Een telefoongesprek beëindigen (soepel en beleefd)

Een telefoongesprek beëindigen is niet altijd gemakkelijk, vooral niet als je aan de lijn bent met een praatgraag persoon of iemand die de neiging heeft om maar door te ratelen. Je wilt het gesprek niet abrupt beëindigen en onbeleefd overkomen, maar je wilt ook niet verstrikt raken in een gesprek zonder einde als je andere dingen te doen hebt. Tenslotte draagt weten hoe je een gesprek netjes beëindigt bij aan je algehele conversatievaardigheden.

In dit artikel leer je hoe je een telefoongesprek beleefd kunt beëindigen. De meeste van deze tips gelden voor zowel persoonlijke als zakelijke gesprekken, en ze werken ook voor videogesprekken.

Een telefoongesprek beëindigen

Als je niet zeker weet hoe je iemand van de telefoon krijgt als je het gesprek wilt afronden, probeer dan deze strategieën. Het kan zijn dat je een paar van deze technieken moet proberen; sommige mensen zijn sociaal vaardig en snappen de hint snel, terwijl anderen alleen reageren op een directere benadering.

1. Herinner de andere persoon aan de tijd

Als je al een tijdje met iemand aan het praten bent, probeer dan de aandacht te vestigen op de tijd. De meeste mensen zullen de hint begrijpen en beseffen dat je het gesprek wilt beëindigen.

Hier zijn enkele manieren waarop je de aandacht op de tijd kunt vestigen:

• Wow, we zijn al een half uur aan het kletsen!
• Ik zie net dat we al 45 minuten aan het praten zijn!
• Het is al bijna vijf uur! Ik weet niet waar de tijd gebleven is.

2. Vat de punten van het gesprek samen

Probeer het gesprek terug te brengen naar het hoofdonderwerp en som de punten op die je hebt behandeld. De andere persoon zal meestal begrijpen dat je het gesprek wilt afronden. Vat de belangrijkste dingen samen die ze je hebben verteld en eindig met een positieve noot voordat je afscheid neemt.

Bijvoorbeeld:

Jij: "Het was geweldig om over jullie trouwplannen te horen en het is zo spannend dat jullie ook een puppy krijgen."

Je vriend: "Ik weet het, het is een gek jaar! Het was geweldig om je te spreken."

Jij: "Ik kijk uit naar mijn uitnodiging! Dag."

3. Geef een geloofwaardig excuus om het gesprek te beëindigen

Als je praat met iemand die niet reageert op subtiele sociale signalen, moet je misschien een botte aanpak kiezen en een excuus gebruiken. Onthoud dat goede excuses eenvoudig en geloofwaardig zijn.

Je kunt bijvoorbeeld zeggen: "Ik moet gaan, ik heb nog een berg werk te doen!", "Ik zou graag langer praten, maar ik moet echt beginnen met het voorbereiden van mijn avondeten" of "Ik moet morgen vroeg op, dus ik heb een vroege nacht nodig. Ik spreek je later wel!".

4. Maak een afspraak voor een toekomstig gesprek om verdere punten te bespreken

Als het duidelijk is dat jij en de ander niet alles in één gesprek kunnen bespreken, spreek dan een ander tijdstip af. Deze aanpak maakt duidelijk dat je niet van plan bent om over iets anders te praten en dat het huidige gesprek ten einde loopt.

Hier zijn twee voorbeelden van hoe je een gesprek netjes kunt beëindigen door een ander tijdstip af te spreken:

• "Dit was zo behulpzaam, maar ik weet dat er nog meer te bespreken valt over de conferentieafspraken. Laten we nog een gesprek plannen om de laatste punten af te ronden. Ben je volgende week dinsdagmiddag vrij?"
• "Ik moet zo weg, maar ik wil echt meer horen over je verhuizing. Kunnen we in het weekend praten, bijvoorbeeld op zaterdagochtend?"

5. Vraag om een ontmoeting per e-mail of persoonlijk

Sommige onderwerpen kunnen beter via e-mail of face-to-face worden afgehandeld dan aan de telefoon. Je kunt jezelf een lang of verwarrend telefoongesprek besparen door een andere manier van communiceren voor te stellen.

Stel bijvoorbeeld dat je met een vriend aan het praten bent over je aankomende roadtrip waarbij je verschillende hotels of hostels moet bezoeken en je moet je reisschema bespreken. Je voelt dat het lang gaat duren om alle details via de telefoon te controleren en je vriend begint je te overladen met details.

Je zou kunnen zeggen: "Zou je het erg vinden om me een kopie van het schema en de hotelreserveringen per e-mail te sturen zodat ik het nog eens kan controleren? Ik denk dat het veel tijd zal kosten om alles telefonisch door te nemen."

Als je een ingewikkelde of gevoelige kwestie wilt bespreken, is het misschien beter om het er persoonlijk over te hebben. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: "Ik denk dat dit gesprek beter persoonlijk kan worden gevoerd. Kunnen we dit binnenkort bij een kopje koffie bespreken?".

6. Bedank de andere persoon voor het bellen

"Bedankt voor het bellen" is een gemakkelijke manier om een telefoongesprek af te ronden, vooral een professioneel gesprek. Het is gebruikelijk voor callcentermedewerkers en vertegenwoordigers van de klantenservice om het te gebruiken als onderdeel van hun afsluitende praatje.

