Kako biti diplomatski i taktičan (s primjerima)

Diplomacija je moćna društvena vještina koja pomaže u izgradnji zdravih odnosa, rješavanju sukoba i potiče ljude s različitim pogledima na suradnju. U ovom ćete članku naučiti što znači biti diplomatski i kako prakticirati diplomaciju u osjetljivim situacijama.

Što znači biti diplomatski?

Diplomacija je umijeće rješavanja delikatnih društvenih situacija na osjetljiv način koji poštuje osjećaje drugih ljudi. Ponekad se naziva takt.

Ovo su ključne osobine i ponašanja diplomatskih ljudi:

• Oni mogu voditi teške rasprave bez narušavanja odnosa koje imaju s drugim ljudima.
• Oni ostaju smireni u napetim situacijama.
• Oni razumiju da ljudi nisu uvijek racionalni. Ne shvaćaju osobno negativne reakcije drugih ljudi.
• Mogu prenijeti loše vijesti i kritiku na suosjećajan način.
• Poštuju da svatko ima jedinstvenu perspektivu i nastoje razumjeti mišljenja drugih ljudi.
• Ne pokušavaju "pobijediti" u raspravama. Umjesto toga, pokušavaju razumjeti druge perspektive.
• Dobri su u posredovanju između dvoje ili više ljudi koji se ne slažu u vezi s problemom.
• Oni rješavaju probleme i pokušavaju pronaći rješenja koja odgovaraju svačijim potrebama.
• Ostaju pristojni prema svima, čak i prema onima koji ih iritiraju ili ljute.

Kako biti diplomatski

On evo nekoliko savjeta koji ćelijepo govoriti. Ako se pripremate za tešku raspravu, može pomoći uvježbavanje onoga što ćete naglas reći nasamo u pristojnom, smirenom tonu.

15. Dajte ljudima priliku da sačuvaju obraz

Ne morate se opravdavati za nečije pogreške, ali sugeriranje prihvatljivog razloga njihove pogreške može biti dobar diplomatski manevar koji im omogućuje da sačuvaju obraz.

Na primjer, umjesto da kažete: "Ova prezentacija je puna pravopisnih pogrešaka. Popravi to do sutra", mogli biste reći, "Ova prezentacija nije temeljito uređena. Znam da ste ovaj tjedan bili jako zaposleni; možda niste imali vremena. Bilo bi sjajno kad biste ga mogli ponovno lektorirati do sutra poslijepodne.”

16. Koristite asertivnu komunikaciju

Diplomatični ljudi osjetljivi su na osjećaje drugih ljudi, ali ne dopuštaju da ih svatko obilazi. Oni su samouvjereni, ali nisu agresivni i pokušavaju pregovarati o ishodu koji će koristiti što većem broju ljudi.

Ako se slažete s onim što drugi žele, a ne zauzimate se za ono u što vjerujete ili što vam je potrebno, pogledajte naš članak koji objašnjava što učiniti ako se ljudi prema vama ponašaju kao prema otiraču. Također imamo članak o tome kako možete pridobiti ljude da vas poštuju koji sadrži praktične savjete o asertivnoj komunikaciji.

17. Prilagodite svoj komunikacijski stil situaciji

Uzajamni osjećaj poštovanja i bliskosti može vam pomoći kada trebateraditi s nekim na rješavanju delikatne situacije. Kako biste ih potaknuli da se osjećaju kao da ste na istoj valnoj duljini, pokušajte prilagoditi svoj vokabular i ton glasa kontekstu. Na primjer, korištenje vrlo neformalnog jezika na radnom mjestu kada pokrećete delikatno pitanje sa svojim šefom može djelovati kao nepoštivanje i neprofesionalnost.

Uobičajena pitanja

Je li dobro biti diplomatski?

U osjetljivim društvenim situacijama, diplomatski je obično dobro. Ali ponekad je bolji pristup jasniji. Na primjer, ako ste pokušali taktično kritizirati, ali druga osoba ne razumije gdje je pogriješila, možda ćete morati dati izravnu povratnu informaciju.

Kako da znam jesam li diplomatičan?

Ako obično možete pronaći prave riječi da razriješite ili izgladite neugodne društvene situacije, a da i dalje uspijevate prenijeti svoju poruku, vjerojatno ste diplomatični. Ako ste na glasu kao dobar pregovarač ili mirotvorac, vjerojatno vas drugi ljudi vide kao diplomatsku osobu.

