Cara Bersikap Diplomatis dan Bijaksana (Dengan Contoh)

Diplomasi adalah keterampilan sosial yang kuat yang membantu membangun hubungan yang sehat, menyelesaikan konflik, dan mendorong orang-orang yang memiliki pandangan berbeda untuk bekerja sama. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari apa yang dimaksud dengan diplomasi dan bagaimana mempraktikkan diplomasi dalam situasi sensitif.

Apa yang dimaksud dengan diplomatis?

Diplomasi adalah seni menangani situasi sosial yang rumit dengan cara yang sensitif yang menghormati perasaan orang lain, yang terkadang disebut sebagai kebijaksanaan.

Berikut adalah ciri-ciri dan perilaku utama orang-orang diplomatik:

• Mereka dapat melakukan diskusi yang sulit tanpa merusak hubungan yang mereka miliki dengan orang lain.
• Mereka tetap tenang dalam situasi yang menegangkan.
• Mereka memahami bahwa manusia tidak selalu rasional, dan mereka tidak mengambil reaksi negatif orang lain secara pribadi.
• Mereka dapat menyampaikan berita buruk dan kritik dengan cara yang penuh kasih.
• Mereka menghormati bahwa setiap orang memiliki perspektif yang unik, dan mereka mencoba memahami pendapat orang lain.
• Mereka tidak mencoba untuk "memenangkan" argumen, namun mencoba untuk memahami perspektif lain.
• Mereka pandai memediasi antara dua orang atau lebih yang tidak sepaham mengenai suatu masalah.
• Mereka adalah pemecah masalah yang mencoba menemukan solusi yang memenuhi kebutuhan semua orang.
• Mereka tetap sopan kepada semua orang, bahkan kepada mereka yang membuat mereka jengkel atau marah.

Bagaimana bersikap diplomatis

Berikut adalah beberapa tips yang akan membantu Anda menangani situasi sensitif dengan cara yang tenang dan anggun, yang memberikan kesempatan kepada semua orang yang terlibat untuk merasa didengar dan dipahami.

1. Dengarkan orang lain dengan saksama

Anda tidak dapat bersikap diplomatis kecuali Anda memahami posisi dan perasaan mereka. Untuk melihat segala sesuatu dari sudut pandang mereka, Anda perlu mendengarkan.

Secara khusus, Anda ingin menjadi pendengar yang aktif, yang berarti:

• Memberikan perhatian penuh kepada orang lain saat mereka berbicara
• Memungkinkan orang untuk menyelesaikan kalimat mereka
• Mencoba untuk fokus pada apa yang dikatakan orang lain alih-alih hanya menunggu giliran Anda untuk berbicara
• Menggunakan isyarat verbal dan nonverbal untuk menunjukkan bahwa Anda memperhatikan; misalnya, dengan mengatakan "Uh-huh, lanjutkan" atau menganggukkan kepala saat mereka menyampaikan poin penting

Lihat panduan kami tentang cara menjadi pendengar yang lebih baik untuk mendapatkan kiat-kiat lainnya.

2. Ajukan pertanyaan untuk meningkatkan pemahaman Anda

Meskipun Anda mendengarkan seseorang dengan seksama, Anda mungkin tidak langsung memahami apa yang mereka coba sampaikan kepada Anda. Akan sangat membantu jika Anda mengajukan pertanyaan untuk memastikan bahwa Anda telah memahami apa yang mereka katakan.

Mengajukan pertanyaan yang bijaksana dapat mencegah kesalahpahaman, dan menandakan bahwa Anda benar-benar tertarik pada pemikiran orang lain, yang dapat membantu membangun kepercayaan dan hubungan baik, yang sangat penting ketika Anda bernegosiasi atau membicarakan topik yang sensitif.

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat Anda ajukan jika Anda tidak yakin dengan maksud orang lain:

• "Saya tidak yakin apa yang Anda maksudkan, bisakah Anda ceritakan lebih lanjut tentang itu?"
• "Bisakah Anda menjelaskan lebih lanjut tentang poin yang Anda sampaikan tentang X?"
• "Bolehkah saya memastikan bahwa saya telah memahami Anda dengan baik? Saya pikir Anda mengatakan bahwa teman-teman saya terlalu sering datang ke apartemen, apakah itu benar?"

