Jak być dyplomatycznym i taktownym (z przykładami)

Dyplomacja to potężna umiejętność społeczna, która pomaga budować zdrowe relacje, rozwiązywać konflikty i zachęcać ludzi o różnych poglądach do współpracy. W tym artykule dowiesz się, co to znaczy być dyplomatą i jak ćwiczyć dyplomację w delikatnych sytuacjach.

Co to znaczy być dyplomatą?

Dyplomacja to sztuka radzenia sobie z delikatnymi sytuacjami społecznymi w sposób wrażliwy i szanujący uczucia innych osób. Czasami określa się ją mianem taktu.

Oto kluczowe cechy i zachowania dyplomatów:

• Mogą prowadzić trudne dyskusje bez szkody dla relacji z innymi ludźmi.
• Zachowują spokój w napiętych sytuacjach.
• Rozumieją, że ludzie nie zawsze są racjonalni i nie biorą negatywnych reakcji innych ludzi do siebie.
• Potrafią przekazywać złe wiadomości i krytykę we współczujący sposób.
• Szanują to, że każdy ma unikalną perspektywę i starają się zrozumieć opinie innych ludzi.
• Nie próbują "wygrywać" argumentów, ale starają się zrozumieć inne perspektywy.
• Są dobrzy w mediacji między dwiema lub więcej osobami, które nie zgadzają się w danej kwestii.
• Rozwiązują problemy i starają się znaleźć rozwiązania, które zaspokoją potrzeby wszystkich.
• Pozostają uprzejmi dla wszystkich, nawet tych, którzy ich irytują lub denerwują.

Jak być dyplomatą

Oto kilka wskazówek, które pomogą ci radzić sobie z delikatnymi sytuacjami w spokojny, pełen wdzięku sposób, który da każdemu zaangażowanemu szansę poczucia się wysłuchanym i zrozumianym.

1. uważne słuchanie innych

Nie możesz być dyplomatyczny, jeśli nie rozumiesz ich stanowiska i uczuć. Aby zobaczyć rzeczy z ich punktu widzenia, musisz słuchać.

W szczególności, chcesz być aktywnym słuchaczem, co oznacza:

• Poświęcanie ludziom niepodzielnej uwagi, gdy mówią.
• Pozwalanie ludziom na kończenie zdań
• Próba skupienia się na tym, co mówią inni, zamiast czekania na swoją kolej.
• Używanie werbalnych i niewerbalnych sygnałów, aby pokazać, że zwracasz uwagę; na przykład mówiąc "Aha, kontynuuj" lub kiwając głową, gdy ktoś porusza kluczową kwestię.

Zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat tego, jak być lepszym słuchaczem, aby uzyskać więcej wskazówek.

2. zadawanie pytań w celu lepszego zrozumienia

Nawet jeśli słuchasz kogoś uważnie, możesz nie od razu zrozumieć, co próbuje ci powiedzieć. Pomocne może być zadawanie pytań, aby sprawdzić, czy zrozumiałeś, co mówi.

Zadawanie przemyślanych pytań może zapobiec nieporozumieniom. Sygnalizuje również, że jesteś szczerze zainteresowany przemyśleniami drugiej osoby, co może pomóc w budowaniu zaufania i relacji, które są ważne podczas negocjacji lub rozmowy na delikatne tematy.

Oto kilka pytań, które możesz zadać, jeśli nie masz pewności, co ktoś ma na myśli:

• "Nie jestem pewien, co dokładnie masz na myśli, czy mógłbyś powiedzieć mi coś więcej na ten temat?".
• "Czy mógłbyś rozwinąć nieco swoją wypowiedź na temat X?".
• "Czy mogę sprawdzić, czy dobrze cię zrozumiałem? Myślę, że chcesz powiedzieć, że moi przyjaciele zbyt często przychodzą do mieszkania, czy to prawda?".