Jesu li diplomatski ljudi pošteni?

Da, diplomatski ljudi su pošteni. Međutim, nisu brutalno iskreni. Diplomatski ljudi znaju prenijeti loše vijesti ili kritike na osjetljiv način bez prešućivanja istine.

pomoći vam da rješavate osjetljive situacije na miran, graciozan način koji svima koji su uključeni daje priliku da se osjećaju saslušanim i shvaćenim.

1. Pažljivo slušajte druge

Ne možete biti diplomatski ako ne razumijete njihovu poziciju i osjećaje. Da biste vidjeli stvari s njihove točke gledišta, morate slušati.

Točnije, želite biti aktivan slušatelj. To znači:

• Poklanjati ljudima nepodijeljenu pozornost dok govore
• Dopuštati ljudima da završe svoje rečenice
• Pokušavati se usredotočiti na ono što drugi govore umjesto da samo čekate svoj red da govorite
• Korištenje verbalnih i neverbalnih znakova da pokažete da obraćate pozornost; na primjer, govoreći "Uh-ha, nastavi" ili kimanjem glavom kada iznesu ključnu poentu

Pogledajte naš vodič o tome kako biti bolji slušatelj za više savjeta.

2. Postavljajte pitanja kako biste poboljšali svoje razumijevanje

Čak i ako pažljivo slušate nekoga, možda nećete odmah razumjeti što vam pokušava reći. Može vam pomoći postavljanje pitanja kako biste provjerili jeste li shvatili što govore.

Postavljanje promišljenih pitanja može spriječiti nesporazume. Također signalizira da ste iskreno zainteresirani za misli druge osobe, što može pomoći u izgradnji povjerenja i odnosa, koji su važni kada pregovarate ili razgovarate o osjetljivim temama.

Evo nekih pitanja koja biste mogli postaviti ako niste sigurni što netko drugiznači:

• "Nisam siguran na što točno misliš. Možete li mi reći nešto više o tome?"
• "Možete li malo proširiti ono što ste iznijeli o X?"
• "Mogu li provjeriti jesam li vas dobro razumio? Mislim da želiš reći da moji prijatelji prečesto dolaze u stan, je li tako?”

3. Pokušajte suosjećati s drugim ljudima

Empatija uključuje zamišljanje sebe u nečijoj poziciji i gledanje stvari iz njihove perspektive. Ako možete suosjećati s nekim, možda će vam biti lakše govoriti i ponašati se diplomatski u delikatnoj društvenoj situaciji. To je zato što kada razumijete osjećaje druge osobe, možda će vam biti lakše odabrati i što reći i kako to reći.

Na primjer, recimo da trebate odbiti poziv na veliku božićnu zabavu svoje tazbine. Ako se pokušate staviti u njihovu kožu, možda ćete shvatiti da dugo nisu vidjeli svoju obitelj i vjerojatno će se veseliti zabavi. Razumno je pretpostaviti da će biti razočarani kada njihovi rođaci (uključujući i vas) odbiju pozivnicu.

Imajući ovo na umu, "Ne, hvala" vjerojatno ne bi bilo dovoljno taktično. Umjesto toga, bilo bi bolje nešto poput: "Voljeli bismo doći, ali jednostavno ne možemo stići", izgovoreno toplim tonom glasa.

Ako ne smatrate da ste prirodno empatična osoba, pogledajte ovaj članak o tome što učiniti ako se ne možete povezati sdrugi ljudi.

4. Zapišite ključne točke unaprijed

Nije uvijek moguće unaprijed se pripremiti za škakljivu raspravu. Međutim, ako imate priliku planirati što biste htjeli reći, dobra je ideja napraviti popis s grafičkim oznakama svega što želite pokriti. Popis će vam pomoći da se usredotočite na ključne činjenice i probleme, što može olakšati jasan, konstruktivan razgovor.

Na primjer, recimo da imate sastanak sa zaposlenikom jer oni stalno kasne na posao. Vaš cilj je saznati zašto se zaposlenik ne pojavljuje na vrijeme.

Možete napisati popis koji izgleda otprilike ovako:

• Navedite ključnu činjenicu: Kasnite 7 dana od proteklih 10
• Navedite posljedicu: Suradnici moraju preuzeti dodatni posao
• Postavite pitanje: "Zašto dolazite kasno ujutro?"
• Postavite pitanje: "Kako možemo riješiti problem tako da vi stignete na vrijeme?”

