Kako biti diplomatski in taktičen (s primeri)

Diplomacija je močna socialna veščina, ki pomaga graditi zdrave odnose, reševati konflikte in spodbujati ljudi z različnimi pogledi k sodelovanju. V tem članku boste izvedeli, kaj pomeni biti diplomatski in kako prakticirati diplomacijo v občutljivih situacijah.

Kaj pomeni biti diplomatski?

Diplomacija je umetnost občutljivega ravnanja v kočljivih družabnih situacijah, ki spoštuje čustva drugih ljudi. Včasih jo imenujemo tudi takt.

Tukaj so ključne lastnosti in vedenje diplomatskih ljudi:

• Lahko se pogovarjajo o težkih stvareh, ne da bi pri tem ogrozili odnose z drugimi ljudmi.
• V napetih situacijah ostanejo mirni.
• Zavedajo se, da ljudje niso vedno razumni. Negativnih odzivov drugih ljudi ne jemljejo osebno.
• Slabe novice in kritike lahko posredujejo na sočuten način.
• Spoštujejo, da ima vsak edinstven pogled, in poskušajo razumeti mnenja drugih.
• Ne poskušajo zmagati v sporu, temveč poskušajo razumeti druge perspektive.
• Dobro znajo posredovati med dvema ali več ljudmi, ki se ne strinjajo glede nekega vprašanja.
• Rešujejo težave in poskušajo najti rešitve, ki bodo zadovoljile potrebe vseh.
• Do vseh so vljudni, tudi do tistih, ki jih dražijo ali jezijo.

Kako biti diplomatski

Tukaj je nekaj nasvetov, ki vam bodo pomagali obvladati občutljive situacije na miren in eleganten način, ki vsem vpletenim omogoča, da se počutijo slišane in razumljene.

1. Pozorno poslušajte druge

Ne morete biti diplomatski, če ne razumete njihovega stališča in čustev. Da bi videli stvari z njihovega stališča, morate poslušati.

Zlasti morate biti aktiven poslušalec. To pomeni:

• posvečanje popolne pozornosti ljudem, ko govorijo.
• omogočanje ljudem, da dokončajo stavke.
• Poskušate se osredotočiti na besede drugih in ne čakate, da pridete na vrsto.
• Uporaba verbalnih in neverbalnih znakov, s katerimi pokažete, da ste pozorni; na primer z besedami "Uh-huh, nadaljuj" ali prikimavanjem z glavo, ko vam povedo ključno točko.

Za več nasvetov si oglejte naš vodnik o tem, kako postati boljši poslušalec.

2. Postavljajte vprašanja, da bi izboljšali svoje razumevanje

Tudi če nekoga pozorno poslušate, morda ne boste takoj razumeli, kaj vam želi povedati. Pomaga, če mu postavljate vprašanja, da preverite, ali ste razumeli, o čem govori.

S postavljanjem premišljenih vprašanj lahko preprečite nesporazume. Poleg tega sporočate, da vas resnično zanimajo misli druge osebe, kar lahko pripomore k vzpostavitvi zaupanja in odnosa, ki sta pomembna pri pogajanjih ali pogovorih o občutljivih temah.

Tukaj je nekaj vprašanj, ki jih lahko postavite, če niste prepričani, kaj drugi misli:

• "Nisem prepričan, kaj točno misliš. Ali mi lahko o tem poveš kaj več?"
• "Ali lahko malo razložite, kaj ste rekli o X?"
• "Ali lahko preverim, ali sem vas prav razumel? Mislim, da pravite, da moji prijatelji prepogosto prihajajo v stanovanje, je tako?"

3. Poskusite se vživeti v druge ljudi

Empatija pomeni, da si predstavljamo sebe na mestu nekoga drugega in vidimo stvari z njegove perspektive. Če se lahko vživite v nekoga, boste morda lažje govorili in se diplomatsko obnašali v kočljivih družbenih razmerah. Ko namreč razumete čustva druge osebe, boste morda lažje izbrali, kaj in kako povedati.

Recimo, da morate zavrniti povabilo na veliko družinsko božično zabavo svojih sorodnikov. Če se poskušate postaviti v njihovo kožo, boste morda ugotovili, da svoje družine že dolgo niso videli in da se bodo zabave verjetno zelo veselili. Upravičeno lahko domnevamo, da bodo razočarani, ko bodo njihovi sorodniki (vključno z vami) zavrnili vabilo.