3. staraj się wczuwać w innych ludzi

Empatia polega na wyobrażaniu sobie siebie w sytuacji innej osoby i widzeniu rzeczy z jej perspektywy. Jeśli potrafisz wczuć się w kogoś, może być łatwiej mówić i zachowywać się dyplomatycznie w delikatnej sytuacji społecznej. Dzieje się tak, ponieważ kiedy rozumiesz uczucia innej osoby, łatwiej jest wybrać zarówno to, co powiedzieć, jak i jak to powiedzieć.

Na przykład, załóżmy, że musisz odrzucić zaproszenie na wielkie rodzinne przyjęcie bożonarodzeniowe swoich teściów. Jeśli spróbujesz postawić się w ich sytuacji, możesz zdać sobie sprawę, że nie widzieli swojej rodziny od dłuższego czasu i prawdopodobnie nie mogą się doczekać przyjęcia. Rozsądne jest przypuszczenie, że będą rozczarowani, gdy ich krewni (w tym ty) odrzucą zaproszenie.

Mając to na uwadze, "Nie, dziękuję" prawdopodobnie nie byłoby wystarczająco taktowne. Zamiast tego, coś w stylu "Chcielibyśmy przyjść, ale po prostu nie możemy", powiedziane ciepłym tonem głosu, byłoby lepsze.

Jeśli nie uważasz się za osobę naturalnie empatyczną, zapoznaj się z tym artykułem na temat tego, co zrobić, jeśli nie potrafisz nawiązywać relacji z innymi ludźmi.

4. zapisz kluczowe punkty z wyprzedzeniem

Nie zawsze jest możliwe wcześniejsze przygotowanie się do trudnej dyskusji. Jeśli jednak masz możliwość zaplanowania tego, co chcesz powiedzieć, dobrym pomysłem jest sporządzenie wypunktowanej listy wszystkiego, co chcesz omówić. Lista pomoże ci skupić się na kluczowych faktach i kwestiach, co może ułatwić prowadzenie jasnej, konstruktywnej rozmowy.

Załóżmy na przykład, że masz spotkanie z pracownikiem, który uporczywie spóźnia się do pracy. Twoim celem jest ustalenie, dlaczego pracownik nie pojawia się na czas.

Lista może wyglądać mniej więcej tak:

• Wyjaśnij kluczowy fakt: Spóźnienie 7 dni z ostatnich 10
• Sprecyzuj konsekwencje: Współpracownicy muszą wziąć na siebie dodatkową pracę.
• Zadaj pytanie: "Dlaczego przychodzisz późno rano?".
• Zadaj pytanie: "Jak możemy rozwiązać ten problem, abyś dotarł na czas?".

Odwoływanie się do tej listy podczas spotkania może ułatwić ci pozostanie na dobrej drodze i zaangażowanie się w rozmowę z pracownikiem, tak abyście mogli wspólnie rozwiązać problem. Nie musisz pisać scenariusza słowo w słowo; po prostu uwzględnij tyle szczegółów, ile uważasz za konieczne.

5) Kontroluj swoje emocje

Jeśli szybko tracisz panowanie nad sobą, osoba, z którą rozmawiasz, może stracić do ciebie szacunek, co może utrudnić znaczącą, dyplomatyczną komunikację. Jeśli czujesz się zły, zdenerwowany lub sfrustrowany, spróbuj się uspokoić.

Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby utrzymać swoje emocje pod kontrolą:

• Przeproś się na 5 minut i wykonaj kilka głębokich ćwiczeń oddechowych na zewnątrz lub w łazience.
• Zadaj sobie pytanie: "Czy będzie to miało znaczenie za tydzień/miesiąc/rok?" Może to pomóc ci zachować poczucie perspektywy, co z kolei może pomóc ci zachować spokój.
• Na przykład, możesz spróbować wymienić 3 rzeczy, które widzisz, 3 rzeczy, które słyszysz i 3 rzeczy, których możesz dotknąć.

