؟»
- از «متاسفم» استفاده کنید. به‌عنوان مثال، به‌جای گفتن، «من ماکارونی دوست ندارم»، می‌توانید بگویید: «متاسفم، من نمی‌توانم یا واقعاً می‌توانیم ماکارونی را درست کنیم.» که امروز.»
7. از صدای منفعل استفاده کنید
صدای منفعل معمولاً نسبت به صدای فعال کمتر متضاد تلقی می شود، بنابراین زمانی که نیاز به دیپلماسی دارید می تواند مفید باشد.
به عنوان مثال، فرض کنید یک دکوراتور را استخدام کرده اید که قول می دهد نقاشی اتاق غذاخوری شما را در یک روز خاص به پایان برساند. اما اواخر بعدازظهر است و پیشرفت چندانی نکرده‌اند.
می‌توانید بگویید، «به ما گفتی که امروز اتاق غذاخوری را رنگ می‌کنی، اما این کار را انجام ندادی. راستش را بگویم، من بسیار ناامید هستم.»
در عوض، می‌توانید از صدای منفعل استفاده کنید تا احساسات خود را به روشی دیپلماتیک‌تر روشن کنید. به عنوان مثال، ممکن است بگویید، "به ما گفته شد که اتاق غذاخوری امروز رنگ آمیزی می شود، اما این کار انجام نشده است، که ناامید کننده است."
8. بر نگرانی‌های خود تأکید کنید، نه بر عیب‌های دیگران
اگر می‌خواهید در مورد اشتباه شخصی صحبت کنید، از بیان جملات کلی و فراگیر مانند «سالی نسبت به مشتریان ما خیلی بد است» یا «راج هیچ‌وقت کار را مرتب نمی‌کند» خودداری کنید. در عوض، روی نگرانی‌ها، حقایق خاص تمرکز کنید،و پیامدهای منفی احتمالی
برای مثال، فرض کنید یک کارمند جدید به تیم شما پیوسته است. اگرچه آنها سخت تلاش می‌کنند و از بودن در کنار هم لذت می‌برند، اما مشخص می‌شود که مهارت مناسبی برای کار ندارند. به عنوان رهبر تیم، تصمیم می‌گیرید موضوع را با مدیرتان در میان بگذارید.
اگر می‌گویید: «راب در کارش خیلی خوب نیست و فکر نمی‌کنم او باید استخدام می‌شد»، مدیر خود را در حالت تدافعی قرار می‌دهید و به طور بالقوه فضایی ناخوشایند ایجاد می‌کنید.
در عوض، می‌توانید چیزی شبیه به این بگویید: «راب نقش بسیار خوبی دارد، اما من می‌دانم که او در اطراف چه نقشی بسیار خوب و مثبت دارد. [نگرانی] هفته گذشته، او به من گفت که عباراتی را که پیتر در ارائه خود در مورد خدمات مشتری به کار برد، درک نمی کند. [واقعیت] اگر او مطمئن نباشد که قصد انجام چه کاری را دارد، تیم ما برای انجام همه کارها تلاش خواهد کرد [نتیجه منفی احتمالی]."
9. از زبان اتهامی اجتناب کنید
به طور کلی، بهتر است از شروع جملات با «تو هرگز…» یا «تو همیشه…» پرهیز کنیم. این می تواند به شما کمک کند تا از تجاوز یا مقابله با دیگران جلوگیری کنید.
به عنوان مثال، به جای گفتن، "شما در عصرها زیاد مشروب می خورید"، می توانید بگویید: "من کمی نگران هستم، زیرا در چند هفته گذشته، چندین نوشیدنی مصرف کرده اید.هر شب بعد از شام.»
10. به جای سفارش پیشنهاد بدهید
اگر نیاز به بازخورد منفی دارید، سعی کنید یک پیشنهاد مفید در کنار انتقاد اضافه کنید. وقتی به جای سفارش پیشنهادی می‌دهید، به احتمال زیاد به جای اینکه عصبانی یا بیش از حد انتقادی باشید، فردی منطقی و مشارکتی در نظر می‌گیرید.
برای مثال، به‌جای گفتن «این گزارش را دوباره انجام دهید، و لطفاً این بار خواندن آن را آسان‌تر کنید»، می‌توانید بگویید: «شاید بتوانید نکات کلیدی را به بخش‌های کوتاه و نقاط اصلی تقسیم کنید؟ این ممکن است خواندن گزارش شما را آسان‌تر کند.»
11. زمان مناسبی را برای انجام مکالمات سخت انتخاب کنید
اگر زمان نامناسبی را برای یک مکالمه حساس انتخاب کنید، ممکن است طرف مقابل احساس تدافعی، شرمساری یا عصبانیت کند، که می تواند انجام یک مکالمه آرام و منطقی را دشوار کند.
این می تواند کمک کند که از خود بپرسید: "اگر شخص دیگری به من بگوید که در زمان دیگری با او صحبت می کنم؟"
12. وقتی نظر شما از شما خواسته می شود بازخورد متعادلی بدهید
افراد دیپلماتیک دروغ نمی گویند و اطلاعات مهم را دریغ نمی کنند. با این حال، آنها می‌دانند که اغلب، اگر بازخورد منفی همراه با تمجید باشد، می‌توان آن را راحت‌تر پذیرفت.
برای مثال، فرض کنید همسر یا شوهرتان برای جشن تولدتان، یک غذای سه وعده‌ای در خانه برایتان می‌پزد. متأسفانه، دسر این کار را نکردخیلی خوب معلوم شود بعد از غذا، همسرتان از شما می‌خواهد که به آنها بگویید واقعاً در مورد آن چه فکر می‌کنید.
اگر کاملاً صادق بودید و به این سؤال به صورت تحت اللفظی پاسخ می‌دادید، احتمالاً احساسات او را جریحه دار می‌کردید. به عنوان مثال، بی تدبیری است که بگوییم: "دو دوره اول خوشمزه بود، اما دسر واقعا ناخوشایند بود."
یک پاسخ دیپلماتیک تر این خواهد بود: "من واقعا از سوپ لذت بردم، و راویولی فوق العاده بود. دسر شاید کمی خشک بود، اما من ارائه را دوست داشتم.»
13. از زبان بدن مثبت استفاده کنید
اگر زبان بدن شما باز و دوستانه باشد، دیگران ممکن است بیشتر به صحبت های شما گوش دهند و به آنچه می خواهید بگویید احترام بگذارند. این می تواند به شما کمک کند کمتر خشن و پرتنش به نظر برسید.
14. از لحن صدای دلپذیری استفاده کنید
حتی اگر کلمات شما با درایت باشد، اگر با لحن خشمگین، صاف یا طعنه آمیز صحبت کنید، دیپلماتیک نخواهید بود. تلاش كردن
