Jak ukončit telefonní hovor (hladce a zdvořile)

Ukončit telefonický rozhovor není vždy snadné, zejména pokud jste na lince s upovídanou osobou nebo s někým, kdo má tendenci se rozpovídat. Nechcete ukončit konverzaci náhle a působit nezdvořile, ale nechcete se dostat do pasti nekonečného hovoru, když máte na práci jiné věci. Koneckonců, znalost toho, jak elegantně ukončit konverzaci, přispívá k vaší celkové konverzaci.dovednosti.

V tomto článku se dozvíte, jak zdvořile ukončit telefonní hovor. Většina těchto tipů platí pro osobní i pracovní hovory a hodí se i pro videohovory.

Jak ukončit telefonní hovor

Pokud si nejste jisti, jak někoho přimět, aby přestal telefonovat, když chcete ukončit konverzaci, vyzkoušejte tyto strategie. Možná budete muset vyzkoušet několik těchto technik; někteří lidé jsou sociálně zdatní a rychle pochopí narážku, zatímco jiní reagují pouze na přímější přístup.

1. Připomeňte druhé osobě čas.

Pokud s někým mluvíte už delší dobu, zkuste ho upozornit na čas. Většina lidí pochopí narážku a uvědomí si, že chcete hovor ukončit.

Zde je několik způsobů, jak na tento čas upozornit:

• Páni, už si povídáme půl hodiny!
• Právě jsem si všiml, že spolu mluvíme už 45 minut!
• Už je skoro pět hodin! Nevím, kam ten čas utekl.

2. Shrňte body výzvy

Pokuste se rozhovor znovu zaměřit na hlavní téma a shrňte body, které jste probrali. Druhá osoba obvykle pochopí, že chcete hovor uzavřít. Shrňte nejdůležitější věci, které vám řekla, a než se rozloučíte, zakončete ho pozitivně.

Například:

Vy: "Bylo úžasné slyšet o vašich svatebních plánech a je vzrušující, že si pořizujete i štěně."

Váš přítel: "Já vím, je to bláznivý rok! Rád jsem s vámi mluvil."

Vy: "Budu se těšit, až dostanu pozvánku! Ahoj."

3. Uveďte věrohodnou výmluvu pro ukončení hovoru.

Pokud mluvíte s někým, kdo nereaguje na jemné sociální náznaky, možná budete muset zvolit tupější přístup a použít výmluvu. Pamatujte, že dobré výmluvy jsou jednoduché a uvěřitelné.

Můžete například říct: "Musím jít, mám horu práce!", "Rád bych si s vámi povídal déle, ale už musím začít chystat večeři" nebo "Zítra brzy vstávám, takže musím jít brzy spát. Později si s vámi pořádně promluvím!".

4. Sjednejte si v budoucnu schůzku k projednání dalších bodů.

Pokud je jasné, že vy ani druhá osoba nestihnete vše probrat během jednoho hovoru, domluvte si jiný čas rozhovoru. Tímto přístupem dáte jasně najevo, že už nehodláte mluvit o ničem jiném a že současný rozhovor končí.

Zde jsou dva příklady toho, jak můžete elegantně ukončit hovor a domluvit si jiný čas hovoru:

• "Bylo to velmi užitečné, ale vím, že je třeba probrat ještě další záležitosti týkající se uspořádání konference. Domluvíme si další hovor, abychom uzavřeli posledních pár bodů. Máte čas příští úterý odpoledne?"
• "Musím brzy odejít, ale moc ráda bych slyšela víc o tvém stěhování. Mohli bychom si promluvit o víkendu, řekněme v sobotu ráno?"

5. Požádejte o e-mailovou nebo osobní schůzku

Některá témata je lepší řešit e-mailem nebo osobně než po telefonu. Navrhnutím jiného způsobu komunikace si můžete ušetřit dlouhý nebo zmatený telefonát.

Předpokládejme například, že hovoříte s přítelem o nadcházejícím výletu, který zahrnuje několik hotelů nebo hostelů, a potřebujete probrat plán cesty. Cítíte, že zjišťování všech podrobností po telefonu bude trvat dlouho, a váš přítel vás začal zahlcovat podrobnostmi.

Mohli byste říct: "Mohli byste mi poslat e-mailem kopii rozvrhu a rezervace hotelu, abych si to mohl překontrolovat? Myslím, že by nám trvalo dlouho, než bychom všechno prošli po telefonu."

Pokud se snažíte probrat složitou nebo citlivou záležitost, může být lepší si o ní promluvit osobně. Můžete říct: "Myslím, že tento rozhovor by byl lepší z očí do očí. Mohli bychom si o tom brzy promluvit u kávy?".

6. Poděkujte druhé osobě za zavolání

"Děkujeme, že jste zavolali" je snadný způsob, jak ukončit telefonický rozhovor, zejména profesionální hovor. Pracovníci call center a zákaznických služeb ho běžně používají jako součást závěrečné řeči.

