Како да се биде дипломатски и тактичен (со примери)

Дипломатијата е моќна социјална вештина која помага да се изградат здрави односи, да се решат конфликтите и да се охрабруваат луѓето со различни ставови да работат заедно. Во оваа статија, ќе научите што значи да се биде дипломат и како да се практикува дипломатија во чувствителни ситуации.

Што значи да се биде дипломат?

Дипломатијата е уметност на справување со деликатните општествени ситуации на чувствителен начин кој ги почитува чувствата на другите луѓе. Понекогаш се нарекува такт.

Еве кои се клучните особини и однесувања на дипломатските луѓе:

• Тие можат да водат тешки дискусии без да ги нарушат односите што ги имаат со другите луѓе.
• Тие остануваат смирени во напнати ситуации.
• Тие разбираат дека луѓето не се секогаш рационални. Тие не ги сфаќаат лично негативните реакции на другите луѓе.
• Можат да пренесуваат лоши вести и критики на сочувствителен начин.
• Тие почитуваат дека секој има единствена перспектива и се обидуваат да ги разберат мислењата на другите луѓе.
• Тие не се обидуваат да „победат“ во расправиите. Наместо тоа, тие се обидуваат да разберат други перспективи.
• Тие се добри во посредувањето помеѓу две или повеќе луѓе кои не гледаат очи во очи за некое прашање.
• Тие се решавачи на проблеми кои се обидуваат да најдат решенија што одговараат на сечии потреби.
• Тие остануваат учтиви со сите, дури и со оние што ги нервираат или лутат.
некои совети кои ќеда зборува убаво. Ако се подготвувате за тешка дискусија, може да ви помогне да го пробате гласно она што ќе го кажете насамо со љубезен, смирен тон.

15. Дајте им шанса на луѓето да го зачуваат лицето

Не мора да барате изговори за нечии грешки, но сугерирањето на веродостојна причина за нивната грешка може да биде добар дипломатски маневар што ќе им овозможи да го зачуваат лицето.

На пример, наместо да кажете: „Оваа презентација е полна со правописни грешки. Поправете го до утре“, може да кажете, „Оваа презентација не е темелно уредена. Знам дека бевте навистина зафатени оваа недела; можеби немавте време. Би било одлично ако можете повторно да го лекторирате до утре попладне.“

16. Користете наметлива комуникација

Дипломатските луѓе се чувствителни на чувствата на другите луѓе, но не дозволуваат секој да оди по нив. Тие се самоуверени, но не и агресивни и се обидуваат да преговараат за исходот што ќе им користи на што повеќе луѓе.

Ако имате тенденција да се согласувате со она што другите го сакаат, наместо да се залагате за она во што верувате или што ви треба, проверете ја нашата статија која објаснува што да правите ако луѓето ве третираат како черга. Имаме и статија за тоа како можете да ги натерате луѓето да ве почитуваат која содржи практични совети за наметлива комуникација.

17. Прилагодете го вашиот стил на комуникација на ситуацијата

Взаемното чувство на почит и однос може многу да ви помогне кога треба дасоработувајте со некого за да решите деликатна ситуација. За да ги поттикнете да се чувствуваат како да сте на иста бранова должина, обидете се да го прилагодите вашиот речник и тонот на гласот за да одговараат на контекстот. На пример, користењето многу неформален јазик на работното место кога покренувате деликатно прашање со вашиот шеф може да ви изгледа како непочитување и непрофесионално.

Вообичаени прашања

Дали е добро да се биде дипломатски?

Во чувствителни социјални ситуации, да се биде дипломат обично е добро. Но, понекогаш, подобар е потап пристап. На пример, ако сте се обиделе тактично да упатувате критики, но другата личност не разбира каде згрешила, можеби ќе треба да дадете тесни повратни информации.

Како да знам дали сум дипломат?

Ако вообичаено можете да ги најдете вистинските зборови за да ја раширите или да ги измазнете непријатните социјални пораки додека сеуште управувате со вас да ја пренесете вашата дипломатска ситуација. Ако имате репутација на добар преговарач или миротворец, веројатно е дека другите луѓе ве гледаат како дипломатска личност.