Bijvoorbeeld:

Hen: "OK, dat beantwoordt mijn vragen. Bedankt voor al je hulp."

Jij: "Ik ben blij dat ik u kon helpen, bedankt dat u vandaag onze klantenservice heeft gebeld, tot ziens!"

Maar deze techniek is niet alleen geschikt voor professionele omgevingen; je kunt hem aanpassen voor bijna elke situatie.

Als je bijvoorbeeld praat met iemand met wie je een hechte persoonlijke relatie hebt, kun je een "Dank je wel" schattig of grappig maken in plaats van formeel. Als je aan de telefoon bent met je vriend of vriendin, kun je zeggen: "Oké, ik stop nu met praten. Bedankt dat je altijd naar mijn gebazel luistert. Je bent de beste! Ik zie je over een tijdje. Hou van je."

7. Vraag de beller of hij/zij verdere hulp nodig heeft

Als je bij de klantenservice werkt, is vragen of een beller nog hulp nodig heeft vaak een effectieve manier om een lang telefoongesprek met een klant professioneel af te sluiten zonder onbeleefd te zijn.

Als ze "Nee" zeggen, kun je ze bedanken voor het bellen en afscheid nemen.

8. Geef een waarschuwing van 5 minuten

Het instellen van een tijdslimiet van 5 minuten kan de ander aanmoedigen om cruciale punten naar voren te brengen en maakt duidelijk dat je niet veel langer aan de lijn kunt blijven.

Hier zijn enkele manieren om een tijdslimiet in te voeren:

• "Even opletten: ik kan nog maar 5 minuten praten, maar ik hoop dat ik je vraag kan beantwoorden."
• "Het spijt me dat ik niet meer tijd heb, maar ik moet over 5 minuten weg. Is er nog iets dat we snel kunnen bespreken?"
• "Oh, trouwens, ik moet over 5 minuten weg."

9. Geef je contactgegevens zodat ze je kunnen opvolgen

Sommige mensen gaan door met een gesprek omdat ze bang zijn een belangrijk punt te missen. Ze hebben misschien het gevoel dat ze zich binnenkort iets zullen herinneren en willen geen kans voorbij laten gaan om je erover te vertellen.

Het kan helpen om de andere persoon gerust te stellen dat ze contact kunnen opnemen als ze andere problemen hebben. Ze voelen zich dan misschien meer op hun gemak om het gesprek te beëindigen omdat ze weten dat ze nog een kans krijgen om vragen te stellen.

Hier lees je hoe je ervoor kunt zorgen dat iemand je contactgegevens heeft en hoe je ze kunt geruststellen dat ze contact met je kunnen opnemen:

• "Ik ben zo blij dat ik je vandaag kon helpen. Als je nog aan andere vragen denkt, stuur me dan een e-mail. Heb je mijn adres?"
• "Ik moet nu gaan, maar je kunt me bellen als je ergens anders over wilt praten. Heb je mijn nummer?"

10. Maak plannen om snel weer te praten

Plannen maken om binnenkort weer bij te praten met iemand is een vriendelijke, positieve manier om een telefoongesprek te beëindigen. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: "Het was leuk om met je te praten na al die tijd! We zouden dit vaker moeten doen. Ik bel je in het nieuwe jaar."

11. Wacht op een stilte in het gesprek

Sommige mensen zijn spraakzamer dan anderen, maar zelfs in snelle gesprekken vallen er meestal een paar stiltes of pauzes. Een pauze in het gesprek is een perfecte gelegenheid om het gesprek soepel af te sluiten.

Bijvoorbeeld:

Jij: "Dus ja, daarom zal ik het deze zomer erg druk hebben."

Hen: "Oh, OK! Klinkt leuk."

Jij: "Ik moet mijn appartement opruimen. Ik denk dat mijn vriend zo komt. Het was leuk om met je bij te praten."

Hen: "Ja, dat is zo! Oké, veel plezier. Doei."

12. Weten wanneer het tijd is om te onderbreken

Als je een paar keer hebt geprobeerd om het gesprek te beëindigen, maar de andere persoon blijft maar praten, moet je hem misschien onderbreken.

Het is mogelijk om te onderbreken zonder ongemakkelijk te zijn; het geheim is om je toon vriendelijk te houden en een beetje verontschuldigend te klinken.

Hier zijn enkele manieren waarop je iemand kunt onderbreken zodat je het gesprek kunt beëindigen:

• "Het spijt me dat ik stoor, maar ik heb nog maar een paar minuten voordat ik een ander telefoontje moet aannemen. Is er nog iets dat ik vandaag aan de manager moet doorgeven?"
• "Ik wil je niet opsluiten, maar ik moet echt naar de supermarkt voordat hij sluit."
• "Mijn excuses voor het onderbreken, maar ik moet dit interview nu afronden omdat we de toegestane tijd hebben overschreden."

Veelgestelde vragen

Wie moet een telefoongesprek beëindigen?

Er is geen universele regel omdat elke situatie anders is. De ene persoon kan bijvoorbeeld te maken krijgen met een onverwachte onderbreking waardoor hij het gesprek moet beëindigen of hij kan zich te moe voelen voor een lang gesprek.

Als je veel tekstgesprekken voert, vind je ons artikel over hoe je een tekstgesprek beëindigt misschien ook interessant.