Ako byť diplomatický a taktný (s príkladmi)

Diplomacia je silná sociálna zručnosť, ktorá pomáha budovať zdravé vzťahy, riešiť konflikty a povzbudzovať ľudí s odlišnými názormi k spolupráci. V tomto článku sa dozviete, čo znamená byť diplomatický a ako praktizovať diplomaciu v citlivých situáciách.

Čo znamená byť diplomatický?

Diplomacia je umenie riešiť chúlostivé spoločenské situácie citlivým spôsobom, ktorý rešpektuje pocity iných ľudí. Niekedy sa označuje ako takt.

Tu sú kľúčové vlastnosti a správanie diplomatických ľudí:

• Môžu viesť náročné diskusie bez toho, aby si poškodili vzťahy s inými ľuďmi.
• V napätých situáciách zostávajú pokojní.
• Chápu, že ľudia nie sú vždy racionálni. Neberú si negatívne reakcie iných ľudí osobne.
• Dokážu súcitným spôsobom odovzdať zlé správy a kritiku.
• Rešpektujú, že každý má jedinečný pohľad na vec, a snažia sa pochopiť názory iných ľudí.
• Nesnažia sa "vyhrávať" spory, ale snažia sa pochopiť iné perspektívy.
• Sú dobrí sprostredkovatelia medzi dvoma alebo viacerými ľuďmi, ktorí sa v danej veci nezhodujú.
• Riešia problémy a snažia sa nájsť riešenia, ktoré by vyhovovali potrebám všetkých.
• Ku každému sú zdvorilí, dokonca aj k tým, ktorí ich dráždia alebo hnevajú.

Ako byť diplomatický

Tu je niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu riešiť citlivé situácie pokojným a elegantným spôsobom, ktorý dáva všetkým zúčastneným šancu cítiť sa vypočutí a pochopení.

1. Pozorne počúvajte ostatných

Nemôžete byť diplomatickí, ak nerozumiete ich pozícii a pocitom. Ak chcete vidieť veci z ich pohľadu, musíte počúvať.

Konkrétne chcete byť aktívnym poslucháčom. To znamená:

• Venovanie pozornosti ľuďom, keď hovoria.
• Umožniť ľuďom dokončiť vetu
• Snaha sústrediť sa na to, čo hovoria ostatní, namiesto toho, aby ste čakali, kým na vás príde rad.
• Používanie verbálnych a neverbálnych signálov, ktorými dávate najavo, že dávate pozor; napríklad tým, že poviete "Aha, pokračujte" alebo prikývnete hlavou, keď sa hovorí o kľúčovej veci.

Ďalšie tipy nájdete v našej príručke o tom, ako byť lepším poslucháčom.

2. Pýtajte sa otázky, aby ste lepšie porozumeli

Aj keď niekoho pozorne počúvate, nemusíte hneď pochopiť, čo sa vám snaží povedať. Môže vám pomôcť klásť otázky, aby ste si overili, či ste pochopili, čo hovorí.

Kladenie premyslených otázok môže zabrániť nedorozumeniam. Dáva tiež najavo, že sa skutočne zaujímate o myšlienky druhej osoby, čo môže pomôcť vybudovať dôveru a vzťah, ktoré sú dôležité pri vyjednávaní alebo rozhovore o citlivých témach.

Tu je niekoľko otázok, ktoré by ste mohli položiť, ak si nie ste istí, čo má niekto iný na mysli:

• "Nie som si istý, čo presne máte na mysli. Mohli by ste mi o tom povedať niečo viac?"
• "Mohli by ste trochu rozšíriť bod, ktorý ste uviedli o X?"
• "Môžem si overiť, či som vám dobre rozumel? Myslím, že hovoríte, že moji priatelia chodia do bytu príliš často, je to tak?"

3. Snažte sa vcítiť do iných ľudí

Empatia spočíva v tom, že si predstavíte seba na mieste niekoho iného a vidíte veci z jeho perspektívy. Ak sa dokážete do niekoho vcítiť, môže byť jednoduchšie hovoriť a správať sa diplomaticky v chúlostivej spoločenskej situácii. Keď totiž chápete pocity druhého človeka, môže byť jednoduchšie vybrať si, čo povedať aj ako to povedať.

Povedzme napríklad, že musíte odmietnuť pozvanie na veľkú rodinnú vianočnú oslavu vašich svokrovcov. Ak sa pokúsite vžiť do ich situácie, možno si uvedomíte, že svoju rodinu už dlho nevideli a pravdepodobne sa budú na oslavu tešiť. Dá sa predpokladať, že budú sklamaní, keď ich príbuzní (vrátane vás) pozvanie odmietnu.