Дали дипломатските луѓе се чесни?

Да, дипломатските луѓе се чесни. Сепак, тие не се брутално искрени. Дипломатските луѓе знаат како да испорачаат лоши вести или критики на чувствителен начин без да ја прикријат вистината.<9 9>

ќе ви помогне да се справите со чувствителните ситуации на мирен, грациозен начин што им дава шанса на сите вклучени да се чувствуваат слушнати и разбрани.

1. Слушајте ги внимателно другите

Не можете да бидете дипломатски доколку не ги разберете нивната позиција и чувства. За да ги видите работите од нивна гледна точка, треба да слушате.

Поточно, сакате да бидете активен слушател. Ова значи:

• Да им го дадете вашето неподелено внимание на луѓето кога зборуваат
• Да им дозволите на луѓето да ги завршат своите реченици
• Обидете се да се фокусирате на она што другите го кажуваат наместо само да чекате вашиот ред да зборувате
• Користете вербални и невербални знаци за да покажете дека обрнувате внимание; на пример, со велејќи „Ух-а, продолжи“ или кимнувајќи со главата кога ќе кажат клучна точка

Погледнете го нашиот водич за тоа како да бидете подобар слушател за повеќе совети.

2. Поставувајте прашања за да го подобрите вашето разбирање

Дури и ако внимателно слушате некого, можеби нема веднаш да разберете што сака да ви каже. Може да помогне да поставувате прашања за да проверите дали сте сфатиле што велат тие.

Поставувањето внимателни прашања може да спречи недоразбирања. Исто така, сигнализира дека сте искрено заинтересирани за мислите на другата личност, што може да помогне да се изгради доверба и однос, кои се важни кога преговарате или зборувате за чувствителни теми.

Еве неколку прашања што можете да ги поставите ако не сте сигурни што некој другзначи:

• „Не сум сигурен што точно мислиш. Можеш ли да ми кажеш малку повеќе за тоа?“
• „Можеш ли малку да ја прошириш поентата што ја кажа за Х?“
• „Може ли да проверам дали те разбрав правилно? Мислам дека велиш дека моите пријатели доаѓаат во станот премногу често, дали е така?“

3. Обидете се да сочувствувате со другите луѓе

Емпатијата вклучува да се замислите себеси во туѓа позиција и да ги гледате работите од нивна перспектива. Ако можете да сочувствувате со некого, можеби ќе ви биде полесно да зборувате и да се однесувате дипломатски во деликатна социјална ситуација. Тоа е затоа што кога ќе ги разберете чувствата на друга личност, можеби е полесно да изберете што да кажете и како да го кажете тоа.

На пример, да речеме дека треба да одбиете покана за големата семејна божиќна забава на вашите свекор. Ако се обидете да се ставите во нивна кожа, може да сфатите дека тие долго време не го виделе своето семејство и веројатно со нетрпение ја очекуваат забавата. Разумно е да се претпостави дека ќе се разочараат кога нивните роднини (вклучувајќи ве и вас) ќе ја одбијат поканата.

Имајќи го ова на ум, „Не благодарам“ веројатно нема да биде доволно тактично. Наместо тоа, нешто како: „Би сакале да дојдеме, но едноставно не можеме“, рече со топол тон на глас, ќе биде подобро.

Ако не се сметате себеси за природно емпатична личност, погледнете ја оваа статија за тоа што да правите ако не можете да се поврзете содруги луѓе.

4. Запишете ги клучните точки однапред

Не е секогаш можно однапред да се подготвите за незгодна дискусија. Меѓутоа, ако имате можност да планирате што сакате да кажете, добра идеја е да направите список со точки на сè што сакате да покриете. Списокот ќе ви помогне да се фокусирате на клучните факти и прашања, што може да го олесни водење јасен, конструктивен разговор.

На пример, да речеме дека имате состанок со вработен затоа што тој упорно доцни на работа. Вашата цел е да откриете зошто вработениот не се појавува на време.

