Как да приключим телефонно обаждане (гладко и учтиво)

Завършването на телефонен разговор не винаги е лесно, особено ако сте на линия с разговорлив човек или с човек, който е склонен да се измъчва. Не искате да приключите разговора внезапно и да се окажете груби, но не искате и да попаднете в капана на безкрайно обаждане, когато имате други неща за вършене. В крайна сметка знанието как да приключите разговора елегантно допринася за цялостната виумения.

В тази статия ще научите как да приключвате учтиво телефонно обаждане. Повечето от тези съвети се отнасят както за лични, така и за служебни разговори, а освен това са подходящи и за видеоразговори.

Как да прекратите телефонно обаждане

Ако не сте сигурни как да накарате някого да се откъсне от телефона, когато искате да прекратите разговора, опитайте тези стратегии. Може да се наложи да опитате няколко от тези техники; някои хора са социално опитни и бързо ще разберат намека, докато други реагират само на по-директен подход.

1. Напомнете на другия човек за времето

Ако говорите с някого от известно време, опитайте се да му обърнете внимание на времето. Повечето хора ще разберат намека и ще разберат, че искате да сложите край на разговора.

Ето няколко начина да обърнете внимание на времето:

• Уау, разговаряме от половин час!
• Току-що забелязах, че си говорим от 45 минути!
• Вече е почти пет часа! Не знам къде е минало времето.

2. Обобщете точките на разговора

Опитайте се да върнете разговора към основната тема и да обобщите точките, които сте засегнали. Другият човек обикновено ще разбере, че искате да приключите разговора. Обобщете най-важните неща, които ви е казал, и завършете с положителна нотка, преди да се сбогувате.

Например:

Вие: "Чудесно беше да чуя за сватбените ви планове и е толкова вълнуващо, че ще си вземете и кученце."

Вашият приятел: "Знам, годината е луда! Беше чудесно да говоря с теб."

Вие: "Ще чакам с нетърпение да получа поканата си! Довиждане."

3. Дайте правдоподобно извинение за прекратяване на обаждането

Ако разговаряте с човек, който не реагира на фините социални сигнали, може да се наложи да подходите по-грубо и да използвате извинение. Не забравяйте, че добрите извинения са прости и правдоподобни.

Например можете да кажете: "Трябва да тръгвам, имам планина от работа!", "С удоволствие бих говорил по-дълго, но наистина трябва да започна да приготвям вечерята си" или "Утре ставам рано, така че ми трябва ранна вечер. Ще си поговорим по-късно!"

4. Уговорете бъдещ разговор за обсъждане на допълнителни въпроси

Ако е ясно, че с другия човек няма да успеете да обхванете всичко в рамките на един разговор, уговорете друго време за разговор. Този подход дава ясно да се разбере, че нямате намерение да говорите за нищо друго и че настоящият разговор приключва.

Ето два примера за това как можете да прекратите разговора по достоен начин, като уговорите друго време за разговор:

• "Това беше много полезно, но знам, че има още какво да обсъдим относно организацията на конференцията. Нека да организираме още един разговор, за да приключим с последните няколко точки. Свободен ли сте следващия вторник следобед?"
• "Скоро трябва да си тръгвам, но наистина искам да чуя повече за преместването на къщата ти. Можем ли да поговорим през уикенда, да речем в събота сутринта?"

5. Поискайте среща по имейл или лично

Някои теми е по-добре да се разглеждат по имейл или лице в лице, отколкото по телефона. Може да си спестите дълъг или объркващ телефонен разговор, като предложите друг начин за комуникация.

Например, да предположим, че разговаряте с приятел за предстоящото си пътуване, което включва няколко престоя в хотел или хостел, и трябва да обсъдите маршрута си. Усещате, че ще отнеме много време да проверите всички подробности по телефона, а приятелят ви е започнал да ви претоварва с подробности.

Можете да кажете: "Бихте ли имали нещо против да ми изпратите по имейл копие от графика и хотелските резервации, за да ги проверя отново? Мисля, че ще ни отнеме много време да обсъждаме всичко по телефона."

Ако се опитвате да обсъдите сложен или деликатен въпрос, може би е по-добре да го обсъдите лично. Можете да кажете: "Мисля, че този разговор ще бъде по-добър лице в лице. Може ли скоро да поговорим за това на кафе?"

6. Благодарете на другото лице за обаждането

"Благодаря, че се обадихте" е лесен начин да започнете да приключвате телефонен разговор, особено професионален разговор. Обикновено служителите в кол центрове и представителите за обслужване на клиенти го използват като част от заключителната си реч.

Например:

Те: "Добре, това отговаря на въпросите ми. Благодаря за помощта."