Vzhľadom na to by asi nebolo dostatočne taktné povedať: "Nie, ďakujeme." Namiesto toho by bolo lepšie povedať niečo ako: "Radi by sme prišli, ale jednoducho to nemôžeme stihnúť," povedané srdečným tónom hlasu.

Ak sa nepovažujete za prirodzene empatického človeka, pozrite si tento článok o tom, čo robiť, ak sa neviete vcítiť do iných ľudí.

4. Vopred si zapíšte kľúčové body

Nie vždy je možné pripraviť sa na zložitú diskusiu vopred. Ak však máte možnosť naplánovať si, čo by ste chceli povedať, je dobré urobiť si zoznam odrážok so všetkým, čo by ste chceli povedať. Zoznam vám pomôže sústrediť sa na kľúčové fakty a otázky, čo môže uľahčiť jasný a konštruktívny rozhovor.

Povedzme napríklad, že máte stretnutie so zamestnancom, pretože neustále mešká do práce. Vaším cieľom je zistiť, prečo zamestnanec nechodí načas.

Môžete napísať zoznam, ktorý bude vyzerať približne takto:

• Vyslovte kľúčový fakt: Neskoro 7 dní z posledných 10
• Vyslovte dôsledok: Spolupracovníci musia prevziať prácu navyše
• Položte otázku: "Prečo prichádzate ráno neskoro?"
• Položte otázku: "Ako môžeme vyriešiť problém, aby ste prišli načas?"

Ak sa počas stretnutia budete odvolávať na tento zoznam, možno sa vám bude ľahšie držať na správnej ceste a spolupracovať so zamestnancom, aby ste mohli problém spoločne vyriešiť. Nemusíte písať doslovný scenár; stačí, ak uvediete toľko podrobností, koľko považujete za potrebné.

5. Majte svoje emócie pod kontrolou

Ak rýchlo stratíte nervy, osoba, s ktorou hovoríte, môže stratiť rešpekt voči vám, čo môže sťažiť zmysluplnú a diplomatickú komunikáciu. Ak sa cítite nahnevaní, rozrušení alebo frustrovaní, pokúste sa upokojiť.

Tu je niekoľko vecí, ktoré môžete urobiť, aby ste udržali svoje emócie pod kontrolou:

• Na 5 minút sa odmlčte a urobte si niekoľko hlbokých dýchacích cvičení vonku alebo v kúpeľni.
• Spýtajte sa sami seba: "Bude to mať význam o týždeň/mesiac/rok?" To vám pomôže udržať si nadhľad, ktorý vám zasa pomôže zachovať pokoj.
• Urobte si uzemňovacie cvičenie. Môžete napríklad skúsiť vymenovať 3 veci, ktoré vidíte, 3 veci, ktoré počujete, a 3 veci, ktorých sa môžete dotknúť.

6. Používajte zjemňujúci jazyk

Diplomatickí ľudia sú úprimní, ale vedia zmierniť kritiku, odmietnutie a zlé správy pomocou jemného jazyka.

Tu je niekoľko spôsobov, ako môžete použiť zjemňujúci jazyk, keď potrebujete byť diplomatický:

• Namiesto záporných prídavných mien použite kladné prídavné meno a "nie veľmi". Napríklad namiesto "Rhondine schopnosti robiť si poznámky sú slabé" môžete povedať "Rhondine schopnosti robiť si poznámky nie sú veľmi dobré".
• Používajte kvalifikátory, ako napríklad "trochu", "trochu" alebo "trochu". Napríklad namiesto: "Záhrada je úplne neporiadok," môžete povedať: "Záhrada je trochu neporiadok."
• Používajte zaisťovacie slová, ktoré naznačujú neistotu namiesto úsudku. Namiesto toho, aby ste povedali: "To je hrozný nápad," môžete napríklad povedať: "Nie som si istý, či by sme mali tento nápad realizovať."
• Používajte negatívne otázky. Namiesto toho, aby ste napríklad povedali: "Musíme prehodnotiť tento rozpočet," môžete sa spýtať: "Nemyslíte si, že by sme mali prehodnotiť tento rozpočet?"
• Použite "sorry". Napríklad namiesto: "Nemám rád cestoviny," môžete povedať: "Prepáčte, naozaj nemám rád cestoviny," alebo "Je mi ľúto, že to dnes nemôžeme spraviť," namiesto: "Dnes to nemôžeme spraviť."

7. Používajte pasívny hlas

Pasívny hlas sa často vníma ako menej konfrontačný ako aktívny hlas, takže môže byť užitočný, keď potrebujete byť diplomatický.

