Come terminare una telefonata (senza problemi e con educazione)

Chiudere una conversazione telefonica non è sempre facile, soprattutto se si è in linea con una persona loquace o che tende a divagare. Non si vuole chiudere la conversazione in modo brusco e sembrare scortesi, ma non si vuole nemmeno rimanere intrappolati in una telefonata infinita quando si hanno altre cose da fare. Dopotutto, saper chiudere una conversazione con garbo contribuisce a migliorare la conversazione complessiva.competenze.

In questo articolo scoprirete come terminare una telefonata in modo educato. La maggior parte di questi consigli si applica sia alle chiamate personali che a quelle di lavoro e funziona anche per le videochiamate.

Come terminare una telefonata

Se non siete sicuri di come far chiudere il telefono a qualcuno quando volete concludere la conversazione, provate queste strategie. Potrebbe essere necessario provare un paio di queste tecniche; alcune persone sono socialmente abili e capiranno subito l'antifona, mentre altre rispondono solo a un approccio più diretto.

1. Ricordare all'altra persona l'orario

Se state parlando con qualcuno da un po' di tempo, provate a richiamare la sua attenzione sull'ora: la maggior parte delle persone coglierà l'indizio e capirà che volete concludere la telefonata.

Ecco alcuni modi per richiamare l'attenzione sull'ora:

• Wow, stiamo chiacchierando da mezz'ora!
• Ho appena notato che stiamo parlando da 45 minuti!
• Sono già quasi le cinque! Non so dove sia finito il tempo.

2. Riassumere i punti della telefonata

Cercate di riportare la conversazione sull'argomento principale e di riassumere i punti trattati. Di solito l'interlocutore capirà che volete concludere la telefonata. Riassumete le cose più importanti che vi hanno detto e concludete con una nota positiva prima di salutarvi.

Ad esempio:

Tu: "È stato bellissimo sapere dei preparativi per il vostro matrimonio, ed è così emozionante che stiate per prendere anche un cucciolo".

Il tuo amico: "Lo so, è un anno pazzesco! È stato bello parlare con lei".

Tu: "Non vedo l'ora di ricevere il mio invito! Ciao".

3. Fornite una scusa credibile per terminare la telefonata.

Se state parlando con qualcuno che non risponde ai sottili segnali sociali, potreste dover adottare un approccio più diretto e usare una scusa. Ricordate che le buone scuse sono semplici e credibili.

Ad esempio, potreste dire: "Devo andare, ho una montagna di lavoro da fare!", "Mi piacerebbe parlare più a lungo, ma devo davvero iniziare a preparare la cena", oppure "Domani mi alzo presto, quindi ho bisogno di andare a letto presto. Ci sentiamo più tardi!".

4. Fissare una futura telefonata per discutere di altri punti.

Se è chiaro che voi e l'interlocutore non sarete in grado di affrontare tutto in un'unica telefonata, concordate un altro momento per parlare. Questo approccio chiarisce che non avete intenzione di parlare d'altro e che la conversazione in corso sta per terminare.

Ecco due esempi di come si può chiudere una telefonata con garbo, fissando un altro momento per parlare:

• "Tutto questo è stato molto utile, ma so che c'è ancora molto da discutere sull'organizzazione della conferenza. Fissiamo un'altra telefonata per definire gli ultimi punti. Sei libero il prossimo martedì pomeriggio?".
• "Devo andare via presto, ma vorrei davvero saperne di più sul vostro trasloco: potremmo parlarne nel fine settimana, diciamo sabato mattina?".

5. Chiedere un incontro via email o di persona

Alcuni argomenti sono meglio trattati via e-mail o faccia a faccia piuttosto che al telefono. Potreste risparmiarvi una telefonata lunga o confusa suggerendo un altro modo di comunicare.

Ad esempio, supponiamo che stiate parlando con un amico del vostro imminente viaggio in auto che prevede diversi soggiorni in hotel o ostelli e che dobbiate discutere del vostro itinerario. Vi rendete conto che ci vorrà molto tempo per controllare tutti i dettagli al telefono e il vostro amico ha iniziato a sovraccaricarvi di particolari.

Potreste dire: "Vi dispiacerebbe inviarmi via e-mail una copia del programma e delle prenotazioni alberghiere per poterle ricontrollare? Penso che ci vorrà molto tempo per rivedere tutto al telefono".

Se state cercando di discutere di una questione complicata o delicata, potrebbe essere meglio parlarne di persona. Potreste dire: "Penso che questa conversazione sarebbe migliore di persona. Potremmo parlarne presto davanti a un caffè?".

6. Ringraziare l'interlocutore per aver chiamato

La frase "Grazie per aver chiamato" è un modo semplice per concludere una conversazione telefonica, soprattutto se professionale. È comune che gli addetti ai call center e i rappresentanti del servizio clienti la usino come parte della loro tiritera di chiusura.