6. używać łagodnego języka

Dyplomatyczni ludzie są szczerzy, ale wiedzą, jak złagodzić krytykę, odrzucenie i złe wieści, używając łagodnego języka.

Oto kilka sposobów na używanie łagodnego języka, gdy trzeba być dyplomatycznym:

• Zamiast używać negatywnych przymiotników, użyj pozytywnego przymiotnika i "niezbyt". Na przykład, zamiast mówić: "Umiejętności Rhondy w zakresie robienia notatek są słabe", możesz powiedzieć: "Umiejętności Rhondy w zakresie robienia notatek nie są zbyt dobre".
• Używaj kwalifikatorów, takich jak "nieco", "trochę" lub "trochę". Na przykład, zamiast mówić: "W ogrodzie panuje kompletny bałagan", można powiedzieć: "W ogrodzie panuje lekki bałagan".
• Używaj słów zabezpieczających, które sugerują niepewność zamiast osądu. Na przykład, zamiast mówić: "To okropny pomysł", możesz powiedzieć: "Nie jestem pewien, czy powinniśmy go realizować".
• Używaj pytań przeczących. Na przykład, zamiast mówić: "Musimy ponownie ocenić ten budżet", można zapytać: "Czy nie uważasz, że powinniśmy ponownie ocenić ten budżet?".
• Użyj słowa "przepraszam". Na przykład, zamiast mówić "Nie lubię makaronu", możesz powiedzieć "Przepraszam, ale naprawdę nie lubię makaronu" lub "Przykro mi, że nie możemy tego dzisiaj naprawić" zamiast "Nie możemy tego dzisiaj naprawić".

7. używać strony biernej

Głos bierny jest często postrzegany jako mniej konfrontacyjny niż głos czynny, więc może być przydatny, gdy trzeba być dyplomatycznym.

Załóżmy na przykład, że zatrudniasz dekoratora, który obiecuje, że skończy malować jadalnię w określonym dniu, ale jest już późne popołudnie i nie poczynił większych postępów.

Możesz powiedzieć: "Powiedziałeś nam, że pomalujesz dziś jadalnię, ale tego nie zrobiłeś. Prawdę mówiąc, jestem bardzo rozczarowany".

Alternatywnie, możesz użyć strony biernej, aby wyrazić swoje uczucia w bardziej dyplomatyczny sposób. Na przykład, możesz powiedzieć: "Powiedziano nam, że jadalnia zostanie dziś pomalowana, ale tak się nie stało, co jest rozczarowujące".

8. podkreślaj swoje obawy, a nie błędy innych osób

Jeśli musisz porozmawiać o tym, co ktoś robi źle, unikaj uogólnionych, ogólnych stwierdzeń, takich jak "Sally jest zbyt niemiła dla naszych klientów" lub "Raj nigdy nie sprząta". Zamiast tego skup się na konkretnych obawach, faktach i możliwych negatywnych skutkach.

Załóżmy na przykład, że do Twojego zespołu dołączył nowy pracownik. Chociaż bardzo się stara i jest miły w towarzystwie, staje się jasne, że nie ma odpowiedniego zestawu umiejętności do pracy. Jako lider zespołu decydujesz się poruszyć tę kwestię ze swoim przełożonym.

Gdybyś powiedział: "Rob nie jest zbyt dobry w swojej pracy i uważam, że nie powinien zostać zatrudniony", zepchnąłbyś swojego przełożonego do defensywy i potencjalnie stworzył niezręczną atmosferę.

Zamiast tego możesz powiedzieć coś w stylu: "Rob jest naprawdę miłą, pozytywną osobą, ale martwię się, że nie rozumie, z czym wiąże się jego nowa rola. W zeszłym tygodniu powiedział mi, że nie rozumie terminów, których Peter użył w swojej prezentacji na temat obsługi klienta. Nasz zespół będzie miał trudności z wykonaniem wszystkiego, jeśli nie będzie pewien, co ma robić [Możliwe].negatywny wynik]".