Povedzme, že si najímate dekoratéra, ktorý sľúbi, že v určitý deň dokončí maľovanie vašej jedálne. Je však neskoro popoludní a on ešte veľmi nepokročil.

Mohli by ste povedať: "Povedali ste nám, že dnes vymaľujete jedáleň, ale ešte ste to neurobili. Pravdupovediac, som veľmi sklamaný."

Prípadne môžete použiť pasívny hlas, aby ste svoje pocity vyjadrili diplomatickejším spôsobom. Napríklad môžete povedať: "Bolo nám povedané, že jedáleň bude dnes vymaľovaná, ale nebolo to urobené, čo je sklamaním."

8. Zdôrazňujte svoje problémy, nie chyby iných ľudí

Ak potrebujete hovoriť o tom, čo niekto robí zle, vyhnite sa všeobecným a všeobecným vyhláseniam, ako napríklad "Sally je príliš zlá na našich zákazníkov" alebo "Raj nikdy neuklídza". Namiesto toho sa zamerajte na konkrétne obavy, fakty a možné negatívne výsledky.

Povedzme napríklad, že do vášho tímu nastúpil nový zamestnanec. Hoci sa veľmi snaží a je príjemný, je jasné, že nemá správne zručnosti pre danú prácu. Ako vedúci tímu sa rozhodnete upozorniť na tento problém svojho nadriadeného.

Ak by ste povedali: "Rob nie je veľmi dobrý vo svojej práci a nemyslím si, že ho mali prijať," dostali by ste svojho manažéra do defenzívy a potenciálne by ste vytvorili nepríjemnú atmosféru.

Namiesto toho by ste mohli povedať niečo ako: "Rob je naozaj milý, pozitívny človek, ktorého máme okolo seba, ale obávam sa, že nerozumie tomu, čo jeho nová úloha zahŕňa." [Obava] Minulý týždeň mi povedal, že nerozumie pojmom, ktoré Peter použil vo svojej prezentácii o službách zákazníkom. [Skutočnosť] Náš tím bude mať problém všetko urobiť, ak si nebude istý, čo má robiť [Možnosťnegatívny výsledok]."

9. Vyhnite sa obviňujúcemu jazyku

Vo všeobecnosti je lepšie vyhýbať sa začínaniu viet slovami "Ty nikdy..." alebo "Ty vždy..." Obviňujúci jazyk často vyvoláva u ľudí pocit obrany.

Namiesto toho sa pokúste vyjadriť, ako sa cítite, a pomocou faktov vysvetliť, prečo sa tak cítite. To vám pomôže vyhnúť sa tomu, aby ste pôsobili agresívne alebo konfrontačne.

Napríklad namiesto: "Večer príliš veľa piješ," môžete povedať: "Mám trochu obavy, pretože v posledných týždňoch si každý večer po večeri vypil niekoľko nápojov."

10. Dávajte skôr návrhy ako príkazy

Ak potrebujete poskytnúť negatívnu spätnú väzbu, skúste popri kritike pridať aj užitočný návrh. Keď namiesto príkazu vyslovíte návrh, je pravdepodobnejšie, že budete pôsobiť rozumne a spolupracovať, a nie nahnevane alebo príliš kriticky.

Namiesto toho, aby ste napríklad povedali: "Urobte túto správu ešte raz a tentoraz ju urobte prehľadnejšou," môžete povedať: "Možno by ste mohli skúsiť rozdeliť kľúčové body do krátkych častí a odrážok? Tak by sa vaša správa mohla ľahšie čítať."

11. Vyberte si správny čas na náročné rozhovory

Ak si na citlivý rozhovor vyberiete nevhodný čas, môže sa stať, že sa druhá osoba bude cítiť obranne, rozpačito alebo nahnevane, čo môže sťažiť pokojný a racionálny rozhovor.

Pomôže vám, ak si položíte otázku: "Ak by mi niekto iný povedal to isté, čo sa chystám povedať tejto osobe, chcel by som tento rozhovor viesť v inom čase alebo na inom mieste?"

12. Poskytnite vyváženú spätnú väzbu, keď vás požiadajú o názor

Diplomatickí ľudia neklamú ani nezatajujú dôležité informácie. Vedia však, že často sa negatívna spätná väzba môže ľahšie prijať, ak ju sprevádza pochvala.

Povedzme napríklad, že vaša manželka alebo manžel vám doma na oslavu vašich narodenín uvarí trojchodové jedlo. Dezert sa, bohužiaľ, veľmi nevydaril. Po jedle vás manželka požiada, aby ste jej povedali, čo si o ňom naozaj myslíte.