Glede na to "Ne, hvala" verjetno ne bi bilo dovolj taktično. Namesto tega bi bilo bolje, če bi s toplim tonom glasu rekli nekaj takega kot: "Z veseljem bi prišli, vendar preprosto ne moremo".

Če menite, da niste naravno empatična oseba, si oglejte ta članek o tem, kaj storiti, če se ne morete povezati z drugimi ljudmi.

4. Vnaprej si zapišite ključne točke

Na zapleteno razpravo se ni vedno mogoče pripraviti vnaprej. Če pa imate možnost načrtovati, kaj želite povedati, je dobro, da pripravite seznam s točkami vsega, kar želite povedati. Seznam vam bo pomagal osredotočiti se na ključna dejstva in vprašanja, kar lahko olajša jasen in konstruktiven pogovor.

Recimo, da imate sestanek z zaposlenim, ker nenehno zamuja v službo. Vaš cilj je ugotoviti, zakaj zaposleni ne prihaja pravočasno.

Lahko napišete seznam, ki je videti približno takole:

• Pišite ključno dejstvo: zamujate 7 dni od zadnjih 10 dni.
• Napišite posledico: sodelavci morajo prevzeti dodatno delo
• Postavite vprašanje: "Zakaj zjutraj prihajate pozno?"
• Postavite vprašanje: "Kako lahko rešimo težavo, da boste prišli pravočasno?"

Če se boste med sestankom sklicevali na ta seznam, boste morda lažje ostali na poti in sodelovali z zaposlenim, da boste lahko skupaj rešili težavo. Ni vam treba napisati dobesednega scenarija; vključite le toliko podrobnosti, kolikor se vam zdi potrebno.

5. Obvladajte svoja čustva

Če hitro izgubite živce, lahko sogovornik izgubi spoštovanje do vas, kar lahko oteži smiselno in diplomatsko komunikacijo. Če ste jezni, razburjeni ali razočarani, se poskusite umiriti.

Tukaj je nekaj stvari, ki jih lahko naredite, da boste obvladali svoja čustva:

• Za pet minut se opravičite in naredite nekaj globokih dihalnih vaj zunaj ali v kopalnici.
• Vprašajte se: "Ali bo to pomembno čez en teden, en mesec ali eno leto?" To vam lahko pomaga ohraniti perspektivo, kar vam lahko pomaga ohraniti mirnost.
• Na primer, poskusite našteti 3 stvari, ki jih lahko vidite, 3 stvari, ki jih lahko slišite, in 3 stvari, ki se jih lahko dotaknete.

6. Uporabite mehčalni jezik

Diplomatski ljudje so iskreni, vendar znajo kritiko, zavrnitev in slabe novice ublažiti z nežnim jezikom.

Tukaj je nekaj načinov, kako lahko uporabite mehčanje, ko morate biti diplomatski:

• Namesto negativnih pridevnikov uporabite pozitivne pridevnike in besedo "ne zelo". Na primer, namesto da bi rekli: "Rhondine spretnosti vodenja zapiskov so slabe," bi lahko rekli: "Rhondine spretnosti vodenja zapiskov niso zelo dobre."
• Uporabite določila, kot so "nekoliko", "malce" ali "malo". Na primer, namesto da bi rekli: "Na vrtu je popoln nered," lahko rečete: "Na vrtu je malo nereda."
• Uporabljajte varovalne besede, ki pomenijo negotovost namesto sodbe. Na primer, namesto da bi rekli: "To je grozna ideja," lahko rečete: "Nisem prepričan, da bi se odločili za to idejo."
• Uporabite negativna vprašanja. Na primer, namesto da bi rekli: "Ta proračun moramo ponovno oceniti," lahko vprašate: "Ali ne mislite, da bi morali ponovno oceniti ta proračun?"
• Uporabite besedo "žal mi je". Na primer, namesto "Ne maram testenin" lahko rečete "Oprostite, res ne maram testenin" ali "Žal mi je, da tega danes ne moremo urediti" namesto "Tega danes ne moremo urediti".

7. Uporabite pasivni glas

Pasivni glas se pogosto dojema kot manj konfrontacijski kot aktivni, zato je lahko uporaben, kadar morate biti diplomatski.