3. Cobalah untuk berempati dengan orang lain

Empati melibatkan membayangkan diri Anda berada di posisi orang lain dan melihat segala sesuatu dari sudut pandang mereka. Jika Anda dapat berempati dengan seseorang, Anda akan lebih mudah berbicara dan bersikap diplomatis dalam situasi sosial yang sulit. Hal ini karena ketika Anda memahami perasaan orang lain, Anda akan lebih mudah memilih apa yang harus dikatakan dan bagaimana mengatakannya.

Sebagai contoh, katakanlah Anda harus menolak undangan ke pesta Natal keluarga besar mertua Anda. Jika Anda mencoba menempatkan diri Anda pada posisi mereka, Anda mungkin menyadari bahwa mereka sudah lama tidak bertemu dengan keluarga mereka dan mungkin akan menantikan pesta tersebut. Masuk akal untuk menebak bahwa mereka akan kecewa saat kerabat mereka (termasuk Anda) menolak undangan tersebut.

Dengan mempertimbangkan hal ini, "Tidak, terima kasih" mungkin tidak akan cukup bijaksana. Sebaliknya, sesuatu seperti, "Kami ingin sekali datang, tapi kami tidak bisa datang," yang diucapkan dengan nada suara yang hangat, akan lebih baik.

Jika Anda tidak menganggap diri Anda sebagai orang yang berempati secara alami, lihat artikel ini tentang apa yang harus dilakukan jika Anda tidak dapat berhubungan dengan orang lain.

4. Tuliskan poin-poin penting sebelumnya

Tidak selalu memungkinkan untuk mempersiapkan diskusi yang rumit sebelumnya. Namun, jika Anda memiliki kesempatan untuk merencanakan apa yang ingin Anda sampaikan, sebaiknya buatlah daftar poin-poin yang berisi semua hal yang ingin Anda bahas. Daftar ini akan membantu Anda fokus pada fakta dan isu-isu utama, yang dapat memudahkan Anda melakukan percakapan yang jelas dan konstruktif.

Sebagai contoh, katakanlah Anda sedang mengadakan rapat dengan seorang karyawan karena mereka selalu terlambat datang ke tempat kerja. Tujuan Anda adalah mencari tahu mengapa karyawan tersebut tidak datang tepat waktu.

Anda mungkin menulis daftar yang terlihat seperti ini:

• Jelaskan fakta kunci: Terlambat 7 hari dari 10 hari terakhir
• Jelaskan konsekuensinya: Rekan kerja harus melakukan pekerjaan ekstra
• Ajukan pertanyaan: "Mengapa Anda datang terlambat di pagi hari?"
• Ajukan pertanyaan: "Bagaimana kami dapat menyelesaikan masalah agar Anda tiba tepat waktu?"

Dengan mengacu pada daftar ini selama rapat, Anda akan lebih mudah untuk tetap berada di jalur yang benar dan berinteraksi dengan karyawan Anda sehingga Anda dapat menyelesaikan masalah bersama-sama. Anda tidak perlu menulis naskah kata demi kata; cukup sertakan detail sebanyak yang Anda rasa perlu.

5. Jaga emosi Anda tetap terkendali

Jika Anda cepat marah, lawan bicara Anda mungkin akan kehilangan rasa hormat kepada Anda, yang dapat menyulitkan komunikasi diplomatis yang bermakna. Jika Anda merasa marah, kesal, atau frustrasi, cobalah untuk menenangkan diri.

Berikut ini beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk menjaga emosi Anda tetap terkendali:

• Izinkan diri Anda selama 5 menit dan lakukan latihan pernapasan dalam di luar atau di kamar mandi.
• Tanyakan pada diri Anda sendiri, "Apakah ini akan menjadi masalah dalam satu minggu/satu bulan/satu tahun dari sekarang?" Hal ini dapat membantu Anda untuk tetap menjaga perspektif, yang pada gilirannya akan membantu Anda untuk tetap tenang.
• Misalnya, Anda dapat mencoba menyebutkan 3 hal yang dapat Anda lihat, 3 hal yang dapat Anda dengar, dan 3 hal yang dapat Anda sentuh.

