Hogyan fejezzünk be egy telefonhívást (simán és udvariasan)

Egy telefonbeszélgetés befejezése nem mindig könnyű, különösen, ha egy beszédes emberrel vagy valakivel állsz vonalban, aki hajlamos a fecsegésre. Nem akarod hirtelen befejezni a beszélgetést és bunkónak tűnni, de nem akarsz egy véget nem érő hívás csapdájába esni, amikor más dolgod is van. Végül is, ha tudod, hogyan fejezz be egy beszélgetést méltóságteljesen, az hozzájárul az általános beszélgetésedhez.készségek.

Ebben a cikkben megtudhatja, hogyan kell udvariasan befejezni egy telefonhívást. A legtöbb tipp mind a személyes, mind az üzleti hívásokra vonatkozik, és a videohívásoknál is működik.

Hogyan fejezzünk be egy telefonhívást

Ha nem tudja, hogyan vegyen le valakit a telefonról, amikor le akarja zárni a beszélgetést, próbálja ki az alábbi stratégiákat. Lehet, hogy több technikát is ki kell próbálnia; egyes emberek szociálisan képzettek, és gyorsan megértik a célzást, míg mások csak a közvetlenebb megközelítésre reagálnak.

1. Emlékeztesse a másik személyt az időpontra

Ha már egy ideje beszélgetsz valakivel, próbáld meg felhívni a figyelmét az időre. A legtöbb ember megérti a célzást, és rájön, hogy véget akarsz vetni a beszélgetésnek.

Íme néhány módszer, amellyel felhívhatod a figyelmet az időre:

• Hű, már fél órája beszélgetünk!
• Most vettem észre, hogy már 45 perce beszélgetünk!
• Már majdnem öt óra van! Nem tudom, hová tűnt az idő.

2. Foglalja össze a hívás pontjait

Próbáljon meg visszaterelni a beszélgetést a fő témára, és foglalja össze az eddig elhangzottakat. A másik fél általában megérti, hogy le akarja zárni a beszélgetést. Foglalja össze a legfontosabb dolgokat, amiket elmondott, és búcsúzás előtt fejezze be pozitívan a beszélgetést.

Például:

Te: "Csodálatos volt hallani az esküvői terveitekről, és nagyon izgalmas, hogy kiskutyát is kaptok."

A barátod: "Tudom, ez egy őrült év! Jó volt beszélni veled."

Te: "Alig várom, hogy megkapjam a meghívómat! Szia!"

3. Adjon egy hihető kifogást a hívás befejezéséhez

Ha olyasvalakivel beszélget, aki nem reagál a finom szociális jelzésekre, lehet, hogy nyersebb megközelítést kell alkalmaznia, és kifogást kell használnia. Ne feledje, hogy a jó kifogások egyszerűek és hihetőek.

Mondhatod például, hogy "Mennem kell, rengeteg munkám van!", "Szívesen beszélgetnék még, de most már tényleg el kell kezdenem a vacsora elkészítését", vagy "Holnap korán kelek, úgyhogy korán kell lefeküdnöm, majd később beszélünk rendesen!".

4. Hozzon létre egy jövőbeli hívást a további pontok megvitatására.

Ha egyértelmű, hogy Ön és a másik fél nem tudnak mindent megbeszélni egyetlen hívás alatt, egyeztessen egy másik időpontot a beszélgetésre. Ez a megközelítés egyértelművé teszi, hogy nem szándékozik másról beszélni, és hogy a jelenlegi beszélgetésnek vége.

Íme két példa arra, hogyan fejezhet be egy hívást méltóságteljesen, egy másik beszélgetés időpontjának meghatározásával:

• "Ez nagyon hasznos volt, de tudom, hogy van még mit megbeszélnünk a konferencia előkészületeiről. Beszéljünk meg egy újabb hívást, hogy az utolsó néhány pontot megbeszéljük. Ráérsz jövő kedd délután?"
• "Hamarosan mennem kell, de nagyon szeretnék többet hallani a költözésedről. Beszélhetnénk a hétvégén, mondjuk szombat délelőtt?"

5. Kérjen egy e-mailes vagy személyes találkozót.

Egyes témákat inkább e-mailben vagy személyesen, mintsem telefonon keresztül érdemes kezelni. Megspórolhat magának egy hosszú vagy zavaros telefonbeszélgetést azzal, hogy a kommunikáció más módját javasolja.

Tegyük fel például, hogy egy barátoddal beszélgetsz a közelgő, több szállodai vagy hostel-látogatást is magában foglaló útitervedről, és meg kell beszélnetek az útitervet. Érzed, hogy sokáig fog tartani az összes részletet telefonon ellenőrizni, és a barátod elkezdett téged túlterhelni a részletekkel.

Mondhatnád, hogy "Megtennéd, hogy elküldöd nekem e-mailben a menetrend és a szállásfoglalás másolatát, hogy még egyszer átnézhessem? Azt hiszem, sokáig tartana, amíg mindent átbeszélnénk telefonon.".

Ha egy bonyolult vagy kényes témát próbálsz megbeszélni, lehet, hogy jobb, ha személyesen beszélsz róla. Mondhatod, hogy "Azt hiszem, ez a beszélgetés jobb lenne szemtől szemben. Megbeszélhetnénk ezt hamarosan egy kávé mellett?".

6. Köszönje meg a másik személynek a hívást

A "Köszönöm, hogy hívott" egyszerű módja a telefonbeszélgetés lezárásának, különösen egy szakmai hívás befejezéséhez. A call center dolgozói és az ügyfélszolgálati képviselők gyakran használják ezt a záróbeszéd részeként.