Recimo, da ste najeli dekoraterja, ki vam obljubi, da bo na določen dan dokončal barvanje jedilnice. Vendar je že pozno popoldne in še ni veliko napredoval.

Lahko rečete: "Rekli ste nam, da boste danes pobarvali jedilnico, vendar tega še niste storili. Po pravici povedano, sem zelo razočaran."

Lahko pa uporabite tudi pasivni glas in s tem bolj diplomatsko izrazite svoja čustva. Na primer: "Rekli so nam, da bo jedilnica danes pobarvana, vendar se to ni zgodilo, kar je razočaranje."

8. Poudarjajte svoje težave in ne napak drugih ljudi

Če se morate pogovoriti o tem, kaj nekdo počne narobe, se izogibajte splošnim in pavšalnim izjavam, kot sta "Sally je preveč zlobna do naših strank" ali "Raj nikoli ne pospravlja." Namesto tega se osredotočite na konkretne težave, dejstva in možne negativne posledice.

Recimo, da se je vaši ekipi pridružil nov sodelavec. Čeprav se zelo trudi in je prijeten, postane jasno, da nima pravega nabora spretnosti za delo. Kot vodja ekipe se odločite, da boste to vprašanje izpostavili svojemu vodji.

Če bi rekli: "Rob ni dober pri svojem delu in mislim, da ga ne bi smeli zaposliti," bi svojega vodjo postavili v obrambni položaj in morda ustvarili neprijetno vzdušje.

Namesto tega lahko rečete nekaj takega: "Rob je res prijetna in pozitivna oseba, vendar me skrbi, da ne razume, kaj vključuje njegova nova vloga. [Skrb] Prejšnji teden mi je rekel, da ne razume izrazov, ki jih je Peter uporabil v svoji predstavitvi o storitvah za stranke. [Dejstvo] Naša ekipa bo težko opravila vse naloge, če ne bo vedel, kaj naj bi počel [Možno].negativni izid]."

9. Izogibajte se obtožujočemu jeziku

Na splošno se izogibajte začetkom stavkov z "Nikoli ne..." ali "Vedno..." Obtožujoči jezik v ljudeh pogosto vzbudi občutek obrambe.

Namesto tega poskusite povedati, kako se počutite, in z dejstvi pojasnite, zakaj se tako počutite. S tem se lahko izognete temu, da bi delovali agresivno ali konfrontacijsko.

Na primer, namesto da bi rekli: "Ob večerih preveč piješ," lahko rečete: "Nekoliko me skrbi, ker si v zadnjih nekaj tednih vsak večer po večerji spil več pijač."

10. Dajte raje predloge kot ukaze

Če morate podati negativne povratne informacije, poskusite poleg kritike dodati tudi koristen predlog. Če namesto ukaza podate predlog, je bolj verjetno, da boste videti razumni in sodelovalni kot pa jezni ali pretirano kritični.

Na primer, namesto da bi rekli: "Naredite to poročilo še enkrat in prosimo, da ga tokrat lažje preberete," lahko rečete: "Morda bi lahko poskusili razdeliti ključne točke na kratke dele in točke? Tako bi bilo vaše poročilo lažje za branje."

11. Izberite pravi čas za težke pogovore

Če izberete neprimeren čas za občutljiv pogovor, lahko drugo osebo pripravite do tega, da se bo počutila obrambno, v zadregi ali jezna, kar lahko oteži miren in racionalen pogovor.

Pomaga, če se vprašate: "Če bi mi nekdo drug povedal isto, kar bom povedal tej osebi, ali bi se želel pogovarjati ob drugem času ali na drugem kraju?"

12. Ko vas vprašajo za mnenje, podajte uravnotežene povratne informacije

Diplomatski ljudje ne lažejo in ne prikrivajo pomembnih informacij. Vedo pa, da je negativne povratne informacije pogosto lažje sprejeti, če jih spremlja pohvala.

Recimo, da vam žena ali mož za praznovanje rojstnega dne doma skuha obrok s tremi hodi. Žal se sladica ni najbolje obnesla. Po obroku vas zakonec prosi, da mu poveste, kaj ste mislili o obroku.

Če bi bili povsem iskreni in bi na vprašanje odgovorili dobesedno, bi verjetno prizadeli njihova čustva. Bilo bi netaktno, če bi na primer rekli: "Prvi dve jedi sta bili okusni, sladica pa je bila zelo neprijetna."