Можете да напишете листа што изгледа отприлика вака:

• Напишете клучен факт: доцни 7 дена од изминатите 10
• Напишете ја последицата: Колегите треба да преземат дополнителна работа
• Поставете прашање: „Зошто пристигнавте толку утро може да го решите проблемот?“<4: Одете на време?“

Со повикување на оваа листа за време на состанокот, можеби ќе ви биде полесно да останете на вистинскиот пат и да се вклучите со вашиот вработен за да можете заедно да го решите проблемот. Не мора да пишувате скрипта од збор до збор; само внесете онолку детали колку што сметате дека се неопходни.

5. Чувајте ги вашите емоции под контрола

Ако брзо го изгубите нервите, личноста со која разговарате може да изгуби почит кон вас, што може да ја отежне значајната, дипломатска комуникација. Ако чувствувателути, вознемирени или фрустрирани, обидете се да се смирите.

Еве неколку работи што можете да ги направите за да ги контролирате вашите емоции:

• Извинете се за 5 минути и правете неколку вежби за длабоко дишење надвор или во бањата.
• Запрашајте се: „Дали ова ќе биде важно за една недела/еден месец/една година од сега?“ Ова може да ви помогне да го задржите чувството за перспектива, што пак може да ви помогне да останете смирени.
• Направете вежба за заземјување. На пример, може да се обидете да именувате 3 работи што можете да ги видите, 3 работи што можете да ги слушнете и 3 работи што можете да ги допрете.

6. Користете омекнувачки јазик

Дипломатските луѓе се искрени, но знаат како да ги ублажат критиките, отфрлањата и лошите вести користејќи нежен јазик.

Еве неколку начини на кои можете да користите омекнувачки јазик кога треба да бидете дипломатски:

• Наместо да користите негативни придавки, користете позитивна придавка и „не многу“. На пример, наместо да кажете: „Вештините на Ронда за пишување белешки се лоши“, можете да кажете: „Вештините на Ронда за бележење не се многу добри.“
• Користете квалификатори како „донекаде“, „малку“ или „малку“. 4> Користете хеџинг зборови што подразбираат несигурност наместо расудување. На пример, наместо да кажете: „Тоа е ужасна идеја“, можете да кажете: „Не сум сигурен дека треба да одиме со таа идеја.“
• Користете негативни прашања. На пример, наместо да кажете: „Треба да го преиспитаме овој буџет“, може да прашате: „Дали мислите дека треба да го преоцениме овој буџет?“
• Користете „извинете“. дека денес.“

7. Користете го пасивниот глас

Пасивниот глас често се доживува како помалку конфронтативен од активниот глас, па затоа може да биде корисен кога треба да бидете дипломатски.

На пример, да речеме дека сте ангажирале декоратор кој ветува дека ќе заврши со бојадисување на вашата трпезарија на одреден ден. Но, доцна е попладне и тие не постигнаа многу напредок.

Можете да кажете: „Ни кажавте дека ќе ја обоите трпезаријата денес, но не сте го направиле тоа. Да ви кажам искрено, многу сум разочаран“.

Алтернативно, можете да го користите пасивниот глас за да ги разјасните вашите чувства на подипломатски начин. На пример, може да кажете: „Ни беше кажано дека трпезаријата ќе биде обоена денес, но тоа не е направено, што е разочарувачки.“

8. Нагласете ги вашите грижи, а не туѓите грешки

Ако треба да зборувате за тоа што некој прави погрешно, избегнувајте да давате генерализирани, опсежни изјави како „Сали е премногу злобна кон нашите клиенти“ или „Рај никогаш не се средува“. Наместо тоа, фокусирајте се на конкретни грижи, факти,и можни негативни исходи.

На пример, да речеме дека нов вработен се приклучил на вашиот тим. Иако напорно се трудат и им е пријатно да се биде околу нив, станува јасно дека ја немаат соодветната вештина за работата. Како лидер на тимот, вие одлучувате да го покренете проблемот со вашиот менаџер.