6. Gunakan bahasa yang melembutkan

Orang-orang diplomatik itu jujur, tetapi mereka tahu bagaimana cara melunakkan kritik, penolakan, dan berita buruk dengan menggunakan bahasa yang lembut.

Berikut adalah beberapa cara untuk menggunakan bahasa yang lebih lembut ketika Anda harus bersikap diplomatis:

• Alih-alih menggunakan kata sifat negatif, gunakan kata sifat positif dan "tidak terlalu." Contohnya, alih-alih mengatakan, "Keterampilan mencatat Rhonda buruk," Anda bisa mengatakan, "Keterampilan mencatat Rhonda tidak terlalu bagus."
• Gunakan kata kualifikasi seperti "agak", "sedikit", atau "sedikit". Contohnya, alih-alih mengatakan, "Tamannya berantakan," Anda bisa mengatakan, "Tamannya sedikit berantakan."
• Gunakan kata-kata lindung nilai yang menyiratkan ketidakpastian, bukan penilaian. Misalnya, alih-alih mengatakan, "Itu ide yang buruk," Anda dapat mengatakan, "Saya tidak yakin kita harus menggunakan ide itu."
• Gunakan pertanyaan negatif. Misalnya, alih-alih mengatakan, "Kita perlu mengevaluasi ulang anggaran ini," Anda dapat bertanya, "Tidakkah menurut Anda kita perlu mengevaluasi ulang anggaran ini?"
• Gunakan kata "maaf". Misalnya, alih-alih mengatakan, "Saya tidak suka pasta," Anda dapat mengatakan, "Maaf, saya tidak terlalu suka pasta," atau "Maaf, kami tidak dapat memperbaikinya hari ini" daripada "Kami tidak dapat memperbaikinya hari ini."

7. Gunakan kalimat pasif

Kalimat pasif sering dianggap tidak terlalu konfrontatif dibandingkan kalimat aktif, sehingga dapat berguna saat Anda perlu bersikap diplomatis.

Sebagai contoh, katakanlah Anda menyewa seorang dekorator yang menjanjikan bahwa mereka akan menyelesaikan pengecatan ruang makan Anda pada hari tertentu, namun hari sudah sore, dan mereka belum membuat banyak kemajuan.

Anda bisa mengatakan, "Anda mengatakan kepada kami bahwa Anda akan mengecat ruang makan hari ini, tetapi Anda belum melakukannya. Sejujurnya, saya sangat kecewa."

Atau, Anda dapat menggunakan kalimat pasif untuk memperjelas perasaan Anda dengan cara yang lebih diplomatis, misalnya, Anda dapat mengatakan, "Kami diberitahu bahwa ruang makan akan dicat hari ini, tetapi belum selesai, dan itu mengecewakan."

8. Tekankan kekhawatiran Anda, bukan kesalahan orang lain

Jika Anda perlu membicarakan kesalahan yang dilakukan seseorang, hindari membuat pernyataan yang bersifat umum dan menyeluruh seperti "Sally terlalu kejam terhadap pelanggan kita" atau "Raj tidak pernah membereskan pekerjaannya." Sebagai gantinya, fokuslah pada masalah, fakta, dan hasil negatif yang mungkin terjadi.

Sebagai contoh, katakanlah ada karyawan baru yang bergabung dengan tim Anda. Meskipun mereka berusaha keras dan menyenangkan untuk berada di sekitar Anda, namun terlihat jelas bahwa mereka tidak memiliki keahlian yang tepat untuk pekerjaan tersebut. Sebagai pemimpin tim, Anda memutuskan untuk mengangkat masalah ini dengan manajer Anda.

Jika Anda berkata, "Rob tidak terlalu bagus dalam pekerjaannya, dan saya rasa dia tidak seharusnya dipekerjakan," Anda akan membuat manajer Anda bersikap defensif dan berpotensi menciptakan suasana yang tidak nyaman.