Bolj diplomatski odgovor bi se glasil: "Juha mi je bila zelo všeč, ravioli so bili fantastični. Sladica je bila morda nekoliko suha, vendar mi je bila všeč predstavitev."

13. Uporabljajte pozitivno govorico telesa

Drugi ljudje vas bodo morda bolj poslušali in spoštovali, kar imate povedati, če bo vaša govorica telesa odprta in prijazna.

Kako uporabiti pozitivno govorico telesa, ko morate biti diplomatski:

• Sprostite mišice obraza in vratu; tako boste videti manj strogi in napeti.
• Vzpostavite očesni stik, vendar ne strmite vanj, saj lahko predolgo zadržujete pogled nekoga, da bi delovali agresivno.
• Izogibajte se križanju nog in rok, saj lahko zaradi tega delujete obrambno.
• Ne stojte nad osebo, ki sedi, saj lahko tako delujete zastrašujoče.

Za več nasvetov si oglejte naš vodnik o samozavestni govorici telesa.

14. Uporabite prijeten ton glasu

Tudi če so vaše besede taktne, ne boste delovali diplomatsko, če boste govorili z jeznim, ravnim ali sarkastičnim tonom. Poskusite govoriti lepo. Če se pripravljate na težavno razpravo, lahko pomaga, če to, kar boste povedali, vadite na glas v zasebnosti v vljudnem in mirnem tonu.

15. Dajte ljudem priložnost, da si rešijo obraz

Ni vam treba opravičevati napak drugih, vendar je predlaganje verjetnega razloga za njihovo napako lahko dober diplomatski manever, ki jim omogoča, da ohranijo svoj obraz.

Na primer, namesto da bi rekli: "Ta predstavitev je polna pravopisnih napak. Do jutri jo popravite," lahko rečete: "Ta predstavitev ni bila temeljito urejena. Vem, da ste bili ta teden zelo zaposleni; morda niste imeli časa. Bilo bi dobro, če bi jo do jutri popoldne še enkrat popravili."

16. Uporabljajte asertivno komunikacijo

Diplomatski ljudje so občutljivi za čustva drugih ljudi, vendar ne dovolijo, da bi se vsi spravljali nanje. So samozavestni, vendar ne agresivni, in se skušajo pogajati o rezultatu, ki bi bil koristen za čim več ljudi.

Če se raje strinjate s tem, kar želijo drugi, kot da bi se zavzemali za to, v kar verjamete ali kar potrebujete, si oglejte naš članek, v katerem je pojasnjeno, kaj storiti, če vas ljudje obravnavajo kot podstavek za vrata. Na voljo je tudi članek o tem, kako doseči, da vas bodo ljudje spoštovali, ki vsebuje praktične nasvete o asertivni komunikaciji.

17. Prilagodite svoj slog komuniciranja razmeram

Ko morate z nekom sodelovati pri reševanju kočljive situacije, lahko veliko pripomoreta vzajemno spoštovanje in odnos. Če želite, da se bo počutil, kot da ste na isti valovni dolžini, poskusite prilagoditi svoj besednjak in ton glasu kontekstu. Če na primer na delovnem mestu uporabljate zelo neformalen jezik, ko s svojim šefom izpostavljate kočljivo vprašanje, lahko izpade, danespoštljivo in neprofesionalno.

Pogosta vprašanja

Ali je biti diplomatski dober?

V občutljivih družabnih situacijah je običajno dobro biti diplomatski, včasih pa je bolje uporabiti ostrejši pristop. Če ste na primer poskušali kritiko podati taktno, vendar druga oseba ne razume, kje je naredila napako, boste morda morali podati ostro povratno informacijo.

Kako vem, ali sem diplomat?

Če običajno najdete prave besede, s katerimi lahko omiliš ali zgladiš neprijetne družbene situacije, hkrati pa ti uspe prenesti svoje sporočilo, si verjetno diplomat. Če sloviš kot dober pogajalec ali mirovnik, te drugi ljudje verjetno vidijo kot diplomatsko osebo.

Ali so diplomatski delavci pošteni?

Da, diplomatski ljudje so iskreni, vendar niso brutalno odkriti. Diplomatski ljudje znajo slabo novico ali kritiko sporočiti na občutljiv način, ne da bi pri tem zamolčali resnico.