Například:

Jejich: "Dobře, to jsou odpovědi na mé otázky. Děkuji za pomoc."

Vy: "Jsem rád, že jsem vám mohl pomoci. Děkuji, že jste dnes zavolal na naše zákaznické oddělení. Na shledanou!"

Tato technika však není určena pouze pro profesionální prostředí, ale můžete ji přizpůsobit téměř každé situaci.

Pokud například mluvíte s někým, s kým máte blízký osobní vztah, můžete místo formálního "Děkuji" udělat roztomilé nebo vtipné. Pokud telefonujete se svým přítelem nebo přítelkyní, můžete říct: "Dobře, teď už nebudu mluvit. Děkuji, že vždycky posloucháš moje bláboly. Jsi nejlepší! Uvidíme se za chvíli, mám tě rád.".

7. Zeptejte se volajícího, zda potřebuje další pomoc.

Pokud pracujete v zákaznickém servisu, je otázka volajícího, zda potřebuje další pomoc, často účinným způsobem, jak profesionálně a bez hrubosti ukončit dlouhý telefonát se zákazníkem.

Pokud řeknou "ne", můžete jim poděkovat za zavolání a rozloučit se.

8. Upozornění na 5 minut

Stanovení pětiminutového časového limitu může druhou osobu povzbudit k tomu, aby uvedla všechny zásadní body, a dá jí jasně najevo, že se nemůžete zdržovat déle.

Zde je několik způsobů, jak zavést časový limit:

• "Jen upozorňuji, že mohu mluvit už jen 5 minut, ale doufám, že vám odpovím na vaši otázku."
• "Je mi líto, že nemám víc času, ale za pět minut musím jít. Můžeme ještě něco rychle probrat?"
• "Mimochodem, za pět minut musím jít ven."

9. Poskytněte jim své kontaktní údaje, aby vás mohli sledovat.

Někteří lidé pokračují v konverzaci, protože se obávají, že jim unikne nějaká důležitá věc. Mohou mít pocit, že si brzy na něco vzpomenou, a nechtějí propásnout příležitost vám o tom říct.

Může to pomoci ujistit druhou osobu, že se s ní může spojit, pokud bude mít další problémy. Může se pak cítit pohodlněji, když ukončí hovor, protože ví, že bude mít další příležitost položit jakékoli otázky.

Zde se dozvíte, jak se můžete ujistit, že někdo má vaše kontaktní údaje, a ujistit ho, že vás může kontaktovat:

• "Jsem moc ráda, že jsem vám dnes mohla pomoci. Kdybyste si vzpomněla na další otázky, napište mi, máte mou adresu?"
• "Už musím jít, ale kdybys potřebovala ještě něco probrat, můžeš mi zavolat. Máš moje číslo?"

10. Naplánujte si, že si brzy znovu promluvíte

Plán, že se s někým brzy znovu setkáte, je přátelský a pozitivní způsob, jak ukončit telefonát. Můžete například říct: "Bylo hezké si s tebou po takové době popovídat! Měli bychom to dělat častěji. Zavolám ti v novém roce."

11. Počkejte na chvíli klidu v rozhovoru

Někteří lidé jsou hovornější než jiní, ale i v rychle probíhajících rozhovorech obvykle nastane několik odmlk nebo pauz. Přestávka v rozhovoru je ideální příležitostí k plynulému ukončení hovoru.

Například:

Vy: "Takže jo, proto budu mít tohle léto hodně práce."

Jejich: "Aha, dobře! To zní zábavně." [Malá pauza]

Vy: "Musím si uklidit byt, myslím, že za chvíli přijde kamarádka." "Bylo skvělé si s tebou popovídat."

Jejich: "Ano, to ano! Dobře, bavte se. Ahoj."

12. Poznejte, kdy je čas na přerušení

Pokud jste se několikrát pokusili hovor ukončit, ale druhá osoba pokračuje v hovoru, možná ji budete muset přerušit.

Je možné přerušit rozhovor, aniž by to bylo trapné; tajemství spočívá v tom, aby váš tón byl přátelský a zněl lehce omluvně.

Zde je několik způsobů, jak někoho přerušit, abyste mohli hovor ukončit:

• "Omlouvám se, že ruším, ale mám jen pár minut, než budu mít další hovor. Mám dnes ještě něco vyřídit vedoucímu?"
• "Nechci tě zdržovat, ale opravdu musím vyrazit do obchodu, než zavřou."
• "Omlouvám se, že ruším, ale musím tento rozhovor ukončit, protože jsme překročili vymezený čas."

Nejčastější otázky

Kdo má ukončit telefonní hovor?

Ukončit telefonní hovor může kterákoli osoba. Neexistuje žádné univerzální pravidlo, protože každá situace je jiná. Jedna osoba může například řešit nečekané vyrušení, kvůli kterému musí hovor ukončit, nebo se může cítit příliš unavená na dlouhý hovor.

Pokud často konverzujete prostřednictvím textových zpráv, mohl by se vám také líbit náš článek o tom, jak ukončit textovou konverzaci .