Ak by ste boli úplne úprimní a odpovedali na otázku doslovne, pravdepodobne by ste ich zranili. Bolo by netaktné povedať napríklad: "Prvé dva chody boli vynikajúce, ale dezert bol naozaj nepríjemný."

Diplomatickejšia odpoveď by znela: "Polievka mi veľmi chutila a ravioly boli fantastické. Dezert bol možno trochu suchý, ale páčila sa mi jeho prezentácia."

13. Používajte pozitívnu reč tela

Ak je reč vášho tela otvorená a priateľská, ostatní ľudia vás budú skôr počúvať a rešpektovať to, čo chcete povedať.

Tu sa dozviete, ako používať pozitívnu reč tela, keď potrebujete byť diplomatický:

• Uvoľnite svaly na tvári a krku; to vám pomôže vyzerať menej prísne a napäté.
• Nadviažte očný kontakt, ale nepozerajte sa do očí, pretože príliš dlhé upieranie pohľadu môže pôsobiť agresívne.
• Vyhnite sa prekríženiu nôh a rúk, pretože to môže pôsobiť defenzívne.
• Nestojte nad sediacou osobou, pretože to môže pôsobiť zastrašujúco.

Ďalšie tipy nájdete v našej príručke o tom, ako používať sebavedomú reč tela.

14. Používajte príjemný tón hlasu

Aj keď sú vaše slová taktné, nebudete pôsobiť diplomaticky, ak budete hovoriť nahnevaným, plochým alebo sarkastickým tónom hlasu. Snažte sa hovoriť pekne. Ak sa pripravujete na náročnú diskusiu, môže vám pomôcť, ak si v súkromí nahlas nacvičíte, čo sa chystáte povedať, a to zdvorilým a pokojným tónom.

15. Dajte ľuďom šancu zachovať si tvár

Nemusíte sa ospravedlňovať za niekoho chyby, ale navrhnúť vierohodný dôvod jeho chyby môže byť dobrý diplomatický manéver, ktorý mu umožní zachovať si tvár.

Namiesto toho, aby ste napríklad povedali: "Táto prezentácia je plná pravopisných chýb. Opravte ju do zajtra," môžete povedať: "Táto prezentácia nebola dôkladne upravená. Viem, že ste mali tento týždeň veľa práce, možno ste nemali čas. Bolo by skvelé, keby ste ju do zajtra popoludnia ešte raz opravili."

16. Používajte asertívnu komunikáciu

Diplomatickí ľudia sú citliví na pocity iných ľudí, ale nedovolia, aby po nich všetci chodili. Sú sebavedomí, ale nie agresívni, a snažia sa vyjednať výsledok, ktorý bude prospešný pre čo najviac ľudí.

Ak máte tendenciu súhlasiť s tým, čo chcú ostatní, namiesto toho, aby ste sa postavili za to, čomu veríte alebo čo potrebujete, pozrite si náš článok, ktorý vysvetľuje, čo robiť, ak sa k vám ľudia správajú ako k rohožke. Máme aj článok o tom, ako môžete dosiahnuť, aby vás ľudia rešpektovali, ktorý obsahuje praktické rady o asertívnej komunikácii.

17. Prispôsobte svoj komunikačný štýl situácii

Vzájomný rešpekt a vzťah môžu byť veľmi dôležité, keď potrebujete s niekým vyriešiť chúlostivú situáciu. Ak chcete, aby mal pocit, že ste na rovnakej vlnovej dĺžke, skúste prispôsobiť svoj slovník a tón hlasu kontextu. Napríklad používanie veľmi neformálneho jazyka na pracovisku, keď so šéfom riešite chúlostivý problém, môže vyzerať akoneúctivé a neprofesionálne.

Bežné otázky

Je dobré byť diplomatický?

V citlivých spoločenských situáciách je zvyčajne dobré byť diplomatický. Niekedy je však lepšie zvoliť hrubší prístup. Ak ste sa napríklad snažili kritizovať taktne, ale druhá osoba nechápe, v čom urobila chybu, možno budete musieť poskytnúť hrubú spätnú väzbu.

Ako zistím, či som diplomat?

Ak zvyčajne dokážete nájsť tie správne slová, ktorými rozptýlite alebo zmiernite nepríjemné spoločenské situácie a zároveň dokážete odovzdať svoje posolstvo, pravdepodobne ste diplomatický človek. Ak máte povesť dobrého vyjednávača alebo zmierovateľa, je pravdepodobné, že vás ostatní ľudia vnímajú ako diplomatického človeka.

Sú diplomatickí pracovníci čestní?

Áno, diplomati sú úprimní, nie však brutálne úprimní. Diplomati vedia, ako citlivo oznámiť zlé správy alebo kritiku bez toho, aby zamlčali pravdu.