Ad esempio:

Loro: "Ok, questo risponde alle mie domande, grazie per l'aiuto".

Tu: "Sono lieto di averla assistita, grazie per aver chiamato oggi il nostro servizio clienti, arrivederci!".

Ma questa tecnica non è solo per gli ambienti professionali: si può adattare a quasi tutte le situazioni.

Per esempio, se state parlando con qualcuno con cui avete un rapporto personale stretto, potete rendere il "Grazie" carino o divertente invece che formale. Se siete al telefono con il vostro fidanzato o la vostra fidanzata, potreste dire: "Ok, ora smetto di parlare. Grazie per aver sempre ascoltato i miei sproloqui. Sei il migliore! Ci vediamo tra un po'. Ti amo".

7. Chiedere all'interlocutore se ha bisogno di ulteriore aiuto.

Se lavorate in un ruolo di assistenza clienti, chiedere all'interlocutore se ha bisogno di ulteriore aiuto è spesso un modo efficace per concludere una lunga telefonata con un cliente in modo professionale senza essere scortesi.

Se rispondono "No", potete ringraziarli per aver chiamato e salutarli.

8. Dare un avvertimento di 5 minuti

Fissare un limite di tempo di 5 minuti può incoraggiare l'interlocutore a sollevare eventuali punti cruciali e fa capire che non si può rimanere in linea ancora a lungo.

Ecco alcuni modi per introdurre un limite di tempo:

• "Solo un avviso: posso parlare solo per altri 5 minuti, ma spero di poter rispondere alla sua domanda".
• "Mi dispiace di non avere più tempo, ma devo andare tra 5 minuti: c'è qualcos'altro che possiamo trattare velocemente?".
• "Oh, a proposito, devo uscire tra 5 minuti".

9. Fornire i propri dati di contatto in modo da poterli seguire.

Alcune persone continuano la conversazione perché temono di perdere un punto importante, perché hanno la sensazione che presto si ricorderanno di qualcosa e non vogliono perdere l'occasione di parlarne.

Può essere d'aiuto rassicurare l'interlocutore sul fatto che può mettersi in contatto con lui in caso di altri problemi e che può sentirsi più tranquillo nel concludere la telefonata perché sa che avrà un'altra possibilità di fare domande.

Ecco come potete assicurarvi che qualcuno abbia i vostri dati di contatto e rassicurarlo sulla possibilità di seguirvi:

• "Sono felice di averla aiutata oggi. Se le vengono in mente altre domande, mi mandi una mail, ha il mio indirizzo?".
• "Ora devo andare, ma puoi chiamarmi se hai bisogno di parlare di qualcos'altro: hai il mio numero?".

10. Organizzatevi per parlare di nuovo presto

Fare programmi per rivedersi presto con qualcuno è un modo amichevole e positivo per concludere una telefonata. Ad esempio, si può dire: "È stato bello parlare con te dopo tutto questo tempo! Dovremmo farlo più spesso. Ti chiamerò nel nuovo anno".

11. Aspettare una pausa nella conversazione

Alcune persone sono più loquaci di altre, ma anche nelle conversazioni più veloci di solito ci sono dei silenzi o delle pause. Un'interruzione della conversazione è un'occasione perfetta per iniziare a chiudere la telefonata senza problemi.

Ad esempio:

Tu: "Quindi sì, è per questo che sarò molto impegnato quest'estate".

Loro: "Oh, ok! Sembra divertente" [Piccola pausa].

Tu: "Devo riordinare il mio appartamento, credo che la mia amica verrà presto a trovarmi. È stato bello raggiungerti".

Loro: "Sì, è così! Ok, divertiti. Ciao".

12. Sapere quando è il momento di interrompere

Se avete provato a chiudere la telefonata un paio di volte, ma l'interlocutore continua a parlare, potreste doverlo interrompere.

È possibile interrompere senza risultare imbarazzanti; il segreto è mantenere un tono amichevole e sembrare leggermente scusati.

Ecco alcuni modi per interrompere qualcuno e concludere la telefonata:

• "Mi dispiace interrompere, ma ho solo pochi minuti prima di dover rispondere a un'altra chiamata. C'è qualcos'altro che vuole che passi al direttore oggi?".
• "Non voglio farvi chiudere, ma devo proprio andare al supermercato prima che chiuda".
• "Mi scuso per l'interruzione, ma devo concludere questa intervista perché abbiamo superato il tempo a nostra disposizione".

Domande comuni

Chi deve chiudere una telefonata?

Entrambe le persone possono terminare una telefonata. Non esiste una regola universale perché ogni situazione è diversa: ad esempio, una persona può trovarsi di fronte a un'interruzione inaspettata che la costringe a terminare la conversazione, oppure può sentirsi troppo stanca per una telefonata lunga.

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