Sebaliknya, Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, "Rob adalah orang yang sangat baik dan positif, namun saya khawatir dia tidak memahami peran barunya [Kekhawatiran] Minggu lalu, dia mengatakan kepada saya bahwa dia tidak memahami istilah yang digunakan Peter dalam presentasinya tentang layanan pelanggan [Fakta] Tim kita akan kesulitan menyelesaikan semuanya jika dia tidak yakin dengan apa yang harus dia kerjakan [Kemungkinan] Tim kita akan kesulitan menyelesaikan semuanya jika dia tidak yakin dengan apa yang harus dia kerjakan [Kemungkinanhasil negatif]."

9. Hindari bahasa yang menuduh

Secara umum, sebaiknya hindari memulai kalimat dengan "Kamu tidak pernah..." atau "Kamu selalu..." Bahasa yang menuduh sering kali membuat orang merasa defensif.

Sebaliknya, cobalah untuk menyatakan apa yang Anda rasakan dan gunakan fakta-fakta untuk menjelaskan mengapa Anda merasa seperti itu. Hal ini dapat membantu Anda untuk tidak terlihat agresif atau konfrontatif.

Misalnya, alih-alih mengatakan, "Kamu terlalu banyak minum di malam hari," Anda bisa mengatakan, "Saya agak khawatir karena, selama beberapa minggu terakhir, kamu minum beberapa gelas setiap malam setelah makan malam."

10. Berikan saran daripada perintah

Jika Anda perlu memberikan umpan balik negatif, cobalah menambahkan saran yang bermanfaat di samping kritik. Ketika Anda memberikan saran dan bukan perintah, Anda akan terlihat lebih masuk akal dan kolaboratif daripada marah atau terlalu kritis.

Misalnya, alih-alih mengatakan, "Buatlah laporan ini lagi, dan tolong buat lebih mudah untuk dibaca kali ini," Anda bisa mengatakan, "Mungkin Anda bisa mencoba memecah poin-poin penting menjadi beberapa bagian pendek dan poin-poin penting? Itu mungkin akan membuat laporan Anda lebih mudah dibaca."

11. Pilih waktu yang tepat untuk melakukan percakapan yang sulit

Jika Anda memilih waktu yang tidak tepat untuk melakukan percakapan yang sensitif, Anda mungkin akan membuat orang lain merasa defensif, malu, atau marah, yang dapat menyulitkan Anda untuk melakukan percakapan yang tenang dan rasional.

Akan sangat membantu jika Anda bertanya pada diri sendiri, "Jika orang lain mengatakan hal yang sama seperti yang akan saya sampaikan pada orang ini, apakah saya ingin melakukan percakapan di lain waktu atau di tempat lain?"

12. Berikan umpan balik yang seimbang ketika dimintai pendapat Anda

Orang-orang diplomatik tidak berbohong atau menahan informasi penting, namun mereka tahu bahwa sering kali umpan balik negatif akan lebih mudah diterima jika disertai dengan pujian.

Sebagai contoh, katakanlah istri atau suami Anda memasak makanan tiga hidangan di rumah untuk merayakan ulang tahun Anda. Sayangnya, hidangan penutupnya tidak terlalu enak. Setelah makan, pasangan Anda meminta Anda untuk memberi tahu mereka apa yang Anda pikirkan tentang hidangan tersebut.

Jika Anda benar-benar jujur dan menjawab pertanyaan tersebut secara harfiah, Anda mungkin akan menyakiti perasaan mereka. Akan sangat tidak bijaksana jika Anda mengatakan, misalnya, "Dua hidangan pertama sangat lezat, namun hidangan penutupnya sangat tidak menyenangkan."

Jawaban yang lebih diplomatis adalah, "Saya sangat menikmati supnya, dan ravioli-nya luar biasa, hidangan penutupnya mungkin agak kering, tapi saya menyukai penyajiannya."

13. Gunakan bahasa tubuh yang positif

Orang lain mungkin akan lebih cenderung mendengarkan Anda dan menghargai apa yang Anda katakan jika bahasa tubuh Anda terbuka dan ramah.

Berikut adalah cara menggunakan bahasa tubuh yang positif ketika Anda harus bersikap diplomatis:

• Relakskan otot-otot di wajah dan leher Anda; hal ini dapat membantu Anda terlihat tidak terlalu tegas dan tegang.
• Lakukan kontak mata, tetapi jangan menatap karena menahan tatapan seseorang terlalu lama dapat membuat Anda terlihat agresif.
• Hindari menyilangkan kaki dan lengan Anda, karena hal ini dapat membuat Anda terlihat defensif.
• Jangan berdiri di atas seseorang ketika mereka sedang duduk, karena hal ini dapat membuat Anda terlihat mengintimidasi.