Pogledavanjem ovog popisa tijekom sastanka, možda ćete lakše ostati na pravom putu i surađivati ​​sa svojim zaposlenikom kako biste zajedno mogli riješiti problem. Ne morate pisati skriptu od riječi do riječi; samo uključite onoliko detalja koliko smatrate potrebnim.

5. Držite svoje emocije pod kontrolom

Ako brzo gubite strpljenje, osoba s kojom razgovarate mogla bi izgubiti poštovanje prema vama, što može otežati smislenu, diplomatsku komunikaciju. Ako osjećateljuti, uzrujani ili frustrirani, pokušajte se smiriti.

Evo nekih stvari koje možete učiniti da svoje emocije obuzdate:

• Izvinite se na 5 minuta i napravite neke vježbe dubokog disanja vani ili u kupaonici.
• Zapitajte se: "Hoće li to biti važno za tjedan/mjesec/godinu dana?" To vam može pomoći da zadržite osjećaj perspektive, što vam zauzvrat može pomoći da ostanete mirni.
• Napravite vježbu uzemljenja. Na primjer, možete pokušati imenovati 3 stvari koje možete vidjeti, 3 stvari koje možete čuti i 3 stvari koje možete dodirnuti.

6. Koristite omekšavajući jezik

Diplomatični ljudi su pošteni, ali znaju kako ublažiti kritike, odbacivanje i loše vijesti korištenjem nježnog jezika.

Evo nekoliko načina na koje možete koristiti omekšavajući jezik kada trebate biti diplomatski:

• Umjesto negativnih pridjeva, koristite pozitivan pridjev i "ne baš". Na primjer, umjesto da kažete "Rhondine vještine hvatanja bilježaka su loše", možete reći "Rhondine vještine hvatanja bilježaka nisu baš dobre."
• Koristite kvalifikatore kao što su "donekle", "malo" ili "malo". Na primjer, umjesto da kažete "Vrt je u potpunom neredu", možete reći: "Vrt je malo neuredan."
• <1 0>Koristite riječi zaštite koje impliciraju nesigurnost umjesto prosuđivanja. Na primjer, umjesto da kažete: "To je užasna ideja", možete reći: "Nisam siguran da bismo trebali prihvatiti tu ideju."
• Koristite negativna pitanja. Na primjer, umjesto da kažete: "Moramo ponovno procijeniti ovaj proračun," možete pitati: "Ne mislite li da bismo trebali ponovno procijeniti ovaj proračun?"
• Upotrijebite "oprostite." Na primjer, umjesto da kažete, "Ne volim tjesteninu," možete reći, "Oprosti, ne volim stvarno tjesteninu," ili "Žao mi je što to danas ne možemo popraviti" umjesto "Možemo" ne popravi to danas.”

7. Koristite pasiv

Pasiv se često doživljava kao manje sukobljiv od aktivnog glasa, pa može biti koristan kada trebate biti diplomatski.

Na primjer, recimo da unajmite dekoratera koji obećava da će završiti bojanje vaše blagovaonice na određeni dan. Ali kasno je poslijepodne i nisu puno napredovali.

Mogli biste reći: "Rekli ste nam da ćete danas obojiti blagovaonicu, ali to niste učinili. Iskreno da vam kažem, jako sam razočaran.”

Alternativno, možete upotrijebiti pasiv kako biste jasnije izrazili svoje osjećaje na diplomatskiji način. Na primjer, možete reći: "Rečeno nam je da će blagovaonica danas biti okrečena, ali to nije učinjeno, što je razočaravajuće."

Vidi također: Kako dobiti društveni život

8. Naglasite svoje brige, a ne greške drugih ljudi

Ako trebate razgovarati o tome što netko radi pogrešno, izbjegavajte generalizirane, opsežne izjave poput "Sally je previše zla prema našim kupcima" ili "Raj nikad ne posprema." Umjesto toga, usredotočite se na određene brige, činjenice,i moguće negativne ishode.

Na primjer, recimo da se novi zaposlenik pridružio vašem timu. Iako se trude i ugodno im je biti u blizini, postaje jasno da nemaju prave vještine za posao. Kao vođa tima, odlučujete pokrenuti problem sa svojim upraviteljem.