9 Unikaj oskarżycielskiego języka

Ogólnie rzecz biorąc, najlepiej jest unikać rozpoczynania zdań od "Ty nigdy..." lub "Ty zawsze..." Język oskarżycielski często sprawia, że ludzie czują się defensywni.

Zamiast tego spróbuj powiedzieć, jak się czujesz i użyj faktów, aby wyjaśnić, dlaczego tak się czujesz. Pomoże ci to uniknąć bycia postrzeganym jako agresywny lub konfrontacyjny.

Na przykład, zamiast mówić: "Pijesz za dużo wieczorami", możesz powiedzieć: "Jestem trochę zaniepokojony, ponieważ w ciągu ostatnich kilku tygodni wypijałeś kilka drinków każdego wieczoru po kolacji".

10. dawać sugestie, a nie rozkazy

Jeśli musisz wyrazić negatywną opinię, spróbuj dodać pomocną sugestię do krytyki. Kiedy sugerujesz, a nie rozkazujesz, jest bardziej prawdopodobne, że będziesz postrzegany jako rozsądny i współpracujący, a nie zły lub nadmiernie krytyczny.

Na przykład, zamiast mówić: "Zrób ten raport jeszcze raz i tym razem postaraj się, aby był łatwiejszy do przeczytania", możesz powiedzieć: "Może mógłbyś spróbować podzielić kluczowe punkty na krótkie sekcje i wypunktowania? To może sprawić, że twój raport będzie łatwiejszy do przeczytania".

11. wybieranie właściwego czasu na trudne rozmowy

Jeśli wybierzesz nieodpowiedni moment na przeprowadzenie delikatnej rozmowy, możesz sprawić, że druga osoba poczuje się defensywna, zawstydzona lub zła, co może utrudnić spokojną, racjonalną rozmowę.

Pomocne może być zadanie sobie pytania: "Gdyby ktoś inny miał mi powiedzieć to samo, co ja tej osobie, to czy chciałbym odbyć tę rozmowę w innym czasie lub w innym miejscu?".

12. udzielanie wyważonych informacji zwrotnych, gdy zostaniesz poproszony o opinię

Dyplomatyczni ludzie nie kłamią ani nie ukrywają ważnych informacji. Wiedzą jednak, że często negatywna informacja zwrotna może być łatwiejsza do zaakceptowania, jeśli towarzyszy jej pochwała.

Na przykład, powiedzmy, że twoja żona lub mąż gotuje ci trzydaniowy posiłek w domu, aby uczcić twoje urodziny. Niestety, deser nie wyszedł zbyt dobrze. Po posiłku twój małżonek prosi cię, abyś powiedział im, co naprawdę o tym myślisz.

Gdybyś był całkowicie szczery i odpowiedział na pytanie w dosłowny sposób, prawdopodobnie zraniłbyś ich uczucia. Nietaktownie byłoby powiedzieć na przykład: "Pierwsze dwa dania były pyszne, ale deser był naprawdę nieprzyjemny".

Bardziej dyplomatyczna odpowiedź brzmiałaby: "Bardzo smakowała mi zupa, a ravioli było fantastyczne. Deser był może trochę suchy, ale podobała mi się jego prezentacja".

13) Używaj pozytywnego języka ciała

Inni ludzie mogą być bardziej skłonni do słuchania cię i szanowania tego, co masz do powiedzenia, jeśli twój język ciała jest otwarty i przyjazny.

Oto jak używać pozytywnego języka ciała, gdy trzeba być dyplomatycznym:

• Rozluźnij mięśnie twarzy i szyi; dzięki temu będziesz wyglądać na mniej surowego i spiętego.
• Nawiązuj kontakt wzrokowy, ale nie wpatruj się w kogoś, ponieważ zbyt długie utrzymywanie spojrzenia może sprawić, że zostaniesz odebrany jako agresywny.
• Unikaj krzyżowania nóg i ramion, ponieważ może to sprawić, że będziesz postrzegany jako osoba defensywna.
• Nie stój nad kimś, gdy siedzi, ponieważ może to sprawić, że będziesz postrzegany jako osoba onieśmielająca.