Ако речете: „Роб не е многу добар во својата работа и мислам дека не требаше да биде ангажиран“, би го ставиле вашиот менаџер во дефанзива и потенцијално би создале непријатна атмосфера.

Наместо тоа, би можеле да кажете нешто како: „Роб е навистина нова, но позитивна личност за да ја вклучи неговата улога. [Загриженост] Минатата недела, тој ми рече дека не ги разбира термините што Питер ги користел во неговата презентација за услугите на клиентите. [Факт] Нашиот тим ќе се бори да заврши сè ако не е сигурен што сакал да прави [можен негативен исход]“.

9. Избегнувајте обвинувачки јазик

Општо земено, најдобро е да избегнувате да ги започнувате речениците со „Никогаш…“ или „Ти секогаш…“ Акузичкиот јазик често ги тера луѓето да се чувствуваат одбранбено.

Наместо тоа, обидете се да кажете како се чувствувате и користете факти за да објасните зошто се чувствувате така. Ова може да ви помогне да избегнете да станете агресивни или конфронтирачки.

На пример, наместо да кажете: „Пие премногу пиете навечер“, можете да кажете: „Малку сум загрижен затоа што, во текот на изминатите неколку недели, сте испиле неколкусекоја вечер после вечерата.“

10. Давајте предлози наместо наредби

Ако треба да дадете негативни повратни информации, обидете се да додадете корисен предлог покрај критиките. Кога давате предлог наместо нарачка, поголема е веројатноста да се сретнете како разумни и соработнички наместо лути или премногу критични.

На пример, наместо да кажете: „Направете го овој извештај повторно и ве молиме олеснете го овој пат да се чита“, можете да кажете: „Можеби би можеле да се обидете да ги разделите клучните точки на кратки делови и точки? Тоа може да го направи вашиот извештај полесен за читање.“

11. Изберете го вистинското време за водење тешки разговори

Ако изберете несоодветно време за чувствителен разговор, може да го натерате другото лице да се чувствува одбранбено, засрамено или луто, што може да го отежне водење мирен, рационален разговор.

Може да помогне да се запрашате: „Доколку некој друг би сакал да ми каже на другата или друга личност за разговор во моментот кога јас сум истото?

12. Давајте балансирана повратна информација кога ќе ви биде побарано мислење

Дипломатските луѓе не лажат и не задржуваат важни информации. Сепак, тие знаат дека честопати, негативните повратни информации може полесно да се прифатат ако се придружени со пофалби.

На пример, да речеме дека вашата сопруга или сопруг ви зготви оброк од три јадења дома за да го прослави вашиот роденден. За жал, десертот неиспаднат многу добро. По оброкот, вашиот сопружник ве замолува да му кажете што навистина мислите за тоа.

Ако бевте целосно искрени и одговоривте на прашањето на буквален начин, веројатно ќе ги повредите нивните чувства. Би било нетактично да се каже, на пример: „Првите два јадења беа вкусни, но десертот беше навистина непријатен“.

Подипломатски одговор би бил: „Навистина уживав во супата, а равиоли беа фантастични. Десертот беше можеби малку сув, но ми се допадна презентацијата.“

13. Користете позитивен говор на телото

Можеби е поголема веројатноста другите луѓе да ве слушаат и да го почитуваат она што имате да го кажете ако вашиот говор на телото е отворен и пријателски.

Еве како да користите позитивен говор на телото кога треба да бидете дипломатски:

• Опуштете ги мускулите на лицето и вратот; ова може да ви помогне да изгледате помалку строго и напнато.
• Воспоставувајте контакт со очите, но не зјапајте затоа што предолгото задржување на погледот може да ве натера да станете агресивни.
• Избегнувајте да ги прекрстувате нозете и рацете, бидејќи тоа може да ве натера да наидете на одбранбен. погледнете го нашиот водич за тоа како да користите самоуверен говор на телото.

  14. Користете пријатен тон на гласот

  Дури и ако вашите зборови се тактични, нема да ви се чини дипломатски ако зборувате со лут, рамномерен или саркастичен тон на гласот. Обидете се