Untuk tips lainnya, lihat panduan kami tentang cara menggunakan bahasa tubuh yang percaya diri.

14. Gunakan nada suara yang menyenangkan

Meskipun kata-kata Anda bijaksana, Anda tidak akan terlihat diplomatis jika Anda berbicara dengan nada suara yang marah, datar, atau sarkastik. Cobalah untuk berbicara dengan baik. Jika Anda sedang mempersiapkan diri untuk sebuah diskusi yang sulit, akan sangat membantu jika Anda melatih apa yang akan Anda ucapkan dengan keras secara pribadi dengan nada yang sopan dan tenang.

15. Beri orang kesempatan untuk menyelamatkan muka

Anda tidak perlu mencari-cari alasan atas kesalahan seseorang, namun memberikan alasan yang masuk akal atas kesalahan mereka dapat menjadi manuver diplomasi yang baik untuk menyelamatkan muka.

Misalnya, daripada mengatakan, "Presentasi ini penuh dengan kesalahan ejaan. Perbaiki besok," Anda bisa mengatakan, "Presentasi ini belum diedit secara menyeluruh. Saya tahu Anda sangat sibuk minggu ini, mungkin Anda tidak punya waktu. Akan lebih baik jika Anda bisa mengoreksinya lagi besok sore."

16. Gunakan komunikasi yang tegas

Orang yang diplomatis peka terhadap perasaan orang lain, tetapi mereka tidak membiarkan semua orang menginjak-injaknya. Mereka percaya diri tetapi tidak agresif dan mencoba menegosiasikan hasil yang menguntungkan sebanyak mungkin orang.

Jika Anda cenderung mengikuti apa yang orang lain inginkan daripada membela apa yang Anda yakini atau butuhkan, lihat artikel kami yang menjelaskan apa yang harus dilakukan jika orang memperlakukan Anda seperti keset. Kami juga memiliki artikel tentang cara membuat orang lain menghargai Anda yang berisi saran praktis tentang komunikasi asertif.

17. Sesuaikan gaya komunikasi Anda dengan situasi

Rasa saling menghormati dan hubungan yang baik bisa sangat membantu saat Anda perlu bekerja sama dengan seseorang untuk menyelesaikan situasi yang sulit. Untuk mendorong mereka agar merasa seolah-olah Anda berada di jalur yang sama, cobalah menyesuaikan kosakata dan nada suara Anda agar sesuai dengan konteksnya. Sebagai contoh, menggunakan bahasa yang sangat tidak resmi di tempat kerja saat Anda menyampaikan masalah yang sulit dengan atasan Anda mungkin akan terlihat sebagaitidak sopan dan tidak profesional.

Pertanyaan umum

Apakah bersikap diplomatis itu baik?

Dalam situasi sosial yang sensitif, bersikap diplomatis biasanya baik. Namun terkadang, pendekatan yang lebih blak-blakan lebih baik. Misalnya, jika Anda telah mencoba memberikan kritik dengan bijaksana, tetapi orang lain tidak mengerti di mana kesalahannya, Anda mungkin perlu memberikan umpan balik yang blak-blakan.

Bagaimana saya tahu jika saya diplomatis?

Jika Anda biasanya dapat menemukan kata-kata yang tepat untuk meredakan atau memperlancar situasi sosial yang canggung namun tetap dapat menyampaikan pesan Anda, Anda mungkin seorang yang diplomatis. Jika Anda memiliki reputasi sebagai negosiator yang baik atau pembawa perdamaian, kemungkinan besar orang lain melihat Anda sebagai orang yang diplomatis.

Apakah orang-orang diplomatik jujur?

Ya, orang-orang diplomatik memang jujur, tetapi mereka tidak jujur secara brutal. Orang-orang diplomatik tahu bagaimana cara menyampaikan berita buruk atau kritik dengan cara yang sensitif tanpa mengabaikan kebenaran.