Aby uzyskać więcej wskazówek, zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat używania pewnej siebie mowy ciała.

14. używaj przyjemnego tonu głosu

Nawet jeśli twoje słowa są taktowne, nie będziesz postrzegany jako dyplomatyczny, jeśli mówisz gniewnym, płaskim lub sarkastycznym tonem głosu. Staraj się mówić ładnie. Jeśli przygotowujesz się do trudnej dyskusji, pomocne może być przećwiczenie tego, co zamierzasz powiedzieć na głos na osobności w uprzejmym, spokojnym tonie.

15. dać ludziom szansę na zachowanie twarzy

Nie musisz usprawiedliwiać czyichś błędów, ale zasugerowanie wiarygodnego powodu jego błędu może być dobrym manewrem dyplomatycznym, który pozwoli mu zachować twarz.

Na przykład, zamiast mówić: "Ta prezentacja jest pełna błędów ortograficznych. Popraw ją do jutra", możesz powiedzieć: "Ta prezentacja nie została dokładnie zredagowana. Wiem, że byłeś bardzo zajęty w tym tygodniu; być może nie miałeś czasu. Byłoby wspaniale, gdybyś mógł ją ponownie skorygować do jutra po południu".

16) Używanie asertywnej komunikacji

Dyplomatyczni ludzie są wrażliwi na uczucia innych, ale nie pozwalają, by wszyscy po nich chodzili. Są pewni siebie, ale nie agresywni i starają się wynegocjować wynik korzystny dla jak największej liczby osób.

Jeśli masz tendencję do podążania za tym, czego chcą inni, zamiast bronić tego, w co wierzysz lub czego potrzebujesz, zapoznaj się z naszym artykułem, który wyjaśnia, co zrobić, gdy ludzie traktują cię jak wycieraczkę. Mamy również artykuł o tym, jak sprawić, by ludzie cię szanowali, który zawiera praktyczne porady dotyczące asertywnej komunikacji.

17. dostosowanie stylu komunikacji do sytuacji

Wzajemny szacunek i dobre relacje mogą być bardzo ważne, gdy musisz współpracować z kimś w celu rozwiązania delikatnej sytuacji. Aby zachęcić tę osobę do poczucia, że nadajesz na tych samych falach, spróbuj dostosować swoje słownictwo i ton głosu do kontekstu. Na przykład używanie bardzo nieformalnego języka w miejscu pracy, gdy poruszasz delikatną kwestię ze swoim szefem, może zostać odebrane jakolekceważący i nieprofesjonalny.

Najczęstsze pytania

Czy bycie dyplomatą jest dobre?

W delikatnych sytuacjach społecznych bycie dyplomatycznym jest zwykle dobre. Czasami jednak lepsze jest bardziej dosadne podejście. Na przykład, jeśli próbowałeś przekazać krytykę w taktowny sposób, ale druga osoba nie rozumie, gdzie popełniła błąd, być może będziesz musiał przekazać dosadną informację zwrotną.

Skąd mam wiedzieć, czy jestem dyplomatą?

Jeśli zazwyczaj potrafisz znaleźć odpowiednie słowa, aby rozproszyć lub załagodzić niezręczną sytuację społeczną, a jednocześnie nadal potrafisz przekazać swoją wiadomość, prawdopodobnie jesteś dyplomatą. Jeśli masz reputację dobrego negocjatora lub rozjemcy, prawdopodobnie inni ludzie postrzegają cię jako osobę dyplomatyczną.

Czy dyplomaci są uczciwi?

Tak, dyplomaci są uczciwi, ale nie są brutalnie szczerzy. Dyplomaci wiedzą, jak przekazywać złe wiadomości lub krytykę w delikatny sposób, bez pomijania prawdy.