Vidi također: Što učiniti ako vas nikad ne pozovu

Ako kažete: "Rob nije baš dobar u svom poslu i mislim da ga nije trebalo zaposliti", stavili biste svog menadžera u defenzivu i potencijalno stvorili neugodnu atmosferu.

Umjesto toga, mogli biste reći nešto poput: "Rob je stvarno dobra, pozitivna osoba koju treba imati u blizini, ali brine me da on ne razumije što uključuje njegova nova uloga. [Zabrinutost] Prošli tjedan rekao mi je da ne razumije pojmove koje je Peter koristio u svojoj prezentaciji o korisničkoj službi. [Činjenica] Naš tim će se boriti da sve obavi ako on nije siguran što bi trebao raditi [Mogući negativan ishod]."

9. Izbjegavajte optužujući jezik

Općenito, najbolje je izbjegavati započinjanje rečenica s "Ti nikad..." ili "Ti uvijek..." Optužujući jezik često čini da se ljudi osjećaju obrambeno.

Umjesto toga, pokušajte izraziti kako se osjećate i koristiti činjenice da objasnite zašto se tako osjećate. To vam može pomoći da ne ispadnete agresivni ili sukobljeni.

Na primjer, umjesto da kažete "Previše pijete navečer", možete reći: "Malo sam zabrinut jer ste u proteklih nekoliko tjedana popili nekoliko pićasvaku večer nakon večere.”

10. Dajte prijedloge umjesto naredbi

Ako trebate dati negativnu povratnu informaciju, pokušajte uz kritiku dodati koristan prijedlog. Kada date prijedlog umjesto naredbe, vjerojatnije je da ćete djelovati razumno i suradnički, a ne ljutito ili pretjerano kritično.

Na primjer, umjesto da kažete: "Napravite ovo izvješće ponovo i molim vas da ga ovaj put učinite lakšim za čitanje", možete reći: "Možda biste mogli pokušati rastaviti ključne točke na kratke odjeljke i tačke?" To bi moglo olakšati čitanje vašeg izvješća.”

11. Odaberite pravo vrijeme za teške razgovore

Odaberete li neprikladno vrijeme za osjetljiv razgovor, mogli biste natjerati drugu osobu da se obrani, posrami ili ljuti, što može otežati miran, racionalan razgovor.

Može vam pomoći da se zapitate: "Kad bi mi netko drugi rekao isto što ću ja reći ovoj osobi, bih li želio voditi razgovor u drugo vrijeme ili na drugom mjestu?"

12. Dajte uravnoteženu povratnu informaciju kada vas pitaju za vaše mišljenje

Diplomatski ljudi ne lažu niti prešućuju važne informacije. Međutim, oni znaju da negativnu povratnu informaciju često može biti lakše prihvatiti ako je popraćena pohvalom.

Na primjer, recimo da vam žena ili muž spremaju obrok od tri slijeda za proslavu vašeg rođendana. Nažalost, desert nijeispasti jako dobro. Nakon obroka, vaš suprug traži od vas da im kažete što stvarno mislite o tome.

Da ste bili potpuno iskreni i na pitanje odgovorili doslovno, vjerojatno biste povrijedili njihove osjećaje. Bilo bi netaktično reći, na primjer, "Prva dva jela su bila ukusna, ali desert je bio stvarno neugodan."

Diplomatičniji odgovor bio bi: “Stvarno sam uživao u juhi, a ravioli su bili fantastični. Desert je možda bio malo suh, ali svidjela mi se prezentacija.”

13. Koristite pozitivan govor tijela

Vjerojatnije je da će vas drugi ljudi slušati i poštovati ono što imate za reći ako je vaš govor tijela otvoren i prijateljski nastrojen.

Evo kako koristiti pozitivan govor tijela kada trebate biti diplomatski:

• Opustite mišiće lica i vrata; ovo vam može pomoći da izgledate manje strogo i napeto.
• Uspostavite kontakt očima, ali nemojte buljiti jer predugo držanje nečijeg pogleda može učiniti da budete agresivni.
• Izbjegavajte prekrižiti noge i ruke jer možete djelovati kao obrambeni stav.
• Nemojte stajati iznad nekoga dok sjedi, jer to može učiniti da vas zastrašuje.

Za više savjeta pogledajte naš vodič o kako koristiti samouvjeren govor tijela.

14. Koristite ugodan ton glasa

Čak i ako su vaše riječi taktične, nećete djelovati diplomatski ako govorite ljutitim, ravnim ili sarkastičnim tonom glasa. Probati