Вие: "Радвам се, че успях да ви помогна. Благодаря ви, че се обадихте на нашия отдел за обслужване на клиенти днес. Довиждане!"

Но тази техника не е предназначена само за професионална среда; можете да я адаптирате за почти всяка ситуация.

Например, ако говорите с някого, с когото имате близки лични отношения, можете да направите "Благодаря" мило или забавно, а не официално. Ако говорите по телефона с приятеля или приятелката си, можете да кажете: "Добре, сега ще спра да говоря. Благодаря ти, че винаги изслушваш моите бълнувания. Ти си най-добрият! Ще се видим след малко. Обичам те."

7. Попитайте обаждащия се дали има нужда от допълнителна помощ

Ако работите в сферата на обслужването на клиенти, да попитате обаждащия се дали има нужда от още помощ често е ефективен начин да завършите дълъг телефонен разговор с клиент професионално, без да бъдете груби.

Ако кажат "Не", можете да им благодарите, че са се обадили, и да се сбогувате.

8. Дайте 5-минутно предупреждение

Определянето на 5-минутно време може да насърчи другия човек да повдигне важни въпроси и да даде ясно да се разбере, че не можете да останете на линия по-дълго.

Ето няколко начина за въвеждане на времево ограничение:

• "Искам да ви предупредя, че мога да говоря само още 5 минути, но се надявам, че ще мога да отговоря на въпроса ви."
• "Съжалявам, че нямам повече време, но трябва да тръгвам след 5 минути. Има ли нещо друго, което можем да покрием бързо?"
• "О, между другото, трябва да изляза след 5 минути."

9. Предоставете данните си за контакт, за да могат да ви проследят

Някои хора продължават разговора, защото се притесняват да не пропуснат важен момент. Може да имат усещането, че скоро ще си спомнят за нещо и не искат да пропуснат възможността да ви разкажат за него.

Това може да помогне да уверите другия човек, че може да се свърже с него, ако има някакви други проблеми. Тогава той може да се чувства по-спокоен да прекрати разговора, защото знае, че ще има още една възможност да зададе въпроси.

Ето как можете да се уверите, че някой разполага с данните ви за контакт, и да го уверите, че може да се свърже с вас:

• "Много се радвам, че успях да ви помогна днес. Ако ви хрумнат други въпроси, изпратете ми имейл. Имате ли адреса ми?"
• "Трябва да тръгвам, но можеш да ми се обадиш, ако искаш да поговорим за нещо друго. Имаш ли номера ми?"

10. Планирайте да разговаряте отново скоро

Да планирате скоро да се срещнете отново с някого е приятелски и позитивен начин да приключите телефонния разговор. Например можете да кажете: "Беше ми приятно да си говорим след толкова време! Трябва да го правим по-често. Ще ти се обадя през новата година."

11. Изчакайте да настъпи затишие в разговора

Някои хора са по-разговорливи от други, но дори и при бързи разговори обикновено има няколко мълчания или паузи. Прекъсването на разговора е идеална възможност да започнете плавно да приключвате разговора.

Например:

Вие: "Да, затова това лято ще бъда много зает."

Те: "О, добре! Звучи забавно." [Малка пауза]

Вие: "Трябва да подредя апартамента си." "Мисля, че приятелката ми ще дойде скоро." "Беше страхотно да наваксаме с теб."

Те: "Да, така е! Добре, забавлявай се."

12. Да знаете кога е време да прекъснете

Ако сте се опитали да затворите разговора няколко пъти, но събеседникът ви продължава да говори, може да се наложи да го прекъснете.

Възможно е да прекъснете разговора, без да се чувствате неудобно; тайната е да запазите приятелски тон и да звучите леко извинително.

Ето няколко начина, по които можете да прекъснете разговора, за да го завършите:

• "Съжалявам, че ви прекъсвам, но имам само няколко минути, преди да ми се обадят отново. Има ли нещо друго, което да предам на мениджъра днес?"
• "Не искам да те спирам, но наистина трябва да отида до магазина за хранителни стоки, преди да е затворил."
• "Извинявам се, че ви прекъсвам, но трябва да приключа това интервю, защото надхвърлихме определеното ни време."

Често срещани въпроси

Кой трябва да приключи телефонното обаждане?

Всяко от лицата може да прекрати телефонно обаждане. Няма универсално правило, защото всяка ситуация е различна. Например, на едното лице може да се наложи да се справи с неочаквано прекъсване, което означава, че трябва да прекрати разговора, или може да се чувства твърде уморено за дълъг разговор.

Ако често водите разговори чрез текст, може би ще ви хареса и нашата статия за това как да прекратите разговор чрез текст .