Például:

Ők: "Oké, ez megválaszolja a kérdéseimet, köszönöm a segítséget."

Te: "Örülök, hogy segíthettem Önnek. Köszönöm, hogy ma felhívta ügyfélszolgálatunkat. Viszontlátásra!"

Ez a technika azonban nem csak professzionális környezetben alkalmazható; szinte bármilyen helyzetre adaptálható.

Ha például olyasvalakivel beszélsz, akivel szoros személyes kapcsolatban állsz, akkor a "Köszönöm" formális helyett lehet aranyos vagy vicces. Ha a barátoddal vagy barátnőddel beszélsz telefonon, mondhatod azt, hogy "Oké, most már nem folytatom tovább. Köszönöm, hogy mindig meghallgatod a fecsegésemet. Te vagy a legjobb! Viszlát később, szeretlek".

7. Kérdezze meg a hívót, hogy szüksége van-e további segítségre.

Ha Ön ügyfélszolgálati munkakörben dolgozik, a hívó féltől megkérdezni, hogy szüksége van-e még segítségre, gyakran hatékony módja annak, hogy egy hosszú telefonbeszélgetést szakszerűen fejezzen be anélkül, hogy udvariatlan lenne.

Ha nemet mondanak, akkor köszönje meg a hívást, és köszönjön el tőlük.

8. Adjon 5 perces figyelmeztetést

Ha 5 perces időkorlátot határoz meg, az arra ösztönözheti a másik felet, hogy hozza fel a lényeges pontokat, és világossá teszi, hogy nem maradhat sokáig a vonalban.

Íme néhány módszer az időkorlát bevezetésére:

• "Csak egy figyelmeztetés: már csak 5 percig tudok beszélni, de remélem, hogy tudok válaszolni a kérdésére."
• "Sajnálom, hogy nincs több időm, de 5 perc múlva indulnom kell. Van még valami, amit gyorsan el tudunk intézni?"
• "Ó, egyébként 5 perc múlva el kell mennem."

9. Adja meg elérhetőségét, hogy nyomon követhessék a dolgot.

Vannak, akik azért folytatják a beszélgetést, mert aggódnak, nehogy lemaradjanak egy fontos dologról. Lehet, hogy úgy érzik, hogy hamarosan eszükbe jut valami, és nem akarják elszalasztani a lehetőséget, hogy elmondják neked.

Segíthet megnyugtatni a másik személyt, hogy ha bármilyen más problémája van, akkor felveheti vele a kapcsolatot. Így talán nyugodtabban fejezheti be a hívást, mert tudja, hogy lesz még lehetősége feltenni a kérdéseit.

Íme, hogyan győződhet meg arról, hogy valaki tudja az elérhetőségét, és hogyan biztosíthatja arról, hogy Önt követni tudja:

• "Nagyon örülök, hogy ma segíthettem neked. Ha eszedbe jut még valami kérdés, küldj egy e-mailt. Megvan a címem?"
• "Nekem most mennem kell, de felhívhatsz, ha bármi másról szeretnél beszélni. Megvan a számom?"

10. Tervezzétek, hogy hamarosan újra beszéltek

A telefonbeszélgetés befejezésének barátságos, pozitív módja, ha azt tervezed, hogy hamarosan újra találkozol valakivel. Mondhatod például, hogy "Jó volt beszélgetni veled ennyi idő után! Gyakrabban kellene ezt tennünk, majd az újévben felhívlak.".

11. Várja ki a beszélgetés szünetét.

Egyes emberek beszédesebbek, mint mások, de még a gyors tempójú beszélgetésekben is általában van néhány csend vagy szünet. A beszélgetés szünete tökéletes alkalom arra, hogy zökkenőmentesen kezdje meg a hívás lezárását.

Például:

Te: "Szóval igen, ezért leszek nagyon elfoglalt a nyáron."

Ők: "Ó, oké! Jól hangzik." [Kis szünet]

Te: "Ki kell takarítanom a lakásomat, azt hiszem, hamarosan átjön a barátom. Jó volt veled beszélgetni."

Ők: "Igen, így van! Oké, jó szórakozást. Szia."

12. Tudja, mikor van itt az ideje megszakítani a beszélgetést

Ha már többször megpróbálta lezárni a hívást, de a másik fél folytatja a beszélgetést, akkor lehet, hogy meg kell szakítania.

Félbe lehet szakítani anélkül, hogy kínos lenne; a titok az, hogy a hangnemet barátságosnak kell tartani, és kissé bocsánatkérőnek kell hangzani.

Íme néhány módszer, amellyel félbeszakíthat valakit, hogy lezárhassa a beszélgetést:

• "Elnézést a zavarásért, de már csak néhány percem van, mielőtt újabb hívást kell fogadnom. Van még valami, amit át kell adnom az igazgatónak ma?"
• "Nem akarlak leállítani, de tényleg el kell mennem az élelmiszerboltba, mielőtt bezár."
• "Elnézést kérek, hogy félbeszakítom, de most le kell zárnom ezt az interjút, mert túlléptük a megadott időt."

Gyakori kérdések

Ki fejezze be a telefonbeszélgetést?

Bármelyik személy befejezheti a telefonbeszélgetést. Nincs általános szabály, mert minden helyzet más és más. Például előfordulhat, hogy az egyik személynek váratlan megszakítással kell szembenéznie, ami miatt be kell fejeznie a beszélgetést, vagy túl fáradtnak érzi magát egy hosszú híváshoz.

Ha sokat beszélgetsz szöveges üzenetben, akkor talán tetszeni fog a cikkünk arról, hogyan fejezzünk be egy szöveges beszélgetést .